Đề tài Công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty Kẹo Tràng An

ạo điều kiện cho việc giải quyết các công việc chuyên môn được tiến hành tốt hơn nhưng cũng đồng thời đặt người thừa hành vào thế khó sử. Để khắc phục nhược điểm này và để thực hiện tốt 4 yêu cầu về tổ chức quản lý, về tổ chức quản lý, công ty đã tiến hành sắp xếp lại lao động cho phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của mình. Hiện nay bộ máy quản lý của công ty gồm 80 người được sắp xếp theo sơ đồ sau: 2.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty (Phụ lục số 2) Mỗi DN đều tự xây dựng cho mình một cách thức tổ chức sản xuất riêng thích hợp với đặc điểm quy mô sản xuất của DN mình. Tổ chức sản xuất ở nhà máy gạch không thể nào giống nhà máy in hay sản xuất nhà máy chè,... thậm chí ngay trong một nhà máy không phải ở bất kì một giai đoạn nào cũng có một kiểu tổ chức khác nhau. Trước đây khi sản xuất còn chưa phát triển, chủng loại mặt hàng còn không đáng kể, với 1.068 công nhân, Công ty Kẹo Tràng An (bấy giờ còn là Nhà máy Kẹo Hà Nội) chỉ tổ chức sản xuất thành 4 phân xưởng trong đó có 3 phân xưởng sản xuất kẹo và một phân xưởng sản xuất rượu, nước giải khát. Ngày nay với 677 lao động trong đó lao động trực tiếp sản xuất là 519 người (chưa kể quản đốc, nhân viên thống kê, nhân viên phục vụ, bốc vác,...) Công ty tổ chức thành 6 phân xưởng, 5 phân xưởng kẹo và 1 phân xưởng lò hơi, cơ điện, các phân xưởng kẹo hoạt động độc lập với nhau, mỗi phân xưởng chịu trách nhiệm sản xuất ra 1 hoặc 1 số loại sản phẩm nhất định. 3. Đặc điểm công tác kế toán của công ty. 3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán (Phụ lục số 3) Tổ chức khoa học và hợp lý bộ máy kế toán của DN là điều kiện cần thiết để cung cấp thông tin kinh tế chính xác, kịp thời, đảm bảo quản lý tài sản để tiến hành chặt chẽ để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ và các yêu cầu hạch toán kế toán phát huy đầy đủ vai trò của hạch toán kế toán trong quản lý DN, tài chính ở DN. Chính vì công tác tổ chức bộ máy kế toán có một tầm quan trọng lớn như vậy nên bất kỳ DN nào muốn bộ máy hoạt động có hiệu quả, phát huy hết vai trò tác dụng tích cực, khi tiến hành bộ máy kế toán đều phải đảm bảo ba nguyên tắc: - Thực hiện đúng qui định trong điều lệ tổ chức công tác kế toán Nhà nước và yêu cầu quản lý vĩ mô. - Phù hợp với chính sách chế độ, yêu cầu quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh ở các đơn vị. - Gọn nhẹ, tiết kiệm, hiệu quả. Như vậy, để lựa chọn được một hình thức bộ máy kế toán hợp lý, doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, quy mô địa bàn hoạt động và trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính cũng như khả năng trình độ của đội ngũ kế toán trong doanh nghiệp. Với chủ trương không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, Công ty Kẹo Tràng An đã lựa chọn được những cán bộ kế toán có năng lực và kinh nghiệm, đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao của công ty. Để tận dụng hết khả năng của cán bộ này và để phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn tập trung theo hình thức này bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thành phòng kế toán trung tâm và các trung tâm ở các đơn vị bị phụ thuộc. Phòng kế toán là nơi thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại công ty: từ việc ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu đến việc tập hợp các báo cáo tài chính, tất cả đều do nhân viên phòng kế toán đảm nhận, hiện nay phòng kế toán có 9 người được bố trí như sau: - Kế toán trưởng kiêm kế toná tài sản cố định, theo dõi sự biến động về tài sản cố định của công ty đồng thời điều hành xử lý mọi hoạt động có liên quan đến công tác kế toán, tập hợp mọi thông tin tài chính của công ty, thành lập các báo cáo kế toán. - Phó phòng kế toán kiêm kế toán thành phẩm và tiêu thụ, thừa quyền khi kế toán trưởng đi vắng đồng thời theo dõi sự biến động trong kho thành phẩm, giám sát chặt chẽ quá trình tiêu thụ sản phẩm, phản ánh đầy đủ chính xác các khoản chi phí bán hàng, doanh thu và đôn đốc việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. - Kế toán vật liệu: theo dõi tình hình biến động trong sản xuất kinh doanh, phân bổ hợp lý chi phí vật liệu, cung cấp kịp thời cho kế toán giá thành. - Kế toán CCDC kiêm kế toán BHXH: theo dõi số hiện có mà tình hình biến động của CCDC đồng thời chịu trách nhiệm thanh toán BHXH cho CNV của doanh nghiệp. - Kế toán tiền lương: chịu trách nhiệm tính toán tiền lương và các khoản phụ cấp cho CNV. - Kế toán tiền mặt: theo dõi quản lý việc thu chi tiền mặt. - Kế toán thanh toán ngân hàng: giám sát việc thanh toán với ngân hàng, lập các uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, mở L/C. 3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty. Công ty Kẹo Tràng An là một doanh nghiệp qui mô vừa, hoạt động trong ngành công nghiệp chế biến, khối lượng, nghiên cứu kinh tế phát sinh hàng ngày rất lớn: bên cạnh đó công ty lại có một đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm, vững nghiệp vụ. Đây là những điều kiện khá thuận lợi để công ty tiến hành sử dụng hình thức NKCT trong công tác kế toán. Đặc điểm cơ bản của NKCT là tập hợp và hệ thống hoá các nhiệm vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp giữa việc ghi theo thứ tự thời gian với việc ghi theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày và việc ghi chép tổng hợp số liệu lập các báo cáo tài chính. Hệ thống sổ kế toán của công ty gồm có: - Nhật ký chứng từ: là sổ kế toán tổng hợp phản ánh toàn bộ nhiệm vụ kinh tế phát sinh theo vế có của các tài khoản nó được ghi hàng ngày từ các chứng từ gốc hoặc hàng tháng từ các bảng kê, bảng phân bổ. - Bảng kê: được sử dụng khi không thể phản ánh được, không thể phản ánh trực tiếp các chỉ tiêu chi tiết của một số tài khoản vào NKCT. Bảng kê được ghi tiếp từ các chứng từ gốc. - Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm ghi một lần vào cuối tháng. Sau khi đã khoá sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT. - Sổ thẻ: kế toán chi tiết. - Bảng phân bổ: tập hợp các khoản chi phí phát sinh nhiều lần hoặc các chi phí đòi hỏi phải tính phân bổ. áp dụng hình thức này, khối lượng kế toán giảm xuống rất nhiều do quá trình ghi sổ ít trùng lặp, cung cấp thông tin kịp thời cho việc quản lý và lập báo cáo tài chính, thuận lợi cho việc phân công công tác, chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy vậy kết cấu sổ khá phức tạp đã gây trở ngại cho công tác trong công việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Hiện nay, công ty đang cùng các chuyên gia nghiên cứu thiết kế các mẫu sổ vừa phù hợp với chế độ kế toán vừa tiện lợi cho công việc làm kế toán trên máy vi tính. B. Tình hình thực tế về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của công ty. 1. Tình hình thực tế về công tác hạch toán chi phí sản xuất ở công ty. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, mỗi DN sản xuất trước hết phải xác định hoạt động sản xuất kinh doanh chính của DN mình, lựa chọn việc sản xuất kinh doanh những loại sản phẩm nhất định của xã hội. Mỗi ngành sản xuất vật chất đều có những đặc điểm kinh tế, kỹ thuật riêng. Những đặc điểm đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và chi phí sản xuất nói riêng của DN hoạt động trong ngành sản xuất ấy. Cũng giống như các nhà máy công nghiệp khác, điểm nổi bật sản xuất sản phẩm ở Công ty Kẹo Tràng An là chu kì sản xuất tương đối ngắn ít phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và tự nhiên cơ cấu chi phí sản xuất thường ổn định. Tuy nhiên do đặc thù sản phẩm kẹo thường được tiêu thụ mạnh vào những tháng cuối năm nên phần nào đó sản xuất của công ty mang tính thời vụ. Vào những tháng đầu và đặc biệt là giữa năm, chi phí sản xuất phát sinh không nhiều. Ngược lại, cuối năm công ty phải huy động tối đa công suất, máy móc thiết bị, tăng giờ làm, tăng ca làm việc,... để sản xuất đủ đáp ứng nhu cầu. Vì thế, chi phí phát sinh ở thời điểm này rất lớn. Mặt khác là 1 đơn vị sản xuất chế biến chi phí NVL của công ty chiếm tỷ trọng rất cao trong giá thành. Do vậy nếu không có những biện pháp quản lý phù hợp thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành và kết quả hoạt động của công ty. Đứng trên góc độ của những người làm công tác kế toán, để góp phần quản lý tốt chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm điều cần thiết trước hết là phải xác định đúng đắn đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất. 1.1. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. Qua những phần trước chúng ta đã biết Công ty Kẹo Tràng An tổ chức sản xuất theo các phân xưởng. Mỗi phân xưởng là 1 dây chuyền công nghệ khép kín, liên tục, đảm trách việc sản xuất 1 loại sản phẩm hoặc một số sản phẩm khác nhau. Với công nghệ sản xuất ngày càng được hiện đại hoá, chu kỳ sản xuất của công ty ngày càng được rút ngắn lại, sản lượng ngày càng tăng, chủng loại sản phẩm ngày càng được đa dạng phong phú. Hiện nay công ty đã sản xuất được hơn 30 mặt hàng kẹo các loại với sản lượng trung bình/ngày của mỗi phân xưởng là 2.000kg. Trong điều kiện như vậy công ty đã xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất từng loại sản phẩm. 1.2. Kế toán tập hợp từng khoản mục chi phí. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành sản phẩm theo từng khoản mục như trong điều 25 của NĐ 59/CP (3/10/1996) căn cứ vào mục đích công dụng của chi phí công ty đã tiến hành phân loại chi phí sản xuất thành 3 khoản mục. - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sản xuất chung. 1.2.1. Kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp. 1.2.1.1. Đặc điểm công tác chi phí vật liệu ở Công ty Kẹo Tràng An. Hiện nay công ty đang sản xuất 35 loại kẹo khác nhau việc đa dạng hoá mặt hàng cũng có nghĩa là phải tăng khối lượng chủng loại vật tư đưa vào sản xuất. ở công ty mỗi tháng có tới gần trăm loại vật liệu khác nhau được sử dụng để sản xuất như tinh dầu các loại, đường nha nhãn gói, băng dính,... Hơn nữa hầu hết số vật tư này, đặc biệt là nguyên liệu chính chịu sự tác động mạnh mẽ của môi trường tự nhiên, rất dễ bị hỏng mất phẩm chất. Chính những đặc điểm đó đã khiến lượng chi phí nguyên vật liệu phát sinh ở công ty là vô cùng phức tạp. Với khối lượng chủng loại và vật tư lớn, dễ bị ảnh hưởng của tự nhiên như vậy, để kiểm soát tối đa lượng chi phí phát sinh, công ty đã xác định được hệ thống quản lý vật liệu khá chặt chẽ cả về kỹ thuật cũng như về kinh tế. Về mặt kỹ thuật, bên cạnh xác định một hệ thống kho tàng rộng thoáng an toàn, bố trí sắp xếp khoa học để thuận tiện cho việc nhập xuất, trang thiết bị hiện đại như: đèn chiếu sáng, máy điều hoá, dàn lạnh, máy sấy, xe đẩy,... công ty còn xác định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm. Về mặt kinh tế, công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khá chi tiết. Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty được chia thành các loại: - NVL chính (TK 152.1): đường nha công nghiệp, bột mỳ, mỡ, trứng, tinh dầu,... - VL chính (TK 152.2): gồm các loại nhãn và túi đựng kẹo. - Nhiên liệu (TK 152.3): là các loại nhiên liệu như xăng dầu, than, ga, củi,... - Phụ tùng thay thế (TK 152.4): gồm các loại vòng bi ổ trục côn,... dùng để sửa chữa thay thế máy móc thiết bị sản xuất,... - VL xây dựng cơ bản. - Vật liệu phụ và các loại vật liệu khác. Ngoài cách phân loại khá cụ thể như trên công ty vẫn áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng. Chính nhờ phương pháp này mà mọi chi phí phát sinh đều phản ánh kịp thời trên các sổ kế toán rất thuận tiện cho việc cung cấp số liệu, tập hợp chi phí tính giá thành. 1.2.1.2. Tài khoản và sổ kế toán sử dụng tập hợp chi phí NVL trực tiếp. * Chi phí NVL cho công ty bao gồm 3 loại: - Chi phí NVL chính: là những loại chi phí về vật liệu chính sử dụng trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm như đường, nha. - Chi phí vật liệu chính: là chi phí về những loại vật liệu chính sử dụng trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm. Tất cả những chi phí này đều được tập hợp trực tiếp ngay cho từng đối tượng tập hợp chi phí và được phản ánh vào TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp (chi tiết cho từng loại sản phẩm). Hệ thống chứng từ và sổ kế toán sử dụng trong công tác tập hợp chi phí NVL trực tiếp: - Phiếu xuất kho - Sổ chi tiết xuất kho nguyên liệu chính, vật liệu chính, vật liệu phụ - Sổ cân đối TK 152.1 - VL chính, 152.6 - VL phụ - Bảng phân bổ vật liệu, CCDC. 1.2.1.3. Phương pháp tập hợp chi phí NVL trực tiếp. Do công ty sản xuất rất nhiều loại sản phẩm, để tập hợp được chi phí NVL trực tiếp cho từng loại sản phẩm một cách nhanh chóng, chính xác, công ty đã chọn phương pháp tập hợp trực tiếp: dựa vào ngay các chứng từ gốc là các phiếu xuất kho ghi luôn cho các đối tượng tập hợp chi phí liên quan. Vì vậy, trên các phiếu xuất kho đều phải ghi rõ lý do xuất kho: dùng vào hoạt động nào sản xuất sản phẩm gì để sau khi nhận được chứng từ kế toán dễ dàng phân loại theo từng đối tượng sử dụng: sản phẩm phân xưởng văn phòng,... để tiện cho công tác tổng hợp sau này. Dựa vào các phiếu xuất kho đã được phân loại đó, cuối tháng kế toán lập sổ chi tiết chi từng loại NVL (tương ứng với 6 loại NVL là 6 sổ chi tiết xuất khác nhau). Sổ chi tiết dùng để phản ánh số lượng và giá trị của từng thứ NVL xuất dùng cho sản xuất từng loại sản phẩm và cho các hoạt động phục vụ sản xuất bán hàng, QLDN, gia công,... Sau khi hoàn thiện xong các sổ chi tiết kế toán tiến hành lập bảng phân bổ vật liệu. Đây là sổ kế toán dùng để phản ánh về mặt giá trị từng loại vật liệu xuất dùng trong kỳ cho từng đối tượng sử dụng. Khi chuyển bảng phân bổ vật liệu CCDC cho kế toán giá thành, những số liệu này sẽ được ghi vào NKCT số 7 và phần chi phí NVL trực tiếp của bảng tính giá thành sản phẩm. 1.2.2. Kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp. 1.2.2.1. Chi phí nhân công trực tiếp ở Công ty Kẹo Tràng An: chi phí công nhân trực tiếp là những chi phí phải trả công nhân trực tiếp tham gia sản xuất bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản BHXH, BHYT, các khoản phải trả khác. 1.2.2.2. Tài khoản để sử dụng và tập hợp chi phí nhân công trực tiếp. Do đối tượng tập hợp sản xuất ở công ty là từng loại kẹo và được tập hợp vào bên Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp (chi tiết cho từng loại kẹo). * Hệ thống, chứng từ và sổ kế toán sử dụng: - Phiếu xác nhận kết quả sản xuất. - Phiếu nhập kho thành phẩm. - Các bảng lương. - Bảng tổng hợp lương. - Bảng phân bổ lương và BHXH. 1.2.2.3. Phương pháp tập hợp. Cuối tháng, kế toán tổng hợp các bảng lương đã được tính cho từng bộ phận và từng tổ sản xuất và bảng tổng hợp lương cho toàn công ty. Trên bảng tổng hợp lương kế toán theo dõi từng khoản phải trả cho từng bộ phận, từng tổ sản xuất trong công ty. Về cơ bản, kết cấu của bảng tổng hợp lương giống như bảng lương, cách ghi bảng tổng hợp lương. Số liệu ở bảng lương của tổ nào, bộ phận nào được ghi vào dòng dành cho tổ đó, bộ phận đó trên bảng tổng hợp lương. Sau khi đã được tập hợp vào bảng tổng hợp lương, những khoản phải trả công nhân sản xuất sẽ được tính toán, phân bổ cho từng loại sản phẩm trên bảng phân bổ tiền lương BHXH. Bảng phân bổ tiền lương BHXH là 1 loại sổ kế toán dùng để tập hợp và phân bổ các khoản phải trả cho từng đối tượng sử dụng để tập hợp và phân bổ các khoản phải trả cho từng đối tượng sử dụng. Riêng đối với bộ phận sản xuất trực tiếp, chi phí phải trả cho bộ phận này được phân bổ cụ thể cho từng loại sản xuất. Cơ sở để ghi bảng phân bổ tiền lương, BHXH là bảng tổng hợp lương, phiếu xác nhận kết quả trong sản xuất của các phân xưởng và phiếu nhập kho trong tháng. Cách tập hợp chi phí nhân công trực tiếp vào bảng phân bổ. - Tập hợp chi phí về tiền lương và các khoản có tính chất lương phải trả công nhân trực tiếp sản xuất, để ghi vào dòng dành cho TK 621. 1.2.3. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung. 1.2.3.1. Tài khoản và sổ kế toán sử dụng: Chi phí sản xuất chung ở Công ty Kẹo Tràng An là những chi phí về NVL, nhân công, điện nước,... dùng cho sản xuất chung phát sinh ở 5 phân xưởng lò hơi cơ điện bao gồm những khoản cụ thể sau: - Chi phí nhân viên phân xưởng. - Chi phí vật liệu. - Chi phí dụng cụ sản xuất. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí khác bằng tiền. Tất cả những chi phí này đều được tập hợp vào bên Nợ TK 627 và được phản ánh vào sổ chi tiết TK 627 - Chi phí sản xuất chung. Sổ này được kế toán mở chung cho cả 6 phân xưởng, kết cấu như sau: - Cột 1: Số liệu và ngày tháng của chứng từ. - Cột 2: Diễn giải nội dung từng khoản chi phí phát sinh. - Cột 3: Ghi tên tài khoản đối ứng. - Cột 4: Ghi giá trị của các khoản chi phí phát sinh. - Cột 5: Tổng hợp số liệu và định khoản kế toán. 1.2.3.2. Phương phá tập hợp từng khoản mục chi phí. 1.2.3.2.1. Chi phí nhân viên phân xưởng. Theo qui định của công ty những đối tượng sau đây được coi là nhân viên phân xưởng, quản đốc, phó quản đốc phân xưởng, công nhân phục vụ. Về cơ bản, cách tập hợp chi phí nhân viên phân xưởng giống như cách tập hợp chi phí nhân công trực tiếp, khi nhận được bảng phân bổ tiền lương, BHXH, kế toán tập hợp chi phí sẽ nhận số liệu ở các cột có TK 334, TK 338 đối ứng với TK 627 trên bảng phân bổ và vào sổ chi tiết TK 627 theo định khoản: Nợ TK 627 Có TK 334 Có TK 338 1.2.3.2.2. Phương pháp tập hợp chi phí vật liệu dùng chung tại các phân xưởng: chi phí về vật liệu dùng chung tại các phân xưởng ở Công ty Kẹo Tràng An được hạch toán chi tiết thành 6 khoản mục tương đương với 6 loại NVL của công ty bao gồm: chi phí nguyên liệu chính, vật liệu chính, vật liệu phụ, chi phí nhiên liệu phụ tùng thay thế, vật liệu xây dựng cơ bản. Giống như chi phí NVL trực tiếp, các khoản chi phí vật liệu dùng cho sản xuất chung cũng được kế toán tập hợp trực tiếp từ các phiếu xuất kho có cùng đối tượng sử dụng vào các sổ chi tiết xuất, rồi từ các sổ chi tiết xuất vào bảng phân bổ vật liệu. Ghi theo định khoản: Nợ TK 627 Có TK 152.1, 152.2, ... 152.6 (chi tiết theo từng thứ vật liệu). trên sổ chi tiết vật liệu và trên bảng phân bổ: Nợ TK 627 Có TK 152 1.2.3.2.3. Phương pháp tập hợp chi phí dụng cụ sản xuất. Chi phí dụng cụ sản xuất ở Công ty bao gồm những chi phí về quần áo, giày dép, ủng cao su, khăn mặt, găng tay,... xuất dùng cho công nhân trong các phân xưởng và những chi phí về những loại dụng cụ sản xuất như rổ, khay, chổi,... Mọi chi phí về dụng cụ sản xuất phát sinh trong kỳ đều được kế toán dựa vào phiếu xuất kho thủ kho cuối tháng chuyển đến và được tập hợp vào cột CCDC cho từng đối tượng sử dụng trên sổ chi tiết TK 153 - CCDC. Đây là sổ theo dõi cụ thể tình hình xuất nhập tồn kho của từng thứ CCDC trong kỳ,... Để xác định được giá trị CCDC, kế toán sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước. 1.2.4. Phương pháp tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ: Mặc dù công ty có rất nhiều loại TSCĐ khác nhau, được xác định vào nhiều mục đích khác nhau nhưng kế toán chỉ mở sổ TSCĐ để theo dõi sự biến động của toàn bộ TSCĐ có trong công ty và để tính toán mức khấu hao trích hàng năm. Trên quyển sổ này, kế toán ghi rõ tên, mã số, ngày tháng đưa vào sử dụng, nguyên giá, số năm sử dụng mức khấu hao phải trích một năm và số khấu hao luỹ kế của từng TSCĐ. Mọi chi phí tăng giảm TSCĐ xảy ra trong năm được kế toán ghi vào cuốn sổ riêng, cuối năm mới đưa vào sổ TSCĐ để điều chỉnh và tính lại mức khấu hao cho năm tiếp theo. Do đó, công ty không có bảng phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng. Mọi số liệu tính toán phân bổ khấu hao TSCĐ đều được thực hiện trên sổ tài sản cố định. Trên cơ sở mức khấu hao hàng năm của từng TSCĐ đã tính được, kế toán xác định mức khấu hao phải trích một năm và mỗi tháng của toàn bộ tài sản cố định trong công ty theo công thức sau: m = M: mức khấu hao phải trích một năm của toàn bộ TSCĐ trong công ty. m: mức khấu hao phải trích một tháng của toàn bộ TSCĐ trong công ty. Số khấu hao TSCĐ trích trong một tháng được phân bổ 90% vào hoạt động sản xuất, 10% vào hoạt động QLDN. Như vậy số liệu để ghi vào phần khấu hao TSCĐ trên sổ chi tiết TK 627 chính là 90% mức khấu hao TSCĐ hàng tháng. Do cuối năm kế toán mới tiến hành điều chỉnh số TSCĐ tăng giảm nên số liệu này không thay đổi trong suốt 12 tháng của năm báo cáo. 1.2.4.1. Phương pháp tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất ở công ty gồm chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài và chi phí về điện nước. * Chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài. Mặc tổ cơ điện của công ty chịu trách nhiệm đảm bảo cho bộ máy móc thiết bị sản xuất hoạt động bình thường nhưng vì họ chỉ sửa chữa được những hỏng hóc, trục trặc nhỏ nên khi xảy ra các sự cố lớn, phức tạp, công ty thường phải thuê chuyên gia khắc phục. Do đó phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài. Không phân biệt tài sản sửa chữa đang sử dụng vào mục đích gì, ở đâu, mọi chi phí sửa chữa đó đều được kế toán hạch toán vào chi phí sản xuất chung. Những chi phí này được tập hợp như sau: căn cứ hợp đồng thuê và biên bản xác nhận công việc hoàn thành, kế toán lập phiếu chi tiền mặt trả cho người sửa chữa. Những phiếu chi này sẽ được ghi vào bản kê quỹ hàng ngày. Cuối tháng, nhận được các bảng kê quỹ do kế toán tiền mặt chuyển đến, kế toán tập hợp sẽ nhặt những phiếu chi về sửa chữa TSCĐ và ghi cụ thể nội dung từng phiếu chi vào sổ chi tiết TK 627 theo định khoản: Nợ TK 627 Có TK 111 * Chi phí điện nước: Vì không lắp đặt đồng hồ điện nước cho từng bộ phận phân xưởng nên để thuận tiện cho công tác hạch toán, công ty quy định: - Mọi khoản chi phí về nước phát sinh trong tháng đều được tính cho bộ phận sản xuất. - Chi phí về điện nước được phân bổ 90% cho bộ phận sản xuất, 10% cho bộ phận quản lý. Cuối tháng, căn cứ hoá đơn tiền điện, tiền nước Sở điện lực và công ty nước chuyển đến, kế toán thanh toán ngân hàng lập uỷ nhiệm chi gửi cho ngân hàng để thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán sẽ tính toán phân bổ từng khoản chi đó là các đối tượng sử dụng tương ứng: sản xuất chung, quản lý doanh nghiệp và ghi phần chi phí tính cho sản xuất chung vào NKCT số 2 theo định khoản: Nợ TK 627 Có TK 112 Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ ghi những khoản chi này vào sổ chi tiết TK 627. 1.2.4.2. Chi phí khác bằng tiền. Ngoài những khoản chi phí trên, ở các phân xưởng có 1 số chi phí khác như chi phí cho công nhân sửa chữa mua đồ sửa chữa, phụ tùng thay thế,... Tuỳ từng hình thức chi trả mà kế toán có những cách thức chi phí này khác nhau: - Trường hợp công ty chi trả sau khi có biên lai xác nhận khoản chi: tập hợp tương tự chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài. - Trường hợp công ty tạm ứng: + Nếu số tạm ứng lớn hơn hoặc bằng số đã chi kế toán sẽ vào sổ chi tiết TK 141 theo định khoản: Nợ TK 627 : Số thực chi Nợ TK 111 : Số tạm ứng thừa (nếu có) Có TK 141 : Số đã tạm ứng Lúc này, kế toán chỉ cần ghi những số liệu ở dòng 627 trên sổ chi tiết tài khoản 141 vào sổ TK 627 theo từng nội dung chi cụ thể. + Nếu số tạm ứng nhỏ hơn số đã chi đồng thời với việc phản ánh số được tạm ứng đã chi hết sổ chi tiết TK 141 theo định khoản: Nợ TK 627 : Số thực chi Có TK 141 : Số thực chi Kế toán sẽ ghi số phải chi thêm vào bảng kê theo định khoản. Nợ TK 627 Có TK 111 Để tập hợp những khoản tạm ứng này, kế toán căn cứ vào các bản kê quỹ và sổ chi tiết TK 141 để có số liệu ghi vào sổ TK 627 theo định khoản: Nợ TK 627 Có TK 111 (số liệu lấy trên bảng kê quỹ) Có TK 141 (số liệu lấy trên sổ chi tiết TK 141) Số chi trả bằng tiền mặt đã tập hợp được từ các bảng kê quỹ phải bằng số liệu tổng cộng TK 627 trên NKCT số 1. Sau khi đã tập hợp hết mọi khoản chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, kế toán sẽ tập hợp lại theo từng loại chi phí và ghi định khoản ở cột thuyết minh. Những số liệu ở cột này sẽ được ghi vào NKCT số 7 và bảng tính giá thành sản phẩm. 1.2.4.3. Phân bổ các khoản chi phí sản xuất chung. Để phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng loại kẹo, kế toán chọn tiêu thức phân bổ là chi phí về tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất. Chi phí sản xuất chung phân bổ theo từng loại kẹo được xác định theo công thức: = x Việc tính toán phân bổ này hoàn toàn được thực hiện trên bảng tính giá thành sản phẩm (sẽ trình bày ở phần sau). 1.2.5. Tập hợp chi phí sản xuất toàn công ty. Như trên đã nói, công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Vì vậy, mọi chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ đều được tập hợp vào bên Nợ TK 154.2 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (154.1 dùng để phản ánh số NVL xuất ngoài gia công chế biến). Mặt khác do công ty không tập hợp chi phí theo từng phân xưởng nên để tập hợp chi phí sản xuất, kế toán không mở bảng kê số 4 mà tập hợp thẳng những chi phí đó vào NKCT số 7 với các chi phí khác như chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN. Nhật ký chứng từ số 7 được chia làm 2 phần: - Phần 1: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp. - Phần 2: Phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố. Cách tập hợp chi phí sản xuất vào nhật ký chứng từ. - Phần 1: + Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ ghi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất phát sinh vào phần 1 của nhật ký chứng từ số 7 theo định khoản: Nợ TK 621, 627 Có TK 152, 153 + Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH, tập hợp chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nhân công gián tiếp: Nợ TK 622, 627 Có TK 334, 338 + Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 1, 2 tập hợp các chi phí dịch vụ