Đề tài Đặc điểm chung về bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội

dựng và phát triển, công ty đã đạt được những thành tích đáng kể trong sản xuất kinh doanh và đã có những đóng góp tích cực trong việc tạo ra sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. Sản phẩm, hàng hoá của công ty được tiêu thụ hầu hết trong cả nước nhưng thị trường chủ yếu là khu vực phía Bắc. Sản phẩm của ông ty đa dạng về chủng loại và có nhiều quy cách, phẩm cấp khác nhau. Với đặc điểm riêng của từng sản phẩm sản xuất mà trong quá trình sản xuất, công ty đã sử dụng một khối lượng, chủng loại vật liệu rất lớn. Các loại vật liệu chủ yếu công ty sử dụng trong quá trình sản xuất bao gồm các loại hoá chất như Las, Na2SiO3, Na2SO4, Na2CO3, SO2, NaCl, H2SO4 các loại chất thơm chủ yếu được nhập từ nước ngoài hoặc mua của các đơn vị hoá chất trong nước. Ngoài ra, một số sản phẩm hòm carton yêu cầu chất lượng cao thì phải dùng tới nguyên liệu giấy được nhập từ Canada, số còn lại được làm bằng giấy sản xuất tại các cơ sở trong nước. Công ty Cổ phẩn Xà phòng Hà Nội sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, nguyên liệu (đầu vào) sản xuất mỗi loại sản phẩm khác nhau nên quy trình công nghệ sản xuất mỗi loại sản phẩm không giống nhau. Có thể mô tả công nghệ sản xuất sản phẩm chủ yếu của công ty qua sơ đồ sau: * Quy trình công nghệ sản xuất kem giặt (sơ đồ 1.1a): Nguyên liệu chủ yếu đưa vào sản xuất bao gồm chất tạo bột như Las, H2SO4, Tripoly, Sođa (Na2CO3), NaCl, Silic, cao lanh, chất tẩy trắng và nhiều phụ gia khác đã được kiểm tra chất lượng trước khi đưa vào sản xuất. Sơ đồ 1.1a: Quy trình công nghệ sản xuất kem giặt LAS Silicat H20 Cân đong Khuấy trộn Bơm nghiền Bể chứa Đóng gói Để ổn định qua 2 ngày Nhập kho Kiểm tra tỷ trọng Kiểm tra đóng gói Kiểm tra tỷ trọng - Kiểm tra thời gian tầy - Kiểm tra tỷ lệ - LAS: H2SO4.H20 - Kiểm tra thời gian khuấy - Kiểm tra thời gian cho Silicat - Kiểm tra chất lượng nước cho vào - Chất thơm và các chất phụ gia khác * Quy trình công nghệ sản xuất hộp carton (Sơ đồ 1.1b): Nguyên liệu bao gồm: giấy cuộn, bột sắn, NaOH, keo trước khi đưa vào sản xuất các nguyên liệu này đều phải được kiểm tra chất lượng theo đúng quy định. Sơ đồ 1.1b: Quy trình công nghệ sản xuất hộp carton Nhận vật tư Khuấy keo Tạo sóng Sấy định hình Cắt tấm Cắt kẻ dọc Cắt góc In Ghim T.phẩm Nhập kho Công việc Vừa làm vừa kiểm tra Ghi chú 1.3. Đặc điểm quản lý và bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội 1.3.1. Các quy định chung về quản lý: Công ty Xà phòng Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty Hoá chất Việt Nam thuộc Bộ công nghiệp. Bộ máy quản lý của Công ty Xà phòng Hà Nội được tổ chức theo cơ cấu một cấp, điều lệ về tổ chức vào hoạt động của công ty theo luật doanh nghiệp Nhà nước được Tổng công ty Hoá chất Việt Nam phê chuẩn ngày 05/12/1996. 1.3.2. Mô hình quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của công ty. Một bộ máy tổ chức gọn nhẹ, phù hợp sẽ hoạt động có hiệu quả. Vì vậy, công tác nghiên cứu đã đưa ra mô hình cơ cấu quản lý của công ty như sau: Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy hành chính quản lý của công ty HĐQT Ban kiểm soát Giám đốc điều hành Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức HC Phòng TC - KT Phòng đầu tư XDCB Phòng kinh doanh QĐPX Xà phòng thơm QĐPX Nước rửa chén QĐPX Nhựa QĐPX Carton *Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: - Hội đồng quản trị: Là cơ quan cao nhất, là đại diện pháp nhân duy nhất của công ty, có quyền nhân danh công tuy để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. - Ban kiểm soát: Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty. Kiểm tra tính trung thực và hợp pháp trong quản lý và điều hành hoạt động của công ty trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo kế toán. - Giám đốc công ty: Chỉ huy điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật, trước toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị. - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc trong việc bố trí sắp xếp đội ngũ cán bộ trong công ty một cách hợp lý theo trình độ khả năng của mỗi người. Giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên, tuyển dụng lao động của công ty. Tổ chức đào tạo nâng lương, nâng bậc cho cán bộ công nhân viên. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ tổ chức công nghệ sản xuất của các phân xưởng, nghiên cứu sản phẩm đồng thời kiểm tra chất lượng các sản phẩm đã sản xuất và những nguyên liệu, vật liệu, kiểm tra sản phẩm dở dang trên từng công đoạn, chất lượng nhập kho. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ làm các thủ tục có lien quan tới việc xuất khẩu các loại thành phẩm hàng hoá và nhập khẩu một số máy móc thiết bị, hoá chất từ nước ngoài phục vụ cho sản xuất. Bên cạnh đó phòng kinh doanh xuất nhập khẩu còn có nhiệm vụ lập kế hoạch và giao kế hoạch cho các phân xưởng. - Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, xử lý số liệu, đảm bảo phản ánh kịp thời và đúng chế độ. Cung cấp số liệu cho các phòng ban có liên quan. Xây dựng các kế hoạch thu chi tài vụ, phân tích các hoạt động kinh tế, lập báo cáo thường xuyên và định kỳ, tham gia và đề xuất các kiến nghị về việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời tổ chức chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ sự ghi chép ban đầu về chế độ hạch toán cũng như chế độ quản lý kinh tế - tài chính. - Phòng đầu tư xây dựng cơ bản: Phòng này được thành lập vào năm 2000 với nhiệm vụ chủ yếu là giám sát các công trình đầu tư của công ty và lập các kế hoạch xây dựng cơ bản. PHẦN II ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội 2.1.1. Lao động kế toán Phòng kế toán của Công ty bao gồm 6 người, tất cả đều được đào tạo đúng chuyên ngành, tốt nghiệp Đại học và có nhiều kinh nghiệm. Phòng kế toán gồm: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ. 2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc công ty, có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi toàn doanh nghiệp, tổ chức các thông tin kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ sự ghi chép ban đầu và chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Để bộ máy kế toán của công ty hoạt động thực sự có hiệu quả, phòng Kế hoạch - Tài vụ đã đề ra mục tiêu chất lượng, biện pháp và đã thực hiện trong năm 2002 như sau: Thứ nhất: Thực hiện ISO 9001:2000. Phối hợp cùng các bộ phận trong công ty đạt được chứng chỉ ISO vào quý I/2002. Biên soạn và bổ sung các tài liệu theo yêu cầu và đúng tiến độ, triển khai áp dụng và đôn đốc kiểm tra. Thứ hai: Xây dựng kế hoạch SXKD theo từng mục đích với độ chính xác cao. Phối hợp cùng các bộ phận khác trong công ty lên kế hoạch từ đầu năm. Thứ ba: Tổ chức và đánh giá sự hài lòng của khách hàng, nắm bắt thông tin của khách hàng. Phấn đấu đánh giá được từ 15-20 khách hàng. Cùng với các bộ phận khắc phục, xử lý và nâng cao chất lượng sản phẩm, trình độ quản lý để phục vụ khách hàng tốt hơn. Do công ty thực hiện công tác kế toán tập trung, không có đơn vị trực thuộc vì vậy để đảm bảo và chỉ đạo tập trung, thống nhất trực tiếp của trưởng phòng kế toán, phù hợp với quy mô sản xuất, đặc điểm và tổ chức quản lý sản xuất, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toánTRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN PHÓ PHÒNG TC-KT - Kế toán tổng hợp - Kế toán giá thành - Kế toán thuế - Kế toán doanh thu, tiêu thụ - Kế toán phân bổ điện, nước - Kế toán xây dựng cơ bản - Kế toán công nợ phải thu - Kế toán thành toán tiền mặt - Theo dõi vật tư hàng hoá gia công - Phụ trách ISO tài chính-kế toán - Thủ quỹ - Kế toán thành phẩm - Kế toán công nợ phải trả - Kế toán TSCĐ - Kế toán ngân hàng - Kế toán VAT đầu vào - Kế toán lương và các khoản trích theo lương - Quyết toán hợp đồng nhập khẩu 2.1.3. Nhiệm vụ Kế toán trưởng: * Nhiệm vụ điều hành: - Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch HĐQT và công ty về tất cả các hoạt động của phòng do mình phụ trách. - Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý chung, trông coi (kiểm soát) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán.Phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của công ty để tham mưu cho lãnh đạo ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty. - Tổ chức công tác quản lý và điều hành phòng TCKT, thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc Phòng TCKT. - Tổ chức công tác tài chính kế toán, thống kê và bộ máy nhân sự của Phòng TCKT theo yêu cầu đổi mới phù hợp với chủ trương,chiến lược phát triển của Công ty trong từng giai đoạn. - Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của Phòng để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của Phòng và mỗi thành viên đạt hiệu quả cao nhất, nhận xét, đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ nhân viên để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời. - Chủ trì các cuộc hội ý, định kỳ về công tác nghiệp vụ (tuần 1 lần), họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác của Phòng, của từng thành viên.Tham gia các cuộc họp giao ban của công ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ của Phòng hoặc cần đến sự phối hợp của Phòng TCKT. - Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng TCKT cho Chủ tịch HĐQT công ty, tiếp nhận, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Chủ tịch HĐQT. * Nhiệm vụ chuyên môn: - Công tác tài chính: + Là người trực tiếp giám sát, theo dõi các nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn của công ty, quan hệ với các Ngân hàng và tổ chức tín dụng và các định chế tài chính khác, nhằm đảm bảo cho công ty thực hiện được nghĩa vụ với các chủ đầu tư hoặc người nắm giữ cổ phiếu của công ty phù hợp với Điều lệ công ty và pháp luật hiện hành. + Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thu thập thống thông tin, hệ thống các báo biểu, xác định phương pháp, chỉ tiêu phân tíchnhằm phân tích đánh giá hoạt động tài chính của công ty theo định kỳ. + Đánh giá hiệu quả quản lý, sử dụng vốn của công ty và từ đó đề xuất các biện pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. + Kiểm tra, phân tích tình hình kế hoạch tài chính đã xây dựng. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch HĐQT phân công. + Chịu trách nhiệm cao nhất trước HĐQT và Ban Giám đốc công ty về tính hợp pháp, hợp lệ trong công tác tài chính của toàn công ty. - Công tác kế toán: + Tổ chức kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của công ty theo yêu cầu của từng giai đoạn phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển chung của công ty. + Tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, bộ máy kế toán, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệu chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ của quá trình hoạt động kinh doanh trong toàn công ty theo các quy định hiện hành. + Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa, đánh giá tình hình sử dụng và quản lý vốn cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc quản lý tài chính kế toán hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại đề ra các biện pháp xử lý và quản lý phù hợp. + Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng kinh tế của công ty nhằm bảo vệ cao nhất quyền lợi của công ty và an toàn cho hoạt động tài chính, kế toán. + Tổ chức phân tích, đánh giá tình hình hoạt động tài chính, kinh doanh của toàn công ty. Thông qua số liệu TCKT nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tháo gỡ khó khăn trong kinh doanh do các quy định tài chính không phù hợp để đẩy mạnh phát triển kinh doanh. + Trường hợp cần thiết: tổ chức tập huấn, phổ biến, hướng dẫn các phòng ban về các điều kiện, tiêu chuẩn kế toán tài chính hiện hành để thống nhất áp dụng trong toàn công ty. + Tham gia kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành Điều lệ của công ty, các quy định, chính sách liên quan đến tài chính kế toán do công ty ban hành, nhằm ngăn ngừa và kiến nghị xử lý kịp thời các sự việc làm sai. + Không ngừng nâng cao kiến thức kỹ năng nghiệp vụ quản lý TCKT, nghiên cứu sây sát hoạt động của các bộ phận để cải tiến và hoàn thiện công tác kê toán toàn công ty, đáp ứng kịp thời nhu cầu đổi mới và phát triển của công ty. Kế toán tổng hợp; giá thành; Kế toán thuế; Doanh thu; Kế toán XDCB * Kế toán tổng hợp: - Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết, cân đối các tài khoản, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo quy định của nhà nước và công ty. - Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các phần hành kế toán thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót (nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. - Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng quy định. - Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán của công ty trong công tác xử lý số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế toán được phân công. Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rõ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán. * Kế toán giá thành: - Phân phối cùng kế toán nguyên vật liệu, thành phẩm tập hợp chi phí sản xuất và xác định thành phẩm hoàn thành trong tháng. - Tính toán giá thành sản phẩm. - Phân tích giá thành sản phẩm, kiến nghị biện pháp giảm giá thành. * Kế toán doanh thu - tiêu thụ: - Theo dõi số lượng hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ. - Doanh thu phải được theo dõi chi tiết cho từng loại hình kinh doanh kể cả doanh thu bán hàng nội bộ.Trong từng loại doanh thu phải chi tiết cho từng loại sản phẩm, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. * Kê VAT đầu ra, lập tờ khai thuế GTGT: - Trên cơ sở hóa đơn bán hàng kê khai VAT đầu ra theo quy định hiện hành. - Kết hợp với kế toán kê khai VAT đầu vào, lập tờ khai thuế GTGT theo quy định hiện hành. * Phân bổ điện nước: Trên cơ sở ghi số điện, nước của phân xưởng cơ điện. Phân bổ điện nước cho các đơn vị thuê mặt bằng tại công ty, phân bổ chi phí điện năng vào sản phẩm cuối tháng. * Kế toán XDCB: - Theo dõi hạng mục công trình theo hợp đồng kinh tế đã ký. - Tập hợp chi phí của các công trình XDCB, xác định nguyên giá TSCĐ xây dựng cơ bản bàn giao. - Kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí XDCB theo quy định hiện hành. - Tập hợp hồ sơ chứng từ theo quy định. - Kết hợp với kế toán công nợ phải trả, theo dõi việc thanh toán cho các nhà thầu, chi tiết theo từng công trình. Kế toán vật tư, thành phẩm, hàng hóa; Kế toán công nợ phải trả; Kế toán TSCĐ * Kế toán vật tư-thành phẩm-hàng hóa: - Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hóa về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty. - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. - Định kỳ phải đối chiếu số lượng với phòng KHTT và thủ kho, lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hóa vào cuối tháng. - Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. * Kế toán công nợ phải trả: - Theo dõi các khoản công nợ phải trả của công ty. Lập danh sách các khoản nợ của công ty, tiến hành phân chia các khoản nợ đến hạn, quá hạn và trong thời hạn thanh toán từ đó lên kế hoạch thanh toán công nợ hàng tuần và dự kiến nguồn trang trải. - Kiểm tra công nợ phải trả của công ty, kiến nghị các biện pháp nhằm khuyến khích người bán cấp tín dụng dài hơn cho công ty. * Kế toán TSCĐ: - Tập hợp hồ sơ TSCĐ, lập thẻ theo dõi TSCĐ theo đúng quy định. - Nhận xét sơ bộ về các chứng từ mua sắm TSCĐ, công cụ, dụng cụ. - Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng cụ và các báo cáo các biến động TSCĐ hàng tháng. - Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng. - Quản lý về mặt giá trị, theo dõi biến động tăng, giảm, hạch toán khấu hao, phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ tại các bộ phận, phòng ban trực thuộc công ty. Kế toán Ngân hàng; VAT đầu vào; Kế toán lương & bảo hiểm; đôn đốc công nợ, thu hồi công nợ. * Kế toán Ngân hàng: - Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. - Lập ủy nhiệm chi và làm các thủ tục thanh toán các khoản nợ của công ty đối với khách hàng, ngân hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ phụ của Ngân hàng. - Theo dõi các khoản thanh toán cho khách hàng. - Làm các thủ tục vay vốn cho công ty. - Theo dõi các khoản vay. - Theo dõi các LC đã mở. - Căn cứ vào kế hoạch thanh toán nợ phải trả, dự trù các nguồn tiền trả nợ và kiến nghị giải pháp thanh toán phù hợp. - Tìm hiểu các Ngân hàng để vay được với lãi suất thấp nhất, mua ngoại tệ với mức giá cạnh tranh nhất. * Kê VAT đầu vào: - Kiểm tra tính hợp pháp để kê VAT của các hóa đơn đầu vào. - Lập bảng kê VAT đầu vào theo quy định hiện hành. - Phối hợp cùng với kế toán kê VAT đầu ra lập tờ khai thuế GTGT * Kế toán Lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: - Tập hợp, theo dõi các khoản chi lương, các khoản có tính chất lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. - Kiểm tra các khoản chi lương và các khoản chi phí có tính chất lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. - Phân bổ tiền lương vào giá thành. - Phối hợp cùng với các phòng liên quan để quyết toán, đối chiếu, lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Kế toán tiền mặt; Công nợ phải thu: * Kế toán thanh toán tiền mặt: - Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. - Lập chứng từ thu-chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ. - Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt của Công ty hàng ngày. * Kế toán công nợ phải thu: - Theo dõi các khoản công nợ của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa thanh toán. - Phân tích tình hình công nợ phải thu, đánh giá tỷ lệ thực hiện công nợ, tính tuổi nợ. - Tiến hành phân loại khách hàng, kiến nghị các chính sách tín dụng phù hợp đối với từng nhóm, từng đối tượng khách hàng đồng thời đề xuất các biện pháp triệt để đối với các khoản nợ xấu, khó đòi. - Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu công nợ phải thu của công ty. Thủ quỹ * Nhiệm vụ: - Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. - Đối chiếu tồn quỹ với kế toán thanh toán theo từng ngày, xác định nguyên nhân chênh lệch (nếu có). - Đóng chứng từ theo từng tháng và bàn giao cho kế toán thanh toán. * Phụ trách ISO phòng TC-KT - Xây dựng các quy trình, mô tả, hướng dẫn và các tài khoản liên quan đến công việc của Phòng. - Theo dõi cập nhật thông tin về sự thay đổi của hệ thống tài liệu ISO trong công ty, phân phối tài liệu, hướng dẫn các thành viên trong phòng thực hiện các quy định trong tài liệu. - Tham gia đánh giá nội bộ. - Kiến nghị với lãnh đạo phòng, QMR về điểm chưa phù hợp với thực tế, đề xuất phương hướng sửa đổi. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “Chế độ Kế toán doanh nghiệp”. Công ty đã áp dụng phần mềm Kế toán FAST từ năm 2002. 2.2.1. Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ kế toán Theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “chế độ kế toán doanh nghiệp” và phần mềm kế toán FAST công ty đã đăng ký sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính về việc đăng ký và sử dụng hóa đơn, chứng từ trong doanh nghiệp.Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại công ty bao gồm: - Các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, phiếu xác nhận công việc hoặc sản phẩm hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Các chứng từ thuộc chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, biên bản kiểm kê vật tư, hóa đơn giá trị gia tăng của nhà cung cấp, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu. - Các chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng: Hóa đơn bán hàng. - Các chứng từ thuộc chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kê chi tiền, bảng kê quỹ (dùng cho VNĐ) - Các chứng từ thuộc chỉ tiêu tài sản cố định (TSCĐ): Hóa đơn giá trị gia tăng của nhà cung cấp, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. 2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “chế độ kế toán doanh nghiệp”. Tuy nhiên do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nên công ty không sử dụng một số tài khoản sau: - TK loại 1: TK 113, 121, 128, 129, 136, 139, 156, 158, 159, 161. - TK loại 2: TK 212, 217, 221, 222, 223, 228, 229, 243, 244. - TK loại 3: TK 315, 336, 337, 343, 344, 347, 352. - TK loại 4: TK 412, 418, 419, 441, 461, 466. - TK loại 5: TK 512, 521, 531, 532. - TK loại 6: TK 611, 623, 631. - TK ngoài bảng: TK 001, 002, 003. 004, 008. (Các TK loại 7, 8, 9 được sử dụng theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành) Nhiều tài khoản của công ty được chi tiết rất cụ thể thành các TK cấp 2, cấp 3, cấp 4 và thậm chí là cấp 5 như TK 1121 (chi tiết từ 1 đến 9) và TK 1122 (chi tiết 1, 2, 3, 5, 6, 9) 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán Trước năm 1998 công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, kể từ năm 1998 cho đến nay công ty áp dụng theo hình thức sổ Nhật ký chung và áp dụng phần mềm kế toán máy FAST. Từ 1/1/1999 công ty đăng ký mã số thuế và áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, niên độ kế toán được áp dụng từ ngày 1/1 đến 31/12. Bao gồm các loại sổ tổng hợp và chi tiết sau: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ cái. - Sổ Nhật ký đặc biệt. - Bảng cân đối phát sinh. - Các loại sổ chi tiết như: sổ chi tiết quỹ tiền mặt; sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa; sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng; sổ chi tiết về chi phí sản xuất kinh doanh; sổ chi tiết thanh toán người mua (người bán); sổ chi tiết bán hàng 2.2.4. Đặc điểm vận dụng chế độ Báo cáo tài chính Hệ thống Báo cáo tài chính của công ty được lập theo chế độ kế toán hiện hành (theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “chế độ kế toán doanh nghiệp”). Báo cáo tài chính được lập bằng đồng Việt Nam (VND), theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung tại Việt Nam.Các nguyên tắc này bao gồm các quy định tại các chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định về kế toán hiện hành tại Việt Nam. Hệ thống báo cáo bao gồm: - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Thuyết minh báo cáo tài chính. Trong đó Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh được lập hàng tháng, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối niên độ. Ngoài ra công ty còn lập thêm : -Bảng tổng kết tài sản. -Bảng tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn của vật tư trong kho Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra: 2.3. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội 2.3.1. Đặc điểm kế toán phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương Hiện nay ở công ty thực hiện hai chế độ thanh toán lương: thanh toán theo sản phẩm đối với công nhân trực tiếp sản xuất và thanh