Đề tài Công tác quản lý và kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải

tài khoản này như sau: TK113 Ghi các khoản tiền đã nộp ngân hàng, kho bạc hoặc chuyển qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng chưa nhận được giấy báo có Kết cấu chuyển vào tài khoản 112 hoặc tài khoản 311 khi nhận được giấy báo có của ngân hàng Số dư tiền đang chuyển hiện có II.4.2 Phương pháp hạch toán tiền đang chuyển - Thu tiền bán hàng hoặc thu nợ của khách hàng bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng, kho bạc thông qua nhập quỹ, cuối kỳ chưa nhận được giấy báo của ngân hàng, kho bạc Nợ TK113-tiền đang chuyển Có TK511-doanh thu bán hàng Có TK131-phải thu khách hàng - Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng đến cuối kỳ chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng Nợ TK113-tiền đang chuyển Có TK111-tiền mặt - Làm thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng, bưu điện thanh toán nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa nhận được giấy báo của đơn vị được thụ hưởng Nợ TK113-tiền đang chuyển Có TK111-tiền mặt - Nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền đang chuyển ở kỳ trước Nợ TK 112-tiền gửi ngân hàng Có TK111-tiền mặt - Nhận được giấy báo về khoản nợ đã được thanh toán Nợ TK331-các khoản phải trả Có TK113-tiền đang chuyển (Sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển xin xem ở phần phụ lục) II.5 Biểu mẫu và sổ sách kế toán Mỗi một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều tự lựa chọncho mình một phương thức tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hoá thông tin kế toán. Lựa chọn được phương thức khoa học, hợp lý sẽ cung cấp thông in đầy đủ, kịp thời, chính xác các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc báo cáo kế toán gửi cấp trên. Hiện nay theo chế độ quy định có 4 hình thức sổ kế toán. Đó là sổ nhật ký chung, sổ kế toán chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký sổ cái, sổ nhật ký chứng từ. Hình thức sổ nhật ký chung sử dụng một số loại sổ sách sau: + Sổ nhật ký đặc biệt: nhật ký thu và chi tiền + Sổ cái các tài khoản 111, 112, 113… + Sổ, thẻ kế toán chi tiết: mở theo yêu cầu quản lý của đơn vị Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ sử dụng một số loại sổ sau: + Chứng từ ghi sổ + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái các tài khoản 111, 112, 113… + Sổ, thẻ kế toán chi tiết (được mở tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị) Hình thức nhật ký sổ cái sử dụng một số loại sổ sau + Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ đó là nhật ký-sổ cái + Sổ kế toán chi tiết: tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Hình thức sổ nhật ký-chứng từ sử dụng một số loại sổ sau: + Nhật ký chứng từ: mở theo bên có của các tài khoản, có thể mở một nhật ký-chứng từ cho một tài khoản hoặc nhiều tài khoản trên một chứng từ có nội dung kinh tế giống nhau. (Kế toán vốn bằng tiền sử dụng nhật ký chứng từ số 1&2) + Bảng kê: là loại sổ dùng để phản ánh bên nợ của các tài khoản, số liệu bảng kê sẽ được tập hợp lại cuối tháng vào một số nhật ký chứng từ liên quan. + Sổ chi tiết + Sổ cái các tài khoản 111, 112, 113… Chương II: THựC TRạNG CÔNG TáC quản lý và kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải Giới thiệu chung về công ty I.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xây dựng và Thương mại Công ty Xây dựng và Thương mại tiền thân là Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải trực thuộc Trường Kỹ thuật và Nghiệp vụ Giao thông Vận tải I-Bộ Giao thông Vận tải, được thành lập ngày 23/2/1991 theo Nghị định 268/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải được thành lập với mục tiêu: - Đảm bảo cơ sở thực tập, rèn luyện kỹ năng tay nghề cho học sinh, đáp ứng mục tiêu đào tạo công nhân lành nghề và cán bộ kỹ thuật theo kế hoạch của Trường. - Bổ sung kinh phí của Trường, tăng vốn tự có để đầu tư xây dựng và kiến thiết trường sở, tăng quỹ phúc lợi nhằm cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên, giáo viên và học sinh. - Góp phần giải quyết việc làm cho số lao động dôi ra ngoài định biên của Trường. Công ty ra đời trong hoàn cảnh hết sức khó khăn. Đây là thời kỳ nước ta đang đẩy mạnh quá trình đổi mới, đặc biệt là quá trình tổ chức sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà nước (từ 12.000 doanh nghiệp Nhà nước xuống còn khoảng 6.000). Sau hơn một năm hoạt động Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải đã khẳng định được vị trí của mình trong cơ chế thị trường. Ngày 14/04/1993 Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải được đổi thành doanh nghiệp Nhà nước với tên gọi “Xí nghiệp Thi công Cơ giới Công trình Giao thông” theo Quyết định số 694/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải. Sau khi thành lập, Xí nghiệp có đủ tư cách pháp nhân để hoạt động và liên tục làm ăn có hiệu quả, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Ngày 13/09/1996 Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải quyết định tách chuyển nguyên trạng doanh nghiệp Nhà nước-“Xí nghiệp Thi công Cơ giới Công trình Giao thông” về trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải và đổi thành tên gọi Công ty Xây dựng và Dịch vụ tổng hợp theo Quyết định số 2422 QĐ/TCCB-LĐ. Về trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải, Công ty tuy có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển và liên tục phát triển với tốc độ cao trên tất cả mọi mặt, được lãnh đạo Bộ giao thêm nhiệm vụ, đồng thời đổi tên thành Công ty Xây dựng và Thương mại theo Quyết định số 1561/1998/QĐ/TCCB-LĐ ngày 24/06/1998. Trong những năm qua mặc dù có rất nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường song Công ty vẫn đứng vững và phát triển với chiến lược mở rộng thị trường, thu nhận nhiều cán bộ có năng lực giỏi về làm chuyên môn. Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật thành thạo, năng động, có đội ngũ công nhân lành nghề qua nhiều năm công tác và tích luỹ được nhiều kinh nghiệm trên nhiều lĩnh vực kinh tế và xã hội. Công ty Xây dựng và Thương mại có trụ sở chính tại 46 Võ Thị Sáu-Thanh Nhàn-Hai Bà Trưng-Hà Nội Điện thoại:6250950 Fax: 84-4-6250437 Tài khoản VND: 710A-00033 Tài khoản ngoại tệ: 710A-00033 Tại Ngân hàng Công thương khu vực Ba Đình-Hà Nội Công ty là đơn vị tự tổ chức và hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ. I.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải Công ty Xây dựng và Thương mại hoạt động trên một địa bàn rất rộng, lĩnh vực hoạt động cũng rất đa dạng, phong phú. Bao gồm các nhóm công việc sau: - Xây dựng công trình giao thông - Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn - Sản xuất vật liệu xây dựng - Xây dựng công trình dân dụng - Dịch vụ nhà khách (bao gồm cả ăn ở, đi lại, vận chuyển khách hàng đến sân bay, từ sân bay về nhà khách, dịch vụ hộ chiếu, visa) - Xuất nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị nội thất, hàng tiêu dùng - Xuất khẩu lao động - Lắp ráp xe gắn máy hai bánh, sửa chữa tân trang xe gắn máy hai bánh, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, dịch vụ vận tải hàng hoá - Bóc đất đá, san lấp mặt bằng, xây dựng công trình thuỷ lợi I.3 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty Xây dựng và Thương mại Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty được xem như là một hệ thống. Các bộ phận trong hệ thống này có chức năng, quyền hạn khác nhau nhưng mọi hoạt động của từng bộ phận đều hướng tới mục tiêu chung về quản lý sản xuất của cả hệ thống. Theo Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty thì cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm: Ban Giám đốc Bộ máy giúp việc Các đơn vị sản xuất I.3.1. Ban Giám đốc Thành phần Ban Giám đốc của Công ty gồm một Giám đốc và bốn Phó Giám đốc. Nhiệm vụ chính của Ban Giám đốc là điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất của Công ty. Trong Ban Giám đốc thì Giám đốc đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm, chỉ huy toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó Giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ huy một số phòng thông qua các Trưởng phòng. Bốn Phó Giám đốc có nhiệm vụ trực tiếp chỉ đạo các bộ phận được phân công uỷ quyền và giúp việc cho Giám đốc. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và khách hàng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như hoạt động của các nhân viên cấp dưới. I.3.2. Bộ máy giúp việc Bộ máy giúp việc Văn phòng, các Phòng, Ban chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc quản lý và điều hành côngviệc phù hợp với điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. - Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nước cũng như của Công ty, các chỉ thị, mệnh lệnh của Ban Giám đốc. - Tham gia đề xuất với Ban Giám đốc Công ty những chủ trương, biện pháp tăng cường công tác quản lý sản xuất kinh doanh và giải quyết những khó khăn vướng mắc trong Công ty theo quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các Phòng, Ban trong Công ty Xây dựng và Thương mại I.3.2.1 Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật Chịu trách nhiệm về các thủ tục ký hợp đồng kinh tế, lập kế hoạch sản xuất, cung ứng vật tư, vốn cho công trình, nghiệm thu-thanh toán với bên A, hướng dẫn các đơn vị thi công, lập thiết kế tổ chức thi công, hồ sơ thanh-quyết toán, hồ sơ hoàn công, dự toán, theo dõi chất lượng công trình, lập các hồ sơ đấu thầu, quản lý hồ sơ thi công, báo cáo lên Giám đốc Công ty tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ thiết bị của Công ty và tổ chức khai thác các thiết bị đó, giám sát tình hình sử dụng vật tư ở các đơn vị sản xuất, lập kế hoạch điều phối máy cho sản xuất, kế hoạch sản xuất, sửa chữa, bảo dưỡng máy và tính toán khấu hao. I.3.2.2 Phòng Kế toán-Tài vụ Giám sát tình hình thu chi của các đội thi công của Công ty thông qua ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo theo quy định của Nhà nước về chế độ quản lý tài chính trong doanh nghiệp, thừa lệnh Giám đốc quản lý và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả, tổ chức huy động vốn cho sản xuất của Công ty, tham mưu cho Giám đốc về vấn đề liên quan đến chức năng, quyền hạn của mình. I.3.2.3 Phòng Tổ chức-Lao động tiền lương Quản lý lao động và tiền lương của các cán bộ công nhân viên trong Công ty, theo dõi giám sát tình hình lao động tiền lương của các đội sản xuất, lập kế hoạch lao động tiền lương và tham mưu cho Giám đốc các vấn đề có liên quan Đảm bảo, bảo quản công văn giấy tờ, con dấu và khánh tiết của Công ty Phụ trách công tác tổng hợp như tổ chức hành chính, bảo vệ, đời sống.. I.3.2.4 Phòng Kinh doanh và xuất-nhập khẩu Có nhiệm vụ định hướng, lập kế hoạch về xuất nhập khẩu Mở rộng quan hệ, tìm kiếm thị trường trong và ngoài nước Kiểm tra các thủ tục xuất nhập khẩu Xét các phương án xuất nhập khẩu, tham mưu cho ra quyết định Cùng với Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật lập dự án, nhập máy móc, thiết bị cho Công ty. I.3.3 Các đơn vị sản xuất Là các đơn vị trực thuộc Công ty, trực tiếp tiến hành hoạt động sản xuất. Chịu sự chỉ đạo của Ban điều hành Công ty. Thành phần gồm có 4 Xí nghiệp Xây dựng và Kinh doanh tổng hợp, 1 Chi nhánh, 11 Đội công trình a. Xí nghiệp Xây dựng Giao thông số 1 Trụ sở: 17 Hoàng Văn Thái-Thanh Xuân-Hà Nội Nhiệm vụ chủ yếu: Xây dựng công trình giao thông b. Xí nghiệp Xây dựng và Dịch vụ tổng hợp Trụ sở: 80 Trần Hưng Đạo (trong Cơ quan Bộ Giao thông Vận tải) Nhiệm vụ chủ yếu: - Xây dựng công trình giao thông dân dụng - Dịch vụ nhà khách phục vụ Văn phòng Bộ Xuất khẩu lao động và làm một số dịch vụ khác c. Xí nghiệp Sản xuất hàng xuất nhập khẩu và Kinh doanh tổng hợp Trụ sở: 405 Giải Phóng-Thanh Xuân-Hà Nội Nhiệm vụ chủ yếu: - Xuất nhập khẩu và kinh doanh hàng hoá, máy móc, thiết bị - Khai thác than tại Quảng Ninh d. Xí nghiệp Xây dựng công trình và Xuất khẩu lao động Trụ sở: A18 Nguyên Hồng-Đống Đa-Hà Nội Nhiệm vụ chủ yếu: - Xuất khẩu lao động Xây dựng công trình dân dụng và giao thông e. Xí nghiệp Kinh doanh xuất nhập khẩu (trực thuộc Chi nhánh phía Nam) Trụ sở: 92 Nam Kỳ Khởi Nghĩa-Quận I-TP.HCM Nhiệm vụ chủ yếu: Xuất nhập khẩu hàng hoá, thiết bị g. Các đội công trình: gồm 10 đội công trình hoạt động rải rác trên hầu hết các tỉnh của cả nước. I.4 Tổ chức kế toán của Công ty Xây dựng và Thương mại I.4.1 Tổ chức phần hành kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thành một hệ thống đầy đủ với những thành phần riêng biệt nhằm tổ chức, quản lý tài chính-vốn kinh doanh của công ty. Phòng Kế toán-tài vụ có chức năng theo dõi chi tiết, tổng hợp tất cả các nguồn thu-chi liên quan đến vốn bằng tiền và lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hoặc cuối niên độ kế toán nhằm cung cấp thông tin về chi phí, giá thành, lãi lỗ... một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác cho công tác quản trị tại công ty. Từ đó ban lãnh đạo công ty sẽ có những quyết định chính xác hơn cho việc phát triển kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán của công ty với từng chức năng riêng biệt được tổ chức một cách tập trung. Kế toán trưởng và các nhân viên của mình cùng làm việc trong một không gian với cách bố trí vị trí cuả từng thành viên hết sức hợp lý. Mọi người có thể kiểm tra, trao đổi thông tin với nhau. Không khí cởi mở, chan hoà và thân mật bao trùm toàn bộ phòng. Do đó hiệu quả làm việc rất cao. Phòng Kế toán-tài vụ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Bộ máy kế toán gồm 13 người, bao gồm: 1 trưởng phòng kiêm kế toán trưởng và các nhân viên kế toán chuyên quản. Như vậy, ta thấy bộ máy kế toán của công ty có phần nào cồng kềnh. Nhưng do đặc điểm kinh doanh, thương mại, xây dựng của công ty hết sức rộng lớn và phức tạp do đó việc phân chia thành từng phần hành với một đội ngũ tương đối lớn là cần thiết. Do đó, đòi hỏi phải có đội ngũ chuyên môn, kế toán viên năng động, hiệu quả. Ta có sơ đồ bộ máy kế toán của công ty như sau I.4.2 Hình thức kế toán áp dụng Công ty Xây dựng và Thương mại là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải. Do đó, hệ thống tài khoản kế toán của công ty đã và đang sử theo QĐ1141/BTC. Hình thức sổ sách kế toán được áp dụng trong công ty là hình thức chứng từ ghi sổ. Bao gồm các loại sổ sau: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các tài khoản Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Định kỳ mở sổ cái là một năm. Định kỳ ghi sổ cái là một tháng. Sổ, thẻ kế toán chi tiết được mở theo dõi chi tiết từng đối tượng có liên quan tới nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản tương ứng. II. Công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại II.1 Đặc điểm lưu chuyển tiền tệ tại công ty Công ty Xây dựng và Thương mại hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực và địa bàn hoạt động cũng rất đa dạng: xây lắp, sản xuất công nghiệp, hoạt động xuất nhập khẩu (trong đó bao gồm cả xuất khẩu lao động), dịch vụ tổng hợp. Bởi vậy, lượng tiền luân chuyển trên các tài khoản vốn bằng tiền cũng rất đa dạng và phong phú. Do hoạt động của công ty đa dạng, liên quan đến cả hoạt động xuất nhập khẩu nên lượng tiền lưu chuyển trong công ty diễn ra liên tục, phát sinh nhiều ngoại tệ. Có thể khái quát lưu chuyển vốn bằng tiền trong công ty như sau: Hoạt động sản xuất kinh doanh + Dòng thu + Dòng chi Hoạt động xuất nhập khẩu + Dòng thu + Dòng chi Hoạt động đầu tư + Dòng thu + Dòng chi Hoạt động tài chính + Dòng thu + Dòng chi Số dư đầu kỳ Số dư cuối kỳ Cụ thể như sau: II.1.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh * Dòng thu: Thu bán hàng (bán cấu kiện bê tông, vật liệu xây dựng…) Thu từ các công trình xây dựng dân dụng Thu từ nợ phải thu Các khoản thu khác * Dòng chi Các khoản phải trả cho người bán Các khoản phải trả cho công nhân viên Các khoản phải trả cho nhà nước Các khoản nợ phải trả Các khoản phải trả khác II.1.2 Hoạt động xuất nhập khẩu * Dòng thu Thu bán vật tư, máy móc thiết bị, thiết bị nội thất, hàng tiêu dùng Thu lệ phí xuất khẩu lao động Thu từ nợ phải thu Các khoản thu khác * Dòng chi Các khoản phải trả cho nhà xuất khẩu Các khoản thuế phải nộp Các khoản nợ phải trả Các khoản phải trả khác II.1.3 Hoạt động đầu tư * Dòng thu Thu hồi từ các khoản đầu tư Lãi đầu tư vào các đơn vị khác Thu do bán tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định.. * Dòng chi Đầu tư vào các đơn vị khác Mua sắm tài sản cố định II.1.4 Hoạt động tài chính * Dòng thu Tiền thu do đi vay Tiền thu do nhận góp vốn Tiền thu từ lãi tiền gửi * Dòng chi Tiền trả nợ vay Tiền hoàn vốn cho chủ sở hữu Chi hoạt động tài chính II.2 Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền trong công ty Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được lập thành các chứng từ. Các chứng từ này sau khi đã được hợp thức hoá (đủ dấu, chữ ký của những người có liên quan ..) sẽ trở thành chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty và là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phát sinh bao gồm: Thông tư kèm hợp đồng, biên bản thanh toán, thanh lý Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ khách hàng Các văn bản đã được ký duyệt về việc chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ, hoá đơn liên quan. * Trình tự luân chuyển của phiếu thu Người nộp tiền kế toán thanh toán kế toán trưởng thủ quỹ kế toán tổng hợp bảo quản lữu trữ viết phiếu thu, ký, họ tên ký họ tên thu tiền ghi sổ quỹ, ký, họ tên ghi chi tiết, sổ cái tài khoản tiền mặt * Trình tự luân chuyển của phiếu chi Người nhận tiền kế toán thanh toán kế toán trưởng thủ quỹ kế toán tổng hợp bảo quản lữu trữ viết phiếu chi ký họ tên Kiểm tra, duyệt, ký họ tên Chi tiền, vào sổ quỹ, ký họ tên Vào sổ chi tiết, sổ cái TK111 thủ trưởng đơn vị ký họ tên, duyệt Theo nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ thì khi kế toán viên lập phiếu thu, chi, được kế toán trưởng và cấp trên ký duyệt tức là chứng từ đã được hoàn tất, kế toán viên có đầy đủ căn cứ để cập nhật số liệu vào chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên, để đảm bảo độ chính xác cao, tránh những sai xót có thể xảy ra, kế toán tiền mặt chỉ hạch toán vào sổ khi thủ quỹ đã thực hiện xong việc xuất, nhập tiền theo nội dung của phiếu. Đảm bảo chính xác hơn, thường sau mỗi ngày có phát sinh tiền mặt tại quỹ thì kế toán tiền mặt và thủ quỹ sẽ thực hiện đối chiếu chứng từ xem có trùng khớp nhau không. Làm như vậy cuối kỳ kiểm kê kế toán tiền mặt và thủ quỹ sẽ đỡ vất vả hơn trong việc tính toán và xử lý chênh lệch đó. Đó là công việc hạch toán tiền mặt tại quỹ. Còn đối với hạch toán tiền gửi ngân hàng thì căn cứ ghi sổ là phần số liệu phản ánh trên sổ số dư khách hàng, còn gọi là sổ phụ ngân hàng. Có thể thấy được mối quan hệ thông tin chính giữa kế toán công ty và kế toán ngân hàng là sổ phụ ngân hàng. Mọi phát sinh tăng giảm nội tệ, ngoại tệ trên tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty đều được phản ánh chi tiết ở phần nợ, có ở sổ phụ ngân hàng. Kế toán tiền gửi sẽ chỉ căn cứ vào số liệu trên sổ và các chứng từ hợp lệ đi kèm để hạch toán và cập nhật vào chứng từ ghi sổ. Như vậy thời gian luân chuyển chứng từ ban đầu đến khi hạch toán tiền gửi thường diễn ra từ 1-2 ngày, tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán và cách làm việc của kế toán công ty và kế toán ngân hàng. Cuối kỳ kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ theo đối tượng quản lý (thu tiền mặt, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cái. Chứng từ kế toán sau khi được sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và vào sổ kế toán chi tiết sẽ được tập hợp và đưa vào lưu trữ như sau: một bản sẽ được lưu trữ trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản được đóng lại thành tập và lưu trữ kèm với sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ ghi sổ được đóng lại thành tập theo từng quý và trình tự số, mỗi tập có một bìa ghi. Chứng từ ghi sổ Quý … năm 200… Từ số…. đến số…. Các chứng từ được lưu trữ, bảo quản, hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra huỷ. Thực tế cho thấy, chứng từ luân chuyển trong Công ty Xây dựng và Thương mại hết sức chặt chẽ và hợp lý, tuân thủ đúng nguyên tắc. Bằng những xác nhận và chữ ký của Ban Giám đốc, trưởng bộ phận có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và bộ phận kế toán đã kiểm soát được một cách chặt chẽ những khoản thu, chi liên quan đến vốn bằng tiền của công ty, tránh được tình trạng làm việc quan liêu, thu chi bừa bãi, làm ảnh hưởng đến vốn kinh doanh. Bên cạnh đó còn giúp cho việc quản lý tài chính của cấp trên tốt hơn khi đã nắm rõ được tình hình hoạt động và hiệu quả làm việc của các bộ phận trong công ty. II.3 Hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải II.3.1 Hạch toán tiền mặt tại quỹ Tiền mặt tại quỹ của công ty dùng để trả lương, thưởng cho các cán bộ, công nhân viên trong công ty và để chi tiêu mua sắm.. tuỳ thuộc vào thời kỳ phát sinh và kế hoạch chi tiêu mà xác định lượng tiền tồn quỹ. Nếu có nhu cầu phát sinh lớn, kế toán tiền mặt sẽ viết séc để thủ quỹ đi rút tiền ở ngân hàng. Trong hoạt động hàng ngày của công ty, phát sinh những dòng tiền thu, chi. Nếu tiền mặt tại quỹ quá lớn thì thủ quỹ sẽ xin ý kiến kế toán trưởng, tuỳ thuộc vào kế hoạch chi tiêu sắp tới để gửi bớt tiền vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty. Để theo dõi tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ, kế toán sử dụng TK111-“tiền mặt” để hạch toán. công ty sử dụng các tài khoản cấp 2 sau: TK1111: tiền Việt Nam TK1112: tiền ngoại tệ TK1113: thẻ visa TK1114: ngân phiếu Hàng ngày, căn cứ vào các kế hoạch thu, chi, các hợp đồng… kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu, chi tương ứng theo mẫu của công ty. * Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt chủ yếu là từ các hoạt động thu như doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ, thu từ nợ phải thu… khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu trình kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, sau đó kế toán tiến hành định khoản vào chứng từ ghi sổ. Phiếu thu của công ty có một số loại như sau: Phiếu thu tiền mặt VND Phiếu thu tiền mặt USD Phiếu thu ngân phiếu VND Phiếu thu được lập thành 3 liên, một được lưu tại bảng tổng hợp chứng từ gốc, một được đính kèm trong sổ quỹ “thu tiền mặt”, một do người nộp tiền giữ. Sau khi thủ quỹ thu tiền, kế toán tiền mặt tiến hành vào chứng từ ghi sổ: Nợ TK111 (1112, 1113, 1114): tiền mặt Có TK112: rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt Có TK511: doanh thu bán hàng Có TK131: thu các khoản nợ phải thu của khách hàng * Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm tiền mặt Khi nhận được các văn bản đề nghị chi trả, các lệnh ghi giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng… đã hợp lệ, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi, chuyển cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ. Phiếu chi bắt buộc phải có chữ ký của giám đốc. Nguyên tắc này giúp kiểm soát được các khoản chi, đảm bảo thực hiện đúng chế độ. Sau khi thủ quỹ chi tiền và người nhận tiền đã ký nhận, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành vào chứng từ ghi sổ Các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt trong quỹ Nợ TK112: tiền gửi vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK331: trả tiền cho người cung cấp Nợ TK334: trả lương cho công nhân viên Nợ TK141: chi tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác Nợ TK152, 153, 156: mua vật tư, hàng hoá Nợ TK211: chi tiền mua sắm tài sản cố định Có TK111 (1111, 1112, 1113, 1114) Trong tháng 1 năm 2002 ở Công ty phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt như sau: Rút tiền gửi ngân hàng về qũy tiền mặt: 20.000.000 đồng Giấy đề nghị xin tạm ứng của cán bộ Hoa, số tiền: 10.000.000 đồng Thu tiền bán sản phẩm cho khách hàng: 15.000.000 đồng Thu tiền của công ty A: 30.000.000 đồng Chi tiền lương kỳ I cho công nhân viên: 40.000.000 đồng Kế toán tiền mặt căn cứ vào số thu thực tế lập phiếu thu theo mẫu số 01-TT ban hành theo quyết định 186 TC/CĐKT ngày 14.3.1995 của Bộ Tài chính. (Mẫu phiếu thu xin xem ở phần phụ lục). Đối với phiếu chi, trước khi lập kế toán phải kiểm tra nội dung, tính hợp lý, hợp pháp và được sự phê chuẩn của giám đốc công ty cùng kế toán trưởng để lập phiếu chi theo mẫu số 01-TT ban hành theo quyết định 186 TC/CĐKT ngày 14.3.1995 của Bộ Tài chính. (Mẫu phiếu chi xin xem ở phần phụ lục). Sau khi thủ quỹ đã thực hiện việc thu, chi tiền mặt, hàng ngày kế toán vốn bằng tiền tiến hành vào sổ chứng từ ghi sổ các chứng từ gốc có cũng nội dung kinh tế. Mẫu chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ (thu tiền mặt) Côngty XD-TM Bộ GTVT Ngày01/01/2002 Số 0011 Nợ TK111 Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền(1000đ) Ghi chú Nợ Có -Thu tiền mặt ngày 01/01 +Rút tiền ở Ngân hàng +Bán hàng +Thu của công ty A 111 112 511 131 20.000 15.000 30.000 Cộng 65.000 Kèm theo 3 chứng từ gốc Kế toán trưởng người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên) Chứng từ ghi sổ (chi tiền mặt) Côngty XD-TM Bộ GTVT Ngày01/01/2002 Số 0011 Có TK111 Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền(1000đ) Ghi chú Nợ Có -Chi tiền mặt ngày 01/01 +Tạm ứng + Chi lương 141 334 111 10000 40000 Cộng 50.000 Kèm theo 2 chứng từ gốc Kế toán trưởng người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi các chứng từ ghi sổ được lập xong, kế toán phải kiểm tra lại để đảm bảo tính chính xác của số liệu đã phản ánh trên đó, sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ và ghi sổ cái tài khoản. Ví dụ ngày 02.01.2002 có thêm một chứng từ ghi sổ số 0012 với tổng phần thu là 35.000.000 đồng; tổng phần chi là 49.000.000 đồng. Kế toán lập sổ đăng ký chứng từ như sau: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 01 năm 2002 Chứng từ ghi sổ Số tiền (1000đ) Ghi chú Só Ngày 0011 0011 0012 0012 01/01