Đề tài Đánh giá thực trạng kế toán tại công ty TNHH một thành viên kinh doanh khí hóa lỏng Hà Nội

eo chøc n¨ng c¸c tr¹m chiÕt n¹p, tr¹m b¶o d­ìng kiÓm ®Þnh. Phèi hîp tèt víi c¸c ®¬n vÞ trong ho¹t ®éng hç trî – phôc vô kinh doanh nh»m ®¸p øng yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh . - Qu¶n lý theo chøc n¨ng c«ng t¸c dÞch vô kü thuËt, l¾p ®Æt – b¶o d­ìng hÖ thèng c«ng nghÖ dµn b×nh LPG, hÖ thèng bån LPG b¶o ®¶m phï hîp víi c¸c quy ®Þnh hiÖn hµnh. Trùc tiÕp thùc hiÖn dÞch vô kü thuËt , l¾p ®Æt – b¶o d­ìng hÖ thèng c«ng nghÖ dµn b×nh LPG , hÖ thèng bån LPG khi cã yªu cÇu b¶o ®¶m an toµn , hiÖu qu¶ . - X©y dùng kÕ ho¹ch , qu¶n lý vµ tæ chøc thùc hiÖn viÖc mua s¾m nguyªn , nhiªn vËn liÖu , vËt t­ , thiÕt bÞ vµ c¸c phô tïng thay thÕ phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý, ph¸t hµnh hãa ®¬n chøng tõ theo chøc n¨ng , tæng hîp b¸o c¸o thèng kª theo quy ®Þnh . - Biªn so¹n c¸c tµi liÖu nghiªn cøu , häc tËp vÒ kiÕn thøc chuyªn ngµnh. §Ò xuÊt vµ thùc hiÖn c¸c ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o , c¸c héi th¶o vÒ c«ng nghÖ LPG , an toµn PCCC vµ vÖ sinh m«i tr­êng cña C«ng ty vµ theo nhu cÇu cña kh¸ch hµng vµ ®èi t¸c cña C«ng ty. 2.3. QuyÒn h¹n : - Phßng KT ®­îc quyÒn ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p nh»m n©ng cao n¨ng suÊt chÊt l­îng qu¶n lý , s¶n xuÊt , kinh doanh cña C«ng ty. - Phßng KT ®­îc quyÒn thay mÆt gi¸m ®èc C«ng ty gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn chøc n¨ng nhiÖm vô cña Phßng trong ph¹m vi thÈm quyÒn thep ph©n cÊp qu¶n lý. - Phßng KT ®­îc quyÒn yªu cÇu c¸c phßng trong Bé m¸y ®iÒu hµnh C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cung cÊp kÞp thêi , ®Çy ®ñ nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt liªn quan ®Õn viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng , nhiÖm vô cña phßng. - Phßng KT ®­îc quyÒn ®«n ®èc c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh cña Gi¸m ®èc c«ng ty vÒ c¸c vÊn ®Ò kü thuËt theo ®óng yªu cÇu vµ thêi h¹n. - Phßng KT ®­îc quyÒn tiÕn hµnh kiÓm tra c¸c c«ng viÖc ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc liªn quan ®Õn chøc n¨ng , nhiÖm vô phßng. - Phßng KT ®­îc tham gia ®ãng gãp ý kiÕn cho Gi¸m ®èc C«ng ty vÒ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn chøc n¨ng , nhiÖm vô cña phßng. - Phßng KT ®­îc quyÒn tham gia vµo viÖc lùa chän c¸c bé cho Phßng vµ viÖc ®¸nh gi¸ , sö dông vµ ®µo t¹o c¸n bé khoa häc kü thuËt trong C«ng ty. 2.4. Tr¹m n¹p LPG Hµ Néi : Trạm nạp LPG Hà Nội là đơn vị sản xuất và dịnh vụ trực thuộc Công ty, có chức năng tổ chức thực hiện nhập, xuất hàng hoá, chiết nạp gas theo kế hoạch của Công ty và tổ chức quản lý nhân sự, tài sản của Trạm đảm bảo an toàn sản xuất và hiệu quả. Làm các công việc khác theo yêu cầu của Công ty. Nhiệm vụ của trạm nạp LPG Hà Nội : 1. Quản lý điều hành sản xuất đáp ứng yêu cầu kinh doanh của công ty : Tổ chức sản xuất chiết nạp và thực hiện các loại dịch vụ khác được giao an toàn, đúng quy trình kỹ thuật và các nội quy hiện hành của Công ty. Tổ chức nhập xuất hàng hoá bao gồm gas, thiết bị, phụ kiện gas, bình gas, vật tư khác liên quan đến sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lý và bảo quản tài sản, thiết bị, máy móc, vật tư theo đúng quy định.Thường xuyên tổ chức kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ hoặc đột xuất đảm bảo máy móc, thiết bị, hệ thống làm mát, PCCC trong tình trạng hoạt động tốt. Lập kế hoạch sản xuất,Thực hiện chế độ báo cáo định kì, Duy trì thường xuyên công tác AT PCCN Hàng tháng trên cơ sở kế hoạch kinh doanh của công ty giao Trạm lên kế hoạch chiết nạp đáp ứng các yêu cầu bán hàng. Cân đối nhân lực để có kế hoạch yêu cầu tăng ca tăng kíp và trình công ty phê duyệt. Báo cáo tình hình sản xuất, nhập và xuất hàng hoá, tình hình hao hụt và biện pháp tăng hiệu quả công tác quản lý. Lập các báo cáo ngày, tuần , tháng, quý theo quy định. Tổ chức, tập huấn tốt các phương án PCCC, diễn tập định kỳ đảm bảo sẵn sàng đáp ứng mọi tình huống cháy nổ xảy ra trong khu vực trạm. Bố trí các bảng nội quy, bảng chỉ dẫn hợp lý trong khuôn viên của trạm để người và phương tiện hoạt động trong trạm thực hiện an toàn, thuận lợi. Phối hợp cùng phòng kỹ thuật lập kế hoạch bảo trì (cấp 1 và 2) cho các thiết bị máy móc, vệ sinh công nghiệp (bảo trì cấp 1) và sửa chữa nhỏ. Tổ chức cung ứng các loại vật tư phục vụ sản xuất : Tham gia cùng phòng kỹ thuật thực hiện các công tác sửa chữa nhỏ thiết bị máy móc và cơ sở hạ tầng (bảo trì cấp 2). Mua sắm các loại vật tư theo kế hoạch phê duyệt của ban Giám đốc. Lập các chứng từ xuất nhập đối với các loại vật tư Trạm mua sắm Giám sát người, hàng hoá, vật tư, phương tiện ra vào cổng trạm đúng hoá đơn, chứng từ hợp lệ, nghiêm cấm các trường hợp vi phạm nội quy vào Trạm. 4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Công ty giao Hướng dẫn khách tham quan vào Trạm khi có giấy phép của Ban Giám Đốc Công ty. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đột xuát do Công ty yêu cầu.. 2.4.2. Quyền hạn: TNHN được quyền đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao năng xuất chất lượng quản lý, sản xuất, kinh doanh của Công ty TNHN được quyền đại diện cho Công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Trtạm trong phạm vi thẩm quyền được Giám đốc Công ty phân cấp. TNHN được quyền yêu cầu các phòng thuộc bộ máy điều hành Công ty và các đơn vị trực thuộc cung cấp đầy đủ và kịp thời những thông tin cần thiết liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Trạm. TNHN được tham gia đóng góp ý kiến cho Giám đốc Công ty về những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của TNHN. TNHN được quyền tham gia vào lựa chọn cán bộ cho đơn vị mình trước khi Giám đốc Công ty quyết định về việc sắp xếp và đào tạo CBCNV và TNHN. Mét sè quy tr×nh thùc hiÖn t¹i tr¹m n¹p LPG Hµ Néi : 2.4.2.1. Quy tr×nh chiÕt n¹p gas : L­u ®å : Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu, tài liệu Các Kíp trưởng Giao ca, bàn giao hàng hóa, hiện trạng hệ thống Kiểm tra nguyên liệu Khởi động bơm LPG Khởi động máy nạp Kiểm tra vỏ trước nạp Nạp bình KT, ghi số liệu Kiểm traAT đầu ca Vệ sinh công nghiệp Tổng hợp số liệu sản xuất, BÀN GIAO CA KMB.OP.901/F1 Kíp trưởng KMB.OP.901/F1 CNVH Kíp VH Kíp VH Kíp VH KMB.OP.901/F1 VH trực AT-PCCN KMB.OP.901/F2 Kíp trưởng KMB.AT.SP.011 ATVSV KÍP TRƯỞNG KMB.OP.901/F1 - VËn hµnh d©y chuyÒn s¶n xuÊt : Kíp trưởng kiểm tra số lượng nguồn nguyên liệu cho sản xuất (số lượng vỏ, mức bồn...), dự đoán khả năng có đủ hay không. Nếu thấy khả năng thiếu có thể ảnh hưởng đến chỉ tiêu sản xuất phải báo cáo ngay với Quản đốc/Trực chỉ huy SX để tìm giải pháp giải quyết. Khởi động bơm LPG theo đúng hướng dẫn vận hành Khởi động máy nạp, kiểm tra các thông số của máy theo đúng hướng dẫn vận hành . Kiểm tra vỏ bình trước khi nạp, loại bỏ những vỏ không đạt chất lượng . Tiến hành chiết nạp theo đủ số lượng của chỉ tiêu sản xuất, đảm bảo 100% số bình đều được kiểm tra rò rỉ và đạt trọng lượng quy định Những bình hỏng, vỏ hỏng phải xử lý theo “Hướng dẫn thực hiện Qui trình kiểm soát các sản phẩm khí không phù hợp tại Công ty” .KMB.QP.03 Toàn bộ bình nạp phải được dán tem nhãn hàng hóa có ngày nạp (đóng dấu ca sản xuất lên nút niêm bình nếu có) Bình chiết nạp xong của ca nào thì phải để theo lô của ca đó. Kết thúc ca phải bàn giao bằng văn bản cho Thủ kho (hoặc Bảo vệ) rồi mới được xuất bán. Ca vận hành phải chịu trách nhiệm về chất lượng của lô hàng của mình đã chiết nạp. Trong trường hợp phát hiện sai lỗi khi kiểm tra xác suất 10% lúc xuất hàng thì thủ kho có quyền yêu cầu ca vận hành kiểm tra lại toàn bộ lô hàng đã chiết nạp và khắc phục toàn bộ số lỗi trong ca. Kíp trưởng ca 1 phải đi kiểm tra an toàn vào lúc 8 h sáng và lập biên bản kiểm tra an toàn hàng ngày theo biểu mẫu của quy trình an toàn. 2.4.2.2. Quy tr×nh xuÊt nhËp b×nh LPG vµ xe bån ra vµo : a. XuÊt nhËp b×nh LPG : Lưu đồ: Bước TRÁCH NHIỆM LƯU ĐỒ Tài liệu /biểu mẫu 1 Người giao hàng/ lái xe XE VÀO TRẠM Kiểm tra, ghi chép số lượng, chủng loại Hướng dẫn xe đỗ đúng vị trí Phân loại, chuyển vào lô qui định Lập chứng từ theo qui định Cân gas dư Lệnh/BBGN/PXK-qui định ra vào 2 Bảo vệ Sổ BV 3 Tổ Bốc xếp 4 Bốc xếp - Thủ kho 5 Kế toán bán hàng Phiếu xuất nhập 6 Bốc xếp - Thủ kho BB cân gas dư Biểu mẫu KMB.IR.900/F1 Mô tả tiến trình công việc: Xe chở vỏ bình, bình gas vào Trạm để nhập hàng phải có giấy phép vào trạm hoặc các giấy tở phù hợp khác (lệnh, phiếu giao hàng theo yêu cầu...) Xe vào trạm phải tuân thủ qui định xe ra vào trạm. Khi xe qua cổng trạm, bảo vệ trạm kiểm tra giấy tờ, xác nhận, ghi chép vào sổ Bảo vệ số lượng, chủng loại bình đưa vào. Đối với xe lần đầu vào Trạm, Bảo vệ phải yêu cầu lái xe đọc và nắm đầy đủ các nội quy, quy định và ký cam kết an toàn. Khi đến khu vực nhà nạp phải đỗ xe đúng nơi qui định do tổ Bốc xếp vận chuyển bình hướng dẫn. Tổ Bốc xếp Vận chuyển bình từ xe lên nhà nạp, xếp vào đúng chỗ qui định, theo từng lô 200 bình (đối với 12kg), 100 bình (đối với bình 45kg) hoặc theo vạch sơn Trong quá trình vận chuyển bình từ xe lên nhà nạp, Thủ kho kết hợp cùng tổ Bốc xếp kiểm tra bình, phân riêng từng loại, xếp riêng những bình không đạt yêu cầu chờ xử lý theo Hướng dẫn kiểm tra bình trước khi nạp, những bình không phải của PV-Gas không được nhập vào kho. Thủ kho báo cho kế toán bán hàng để vào sổ kế toán và lập phiếu nhập theo mẫu qui định. Nếu có yêu cầu từ khách hàng về việc cân vỏ bình để xác định lượng Gas dư thừa, thủ kho cho thực thi các công việc sau: Cân vỏ bình, lập biên bản xác định lượng Gas thừa theo biểu mẫu QT quản lý kho Thủ kho đối chiếu với khối lượng gas thừa đại lý đã báo, nếu có chênh lệch thì báo cáo cho lãnh đạo trạm để xử lý Lãnh đạo Trạm yêu cầu nhân viên bán hàng báo cho khách hàng để tiến hành đối chiếu lại. b. NhËp xe bån : Lưu đồ: TRÁCH NHIỆM TIẾN TRÌNH Tài liệu /biểu mẫu Người giao hàng Xe vào trạm Lệnh/BBGN/PXK-qui định ra vào Bảo vệ Kiểm tra và lập BB an toàn theo mẫu Qui trình kiểm tra xe bồn Thủ kho Kiềm tra niêm phong hóa đơn, phiếu cân, cân kiểm tra xe BB niêm phong xe bồn F2 Tổ vận hành Hướng dẫn xe đỗ đúng vị trí kiểm tra an toàn xe Biên bản kiểm tra xe bồn Lái xe, vận hành Nhập hàng theo qui trình vận hành Phụ lục 4 Thủ kho / kế toán bán hàng Lập chứng từ theo qui định Phiếu xuất nhập BB giao nhận Bảo vệ Ghi sổ KL nhập Số BV Mô tả tiến trình công việc : Xe bồn vào trạm phải tuân thủ qui trình xe ra vào trạm Xe khi qua cổng trạm phải trình báo bảo vệ, xuất trình các giấy tờ liên quan Bảo vệ trạm kiểm tra an toàn xe theo Qui trình kiểm tra xe bồn Xe bồn vào nhập hàng phải là xe của Công ty CP kinh doanh Khí hoá lỏng miền Bắc, nếu là xe của đơn vị khác đến nhập hàng theo yêu cầu thì trên vận đơn phải có ghi rõ là cấp hàng cho trạm nạp LPG Hà nội. Thủ kho kiểm tra các chứng từ hàng hoá và niêm phong hàng của xe bồn Đối với xe chở hàng riêng của Trạm phải có đủ biên bản quá trình niêm phong 2 đầu xuất nhập thì mới được phép giao nhận hàng theo số lượng của phiếu xuất của Kho Hải phòng. Các trường hợp khác phải giao nhận qua cân xe hoặc đồng hồ lưu lượng Xe vào vị trí nhập hàng phải đỗ xe đúng vị trí theo sự sắp xếp của nhân viên vận hành Khi xe nhập hàng phải có sự theo dõi của thủ kho Quá trình nhập hàng phải tuân thủ qui trình nhập LPG bằng xe bồn đã ban hành Kết thúc nhập hàng, người giao hàng cùng thủ kho lập phiếu giao nhận theo đúng mẫu qui định. Thủ kho lưu phiếu giao nhận kèm giám định chất lượng hàng hoá, Biên bản kiểm tra xe bồn vào trạm. Kế toán bán hàng vào sổ và lập phiếu nhập kho theo mẫu . Lái xe xuất trình phiếu giao nhận cho bảo vệ trạm để vào số khối lượng hàng nhập trước khi cho xe rời khỏi trạm. 3. Phßng Kinh doanh : Tæ chøc bé m¸y cña Phßng kinh doanh nh­ sau : - Tr­ëng phßng . - Phã phßng. - C¸c chuyªn viªn , kü s­ dÞch vô kü thuËt , c«ng nh©n kü thuËt , nh©n viªn nghiÖp vô. - Cã c¸c tæ nghiÖp vô theo tõng lÜnh vùc ho¹t ®éng . 3.1. Chøc n¨ng : Phßng KD lµ phßng chuyªn m«n thuéc Bé m¸y ®iÒu hµnh cña C«ng ty cã chøc n¨ng gióp Gi¸m ®èc C«ng ty qu¶n lý ®iÒu hµnh vµ thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu , kinh doanh , ph©n phèi c¸c s¶n phÈm dÇu khÝ. Qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh méi giíi c¸c dÞch vô vÒ ngµnh Gas, ho¹t ®éng ñy th¸c xuÊt nhËp khÈu . Tham m­u gióp Gi¸m ®èc x©y dùng chiÕn l­îc kinh doanh , kÕ ho¹ch kinh doanh. Gi¸m s¸t, ®iÒu hµnh vµ trùc tiÕp triÓn khai c¸c mÆt ho¹t ®éng kinh doanh trªn ph¹m vi toµn C«ng ty. 3.2. NhiÖm vô : - Lµ ®Çu mèi qu¶n lý vµ tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c xuÊt nhËp khÈu, kinh doanh, ph©n phèi LPG : + LËp kÕ ho¹ch tiªu thô vµ tæ chøc vËn chuyÓn LPG ®Õn c¸c hé tiªu thô. + ChuÈn bÞ ®µm ph¸n , vµ tæ chøc thùc hiÖn c¸c hîp ®ång tiªu thô vµ hîp ®ång dÞch vô liªn quan ®Õn tiªu thô LPG. + ChuÈn bÞ kÕ ho¹ch nhËp khÈu , ®µm ph¸n hîp ®ång vµ gi¶i quyÕt c¸c thñ tôc vÒ xuÊt nhËp khÈu LPG cho c«ng ty. + Qu¶n lý c¸c hîp ®ång vËn chuyÓn , kinh doanh, xuÊt nhËp LPG cña C«ng ty . - LËp kÕ ho¹ch vµ tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c ph¸t triÓn thÞ tr­êng kinh doanh LPG phï hîp víi ®Þnh h­íng kinh doanh cña C«ng ty. - LËp kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶ng c¸o, khuÕch tr­¬ng th­¬ng hiÖu cña C«ng ty trong kinh doanh . - Tham m­u cho Gi¸m ®èc C«ng ty : ®Þnh h­íng kinh doanh LPG cña C«ng ty , ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn kinh doanh cña c¸c Kho , Tr¹m ; Qu¶n lý vµ ph¸t triÓn m¹ng l­íi ®¹i lý , cöa hµng kinh doanh LPG cña C«ng ty vµ kh¸ch hµng. - Tham m­u cho Gi¸m ®èc C«ng ty trong viÖc qu¶n lý c«ng t¸c kinh doanh trong hîp ®ång hîp t¸c kinh doanh C«ng ty tham gia gãp vèn . - LËp kÕ ho¹ch vµ tæ chøc thùc hiÖn c¸c dÞch vô m«i giíi vÒ ngµnh Gas. - X©y dùng c¸c quy chÕ, thñ tôc ph¸p lý liªn quan ®Õn ho¹t ®éng ñy th¸c, lËp kÕ ho¹ch vµ tæ chøc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng ñy th¸c xuÊt nhËp khÈu, qu¶n lý vµ theo dâi c¸c ho¹t ®éng ñy th¸c . - Phèi hîp víi c¸c phßng nghiÖp vô kh¸c trong C«ng ty theo chøc n¨ng nhiÖm vô ®­îc ph©n c«ng thùc hiÖn c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch , giao kÕ ho¹ch tíi c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc , kiÓm tra gi¸m s¸t vµ hç trî c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn hoµn thµnh kÕ ho¹ch ®· ®Ò ra. - Tæ chøc tèt c¸c mèi quan hÖ víi c¸c phßng nghiÖp vô cña C«ng ty MÑ. LËp kÕ ho¹ch nhu cÇu vÒ hµng hãa, vá b×nh vµ c¸c nhu cÇu kh¸c theo quy ®Þnh vµ tæ chøc phèi hîp thùc hiÖn nh»m ®¸p øng tèt nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. - X©y dùng vµ thùc thi c¸c chÝnh s¸ch kinh doanh cã hiÖu qu¶ bao gåm: C¸c chÝnh s¸ch gi¸, chÝnh s¸ch thÞ tr­êng , qu¶ng c¸o, xóc tiÕn b¸n hµng, chÝnh s¸ch s¶n phÈm . qu¶n lý, c«ng nî tiÒn hµng, chÝnh s¸ch tÝn dông ®èi víi kh¸ch hµng , thiÕt lËp vµ qu¶n lý kªnh ph©n phèi . - TriÓn khai c¸c nghiÖp vô kinh doanh , c¸c c¬ chÕ chÝnh s¸ch , c¸c gi¶i ph¸p qu¶n lý, c¸c hç trî cÇn thiÕt phï hîp víi tõng thêi kú , tõng ®Þa bµn ®èi víi c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. - Thùc hiÖn c«ng t¸c b¶o vÖ th­¬ng hiÖu , chèng hµng gi¶, thùc thi c¸c biÖn ph¸p b¶o vÖ lîi Ých cña C«ng ty vµ chñ së h÷u C«ng ty. - Thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý, ph¸t hµnh hãa ®¬n chøng tõ theo chøc n¨ng , thùc hiÖn c«ng t¸c thèng kª, tæng hîp b¸o c¸o thèng kª theo quy ®Þnh. - Tæ chøc ho¹t ®éng vËn t¶i , tham gia qu¶n lý ph­¬ng tiÖn vËn t¶i ®¸p øng nhu cÇu kinh doanh . - Qu¶n lý khai th¸c theo chøc n¨ng c¸c tr¹m chiÕt n¹p , tr¹m b¶o d­ìng kiÓm ®Þnh. Phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ trong ho¹t ®éng hç trî – phôc vô kinh doanh nh»m ®¸p øng yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh . - Thùc hiÖn c«ng t¸c dÞch vô kü thuËt , l¾p ®Æt – b¶o d­ìng hÖ thèng c«ng nghÖ dµn b×nh LPG, hÖ thèng Gas bån t¹i kh¸ch hµng b¶o ®¶m an toµn, hiÖu qu¶ vµ phï hîp víi c¸c quy ®Þnh hiÖn hµnh. QuyÕt to¸n c«ng tr×nh l¾p ®Æt theo quy ®Þnh. - Thùc hiÖn c«ng t¸c ®µo t¹o nghiÖp vô b¸n hµng, nghiÖp vô kinh doanh, dÞch vô kü thuËt b¸n hµng. - Thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý , c¸c ho¹t ®éng phôc vô kinh doanh kh¸c nh­ chèng hao hôt , thÊt tho¸t hµng hãa , c«ng t¸c b¶o hiÓm … - Thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô kh¸c theo ph©n c«ng cô thÓ cña Gi¸m ®èc . 3.3. QuyÒn h¹n : - Phßng KD ®­îc quyÒn ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p nh»m n©ng cao n¨ng suÊt chÊt l­îng qu¶n lý , s¶n xuÊt , kinh doanh cña C«ng ty . - Phßng KD ®­îc quyÒn ®¹i diÖn cho C«ng ty gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn chøc n¨ng nhiÖm vô cña Phßng trong ph¹m vi thÈm quyÒn ®­îc Gi¸m ®èc ph©n cÊp. - Phßng KD ®­îc quyÒn yªu cÇu c¸c phßng thuéc Bé m¸y ®iÒu hµnh C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cung cÊp ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt liªn quan ®Õn chøc n¨ng , nhiÖm vô cña phßng. - Phßng KD ®­îc quyÒn kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. - Phßng KD ®­îc tham gia ®ãng gãp ý kiÕn cho Gi¸m ®èc C«ng ty vÒ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn chøc n¨ng , nhiÖm vô cña phßng. - Phßng KD ®­îc quyÒn tham gia vµo viÖc lùa chän c¸c bé cho Phßng tr­íc khi tr×nh Gi¸m ®èc C«ng ty quyÕt ®Þnh vµ viÖc nhËn xÐt , sö dông vµ ®µo t¹o c¸n bé kinh doanh trong C«ng ty. 3.4. C¸c nghiÖp vô chuyªn m«n s©u : 3.4.1. Gi¸ b¸n vµ chÝnh s¸ch b¸n hµng : - N¾m b¾t ®­îc chiÕn l­îc , môc tiªu vµ kÕ ho¹ch kinh doanh hµng n¨m vµ qua tõng thêi kú, tõng vïng thÞ tr­êng cña C«ng ty. - §Ò xuÊt c¸c chÝnh s¸ch gi¸ giao ®¹i lý, gi¸ giao cho c¸c trung t©m, chi nh¸nh vµ ®¬n vÞ trùc thuéc. §Ò xuÊt c¸c chÝnh s¸ch chiÕt khÊu , hoa hång cho ®¹i lý phï hîp víi tõng vïng thÞ tr­êng , tõng kh¸ch hµng vµ tõng thêi kú cô thÓ vµ c¸c chÝnh s¸ch kh¸c liªn quan ®Õn gi¸ nh»m ph¸t triÓn thÞ tr­êng ®¶m b¶o phï hîp vµ hiÖu qu¶. - B¸o c¸o ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn gi¸ giao, gi¸ b¸n vµ chÝnh s¸ch gi¸ cho l·nh ®¹o phßng vµ Gi¸m ®èc C«ng ty hµng th¸ng , quý, n¨m ®¶m b¶o kÞp thêi, chÝnh x¸c. - Phèi hîp víi phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n tÝnh to¸n vµ ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh , gi¸ thµnh s¶n xuÊt-chiÕt n¹p nh»m thùc thi chÝnh s¸ch gi¸ mét c¸ch cã c¨n cø kinh tÕ, cã khoa häc vµ hiÖu qu¶. - Phèi hîp víi c¸c bé phËn thÞ tr­êng , c¸c trung t©m b¸n hµng , c¸c ®¹i lý vµ ®¬n vÞ kh¸c n¾m b¾t th«ng tin gi¸ cña c¸c ®èi thñ c¹nh tranh , gi¸ c¸c s¶n phÈm thay thÕ ®Ó ®­a ra chÝnh s¸ch gi¸ phï hîp. - N¾m b¾t th«ng tin ph¶n håi chÝnh s¸ch gi¸ , kÞp thêi tr×nh l·nh ®¹o thay ®æi, ®iÒu chØnh phï hîp ®¶m b¶o duy tr× thùc hiÖn chÝnh s¸ch gi¸ æn ®Þnh vµ hiÖu qu¶ nhÊt. 3.4.2.Qu¶ng c¸o vµ xóc tiÕn b¸n hµng : - N¾m b¾t ®­îc chiÕn l­îc , môc tiªu vµ kÕ ho¹ch kinh doanh hµng n¨m vµ qua tõng thêi kú , tõng vïng thÞ tr­êng cña C«ng ty. N¾m b¾t chñ tr­¬ng cña C«ng ty MÑ, cña Tæng C«ng ty khÝ ViÖt Nam vµ cña TËp ®oµn dÇu khÝ ViÖt Nam vÒ chñ tr­¬ng vµ chÝnh s¸ch qu¶ng c¸o. - B¸o c¸o ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c ch­¬ng tr×nh qu¶ng c¸o vµ xóc tiÕn b¸n hµng cho l·nh ®¹o phßng vµ Gi¸m ®èc C«ng ty hµng th¸ng, quý, n¨m ®¶m b¶o kÞp thêi , chÝnh x¸c. - Phèi hîp víi phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n tÝnh to¸n ng©n s¸ch vµ gi¸ thµnh qu¶ng c¸o vµ xóc tiÕn b¸n hµng cho c¶ thêi kú kÕ ho¹ch vµ cho tõng tr­êng hîp cô thÓ. - Phèi hîp víi c¸c bé phËn thÞ tr­êng , c¸c trung t©m b¸n hµng, c¸c ®¹i lý vµ ®¬n vÞ kh¸c n¾m b¾t th«ng tin , m«i tr­êng v¨n hãa , tËp qu¸n theo tõng vïng thÞ tr­êng , môc ®Ých cña ch­¬ng tr×nh vµ chÝnh s¸ch qu¶ng c¸o, xóc tiÕn b¸n hµng cña c¸c ®èi thñ c¹nh tranh ®Ó ®­a ra chÝnh s¸ch qu¶ng c¸o vµ xóc tiÕn b¸n hµng phï hîp. - N¾m b¾t th«ng tin ph¶n håi vÒ chÝnh s¸ch vµ ch­¬ng tr×nh qu¶ng c¸o, xóc tiÕn b¸n hµng, kÞp thêi tr×nh l·nh ®¹o thay ®æi , ®iÒu chØnh phï hîp ®¶m b¶o chÝnh s¸ch hay ch­¬ng tr×nh qu¶ng c¸o , xóc tiÕn b¸n hµng ®ang thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ nhÊt. 3.4.3. Ph¸t triÓn s¶n phÈm : - N¾m b¾t chiÕn l­îc , môc tiªu vµ kÕ ho¹ch kinh doanh hµng n¨m vµ qua tõng thêi kú , tõng vïng thÞ tr­êng cña C«ng ty. N¾m b¾t chñ tr­¬ng cña C«ng ty MÑ vµ cña Tæng c«ng ty vÒ ph¸t triÓn s¶n phÈm. - §Ò xuÊt chiÕn l­îc s¶n phÈm , chÝnh s¸ch s¶n phÈm bao gåm c¶ ph¸t triÓn s¶n phÈm míi vµ c¶i tiÕn s¶n phÈm nh»m ph¸t triÓn C«ng ty bÒn v÷ng vµ hiÖu qu¶. - Tr×nh ph­¬ng ¸n khai th¸c, c¶i tiÕn s¶n phÈm cho l·nh ®¹o phßng xem xÐt vµ phèi hîp víi Phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n vµ c¸c bé phËn liªn quan tr×nh Gi¸m ®èc c«ng ty phª duyÖt . Phèi hîp víi c¸c bé phËn chuyªn m«n , c¸c ®èi t¸c vµ ®¬n vÞ liªn quan ®Ó triÓn khai thùc hiÖn. 3.4.4. Ph¸p lý vµ b¶o vÖ th­¬ng hiÖu : - CËp nhËt c¸c chÝnh s¸ch , chñ tr­¬ng, ph¸p luËt cña Nhµ n­íc cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty, liªn quan ®Õn s¶n phÈm C«ng ty ®ang kinh doanh. - Phèi hîp víi c¸c bé phËn thÞ tr­êng, c¸c trung t©m b¸n hµng, c¸c ®¹i lý vµ c¸c ®¬n vÞ kh¸c n¾m b¾t th«ng tin , chñ ®éng ph¸t hiÖn c¸c dÊu hiÖu vi ph¹m b¶n quyÒn vµ s¶n phÈm cña C«ng ty. - B¸o c¸o kÞp thêi cho l·nh ®¹o cña C«ng ty c¸c nghi vÊn cã liªn quan ®Õn vi ph¹m b¶n quyÒn vµ gian lËn th­¬ng m¹i cã nguy c¬ ¶nh h­ëng uy tÝn vµ quyÒn lîi cña C«ng ty vµ triÓn khai thùc hiÖn c¸c chØ ®¹o cña l·nh ®¹o phßng vµ l·nh ®¹o c«ng ty mét c¸ch an toµn, chÝnh x¸c vµ hiÖu qu¶. - KÞp thêi ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p h÷u hiÖu nh»m b¶o vÖ th­¬ng hiÖu , chèng hµng gi¶, hµng nh¸i , sang n¹p tr¸i phÐp vµ b¶o vÖ quyÒn lîi ng­êi tiªu dïng. - Phèi hîp víi c¸c c¬ quan h÷u quan, c¸c c¬ quan b¶o vÖ ph¸p luËt gi¶i quyÕt c¸c vô viÖc vÒ hµng gi¶ , hµng nh¸i , sang chiÕt n¹p tr¸i phÐp , sö dông tem nh·n gi¶, tem nh·n bÊt hîp ph¸p ®· ®­îc ph¸t hiÖn ®¶m b¶o tÝnh nghiªm minh cña ph¸p luËt vµ v× läi Ých cña C«ng ty . - L­u gi÷ tµi liÖu vµ c¸c v¨n b¶n giÊy tê cã liªn quan vµ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng t¸c b¶o vÖ th­¬ng hiÖu , b¶o vÖ s¶n phÈm vµ quyÒn lîi cña kh¸ch hµng. 3.5. ChÝnh s¸ch ®èi víi ®¹i lý : KÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty ®­îc x©y dùng trªn c¬ së sè liÖu kinh doanh cña c¸c ®¹i lý do ®ã chÝnh s¸ch ®èi víi c¸c ®¹i lý lµ rÊt cÇn thiÕt . 3.5.1. Gi¸ giao ®¹i lý : - Gi¸ giao ®¹i lý ®¶m b¶o c¹nh tranh, phï hîp víi môc tiªu x©y dùng th­¬ng hiÖu vµ chÊt l­îng s¶n phÈm , phï hîp víi tõng vïng thÞ tr­êng vµ tõng thêi ®iÓm cô thÓ . - Gi¸ giao ®¹i lý ®­îc c«ng ty th«ng b¸o t¹i tõng thêi ®iÓm t­¬ng øng víi c¸c ®iÒu kiÖn giao hµng phï hîp víi tõng ®¹i lý. - Ngoµi gi¸ giao hµng th¸ng C«ng ty sÏ thùc hiÖn c¸c h×nh thøc chiÕt khÊu theo s¶n l­îng , theo kh¶ n¨ng vµ tiÕn ®é thanh to¸n nh»m môc ®Ých ph¸t triÓn ®¹i lý æn ®Þnh, hiÖu qu¶ . 3.5.2. Gi¸ b¸n vµ gi¸ b¸n lÎ : - C«ng ty quy ®Þnh gi¸ b¸n lÎ cho b×nh d©n dông ( lo¹i composite 11kg-12kg) vµ thùc hiÖn qu¶n lý gi¸ b¸n lÎ t¹i ®¹i lý theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. §¹i lý cã tr¸ch nhiÖm niªm yÕt c«ng khai gi¸ b¸n lÎ t¹i cöa hµng theo quy ®Þnh. - Trong ®Þa bµn khu vùc b¸n hµng truyÒn thèng , ®¹i lý b¸n theo gi¸ b¸n lÎ ®· c«ng bè. §èi víi c¸c kh¸ch hµng cã yªu cÇu giao hµng xa h¬n møc th«ng th­êng ®¹i lý cã thÓ tháa thuËn víi kh¸ch hµng tÝnh thªm chi phÝ vËn t¶i hîp lý. 3.5.3. Thï lao ®¹i lý : - §èi víi ®¹i lý bao tiªu , thï lao ®¹i lý lµ phÇn chªnh lÖch gi÷a gi¸ b¸n thùc tÕ vµ gi¸ giao ®¹i lý. - §èi víi ®¹i lý h­ëng hoa hång , thï lao ®¹i lý lµ hoa hång ®¹i lý ®­îc tÝnh theo phÇn tr¨m cña gi¸ b¸n lÎ hay theo møc cè ®Þnh trªn ®¬n vÞ s¶n phÈm hµng hãa LPG b¸n ra. - Thï lao ®¹i lý lµ phÇn thu nhËp mµ ®¹i lý ®­îc h­ëng vµ thùc hiÖn nghÜa vô víi Nhµ n­íc theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. §¹i lý cã thÓ trÝch mét phÇn tõ phÇn thï lao ®­îc h­ëng ®Ó thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p nh»m thu hót kh¸ch hµng. 3.5.4. TÝn dông vµ thanh to¸n : 3.5.4.1.TÝn dông : - Tïy tõng ®¹i lý cô thÓ mµ C«ng ty cã thÓ thùc hiÖn ph­¬ng thøc thanh to¸n ngay hoÆc ¸p dông h¹n møc tÝn dông hµng th¸ng. - H¹n møc tÝn dông ®­îc c¨n cø vµo c¸c chØ tiªu sau : + S¶n l­îng tiªu thô LPG cña ®¹i lý . + N¨ng lùc tµi chÝnh cña ®¹i lý . + TÝn nhiÖm trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh doanh . + Kh¶ n¨ng vèn cã cña C«ng ty t¹i tõng thêi kú nhÊt ®Þnh. - C«ng ty cã chÝnh s¸ch kÝch thÝch c¸c ®¹i lý thanh to¸n ngay vµ c¸c ®¹i lý cã møc d­ nî d­íi h¹n møc tÝn dông hµng th¸ng. - Nh÷ng ®¹i lý cã møc s¶n l­îng ®­íi 1000kg/th¸ng hoÆc c¸c ®¹i lý míi ký hîp ®ång ®Òu thùc hiÖn thanh to¸n ngay víi thêi gian tèi thiÓu lµ 3 th¸ng ®Çu. Sau mét thêi gian nhÊt ®Þnh khi thÊy cã ®ñ ®iÒu kiÖn hîp t¸c æn ®Þnh vµ l©u dµi C«ng ty sÏ ¸p dông h¹n møc tÝn dông phï hîp . 3.5.4.2. Thanh to¸n : - §ång tiÒn thanh to¸n lµ ®ång tiÒn ViÖt Nam. - Ph­¬ng thøc thanh to¸n : theo th«ng lÖ th«ng th­êng lµ b»ng tiÒn mÆt hoÆc chuyÓn kho¶n. Trong tr­êng hîp ®Æc biÖt cã thÓ thùc hiÖn ph­¬ng thøc kh¸c theo tháa thuËn cña ®¹i lý . - Thêi h¹n vµ tiÕn ®é thanh to¸n : thùc hiÖn thanh to¸n theo tõng chuyÕn hµng hoÆc theo tõng thêi kú nhËn hµng. 3.5.4.3. ChËm thanh to¸n ( tr¶ chËm ) : - C¸c tr­êng hîp c«ng nî t¹i thêi ®iÓm cuèi th¸ng cao h¬n h¹n møc tÝn dông cuèi th¸ng ®Òu ®­îc coi lµ nî qu¸ h¹n thanh to¸n . - Khi cã nî qu¸ h¹n C«ng ty sÏ cã biÖn ph¸p kÞp thêi vµ h÷u hiÖu ®Ó gi¶m ®Õn møc thÊp nhÊt , nÕu t×nh tr¹ng ®ã vÉn diÔn ra sÏ thùc hiÖn ph¹t tr¶ chËm theo møc l·i suÊt vay ng©n hµng ng¾n h¹n . 4. Phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n : Tæ chøc bé m¸y phßng kÕ to¸n gåm : - Trưởng phòng: + Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của Công ty có liên quan tới tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Công ty. + Tổ chức công tác Kế toán thống kê trong Công ty phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nước. + Thực hiện các chính sách chế độ công tác tài chính Kế toán. + Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp động. Kế toán tổng hợp vốn kinh doanh, các quỹ Xí nghiệp trực tiếp chỉ đạo kiểm tra giám sát phần nghiệp vụ đối với các cán bộ thống kê Kế toán các đơn vị trong Công ty. - Phó phòng kiêm Kế toán tổng hợp: Ngoài công việc của người Kế toán phân xưởng còn phải giúp vịêc cho Kế toán trưởng, thay mặt Kế toán trưởng giải quyết các công việc khi trưởng phòng vắng mặt trong phạm vi quyền hạn của mình . - Kế toán tiền mặt và thanh toán : Kiểm tra tính