Đề tài Đánh giá thực trạng bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long

2 đã quy định theo quy định của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, do đòi hỏi của công tác quản lý, tài khoản Hao mòn TSCĐ, các tài khoản Đầu tư và XDCB đều được chi tiết hoá đến tài khoản cấp 3. Loại 3: Nợ phải trả Trong các tài khoản loại 3 quy định trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Công ty không sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 343 “Trái phiếu phát hành”. - Tài khoản 352 “Dự phòng phải trả”. Các tài khoản khác đều được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo quy định. Một số tài khoản được chi tiết thêm tài khoản cấp 2 và cấp 3 để thuận tiện cho công tác quản lý như các tài khoản 311, 315, 331, 338, 341, 342… Loại 4: Vốn chủ sở hữu Nhìn chung, các tài khoản loại 4 theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC đều đựơc sử dụng tại Công ty. Ngoài ra, các tài khoản đòi hỏi sự theo dõi đặc biệt đều được Công ty chi tiết hoá thành tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3, như tài khoản “Lợi nhuận chưa phân phối” và “Nguồn kinh phí sự nghiệp”. Loại 5: Doanh thu Nhận thức được tầm quan trọng của doanh thu đối với doanh nhiệp và nhiệm vụ phải theo dõi chặt chẽ các tài khoản thuộc loại này, Công ty đã xây dựng các tài khoản Doanh thu chi tiết theo hoạt động phát sinh doanh thu. Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh. Chi phí là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, quyết định mức giá thành, giá bán sản phẩm cũng như các chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế, mức thuế phải nộp và lợi nhuận sau thuế. Đánh giá đúng vai trò đó, các tài khoản Chi phí và Giá vốn của Công ty đều được chi tiết theo hoạt động phát sinh chi phí, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý chi phí tại Công ty. Loại 7: Thu nhập khác Giống như các tài khoản doanh thu, tài khoản 711 “Thu nhập khác” cũng được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo hoạt động phát sinh doanh thu. Loại 8: Chi phí khác Tài khoản 811 “Chi phí khác” của Công ty cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo hoạt động phát sinh. Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 là: Tài khoản 9111 “Xác định kết quả SXKD” Tài khoản 9112 “Kết quả hoạt động tài chính” Tài khoản 9113 “Kết quả hoạt động khác”. Từ các tài khoản cấp 2 này, Công ty tiếp tục chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo hoạt động phát sinh lợi nhuận hoặc lỗ. Loại 0: Các tài khoản ngoài bảng Các tài khoản ngoại bàng của Công ty đều đầy đủ so với các tài khoản quy định trong quy định 15/2006/QĐ-BTc. Tóm lại, hệ thống tài khoản của Công ty Thuốc lá Thăng Long một mặt tuân thủ đúng hệ thống tài khoản quy định trong Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và của Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, mặt khác đã được chi tiết một cách cụ thể theo yêu cầu quản lý của Công ty, phục vụ đắc lực cho công tác hạch toán nói riêng và công tác quản lý doanh nghiệp nói chung. 2.2.2.3. Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán. 2.2.2.3.1. Hình thức kế toán áp dụng: Công ty Thuốc lá Thăng Long áp dụng hình thức kế toán máy sử dụng phần mềm kế toán do Công ty tự thiết kế dựa trên hình thức Nhật kí-Chứng từ. 2.2.2.3.2. Hệ thống sổ sách kế toán cuả Công ty. Công ty sử dụng các loại sổ sách kế toán sau: - Sổ Nhật kí - chứng từ: Trong 10 sổ Nhật kí được quy định cho hình thức Nhật kí -chứng từ, Công ty Thuốc lá Thăng Long sử dụng 8 Nhật kí, không sử dụng Nhật kí số 3 và số 6, trong đó Nhật kí số 1 và 2 được kết hợp với bảng kê số 1 và số 2 trong một mẫu sổ. - Sổ kê: Công ty sử dụng 9 bảng kê, không sử dụng bảng kê số 10, trong đó: + Bảng kê số 1 và 2 được kết hợp với các Nhật kí số 1 và 2. + Bảng kê số 3 kết hợp với bảng phân bổ nguyên vật liệu. + Các bảng kê còn lại có mẫu như mẫu sổ ban hành theo quy định 15/2006/QĐ-BTC. Bảng phân bổ: Ngoài bảng phân bổ NVL lập kết hợp với bảng kê số 3, Công ty dùng các bảng phân bổ khác là: + Bảng tính và phân bổ tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương. + Bảng tính và phân bổ khấu hao sửa chữa lớn TSCĐ + Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung - Sổ chi tiết: Để tạo điều kiện cho quá trình vào sổ kế toán, từng phần hành kế toán lại có các sổ chi tiết cụ thể. Sổ cái: tất cả các tài khoản của Công ty đều được mở sổ cái. Mẫu sổ được thống nhất cho mọi tài khoản. (Chi tiết xin xem tại phụ lục 3: Danh mục sổ sách kế toán) Về cơ bản, các sổ sách kế toán của Công ty đều tuân theo mẫu sổ ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.Bên cạnh đó, bộ phận kế toán của Công ty đã có những điều chỉnh nhất định về mầu sổ để phù hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hạch toán kế toán cụ thể tại Công ty. Sự điều chỉnh này được thực hiện theo hướng chi tiết hoá các chỉ tiêu trong mẫu sổ hoặc kết hợp các sổ sách liên quan đến một đối tượng để có cái nhìn tổng hợp hơn về đối tượng đó. 2.2.2.4. Hệ thống báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long bao gồm: Các báo cáo kế toán định kì theo quy định của Nhà nước Việc lập và gửi báo cáo thực hiện theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính gồm: Biểu số B01-DN: “Bảng Cân đối kế toán” Biểu số B02-DN: “Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh” Biểu số B03-DN: “Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ” Biểu số B09-DN: “Thuyết minh báo cáo tài chính” Các báo cáo định kì theo quy định của Tổng Công ty. Ngoài các báo cáo theo quy định Bộ Tài chính, Bộ quản lý chuyên ngành yêu cầu Công ty phải báo cáo một số chỉ tiêu cho Tổng Công ty theo biểu mẫu: Biểu số B01-TCKT “Báo cáo thu lãi lỗ từng mặt hàng” Biểu số B02-TCKT “Báo cáo giá thành đơn vị sản phẩm chủ yếu” Biểu số B03-TCKT “Báo cáo tình hình công nợ” Biểu số B04-TCKT “Báo cáo tình hình thực đầu tư XDCB” Biểu số B05-TCKT “Báo cáo thanh toán với Tổng Công ty” Biểu số B06-TCKT“Báo cáo tăng, giảm TSCĐ và NVKD” Biểu số B07-TCKT “Báo cáo nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu” Biểu số B08-TCKT “Báo cáo quỹ đầu tư vùng nguyên liệu” Biểu số B09-TCKT “Báo cáo thu chi tiền tệ” 2.2.2.5. Các thủ tục kiểm soát nội bộ áp dụng trong các phần hành kế toán. Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời các thông tin kế toán và tài chính, Công ty và phòng kế toán quy định các thủ tục kiểm soát áp dụng cho các phần hành kế toán bao gồm: - Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ, hợp pháp và chính xác của các chứng từ kế toán trước khi vào sổ, đảm bảo các chứng từ phải có đầy đủ chữ kí của các bên liên quan và người phê duyệt chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính và của Công ty. - Công tác kiểm kê được thực hiện cuối mỗi tháng theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty. - Công tác đối chiếu giữa các sổ sách kế toán một mặt được thực hiện tự động theo phần mềm kế toán, mặt khác vẫn được thực hiện bằng trên giấy giữa các kế toán viên theo tuần và tháng, phát hiện kịp thời các sai sót và tiến hành điều chỉnh theo quy định của Bộ Tài chính. - Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra, giám sát công việc của các nhân viên trong phòng, kịp thồi phát hiện sai sót và xử lý theo đúng quy định kế toán. 2.3. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Thuốc lá Thăng Long. 2.3.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành tiền mặt 2.3.1.1. Các chứng từ kế toán Trong phần hành tiền mặt, Công ty sử dụng các chứng từ kế toán sau: - Phiếu thu, phiếu chi - Biên lai thu tiền - Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 2.3.1.2. Tài khoản kế toán Để ghi nhận các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động thanh toán, kế toán tiền mặt sử dụng TK 111. TK 111 có 3 tài khoản cấp 2: - 1111: “Tiền Việt Nam”. - 1112: “Ngoại tệ”. - 1113: “Vàng bạc, kim khí, đá quý”. 2.3.1.3. Hệ thống sổ kế toán Các sổ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán tiền mặt bao gồm: - Các nhật kí - chứng từ và bảng kê: Nhật kí và bảng kê số 1; Nhật kí và bảng kê số 2; Nhật kí số 7, số 8, số 10; Bảng kê số 3, số 4(TK 627) - Sổ chi tiết: Bảng kê chi tiết thu tiền; Bảng kê chi tiết chi tiền; Sổ quỹ - Sổ cái: sổ cái TK 111. 2.3.1.4. Trình tự vào sổ của kế toán tiền mặt. Hàng ngày, kế toán tiền mặt có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp và tính chính xác của các phiếu thu, chi trong ngày. Căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán viên nhập số liệu vào máy. Theo quy trình của phần mềm lập trình sẵn, các số liệu này sẽ tự động nhập vào Nhập kí và bảng kê số 1 và các nhật kí, bảng kê có liên quan. Đồng thời, số liệu cũng nhập vào các bảng kê chi tiết của phần hành bao gồm: Bảng kê thu tiền và Bảng kê chi tiền Cuối mỗi tuần, kế toán viên cho in và đối chiếu các bảng kê chi tiết thu, chi tiền trong tuần với sổ quỹ của thủ quỹ. Nếu phát sinh chênh lệch, kế toán tiền mặt phải nhanh chóng xác minh lí do và báo cáo với kế toán trưởng để tiến hành điều chỉnh. Cuối mỗi tháng, kế toán viên in Nhật kí và bảng kê số 1 và đối chiếu với các bảng kê chi tiết thu, chi tiền trong tháng và bảng kiểm kê quỹ. Nếu không có chênh lệch, kế toán tiền mặt nộp Bảng Nhật kí và bảng kê số 1 cho kế toán tổng hợp.Các chỉ tiêu phát sinh Nợ và Có tự động nhập vào Sổ cái tài khoản 111. Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra lần cuối, khoá sổ và số dư TK 111 sẽ tự động nhập vào chỉ tiêu tiền mặt trên Bảng Cân đối kế toán. Sơ đồ2.2- Quy trình phần hành kế toán tiền mặt Phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ khác Bảng kê thu, chi tiền Nhật kí và bảng kê số 1 Sổ quỹ(Thủ quỹ) Sổ cái TK 111 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành nguyên vật liệu. 2.3.2.1. Chứng từ kế toán Các chứng từ sử dụng trong phần hành này gồm có: - Hoá đơn mua nguyên vật liệu. - Phiếu nhập kho, xuất kho. - Phiếu báo vật tư còn lại. 2.3.2.2. Tài khoản kế toán. Để hạch toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, bộ máy kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 và tiếp tục đựoc chi tiết hóa đến cấp 3 để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý. (Chi tiết được thể hiện trong phụ lục 2 ) 2.3.2.3. Hệ thống sổ kế toán Trong quá trình hạch toán nguyên, vật liệu, kế toán phần hành nguyên vật liệu sử dụng các loại sổ kế toán sau: - Bảng kê: Bảng kê và phân bổ NVL(Bảng kê số 3) và Bảng kê số 4 - Nhật kí - chứng từ: các Nhật kí số 1, 2, 5, 7. - Sổ chi tiết: + Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu + Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu + Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu - Sổ cái: sổ cái TK 152 2.3.2.4. Kế toán nguyên vật liệu và quy trình vào sổ. Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm kiểm tra các phiếu nhập, xuất kho phát sinh trong ngày. Căn cứ trên các chứng từ đã được kiểm tra tính chính xác và hợp pháp, kế toán nguyên vật liệu nhập dữ liệu về số lượng và đơn giá NVL nhập trong ngày, còn NVL xuất chỉ nhập về số lượng xuất. Các dữ liệu này được tự động nhập vào 5 bảng kê gồm các bảng kê chi tiết và tổng hợp nhập, xuất và bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL theo từng nhóm và chi tiết cho từng loại . Đầu thàng sau, căn cứ vào giá trị NVL tồn đầu kì và nhập trong kì, kế toán NVL xác định đơn giá xuất trong tháng dựa trên phương pháp bình quân cả kì dự trữ và phần mềm sẽ tự động tính ra giá trị NVL xuất hàng ngày và nhập vào các bảng kê chi tiết, tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL. Đồng thời các dữ liệu về tình hình nhập, xuất, tồn cũng tự nhập vào bảng kê số 3, bảng kê số 4 và Nhật kí chứng từ số 7 theo các chỉ tiêu cụ thể. Sau khi đối chiếu các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn trong các sổ chi tiết và bảng kê số 3 với thẻ kho của thủ kho và biên bản kiểm kê kho, kế toán NVL in bảng kê số 3 và nộp cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp, sau khi kiểm tra tính chính xác của số liệu, nhập số liệu vào Sổ cái TK 152và phần mềm chuyển tiếp dữ liệu để hình thành chỉ tiêu NVL trên Bảng Cân đối kế toán. Sơ đồ2.3 - Quy trình phần hành kế toán nguyên vật liệu Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Bảng kê chi tiết nhập, xuất Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Bảng kê và phân bổ số 3 Nhật kí chứng từ số 7 Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.3.3. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương. 2.3.3.1. Các chứng từ kế toán Trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán lập và sử dụng các chững từ kế toán sau để làm căn cứ vào sổ kế toán: - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Phiếu chi, phiếu thu. - Giấy phép nghỉ ốm được hưởng lương. 2.3.3.2. Các tài khoản kế toán Để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến lương và các khoản trích theo lương, kế toán phần hành sử dụng các tài khoản kế toán sau: - TK 334 “Phải trả người lao động”. TK 334 có 4 tiểu khoàn cấp 2: 3341, 3342, 3343 và 3348. - TK 3335 “Thuế thu nhập cá nhân” - 3 tài khoản cấp 2 của TK 338: + 3382 “Kinh phí công đoàn” + 3383 “Bảo hiểm xã hội” + 3384 “Bảo hiểm y tế” 2.3.3.3. Hệ thống sổ kế toán - Nhật kí - chứng từ: Nhật kí số 7, Nhật kí và bảng kê số 1 và 2 - Bảng kê: Bảng kê số 4, số 5 - Các bảng kê chi tiết: + Bảng kê tài khoản 334, 3382, 3383, 3384, 3335 + Bảng tính lương theo doanh thu + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương cho Nhà nước. + Bảng kê chi lương thực tế - Bảng phân bổ lương và các khoản phụ cấp theo lương. - Sổ cái TK 334, 338, 333 2.3.3.4. Trình tự vào sổ trong phần hành lương và các khoản trích theo lương Ngày 20 của tháng, kế toán lương tính lương tạm ứng cho CBCNV, trích quỹ lương cơ bản, xuất tiền cho thống kê các PX và lập phiếu chi cho khoản chi tạm ứng lương. Căn cứ vào phiếu chi, kế toán nhập số liệu vào Bảng kê TK 334, 3382, 3383, 3384, 3335 và Bảng kê chi lương thực tế. Vào ngày cuối tháng, thống kê các PX nộp cho kế toán lương bảng thanh toán lương của tháng và thưởng (nếu có). Kế toán lương nhập số liệu, xác định số lương thực tế phải chi trả trong tháng và lập phiếu chi. Phần mềm kế toán tự động tính phần tính vào chi phí của các khoản trích theo lương. Số liệu về lương thực tế và các khoản trích theo lương tính vào chi phí được tự động chuyển vào Bảng kê TK 334, 3382, 3383, 3384, 3335; Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương. Đồng thời, căn cứ vào Bảng thanh toán lương vào bảng kê, kế toán lập phiếu thu các khoản BHXH và BHYT khấu trừ vào lương và khoản tạm nộp thuế thu nhập cá nhân. Số liệu trên phiếu thu được nhập vào Bảng kê TK 334, 3382, 3383, 3384, 3335. Bên cạnh đó, kế toán lương xác định số lương phải giao cho các PX sau khi trừ khoản tạm ứng lương và các khoản khấu trừ vào lương khỏi số lượng phải trả và giao cho các PX. Đồng thời, kế toán lương nộp các khoản trích theo lương cho Nhà nước theo quy định, lập phiếu chi và lập Bảng kê nộp các khoản trích theo lương cho Nhà nước. Sau khi hoàn thành công tác hạch toán lương và các khoản trích theo lương, kế toán lương nộp bảng phân bổ cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp nhập số liệu vào Sổ cái các TK 334,338, 333. Phần mềm sẽ chuyển số liệu sang chỉ tiêu Phải trả người lao động và Các khoản phải nộp cho Nhà nước trên bảng Cân đối kế toán. Sơ đồ2.4 - Quy trình phần hành lương và các khoản trích theo lương Bảng thanh toán lương, thưởng, Phiếu chi, phiếu thu Nhật kí và bảng kê số 1 và 2 Bảng kê TK 334,..., Bảng chi lương thực tế Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương Nhật kí số 7, Bảng kê số 4 Sổ cái TK 334, 338,333 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.3.4. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành phải trả người bán 2.3.4.1. Các chứng từ kế toán Các chứng từ kế toán trong phần hành phải người bán trả bao gồm: - Hợp đồng mua hàng - Hoá đơn mua hàng - Biên bản giao nhận hàng - Biên bản kiểm nghiệm chất lượng NVL - Phiếu nhập kho - Phiếu chi 2.3.4.2. Các tài khoản kế toán Kế toán phải trả sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán” để hạch toán các khoản phải trả. Tài khoản 331 có 3 tài khoản cấp 2 và được chi tiết hoá thành các tài khoản cấp 3. ( chi tiết theo phụ lục 2) 2.3.4.3. Hệ thống sổ kế toán - Nhật kí - chứng từ: Nhật kí số 5, Nhật kí và bảng kê số 1 và 2 - Bảng kê: Bảng kê số 3 - Sổ chi tiết: sổ chi tiết theo đối tượng người bán - Sổ cái TK 331 2.3.4.4. Trình tự vào sổ trong phần hành phải trả Khi mua hàng mà Công ty không phải thanh toán ngay do quy định trong hợp đồng, kế toán phải trả căn cứ vào hoá đơn mua hàng, bản kiểm nghiệm chất lượng NVL, biên bản giao nhận hàng, phiếu nhập kho, nhập số liệu vào máy. Phần mềm kế toán được lập trình sẽ chuyển số liệu đến sổ chi tiết mở cho từng người bán. Khi Công ty thanh toán cho người bán, kế toán viên dựa trên phiếu chi, nhập số liệu vào máy. Các số liệu tự động chuyêtn vào sổ chi tiết người bán. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trong tháng, tính số dư tài khoản 331 chi tiết từng người bán trong các sổ chi tiết và số dư tổng hợp của tài khoản 331 được chuyển vào Nhật kí chứng từ số 5. Kế toán phải trả cho in và nộp Nhật kí cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng, căn cứ vào các phiếu chi và Nhật kí số 5, tiền hành vào sổ cai TK 331. Số dư của tài khoản tự động hình thành chỉ tiêu Phải trả người bản trên bảng Cân đối kế toán. Sơ đồ 2.5 - Quy trình vào sổ phần hành phải trả người bán Hợp đồng, Hoá đơn mua hàng, Phiếu chi Nhật kí và bảng kê số 1, bảng kê số 3 Nhật kí chứng từ số 5 Sổ cái TK 331 Báo cáo kế toán Sổ chi tiết theo người bán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.3.5. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong kế toán các khoản phải thu khách hàng. 2.3.5.1. Các chứng từ kế toán Trong phần hành phải thu khách hàng, kế toán viên sử dụng các chứng từ kế toán sau: - Hợp đồng và hoá đơn bán hàng. - Phiếu xuất kho, nhập kho. - Phiếu thu, chi tiền. 2.3.5.2. Các tài khoản kế toán Trong công tác kế toán phải thu khách hàng, kế toán viên sử dụng tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”. Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3 theo loại khách hàng như trong danh mục tài khoản của Công ty. 2.3.5.3. Hệ thống sổ kế toán Để tạo thuận lợi trong công tác hách toán, sổ sách trong phần hành Phải thu được thống nhất gồm: - Nhật kí chứng từ: Nhật kí số 8 - Bảng kê số 11 - Sổ chi tiết theo từng khách hàng. - Sổ cái TK 131 2.3.5.4. Trình tự vào sổ trong phần hành phải thu khách hàng Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và khách hàng không phải thanh toán ngay như quy định trong hợp đồng bán hàng hoặc khách hàng thanh toán tiền hàng còn nợ, kế toán phải thu kiểm tra hợp đồng và hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu. Sau đó, căn cứ trên các chứng từ đó, nhập số liệu vào sổ chi tiết của khách hàng đó, bảng kê số 11 và nhật kí số 8. Cuối tháng, khi quyết toán sổ sách, kế toán phải thu in Nhật kí số 8 và bảng kê số 11 và nộp chi kế toán tổng hợp. Căn cứ trên nhật kí và bảng kê, kế toán tổng hợp vào sổ cái TK 131 và chỉ tiêu Phải thu khách hàng trên Bảng Cân đối kê toán. Sơ đồ2.6 - Quy trình phần hành kế toán phải thu khách hàng Phiếu xuất kho,Hoá đơn, Hợp đồng, Phiếu thu Bảng kê số 11 Sổ chi tiết theo khách hàng Sổ cái TK 131 Báo cáo kế toán Nhật kí số 8 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.4. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. 2.4.1. Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất. Như đã giới thiệu ở mục 1.2.3.1, quy trình công nghệ của Công ty Thuốc lá Thăng Long rất phức tạp, gồm nhiều giai đoạn, hoạt động sản xuất sản phẩm diễn ra ở nhiều phân xưởng. Mặt khác, yêu cầu quản lý chi phí cũng đòi hỏi sự theo dõi chi tiết chi phí sản xuất tại nơi phát sinh.Vì vậy, đối tượng hạch toán chi phí của Công ty được xác định là phân xưởng sản xuất. Theo đó, chi phí sản xuất phát sinh trực tiếp tại phân xưởng nào được tập hợp ngay cho phân xưởng đó, còn các chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều phân xưởng được theo dõi chung, đến cuối kì cũng được phân bổ cho từng phân xưởng theo tiêu thức phù hợp. Đặc biệt, trong công tác hạch toán chi phí NVL trực tiếp, đối tượng hạch toán chi phí được quy định vừa là phân xưởng vừa là sản phẩm thuốc lá.Theo đó, đối với những nguyên liệu, phụ liệu xuất dùng để sản xuất cho một sản phẩm riêng biệt như sợi, bao, tút,… sau khi được tập hợp theo các phân xưởng, tiếp tục được theo dõi riêng cho từng sản phẩm. Còn các phụ liệu dùng chung cho nhiều sản phẩm như giấy cuốn điếu, sáp, đầu lọc…chỉ được hạch toán theo phân xưởng. Việc hạch toán chi phí NVL trực tiếp theo cả 2 đối tượng trên giúp Công ty xác định chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm đúng đắn hơn. Với đặc điểm tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý, đồng thời phù hợp với các thông lệ kế toán, Công ty tiến hành tổng hợp và phân bổ chi phí theo các khoản mục chi phí là: - Chi phí NVL trực tiếp (CPNVLTT) - Chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT) - Chi phí sản xuất chung (CPSXC) 2.4.2. Đối tượng, phương pháp và kì tính giá thành. Giá thành là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ảnh chất lượng hoạt động kinh doanh của Công ty. Việc tính đúng, tính đủ giá thành đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh đúng đắn tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp quản lý, giám sát và có những điều chỉnh kịp thời khi có biến động. Nhận thức được tầm quan trọng của giá thành, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã xác định đối tượng tính giá thành phù hợp với điều kiện của mình là các sản phẩm thuốc lá. Về phương pháp tính, do bị giới hạn bởi quy trình sản xuất phức tạp, sản phẩm đa dạng và đối tượng hạch toán chi phí là phân xưởng sản xuất nên Công ty áp dụng phương pháp trực tiếp kết hợp với tổng cộng chi phí để tính giá thành cho từng sản phẩm thuốc lá. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công tác quản trị sản xuất, Công ty cũng quy định kì tính giá thành là theo tháng. Theo đó, từ ngày 1 đến ngày 10 mỗi tháng, kế toán chuyên trách có trách nhiệm tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong tháng và tính giá thành của tất cả các sản phẩm thuốc lá của Công ty. Việc xác định kì tính giá thành trong tháng giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn giá thành sản phẩm và tính toán chính xác kết quả hoạt động trong kì. 2.4.3. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. 2.4.3.1. Các chứng từ sử dụng trong tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. Trong công tác hạch toán chi phí, kế toán chi phí sử dụng các chứng từ kế toán sau để làm căn cứ ghi nhận chi phí thực tế phát sinh: - Hoá đơn mua NVL. Phiếu nhập kho, xuất kho. - Bảng thanh toán lương, thưởng. - Phiếu thu, phiếu chi. - Các bảng phân bổ: Bảng kê và phân bổ NVL, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương, bảng phân bổ khấu hao và sửa chữa lớn TSCĐ ... 2.4.3.2. Các tài khoản sử dụng trong quá trình tập hợp chi phívà tính giá thành. Để hạch toán chi phí sản xuất phát sinh trong tháng, Công ty Thuốc lá Thăng Long sử dụng các tài khoản sau: - TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” với 3 tài khoản cấp 2 là: + TK 6211 “Chi phí nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm công nghiệp” + TK 6213 “Chi phí sản xuất gia công, chế biến” + TK 6214 “Chi phí nguyên vật liệu kinh doanh dịch vụ, lao vụ khác” - TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”. Tài khoản này có 6 tài khoản cấp 2: + TK 6221 “Tiền lương công nhân sản xuất ” + TK 6222 “KPCĐ công nhân sản xuất” + TK 6223 “BHXH công nhân sản xuất” + TK 6224 “BHYT công nhân sản xuất” + TK 6225 “Tiền ăn ca của công nhân sản xuất” + TK 6228 “Các khoản khác” - TK 627 “Chi phí sản xuất chung được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2: + TK 6271 “Chi phí nhân viên phân xưởng” + TK 6272 “Chi phí vật liệu” + TK 6273 “Chi phí dụng cụ sản xuất” + TK 6274 “Chi phí khấu hao TSCĐ” + TK 6275 “Chi phí thiệt hại sản xuất” + TK 6277 “Chi phí dịch vụ mua nngoài” + TK 6278 “Chi phí bằng tiền khác” Từ 7 tài khoản cấp 2 trên, Công ty chi tiết hoá thành các tài khoản cấp 3 (Chi tiết xin xem phụ lục 2). Ba tài khoản trên sau khi được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 và 3 như trên tiếp tục được chi tiết theo mã số các phân xưởng sản xuất và hoạt động xuất khẩu. Hệ thống mã số được Công ty quy định như sau: A: PX Sợi D: PX Cơ điện B: PX Bao mềm S: Xuất khẩu 10 điếu C: PX Bao cứng X: Xuất khẩu 20 điếu Ngoài ra, đối với những nguyên liệu, phụ liệu xuất dùng cho 1 loại sản phẩm duy nhất còn được hạch toán chi tiết theo sản phẩm nhờ hệ thống mã số sản phẩm được quy định thống nhất cho toàn Công ty. Việc hạch toán chi tiết chi phí sản xuất phát sinh như trên giúp kế toán chi phí vừa nắm bắt được chi phí theo nơi phát sinh (thể hiện qua mã số PX) vừa biết được các yếu tố hình thành chi phí như tiền lương, thưởng, tiền ăn ca,...(thể hiên qua tên của các tài khoản cấp 2), tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi phí. - TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. - TK 155 “ Thành phẩm”. 2.4.3.3. Các sổ sách kế toán sử dụng trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành. - Nhật kí chứng từ số 7 - Bảng kê số 4: 3 bảng kê số 4 của các TK 621, 622, 627, 154. - Bảng phân bổ : + Bảng phân bổ tiền lương 622 + Bảng phân bổ điện nước + Bảng phân bổ vật liệu 152, 153, 627 + Bảng phân bổ chi p