Đề tài Công tác tổ chức kế toán bán hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Bảo Lâm

buôn các dịch vụ bán lẻ Phòng xuất nhập khẩu Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Ban giám đốc Bộ máy quản lý của công ty cổ phần XNK Bảo Lâm được tổ chức theo kiểu phân cấp. Đứng đầu là Giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc, bên cạnh đó còn có đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị và ban kiểm soát để giám sát các hoạt động của giám đốc và công ty. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, đại hội đồng cổ đông mỗi năm họp một lần khi kết thúc năm tài chính nhằm quyết định phương hướng, nhiệm vụ phát triển của công ty, thảo luận và thông qua bảng tổng kết tài chính cuối năm, quyết định số lợi nhuận trích lập các quỹ của công ty, số lợi nhuận chia cho các cổ đông ... Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty. Đứng đầu hội đồng quản trị của công ty là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc công ty. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Nhà nước và các cổ đông trong việc thực hiện chức năng quản lý mọi hoạt động của công ty. Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc để quản lý công ty. Giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là người trực tiếp điều hành, quyết định mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời là người chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật. Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ. Các phó giám đốc thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất các biện pháp cùng giám tổ chức thực hiện tốt các mục tiêu và biện pháp đề ra, đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác hành chính , làm công tác đoàn thể. Ngoài ra, phó giám đốc là người thay mặt giám đốc giải quyết các công việc trong toàn công ty khi có sự uỷ quyền của giám đốc. Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện công tác quản lý lao động và đơn giá tiền lương, thực hiện chế độ chính sách với người lao động, phối hợp với các phòng ban lập dự án sửa chữa, mua sắm tài sản, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động. Phòng kế toán tài vụ: có trách nhiệm quản lý toàn bộ số vốn của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán của nhà nước. Kiểm tra thường xuyên các khoản chi tiêu của công ty, tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả vốn để bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh. Thông qua việc giám đốc bằng tiền, kế toán giúp giám đốc nắm bắt toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phân tích hoạt động hàng tháng để chủ động trong sản xuất kinh doanh, chống thất thu, tăng thu , giảm chi, tăng lợi nhuận, tạo thêm nguồn vốn cho công ty. Cuối tháng, tập hợp số liệu lập các báo cáo kế toán. Phòng xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tìm nguồn hàng, nghiên cứu thị trường, từ đó tiến hành nghiên cứu, trình giám đốc các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá với đối tác nước ngoài. Tổ chức theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tình hình vận chuyển hàng hoá và nhận hàng tại cảng đưa về kho của công ty một cách an toàn. Phòng kế hoạch vật tư: tham mưu cho giám đốc kế hoạch tiếp nhận vật tư, tiêu thụ hàng hoá theo hợp đồng hoặc tự khai thác tiêu thụ, lập kế hoạch vận chuyển và dịch vụ vận chuyển đến tận nơi khách hàng theo yêu cầu. Phòng nông lâm: chuyên sản xuất và kinh doanh các loại giống cây trồng phục vụ nông nghiệp, cây cảnh sinh thái. Cửa hàng bán buôn: có nhiệm vụ tiếp cận hàng hoá do công ty giao cho, báo cáo sổ hàng tháng quyết toán với công ty. Các cửa hàng, dịch vụ bán lẻ: gồm 45 điểm dịch vụ bán lẻ, trung bình 2 điểm trên một xã, có nhiệm vụ giới thiệu và trực tiếp bán hàng, thu tiền. Việc tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý nói trên vừa đảm bảo quản lý tập trung thống nhất đồng thời phát huy tinh thần chủ động sáng tạo của thành viên trong công ty từ đó có thể hạn chế tối đa những khó khăn trong việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh, tạo ra sự năng động nhạy bén để từ đó có thể chiếm lĩnh và làm chủ thị trường. Để có sự phát triển đó, công ty đã không chỉ phát huy sáng tạo, nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn thể hiện rõ ý trí tự lực tự cường của mình. Trong thời kỳ đổi mới của cơ chế quản lý thì bất cứ một hướng đi sai lệch nào có thể dẫn tới sự phá sản của công ty theo quy luật đào thải của nền kinh tế thị trường. Chính vì lẽ đó, ban lãnh đạo công ty đã rất cố gắng trong việc thiết lập một bộ máy quản lý có hiệu quả cũng như thúc đẩy hoạt động kinh doanh để thu được lợi nhuận cao nhất cho công ty. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty 2.1.4.1. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán là tập hợp những cán bộ, nhân viên kế toán cùng với những phương tiện kỹ thuật tính toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của công ty. Bộ máy kế toán phải thực hiện nhiều khâu công việc kế toán (phần hành kế toán). Do đó cần phải chia ra nhiều bộ phận, thực hiện theo từng phần cụ thể. Việc phân chia này tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và khối lượng nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để bố trí cho phù hợp. Để tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào loại hình tổ chức công tác kế toán mà doanh nghiệp vận dụng, đồng thời phải phù hợp với phân cấp quản lý cũng như yêu cầu về trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Do vậy việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trong để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần XNK Bảo Lâm như sau Kế toán trưởng KT bán hàng & xđkq KT thống kê, TSCĐ KT thanh toán KT vật tư, hàng hoá KT vốn bằng tiền KT tổng hợp Thủ quỹ KTV các đvị, CH,trực thuộc Kế toán trưởng: (KTT) có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ máy kế toán, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện ghi chép kế toán, điều hành, hướng dẫn các kế toán viên trong công tác hạnh toán kế toán. - Kế toán tổng hợp: giúp việc cho kế toán trưởng, có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu báo cáo của từng bộ phận, làm cân đối, lập bảng tổng kết tài sản, báo cáo tài chính gửi lên cấp trên. Kế toán vốn bằng tiền: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ vốn hiện có của công ty và tình hình biến động của vốn bằng tiền. Kế toán thanh toán: ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ kế toán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán để đôn đốc và thanh toán kịp thời tránh ứ đọng vốn. Kế toán vật tư hàng hoá : theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tư hàng hoá, tính giá thực tế của hàng nhập, xuất trong kì, mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết tính toán chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho. Kế toán tài sản cố định : có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định và công cụ dụng cụ, báo cáo, lập hồ sơ thanh toán tài sản cố định. Kế toán bán hàng và xác định kết quả : có nhiệm vụ ghi chép, tính toán doanh thu đã đạt được và xác định kết quả kinh doanh của công ty. Kế toán ở các đơn vị cửa hàng trực thuộc: có nhiệm vụ tập hợp chứng từ, sổ sách, lập báo cáo bán hàng gửi lên phòng kế toán của công ty. Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt và lập báo cáo các quỹ theo yêu cầu của công ty. Với cách sắp xếp bố trí nhân viên trong phòng kế toán như vậy đã tạo cho bộ máy kế toán của công ty hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ, đạt hiệu quả cao, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán đồng thời đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc kinh doanh mà cụ thể là trong việc tiêu thụ hàng hoá. 2.1.4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty CP-XNK Bảo Lâm được tổ chức theo hình thức tập trung với một phòng kế toán đặt tại công ty. Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ phụ trách toàn bộ công tác kế toán từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ, tính toán, lập báo cáo tài chính cũng như kiểm tra công tác kế toán. Công ty tiến hành tổ chức hạch toán kế toán theo qui định của luật kế toán đã được Quốc hội khoá XI thông qua ngày 17/06/2003 và Chủ tịch nước công bố ngày 26/06/2003 và có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2004. Và chế độ kế toán mà công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ban hành 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán : bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là : Đồng VN và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : Quy đổi theo tỷ giá của ngân hàng tại thời điểm hạch toán. Hình thức sổ kế toán áp dụng : Chứng từ ghi sổ. Và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Công ty cổ phần XNK Bảo Lâm như sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra. Phương pháp kế toán TSCĐ: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: đánh giá theo quyết định số 28/QĐUB ngày 06/01/1995. + Phương pháp khấu hao : Trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo QĐ 206/2003/QĐ BTC ngày 12/12/2003 Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Đánh giá theo giá trị thực tế ghi trên hoá đơn mua hàng. + Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bộ sổ kế toán tại công ty: + Sổ chi tiết : bao gồm :Sổ chi tiết thành phẩm hàng hoá; Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá thành phẩm; Sổ chi tiết bán hàng; Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán; Sổ chi tiết CPBH, CP QLDN; Sổ chi tiết thuế GTGT. + Sổ tổng hợp: Bảng kê, báo cáo bán hàng, Bảng kê hàng hoá xuất kho, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và mua ngoài, tờ khai thuế. 2.2. Tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần XNK Bảo Lâm 2.2.1. Đặc điểm tiêu thụ ở công ty Công ty cổ phần XNK Bảo Lâm có quy mô hoạt động tương đối lớn. Thị trường tiêu thụ của công ty rộng khắp từ Bắc tới Nam, công ty có rất nhiều các kho chứa hàng hóa để thuận tiện cho quá trình tiêu thụ hàng hoá. Ngoài thị trường trong nước, công ty còn có các bạn hàng nước ngoài do đó doanh thu tiêu thụ hàng hoá của công ty là rất lớn. Tuy vậy, cũng như các công ty và doanh nghiệp khác, Công ty cổ phần XNK Bảo Lâm phải chịu áp lực cạnh tranh rất gay gắt trên thị trường. Để tồn tại và phát triển được thì công ty đã áp dụng rất nhiều biện pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ như đa dạng hoá các phương thức thanh toán, các phương thức bán hàng, giảm chi phí trung gian... 2.2.2.Các phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng mà công ty đang áp dụng Hiện nay công ty cổ phần XNK Bảo Lâm đang áp dụng các phương pháp bán hàng chủ yếu sau: Phương thức bán buôn hàng hoá trực tiếp qua kho Bán lẻ hàng hoá thu tiền trực tiếp. Việc giao hàng thường theo thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nên hàng xuất bán được xác định là tiêu thụ ngay. Ngoài việc lựa chọn các phương thức bán hàng phù hợp, công ty cũng quan tâm đến các phương thức thanh toán sao cho thuận tiện và đơn giản nhất như: Bán hàng thu tiền ngay: Trường hợp này khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng, thanh toán bằng ngân phiếu... Phương thức này chủ yếu áp dụng đối với khách hàng mua lẻ với số lượng ít. Tuy nhiên vẫn có trường hợp khách hàng mua buôn với khối lượng lớn nhưng không thường xuyên thì phải thanh toán ngayhoặc cũng có những khách hàng thường xuyên nhưng thanh toán luôn tiền hàng. Trường hợp này thì thời điểm thu tiền trùng với thời điểm hàng được xác định là tiêu thụ. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì chứng từ ban đầu mà kế toán phải lập là phiếu thu tiền. Đơn vị : Cty CPXNK Bảo Lâm Mẫu số 01- TT Địa chỉ :Khối 1- TT Long Biên ( QĐ số 1141 - TC/ QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC ) PHIẾU THU Quyển số : 3 Ngày 11 tháng 12 năm 2005 Số: 0371 Nợ : TK 111 Có : TK 511 Họ tên người nộp tiền : Bà Hoàng Thị Hương Địa chỉ : Long Biên - Hà nội Lý do nộp : Tiền mua hàng Số tiền: 500.000đ (viết bằng chữ)(Năm trăm ngàn đồng chẵn) Kèm theo.............................Chứng từ gốc...................................... Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ)................................................. Ngày 11 tháng 12 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (ký tên, đóng dấu) (Ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ( vàng bạc, đá quỹ):................................................ + Số tiền quy đổi:............................................................................... Phiếu thu được kế toán lập thành 3 liên: + Liên 3 : giao cho khách hàng + Liên 1,2 : Lưu tại công ty Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì chứng từ ban đầu là bảng kê nộp séc và phiếu thu séc, khi công ty thu được séc thì phải nộp vào ngân hàng mà công ty mở tài khoản chậm nhất là 3 ngày sau khi nhận được séc. Phiếu thu séc lập thành 2 liên : + Liên 1 : Lưu tại công ty + Liên 2 : Khách hàng giữ Bảng kê nộp séc : lập 3 liên : ngân hàng giữ 2 liên, ngân hàng ký trả công ty một liên. Khi ngân hàng nhận tiền chuyển vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về công ty. Khi nhận được giấy báo có, kế toán sẽ phản ánh số tiền đó vào tài khoản có liên quan. Phiếu thu séc như phiếu thu tiền mặt. Đơn vị: Cty CP_XNK BẢNG KÊ NỘP SÉC Số : 17 Bảo Lâm ngày 17 tháng 12 năm 2005 Phần do ngân hàng ghi Tên người thụ hưởng: CTCPXNKHA TK ghi nợ.................. Số hiệu TK : 421101- 000045 TK ghi có.................. Tại ngân hàng NN và PTNN Long Biên STT Số séc Tên người phát hành séc Tài khoản người phát hành séc Tên đơn vị thanh toán Mã hiệu:137 Số tiền AR186717 CTVTKTNo Bắc Giang 421101- 000417 NHNo Bắc Giang 3.0000.000.000 Cộng 3.000.000.000 Tổng số tiền bằng số: 3.000.000.000 Tổng số tiền( viết bằng chữ) : Ba tỷ đồng chẵn. Ngày 17 tháng 12 năm 2005 Đã nhận đủ 01 tờ séc của ông(bà) Vân Số TK : 01 tại NHNo Long Biên Đơn vị nộp séc Đơn vị thanh toán Đơn vị thu hộ ngày (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) - Bán hàng chịu: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng phần lớn quen biết có ký hợp đồng lâu dài và có uy tín. Để khuyến khích tiêu thụ hàng hoá và giữ bạn hàng, công ty cho họ trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định. Thời điểm thu được tiền không trùng lặp với thời điểm hàng được xác định là tiêu thụ. Khách hàng ứng trước tiền hàng: Khách hàng có thể ứng trước tiền ra để đặt mua một số mặt hàng, doanh thu trong trường hợp này là khi công ty xuất hàng hoá cho khách hàng. Với những phương thức bán hàng này giúp cho hàng hoá của công ty có thể được tiêu thụ nhanh chóng đảm bảo thu hồi vốn cho công ty.Tuy nhiên với các phương thức này đòi hỏi công ty cần phải quản lý chặt chẽ để tránh bị thất thoát vốn. 2.2.2.Kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần XNK Bảo Lâm 2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng Chứng từ và tài khoản sử dụng: Để phản ánhdoanh thu bán hàng và tình hình thanh toán giữa công ty với khách hàng, kế toán sử dụng các chứng từ: + Hoá đơn GTGT + Phiếu xuất kho + Hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại + Phiếu thu, Giấy báo của ngân hàng... Kế toán sử dụng TK 511 - "Doanh thu bán hàng" để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài khoản 511 được mở chi tiết thành TK511.1- "Doanh thu bán hàng hoá"; TK 511.2 - "Doanh thu vận chuyển , xếp dỡ lưu kho", TK131 - Doanh thu dịch vụ. Tuy nhiên do em chọn đề tài là doanh thu hàng hoá cho nên em chỉ đề cập đến TK 511.1 - Doanh thu bán hàng hoá. Việc theo dõi doanh thu còn được thực hiện trên sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng vừa theo dõi được doanh thu vừa theo dõi được số lượng mặt hàng trong từng hoá đơn GTGT. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK có liên quan khác như: TK3331, TK111, TK112, TK131.... Phương pháp hạch toán: theo từng phương thức thu tiền: - Đối với mỗi hình thức bán hàng thu tiền thì cách phương pháp hạch toán khác nhau. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 5111 Có TK 3331 Ví dụ: Trong tháng 12/2005 Công ty Bảo Lâm bán cho công ty cổ phần Hoàng Anh Nợ TK 111 : 110.000.000 Có TK 5111 : 104.761.904 Có TK 3331 : 5.238.096 - Trường hợp khách hàng trả chậm tiền hàng, kế toán mở " Sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng". Trong trường hợp này, khách hàng đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa thanh toán tiền ngay, kế toán sẽ phản ánh vào bên nợ TK 131 - " Phải thu của khách hàng". Trong trường hợp này kế toán định khoản như sau: Nợ TK 131 Có TK 5111 Có TK 3331 Khi khách hàng trả toàn bộ tiền hàng kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 131. Ở công ty Bảo Lâm, các khoản phải thu của khách hàng được theo dõi trên sổ chi tiết TK131. - Đối với hoạt động xuất khẩu, căn cứ vào phương án kinh doanh đã duyệt, Phòng xuất nhập khẩu tiến hành ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hoá với khách nước ngoài. Phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng mua bán, điều khoản thanh toán trong hợp đồng, thư tín dụng của bên mua để ghi sổ kế toán . Công ty sử dụng phương thức chứng từ thanh toán( L/C - Letter of Credit). Phương thức xuất khẩu thường áp dụng trong điều kiện giao hàng giá FOB . Ví dụ : Trong tháng 12/2005 công ty đã xuất khẩu một mặt hàng gạo 5% tấm sang Trung Quốc. Công ty trực tiếp tiến hành xuất khẩu mặt hàng gạo 5% tấm cho công ty Kunming Yibo Foreign Exhibition & Trade Co.LTD. Doanh thu của hàng xuất khẩu được tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm tờ khai hải quan. Cuối niên độ kế toán thì tiến hành xử lý chênh lệch tỷ giá. Sau khi hoàn thành thủ tục bàn giao hàng, kế toán căn cứ tờ khai hàng hoá xuất khẩu tiến hành lập hoá đơn GTGT về hàng hoá xuất khẩu, xác định công nợ phải thu của lô hàng xuất khẩu(theo tỉ giá tờ khai hải quan là: 15.747, với nguyên tệ : 768.947.43 USD ) Nợ TK 131(ct: công ty Kunming) 12.108615.180 Có TK 5111 12.108.615.180 Vì gạo là mặt hàng được nhà nước khuyến khích xuất khẩu nên thuế suất thuế XNK bằng 0, thuế xuất khẩu cũng bằng 0. Do đó, công ty không phải nộp thuế xuất khẩu đối với mặt hàng này. Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán lập phiếu thu số 280 ngày 20/12/2005, số tiền : 12.108.615.190 VNĐ ,và cuối tháng xử lý chênh lệch: Nợ TK 112 : 12.053.250.965 Nợ TK 413 : 55.364.215 Có TK 131(ct:Công ty Kunming) :12.108.615.180 Đồng thời ghi đơn Nợ TK 007 : 768.947, 43 USD Công ty còn căn cứ vào từng phương thức bán hàng để tiến hành hạch toán kế toán. 2.2.2.1.1.Kế toán theo phương thức bán buôn trực tiếp qua kho Ở công ty cổ phần Bảo Lâm, mọi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá đều được thực hiện thông qua các hợp đồng được ký kết giữa công ty với khách hàng. Khi khách hàng đến mua hàng, trên cơ sở hợp đồng đã ký và lệnh duyệt hàng gồm giá bán, số lượng hàng bán ra do Giám đốc ký duyệt, phòng kế toán viết hoá đơn GTGT theo đúng số lượng chủng loại trong hợp đồng. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------o0o------ HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 01/02/HA- HTX ngày 2/12/2005 Căn cứ pháp lệnh HĐKT ngày 25/09/1989 HĐ nhà nước Căn cứ nghị định số 17/HĐBT ngày 10/01/1990 của HĐBT quy định chi tiết thi hành pháp lệnh HĐKT. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và khả năng hàng hoá của hai bên Hôm nay ngày 2/12/2005 hai bên gồm: Bên A: Công ty CP - XNK Bảo Lâm Địa chỉ: Khối 1 - TT Long Biên- Huyện Long Biên - TP Hà nội ĐT : 04.8832438 . Fax : 04.8832728. TK số :421101- 000045 tại ngân hàng NN và phát triển nông thôn ĐA Do bà : Nguyễn Thị Tiêu. Chức vụ : Giám đốc công ty làm đại diện MST : 0101328911. Bên B: Cty CP SX TM Hồng Anh Địa chỉ : Xã Nam Hông - Huyện Long Biên ĐT : 04.8810636 TK số: Do ông: Nguyễn Văn Phúc. Chức vụ : Giám đốc công ty làm đại diện MST: Hai bên cùng thoả thuận và ký hợp đồng với những điều khoản sau: Điều 1: Bên A bán cho bên B : STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá(VNĐ) (đã có thuế GTGT) Tổng tiền 1 UREA Hà Bắc Kg 141.000 4130 582.330.000 Cộng 141.000 582.330.000 Điều 2: Chất lượng hàng hoá: Điều 3: Phương thức giao nhận và thanh toán: Điều 4: Địa điểm, thời gian giao nhận, vận chuyển và bốc dỡ hàng: Đại diện bên A Đại diện bên B (ký tên, đóng dấu) ( ký tên, đóng dấu) Hoá đơn GTGT được ghi theo đúng hướng dẫn của Bộ tài chính về cách ghi chép hoá đơn chứng từ. HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG GY/2005 Liên 1: Lưu 0098313 ngày 14 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần XNK Bảo Lâm Địa chỉ : P. Long Biên - Long Biên - Hà Nội Số tài khoản: MST : 0101328911 Điện thoại: Họ tên người mua hàng : Hoàng Trọng Nam Tên đơn vị: Cty CP SX TM Hồng Anh Địa chỉ : Xã Nam Hồng - Huyện Long Biên - Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : CK. MS : 5600127938 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1. URE Trung Quốc ( Kho ga Long Biên) Kg 141.000 4130/1.05 554.600.000 Cộng tiền hàng: 554.600.000 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT 27.730.000 Tổng cộng tiền thanh toán 582.330.000 Số tiền viết bằng chữ: (Năm trăm tám mươi hai triệu ba trăm ba mươi ngàn đồng chẵn). Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên đặt giắy than để viết. Liên 1: Lưu tại quyển gốc để lại công ty. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3 : Dùng để hạch toán kế toán. Kế toán sau khi phân loại, tập hợp các hoá đơn bán hàng lập bảng kê sau đó căn cứ vào đó để lập chứng từ ghi sổ, rồi từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 5111. Bảng số 1: BẢNG KÊ DOANH THU BÁN HÀNG THÁNG 12/ 2005. STT Nội dung Ghi nợ các tài khoản Ghi có các tài khoản TK Số tiền 3331 TK doanh thu Số TK I. Doanh thu hàng hoá 111.145.436.080 5.292.641.861 105.852.794.219 Tiền mặt 111 404.960.000 19.283.810 385.676.190 5111 Tiền hàng phải thu 131 110.703.971.080 5.271.619.718 105.432.351.362 5111 Tiền hàng thiếu 3388 36.505.000 1.738.333 34.766.667 5111 II. Doanh thu bán cây 131 3.260.000 155.240 3.104.760 5111 Tổng cộng 111.148.696.080 5.292.797.101 105.855.898.979 Rồi từ bảng kê này, kế toán sẽ ghi vào các chứng từ ghi sổ. Mẫu chứng từ ghi sổ và cách ghi như sau: Số chứng từ ghi sổ được đánh số thứ tự. Cột 1: ghi danh mục các hàng hoá tiêu thụ mà công ty kinh doanh. Cột 2: Ghi số hiệu tài khoản theo định khoản trong bảng kê cột 3: Ghi số tiền đã tổng hợp được trong bảng kê theo trật tự như trong chứng từ ghi sổ ở dưới. Bảng số 2: Doanh nghiệp: Cty CP XNk Bảo Lâm Mẫu số: S01 - SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 33/12 ngày tháng 12 năm 2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1) Doanh thu hàng hoá 131 110.703.971.080 111 404.960.000 3388 36.505.000 3331 5.292.641.861 5111 105.852.794.219 2) Doanh thu tiêu thụ cây 131 3.260.000 3331 155.240 5111 3.104.760 3) Kết chuyển doanh thu - Hàng hóa 5111 105.852.794.219 - Cây 5111 3.104.760 911 105.855.898.979 Cộng Kèm theo Chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) Chứng từ ghi sổ được công ty lập vào cuối tháng bằng cách từ bảng kê doanh thu ghi vào chứng từ ghi sổ theo từng danh mục hàng hoá. Tuy nhiên trong tháng nếu các nghiệp vụ bán hàng phát sinh ít thì kế toán tập hợp chứng từ gốc cùng loại để trực tiếp ghi vào chứng từ ghi sổ. Các chứng từ ghi sổ này là cơ sở để kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Sổ cái được lập như ở dưới : Bảng số 3: Bộ (Sở) : Đơn vị : Công ty CP XNK Bảo Lâm Phòng tài vụ SỔ CÁI Tháng 12/2005 Tên tài khoản : Doanh thu hàng hoá . Số hiệu : TK 5111 SCT Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Nợ Có Tháng 12 33/12 DTBH do khách hàng nợ 131 105.432.351.362 DTBH thu bằng THươNG MạI 111 385.676.190 Tiền hàng thiếu 3388 34.766.667 33/12 Doanh thu tiêu thụ cây 131 3.104.760 33/12 Kết chuyển doanh thu xác định kết quả BH 911 105.855.898.979 Tổng phát sinh 105.855.898.979 105.855.898.979 Ngày .....Tháng ......Năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Để theo dõi cụ thể từng nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán mở sổ chi tiết bán hàng. Sổ này được mở cho từng loại hàng hoá dịch vụ đã bán được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán. Sổ này mở cho cả năm, mỗi tháng được ghi trên một vài trang sổ liên tiếp. Cách ghi sổ như sau: Cột 1: Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ. Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ. Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụcủa kinh tế phát sinh. Cột 5: Ghi loại hàng hoá bán ra Cột 6: Ghi tài khoản đối ứng Cột 7, 8, 9: Ghi số lượng, đơn giá và số tiền của khối lượng hàng hoá đã bán ra Cột 10: Ghi số khoản phải giảm trừ vào doanh thu( nếu có) như: Chiết khấu bán hàng, hàng