Đề tài Công tác văn thư, lưu trữ tại công ty tư vấn xây dựng Sông Đà

g ty. Sau khi văn bản được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản. Theo thẩm quyền ban hành văn bản, công ty được phép ban hành các loại văn bản sau: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội qui, qui chế, điều lệ hoạt động của đơn vị. Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn đi của văn thư, cụ thể: - Năm 2001 ban hành 927 văn bản. - Năm 2002 ban hành 1103 văn bản. - Năm 2003 ban hành 1413 văn bản. Đối với những văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án... trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý kiến lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho bản dự thảo. Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà ược tiến hành tương đối chặt chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản. Tuy nhiên theo qui trình soạn thảo văn bản của công ty như hiện nay thì cũng còn có nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm quan trọng của việc ban hành văn bản còn kém, năng lực của cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách. Do đó dẫn đến nhiều văn bản xuất bản nội dung còn yếu kém, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản mang tính pháp lý cao như các qui định, qui chế, điều lệ sử dụng từ ngữ, câu tối nghĩa, không rõ ràng nên gây khó khăn cho việc thực hiện. 3. Quản lý công văn đi - đến Công văn đi, công văn đến của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà đều tập trung một đầu mối ở văn thư của Phòng Tổ chức Hành chính. 3.1. Đối với công văn đi Việc quản lý công văn đi được văn thư cơ quan thực hiện theo một qui trình tương đối chặt chẽ: Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phòng ban, đơn vị xin trình ký lãnh đạo công ty, chuyển cho trưởng phòng xem xét thể thức, tính hợp pháp của văn bản. Sau khi đã hoàn tất về thể thức văn bản Trưởng phòng chuyển cho trợ lý giám đốc trình lãnh đạo ký duyệt, sau đó chuyển cho văn thư đăng ký số, ngày tháng ban hành văn bản, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu. Bản chính lưu tại văn thư, 01 bản phôtô đóng dấu đỏ chuyển cho bộ phận soạn thảo, còn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của tác giả văn bản (tham khảo sơ đồ qui trình xử lý công văn đi). SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI Sơ đồ quản lý công văn đi Tiếp nhận công văn tài liệu xin trình ký Chuyển công văn tài liệu đi các nơi nhận Đóng dấu, lưu công văn, tài liệu Cho số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản, nhân bản Trình ký Xem xét thể thức, nộidungtính hợp pháp của tài liệu Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản của công ty ban hành tương đối nhiều, vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tất cả các loại văn bản, tài liệu do công ty ban hành được cập nhật trên 2 sổ công văn đi: 1 sổ đăng ký công văn đi nội bộ công ty, 1 sổ đăng ký công văn đi Tổng Công ty, các đơn vị trong Tổng Công ty và các cơ quan bên ngoài. Việc vào sổ đăng ký công văn đi được thực hiện theo mẫu sổ in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước. 3. 2. Đối với công văn đến Công văn, tài liệu đến Công ty qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay, gửi qua bưu điện, fax...từ các đơn vị trong Tổng công ty, các cơ quan bên ngoài. Nhiệm vụ của văn thư là tiếp nhận công văn, phân loại, đóng dấu công văn đến (trên dấu công văn đến ghi số đến, ngày tháng đến) đối với tất cả các loại tài liệu công văn đến chỉ trừ công văn gửi đích danh trong phong bì và công văn gửi đến có đóng dấu mật. Sau đó chuyển cho trợ lý giám đốc trình Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách từng lĩnh vực mà đã được Giám đốc Công ty uỷ quyền chỉ đạo, theo dõi. Giám đốc hoặc phó giám đốc căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để cho ý kiến xử lý cụ thể: - Công văn của Ban Điều hành Thuỷ điện Sê San 3 gửi đến công ty về việc cung cấp bản vẽ thi công đúng tiến độ, thì phải trình Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật cho ý kiến xử lý. - Công văn của các tổ chức, cá nhân gửi đến (không thuộc diện văn bản chính sách, chế độ), các báo cáo, thống kê... thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ thì Trưởng phòng Tổ chức Hành chính được quyền phê chuyển trực tiếp đến các phòng ban chuyên môn. - Đối với những loại văn bản như: Đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng... thì Trưởng phòng Tổ chức Hành chính phải trực tiếp trình giám đốc phê chuẩn. Sau khi đã có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo công ty trợ lý giám đốc chuyển lại cho văn thư vào sổ công văn đến (theo mẫu in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước), in sao theo số lượng các bộ phận cần gửi, khi chuyển công văn cho các bộ phận thực hiện phải có chữ ký của người nhận (tham khảo sơ đồ quản lý công văn đến). SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN T.nhận, phân loại, đóng dấu CVĐ Vào sổ Theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc giải quyết công văn Chuyển CV theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Vào sổ chi tiết Trình công văn Cho Lãnh đạo Tiếp nhận lại công văn đã có ý kiến của Lãnh đạo Tất cả các công văn, tài liệu gửi đến công ty đều được theo dõi chung tại 2 sổ đăng ký công văn đến: 1 sổ theo dõi công văn đến của các đơn vị trong Tổng Công ty, 1 sổ theo dõi công văn đến của các cơ quan bên ngoài. Không phân theo từng đơn vị cụ thể. - Năm 2001 tiếp nhận 2139 văn bản - Năm 2002 tiếp nhận 2007 văn bản - Năm 2003 tiếp nhận 2894 văn bản. Theo quyết định số 184/TCT-TCĐT ngày 18 tháng 5 năm 1998 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Xây dựng Sông Đà thì tất cả các văn bản đến đều phải giải quyết trong ngày hoặc chậm nhất là buổi sáng ngày hôm sau. Như vậy cách giải quyết, xử lý công văn đến của công ty là hợp lý, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tránh được việc công văn, tài liệu gửi đến bị chồng đống, giải quyết chậm thời hạn ảnh hưởng đến việc cập nhật thông tin. Nhìn chung công tác quản lý công văn đi, công văn đến của công ty được thực hiện theo một qui trình tương đối chặt chẽ; đạt kết quả tốt; giúp cho lãnh đạo công ty cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ; hoàn thành được nhiệm vụ quản lý công văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và phục tốt cho việc tra tìm tài liệu của công ty. Riêng việc quản lý công văn, tài liệu mật được thực hiện theo qui chế bảo mật của công ty và của Cục Lưu trữ Nhà nước. Công văn, tài liệu mật được lưu trữ riêng và được chuyển trực tiếp cho người nhận không qua trung gian, sau khi giải quyết xong được thu hồi bảo quản tại lưu trữ của công ty theo chế độ quản lý tài liệu mật. 4. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các lực lượng vũ trang và một số chức danh... khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân. Để thực hiện nghiêm chỉnh công tác này, ngày 22 tháng 9 năm 1963, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 62/CP quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu. Trên cơ sở Nghị định này ngày 16 tháng 5 năm 2001 Giám đốc công ty tư vấn xây dựng Sông đà đã ký Quyết định số 31/SDCCC-TCHC ban hành qui định việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà. Con dấu của công ty là dấu tròn không mang hình quốc huy, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đối với một số văn bản như bản thảo, chương trình hội nghị ...thì được đóng dấu treo ở trang đầu tiên góc trên bên trái của văn bản. Văn thư cơ quan là người trực tiếp quản lý con dấu và phải chịu trách nhiệm về việc đóng dấu vào văn bản. Khi các văn bản đã được lãnh đạo công ty ký duyệt và ban hành nhưng bắt buộc phải có chữ ký nháy của lãnh đạo phòng ban, đơn vị trực tiếp soạn thảo thì mới đóng dấu, nhất là các văn bản quan trọng như hợp đồng kinh tế, các chứng từ ngân hàng. Mọi văn bản trước khi đóng dấu đều được soát, xét kỹ về thể thức chữ ký của cấp có thẩm quyền để tránh đóng nhầm lẫn con dấu. Nếu phát hiện có trường hợp văn bản không đúng qui định thì văn thư phải báo cáo Phó Trưởng phòng phụ trách hành chính hoặc Trưởng phòng Tổ chức Hành chính để có biện pháp chấn chỉnh những thiếu sót đảm bảo việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng qui định. Con dấu của công ty được để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận trong tủ có khoá. Không có hiện tượng đóng dấu khống. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số con dấu như dấu chức danh, dấu tên, dấu đã thẩm định, dấu chỉ mức độ khẩn, mật ... Trong trường hợp văn thư đi vắng thì phải bàn giao con dấu lại cho Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng hành chính. 5. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề cập nhật trong các văn bản đã được giải quyết xong và thường lập hồ sơ vào cuối năm, khi kết thúc một năm công tác và chuẩn bị bước sang một năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới. Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công văn thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học. Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau: - Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ. - Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị - Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức. - Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác. Theo điều 22 của Điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ có nêu rõ: Những tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ. Căn cứ vào qui định của Nhà nước mỗi cơ quan, đơn vị, cán bộ làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ hàng năm đều phải tiến hành lập hồ sơ về công việc mình đã làm. Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà chưa có danh mục hồ sơ hàng năm, văn thư cơ quan do trình độ nghiệp vụ còn hạn chế nên chưa quan tâm đến việc lập danh mục hồ sơ hàng năm và hướng dẫn lập hồ sơ trong cơ quan, mà chủ yếu chỉ sắp xếp công văn lưu theo thứ tự thời gian, theo vấn đề, theo cơ cấu tổ chức. Trong các file lưu tài liệu, văn thư đã viết được tờ mục lục và đánh số thứ tự trên từng văn bản nên cũng phần nào tạo được thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu. Nhưng nhìn chung văn bản, tài liệu tại công ty đang còn trong tình trạng lộn xộn vì vậy khi cần tra tìm tài liệu của một vụ việc cụ thể đã gặp nhiều khó khăn trong khâu tra tìm. Việc nộp lưu tài liệu hàng năm của các phòng ban, đơn vị trong công ty chưa được thực hiện II. Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả các vấn đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Trong quá trình hoạt động của công ty, khối lượng tài liệu hìng thành tương đối lớn, chủ yếu là tài liệu khoa học kỹ thuật. Mặc dù vậy nhưng công ty chưa có cán bộ chuyên trách để trực tiếp đảm nhiệm công việc này. Do đó, công tác tổ chức khoa học, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chưa được tốt, hiệu quả chưa cao. 1. Vài nét về phông lưu trữ và sự chỉ đạo của Lãnh đạo công ty Phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là một phông mở, có khối lượng tài liệu tương đối lớn (chủ yếu là tài liệu khoa học kỹ thuật) và hoàn chỉnh. Thời gian bắt dầu của tài liệu từ khi công ty có quyết định số: 97/BXD-TCCB ngày 24/1/1986 về việc thành lập Trung tâm Thiết kế trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà. Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu khoa học kỹ thuật, sách khoa học kỹ thuật, tài liệu hành chính và tài liệu ảnh trong đó tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng lớn hơn cả. Nội dung của tài liệu trong phông phản ánh quá trình hình thành và phát triển cũng như chức năng, nhiệm vụ của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà. Phòng lưu trữ của Công ty được thành lập sau khi có Quyết định thành lập Trung tâm Thiết kế tuy qui mô không lớn vì cùng chung hoàn cảnh cơ sở vật chất thiếu thốn của toàn công trường, nhưng cũng được trang bị đầy đủ giá, kệ để tài liệu. Cùng với sự phát triển của công ty, đến nay phòng lưu trữ đã được bố trí riêng một phòng, rộng khoảng 24 m2 tại tầng 1 chứa khoảng *** m tài liệu nhưng lại chưa được chỉnh lý. Từ ngày 11 tháng 04 năm 2002, công ty xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2002 nên tài liệu của phòng bước đầu được tổ chức một cách khoa học. Khối lượng tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu hành chính đã được tách riêng. Mặc dù hiện nay công tác lưu trữ của công ty chưa thực sự đi vào quy củ nhưng về cơ bản những điều kiện cho một phông lưu trữ được tổ chức khoa học đã được hình thành. Có được kết quả như vậy là do có sự quan tâm của lãnh đạo công ty. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được ghi trong quyết định thành lập, công ty đã có một số qui định về công tác lưu trữ mà quan trọng nhất là việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2002. Trong đó hương dẫn khá chi tiết về nghiệp vụ công tác văn thư và công tác lưu trữ. 2. Tình hình tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu lưu trữ 2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu Thu thập và bổ sung tài liệu là một khâu rất quan trọng trong công tác lưu trữ vì nếu không có tài liệu thì sẽ không thể thực hiện các khâu nghiệp vụ khác như: Phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu. Đây cũng là một vấn đề hết sức khó khăn đối với công tác lưu trữ của công ty hiện nay. Do chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty có địa bàn hoạt động rất rộng chủ yếu là các công trình thuỷ điện như: Thuỷ điện Cần Đơn (Tỉnh Bình Phước), thuỷ điện Sê San 3 (Tỉnh Gia Lai), thuỷ điện Pleikrông (Tỉnh Kon Tum), thuỷ điện Bình Điền (Thừa Thiên Huế), thuỷ điện Sơn La (Tỉnh Sơn La), thuỷ điện Tuyên Quang (Tỉnh Tuyên Quang)...; không ổn định nên việc thu thấp tài liệu của các chi nhánh, xí nghiệp có trụ sở đóng tại các công trình không thực hiện được. Do vậy tài liệu lưu trữ chủ yếu là của khối cơ quan công ty. Tài liệu của Trung tâm tư vấn 1 và tài liệu của Trung tâm tư vấn 2 thì thu theo từng hạng mục công trình. (Ví dụ: Công trình Thuỷ điện Sơn La: Hạng mục ...****); tài liệu hành chính chuyển lưu theo qui định...**** 2.2. Công tác phân loại tài liệu Phân loại tài liệu lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm mục đích để sử dụng thuận lợi và có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Khi tiến hành phân loại tài liệu của bất cứ phông lưu trữ nào đều cần phải xây dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp xếp tài liệu trong phông lưu trữ đó. Phương án phân loại tài liệu lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu trong phông được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ sắp xếp tài liệu của phông đó. Ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông đà, phương án phân loại được áp dụng là phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian, áp dụng phương án này, tài liệu trong phông trước hết được phân nhóm theo cơ cấu tổ chức, sau đó tài liệu lại được phân theo thời gian. Thời gian ở đây được tính theo năm. Phân loại tài liệu theo phương án này không những thể hiện hoạt động của cơ quan mà còn thể hiện được hoạt động của từng đơn vị trong từng thời gian cụ thể. Phương án này phản ánh tương đối rõ cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức, mối quan hệ giữa các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị đó thể hiện một cách rõ nét về mặt lôgic và lịch sử nội dung tài liệu. Ví dụ: Phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông đà 2001 2002 2003 Phòng TCHC P.TCKT P.Dự án.... Đối với Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà từ khi thành lập đến nay cơ cấu tổ chức tương đối ổn định, về chức năng nhiệm vụ không có thay đổi lớn và là một phông mở tài liệu vẫn được bổ sung hàng năm. Vì vậy phân loại tài liệu theo phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian mà công ty đang áp dụng là hợp lý nên được duy trì cho những năm sau. 2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu Mọi tài liệu hình thành ra trong quá trình hoạt động của cơ quan không phải lưu trữ tất cả mà chỉ lựa chọn lưu trữ những tài liệu có giá trị thông qua việc xác định giá trị đối với các tài liệu đó. Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và qui định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có trị cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt nam. Ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà công tác xác định giá trị tài liệu cũng được đề cập đến trong quyết định số:**** của Giám đốc công ty về việc ban hành qui định một số vấn đề về công tác lưu trữ của công ty. Tại điều ** của quy định này ghi rõ: Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của công ty phải được xác định giá trị bằng nghiệp vụ khoa học (theo nguyên tắc, theo tiêu chuẩn, phương pháp) theo quy định của nhà nước và áp dụng theo quy trình ISO 9001:2000. Tuy nhiên cho đến nay Công ty vẫn chưa xây dựng được các công cụ giúp cho việc xác định giá trị tài liệu như các bảng kê, các bảng hướng dẫn công tác lập hồ sơ, danh mục các tài liệu huỷ, danh mục các tài liệu bảo quản lâu dài, vĩnh viễn... Điều này gây khó khăn cho việc triển khai các công tác chỉnh lý khoa học tài liệu. Đối với tài liệu khoa học của các phòng ban, đơn vị thì hầu như mới chỉ loại tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị như giấy mời, thông báo, lịch làm việc tuần của Lãnh đạo... Còn lại vì chưa có hội đồng xác định giá trị tài liệu, chưa có những quy định cụ thể về giá trị các loại tài liệu (loại nào không cần giữ lại, loại nào cần giữ lại và giữ lại trong thời gian bao lâu...) nên về cơ bản tài liệu vẫn được giữ lại hết. Điều này gây nên lãng phí diện tích phòng kho, giá tủ chứa tài liệu và gây không ít khó khăn cho việc lập hồ sơ, tra tìm, sử dụng tài liệu. Trong thời gian tới công ty cần chú trọng hơn nữa tới công tác xác định giá trị tài liệu. Bộ phận lưu trữ công ty nên có kế hoạch xây dựng bảng thời hạn bảo quản đối với các loại tài liệu và hướng dẫn các phòng ban, đơn vị trong việc xác định giá trị tài liệu. Do đặc thù của công ty là đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh nên tài liệu về một vấn đề có thể ở nhiều phòng khác nhau. Ví dụ cùng một hồ sơ trình duyệt về mua thiết bị thí nghiệm cho Trung tâm thí nghiệm nhưng có ở Phòng Kinh tế kế hoạch (lập hợp đồng mua bán, lấy báo giá), ở phòng Tài chính kế toán ( duyệt giá chọn nhà cung cấp, làm thủ tục về tài chính), có ở Xí nghiệp Thiết kế Cơ điện để theo dõi và quản lý tài sản) và có ở Trung tâm thí nghiệm (để theo dõi sử dụng và trừ khấu hao theo quy định của Bộ Tài chính) mà nguyên tắc là tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó phải giữ để giải quyết công việc. Vì vậy ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà rất phổ biến tình trạng một bộ hồ sơ tài liệu có thể trùng thừa ở nhiều phòng. Đây là tình trạng chung của các cơ quan, đơn vị sản xuất kinh doanh điều này chỉ có thể khắc phục được khi tài liệu của các phòng ban, đơn vị khi giải quyết xong công việc phải được giao nộp vào lưu trữ cố định của công ty theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty. 2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Do hiểu được tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu, được sự quan tâm của lãnh đạo công ty nên kho lưu trữ được trang bị một số trang thiết bị bảo quản tài liệu như: Giá sắt, tủ sắt để tài liệu, cặp 3 dây, cặp hộp bằng nhựa có chất lượng cao cái nào hư hỏng đều được thay thế kịp thời, cán bộ nhiệt tình và yêu nghề. Vì phòng lưu trữ của công ty nằm ở tầng 1 nên thường xuyên được thực hiện quy trình phun thuốc diệt côn trùng, thuốc diệt mối. Tuy chưa được trang bị máy điều hoà, thông gió nhưng hệ thống điện, ánh sáng, các phương tiện phòng cháy chữa cháy được trang bị đầy đủ nên nhìn chung tài liệu được bảo quản tốt không bị ẩm, mốc, mối, mọt. 3. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo công ty phục vụ kịp thời cho hoat động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Để phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu phòng Tổ chức hành chính có qui định thủ tục mượn tài liệu, trong đó có qui định về thời gian và trách nhiệm cá nhân. Khi muốn mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ phải có giấy yêu cầu có ý kiến của lãnh đạo bộ phận có nhu cầu khai thác, sử dụng và có ý kiến của lãnh đạo công ty (đối với tài liệu quan trọng như: bản vẽ thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công các công trình...) còn đối với tài liệu hành chính thông thường (như: Quyết định phê duyệt, Giấy giao nhiệm vụ...) thì phải có ý kiến của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính thì cán bộ lưu trữ mới thực hiện thủ tục cho khai thác, sử dụng tài liệu và người mượn phải ký nhận vào sổ mượn tài liệu hẹn thời gian trả tài liệu khi đã khai thác xong (áp dụng biểu mẫu BM-TCHC-11; BM-TCHC-12 trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế: ISO 9001: 2000). Các công cụ tra cứu chủ yếu là: Sổ công văn đi, sổ công văn đến, tờ mục lục trong các file lưu tài liệu, các qui định, nội qui sử dụng tài liệu còn các bộ thẻ, các bộ sách hướng dẫn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thì chưa có. Hiệu quả của việc tổ chức sử dụng tài liệu: + Giúp các cán bộ trong cơ quan có tài liệu nghiên cứu cải tiến khoa học kỹ thuật. + Giúp các phòng nghiệp vụ, các đơn vị, các đoàn thể có số liệu báo cáo tổng kết thành tích của cơ quan. + Lưu trữ còn quản lý 1300 hồ sơ cá nhân, sổ bảo hiểm xã hội, sổ lao động. Hồ sơ cá nhân thì thường xuyên được bổ sung các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tăng lương. Giúp cho công tác giải quyết chế độ chính sách của người lao động theo đúng Luật lao động và chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước. Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là doanh nghiệp có chức năng, nhiệm vụ là chuyên tư vấn, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công, thiết kế qui mô, thiết kế chi tiết các công trình dân dụng, thuỷ điện lớn của quốc gia nếu tài liệu lưu trữ được tổ chức một cách khoa học và tổ chức khai thác sử dụng tốt nhất là khối tài liệu khoa học kỹ thuật thì nó sẽ mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, nhất là khi chúng ta đưa các công trình đó vào khai thác, sử dụng, tiến hành bảo dưỡng, phục hồi, sửa chữa, nâng cấp. Tuy nhiên các giá trị của tài liệu lưu trữ chỉ phát huy tác dụng khi được tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả. Từ hiệu quả mà công tác lưu trữ mang lại, chắc chắn nhận thức của mọi người về công tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng sẽ được nâng cao lên với đúng giá trị của nó, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ phát triển. Vì vậy, trong thời gian tới lưu trữ công ty cần phải có kế hoạch tổ chức triển khai các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tài liêu lưu trữ được tiếp cận với thực tế công việc và phát huy tối đa tác dụng của nó. 4. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ Công nghệ tin học ngày càng phát triển theo kịp sự tiến bộ của xã hội. Ứng dụng tin học vào công tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ là điều cần thiết và đang được phổ biến rộng rãi ở nước hiện nay. Hệ thống tin học tại công ty đã được đưa vào hoạt động từ năm 1990, song việc ứng dụng tin học trong Phòng Tổ chức Hành chính mới được thực hiện từ năm 2001 và chỉ áp dụng cho công tác soạn thảo văn bản còn công tác lưu trữ chỉ áp dụng vào công tác lập mục lục hồ sơ. Nguyên nhân là do công ty chưa triển khai phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ, chưa có cán bộ chuyên sâu về tin học. Ban Lãnh đạo công ty có chủ trương sẽ đưa tin học ứng dụng vào công tác văn thư, lưu trữ, tin học hoá công tác lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ vào lưu trữ trong mạng nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác tra tìm, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên đây là những nét cơ bản về công tác lưu trữ của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà - Tổng Công ty Sông Đà. Thực trạng công tác lưu trữ ở công ty là chưa đáp ứng được với những qui định của Nhà nước. Nhưng so với tình hình chung ở các cơ quan doanh nghiệp thì công tác lưu trữ ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà như vậy đã là khả quan và cũng đã đạt được một số hiệu quả nhất định, trong thời gian tới cần phải phát huy hơn nữa. III. Kết quả thực tập thực tế Là cán bộ làm công tác văn thư thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà, được sự quan tâm của các Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, tôi được về thực tập tại Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà. Sau gần 3 tháng thực tập, tôi đã tiến thực hiện được một số kết quả sau: - Tiến hành chỉnh lý tài liệu của các phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Quản lý kinh tế, Phòng Kinh tế - Kế hoạch, Phòng Dự án, Xí nghiệp cơ điện. - Xây dựng phương án phân loại: Dựa trên