Đề tài Công tác văn phòng tại UBND tỉnh Tuyên Quang

ng kÕ ho¹ch cho héi nghÞ: B¶n kÕ ho¹ch héi nghÞ ph¶i ®¶m b¶o c¸c néi dung sau: + Tªn héi nghÞ + Néi dung cña héi nghÞ + Thêi gian héi nghÞ + Thµnh phÇn cña héi nghÞ + §Þa ®iÓm cña héi nghÞ + H×nh thøc cña héi nghÞ + H×nh thøc cña héi nghÞ (héi nghÞ chÝnh thøc, Hµ Néi kh«ng chÝnh thøc) + Kinh phÝ cña héi nghÞ + KÕt qu¶ dù kiÕn (% thµnh c«ng) B¶n kÕ ho¹ch cña héi nghÞ ®­îc nh©n lµm nhiÒu b¶n göi cho c¸c c¸ nh©n tham gia héi nghÞ vµ c¸c ®èi t­îng liªn quan tr­íc khi héi nghÞ chÝnh thøc diÔn ra. * ChuÈn bÞ héi nghÞ Tr­íc khi héi nghÞ diÔn ra th× th­ ký ph¶i chuÈn bÞ ®Çy ®ñ nh÷ng ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt ®Ó phôc vô tèt cho héi nghÞ ®ã lµ c¸c c«ng viÖc sau: + X¸c ®Þnh tÝnh chÊt, néi dung, chñ ®Ò th¶o luËn cña héi nghÞ. + LËp ch­¬ng tr×nh nghÞ sù cho héi nghÞ + Quy ®Þnh thµnh héi nghÞ + X¸c ®Þnh thêi gian cho héi nghÞ + Lùa chän vµ trang trÝ phßng häp + ChuÈn bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn phôc vô héi nghÞ * TiÕn hµnh héi nghÞ Tr­íc khi héi nghÞ khai m¹c th­ ký kiÓm tra l¹i lÇn cuèi nh÷ng c«ng viÖc ®· chuÈn bÞ ®Ó ph¸t hiÖn sai sãt hoÆc cã sù cè ph¶i cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi. + §ãn ®¹i biÓu + S¾p xÕp æn ®Þnh chç ngåi cho ®¹i biÓu + §iÓm danh c¸c ®¹i biÓu + Ph¸t tµi liÖu + Duy tr× thêi gian cho héi nghÞ + Ghi biªn b¶n cho héi nghÞ + Chñ to¹ ®iÒu khiÓn phiªn häp héi nghÞ (gi÷ ®óng thêi gian nh­ trong kÕ ho¹ch) C«ng viÖc sau héi nghÞ: + TriÓn khai nh÷ng mÖnh lÖnh d­íi h×nh thøc v¨n b¶n hay lêi nãi theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o. + Th¶o c«ng v¨n, c¸c th«ng b¸o, nh÷ng giÊy tê cÇn thiÕt theo chØ thÞ cña l·nh ®¹o. + S¾p xÕp c«ng v¨n giÊy tê héi nghÞ lËp hå s¬ héi nghÞ. + Tæ chøc rót kinh nghiÖm héi nghÞ ë UBND tØnh Tuyªn Quang th× viÖc tæ chøc héi nghÞ ®­îc tiÕn hµnh rÊt tèt, c¸c kh©u chuÈn bÞ ®­îc giao cho bé phËn v¨n phßng ®¶m nhiÖm mµ trùc tiÕp lµ tæ hËu cÇn vµ t¹p vô. Tuy nhiªn vÉn cßn mét sè tån t¹i trong c«ng viÖc sau héi nghÞ lµ v¨n b¶n giÊy tê cña héi nghÞ ch­a ®­îc lËp hå s¬. 1.2.5. Tæ chøc phßng lµm viÖc vµ bè trÝ c¸c thiÕt bÞ m¸y mãc trong v¨n phßng l·nh ®¹o §Ó tæ chøc phßng lµm viÖc theo ®óng quy c¸ch vµ ®óng tiªu chuÈn khoa häc lµ vÊn ®Ò hÕt søc khã kh¨n. Nã ®ßi hái ph¶i cã sù kÕt hîp hÕt søc hµi hoµ gi÷a c¸c yÕu tè nh­ mµu s¾c, ¸nh s¸ng, trang thiÕt bÞ, c¸ch bè trÝ trang trÝ Th­ ký lµ ng­êi ®¹i diÖn ®Çu tiªn cña c¬ quan tiÕp xóc víi kh¸ch nªn phßng lµm viÖc ph¶i ®­îc bè trÝ mét c¸ch phï hîp vµ thÈm mÜ ®Ó t¹o Ên t­îng tèt thuËn lîi cho c«ng viÖc sau nµy. C¸c m¸y mãc thiÕt bÞ dïng trong v¨n phßng: tuú vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ ®iÒu kiÖn cña tõng c¬ quan mµ trang bÞ lo¹i m¸y mãc vµ ®å dïng cã tÝnh n¨ng vµ c«ng dông kh¸c nhau. + M¸y in, m¸y vi tÝnh, ®iÖn tho¹i, m¸y ghi ©m, 1 m¸y tÝnh ®iÖn tö, bµn ghÕ tñ hå s¬, m¸y fax C¸ch bè trÝ phßng lµm viÖc vµ c¸c trang thiÕt bÞ ph¶i ®¶m b¶o nguyªn t¾c: thuËn tiÖn, kinh tÕ, thÈm mÜ, ¸nh s¸ng thÝch hîp, cã ®Çy ®ñ ®iÒu kiÖn ®Ó tiÕp kh¸ch cã hiÖu qu¶. C¸ch bè trÝ phßng lµm viÖc vµ tæ chøc s¾p xÕp c¸c thiÕt bÞ m¸y mãc trong v¨n phßng l·nh ®¹o trong v¨n phßng l·nh ®¹o ë UBND tØnh Tuyªn Quang nh×n chung phï hîp víi c«ng viÖc hµng ngµy. Phßng Chñ tÞch, Phã Chñ tÞch, vµ tr­ëng c¸c phßng ban ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c m¸y mãc vµ ®­îc bè trÝ hµi hoµ, thuËn tiÖn vµ cã tÝnh thÈm mÜ. 1.2.6. Tæ chøc c¸c chuyÕn ®i c«ng t¸c cho l·nh ®¹o vµ ho¹t ®éng cña ng­êi th­ ký khi l·nh ®¹o ®i v¾ng Tæ chøc c¸c chuyÕn ®i cho l·nh ®¹o lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô cña ng­êi th­ ký ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng cña m×nh. Tuú thuéc vµo chøc n¨ng nhiÖm vô vµ mèi quan hÖ cña c¬ quan mµ l·nh ®¹o cã thÓ ®i c«ng t¸c ë ph¹m vi kh¸c nhau, mçi chuyÕn ®i c«ng t¸c bao giê còng nh»m thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô cô thÓ nªn ng­êi th­ ký ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc chÝnh x¸c môc ®Ých cña chuyÕn ®i vµ chuÈn bÞ ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè cÇn thiÕt. §Ó tæ chøc chuyÕn ®i thµnh c«ng th× ng­êi th­ ký ph¶i chuÈn bÞ vµ tæ chøc mäi c«ng viÖc cÈn thËn chi tiÕt, chu ®¸o ®Ó t¹o sù tin t­ëng vµ yªn t©m cho l·nh ®¹o. Khi ®ã ng­êi th­ ký ph¶i tiÕn hµnh mét sè c«ng viÖc nh­: T×m hiÓu râ chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan vµ vÞ trÝ cña thñ tr­ëng. - N¾m ®­îc môc ®Ých cña chuyÕn ®i - Môc ®Ých cña c«ng viÖc cÇn gi¶i quyÕt. - LËp kÕ ho¹ch chuyÕn ®i c«ng t¸c: néi dung cña kÕ ho¹ch gåm: môc ®Ých cña chuyÕn ®i, néi dung, thµnh phÇn, ®Þa ®iÓm, thêi gian, tµi liÖu, t­ liÖu, kinh phÝ, ph­¬ng tiÖn vµ c¸c giÊy tê cÇn thiÕt. ChuÈn bÞ c¸c ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt cho chuyÕn ®i c«ng t¸c - Liªn hÖ víi n¬i tiÕp nhËn chuyÕn ®i c«ng t¸c - ChuÈn bÞ néi dung c«ng t¸c - ChuÈn bÞ giÊy tê tµi liÖu, t­ liÖu, vËt mÉu, s¶n phÈm mÉu trang thiÕt bÞ cho chuyÕn ®i - ChuÈn bÞ ph­¬ng tiÖn giao th«ng - LËp lÞch tr×nh cho chuyÕn ®i - Gi¶i quyÕt c¸c thñ tôc hµnh chÝnh vµ c¸c néi dung cÇn thiÕt kh¸c. Ho¹t ®éng, nhiÖm vô cña ng­êi th­ ký trong thêi gian l·nh ®¹o ®i v¾ng. §Ó c«ng viÖc ®­îc diÔn ra b×nh th­êng trong thêi gian l·nh ®¹o ®i v¾ng. Th­ ký lµ ng­êi gióp l·nh ®¹o gi¶i quyÕt c«ng viÖc trong thêi gian ®ã song víi viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô th­êng xuyªn víi vai trß trî gióp cho ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm cao nhÊt trong thêi gian l·nh ®¹o ®i c«ng t¸c. Th­ ký ph¶i gióp thñ tr­ëng tiÕn hµnh mét sè c«ng viÖc: - Tæ chøc bµn giao c«ng viÖc gi÷a thñ tr­ëng vµ c¸c c¸ nh©n cã liªn quan. - X¸c ®Þnh ph¹m vi thÈm quyÒn, ph¹m vi ®­îc uû nhiÖm gi÷a thñ tr­ëng, c¸ nh©n vµ phßng ban liªn quan. - Xin ý kiÕn thñ tr­ëng vÒ c¸c c«ng viÖc cßn ch­a gi¶i quyÕt. - X¸c ®Þnh h×nh thøc ®Ó liªn hÖ víi thñ tr­ëng - Thùc hiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô th­êng xuyªn c¸c c«ng viÖc ®­îc giao hoÆc uû quyÒn. - Thõa lÖnh thñ tr­ëng ®«n ®èc, gi¸m s¸t c¸c phßng ban chøc n¨ng thùc hiÖn ®óng ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch mµ thñ tr­ëng giao. - Gi÷ liªn l¹c víi thñ trëng trong khi l·nh ®¹o ®i c«ng t¸c. - Theo dâi qu¸ tr×nh ®i c«ng t¸c cña l·nh ®¹o, cña ®oµn c«ng t¸c. - Thùc hiÖn ghi chÐp vµ thu thËp c¸c néi dung ho¹t ®éng cña c¬ quan ®Ó b¸o c¸o l¹i cho thñ tr­ëng khi thñ tr­ëng ®i c«ng t¸c vÒ. ë UBND tØnh Tuyªn Quang th× c«ng t¸c tæ chøc c¸c chuyÕn ®i cña l·nh ®¹o còng ®· ®­îc lµm tèt mäi c«ng viÖc ®Òu ®­îc bè trÝ cho c¸c c¸n bé ®­îc ph©n c«ng. 1.2.7. Qu¶n lý ch­¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c cña l·nh ®¹o Mäi c«ng viÖc trong c¬ quan ®Òu ph¶i lËp kÕ ho¹ch, c¸c bé phËn c¸ nh©n ®Òu ph¶i lËp kÕ ho¹ch cña m×nh vµ ph¶i lµm theo kÕ ho¹ch ®· ®Ò ra. §Ó cã ®­îc mét b¶n kÕ ho¹ch tèt, chi tiÕt cho l·nh ®¹o vµ c¬ quan th× yªu cÇu ng­êi th­ ký ph¶i thùc sù hiÓu nhiÖm vô c¬ b¶n cña ng­êi l·nh ®¹o vµ c¬ quan. Tõ ®ã x¸c ®Þnh nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ mµ l·nh ®¹o vµ c¬ quan ph¶i gi¶i quyÕt trong thêi gian tíi, tuú theo chøc n¨ng vµ nhiÖm vô, lÜnh vùc ho¹t ®éng cña c¬ quan mµ th­ ký cã thÓ lËp c¸c kÕ ho¹ch cho phï hîp: - KÕ ho¹ch dµi h¹n - KÕ ho¹ch trung h¹n - KÕ ho¹ch ng¾n h¹n - KÕ ho¹ch tæng thÓ - KÕ ho¹ch chi tiÕt Th­ ký cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra theo dâi viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch trªn thùc tÕ ®Ó ®¶m b¶o c¸c ho¹t ®éng diÔn ra theo ®óng kÕ ho¹ch ®· duyÖt. C«ng t¸c lËp vµ qu¶n lý kÕ ho¹ch ë uû ban nh©n d©n tØnh Tuyªn Quang do Ch¸nh v¨n phßng chÞu tr¸ch nhiÖm. B¶n kÕ ho¹ch th­êng ®­îc ¸p dông trong UBND tØnh Tuyªn Quan lµ kÕ ho¹ch trong th¸ng. 1.2.8. Quan hÖ gi÷a ng­êi th­ ký víi l·nh ®¹o vµ quÇn chóng §Ó t¹o lËp mét mèi quan hÖ tèt ®ßi hái ng­êi th­ ký ph¶i thËt cÈn thËn, khÐo lÐo v× quan hÖ gi÷a ng­êi th­ ký víi l·nh ®¹o víi quÇn chóng lµ mèi quan hÖ quan träng nhÊt vµ cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn chÊt l­îng c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký v¨n phßng. §èi víi ng­êi l·nh ®¹o c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký do ng­êi l·nh ®¹o ph©n c«ng vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc l·nh ®¹o vµ c¬ quan vµ ng­êi l·nh ®¹o còng ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm víi cÊp trªn vÒ tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cña c¬ quan. Qua ®©y ta thÊy ®­îc quan hÖ cña ng­êi th­ ký víi l·nh d¹o lµ quan hÖ cÊp trªn cÊp d­íi nã kh«ng chØ dùa trªn t×nh c¶m c¸ nh©n mµ cßn bÞ chi phèi bëi nh÷ng quy ®Þnh quy chÕ cña Nhµ n­íc nãi chung vµ cña c¬ quan nãi riªng. Do ®ã ®ßi hái ng­êi th­ ký ph¶i cã mét th¸i ®é t«n träng còng nh­ sù ph¸t triÓn ngµy cµng ®i lªn cña c¬ quan phô thuéc phÇn lín vµo kh¶ n¨ng cña ng­êi l·nh ®¹o do ®ã ng­êi th­ ký còng ph¶i biÕt phôc tïng c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý nÕu ý kiÕn cña l·nh ®¹o kh«ng hîp lý vµ chÝnh x¸c th× th­ ký cã thÓ bµy tá ý kiÕn cña m×nh hoÆc ®Ò nghÞ ng­êi l·nh ®¹o xem xÐt l¹i nh÷ng quyÕt ®Þnh ®ã. §Ó gi¶i quyÕt ®­îc mét c¸ch tèt nhÊt th× ®ßi hái th­ ký ph¶i cã tinh thÇn tù gi¸c cao vµ tÝnh kû luËt ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô vµ còng ph¶i linh ho¹t trong c«ng viÖc nÕu l·nh ®¹o sai sãt cã thÓ tr×nh bµy suy nghÜ cña m×nh vµ kÞp thêi söa ch÷a. Mèi quan hÖ gi÷a th­ ký víi quÇn chóng nghÜa lµ gi÷a nh©n viªn ®èi víi kh¸ch tr­íc hÕt cÇn ph¶i tá mét th¸i ®é niÒm në, ph¶i t«n träng vµ ph¶i t¹o ®­îc mét Ên t­îng vÒ c¬ quan m×nh t¹o giao dÞch cho c¸c ho¹t ®éng tiÕp theo. 1.2.9. Tæ chøc c«ng t¸c th«ng tin phôc vô l·nh ®¹o ViÖc tæ chøc th«ng tin phôc vô l·nh ®¹o lµ rÊt quan träng v× ng­êi l·nh ®¹o lu«n cÇn ®­îc cung cÊp th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó triÓn khai, gi¶i quyÕt nhiÖm vô ®­îc giao, viÖc thu thËp th«ng tin vµ chuÈn bÞ th«ng tin tËp hîp vµ hÖ thèng th«ng tin theo tõng vÊn ®Ì, tõng lÜnh vùc ®ång thêi ph¶i ph©n tÝch vµ kiÓm tra ®é chÝnh x¸c cña c¸c th«ng tin ®Ó khi ng­êi lanh ®¹o cÇn c¸c th«ng tin vÒ vÊn ®Ò g× th× th­ ký cã thÓ cung cÊp ngay. 1.2.10. Tæ chøc ®iÖn tho¹i, ®iÖn b¸o phôc vô l·nh ®¹o HiÖn nay viÖc tæ chøc ®iÖn tho¹i, ®iÖn b¸o lµ hai ph­¬ng tiÖn cã kh¶ n¨ng gióp l·nh ®¹o gi¶i quyÕt mét sè c«ng viÖc mµ kh«ng cÇn gÆp trùc tiÕp nh­ gäi ®iÖn giao dÞch víi ®èi t¸c hay chuyÓn fax nhanh c¸c v¨n b¶n chØ sau vµi phót. §ã chÝnh lµ ph­¬ng tiÖn th«ng tin cÇn thiÕt. Thùc sù nhanh chãng ®Ó gióp cho l·nh ®¹o vµ truyÒn ®¹t th«ng tin cho l·nh ®¹o. 1.2.11. Kü thuËt giao tiÕp c«ng së cña ng­êi th­ ký Kü thuËt giao tiÕp c«ng së ë v¨n phßng còng rÊt quan träng v× ®©y lµ Ên t­îng ®Çu tiªn khi tiÕp xóc víi kh¸ch vÒ UBND tØnh Tuyªn Quang. V× v¨n phßng cña c¬ quan lµ mét trong nh÷ng ho¹t ®éng c¬ b¶n cña ng­êi th­ ký v¨n phßng lµ ho¹t ®éng giao tiÕp, còng do tÝnh chÊt cña c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký v¨n phßng nªn th­ ký ph¶i cã th¸i ®é cëi më, lÞch sù, hoµ nh· vµ lu«n chñ ®éng giao tiÕp vµ s½n sµng giao tiÕp khi cÇn thiÕt. Tù tin vµ biÕt tËn dông c¸c c¬ héi trong giao tiÕp ®Ó më réng c¸c mèi quan hÖ cña c¬ quan ®ång thêi më réng c¸c mèi quan hÖ cña chÝnh m×nh. Qua viÖc giao tiÕp cßn gióp th­ ký cã thªm th«ng tin ®ång thêi häc hái ®­îc nhiÒu kinh nghiÖm, do ®ã khi mäi kh¸ch ®Õn c¬ quan th× ng­êi th­ ký lu«n vui vÎ chµo hái kh¸ch vµ gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc cho kh¸ch mét c¸ch nhanh chãng vµ còng tuú vµo ®èi t­îng giao tiÕp cho phï hîp vµ øng xö sao cho cã v¨n ho¸. Do vËy viÖc thùc hiÖn vÒ kü thuËt giao tiÕp ë UBND tØnh Tuyªn Quang ®· ®¹t ®­îc yªu cÇu trªn. 1.2.12. Trong c«ng viÖc hµng ngµy nãi chung vµ c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký nãi riªng còng ®· ®¹t yªu cÇu cña viÖc thùc hiÖn v¨n ho¸ c«ng së vµ cÇn ph¸t huy h¬n n÷a vµ tiÕp tôc trao ®æi kiÕn thøc vÒ v¨n ho¸ c¬ së. 1.2.13. C¸ch giao tiÕp vµ trang phôc cña th­ ký, nh©n viªn trong c¬ quan Trang phôc cña nh©n viªn v¨n phßng cña c¬ quan còng rÊt quan träng. ViÖc thùc hiÖn giao tiÕp cña nh©n viªn, ng­êi th­ ký v¨n phßng nh×n chung lµ phï hîp vµ ®óng v¨n ho¸, hoµ nh· víi mäi ng­êi trong c¬ quan, ®ãn tiÕp chu ®¸o víi tÊt c¶ kh¸ch ®Õn c¬ quan mét c¸ch niÒm në lÞch sù vµ ©n cÇn chu d¸o. Trong thêi ®¹i ngµy nay vÊn ®Ò trang phôc cña nh©n viªn v¨n phßng vµ ng­êi th­ ký ®­îc c¸c c¬ quan doanh nghiÖp ®Çu t­ nh÷ng bé trang phôc, ®ång phôc rÊt ®Ñp vµ phï hîp lµm ®Ñp cho bé mÆt cña c¬ quan vµ g©y ®­îc Ên t­îng víi kh¸ch, ®èi víi c¬ quan t¹o cho kh¸ch cã Ên t­îng tèt vÒ c¬ quan. Nh×n chung c¸ch giao tiÕp vµ trang phôc cña ng­êi th­ ký vµ nh©n viªn trong c¬ quan lµ lÞch sù, phï hîp víi khung c¶nh vµ nhiÖm vô cña c¬ quan. 1.2.14. Bé phËn v¨n phßng vµ th­ ký v¨n phßng cña c¬ quan Th­êng xuyªn chó ý ®Õn c¸c nghi thøc Nhµ n­íc. Trong c¸c ho¹t ®éng cã liªn quan vµ vÒ nguyªn t¾c vÒ lÔ t©n trong c¬ quan còng ch­a theo nguyªn t¸c mµ lùa chän nh÷ng nguyªn t¾c phï hîp víi c¬ quan ®Ó thùc hiÖn. * NhËn xÐt vÒ nghiÖp vô th­ ký t¹i UBND tØnh Tuyªn Quang ¦u ®iÓm, nh­îc ®iÓm, h¹n chÕ vµ nguyªn nh©n, ý kiÕn ®Ò xuÊt cña c¸ nh©n. ë UBND tØnh Tuyªn Quang do kh«ng cã th­ ký riªng mµ c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký ®­îc ph©n chia cho nh÷ng c¸ nh©n vµ bé phËn liªn quan, qua ®ã cã nh÷ng ­u ®iÓm vµ nh­îc ®iÓm: ¦u ®iÓm: do c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký ®­îc nhiÒu ng­êi, nhiÒu bé phËn ®¶m nhiÖm nªn c«ng viÖc ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch chÆt chÏ víi nhau, c¸c ®¬n vÞ phßng ban cïng nhau phèi hîp thùc hiÖn nªn c«ng viÖc ®­îc phan chia ®Òu ®Æn, t¹o ra sù quan hÖ mËt thiÕt gi÷a c¸c phßng ban. Nh­îc ®iÓm: Nh÷ng c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký do kh«ng ®­îc th­ ký riªng ®¶m nhiÖm nªn ®«i khi c«ng viÖc cßn ch­a ®­îc gi¶i quyÕt nhanh chãng do cã nh÷ng bé phËn ch­a kÞp lµm vµ viÖc liªn l¹c trao ®æi c«ng viÖc cßn khã kh¨n. Nh­ vËy viÖc thùc hiÖn nghiÖp vô th­ ký t¹i UbND tØnh Tuyªn Quang còng ®· ®em l¹i ®­îc kÕt qu¶ tèt, viÖc qu¶n lý c¸n bé vµ tæ chøc c¸c ho¹t ®éng v¨n phßng ®­îc gi¶i quyÕt nhanh chãng ®óng chøc n¨ng, nhiÖm vô c¸n bé trong v¨n phßng c¬ quan øng xö v¨n minh, lÞch sù, ®óng víi v¨n ho¸ c«ng së, c¸c c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký ®­îc hoµn thµnh tèt, trang thiÕt bÞ trong v¨n phßng ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ, hiÖn d¹i, l·nh ®¹o th­êng xuyªn quan t©m vµ chó ý ®Õn nh©n viªn trong c¬ quan. II. NghiÖp vô v¨n th­ 2. C«ng t¸c so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n V¨n b¶n lµ mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng ®Ó qu¶n lý Nhµ n­íc vµ n¾m ®­îc tÊt c¶ c¸c c¬ quan, dïng qu¶n lý theo ®óng chøc n¨ng nhiÖm vô cña m×nh. §Ó truyÒn ®¹t chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ n­íc. So¹n th¶o v¨n b¶n lµ thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô vµ ph¹m vi ho¹t ®éng cña c¬ quan ®ång thêi thùc hiÖn mèi quan hÖ gi÷a c¬ quan Nhµ n­íc víi nhau vµ gi÷a c¬ quan Nhµ n­íc víi c«ng d©n, h¬n n÷a nã cßn thÓ hiÖn nguyªn t¾c ho¹t ®éng vµ c¸ch thøc lµm viÖc cña c¬ quan ngoµi ra viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n cßn thÓ hiÖn kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c¬ quan. HiÖn nay trong thêi ®¹i míi - thêi ®¹i c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ th× viÖc so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n hÕt søc quan träng trong c¸c c¬ quan lµm tèt c«ng t¸c nµy sÏ ®¶m b¶o cho viÖc qu¶n lý vµ t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng ®¸p øng ®­îc trong tõng thêi kú, tõng giai ®o¹n ®æi míi hiÖn nay vµ phï hîp víi thùc tÕ thay ®æi tõng ngµy. 2.1. V¨n b¶n ®i lµ tÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n do c¬ quan lµm ra ®Ó qu¶n lý, ®iÒu hµnh c«ng viÖc theo chøc n¨ng nhiÖm vô cña m×nh ®­îc göi tíi c¸c ®èi t­îng liªn quan Trong thùc tÕ ho¹t ®éng hµng ngµy cña UBND tØnh th× hµng ngµy UBND tØnh th­êng dïng nh÷ng lo¹i v¨n b¶n ®i lµ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vµ v¨n b¶n hµnh chÝnh th«ng th­êng vµ v¨n b¶n c¸ biÖt nh­: QuyÕt ®Þnh: Dïng ®Ó ban hµnh c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch, ®iÒu chØnh c«ng viÖc vÒ tæ chøc nh©n sù ¸p dông chÕ ®é chÝnh s¸ch cho tõng ®èi t­îng. Vµ c¸c lo¹i v¨n b¶n kh¸c nh­ tê tr×nh, b¸o c¸o, c«ng v¨n: kÕ ho¹ch, ®iÖn khÈn Tê tr×nh dïng ®Ó thuyÕt tr×nh tæng qu¸t vÒ mét vÊn ®Ò, mét ý kiÕn, dù th¶o vµ xin ý kiÕn ®Ó cÊp trªn xem xÐt gi¶i quyÕt. ChØ thÞ: §Ó ban hµnh truyÒn ®¹t chñ tr­¬ng chÝnh s¸ch, c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý chØ ®¹o, ®«n ®èc, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c mÆt c«ng t¸c ®èi víi c¬ quan vµ ®¬n vÞ cÊp d­íi. C«ng v¨n: lµ lo¹i v¨n b¶n kh«ng cã tªn gäi lµ ph­¬ng tiÖn giao tiÕp chÝnh thøc gi÷a Nhµ n­íc víi c«ng d©n ®Ó gi¶i quyÕt c«ng viÖc chung. Ngoµi ra c¨n cø vµo chøc n¨ng nhiÖm vô cña m×nh UBND tØnh cßn dïng nhiÒu lo¹i v¨n b¶n kh¸c nh­ng nhiÒu nhÊt lµ c«ng v¨n hµnh chÝnh nh÷ng v¨n b¶n nµy ®­îc sö dông vµo rÊt nhiÒu nh÷ng môc ®Ých kh¸c nhau. Thùc tÕ ë UBND tØnh d· thu thËp ®­îc mét sè v¨n b¶n sau: 2.2. V¨n b¶n ®Õn lµ tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n tõ c¬ quan ngoµi göi ®Õn, b»ng con ®­êng b­u ®iÖn hoÆc trùc tiÕp hay do c¸c c¸n bé ®i häp mang vÒ tÊt c¶ v¨n b¶n ®ã lµ v¨n b¶n ®Õn. Hµng ngµy t¹i UBND tØnh Tuyªn Quang th­êng nhËn ®­îc rÊt nhiÒu v¨n b¶n cña c¸c c¬ quan göi ®Õn nh­ v¨n b¶n cña Trung ­¬ng, v¨n b¶n cña v¨n phßng ChÝnh phñ, cña c¸c bé, ngµnh, c¸c v¨n b¶n cña tØnh thµnh b¹n vµ c¸c c¬ quan cÊp d­íi c¸c lo¹i v¨n b¶n kh¸c cña c¸c ®¬n vÞ sù nghiÖp, doanh nghiÖp nh­ quyÕt ®Þnh, chØ thÞ, tê tr×nh, b¸o c¸o, c«ng v¨n, giÊy mêi Nãi chung hµng ngµy UBND tØnh nhËn ®­îc rÊt nhiÒu v¨n b¶n trong ®ã nhiÒu nhÊt lµ c«ng v¨n. VÝ dô c«ng v¨n ®Õn cña c¬ quan : 2.3. Hµng ngµy thùc tÕ c¬ quan ban hµnh rÊt nhiÒu v¨n b¶n nªn cã rÊt nhiÒu lo¹i ch÷ ký, ch÷ ký ®­îc dùa trªn chøc vô, quyÒn h¹n, hä tªn, ch÷ ký cña ng­êi cã thÈm quyÒn ký ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau vµ ®­îc thùc hiÖn theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc ban hµnh. Chñ tÞch (Ký) Hä tªn TM.Uû ban nh©n d©n tØnh KT. chñ tÞch Phã Chñ tÞch TL.chñ tÞch ch¸nh v¨n phßng KT. chñ tÞch Phã chñ tÞch Trªn ®©y lµ mét sè lo¹i ch÷ ký th­êng dïng cña c¬ quan trong viÖc ban hµnh v¨n b¶n cña UBND tØnh. Ký thay mÆt ®­îc dïng víi c¸c c¬ quan theo chÕ ®é cÊp phã ký thay chøc vô cÊp tr­ëng. TL. lµ cÊp d­íi 1 cÊp cña cÊp tr­ëng KT. lµ viÖc kÝ theo c¬ quan lµm viÖc theo chÕ ®é tËp thÓ. Ký thay lµ thay mÆt tËp thÓ ký. 2.4. So¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n lµ mét c«ng viÖc diÔn ra hµng ngµy t¹i c¸c c¬ quan, viÖc ban hµnh v¨n b¶n ph¶i phï hîp víi tõng thêi kú vµ quy ®Þnh cña §¶ng vµ Nhµ n­íc, khi ban hµnh v¨n b¶n ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: V¨n b¶n ph¶i ®¶m b¶o néi dung thiÕt thùc, nh»m môc ®Ých gi¶i quyÕt c«ng viÖc, phï hîp víi ph¸p luËt hiÖn hµnh ®óng lo¹i v¨n b¶n. V¨n b¶n ban hµnh ph¶i ®¶m b¶o vÒ mÆt thÓ thøc ®Ó khi ban hµnh ra v¨n b¶n cã gi¸ trÞ ph¸p lý. ThÓ thøc lµ nh÷ng yÕu tè cÊu thµnh nªn v¨n b¶n, nÕu thiÕu ®i mét thµnh phÇn th× v¨n b¶n mÊt ®i gi¸ trÞ th«ng th­êng mçi v¨n b¶n cã 09 ®Õn 10 thµnh phÇn vµ theo th«ng t­ sè 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngµy 06/5/2005 cña BNV cña VPCP. V¨n b¶n ban hµnh ph¶i chÝnh x¸c cô thÓ vÒ th«ng tin trong v¨n b¶n. Th«ng tin ph¶i ®¸ng tin cËy. Ng«n ng÷ vµ v¨n phßng trong v¨n b¶n ph¶i thÝch hîp ®Ó truyÒn t¶i ®­îc th«ng tin, ng«n ng÷ v¨n phong ph¶i thÝch hîp víi tõng lo¹i v¨n b¶n. V¨n b¶n ph¶i phï hîp víi chøc n¨ng, nhiÖm vô ban hµnh v¨n b¶n, bè côc v¨n b¶n chÆt chÏ, hîp lý, râ rµng khoa häc theo khu«n mÉu vµ hîp lý. Khi v¨n b¶n ®­îc ban hµnh ph¶i theo hÖ thèng thèng nhÊt khi ban hµnh cÊp d­íi phôc tïng cÊp trªn vµ cã tÝnh kh¶ thi. Nh­ vËy nh×n mét c¸ch tæng qu¸t th× viÖc ban hµnh v¨n b¶n cña c¬ quan, ®¬n vÞ ®· ®¹t ®­îc c¸c yªu cÇu chung cña viÖc ban hµnh v¨n b¶n ®ã lµ: - Yªu cÇu vÒ mÆt thÓ thøc - Yªu cÇu vÒ mÆt ng«n ng÷ v¨n phong - Yªu cÇu vÒ néi dung cña v¨n b¶n - Yªu cÇu vÒ th«ng tin trong v¨n b¶n. VÒ mÆt thÓ thøc theo th«ng t­ liªn tôc sè 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngµy 06/05/2005 cña Bé Néi vô vµ v¨n phßng ChÝnh phñ h­íng dÉn vÒ thÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n th× t¹i UBND tØnh ®· ®¹t yªu cÇu. ViÖc ban hµnh còng ®­îc thùc hiÖn theo LuËt ban hµnh v¨n b¶n cña ChÝnh phñ vµ Quèc héi. VÝ dô v¨n b¶n thùc tÕ: 2.5. Quy tr×nh so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n Quy tr×nh lµ tr×nh tù c¸c b­íc ®i cÇn thiÕt vµ sù s¾p xÕp c¸c b­íc theo mét trËt tù nhÊt ®Þnh. KÕt qu¶ cña b­íc tr­íc nã chøng minh cho sù cÇn thiÕt cña b­íc sau. Quy tr×nh chung cña viÖc so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n ®­îc chia lµm 3 giai ®o¹n. 1) Giai ®o¹n chuÈn bÞ: giai ®o¹n nµy ®­îc chia 4 b­íc: + S¬ bé x¸c ®Þnh vÊn ®Ò + X¸c ®Þnh tªn lo¹i v¨n b¶n + ChuÈn bÞ t­ liÖu + LËp ®Ò c­¬ng dµn bµi chi tiÕt. 2) Giai ®o¹n viÕt b¶n th¶o + ViÕt nh¸p + ViÕt chÝnh thøc 3) Giai ®o¹n duyÖt b¶n th¶o ë UBND tØnh Tuyªn Quang viÖc ban hµnh c¸c v¨n b¶n phôc vô cho chøc n¨ng, nhiÖm vô qu¶n lý ®­îc giao th­êng ®­îc ban hµnh c¸c v¨n b¶n nh­: QuyÕt ®Þnh, chØ thÞ, c«ng v¨n C¸c lo¹i v¨n b¶n do UBND tØnh Tuyªn Quang ban hµnh gåm: - V¨n b¶n ph¸p quy - V¨n b¶n hµnh chÝnh - V¨n b¶n c¸ biÖt. T¹i UBND tØnh Tuyªn Quang viÖc so¹n th¶o do c¸c chuyªn viªn so¹n th¶o ra c¸c v¨n b¶n sau ®ã tr×nh l·nh ®¹o duyÖt vµ qua bé phËn v¨n th­ ®Ó lÊy sè v¨n b¶n vµ ®¨ng ký vµo sæ vµ lµm thñ tôc chuyÓn giao v¨n b¶n ®i. * Giai ®o¹n chuÈn bÞ - X¸c ®Þnh tªn lo¹i v¨n b¶n Sau khi ®· x¸c ®Þnh ®­îc tªn lo¹i v¨n b¶n th× c«ng viÖc tiÕp theo lµ thu thËp th«ng tin vµ xö lý th«ng tin tõ c¸c nguån thu thËp. Thu thËp tõ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt lÊy tõ hå s¬ nguyªn t¾c. Thu thËp tõ hå s¬ c«ng viÖc lÊy c¸c v¨n b¶n cÇn thiÕt trong hå s¬ c«ng viÖc vµ thu thËp tõ c¸c nguån thu kh¸c. Sau khi ®· thu thËp lùa chän nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c vµ cÇn thiÕt cã gi¸ trÞ ®­a vµo v¨n b¶n. - LËp ®Ò c­¬ng dµn bµi. Khi ®· cã ®Çy ®ñ t­ liÖu ng­êi so¹n th¶o tiÕn hµnh lËp ®Ò c­¬ng dµn bµi chi tiÕt. * Giai ®o¹n viÕt v¨n b¶n Sau khi ®· x©y dùng xong ®Ò c­¬ng th× ng­êi so¹n th¶o tiÕn hµnh viÕt ®Çy ®ñ néi dung cña v¨n b¶n, khi ®· hoµn chØnh dù th¶o v¨n b¶n th× ng­êi so¹n th¶o ph¶i b¸o c¸o víi thñ tr­ëng ®¬n vÞ ®Ó xin ý kiÕn. NÕu v¨n b¶n cã liªn quan ®Õn nhiÒu ngµnh kh¸c nhau th× ph¶i gi÷ l¹i b¶n th¶o ®Ó trao ®æi ý kiÕn vµ söa ch÷a khi cÇn thiÕt. L·nh ®¹o vµ ng­êi so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Uû ban nh©n d©n cïng cÊp vÒ néi dung v¨n b¶n do m×nh so¹n th¶o. §a sè v¨n b¶n cña UBND tØnh Tuyªn Quang ban hµnh ®Òu tu©n theo ®óng quy®Þnh. Giai ®o¹n tr×nh ký V¨n b¶n do l·nh ®¹o tØnh ký (v¨n b¶n ký ph¶i lµm theo ®Çy ®ñ c¸c hå s¬ giÊy tê ®Ó ng­êi ký xem xÐt vµ ra quyÕt ®Þnh, ng­êi ký ph¶i chÞu hoµn toµn tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt víi nh÷ng v¨n b¶n m×nh ®· ký. V× vËy khi ký ng­êi ký ph¶i xem xÐt néi dung, h×nh thøc råi míi ký chÝnh thøc khi ký ký ®óng thÓ thøc vµ thÈm quyÒn. §ãng dÊu vµ göi v¨n b¶n Sau khi hoµn thµnh c¸c b­íc dù th¶o, v¨n phßng duyÖt, tr×nh ký, v¨n b¶n ®­îc v¨n th­ kiÓm tra l¹i thÓ thøc lÊy sè vµ ngµy th¸ng v¨n b¶n vµ ®¨ng ký v¨n b¶n vµo m¸y. Sau ®ã nh©n b¶n råi ®ãng dÊu ®Ó ban hµnh, v¨n b¶n ®· cã ch÷ ký cña l·nh ®¹o nh­ng ch­a cã dÊu coi nh­ kh«ng cã t¸c dông. DÊu lµ thµnh phÇn biÓu thÞ tÝnh hîp ph¸p vµ ch©n thËt cña v¨n b¶n vµ ch÷ ký cña v¨n b¶n. C¸c v¨n b¶n khi ®· hoµn thµnh c¸c thñ tôc trªn th× v¨n th­ lµm nhiÖm vô göi v¨n b¶n ®Õn c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ, tæ chøc, c¸ nh©n cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt v¨n b¶n theo thµnh phÇn ë n¬i nhËn vµ ý kiÕn trùc tiÕp cña l·nh ®¹o. Nh­ vËy c«ng t¸c so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n cña UBND tØnh Tuyªn Quang kh¸ tèt theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ hîp lý. Nh­ng bªn c¹nh ®ã cßn cã nh÷ng sai sãt nhá trong kh©u so¹n th¶o vµ ®¸nh m¸y. 2.6. Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i UBND tØnh Tuyªn Quang cho thÊy viÖc ban hµnh v¨n b¶n rÊt ®óng thÓ thøc hiÖn hµnh cña Nhµ n­íc ThÓ thøc v¨n b¶n lµ nh÷ng thµnh phÇn mµ Nhµ n­íc qu ®Þnh cho mçi mét v¨n b¶n b¾t buéc ph¶i cã néi dung chØ cã mét néi dung bao gåm 9 ®Õn 10 thµnh phÇn chÝnh. HiÖn nay t¹i UBND tØnh Tuyªn Quang viÖc ban hµnh v¨n b¶n ®­îc thùc hiÖn theo th«ng t­ liªn tÞch sè 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngµy 06/5/205 cña Bé Néi vô vµ V¨n phßng ChÝnh phñ h­íng dÉn vÒ thÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n. 2.7. V¨n b¶n lµ ph­¬ng tiÖn ghi trªn lo¹i vËt liÖu nhÊt ®Þnh b»ng ng«n ng÷ cô thÓ theo mét phong c¸ch nhÊt ®Þnh dïng ®Ó truyÒn ®¹t vµ trao ®æi th«ng tin. Hµng ngµy c¸c c¬ quan qu¶n lý dïng c¸c lo¹i v¨n b¶n ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô cña m×nh theo thÓ thøc vµ thÈm quyÒn luËt ®Þnh. Mçi mét v¨n b¶n cã tªn gäi vµ thÓ thøc kh¸c nhau nh­ quyÕt ®Þnh, chØ thÞ, c«ng v¨n thùc tÕ hµng ngµy t¹i UBND tØnh Tuyªn Quang ®· ban hµnh nh÷ng lo¹i v¨n b¶n kh¸c nhau sau ®©y: 2.8. HiÖn nay trong thùc tÕ hµng ngµy t¹i UBND tØnh Tuyªn Quang mçi ngµy th­êng ban hµnh nhiÒu v¨n b¶n vµ ®Æc biÖt chó träng vÒ mÆt thÓ thøc vµ gi¸ trÞ ph¸p lý cña v¨n b¶n nã ®­îc biÓu hiÖn qua c¸c thµnh phÇn thÓ thøc theo quy ®Þnh hiÖn hµnh vÝ dô nh­: con dÊu, ch÷ ký 2.9. Ng«n ng÷ v¨n phong trng UBQLNN vµ UBQL rÊt quan träng, viÖc sö dông ng«n ng÷ v¨n phong trong viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n lµ hÕt søc quan träng. Ng«n ng÷ v¨n phong ph¶i sö dông ng¾n gän, râ rµng, dÔ hiÓu vµ ph¶i phï hîp víi néi dung v¨n b¶n, sö dông ®óng ng«n ng÷ ®¶m b¶o tÝnh trang träng, nghiªm tóc cña v¨n b¶n. Nh×n chung viÖc sö dông ng«n ng÷ vµ v¨n phong trong viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n cña UBND tØnh lµ c¬ së thùc tËp trong thêi gian qua lµ hîp lý, kh¸ch quan vµ ®óng yªu cÇu gi¸ trÞ ph¸p lý cao. VD thùc tÕ: vÝ dô quyÕt ®Þnh sè: 05/2006/Q§-UBND ë v¨n b¶n nµy ng«n ng÷ v¨n phong ®­îc sö dông rÊt thÝch hîp víi lo¹i v¨n b¶n lµ quyÕt ®Þnh, ®óng víi néi dung cña quyÕt ®Þnh. 2.10. §éi ngò c¸n bé v¨n phßng lµ mét phÇn tÊt yÕu cña bÊt kú c¬ quan nµo, ®©y lµ lùc l­îng chñ chèt ®Ó thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan. Víi lý luËn vµ kü n¨ng thùc hµnh thµnh thôc cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, kh¶ n¨ng thùc hµnh tèt, cã phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt n¨ng næ, nhiÖt t×nh trong c«ng t¸c. * NhËn xÐt vÒ viÖc so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n t¹i c¬ së thùc tËp So¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n lµ mét kh©u nghiÖp vô trong c«ng t¸c v¨n th­ ®©y lµ kh©u quan träng trong c«ng t¸c ban hµnh ra v¨n b¶n. Qua t×m hiÓu thùc tÕ vÒ viÖc so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n cña UBND tØnh Tuyªn Quang ®­îc thùc hiÖn kh¸ tèt c¸c kh©u so¹n th¶o v¨n b¶n nh­ ®¶m b¶o vÒ thÓ thøc, néi dung, thÈm quyÒn ban hµnh, ng«n ng÷ v¨n phong thÝch hîp. §Æc biÖt trong viÖc ký duyÖt v¨n b¶n ®¶m b¶o vÒ mÆt ph¸p lý cña c¸c v¨n b¶n ba hµnh, v¨n th­ ®· thùc hiÖn tèt, nghiªm tóc nh÷ng quy ®Þnh vÒ viÖc ®ãng dÊu v¨n b¶n. Qua ®ã thÓ hiÖn ®­îc nh÷ng ­u ®iÓm sau: - Lµm cho v¨n b¶n cã gi¸ trÞ ph¸p lý cao (thuËn lîi cho viÖc ph¸t hµnh v¨n b¶n, v¨n b¶n ban hµnh ra thùc hiÖn ®­îc chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¬ quan, ®¶m b¶o tÝnh thiÕt thùc cña v¨n b¶n) Qua ®ã thÓ hiÖn ®­îc nh÷ng ­u ®iÓm sau: - Lµm cho v¨n b¶n cã gi¸ trÞ ph¸p lý cao (thuËn lîi cho viÖc ph¸t hµnh v¨n b¶n) v¨n b¶n ban hµnh ra thùc hiÖn ®­îc chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¬ quan, ®¶m b¶o tÝnh thiÕt thùc cña v¨n b¶n Bªn