Đề tài Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam

. Phần II Thực trạng tình hình quản lý Nvl tại nhà máy sợi - công ty dệt hà nam I. Những vấn đề chung của doanh nghiệp 1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Đời sống con người luôn được nâng cao. Ngày nay nhu cầu về thời trang là một vấn đề đang được toàn xã hội quan tâm. Công nghệ kéo sợi là một khâu quan trọng trong ngành dệt may. Theo nhận xét của các chuyên gia trong ngành mỗi năm chúng ta phải nhập khẩu gấp hai lần sản lượng sợi trong nước là do năng lực kéo sợi chưa đủ để đáp ứngChất lượng sợi cũng là một vván đề và hiện tại chưa sản xuất được xơ bông tổng hợp. Sản xuất sợi cũng là một trọng tâm của chiến lược phát triển dệt may Việt Nam Với mục tiêu cho dệt hoàn tất ra sản xuất nguyên vật liệu làm hàng xuất khẩu. Qua sự quan sát nhạy bén và tinh tế này ngày 11 tháng 12 năm 1996 theo quyết định số 2114/QĐ-UB do tỉnh Hà Nam cấp thành lập ra Công ty Dệt Hà Nam với chưc năng chính là tham gia vào các hoạt động đầu tư sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu thuộc các mặt hàng sợi, dệt Tên giao dịch công ty: Công ty Dệt Hà Nam Trụ sở: Xã Châu Sơn Thị xã Phủ Lý Tỉnh Hà Nam Điện thoại: 0351 853 035 Fax: 0315 853 313 Công ty tham gia vào hai lĩnh vực Dệt và Sợi. Mặc dù là một doanh nghiệp tư nhân mới được thành lập hơn 10 năm nhưng công ty đã có những bước phát triển vượt bậc cả chiều sâu lẫn chiều rộng và quy mô. Trong năm 2004 vừa qua với mưc doanh thu đạt ( chỉ riêng trong ngành sợi) là 215 tỷ đồng trong đó có 700 000 $ là sản lượng sợi xuất khẩu. Điều này mở ra một tương lai một hướng đi mới cho ngành Dệt Việt Nam . Hiện nay công ty vẫn không ngừng đầu tư thêm các trang thiết bị trong ngành sợi. Công ty đang tiếp tục hoàn thành dự án đầu tư trong năm 2004 vừa qua là 28 800 cọc sợi và dự tính thu hút thêm 150 lao động. Với mục đích nâng cao uy tín chất lượng sản phẩm và xây dựng thương hiệu sản phẩm của mình trên thị trường trong nước và trên quốc tế. Phấn đấu thực hiện các chính sách của Đảng và Nhà nước là nâng cao đời sống của nhân dân tạo việc làm tăng thu nhập cho người lao động. Công ty đang ngày càng hoàn thiện và phát triển hơn nữa với quy mô lớn rộng. 2. Nhiệm vụ hiện nay của Nhà máy sợi -Công ty Dệt Hà Nam Trong năm 2004 Nhà máy đã nỗ lực phấn đấu vượt qua những khó khăn để duy trì sản xuất và phát triển kết quả đạt được về sản lượng là 6072 tấn sợi các loại đạt 100% kế hoạch và tăng 1400 tấn sợi so với năm 2003 doanh thu bán hàng đạt 215 tỷ đồng tăng 39 tỷ so với năm 2003. Trong đó 700 000$ là doanh thu của hàng xuất khẩu.Tuy vậy vẫn còn nhiều hạn chế và bất cập trong sản xuất và tiêu thụ. Do đó doanh nghiệp đã đề ra và quyết tâm phấn đấu để đạt được đúng phương hướng và nhiệm vụ trong 2005 như sau: - Về kế hoạch sản xuất dự kiến là 8500 tấn sợi các loại tập trung vào công tác xây dựng thương hiệu sản phẩm nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm với khẩu hiệu: “Năng suất cao để có thu nhập cao chất lượng ổn định để có sự phát triển bền vững". - Xây dựng và triển khai việc sát hạch nâng bậc thợ cho công nhân, lao động nhằm đáp ứng sự phát triển của nhà máy của công ty. - Tổng mức doanh thu dự kiến đạt 320 tỷ đồng với doanh thu xuát khẩu là 4,5 triệu $ tương ứng với 3000 tấn sợi xuất khẩu chất lượng cao. Nộp ngân sáchdự kiến đạt 12 tỷ đồng nâng mức thu nhập của người lao động lên 870 000 đồng / tháng. - Tiếp tục nghiên cứu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm phát huy mạnh vai trò của tổ chức đoàn thể trong việc xây dựng thi đua sản xuất để hoàn thành các mục tiêu kinh tế. -Tiếp tục hoàn thành dự án đầu tư 28 800 cọc sợi dự kiến vào quý II năm 2005. 3. Cơ cấu bộ máy quản lý và cơ cấu bộ máy sản xuất của Nhà máy Sợi - Công ty Dệt Hà Nam Tuy là một công ty mới thành lập với loại hình là doanh nghiệp tư nhân nhưng công ty đã tạo cho mình một bộ máy quản lý vững chắc tự tin của tuổi trẻ và nhiều kinh nghiệm. 3.1 Bộ máy quản lý của Nhà máy – Công ty Dệt Hà Nam Công ty thực hiện chế độ một thủ trưởng cùng với sự tư vấn của các bộ phận chức năng được phân chia rõ ràng với từng cá nhân được đào tạo chính quy. Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà may Sợi – Công ty Dệt Hà Nam Bộ máy gián tiếp: 38 người Bộ phận dây chuyền sản xuất chính của Nhà máy: 390 người Hai tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm: 12 người Phụ trợ sản xuất, y tế : 29 người Bộ phận vật tư thiết bị: 7 người Đội bảo vệ , đội xe: 24 người Mối quan hệ giữa các phòng ban của Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam Công ty có mối quan hệ chặt chẽ cùng nhau phối hợp hoạt động để bộ máy Nhà máy công ty làm việc có hiệu quả dựa nhà máy cùng phát triển vững mạnh. Giám đốc phụ trách chỉ đạo chung toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy cùng với hai phó giám đốc (Kinh doanh và Sản xuất) điều hành và phân bổ công việc trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ thực tế . Giám đốc PGĐ Sản xuất PGĐ kinh doanh Bộ phận văn phòng Phụ trợ sx điện nước điều không khí nén Dây chuyền sản xuất chính của nhà máy Kiểm tra chất lượng sản phẩm Vật tư thiết bị nguyên vật liệu Đội bảo vệ Đội xe Mối quan hệ giữa các phòng ban của Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam Công ty có mối quan hệ chặt chẽ cùng nhau phối hợp hoạt động để bộ máy Nhà máy công ty làm việc có hiệu quả dưa nhà máy cùng phát triển vững mạnh. - Giám đốc phụ trách chỉ đạo chung toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy cùng với hai phó giám đốc (Kinh doanh và Sản xuất) điều hành và phân bổ công việc trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ thực tế . - Các phòng ban - Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình các phòng ban có trách nhiệm thực hiện các quyết định của giám đốc, các phó giám đốc để giải quyết hỗ trợ mọi quyết định mọi yêu cầu trong sản xuất kinh doanh + Phòng hành chính: Phối hợp các phòng ban nghiệp vụ giải quyết giấy tờ văn thư liên quan đến sản xuất kinh doanh nghiên cứu sắp xếp tổ chức cán bộ công nhân viên + Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch và ký kết các hợp đồng sản xuất kinh doanh, nghiên cứu và mở rộng thị trường đặc biệt tìm đối tác kinh doanh + Phòng kế toán: Tổ chức thực hiện công tác kế toán và chịu trách nhiệm cung ứng tài chính thanh toán và trả lương cho cán bộ công nhân viên kiểm tra các giấy tờ chứng từ trong công việc thực hiện hợp đồng. + Phòng vật tư- thiết bị: Có trách nhiệm cung ứng mua sắm theo dõi việc sử dung vật tư của nhà máy của dây chuyền sản xuất, lập kế hoạch sửa chữa luân phiên định kỳ cho các thiết bị trong dây chuyền sản xuất đề ra các biện pháp xử lý bộ phận điều không, bộ phận ống OE và lập kế hoạch định mức NVL cho sản xuất. Xây dựng các định mức ca máy thực tế nhằm khai thác hết công suất của ca máy trên các dây chuyền sản xuất ở mỗi xưởng + Phòng thí nghiệm: Có trách nhiệm đưa ra các số liệu chính xác của việc pha trộn giữa các NVL với nhau để phù hợp cho mỗi dây chuyền sản xuất để đạt hiệu quả cao nhất năng xuất nhất khi cho ra mỗi chỉ số sợi và việc lập kế hoạch dựa trên các công suất năng suất mỗi máy của mỗi dây chuyền. 3.1.1 Cơ cấu quản lý bộ máy kế toán của Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam Bộ máy kế toán của Nhà máy Sợi –Công ty Dệt Hà Nam gồm 7 người tổ chức theo mô hình tập trung tại phòng kế toán, riêng kế toán tiền lương làm việc dưới phòng tại phân xưởng của nhà máy để tiện theo dõi các hoạt động làm việc của công nhân viên. Tuy nhiên vẫn thuộc sự quản lý của phòng kế toán. Từ quá trình hạch toán ban đầu của nhà máy đến khâu lập báo cáo tài chính ở các bộ phận không thuộc tổ chức bộ máy kế toán vẫn phải tiến hành ghi chép số liệu sau đó chuyển chứng từ sổ sách gửi số liệu về phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ vào số liệu trên máy tổng hợp quyết toán doanh thu và chi phí cuối quý sẽ đưa ra bảng cân đối tài khoản và bảng kết quả hoạt động kinh doanh. Với chức năng của phòng kế toán là tham mưu hỗ trợ cho giám đốc, phó giám đốc tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ công tác tài chính kinh tế, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo điều lệ và hoạt động kinh tế tài chính của nhà máy theo đúng pháp luật. Qua đó đòi hỏi các công nhân viên trong phòng kế toán phải thực hiện đúng trách nhiệm và nghĩa vụ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán VT- TB Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán TM - TGNH Thủ quỹ Với chức năng của phòng kế toán là tham mưu hỗ trợ cho giám đốc, phó giám đốc tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ công tác tài chính kinh tế, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo điều lệ và hoạt động kinh tế tài chính của nhà máy theo đúng pháp luật. Qua đó đòi hởi các công nhân viên trong phòng kế toán phải thực hiện đúng trách nhiệm và nghĩa vụ. - Kế toán trưởng (phụ trách phòng kế toán) phụ trách chung chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về mọi hoạt động kinh tế có trách nhiệm kiểm tra giám sát công tác kế toán của phòng hướng dẫn chỉ đạo cho các kế toán viên thực hiện theo yêu cầu quản lý, tiến hành bố trí sắp xếp nhân sự và công việc trong phòng. - Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất, từng loại sản phẩm cuối quý lập báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh - Kế toán vật tư - thiết bị: Theo dõi chi tiết kịp thời việc cung cấp nguyên vật liệucho các phân xưởng, các dây chuyền sản xuất đồng thời theo dõi sự tăng giảm tài sản cố định và trích khấu hao tài sản cố định. - Kế toán tiền lương: Theo dõi các khoản tạm ứng đông thời thanh toán tiền lương cho công nhân viên và trích các khoản theo lương, thưởng, phạt - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp và các khoản phải thu khác hàng các chi phí trong quá trình mua bán hàng hoá. - Kế toán TM-TGNH: Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của nhà máy diễn ra trong từng ngày, từng tuần,từng tháng đối chiếu và thu quỹ. - Thủ quỹ: Thực hiện quan hệ giao dịch theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt và lập báo cáo quỹ. Về hệ thống sổ sách kế toán Công ty dệt Hà Nam là một doanh nghiệp tư nhân doanh nghiệp thực hiện theo đúng chế độ kế toán của Nhà nước ban hành và việc ghi sổ kế toán được thực hiện theo đúng chế độ Nhà nước. Hiện nay công ty ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức này rất thích hợp với một công ty tư nhân vừa và nhỏ với số lượng tài khoản không nhiều thuận tiện cho việc hạch toán ghi sổ và bằng máy. Phương pháp kế toán hàng ngày tồn kho mà nhà máy áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 3.1.2 Cơ cấu dây chuyền sản xuất của Nhà máy Sợi –Công ty Dệt Hà Nam Hiện nay công ty có 3 dây chuyền sản xuất chính  Dây chuyền sản xuất của nhà máy Bông, xơ bông từ kho Máy xé kiện, xé xơ bông Máy trộn và làm sạch Máy chải thô Máy ghép I Máy cuộn cúi Máy ghép II Máy kéo sợi OE Máy chải kỹ Máy sợi thô Kho sợi OE Máy ghép II Máy sợi con Máy chải thô Máy đánh ống Máy sợi con Máy đánh ống Hấp Hấp Kho sợi chải thô Kho sợi chải kỹ 4.Một số chỉ tiêu chủ yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam Đơn vị: Đồng TT Chỉ tiêu Năm 2002 2003 2004 1 Doanh thu bán hàng 164246368257 176341223420 215472297854 2 Lợi nhuận trước thuế từ HĐKD 479134297 699881519 800176670 3 Các khoản nộp ngân sách 4800713617 5615771350 7984067531 4 Thu nhập bình quân 1002437 1104578 1247563 5 Vốn kinh doanh 5260261577 67054166800 75916164836 Vốn lưu động 56210424821 68590830097 77850965565 Vốn cố định 49192881700 131723103496 152657678680 II.Thực trạng tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam 1.Cơ cấu bộ máy quản lý của phòng vật tư thiết bị Bộ máy quản lý của phòng vật tư gồm 7 người Trưởng phòng vật tư Ban lập kế hoạch định mức Ban kiểm tra NVL Thủ kho - Trưởng phòng vật tư (Phụ trách phòng) kiểm tra giám sát các nhân viên và có trách nhiệm tổng hợp các số liệu, làm tham mưu cố vấn cho giám đốc, phó giám đốc về việc mua bán các trang thiết bị máy móc và nguồn dự trữ nguyên vật liệu tại kho. - Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản số lượng chất lượng vật tư trong kho, giám sát chặt chẽ các nguyên vật liệu giữa thực tế nhập xuất và trên giấy tờ chứng từ. - Ban kiểm tra chất lượng vật tư thiết bị : kiểm tra chất lượng, số lượng quy cáh, tiêu chuẩnkhi nhập, khi xuất của mỗi loại. - Ban lập kế hoạch định mức :Lập ra các kế hoạch cung ứng vật tư nguyên vật liệu cho các xưởng các dây chuyền số lượng thừa hay thiếu và dự trữ. 2. Thực trạng công tác quản lý tại Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam. 2.1 Nguyên tắc quản lý NVL tại Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam Nguyên vật liệu là một loại quan trọng trong quá trình sản xuất nó tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận . Nhà máy đã thực hiện quán triệt các yêu cầu sau : - Đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu theo đứng yêu cầu của quá trình sản xuất, kiển tra, giám sát chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu của quá trình sản xuất . - Trước hết phải phục vụ cho các dây chuyền sản xuất việc tổ chức cung ứng nguyên vật liệu cho các dây chuyền sản xuất đảm bảo các yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu góp phần hoàn thành tốt năng suất, sản xuất. - Chủ động đảm bảo nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất công ty tiến hành tiết kiệm bằng cách khên thưởng cho những cá nhân xuất sắc trong quá trình sản xuất và quản lý bảo quảnnguyên vật liệu. - Nhắc nhở thủ kho bảo vệ thực hiện tốt công việc và chủ động lập các kế hoạch dự trữ định mức tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu trong sản xuất. 2.1.1 Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam @ Khái niệm Mức tiêu dùng nguyên vật liệu tiêu dùng : Là lượng vật liệu lớn cho phép để cho một phân xưởng, một dây chuyền sản xuất hoặc để hoàn thiện một loại sản phẩm nào đó trong việc tổ chức và điều kiện kinh tế sản xuất nhát định . Việc xác định mức tiêu dùng vật liệu có ý nghĩa rất quyết định thực hiện tiết kiệm vật liệu có cơ sở quản lý chặt chẽ sử dụng nguyên vật liệu mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn là căn cứ để tiến hành quyết định kế hoạch cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu tạo điều kiện khai thác tối đa năng suất của các dây chuyền sản xuất và thực hiện kế hoạch hạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua lao động xuất sắc thực hành tiết kiệm trong doanh nghiệp. Phương pháp xây dựng định mức trong Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam là phương pháp định mức thí nghiệm là dựa trên cơ sở số liệu nghiên cứu của phòng thí nghiệm tại nhà máy. Công ty luôn sử dụng một lượng nguyên vật liệu lớn một cách thường xuyên liên tục do vậy nhà máy đã xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu theo các dây chuyền sản xuất để quản lý nguyên vật liệu 2.1.2 Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng Phương pháp này có ý nghĩa rất lớn đến năng suất chất lượng của các dây chuyền sản xuất. Bảng định mức tiêu dùng NVL tại phân xưởng I Dùng cho sản xuất 600250 kg sợi quý I năm 2005 stt Tên vật tư, hàng hoá Mã số ĐV ĐG SL Thành tiền 1 2 3 4 5 6 Bông RCK Malaysia Bông RCK Pakistan Bông Mỹ 1-1/8 Bông Mỹ 1-1/16 Bông Tây Phi 1-1/8 Bông Tây Phi 1-3/32 B00041 B00042 B00058 B000516 B00068 B000632 Kg Kg Kg Kg Kg Kg 15450 14610 20890 17960 19850 16917 68779 54129 37285 301157 81529 65648 1062635550 790824690 778883650 5408779720 1618350650 1110567216 2.1.3 Nhiệm vụ và nội dung quản lý kho của Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam @ Khái niệm Kho là nơi dự trữ tập trung vật liệu trước khi đưa vào sản xuất nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại và phức tạp @ Nhiệm vụ quản lý kho tại Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam - Đảm bảo nguyên vật liệu về số lượng và chất lượng ngăn ngừa hạn chế hư hỏng, hao mòn mất mát - Nắm chắc lượng nguyên vật liệu trong kho tại bất cứ thời điểm nào về mọi mặt như số lượng chất lượng chủng loại sẵn sàng đáp ứng nguyên vật liệu kịp thời theo yêu cầu của các xưởng các dây chuyền sản xuất. - Đảm bảo thuận tiện việc nhập xuất chấp hành nghiêm chỉnh chế độ và thủ tục quy định . - Hạ thấp chi phí bảo quản như tổ chức lao động kho một cách hợp lý @ Nội dung quản lý kho tại Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam - Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu và chuyển giao giữa bộ phận mua, vận chuyuển với bộ phận quản lý từ nội bộ của công ty - Tổ chức tiếp nhận tốt tạo cho thủ kho nắm được chắc các số liệu về mọi mặt kịp thời phát hiện tình trạng của nguyên vật liệu hạn chế sự sai xót nhầm lẫn thiếu trách nhiệm có thể xảy ra @ Nhiệm vụ tiếp nhận nguyên vật liệu của Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam -Tiếp nhận số lượng chính xác chủng loại đúng quy định theo đúng hợp đồng, theo phiếu giao hàng vận chuyển - Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm giao nhận đến kho nhà máy tránh hư hỏng mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận nguyên vật liệu phải quán triệt theo những quy định của nhà máy của công ty. - Mọi vật tư thiết bị phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ - Mọi vật liệu phải đầy đủ thủ tục kiểm nhận, kiểm nghiệm - Xác định chính xác số lượng chất lượng, chủng loại, quy cách - Phải có biên bản xác nhận nếu có hiện tượng thiếu, thừa, sai xót - Khi tiếp nhận thủ kho phải ký xác nhận với người giao hàng vào phiếu nhập kho và vào cột nhập sau đó thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán ký nhận và vào sổ chứng từ. 2.2 Phân loại và sắp xếp vật liệu Dựa theo tình hình và đặc điểm của hệ thống kho và của vật liệu thủ kho phải phân loại sắp xếp theo đúng quy cách phẩm chất 2.2.1 Phân loại Để phù hợp với đặc điểm yêu cầu trong quá trình sản xuất và phù hợp với đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu và giúp cho việc hạch toán chính xác một khối lượng lớn và đa dạng thì việc phản ánh nguyên vật liệu của nhà máy công ty là một vấn đề khó. Như vậy nhà máy cần phải có khâu phân loại tốt, mỗi dây chuyền sản xuất thì nguyên vật liệu chính phụ là khác nhau do đặc điểm của ngành nên nhà máy phân loại nguyên vật liệu dựa vào các tài liệu của phòng thí nghiệm đã phân ra như sau + Nguyên vật liệu chính : Bông Mỹ 1-1/8, Bông Mỹ 1-1/16, Bông Tây Phi 1-1/8, Bông Tây phi 1-3/32, Bông RCK Malaysia + Nguyên vật liệu phụ : Túi nilon, hồ keo, bao may inchúng có tác dụng là tạo nên hình dáng thẩm mỹ của từng loại sản phẩm khác nhau của mỗi dây chuyền sản xuất + Nhiên liệu :Xăng, than, củi + Phụ tùng thay thế : Trục bánh xe,Vòng bi, Que hàn + Một số thiết bị dây chuyền hoạt động : Bóng điện, Dây điện, Dây đai Bando + Phế liệu của công ty khó tái sử dụng : Bông mốc, Dây thép 2.2.2 Cách sắp xếp nguyên vật liệu của nhà máy Nguyên vật liệu chính của nhà máy đa phần là nhập khẩu trực tiếp hoặc gián tiếp từ nước ngoài như bông, xơ bông và một số công cụ dụng cụ khan hiếm còn lại một số thông thường thì nhà máy công ty thu mua tại thị trường trong nước như: túi nilon, bao tải dứa, băng dính, chổi sơn, cồn trắng Xuất phát từ đặc điểm đa dạng của quá trình sản xuất của từng dây chuyền khác nhau. Điều đó cho ta thấy để đảm bảo quá trình sản xuất và chất lượng tốt công ty phải sử dụng một khối lượng vật tư khá đa dạng và phong phú cùng với sự kết hợp của các nguyên vật liệu với nhau để tạo ra các loại sợi khác nhau @ Một số quy định sắp xếp vật tư thiết bị. - Sau khi cấp vật tư thủ kho, những người liên quan cần để lại các vật tư theo đúng vị trí của nó như trạng thái ban đầu - Các vật tư cần để đúng nơi quy định và đúng mã số của nó Quy định của việc quản lý, bảo quản nguyên vật liệu tại các kho của Nhà máy Sơi – Công ty Dệt Hà Nam - Về việc ra vào kho của Nhà máy Những người được phép ra vào nhà máy là những người có quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ như thủ kho, người xin cấp vật tư, người vận chuyển bốc dỡ hàng hoá, nguyên vật liệu khi ra vào kho phải kèm theo các giấy tờ như thẻ làm việc -Về nội quy bảo quản tại các kho của nhà máy + Nhiệt độ tại kho luôn phải dữ ổn định 50 độ C + Cấm xăng, dầu, lửa và các vật dụng dễ cháy nổ - Thủ tục nhập kho Khi các vật tư thiết bị được nhập kho phải có đầy đủ các giấy tờ như biên bản kiểm nghiệm chất lượng, phiếu nhập kho kiêm nhận số thực nhập - Nội quy kiểm tra định kỳ với nguyên vật liệu tại các kho Thủ kho phải kiểm tra thường xuyên về số lượng và chất lượng của vật liệu sau khi nhập xuất và vào cuối tuần . Khi phát hiện thừa thiếu phải báo ngay cho ban lãnh đạo để xử lý kịp thời 2.3 Khâu bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu tại Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam Hiện nay công ty có trên 500 loại vật tư thiết bị các loại khác nhau được bảo quản tại 4 kho do vậy công tác quản lý nguyên vật liệu cũng gặp nhiều khó khăn vì sự đa dạng về chủng loại, số lượng ngoài ra còn có những loại cồng kềnh như thùng, cúi, thùng carton, kiện bông, nhiên liệu cùng các loại hoá chất khác. Do vậy công đã xây dựng một hệ thống kho đủ tiêu chuẩn đảm bảo an toàn cho quản lý nguyên vật liệu. Công ty quản lý nguyên vật liệu dự trên khía cạnh của các dây chuyền sản xuất và trên cơ sở năng suất nhu cầu vật tư của mỗi phân xưởng của mỗi dây chuyền. Các cán bộ của phòng vật tư luôn kiển tra và bảo dưỡng thường xuyên và định kỳ đối với những loại nguyên vật liệu có giá trị cao. Vì vậy công tác bảo quản của nhà máy đã được bảo quản khá tốt và an toàn về số lượng chất lượng cùng tiêu chuẩn tuy cơ sở bảo quản kho còn nhiều hạn chế về mặt số lượng và diện tích. Làm tốt được điều này cán bộ nhà máy đã có những cố gắng rất nhiều như việc tổ chức sắp xếp sao cho hợp lý gọn gàng để nguyên vật liệu không bị hư hỏng, mất mát, thiếu hụt. Xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuấtnên việc dự trữ nguyên vật liệu ở nhà máy vẫn được coi trọng và có các phương án đề phòng,dự trữ khi nguyên vật liệu khan hiếm hay có sự biến động về giá cả Bảng dự trữ nguyên vật liệu tại nhà máy Tháng 11 năm 2004 stt Tên quy cách ký hiệu,vật tư, sản phẩm Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Bông cott Bông thiên nhiên Bông úc Bông RCK Malaysia Bông RCK Pakistan Bông Mỹ 1-1/8 Bông Mỹ 1-1/16 Bông Tây Phi 1-1/8 Bông Tây Phi 1-3/32 Bông Geen Most Bông Phế Hà nam Bông Hồi Hà Nam Bông Mỹ 1 inh Bông cott regin motes Bông Việt Nam B0001 B0002 B0003 B00041 B00042 B00058 B000516 B00068 B000632 B0012 B0017 B0019 B00051 B0025 B00709 Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg 42100 47300 39000 87790 95488 146368 258753 214904 139120 121168 47690 17500 26589 12870 78774 62130 14300 17606 15310 13780 20670 17998 19721 16917 18340 9860 9300 20900 12809 17003 2615673000 676390000 686634000 1344064900 1315824640 958426560 4657036494 4238121784 2353493040 2222221120 470223400 162750000 555710100 164851830 1339394322 Nhìn vào bảng tổng hợp dự trữ nguyên vật liệu cho ta thấy được nguồn dự trữ tại nhà máy rất lớn và tương đối phong phú như vậy nguồn vốn lưu động là lớn vì nó nằm trong lượng hàng tồn kho 2.4 Khâu sử dụng Công ty dựa trên phương pháp định mức thí nghiệm nên việc sử dụng nguyên vật liệu một rất cách hợp lý tiết kiệm không gây lãng phí nó có ý nghĩa trong việc hạ thấp chi phí cho giá thành sản phẩm. Từ những đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu trên cho ta thấy công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty có những đặc điểm riêng nên cũng đã gặp không ít những khó khăn. Hạ thấp chi phí giá thành sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh tăng thêm lợi nhuận đây cũng là mục tiêu phấn đấu của toàn nhà máy toàn công ty. Tuy vậy để quản lý một khối lượng lớn nguyên vật liệu phong phú và đa dạng thì nhà máy công ty phải thực hiện đồng bộ những biện pháp quản lý ở tất cả các khâu thu mua và sử dụng. Đặc biệt là khâu bảo quản và dự trữ có vậy mới đảm bảo đáp ứng cung cấp đầy đủ đúng số lượng của nguyên vật liệu cho sản xuất tạo điều kiện tốt cho nhà máy công ty hoạt động thường xuyên liên tục. Vật liệu nhà máy sử dụng được định mức theo dây chuyền sản xuất và được giám sát chặt chẽ bảo vệ bảo quản và tiết kiệm khi đưa vào sản xuất Công tác quản lý xuất nhập vật liệu ở nhà máy công ty đối với bất cứ một loại vật liệu nào khi nhập xuất điều phải lập đầy đủ các chứng từ hợp lệ theo phương pháp kiểm tra chính xác, đúng chế độ hiện hành và kịp thời @ Thủ tục nhập kho của Nhà máy Sợi – Công ty Dệt Hà Nam Theo chế độ kế toán quy định tất cả các nguyên vật liệu khi về đến nhà máy công ty đều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho theo trình tự - Tại kho: + Cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu +Thủ kho kiêm nhận số thực nhập viết thẻ kho - Tại phòng kế toán: +Kiểm tra chứng từ biên bản kiểm nhận +Vào các hoá đơn chứng từ liên quan, phiếu nhập kho được lập thành 2 liên +Liên 1: Lưu phòng kế toán +Liên 2: Giao cho thủ kho (thủ kho giữa lại và định kỳ cuối tuần nộp lại cho phong kế toán). Giá trị nguyên vật liệu nhập kho tại nhà máy được tính như sau: = x + Công ty Dệt Hà Nam Mẫu số 05-vt Nhà máy Sợi Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá ) Ngày 25 tháng 11 năm 2004 Căn cứ vào HĐ 00309 ngày 24 tháng 11năm 2004 của Nhà máy Sợi Vinh số 39 Đường Nguyễn Văn Trỗi Tp Vinh – Nghệ An Ban kiểm nghiệm g