Đề tài Công tác quản lý Nguyên Vật Liệu tại Công ty xây dựng và lắp máy điện nước

bình thường trong mọi điều kiện Doanh Nghiệp phải tính toán, lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng của lượng dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm. DTTTCT = DTTX + DTBH Trong đó: Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết. Ngoài ra Doanh Nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lượng dự trữ theo mùa. 2.3. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua. Căn cứ vào kế hoạc sản xuất của tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm cung cấp thích hợp để đảm bảo nguyên vật liệu đúng chất lượng, đủ về số lượng, hợp lý về giá cả. 3. Xây dựng mua sắm nguyên vật liệu Kế hoạch xây dựng mua sắm nguyên vật liệu là phải có sự thống nhất giữa các phòng ban với nhau, khi mỗi chu kì sản xuất ra sản phẩm thì phải bắt đầu từ đâu, phải mua sắm những loại vật liệu nào để cho vừa đủ với nó, để từ đó lên kế hoạch mua sắm. Và việc mua sắm cần giao cho một đội chuyên trách nhiệm về mua sắm hoặc một người trong phòng ban mua sắm tuỳ theo mô hình cũng như cách sắp xếp phòng ban của Doanh Nghiệp. 3.1 Trong hiện tại Phải xây dựng một kế hoạch chặt chẽ, cần tìm kiếm hiếu kỳ thị trường từ đó đưa ra việc xây dựng mua sắm. 4. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu. 4.1 Tổ chức thu mua + Tổ chức các hợp đồng thu mua +Kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu + Tổ chức về bến bãi, kho của từng loại nguyên vật liệu +Tổ chức sắp xếp vật liệu 4.2. Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu + Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại của nguyên vật liệu theo đúng quy định trong hợp đồng + Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận đến kho Doanh Nghiệp, tránh hư hỏng mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận nguyên vật liệu phải quán triệt một số yêu cầu: Mọi vật tư hàng hoá tiếp nhận đều phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ. Mọi vật liệu tiếp nhận phải đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm. Xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại. Phải có biên bản khác xác nhận có hiện tượng thừa thiếu sai hỏng quy cách. Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho lắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại vật liệu, kịp thời phát hiện tình trạng của vật liệu, hạn chế sự nhầm lẫn, thiếu chách nhiệm có thể xẩy ra. 5. Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu Muốn tổ chức bảo quản nguyên vật liệu tốt thì các Doanh Nghiệp phải xác định được tính lý hoá của nguyên vật liệu để sắp xếp nguyên vật liệu đúng với cơ sở khoa học của nó để tránh tình trạng hoen rỉ. Hơn nữa Doanh Nghiệp phải xây dựng nội quy, chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảo quản nguyên vật liệu. 6. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Tuỳ theo mô hình sản xuất của Doanh Nghiệp mà hình thức cấp phát nguyên vật liệu là khác nhau. Nhưng nói chung là các Doanh Nghiệp khi cấp phát phải thong qua các chuẩn mực như phải có các thủ tục các phiếu biên bản, ghi nhận giữa người cấp phát và người được cấp phát để tránh tình trạng nhầm lẫn nhiều lần. 7. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu là hình thức thanh quyết toán các nguyên vật liệu nhập vào và xuất ra dựa theo từng nguyên vật liệu mà Doanh Nghiệp có thể thanh toán ngay hay nợ, tạm ứng hoặc trả chậm của các đơn đặt hàng hay bán ra. 8. Tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm Phế liệu, phế phẩm của các Doanh Nghiệp là có nhiều loại khác nhau. Nhưng mỗi loại đều có thể sử dụng và đưa vào tái sản xuất, vì thế việc tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm cần phải có tổ chức tốt để nhằm vào việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, nhằm giảm chi phí gía thành. III. Những nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý vật liệu trong Doanh Nghiệp. 1. Nhân tố chủ quan + Về phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho + Về phương pháp đánh giá vật liệu nhập kho + Về cách mã hoá vật liệu + Về quản lý kho + Về khâu thu mua + Về số lượng vật liệu... 2. Nhân tố khách quan + Do địa bàn quản lý nguyên vật liệu rộng + Do có sự biến động về giá cả nguyên vật liệu + Do có sự phụ thuộc vào các quá trình sản xuất sản phẩm + Về số lượng nguyên vật liệu quá lớn, đa dạng về chủng loại và có tính chất lý, hoá riêng biệt. VI. Phương hướng sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu 1. Những quan điểm sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Các kho bãi đảm bảo vật tư hàng hoá cho quá trình tham ra vào sản xuất, sử dụng triệt để nguồn vật liệu sẵn có trong địa phương. Căn cứ vào biểu cung cấp vật liêu cần thiết cho từng giai đoạn sản xuất. Định mức dự toán và dự toán có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành. phần II Đặc điểm tình hình chung của công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 240 . ----------------*--*--*------------------ a. giới thiệu chung về công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 240 1.đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 1. quá trình hình thành và phát triển công ty - Công ty quản lývà sửa chữa đường bộ 240 là doanh nghiệp được nhà nước thành lập theo QĐ 471 / TCCB-LĐ ngày 25 tháng 3 năm 1998 của bộ giao thông vận tải , trên cơ sở chuyển đổi từ phân khu quản lý,sửa chữa đường bộ 230 . - Tên giao dịch công ty Quản Lý và sửa chữa đường bộ 240 -Trụ sở Km 10 đường 5 ( hà nội - hải ph dương xá-gia lâm-hà nội . tel: 04. 8 276 303 * fax 04. 8 276 303 - Nhiệm vụ của công ty là quản lý và sửa chữa thường xuyên trên 2 tuyến quốc lộ : +Quốc lộ 5 ( cầu chui- gia lâm -hà nội đến ngã ba tôn đức thắng -hải phòng ) +Quốc lộ 183 (Nối từ tiền trung -nam sách- hải dương đến ngã ba quốc lộ 18 sao đỏ- chí linh -hải dương ) Đây là tuyến đường giao thông rấtv quan trọng nằm trong vùng tam giác kinh tế ( hà nội -hải phòng -quảng ninh ) ,mới được cải tạo đầu tư nâng cấp 2. Đặc điểm tình hình kinh doanh của công ty . -Kể từ ngày thành lập, công ty hoạt động động có hiệu quả đã đạt được kết quả tốt , với đội ngũ cán bộ đoàn kết ,đội ngũ cán bộ kỹ thuật lành nghề, kỹ sư có trình độ cao nắm vững các phương pháp thi công tiến , cùng với đội ngũ công nhân có tay nghề cao , có kinh nghiệm và có ý thức lao động tốt , công ty luôn tự tin vào kết quả đã đạt được và trong tương lai . Một số chỉ tiêu chủ yếu phản ánh quá trình phát triển của công ty : TT Chỉ tiêu Năm1999 Năm 2000 Năm 2001 1 Doanh thu bán hàng 37.158.668.565 24.283.588.105 55.947.695.453 2 Lợi nhuận trước thuế từ hoạt động kinh doanh 968.368.045 946.866.250 898.944.420 3 Các khoản nộp ngân sách 1.139.147.445 1.690.291.445 3.065.566.630 4 Thu nhập bình quân 1.249.512 1.036.236 1.336.537 5 -Vốn kinhdoanh 6.812.300.533 1.036.236 6.724.417.953 -Vốn lưu động 2.371.943.626 2.471.987.543 2.537.194.362 -Vốn cố định 4.440.356.907 4.440.356.907 4.487.223.590 ii.đặc điểm của bộ máy công ty: Tổ chức của bộ máy công ty : -Xuất phát từ đặc điểm bộ máy cơ bản của nghành xây lắp , nhưng đặc thù của công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 240 là quản lý và sửa chữa trên một địa bàn tương đói ổn định thường xuyên ,nên bộ phận quản lý của công ty được tổ chức thành bộ phận chuyên môn hoá theo chức năng . Công ty thực hiện chế độ một thủ trưởng với sự tư vấn của các bộ phận chức năng , nhiệm vụ được phân chia rõ ràng đói với từng cá nhân được đào tạo :Biểu 1 :Mô hình tổ chức bộ máy gián tiếp của công ty như sau : Giám đốc Phó GĐ Thu phí Phó GĐ Đường Phòng t t Ngoài ra só cán bộ công nhân viên trực tiếp các đơn vị được phân bổ như sau : ba hạt quản lý đường gồm : 99 người Ba đội thu phí cầu đường gồm ; 363 người Một tỏ kiểm tra thu phí : 19 người Bộ máy gián tiếp: 34 người 2.chức năng nhiệm vụ của công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 240 . -Công tycó trách nhiệm quản lý mọi mặt về cơ sở vật chất trên hai đoạn đường : +quốc lộ 5 (cầu chui -gia lâm - hà nội đến ngã ba tôn đức thắng ) dài 93 Km . + Quốc lộ 183 (Nối từ tiền trung -nam sách - hải dương đến ngã ba sao đỏ quốc lộ 18 chí linh -hải dương) dài 23 Km. Cụ thể là chịu trách nhiệm trông coi , bảo vệ , thu phí cầu đường , tu sửa định kỳ, chăm sóc ( mặt đường , lan can , vỉa ba toa , hệ thống đèn ,điện , cây xanh ). công ty quản lý hai trậm thu phí (tiền trung , cầu bình ) . Tuyến đươừng công ty quản lý là trọng tâm của tam giác kinh tế Hà Nội- Hải Phòng _Quảng Ninh , là một trong những tuyến đường sạch đẹp , hiện đại nhất nước ta hiện nay . Do đó nhà nước đã dao trách nhiệm cho công ty thu lệ phí nộp ngân sách nhà nước , lấy kinh phí tu sửa bảo quản một cách thường xuyên . Công ty luôn nhận thức được chức năng nhiệm vụ của mình và hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được dao như tuyến đường không xảy ra mất các tài sản của nhà nước mà công ty chịu trách nhiệm , tuyến đường luôn được sạch đẹp , vệ sinh . Để đạt được mục tiêu này công ty có các đội chuyên làm vệ sinh đường và chăm sóc cây cảnh quét rác cắt cỏ ,tưới bón cây , sơn (cầu , vạch phân cách ,,vạch giảm tốc độ ... ). Về đêm công ty có bảo vệ trông coi tuyến đường mình quản lý , chính vì sự gắn bó với con đường nên bất cứ đoạn nào bị hỏng hoặc có sự cố đều được công ty sưả ngay tức thời 24/24 giờ trong ngày .Tạo điều kiện có việc làm cho nhiều người lao động ,đem lại lợi nhuận cho công ty và nhà nước , cũng như cong nhân lao động . Nhận xét : Để đạt được những chỉ tiêu của nhà nước dao cho một kết quả tốt như vậy là sự phấn đấu không ngừng mệt mỏi của tập thể công ty và sự đoàn kết gắn bó . Công ty có đường lối chiến lược đúng đắn cộng với ý thức tổ chức kỷ luật tốt , đội ngũ công nhân viên trẻ nhiệt tình trong nghề . Tuổi đời của công ty còn trẻ xong dã đạt được những kết quả đáng khích lệ là điểm nổi bật cho các doanh nghiệp khác học tập và noi theo . 3.mối quan hệ giữa các phòng ban của công ty quản lý và sửa cữa đường bộ 240 . Công ty có mối quan hệ chặt chẽ , cùng nhau phối hợp hoạt động để bộ máy công ty làm việc có hiệu quả đưa công ty phát triển vững mạnh . @ Giám đốc phụ trách chỉ đạo chung toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và cùng hai phó giám đốc ( Phó giám đóc phụ trách thu phí và phó giám đốc phụ trách đường ) phân bổ hợp lý công việc trên cơ sở chức năng nhiệm vụ thực tế . Thực hiện chế độ giao ban định kỳ để kiểm tra những vướng mắc của đội . @ .Các phòng ban nghiệp vụ ; Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình , các phòng ban có trách nhiệm thực hiện các quyết định của giám đốc công ty , giải quyết hỗ trợ theo quy định ,mọi yêu cầu đặt ra trong quá trình sản xuất kinh doanh . Phòng vật tư thiết bị : Thực hiện mua sắm cung ứng ,theo dõi việc sử dụng vật tư của các công trình. Đề ra các biện pháp sử lý xe , thiết bị, lạp kế hoạch sửa chữa điều động thiết bị xe, máy phục vụ công trình tồan công ty.Xây dựng định mức ca máy thực tế nhằm khai thác hết công suất của máy . Qui trình công nghệ của công ty : xác dịnh đoạn đường, cầu bị hỏng Sơ đồ công nghệ sửa chữa cầu , đường . Thi công hạ bộ Xác định đoạn cầu, đường bị hỏng Thi công phần mấu Thi công dầm, nền móng . mặt đường Ngiệm thu, công tác bàn giao hoàn thiện Thi công mặt cầu lan can dải nhựa . ~ Lập kế hoạch và ký kết các hợp đồng sản xuất . ~ Thực hiên kế hoạch cung ứng vật tư , định mức . -Phòng hành chính : ~ Phối hợp thường xuyên với các ban nghiệp vụ , giải quyết giấy tờ văn thư liên quan đến sản xuất kinh doanh . -Phòng tổ chức CB-LĐ : ~Tính lương cho các đọi , các phòng ban kịp thời đầy đủ . ~ Nguyên cứu xắp xếp tổ chức cán bộ quản lý , điều động lao động ... -Phòng tài chính kế toán : ~tổ chức thực hiện công tác hạch toán . ~Chịu trách nhiệm cung ứng tài chính , thanh quyết toán các công việc do công ty thực hiện . ~ Kiểm tra chứng tờ trong việc thực hiện hợp đồng... -Phòng quản lý giao thông : ~trực tiếp quản lý giám sát 3 hạt đường ( tu sửa 'trồng cây , trông nom, chăm sóc cây , báo vệ sửa điện đèn chiiêú sáng của đường ). iiđặc điểm tổ chức bộ máy kế toán công ty quản lý và sửa chữa đường bộ240. Đặc điểm : -Bộ máy kế toán của công ty Quản lý và sửa chữa đường bộ 240 gồm 6 người tổ chức theo mô hình tập trung tại phòng kế toán của công ty kể từ hạch toán ban đầu đến lập báo cáo tài chính . ở các bộ phạn thuộc (Hạt thu phí - Hạt quản lý đường ) không tổ chức bộ máy kế toán cũng như hạch toán riêng mà các đội thu phí chỉ tiến hành ghi chép rồi gửi số liệu về phòng kế toán ,sau đó chuyển các chứng từ số liệu về phòng kế toán công ty sẽ vào số liệu trong máy , tổng hợp các quyết toán công trình , tính doanh thu , chi phí , cuói quí sẽ đưa ra bảng cân đối TK và bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh .  Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 240 : Kế toán trưởng KT Kế toán Kế toán Kế toán Thủ quỹ Tổng hợp VT-TB T.lương TM-TGNH Với chức năng là tham mưu cho phó giám đốc công ty, tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ công tác tài chính , thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo điều lệ và hoạt động kinh tế tài chính của công ty , đồng thời kiểm tra giám sát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo đúng pháp luật . Qua đó , đòi hỏi các công nhân viên trong phòng kế toán phải thực hiện nghiêm túc trách nhiệm của mình . @. Kế toán trưởng ( phụ trách phòng kế toán ) : phụ trách chung chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về mọi hoạt động kinh tế . Đồng thời có trách nhiệm kiểm tra giám sát công tác kế toán , hướng dẫn chỉ đạo cho các kế toán viên thực hiện theo yêu cầu quản lý , tiến hành bố trí , sắp xếp nhân sự và công việc trong phòng . @. Kế toán tổng hợp : Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất vàb tính giá thành sản phẩm cho từng công trình, hạng mục công trình , cuối quý thành lập các bản báo cáo tài chính như : Bảng cân đối kế toán , báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh . @. Kế toán thanh toán tiiền lương : Thực hiện theo dõi phải thu khách hàng , phải trả cho người cung cấp ,theo dõi các khoản tạm ứng cho công trình , hạng mục công trình , đồng thời thanh toán tiền lương cho công nhân viên chức , các khoản trích lương ... @. Kế toán vật tư thiết bị : Theo dõi chi tiết kịp thời việc cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình thi công , theo dõi sự tăng giảm tài sản cố định và trích khấu hao tài sản cố định . @. Kế toán TM-TGNH : Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt ,tiền gửi ngân hàng của công ty diễn ra trong từng ngày ( tuần tháng, quí ) tiến hành đối chiếu và thu quỹ . @Thủ quỹ : Thực hiện quan hệ giao dịch , theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt và lập báo cáo quỹ . .Về hệ thống sổ kế toán : Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 240 là donh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân , hạch toán theo chế độ kế toán nhà nước ban hành .việc ghi sổ kế toán được thực hiện theo chế độ kế toán nhà nước ban hành . Việc ghi sổ kế toán được thực hiên theo hình thức nhật ký chung , hình thức này rất thích hựp trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ số lượng tài khoản sử dụng khong nhiều không nhiều thuận tiện áp dụng cho kế toán bằng tay và bằng máy . Phương pháp kế toán hàng tồn kho mà công ty áp dụng là ph ương pháp kê khai thường xuyên . công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ . PHần III I. Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng và lắp máy điện nước 1. Đặc điểm và cách phân loại nguyên vật liệu tại công ty. 1.1. Đặc điểm Nguyên vật liệu của công ty thường là những loại khan hiếm và đồ sộ, một phần vật liệu được thu mua từ nước ngoài như một phần nhập trong nước như ( Xi măng, sắt, nhựa, đường, gạch...). Nhưng cho dù các vật liệu được thu mua theo nguồn nhập nào nói chung khi về đến công ty đều không được phép hao hụt, thanh toán và nhận theo đúng số lượng thực tế nhập kho với chất lượng và quy cách của vật liệu phù hợp với yêu cầu sản xuất với kế hoạch của phòng. - Xuất phát từ đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi sản phẩm ở mỗi công trình tại công ty là khác. Điều đó cho thấy để đảm bảo quá trình sản xuất và chất lượng của sản phẩm công ty đã phải sử dụng một khối lượng vật tư tương đối lớn, đa dạng về chủng loại. Đối với loại sản phẩm khác nhau thì cần có nguyên liệu tạo lên các sản phẩm khác nhau. Ví dụ: Đối với công trình thi công xây dựng các công trình dân dụng, thuỷ lợi nguồn nguyên liệu chính để sản xuất thi công là Xi măng, gạch, đá, sắt... 1.2. Phân loại nguyên vật liệu Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trong quá trình sản xuất pù hợp với đặc điểm tác dụng của tường loại nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm và giúp hạch toán chính xác một khối lượng vật liệu tương đối lứn và đa dạng về chủng loại thì việc phân loại nguyên vật liệu tại công ty quả là một điều khó khăn. Vì đối với mỗi loại sản phảm thì dùng những nguyên vật liệu chính, phụ để tạo nên sản phẩm khác nhau. Tuy nhiên có thể căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu trong quá tình sản xuất nguyên vật liêụ trong quá tình sản xuất nguyên vật liệu của công ty được chi thành các loại chủ yếu sau. - Nguyên vật liệu chính: Là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm gồm các loại: + Xi măng + Sắt thép + Gạch, đá... - Nguyên vật liệu phụ bao gồm nhiều loại, chúng có tác dụng khác nhau nhằm tạo nên hình dáng thẩm mỹ của từng loại sản phẩm tăng thêm chất lượng sản phẩm kích thích thị hiếu của người tiêu dùng như sau: + Sơn bả, đinh + Quần áo bảo hộ lao động... - Nhiệm vụ: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như: + Xăng dầu + Than củi + Hơi đốt.... - Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay thế, sửa chữa các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải của Doanh Nghiệp như: + ốc vít + Một số thiết bị khác + Vật kết cấu... - Vật liệu khác: là loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên gồm phế liệu do quá trình sản xuất loại ra như sắt, thép, gỗ vải vụn hay phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định ... 2. Tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty - Hiện nay công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau được quản lý ở nhiều kho khác nhau do vậy công tác quản lý các loại vật liệu gặp nhiều khó khăn bởi sự đa dạng về chủng loại của vật liệu do công ty thi công thường là có nhiều loại vật liệu cồng kềnh, dẽ hoen rỉ, nhiên liệu như xăng dầu. Vì vậy đòi hỏi công ty phải có các hệ thống bãi kho đủ các tiêu chuẩn đảm bảo an toàn trong quản lý. Công ty xây dựng và lắp máy điện nước quản lý nguyên vật liệu trên khía cạnh sau: 3. Đánh giá vật liệu Công ty quy định: kế toán nhập xuất tồn kh vật liệu phản ánh theo giá vốn thực tế. 3.1 Trong khâu quản lý thu mua Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm bảo nguồn vật liệu đúng chất lượng 3.2. Khâu bảo quản Vì công ty là một công ty thi công các công trình nên việc bảo quản vật liệu là rất khó. Nhưng công ty đã cố gắng sắp sếp nguyên vật liệu một cách hợp lý, gọn gàng nói chung là tương đối tốt 3.3. Khâu dự trữ xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu ở công ty chỉ cần khi có các công trình, tuy nhiên công ty cũng cần dự trữ một số nguyên vật liệu để tránh sự biến động về giá cả trên thị trường đồng thời không làm gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh Bảng tổng hợp dự trữ nguyên vật liệu Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tên Xi măng Hoàng Thạch Kg 36.000 776.000 27.936.000 sắt f6 Kg 80.000 6.000 48.000.000 sắt f8 Kg 8.000 7.000 56.000.000 Ngoài ra công ty còn dự trữ một số dụng cụ khác để phục vụ cho các công trình cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng qua bảng tổng hợp của công ty là tương đối lớn. 3.4. Khâu sử dụng Công ty sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý tiết kiệm, không lãng phí dựa vào cơ sở các định mực và dự toán có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất từ những đặc điểm trên cho thấy công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty không ít gặp những khó khăn. Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất sử dụng tiết kiệm không lãng phí là biện pháp tichs cực nhằm hạ giá thành sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên là một công ty xây dựng dưới hình thức nhiều hạng mục công trình nên việc quản lý một khối lượng nguyên vật liệu lớn và có nhiều chủng loại đòi hỏi công ty phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở nhiều khâu như thu mua, sử dụng, đặc biệt là khâu dự trữ có như vậy mới đảm bảo cung cấp đầy đủ đúng chất lượng cho sản xuất. 4. Định mức tiêu hao vật liệu của công ty. Là một công ty có sản phẩm chủ yếu là các công trình mà các công trình chủ yếu là do đấu thầu có sự chủ định trước của các công ty khác cho nên công ty xây dựng điện nước số 3, xây dựng tiêu hao vật liệu theo kế hoạch sản xuất và bàn giao công trình và đơn đặt hàng. 5. Trong khâu tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Công ty tổ chức cấp phát theo yêu cầu của mỗi công trình, mỗi khi cấp Phát công ty cấp phát thường làm các thư mục xuất kho theo đúng chuẩn mực của công trình và còn lập các biên bản và giấy xác nhận của công ty vào các công trình khi được cấp phát. VD: Công ty thi công đội xây dựng số 1 viết giấy cấp phát gửi nên phòng kế hoạch yêu cầu được cấp phát 20 tấn xi măng cho đội để tiếp tục thi công tiếp công trình. 6. Tổ chức thanh quyết toán vật liệu. Vì là công ty xây dựng các công trình hạng mục nên nguyên vật liệu mua về thường chuyển thẳng tới chân công trình thi công. Như đã nói trên vì xây dựng các công trình hạng mục nên khối lượng vật liệu thi công thường là lớn nên công ty tổ chức thanh quyết toán vật liệu như sau: Trả bằng tiền Trả bằng tiều tạm ứng Trả chậm VD: Ngày 20/ 1/2002 Công ty xây dựng và lắp máy điện nước số 3. Mua xi măng Hoàng Thạch của công ty xi măng Hoàng Thạch là 20 tấn. Khi đó số tiều tạm ứng được đưa cho ông Mạch ở phòng kế hoạch đi mua 7. Trong khâu tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm : Phế liệu, phế phẩm thu hồi của công ty có thể là sắt thép vụn, bao xi măng ... Có thể sử dụng vào các công việc hữu ích như che mưa cho các công việc khác hoặc có thể bán ra ngoài để tái sản xuất. Hiện nay số công trình công ty đang thi công không phải là lớn nều tính riêng từng công trình thì số phế liệu, phế phẩm thu hồi không phải là lớn, nhưng tính tổng giá trị các công trình thì số phế liệu, phế phẩm thu hồi thì không phải là nhỏ. Công tác tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm của công ty là tương đối tốt bởi vì công ty nhận thấy rõ giá trị của phế liệu, phế phẩm thu hồi. Công ty đã thành lập một đội để làm công tác trên. Vì thế nó đã tiết kiệm chi phí vật liệu, nhằm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm 8. Công tác quản lý nhập xuất kho nguyên vật liệu Đối với bất cứ một loại nguyên vật liệu nào khi nhập, xuất kho phải ghi lập chứng từ đúng thủ tục kế toán đầy đủ, kịp thời theo đúng chế độ nhà nước ban hành. Thủ tục nhập kho Theo chế độ kế toán quy định tất cả các nguyên vật liệu khi về đến công ty cần phải tiến hành thủ tục nhập kho Khi vật liệu về đến công ty, người chịu trách nhiệm mua vật liệu có hoá đơn bán hàng ( do người bán giao cho). Từ hoá đơn đó, thủ kho vào sổ cái chính của kho vật tư, thu kho có trách nhiệm tra sổ vật tư đó về số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng. Sau đó thu kho ký vào sổ cái chứng minh số vật tư đã nhập, hoá đơn chuyển lên phòng kế toán, kế toán viên kiểm tra chứng từ để viết phiếu nhập kho sau đó thủ kho ký vào phiếu nhập để ghi vào thẻ kho Phiếu nhập kho được nhập thành 3 liên và đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị. Liên 1: Phòng kế toán lưu lại Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3: Giao cho người mua hàng để thanh toán giá trị nguyên vật liệu nhập kho được tính. Mẫu 05-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày tháng năm * Biên bản kiểm nghiệm gồm Ông : Hoàng Văm Thám Trưởng ban Ông: Nguyễn Văn Tuất Uỷ viên Bà: Nguyễn thị Thuỷ Uỷ viên * Đã kiểm nghiệm các loại vật tư 1. Xi măng: Hoàng Thạch 2. Sắt : f8 f9 *Kết luận: các loại vật tư trên đúng quy cách, đúng phẩm chất. Vật tư đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên 1 Uỷ viên 2 Trưởng ban ký ký ký Mẫu số : 01- VT QĐ số : 1141- TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của cán bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày tháng năm Họ tên người giao hàng: Theo 10 số 09 ngày 20 tháng 9 năm 2001của Nhập tại kho: .... Do anh Thắng phụ trách... STT tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm - hàng hoá) mã số đơn vị tính số lượng Đơn giá Thành tiền theo công thức thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Xi măng Sắt f8 Kg Kg 20.000 10.000 75.000 60.000 150.000.000 60.000.000 cộng 210.000.000 Hà Nội, Ngày tháng năm Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thư mục xuất kho Nguyên vật liệu ở công ty chủ yếu xuất dùng tại công ty nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất ở các hạng mục công trình, cho công tác quản lý tại công ty phục vụ cho quá trình hoàn thiện các công trình và bàn giao Sau khi có kế hoạch về sản xuất và căn cứ vào yêu cầu của vật tư của các công trình hàng tháng phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ nộp kế hoạch định mức xuất vật tư trong tháng để căn cứ vào đó kế toán viết phiếu xuất kho cho người lĩnh vật tư Tuy nhiên trong thực tế để đảm bảo sự linh hoạt trong quá trình sản xuất, đáp ứng kịp thời nguyên vật liệ