Đề tài Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị xã hội

a tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương T/M TỈNH ỦY BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên Trường hợp ủy viên thường vụ được phân công ký văn bản của ban thường vụ tỉnh ủy theo quy chế hoạt đông của cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy thì ủy viên thường vụ đó ký trực tiếp, không ghi chức vụ được bầu. Ví dụ: T/M BAN THƯỜNG VỤ (chữ ký) Họ và tên ** Văn bản của đảng ủy trực thuộc Trung ương T/M ĐẢNG ỦY BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên ** Văn bản của cấp ủy cấp huyện và các cấp ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy T/M HUYỆN ỦY BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên T/M ĐẢNG ỦY BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên ** Văn bản của đảng ủy cơ sở T/M ĐẢNG ỦY BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên ** Văn bản của đảng ủy bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở T/M ĐẢNG ỦY BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên ** Văn bản của chi bộ (chi bộ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở) T/M CHI BỘ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên * Văn bản của ủy ban kiểm tra các cấp T/M ỦY BAN KIỂM TRA CHỦ NHIỆM (hoặc PHÓ CHỦ NHIỆM) (chữ ký) Họ và tên * Văn bản của đảng đoàn T/M ĐẢNG ĐOÀN BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên * Văn bản của ban cán sự đảng T/M BAN CÁN SỰ ĐẢNG BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên + Văn bản của các ban tham mưu giúp việc cấp ủy ghi thể thức đề ký cấp trưởng hoặc quyền cấp trưởng ký trực tiếp. Cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể thức đề ký K/T (ký thay). * Cấp trưởng ký trực tiếp: TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ và tên Q. CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký) Họ và tên * Cấp phó ký thay: K/T TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ và tên K/T CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHONG (chữ ký) Họ và tên * Trường hợp chưa bổ nhiệm cấp trưởng, quyền cấp trưởng, thì không đề ký K/T (ký thay cấp trưởng) mà ghi đúng chức vụ người ký. Ví dụ: Khi cấp trên có thẩm quyền chưa bổ nhiệm chánh văn phòng hoặc quyền chánh văn phòng huyện ủy mà văn bản của văn phòng huyện ủy do một phó văn phòng phụ trách ký thì thể thức đề ký là: PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký) Họ và tên + Đối với một số văn bản được ban thường vụ cấp ủy hoặc thủ trưởng cơ quan đảng ủy quyền ký thì ghi thể thức đề ký là T/L (thừa lệnh). Người được ủy quyền trực tiếp ký thừa lệnh không ủy quyền lại cho người khác ký thay. Ví dụ 1: Chánh hoặc phó chánh văn phòng cấp ủy được ban thường vụ cấp ủy ủy quyền trực tiếp ký: T/L BAN THƯỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký) Họ và tên Chánh hoặc phó chánh văn phòng ban được trưởng ban ủy quyền trực tiếp ký: T/L TRƯỞNG BAN CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký) Họ và tên - Dấu cơ quan ban hành: Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng, ngay ngắn và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có mầu đỏ tươi theo quy định của Bộ Công an. Vị trí trình bày: Thể thức đề ký, chữ ký, và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản (các ô số 7a, 7b, 7c - mẫu 1). Tác dụng: Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan là thành phần thể thức rất quan trọng thể hiện trách nhiệm, chế độ làm việc của cơ quan, thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan và thẩm quyền của người có trách nhiệm ký văn bản, bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành văn bản. - Ký và sử dụng dấu đối với văn bản đại hội và biên bản + Văn bản đại hội đảng bộ: * Trường hợp có dấu đại hội: Văn bản của đại hội và đoàn chủ tịch đại hội đảng bộ các cấp ban hành do đoàn chủ tịch phân công người ký; văn bản của đoàn thư ký do trưởng đoàn thư ký ký; văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu do trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn bản của ban kiểm phiếu do trưởng ban kiểm phiếu ký. Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký đại hội đóng dấu tương ứng. Văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu dùng dấu đại hội. Ví dụ: Văn bản của đoàn chủ tịch đại hội T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (chữ ký (đóng dấu đoàn chủ tịch) Họ và tên * Trường hợp không có có dấu đại hội: Trong trường hợp không có dấu đại hội thì cấp ủy nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ký trên các văn bản đại hội để lưu. T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (chữ ký) Họ và tên Xác nhận chữ ký của đồng chí.... T/M TỈNH ỦY (hoặc HUYỆN ỦY, ĐẢNG ỦY) (ghi rõ chức vụ) ký và đóng dấu cấp ủy Họ và tên + Biên bản đại hội, hội nghị: Đại hội, hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng và hội nghị cán bộ đều phải ghi biên bản. Biên bản phải được người chủ trì đại hội, hội nghị và người ghi biên bản ký. Chữ ký của người chủ trì được trình bày ở góc phải và chữ ký của người ghi biên bản được trình bày ở góc trái trang cuối biên bản. Các biên bản đều phải được đóng dấu. Đối với biên bản có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên bản được xếp so le đóng 1 lần để khuôn dấu thể hiện ở các lề trang giấy tiếp nhau). * Về ký, đóng dấu biên bản đại hội: ** Trường hợp đại hội có dấu Ví dụ: T/M ĐOÀN THƯ KÝ (ký và đóng dấu  đoàn thư ký) Họ và tên T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký và đóng dấu  đoàn chủ tịch) Họ và tên ** Trường hợp đại hội không có con dấu Cấp ủy nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội. Ví dụ: T/M ĐOÀN THƯ KÝ (ký) Họ và tên T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký) Họ và tên Xác nhận chữ ký của đồng chí.... T/M TỈNH ỦY (hoặc HUYỆN ỦY, ĐẢNG ỦY) (ghi rõ chức vụ + ký và đóng dấu cấp ủy) Họ và tên * Về ký, đóng dấu biên bản hội nghị: ** Trường hợp được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng. Ví dụ: NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (ký) Họ và tên CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ + ký và đóng dấu cấp ủy hoặc dấu tổ chức, cơ quan đảng) Họ và tên ** Trường hợp không được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng thì lãnh đạo văn phòng thừa lệnh ban thường vụ hoặc thủ trưởng cơ quan xác nhận chữ ký của người chủ trì hội nghị. Ví dụ: NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (ký) Họ và tên CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ + ký) Họ và tên Xác nhận chữ ký của đồng chí......... T/L BAN THƯỜNG VỤ (hoặc T/L TRƯỞNG BAN) (chánh hoặc phó chánh văn phòng ký và đóng dấu cấp ủy hoặc cơ quan đảng) Họ và tên - Thể thức đề ký và sử dụng con dấu đối với văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... của cấp ủy, của cơ quan đảng hoạt động có thời hạn. + Về thể thức đề ký văn bản: Thể thức đề ký văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... ghi cả chức vụ được bầu hoặc chức vụ được bổ nhiệm cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người ký như trong quyết định thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... Ví dụ: PHÓ BÍ THƯ kiêm TRƯỞNG TIỂU BAN (Chữ ký) Họ và tên TRƯỞNG BAN kiêm CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (Chữ ký) Họ và tên Trường hợp cần làm rõ chức danh được bổ nhiệm (ví dụ: Trưởng ban Dân vận) và chức danh kiêm nhiệm (ví dụ: Phó trưởng ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở) thì thể thức đề ký trình bày như sau: Ví dụ: Trưởng ban Dân vận kiêm chức Phó trưởng ban Chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở TRƯỞNG BAN DÂN VẬN kiêm PHÓ TRƯỞNG BAN CHỈ ĐẠO (Chữ ký) Họ và tên + Về sử dụng con dấu: * Các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... thành lập nhưng không có con dấu riêng thì trong quyết định thành lập phải có điều khoản quy định về sử dụng con dấu của cấp ủy, cơ quan có thẩm quyền thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... đó. * Đối với các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... đã thành lập nhưng chưa có quy định về sử dụng con dấu thì phải có quy định bổ sung về việc sử dụng con dấu. Nếu các đồng chí lãnh đạo ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... là thường trực cấp uỷ hoặc lãnh đạo cơ quan ký văn bản thì được sử dụng con dấu của cấp uỷ hoặc cơ quan. Các trường hợp khác, sử dụng con dấu của cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... đó h. Nơi nhận - Nơi nhận là tên cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm nhận văn bản để thi hành, để giải quyết, để theo dõi, để biết, v. v... và để lưu. Cần ghi rõ mục đích gửi văn bản đối với từng nơi nhận. Vị trí trình bày: Đối với văn bản có tên gọi nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản (ô số 8b - mẫu 1). Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý dưới "tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi..." và "Đồng kính gửi..." (nếu có) phía trên phần nội dung văn bản (ô số 8a - mẫu 1) và còn được ghi vào góc trái dưới phần nội dung văn bản (nếu gửi nhiều nơi). Tác dụng: Nơi nhận ghi đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp cho văn thư tính đủ số lượng bản cần đánh máy hoặc in và gửi văn bản đến nơi nhận chính xác, kịp thời, quản lý chặt chẽ văn bản phát hành. Thông qua mục đích gửi văn bản giúp cho nơi nhận biết được trách nhiệm của mình đối với văn bản. Văn bản của các cơ quan trực thuộc Đảng và Nhà nước dùng con dấu cơ quan nhà nước thì thể thức văn bản trình bày theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. 2. Cách trình bày các thành phần thể thức bổ sung Tùy theo nội dung và tính chất của từng văn bản cụ thể, người ký văn bản ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây: a. Dấu chỉ mức độ mật Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: mật (C), tối mật (B) và tuyệt mật (A). Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 9 - mẫu 1). Tác dụng: Dấu chỉ độ mật là dấu hiệu chỉ rõ tính chất mật của văn bản nhằm bảo vệ bí mật cho tài liệu, quá trình soạn thảo, ban hành, phát hành, xử lý văn bản, sử dụng, lập hồ sơ và bảo quản tài liệu. b. Dấu chỉ mức độ khẩn Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc. Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày ở dưới dấu chỉ mức độ mật (ô số 10 - mẫu 1). Tác dụng: Bảo đảm xử lý văn bản kịp thời, không chậm trễ về thời gian. c. Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị - Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như: "thu hồi", "xong hội nghị trả lại", "xem xong trả lại", "không phổ biến", "lưu hành nội bộ" v.v.... Vị trí trình bày: Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm của văn bản (ô số 11 - mẫu 1). Các văn bản nếu có quy định không được phổ biến hoặc phạm vi sử dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng thì thường được ghi rõ "Không đăng báo, đài" ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản. Tác dụng: Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, sử dụng giúp cho người xử lý văn bản biết giới hạn sử dụng văn bản đó; giúp cơ quan phát hành thu hồi đủ các văn bản cần thu hồi. - Đối với các văn bản được các cơ quan tham mưu, giúp việc dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng, đủ chỉ dẫn về dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo gồm tên cơ quan dự thảo và "dự thảo lần thứ…". Vị trí trình bày: Chỉ dẫn về dự thảo được trình bày phía trên dấu chỉ mức độ mật (ô số 12b - mẫu 1); văn bản giao cho cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang cuối, phía trái văn bản. Tác dụng: Chỉ dẫn về dự thảo tạo điều kiện thuận tiện cho việc theo dõi, sửa chữa bản thảo, thuận tiện cho việc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu... - Các văn bản của các cơ quan khác được sử dụng tại hội nghị thì đóng dấu hoặc đánh máy rõ chỉ dẫn "Tài liệu hội nghị… ngày… " Vị trí trình bày: Chỉ dẫn về tài liệu hội nghị được trình bày phía dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 12a - mẫu 1). Tác dụng: Giúp cho các đại biểu nhận biết tài liệu hội nghị và cơ quan chuẩn bị văn bản, tạo điều kiện thuận tiện cho việc thu thập đúng, đủ tài liệu để lập hồ sơ hội nghị, xác định giá trị tài liệu. - Ký hiệu chỉ tên tệp văn bản và số lượng bản phát hành. Vị trí trình bày: Văn bản 1 trang được trình bày tại lề trái chân trang. Văn bản nhiều trang được trình bày tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối cùng. Tác dụng: để biết người đánh máy, tên tệp lưu trong máy tính và số lượng bản phát hành, thuận tiện cho việc sửa chữa, in ấn văn bản và quản lý được số lượng bản phát hành, trong trường hợp cần thiết có thể quy trách nhiệm. Mẫu 1: Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng (xem ở phần phụ lục trang 112. 3. Bản sao và cách trình bày các thành phần thể thức bản sao a. Các loại bản sao Có 3 loại bản sao: - Bản sao y bản chính: là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành. - Bản trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện. - Bản sao lục: là bản sao lại toàn văn bản từ bản sao y bản chính. b- Các hình thức sao - Sao thông thường: là sao lại bằng cách viết lại hay đánh máy lại nội dung văn bản. - Sao photocopy: là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy FAX hoặc các thiết bị chụp ảnh khác. c. Cách trình bày các thành phần thể thức bản sao - Thể thức bản sao và cách trình bày thông thường: Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao. Vị trí trình bày: Các thành phần thể thức bản sao được trình bày dưới đường phân cách với nội dung được sao (đường 13 - mẫu 2) như sau: + Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở góc trái trên cùng của thể thức sao, dưới đường phân cách. (ô số 14 - mẫu 2) + Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh chung một hệ thống số theo nhiệm kỳ cấp ủy. Ký hiệu bản sao được ghi chung là BS (bản sao). Văn bản của tỉnh ủy sao ghi ký hiệu BS/TU; văn bản của văn phòng sao ghi ký hiệu BS/VP. Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao (ô số 15 - mẫu 2). + Địa điểm và ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày trên cùng, góc phải của thể thức sao dưới đường phân cách (ô số 16 - mẫu 2). + Chỉ dẫn loại bản sao: Tùy thuộc vào loại bản sao: sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục để ghi chính xác chỉ dẫn loại bản sao như: "Sao y bản chính", " Trích sao từ bản chính số…, ngày… của…" hoặc "Sao lục". Các chỉ dẫn bản sao được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 17 - mẫu 2) bằng chữ thường, đậm, nghiêng. + Họ tên người ký sao và dấu cơ quan sao được trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 18 - mẫu 2). + Nơi nhận văn bản sao nếu cần thiết có thể ghi mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v... Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu sao (ô số 19 - mẫu 2). Mẫu 2: Vị trí các thành phần thể thức bản sao xem ở phần phụ lục trang 113) Tác dụng:Các thành phần thể thức bản sao giúp cho các cơ quan thực hiện quy trình sao đúng nguyên tắc, thủ tục, bảo đảm đủ các thành phần thể thức bản sao nhằm giữ nguyên giá trị văn bản và tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ văn bản sao. - Văn bản sao nhiều lần: Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ cần trình bày một lần thể thức sao lục. Trong trường hợp văn bản chính hết trang thì phần sao lục trình bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa trang cuối văn bản chính và trang trình bày phần sao cần đóng dấu giáp lai. -. Văn bản sao bằng hình thức photocopy: + Nếu photocopy bản chính có phần chữ ký để in nhiều bản và đóng dấu cơ quan ban hành thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính và không phải trình bày thể thức bản sao. + Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành có trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính. + Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành nhưng không trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. 4- Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau: a. Văn bản của Đảng được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ± 2 mm. b. Vùng trình bày văn bản của Đảng như sau: - Mặt trước: + Cách mép trên trang giấy : 25 mm + Cách mép dưới trang giấy : 25 mm + Cách mép trái trang giấy : 35 mm + Cách mép phải trang giấy : 15 mm - Mặt sau (nếu in 2 mặt): + Cách mép trên trang giấy : 25 mm + Cách mép dưới trang giấy : 25 mm + Cách mép trái trang giấy : 15 mm + Cách mép phải trang giấy : 35 mm c. Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ảrập cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ của trang văn bản (bát chữ). d. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã. đ. Đối với các cơ quan có sử dụng máy tính để chế bản văn bản thì font, cỡ, kiểu chữ thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (bộ mã TCVN 6909:2001) theo mẫu 3. Những văn bản, văn kiện của Đảng in thành sách, đăng báo, in trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này. Tóm lại: Văn bản của Đảng là phương tiện, công cụ chủ yếu, phổ biến để thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy Đảng, để tổ chức các mối liên hệ thống nhất trong Đảng từ Trung ương đến cơ sở. Văn bản của Đảng còn là một trong những phương tiện tin cậy để thiết lập và củng cố quan hệ đối ngoại với các đảng, các nước khác v.v... Các cơ quan lãnh đạo của Đảng dùng văn bản để chuyển tải nội dung và phương pháp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, vận động, thuyết phục, v.v... của Đảng, tạo thành mối quan hệ bền chắc giữa Đảng với dân, giữa trung ương với địa phương, giữa cơ quan Đảng với các cấp, các ngành. Văn bản của Đảng còn là căn cứ tin cậy cho công tác kiểm tra việc thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng. Văn bản của Đảng là cứ liệu, bằng chứng tin cậy để nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu lý luận, tổng kết hoạt động thực tiễn của Đảng. Thể loại văn bản, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng luôn có mối quan hệ gắn bó trong việc ban hành văn bản hoàn chỉnh. Nếu chọn thể loại văn bản không phù hợp với chức năng thì tác dụng văn bản đó không cao. Nếu ban hành văn bản sai thẩm quyền thì văn bản đó không có giá trị pháp lý thậm chí có trường hợp phản tác dụng. Nếu văn bản ban hành không đủ các thành phần thể thức, trình bày các thành phần đó không đúng vị trí thì giá trị thực tiễn không cao, gây nhiều khó khăn cho công tác văn thư và công tác lưu trữ. IV. Văn bản của các tổ chức chính trị xã hội Các tổ chức chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo, được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở. Thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội Các tổ chức chính trị-xã hội gồm: Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh. do người đứng đầu của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn bản của tổ chức công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày 22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng trung ương Đoàn. thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam (HLHPN) thực hiện theo Hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội LHPN Việt Nam. (Chi tiết xin xem trong phần phụ lục kèm theo của giáo trình). CHƯƠNG 3 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU I. Quản lý văn bản 1. Khái niệm, yêu cầu Hàng ngày, các cơ quan, tổ chức Đảng trong khi giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề có liên quan đến việc quản lý công văn, giấy tờ của cơ quan, tổ chức gửi đi và nhận được. Giải quyết tốt vấn đề này có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo, quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức, đồng thời qua đó góp phần vàp việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện công việc được giao. 1.1. Khái niệm - Văn bản đến Toàn bộ các văn bản, tài liệu từ các cơ quan bên ngoài gửi đến cơ quan, tổ chức Đảng qua đường bưu điện hay những tài liệu do cá nhân trực tiếp mang từ hội nghị về hoặc gửi trực tiếp, được gọi chung là văn bản đến. Như vậy, về nội dung, thể loại và tác giả văn bản đến đều rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan, tổ chức đảng hay tổ chức chính trị xã hội đều nằm trong một hệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hàng ngày sẽ tiếp nhận các loại văn bản từ cấp trên mang tính chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ, giao kế hoạch, kiểm tra, đôn đốc. Đồng thời cũng nhận được những văn bản từ các cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc đồng cấp gửi đến. Văn bản đến còn phải kể đến những văn bản của một số cơ quan, tổ chức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và nguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan, tổ chức cần xem xét, xử lý và giải quyết. Như vậy, văn bản đến đối với cơ quan, tổ chức Đảng là hết sức phong phú cần phải tổ chức quản lý và giải quyết triệt để. Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan, tổ chức Đảng ban hành tạo nên một loại phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, quản lý của cơ quan, tổ chức Đảng. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức quản lý, giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ, bởi lẽ hiệu quả công việc quản lý, điều hành ở từng cơ quan, tổ chức Đảng lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá thông tin ở trong các văn bản có kịp thời, triệt để hay không. - Văn bản đi là toàn bộ các văn bản, tài liệu do cơ quan, tổ chức Đảng làm ra để chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Văn bản đi là những văn bản do Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng ban hành như: Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, chiến lược, nghị quyết, quy chế, thông báo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi; Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ban hành như: Chiến lược, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, thông tri, tuyên bố, lời kêu gọi, báo cáo. Văn bản đi là những văn bản do các cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp ban hành như: nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông tri, hướng dẫn, báo cáo. Văn bản đi của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng các cấp gồm các thể loại văn bản như: kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn, biên bản và các loại giấy tờ hành chính như: giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi. - Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và trao đổi công việc, là phương tiện giao dịch chính thức giữa các đơn vị vì nó bảo đảm căn cứ pháp lý để giải quyết công việc. Hiện nay các loại văn bản nội bộ thường có như: quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy mời, bản sao văn bản. Yêu cầu khi giải quyết văn bản nội bộ: Tất cả văn bản nội bộ đều phải được xử lý kịp thời về mặt thời gian, đúng thủ tục, đúng quy định của cơ quan, tổ chức đảng cũng như quy chế cụ thể của cơ quan, tổ chức. - Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức Đảng. 1.2. Yêu cầu - Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan, tổ chức Đảng. - Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc. - Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. - Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. - Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng đúng thời hạn. 2. Quản lý văn bản đến 2.1. Tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức Đảng từ bất kỳ nguồn nào (bưu điện, trực tiếp, mạng...) đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Khi tiếp nhận văn bản đến, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Đối với văn bản đến gửi kèm theo phiếu gửi, sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi để trả lại cơ quan gửi văn bản. Khi mở bì văn bản phải cẩn thận, tránh để sót hoặc rách văn bản, đối chiếu số ký hiệu trên văn