Đề tài Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt (BVSC)

của mình, vốn vay tín dụng và vì mục tiêu thu nhập. Hoạt động tự doanh là điều kiện song song bắt buộc phải có để công ty có thể triển khai thực hiện hoạt động bảo lãnh phát hành, một hoạt động quan trọng liên quan trực tiếp đến việc huy động vốn của các doanh nghiệp trên TTCK mà hiện nay công ty đang triển khai rất mạnh mẽ. Hoạt động tự doanh được hỗ trợ rất nhiều từ hoạt động tư vấn, bảo lãnh phát hành cũng như dịch vụ tư vấn tài chính của công ty, những thông tin có được từ các hoạt động này là những yếu tố quan trọng giúp cho BVSC xây dựng được một danh mục tự doanh hợp lý, an toàn. Dựa vào những am hiểu sâu sắc về thị trường và sự lớn mạnh của các hoạt động tư vấn, BVSC đã và đang xây dựng cho mình một danh mục đầu tư tự doanh hợp lý và hiệu quả bao gồm các chứng khoán niêm yết, chưa niêm yết và trái phiếu, trên nguyên tắc đa dạng hóa đa dạng hóa danh mục đầu tư để phân tán rủi ro, đảm bảo cân bằng và tập trung vào các chứng khoán có tiềm năng tăng trưởng tốt và ổn định. Trước những diễn biến thuân lợi của thị trường cùng với chiến lược tự doanh linh hoạt, hoạt động tự doanh của BVSC trong năm 2005 đã gặt hái được những kết quả to lớn. Đặc biệt, sự phát triển sôi động của thị trường OTC là cơ hội tốt để BVSC nâng cao hiệu quả của hoạt động tự doanh lên một bước phát triển hơn hẳn so với năm 2004. Lãi vốn từ hoạt động tự doanh cổ phiếu đạt trên1,3 tỷ đồng, bằng 111% so với năm 2004. Với mảng kinh doanh trái phiếu, BVSC đã thực hiện phân tích biến động thị trường lãi suất và áp dụng chiến lược mua bán hợp lý, tạo được lãi vốn hoạt động tự doanh trái phiếu trên 400 triệu đồng. Tổng lãi thu được từ hoạt động tự doanh trong năm 2005 (bao gồm cả lãi cổ tức, trái tức) của BVSC đạt xấp xỉ 5 tỷ đồng tỷ đồng, đạt 137% kế hoạch năm và bẳng    115% so với năm 2004. Năm 2007, BVSC sẽ tiếp tục bám sát diễn biến thị trường để triển khai hoạt động tự doanh một cách linh hoạt và hiệu quả. Dựa trên nền tảng của hoạt động tư vấn cổ phần hoá, tư vấn phát hành, niêm yết/đăng ký giao dịch BVSC sẽ đẩy mạnh hoạt động tự doanh đối với các chứng khoán chưa niêm yết và dự kiến sẽ tăng hạn mức đầu tư để nâng cao hiệu quả lợi nhuận từ hoạt động tự doanh cho phù hợp với sự phát triển của thị trường. *Hoạt động quản lý danh mục đầu tư: là hoạt động mà BVSC nhận ủy thác vốn từ các tổ chức, cá nhân để thực hiện đầu tư cho họ theo những mục tiêu và tiêu chí đã được thỏa thuận trước. Trong năm 2005, BVSC tiếp tục triển khai có hiệu quả nghiệp vụ Quản lý Danh mục đầu tư với tổng giá trị nhận uỷ thác vào khoảng 120 tỷ đồng, tỷ suất thực hiện của Danh mục đạt vượt mức tỷ suất kỳ vọng trong năm… Ngoài việc đầu tư vào các cổ phiếu niêm yết trên thị trường, BVSC đã thực hiện đầu tư một tỷ lệ thích hợp cổ phiếu của các công ty có kế hoạch niêm yết và có tiềm năng tăng trưởng cao cho các Danh mục uỷ thác. Với chính sách đa dạng hoá cơ cấu đầu tư Danh mục, xác định các thời điểm thích hợp để đẩy mạnh các hoạt động quay vòng, hoán đổi chứng khoán cho Danh mục, kết quả đạt được của các Danh mục ủy thác đã vượt hẳn so với chỉ tiêu lợi nhuận đã thoả thuận với khách hàng. Trong thời gian tới, tuỷ thuộc vào tình hình diễn biến của thị trường, BVSC sẽ mở rộng dịch vụ này tới một số tổ chức hoạt động trong lĩnh vực tài chính, bảo hiểm và hướng tới mục tiêu quản lý danh mục cho người đầu tư cá nhân. *Hoạt đông lưu ký chứng khoán: là hoạt động mà BVSC thực hiện việc lưu giữ và bảo quản tập trung chứng khoán cho khách hàng, từ đây BVSC trở thành đầu mối trung gian nối liền doanh nghiệp phát hành với các cổ đông và thực hiện các quyền có liên quan tới cổ phiếu, trung gian chuyển nhượng quyền sở hữu cổ phần. Từ hoạt động lưu ký, BVSC đã mở ra dịch vụ quản lý sổ cổ đông, tổ chức thực hiện quyền và đại lý chuyển nhượng theo sự uỷ quyền của tổ chức phát hành, đóng vai trò trung gian là người đại diện quyền lợi cho người sở hữu trái phiếu, đảm bảo an toàn trong dịch vụ chuyển nhượng quyền sở hữu chứng khoán cho những người đầu tư.         Năm 2005, BVSC tiếp tục thực hiện lưu giữ và bảo quản tập trung chứng khoán cho khách hàng, trở thành đầu mối trung gian giữa doanh nghiệp và cổ đông để thực hiện các quyền liên quan đến cổ phiếu, làm trung gian chuyển nhượng quyền sở hữu. Với sự hợp tác chặt chẽ của BVSC với các tổ chức niêm yết và Phòng Đăng ký - TTBT - Lưu ký chứng khoán của hai Trung tâm giao dịch chứng khoán, thời gian lưu ký được rút ngắn đáp ứng nhanh chóng nhu cầu giao dịch của khách hàng. Bên cạnh việc thực hiện các quyền về nhận cổ tức bằng tiền mặt, nhận gốc và lãi trái phiếu, chốt danh sách họp Đại hội đồng cổ đông, nhiều công ty niêm yết còn thực hiện quyền nhận cổ tức bằng cổ phiếu và quyền mua chứng khoán phát hành thêm như DHA, PNC, TMS, NKD... BVSC đã thông báo và hướng dẫn các thủ tục thực hiện quyền tới từng khách hàng đảm bảo quyền lợi của khách hàng và giúp các công ty niêm yết thành công trong đợt phát hành thêm.     Năm 2005, BVSC đã thực hiện chính xác thanh toán bù trừ, đảm bảo khả năng thanh toán nên không phải sử dụng Quỹ hỗ trợ thanh toán. Ngoài ra,  BVSC tiếp tục nhận lưu ký chứng khoán chưa niêm yết cho các tổ chức đầu tư lớn như các công ty bảo hiểm và các quỹ đầu tư. Dịch vụ quản lý sổ cổ đông cho các tổ chức chưa niêm yết được mở rộng không chỉ với các công ty cổ phần hóa trong nước như Bảo Long, Công ty Dịch vụ Ôtô Hàng Xanh mà còn thực hiện với các doanh nghiệp FDI cổ phần hóa như TAYA…     Trong năm 2006, Trung tâm lưu ký chứng khoán chính thức hoạt động. Hoạt động lưu ký và thanh toán bù trừ sẽ tiến hành độc lập với hai Trung tâm giao dịch tạo điều kiện cho BVSC thực hiện tốt và tiếp cận với các thông lệ quốc tế về lưu ký chứng khoán. *Đấu giá bán cổ phần: là tổ chức trung gian bán đấu giá, BVSC giúp doanh nghiệp xây dựng phương án bán cổ phần, quy chế tổ chức bán đấu giá và chuẩn bị các nội dung công bố thông tin, các hồ sơ khác có liên quan đến việc tổ chức bán đấu giá, tính toán xác định mức giá khởi điểm theo các phương pháp định giá tiên tiến, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thực tiễn thị trường và tổ chức bán đấu giá trên phần mềm; quản lý chuyên nghiệp nhằm đảm bảo tính chính xác của kết quả cuối cùng. với năng lực, uy tín và kinh nghiệm thực tế đã triển khai bán đấu giá cho hàng trăm doanh nghiệp, với mạng lưới khách hàng rộng rãi đảm bảo khả năng thành công của mỗi đợt chào bán, BVSC đã trở thành địa chỉ tin cậy đối với các Bộ, ngành và địa phương trong việc lựa chọn tổ chức trung gian bán đấu giá cổ phần cho các DNNN cổ phần hoá. Trong năm 2005, BVSC đã triển khai bán đấu giá cổ phần cho 247 doanh nghiệp, thu về cho Nhà nước hàng trăm tỷ đồng, trong đó có nhiều đợt đấu giá lớn được tiến hành qua các Trung tâm Giao dịch Chứng khoán.     Với chủ trương đẩy nhanh tiến trình cổ phần hoá của các cơ quan quản lý Nhà nước và dự kiến sẽ hoàn tất vào cuối năm 2006, BVSC sẽ tiếp tục triển khai mạnh mẽ hơn nữa hoạt động đấu giá bán cổ phần đảm bảo đúng tiến độ, tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật và đem lại hiệu quả cao nhất. Doanh thu từng mảng dịch vụ qua các năm Khoản mục Năm 2004 Năm 2005 Giá trị(1.000 đồng) Tỷ trọng(%) Giá trị(1.000 đồng) Tỷ trọng(%) Doanh thu môi giới chứng khoán 2.993.442 23,54 3.242.672 14,34 Doanh thu hoạt động tự doanh 2.039.078 16,04 1.734.616 7,67 Doanh thu quản lý danh mục đầu tư 74.736 0,59 216.541 0,96 Doanh thu đại lý và bảo lãnh phát hành 3.540.015 27,84 10.184.613 45,05 Doanh thu tư vấn đầu tư chứng khoán cho người đầu tư 671.061 13,14 4.054.841 17,94 Doanh thu lưu ký chứng khoán 78.578 0,62 134.693 0,60 Doanh thu kinh doanh 2.317.513 18,23 3.037.801 13,44 Tổng doanh thu 12.715.033 100 22.605.775 100 1.3 Cơ cấu tổ chức : Công ty cổ phần chứng khoán Bảo việt được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa X kỳ họp thứ V thông qua ngày 12/6/1999 và được thay thế bởi luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 đã được Quốc hộI nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XI thông qua ngày 29/11/2005. Các hoạt động của công ty tuân thủ Luật doanh nghiệp, các luật khác có liên quan và Điều lệ tổ chức hoạt động của công ty. Điều lệ công ty bản sửa đổi đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản ngày 17/08/2006 là cơ sở chi phối mọi hoạt động của công ty. *Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt *Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty: + Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và người được cổ đông ủy quyền. + Hội đồng quản trị (HĐQT): do đại hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có nghĩa vụ quản trị công ty giữa 2kỳ đại hội. Hiện tại HĐQT của công ty có 5 thành viên, nhiệm kỳ của HĐQT và của mỗi thành viên là 3 năm. + Ban kiểm soát: do đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp trong quản trị và điều hành hoạt động kinh doanh, các báo cáo tài chính của công ty. Hiện tại ban kiểm soát của công ty có 3 thành viên, nhiệm kỳ của ban kiểm soát và của mỗi thành viên là 3 năm. + Ban giám đốc: do HĐQT bổ nhiệm, có nhiệm vụ tổ chức điều hành và quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo chiến lược và kế hoạch kinh doanh hằng năm đã được đại hội đồng cổ đông và HĐQT thông qua. Giám đốc là người đại diện trước pháp luật của công ty, thành viên ban giám đốc có nhiệm kỳ là 3 năm. 1.4 Vị thế của công ty so với các doanh nghiệp khác cùng ngành Cùng với sự phát triển của TTCK Việt Nam, Công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt đã nỗ lực không ngừng để đạt được sự tăng trưởng ổn định và phát triển một cách bền vững, cũng như khẳng định vị thế của một công ty chứng khoán đầu tiên được thành lập ở Việt Nam. Với quy mô vốn hoạt động còn khiêm tốn, nhưng trong các năm qua BVSC đã luôn tự hoàn thiện mình để nâng cao uy tín và chất lượng các sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Đối với hoạt động môi giới, BVSC luôn duy trì được thị phần giao dịch cổ phiếu ở mức trên 20%, số lượng tài khoản giao dịch vủa khách hàng tại BVSC liên tục tăng và chiếm gần 30% tổng số lượng tài khoản giao dịch của toàn thị trường. Trong năm 2005, BVSC đã tư vấn xác định giá trị doanh nghiệp và cổ phần hóa cho gần 60 doanh nghiệp chiếm hơn 40% lượng hoạt đông tư vấn của các công ty chứng khoán, tổ chức đấu giá bán cổ phần phát hành lần đầu thành công cho hơn 250 doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa, tư vấn và bảo lãnh phát hành thành công cho nhiều tổ chức phát hành trong đó có cả trái phiếu chính phủ do Bộ tài chính phát hành. Những con số trên là minh chứng rõ nét cho vị trị tiên phong của BVSC trong hoạt động nghiệp vụ môi giới, tư vấn tài chính và chuyển đổi hình thức sở hữu, tổ chức đấu giá cho các doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa, và đặc biệt là trong lĩnh vực tư vấn và bảo lãnh phát hành chứng khoán. Bên cạnh đó, BVSC còn luôn là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt đông nghiệp vụ- đặc biệt là hoạt động môi giới và phục vụ khách hàng đầu tư. BVSC đã phối hợp với công ty cổ phần đầu tư công nghệ FPT xây dựng thành công hệ thống phần mềm quản lý giao dịch khách hàng (BOSC) từ những ngày đầu mở cửa thị trường chứng khoán. Đây là phần mềm hạt nhân cho mọi hoạt động quản lý và tác nghiệp của BVSC, tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật và quy trình nghiệp vụ của công ty chứng khoán. Bên cạnh hệ thống phần mềm quản lý và tác nghiệp, BVSC còn triển khai thành công các sản phẩm cung cấp thông tin và dịch vụ tiện ích cho khách hàng qua internet, website của công ty, các sản phẩm này đều do Phòng tin học của công ty tự triển khai nghiên cứu, xây dựng và phát triển, được nhiều chuyên gia đánh giá rất tốt về nội dung thông tin cung cấp cùng với các dịch vụ tra cứu số dư tài khoản và kết quả giao dịch, cung cấp các thông tin về giá và diễn biến giao dịch của TTCK. Triển vọng phát triển của thị trường chứng khoán Việt Nam trong giai đoạn tới đánh dấu bởi sự ra đời chính thức của luật chứng khoán ban hành 6/2006, có hiệu lực kể từ đầu năm 2007 sẽ tạo thời cơ tốt để các công ty chứng khoán phát huy hết năng lực và công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt hoàn toàn có thể tiếp tục khẳng định vị thế vững chắc của mình trên TTCK Việt Nam. Qua phần tìm hiểu chung vừa rồi, chúng ta có thể thấy vị trí quan trọng và những đóng góp to lớn của BVSC trong sự phát triển của thị trường chứng khoán Việt Nam nói riêng và sự phát triển kinh tế VN nói chung. Vậy với tư cách là một doanh nghiệp lớn và đang trên đà phát triển như vậy, liệu BVSC đã có những nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ và đã tổ chức nó như thế nào trong thực tế? Chúng ta sẽ cùng nhau đánh giá về vấn đề này trong phần tiếp theo của bài thuyết trình hôm nay. 2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA BVSC: 2.1.Những kiến thức chung về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB): 2.1.1 Khái niệm về kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ: Theo định nghĩa của ủy ban tiêu chuẩn kế toán Australia: “kiểm soát là khả năng của một thực thể trong việc chi phối quá trình ra quyết định, trực tiếp hoặc gián tiếp, trong mối quan hệ với các chính sách tài chính và vận hành của một thực thể khác, qua đó tạo khả năng cho chủ thể đó vận hành theo các mục tiêu của chủ thể kiểm soát”. Kiểm soát nội bộ cũng không nằm ngoài định nghĩa chung ấy. Nó là một dạng của kiểm soát được gói gọn trong nội bộ của thực thể kinh doanh. Nó liên quan tới những công việc mang tính tác nghiệp cụ thể mà một bộ phận nào đó của doanh nghiệp được giao thực hiện. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động. *Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ -Môi trường kiểm soát chung: được hiểu là các nhân tố xung quanh tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp như đặc thù về cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, các quyết định của pháp luật, các yêu cầu của khách hàng và cổ đông… -Hệ thống kế toán: thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các giao dịch phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho các cấp quản lý ra quyết định mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp, vì thế nó là một mắt xích quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. -Thủ tục hay quy trình kiểm soát: là trình tự và nội dung các bước công việc mà bộ phận kiểm soát nội bộ có thẩm quyền phải thực hiện để hoàn thành trách nhiệm được giao. Tuỳ từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà quy trình và thủ tục kiểm soát được tiến hành khác nhau. Tuy nhiên, dù thủ tục kiểm soát có khác nhau thì vẫn phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản như nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Hoạt động kiểm soát của công ty chứng khoán, do đó, sẽ được phân loại như sau: @ Kiểm soát quản lý: là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ của công ty, do nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành. Kiểm soát quản lý diễn ra thường xuyên và là hoạt động quan trọng nhất trong cơ chế kiểm soát nội bộ của công ty chứng khoán. @ Kiểm soát xử lý: được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà nhân viên công ty chứng khoán đã thực hiện và đã được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo. @ Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong công ty chứng khoán. @ Kiểm soát tổng quát: là sự kiểm soát tổng thể đối với tất cả các hoạt động và giao dịch diễn ra trong công ty chứng khoán. -Kiểm toán nội bộ: là hoạt động đánh giá và tư vấn nội bộ trong doanh nghiệp, có tính chất độc lập và khách quan, nhằm đem lại giá trị và cải tiến công tác quản lý ở doanh nghiệp thông qua việc tăng cường kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro. Là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ. 2.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ: Tìm hiểu về vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giải đáp rõ vì sao bạn luôn cần đến một hệ thống kiểm soát nội bộ cho dù doanh nghiệp của bạn là một tập đoàn lớn hay đơn giản chỉ là một công ty nhỏ tới vài chục thành viên. Một thực trạng khá phổ biến ở nước ta hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả 2 mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Thíêt lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy định rõ ràng nhằm: - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây ra thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch…) - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt , gian lận, trộm cắp… - Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. - Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ mọi nội quy của công ty cũng như các quyết định của pháp luật. - Đảm bảo sự dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. - Bảo vệ quyền lợi của các nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ. 2.1.3 Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ: - Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ rang. - Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty. - Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau. - Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp. - Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. - Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng. - Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập. - Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản. - Định kỳ phải kiểm tra và nâng cấp các bộ phận kiểm soát nội bộ. 3.1.4 Những dấu hiệu bất ổn trong hệ thống kiểm soát nội bộ: - Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng. -Khi nhân viên chấp nhận làm việc không công, có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình. - Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai xót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. - Không yên tâm và hoạt động thu chi tài chính của công ty. 2.2 Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của BVSC: 2.2.1 Các chính sách, quy định đối với việc tổ chức và vận hành HTKSNB: Trong điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt (sửa đổi lần 2 và đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua theo hình thức lây sý kiền bằng văn bản ngày 17/8/2006) có quy định: *Trích điều 6: Nguyên tắc tổ chức, quản trị, điều hành và hoạt động của công ty: -Khoản 6.5: Công ty hoạt động kinh doanh chứng khoán theo các nguyên tắc sau: 6.5.1: Tuân thủ pháp luật về chứng khoán và thị trường chứng khoán 6.5.2: Giao dịch trung thực và công bằng, vì lợi ích của khách hàng 6.5.3: Kinh doanh có kỹ năng, tận tuỵ, có tinh thần trách nhiệm 6.5.4: Ưu tiên thực hiện lệnh của khách hàng trước khi thực hiện lệnh của công ty 6.5.5: Bảo mật thông tin liên quan đến khách hàng trừ trường hợp phải cung cấp thông tin theo yêu cầu của các cơ quan chức Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật 6.5.6: Không sử dụng tiền của khách hàng để mua bán tài sản, chứng khoán của chình mình hay bên thứ ba 6.5.7: Đảm bảo có đủ nguồn lực tài chính đáp ứng yêu cầu kinh doanh và bù đắp các rủi ro trong hoạt động kinh doanh 6.5.8: Tổ chức và thực hiện công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ để đảm bảo hoạt động của công ty và nhân viên của công ty phù hợp với các quy định của pháp luật … *Trích điều 25: Ban kiểm soát -Khoản 25.7: Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban kiểm soát: 25.7.1: Kiểm soát việc quản trị và điều hành hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, quyết toán năm tài chính của công ty và kiến nghị khắc phục các sai phạm (nếu có) 25.7.2: Báo cáo Đại hội đồng cổ đông mọi sự kiện tài chính bất thường hoặc ảnh hưởng tới lợi ích của công ty, kết quả kiểm soát việc quản lý tài chính, hoạt động, thực hiện các nghị quyết Đại hội đồng cổ đông của Hội đồng quản trị và của Ban giám đốc 25.7.6: Thành viên Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm về tính trung thực của số liệu báo cáo cũng như bí mật của công ty. Không được cung cấp bất kỳ thông tin nào của công ty mà theo quy định của công ty được coi là thông tin mật 25.7.7: Thành viên Ban kiểm soát sẽ phải chịu trách nhiệm khi bỏ qua không sử dụng những quyền hạn và phương tiện theo thẩm quyền để ngăn chặn những sự kiện mình biết sẽ gây hại cho công ty 25.7.8: Được Hội đồng quản trị tham khảo ý kiến về việc chỉ định và bãi nhiệm đơn vị kế toán, mức phí kiểm toán và các vấn đề khác có liên quan đến kế toán và kiểm toán của công ty 25.7.9: Thảo luận về những vấn đề khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng như mọi vấn đề mà đơn vị kiểm toán muốn bàn bạc đồng thời xem xét ý kiến phản hồi của Ban giám đốc công ty 25.7.10: Kiểm tra tình hợp lý và hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép và lập sổ sách kế toán và báo cáo tài chính; kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quy định của Đại hội đồng cổ đông . 25.7.11: Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty 2.2.2 Cơ cấu tổ chức của hệ thống kiểm soát nội bộ: Như chúng ta đã biết, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 4 yếu tố là môi trường kiểm soát chung, hệ thống kế toán, thủ tục hay quy trình kiểm soát và kiểm toán nội bộ. Mặc dù trong điều lệ công ty có nêu lên vấn đề phải tổ chức và thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ song trên thực tế cũng chưa ban hàng 1văn bản, qui định cụ thể nào về việc thành lập và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ ra sao. Vì vậy, ở đây chúng ta chỉ có thể tập trung mô tả 1 số bộ phận, phòng ban có sự thể hiện rõ nét nhất nội dung kiểm soát nội bộ của công ty * Ban kiểm soát: bao gồm 3 thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu ra với đa số phiếu bằng hình thức bỏ phiếu trực tiếp: - Trưởng ban kiểm soát: ông Nguyễn Hồng Tuấn là cử nhân Luật, MBA sở hữu 1.150 cổ phần - Uỷ viên kiểm soát: +Ông Lê Tiến Đoàn là cử nhân tài chính kế toán, sở hữu 1000 cổ phần +Bà Trần Thị Bích là cử nhân tài chính kế toán, sở hữu 1.610 cổ phần * Hệ thống kế toán: Công ty cố phần chứng khoán Bảo Việt đang áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 10 nhân viên có trình độ chuyên môn về tài chính, kế toán và được bố trí thành các bộ phận như sơ đồ sau: * Bộ phận kiểm toán nội bộ: Trước đây, BVSC cũng có tổ chức phòng kiểm toán nội bộ song do hoạt động không hiệu quả, không có phương hướng, kế hoạch hoạt động rõ ràng dẫn tới trùng lặp với vai trò, chức năng của 1 số bộ phận khác nên đã ngừng hoạt động. 2.2.3 Mô tả hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quá trình cung cấp dịch vụ môi giới chứng khoán cho khách hàng: Môi giới chứng khoán là 1 trong 7 dịch vụ chính của BVSC. Mặc dù là hoạt động cung cấp dịch vụ song nó mang những đặc điểm riêng khác biệt với các loại hình cung cấp dịch vụ khác (như dịch vụ kiểm toán, dịch vụ tư vấn luật…). Sự khác biệt này là do đặc thù của loại hình kinh doanh chứng khoán quyết đinh. Quá trình thực hiện hoạt động môi giới- tức làm trung gian giao dịch chứng khoán của BVSC diễn ra như sau: Khi khách hàng (đã mở TK tại BVSC trước đó) đến đặt lệnh mua (lệnh bán), cán bộ nhận lệnh sẽ kiểm tra trong hệ thống phần mềm quản lý chứng khoán và tiền của khách hàng xem lệnh vừa đặt có phù hợp hay không? (lệnh mua không phù hợp nếu như tài khoản tiền của khách hàng không còn đủ để mua số lượng chứng khoán loại được yêu cầu, còn lệnh bán sẽ không phù hợp nếu như tài khoản lưu ký của khách hàng không còn đủ số lượng chứng khoán mà khách hàng yêu cầu bán đi). Như vậy sẽ xảy ra 2 tình huống: -Nếu như lệnh không phù hợp thì cán bộ nhận lệnh sẽ báo lại ngay cho khách hàng về lệnh không được thực hiện và đề nghị khách hàng đặt lệnh khác. -Nếu như lệnh phù hợp thì cán bộ nhận lệnh sẽ ký vào