Đề tài Đánh giá tổ chức kế toán tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung

xử lý kịp thời hàng hóa ứ đọng. Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lợi nhuận gộp hàng hóa đã tiêu thụ. Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo cáo tình hình tiêu thụ, kết quả tiêu thụ hàng hóa. Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng có liên quan của từng thương vụ giao dịch. Cuối kì, lập và trình cấp trên các báo cáo về mua bán hàng như các bảng kê mua bán hàng, bảng kê hóa đơn, báo cáo về công nợ như sổ chi tiết thanh toán, bảng tổng hợp công nợ (theo khách hàng, theo hóa đơn )… 2.2 Áp dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp 2.2.1 Chính sách chung Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định sô 15/2006/QD- BTC ngày 20/03/2006, sửa đổi bổ sung theo Thông tư sô 161/2007/TT- BTC ngày 31/12/2007 của Bộ Tài chính. Theo đó : Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tế sử dụng trong kế toán : Việt Nam Đồng ( VND ) Nguyên tăc hạch toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ, vàng, đá quý : Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ. Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chung Hệ thống danh mục tài khoản: Sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : Hàng tồn kho được xác định giá trị theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán theo phương pháp giá bình quân gia quyền. Phương pháp tình khấu hao TSCĐ hữu hình : Doanh nghiệp tính khấu hao TSCĐ hữu hình theo phương pháp đường thẳng. Thời gian để tính khấu hao được xác định theo Quyết định số 203/2006/QĐ-BTC như sau: Nhóm tài sản Thời gian khấu hao (Năm) Nhà xưởng, vật kiến trúc 06 - 20 Máy móc thiết bị 05 – 10 Phương tiện vận tải 06 – 10 Dụng cụ quản lý 03 – 05 Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (VAT): Thuế Giá trị gia tăng được tính theo Phương pháp khấu trừ Phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi phát sinh một giao dịch hàng hoá được xác định trên cơ sở đáng tin cậy và Công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi có bằng chứng về tỷ lệ dịch vụ cung cấp được hoàn thành tại ngày kết thúc niên độ kế toán. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập hoãn lại: Thuế thu nhập Doanh nghiệp được tính ở mức 28% lợi nhuận kế toán trước thuế đối với những báo cáo tài chính trước năm 2008 và ở mức 25% cho báo cáo tài chính các quý, báo cáo tài chính cuối năm kể từ 01/01/2009 tương ứng với thời điểm có hiệu lực của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2008. 2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp 2.2.2.1 Chứng từ kế toán : Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định 15/2006/QD – BTC ngày 26/03/2006. Áp dụng theo quyết định này hệ thống chứng từ kế toán của công ty bao gồm các loại chứng từ trong các lĩnh vực: Lao động tiền lương gồm các chứng từ như: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Bảng phân bổ lương – BHXH, Bảng tổng hợp chi trả lương-BHXH, BHYT … Hàng tồn kho gồm các chứng từ như: phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, hàng hóa, bảng kê mua hàng,.. Tiền tệ gồm các chứng từ như: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền , giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng,… Tài sản cố định gồm các chứng từ như: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, … Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung tập hợp chứng từ 1 tháng một lần và được luân chuyển theo 4 bước: Lập chứng từ: chứng từ được lập khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan tới hoạt động của công ty và chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh. Kiểm tra chứng từ: trước khi được dùng để ghi sổ các chứng từ kế toán sẽ được kiểm tra về các mặt như: nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, số liệu kế toán được phản ánh trên chứng từ và kiểm tra tính hợp pháp (chữ ký , con dấu,…). Ghi sổ: sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành việc phân loại, sắp xếp các chứng từ và ghi vào sổ liên quan tới các chứng từ đó. Bảo quản và lưu trữ chứng từ: công ty bảo quản chứng từ kế toán trong phòng hồ sơ của xí nghiệp trong các tủ đựng chứng từ. Công ty lưu trữ chứng từ ít nhất là 5 năm kể từ ngày lập chứng từ. Sơ đồ II.2 : Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Lập chứng từ Kiểm tra chứng từ Ghi sổ kế toán Lưu trữ, bảo quản chứng từ 2.2.2.2 Tài khoản kế toán : Hầu hết là TK kế toán theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ban hành ngày 26/03/2006. Tuy nhiên để vận dụng tốt hơn và phù hợp với phần mềm kế toán của công ty, công ty đã tạo thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3. Bộ phận kế toán Công ty hiện sử dụng hai phương pháp mã hóa cơ bản để phân cấp tài khoản trong kế toán máy ở là mã hóa phân cấp (sử dụng dãy số kéo dài về phía phải để chi tiết cho đối tượng) và mã hóa tổng hợp, loại mã hóa kết hợp của mã hóa phân cấp với mã hóa gợi nhớ (sử dụng tên viết tắt của đối tượng để đại diện cho đối tượng đó). Phân cấp theo phương pháp mã hóa phân cấp thường được kế toán Công ty áp dụng cho các tài khoản trên bảng Cân đối kế toán, bao gồm: tiền mặt, hàng tồn kho, nợ ngắn hạn dài hạn, vốn chủ sở hữu…Ví dụ : TK tiền mặt là 111 có hai TK chi tiết là TK tiền mặt Việt Nam- 1111 và TK tiền mặt nước ngoài - 1112. Phân cấp theo phương pháp mã hóa tổng hợp được dùng với các tài khoản công nợ chi tiết cho các khách hàng hoặc các tài khoản cấp 3 của tài khoản tiền gửi để chi tiết cho các ngân hàng. Ví dụ: TK 1121- tiền gửi ngân hàng VNĐ có TK chi tiết là TK 1121VTIB - tiền gửi VNĐ Ngân hàng Công thương Việt Nam (VIETINBANK). Về nguyên tắc phân cấp, việc phân cấp tài khoản được bộ phận kế toán Công ty xác định dựa theo một số tiêu thức sau: với các tài khoản liên quan đến tiền gửi ngân hàng thì phân cấp chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng ngân hàng (chủ yếu là các ngân hàng trên địa bàn Hà Nội); với các tài khoản công nợ chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng khách hàng thường xuyên (như các đại lý của Công ty ở Hà Nội và các tỉnh thành miền Bắc), khách hàng có ít giao dịch sẽ được gộp vào một tài khoản cấp 3 chung cho khách lẻ, tài khoản hàng hóa chi tiết cho từng loại hàng. Các tài khoản còn lại sử dụng theo hệ thống tài khoản chuẩn của Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC đã đề cập ở trên. 2.2.2.3 Sổ kế toán : Hình thức áp dụng là sổ Nhật ký chung (Hạch toán trên phần mềm kế toán). Các mẫu sổ được thiết kế theo đúng hình thức và kết cấu quy định và phù hợp với phần mềm kế toán. Sơ đồ II.3 : Tổ chức sổ kế toán tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung ( Hình thức nhật ký chung) Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký đặc biệt Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu Hiện tại, công ty áp dụng phần mềm kế toán AVTsoft, được thiết kế dựa trên đặc diểm tình hình hoạt động kinh doanh đặc thù của công ty. Quy trình đối với việc nhập liệu và in báo cáo trên phần mêm này được thể hiện qua sơ đồ sau đây : Sơ đồ II.4 : Trình tự váo sổ liệu kế toán trên máy tính tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Phần mềm vi tinh Sổ kế toán Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Báo cáo tài chính Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng hoặc cuối kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.2.2.4 Báo cáo kế toán Công ty đang áp dụng hệ thống báo cáo kế toán theo quyết định số 15/2006/QD – BTC ban hành ngày 26/03/2006 bao gồm các bảng báo cáo chính sau : Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán: được lập căn cứ vào số dư trên các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế tóan chi tiết trên các tài khoản loại 1, loại 2, loại 3, loại 4 và các TK ngoài bảng và dựa vào bảng cân đối kế toán của niên độ trước. Báo cáo kết quả kinh doanh: được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh của năm trước và các sổ chi tiết các TK từ loại 5 đến loại 9, sổ chi tiết các loại thuế phải nộp nhà nước. Thuyết minh báo cáo tài chính: được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán của kỳ báo cáo và dựa trên thuyết minh báo cáo tài chính của năm trước. Các báo cáo kế toán này được lập vào giữa niên độ và cuối niên độ và được trình lên Ban Giám đốc Công ty và các cơ quan thuế vào cuối mỗi quý. Ngoài 3 loại báo cáo trên, công ty còn lập các biểu sau trong Báo cáo tài chính : Tờ khai quyết toán thuế TNDN Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước Bên cạnh báo cáo thuế(nhằm thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước ), công ty còn xây dựng hệ thống báo cáo quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty. Để phù hợp với quy mô hoạt động, doanh nghiệp tổ chức hoạt động kế toán quản trị theo hình thức kết hợp. Theo hình thức này thì kế toán viên phụ trách phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị của cùng phần hành kế toán đó. Các báo cáo quản trị được lập định kì theo tháng, quý, hoặc năm. Dưới đây là một số báo cáo quản trị được lập chủ yếu trong doanh nghiệp : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí cho từng quý và cho cả năm. Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng sản phẩm, từng công ty thành viên (Báo cáo bộ phận). . Báo cáo bán hàng, mua hàng. Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động Báo cáo chi tiết nợ vay, nợ phải thu phải trả theo thời hạn thanh toán và tên khách hàng. 2.3 Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, các phần hành kế toán chủ yếu của công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung bao gồm : kế toán các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán vốn bằng tiền, kế toán tài sản cố định,…Trong khuôn khổ của bài báo cáo này, tôi xin trình bày về tổ chức của phần hành kế toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán nghiệp vụ bán hàng, đồng thời phân tích phần hành kế toán vốn bằng tiền dựa trên số liệu phát sinh cụ thể tại doanh nghiệp. 2.3.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng 2.3.1.1 Các thủ tục, chứng từ kế toán áp dụng * Chứng từ hóa đơn kèm theo quá trình mua hàng hóa : Hóa đơn giá trị gia tăng - VAT ( bên bán lập ) Hóa đơn bán hàng ( bên bán lập ) Bảng kê mua hàng hóa Phiếu nhập kho Biên bản kiểm nhận hàng hóa Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng Một số mẫu chứng từ nghiệp vụ mua hàng : Biểu II. 1: Phiều nhập kho Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Số : 1 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 06 tháng 04 năm 2009 Nhập của Ông( Bà ) : Cty Ld Unilever Việt Nam Địa chỉ : 672/673 cư xá Kiến Thiết Q9 TPHCM Nội dung : Nhập hàng U STT Vật tư – Hàng hóa Đơn giá Thành tiền Mã hiệu Tên–Nhãn hiệu –Quy cách ĐVT SL 1 2 3 4 5 Cộng Cộng thành tiền bằng chữ : ………………………………………….. Thủ kho : Kế toán trưởng : Tổng giám đốc : ( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên ) Biểu II. 2: Bàng kê mua hàng - Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung - Phòng Kinh doanh BẢNG KÊ MUA HÀNG Ngày … tháng … năm … Quyển số : ………… Số :…………. Họ và tên người mua : …………………………… Nợ 1561 Bộ phận : Cung ứng vật tư Có 3311 STT Tên–Nhãn hiệu –Quy cách Địa chỉ mua hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 Cộng x x x Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ) :…………………… * Ghi chú : ……………………………………………. Người mua : Kế toán trưởng : Người duyệt mua : ( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên ) * Phương pháp tính giá hàng nhập kho : Doanh nghiệp áp dụng tính giá theo phương pháp thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí. Giá thực tế của hàng hóa mua vào được xác định : Giá thực tế của hàng hóa mua vào = Giá mua theo hóa đơn của hàng hóa + Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB phải nộp (nếu có) - Giảm giá hàng mua, Chiết khấu thương mại + Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng * Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 156 – Hàng hóa : TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có của hàng tổn kho, tồn quầy, và xuất nhập trong ký báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế ( trong hệ thống kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên ). TK 156 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 : TK 1561 – Giá mua của hàng hóa TK 1562 – Phí mua hàng hóa - Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường : TK này sử dụng để phán ánh các loại hàng hóa mua ngoài đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa kiểm nhận nhập tại nơi quản lý quy định. Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình nhập mua hàng, doanh nghiệp còn sử dụng một số TK như : 111, 112, 331, 133,… 2.3.1.2 Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng hóa a. Trường hợp hàng mua và chứng từ mua hàng cùng về thì căn cứ vào thực tế kiểm nhận hàng, kế toán ghi : Nợ TK 1561- Hàng hóa ( giá trị hàng hóa thực nhập kho ) Nợ TK 157- gửi bán hàng hóa ( gửi bán đại lý, gửi bán thẳng ) Nợ 632 – Giá vốn hàng bán ( giao bán thẳng trực tiếp) Nợ TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331,… Giá thanh toán b.Trường hợp hàng về chưa có chứng từ, tạm thời ghi hàng nhập theo giá tạm tính : Nợ TK 1561- Hàng hóa ( thực tế nhập theo giá tạm tính) Có TK 331 ( ghi giá tạm tính chưa có thuế GTGT ) Khi nhận được bộ chứng từ của lô hàng này, kế toán ghi bút toán điều chỉnh và ghi nhận số thuế GTGT khấu trừ : Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 311, 331 c. Trường hợp chứng từ mua hàng về trước, kế toán lưu chứng từ đồng thời ghi bút toán : Nợ TK 151 – hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 – thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 311, 331 + Kì sau, khi hàng về được kiểm nhận, căn cứ vào thực tế kiểm nhận, kế toán ghi : Nợ TK 156, 157, 632 – Số hàng thực tế kiểm nhận Có TK 151 – Số hàng đã về theo chứng từ d. Trường hợp mua được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán hoặc giảm giá hàng hóa mua, kế toán ghi giảm giá trị hàng mua hoặc doanh thu tài chính Nợ TK 331- Phải trả nhà cung cấp ( Khấu trừ nợ phải trả ) Nợ TK 111, 113 - Chiết khấu, giảm giá được hưởng đã nhận Có TK 156 – Hàng hóa : Giảm giá và chiết khấu thương mại Có TK 515 – Chiết khấu thanh toán Có TK 133 – Giảm thuế GTGT đầu vào đ. Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như : Chí phí vận chuyển bốc dỡ, tiền lưu kho, lưu bãi, tiền chi phí đi đường của bộ phận thu mua …theo dõi riêng ở TK 1562 Nợ TK 1562 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 331,… Sơ đồ II.5 : Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng hóa tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung TK 111, 112, 141, 331 TK 156, 157, 632 TK 133 TK 151 TK 111, 112, 331 Mua hàng hóa nhập kho gửi bán HH mua đi đường Nhập hàng 111, 112, 141, 331 Giảm giá hàng mua Trả lại hàng mua, chiết khấu thương mại Thuế GTGT Thuế GTGT hàng mua 2.3.1.3 Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ mua hàng Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo phương pháp Nhật ký chung, vì thế, quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ mua hàng cũng áp dụng theo sơ đồ chung của phương pháp này. Sơ đồ II.6 : Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ mua hàng Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 156, 331, 632 Bảng tổng hợp Sổ cái TK 156, 157,632, 331 Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký mua hàng Báo cáo tài chính Chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT Phiếu chi, giấy báo nợ Phiếu nhập kho..) Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc cuối kì Ghi hàng ngày Từ chứng từ hợp lệ như : hóa đơn GTGT, phiếu chi, Phiếu nhập kho,…kế toán công nợ- bán hàng ghi nhật ký mua hàng và sổ chi tiết các TK liên quan như sổ chi tiết công nợ của nhà cung cấp , sổ chi tiết hàng hóa vật tư, … Cuối kì, dựa trên các sổ chi tiết kế toán tổng hợp lập các Bảng tổng hợp như : Bảng tông hợp chi tiết thanh toán với người bán, Bảng kê hóa đơn mua hàng và dịch vụ ... Số cái các tài khoản hàng hóa, công nợ đối với nhà cung cấp … được thực hiện vào cuối kì , đồng thời tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu với sô liệu trong các bảng tổng hợp. Từ sổ Cái và các Bảng tổng hợp, kế toán thực hiện lập Báo cáo tài chính của đơn vị vào cuối niên độ kế toán. 2.3.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng 2.3.2.1 Các thủ tục, chứng từ kế toán áp dụng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị. Doanh nghiệp thu hồi vốn, bù đắp chi phí và có nguồn tích lũy để mở rộng hoạt động kinh doanh. Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung là doanh nghiệp thực hiện phương thức bán sỉ hàng hóa, hàng hóa được bán ra với khối lượng lớn và có nhiều hình thức thanh toán. * Các hóa đơn chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa : Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Phiếu thu, Giấy báo Có Bảng kê hàng hóa bán ra Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho gửi bán đại lý Thẻ kho Một số mẫu chứng từ nghiệp vụ bán hàng : Biều II.3 : Hóa đơn Giá trị gia tăng Mẫu sổ : 01 GTKT – 3LL EU/2009B HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 : giao khách hàng Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Địa chỉ : sổ 12 ,Tổ 34,phường Yên Hòa,quận Cầu Giấy,thành phố Hà Nội Số TK : 0100429285 Điện thoại : 04.8338317 Họ và tên người mua hàng : ………….. Tên đơn vị : …………………… Địa chỉ : ……………………. Số tài khoản : ……………. Hình thức thanh toán : ………………… Mã số thuế :………………….. STT . Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A C D 1 2 3=1x2 Cộng tiền hàng : ……………………….. Thuế suất thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT ……………………….. Tổng cộng thanh toán : ……………………….. Số tiền viết bằng chữ :………………………………………………….. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu II.4 : Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Số : 288 HÓA ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày 01 tháng 04 năm 2009 Nợ : 1311 Có : 5111 Xuất cho Ông ( Bà ) : …………………….. Nội dung : Xuất bán hàng Trang : 1 STT Vật tư – Hàng hóa Số lượng Đơn giá VAT Tổng thành tiền Ghi chú Mã hiệu Tên-Hàng hóa-Quy cách ĐVT 1 2 3 4 5 Giám đốc : Kế toán : Thủ kho : Người nhận : (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Sơ đô II.7 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng qua kho tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Khách hàng, đại lý Phòng kế hoạch – kinh doanh Phòng kế toán Tổng giám đốc Thủ kho Thủ quỹ (1) (2) (3) (4) (5) (5) (6) (7) (6) (7) Giải thích sơ dồ : Người có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng trực tiếp hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng. Với trường hợp mua hàng theo hợp đồng thì căn cứ là hợp đồng kinh tế được ký kết giữa cá nhân tổ chức có nhu cầu mua hàng và phòng kế hoạch – kinh doanh của công ty. Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng hoặc hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh chuyển lên, kế toán công nợ - bán hàng tiến hành lập Hóa đơn GTGT, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Kế toán trưởng xem xét, thông qua hóa đơn. Sau đó, hóa đơn GTGT được chuyển lên Tổng Giám đốc để duyệt ký Cấp trên kiểm tra, ký duyệt. Kế toán vốn bằng tiền lập phiếu thu. Thủ quỹ nhận tiền từ khách hàng dựa trên phiếu thu và ghi vào sổ quỹ Phòng kinh doanh yêu cầu thủ kho xuất hàng hóa cho khách hàng theo hóa đơn GTGT. Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi thẻ kho. Thủ quỹ và Thủ kho nộp lên phòng kế toán các chứng từ liên quan, Kế toán công nợ - Bán hàng phản ánh: Giá vốn hàng bán, doanh thu, thuế GTGT,… vào sổ chi tiết. * Phương pháp tính giá vốn hàng bán : Giá bán của hàng hóa tiêu thụ được tính theo phương pháp bính quân cả kì dự trữ, là phương pháp tính giá vốn của hàng hóa xuất bán ngày cuối kì. Cơ sở tính giá bình quân cả kì kinh doanh : Giá bình quân gia quyền cả kì dự trữ Giá thực thế hàng nhập mua trong kì = Giá thực tế hàng tồn đầu kì Số lượng hàng tồn đầu kì Số lượng hàng nhập mua trong kì + + Giá trị hàng hóa xuất kho Số lượng hàng hóa xuất kho Giá bình quân gia quyển cả kì dự trữ = x * Tài khoản sử dụng : Tài khoản 157 – Hàng gửi bán : Phản ánh sư vận động của hàng xuất bán theo phương thức gửi hàng bán. Tài khoản này được chi tiết cho từng loại hàng. Tài khoản 156 – Hàng hóa : Sử dụng trong phương thức bán hàng lưu chuyển qua kho, TK mở chi tiết cho từng loại hàng. Tài khoán 632 – Giá vốn hàng bán : Tài khoản này được mở chi tiết theo từng loại hàng bán. Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng hóa Tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại Tài khoản 531- Giảm giá hàng bán Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại Ngoài ra, trong quá trình tiêu thụ hàng hóa có thể sử dụng các TK sau : 111, 112, 131, 3331, … 2.3.2.2 Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng hóa a. Bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán : - Xuất bán hàng hóa gửi cho khách hàng hoặc đại lý, kế toán ghi : Nợ TK 157 – Hàng gửi bán Có TK 1561 – Hàng hóa - Khi Hàng gửi bán đã bán, kế toán ghi : Nợ TK 632 – Giá vốn Hàng bán Có TK 157 – Hàng gửi bán - Doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp  Nợ TK 111, 112, 131 : Tổng giá thanh toán Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp b. Bán buôn qua kho theo hình thức trược tiếp khi xuất bán trực tiếp hàng hóa, kế toán ghi giá vốn : Nợ TK 632 Có TK 1561 Doanh thu và thuế GTGT đầu ra thu hộ phải nộp : Ghi tương tự c. Bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : - Mua hàng vận chuyển bán thẳng : Nợ TK 157 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 - Mua hàng bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba giữa nhà cung cấp và khách hàng mua : Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi nhận doanh thu và thuế GTGT phải nộp - Thanh toán tiền mua lô hàng cho nhà cung cấp Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp Có TK 111, 112 d. Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán - Nhận tiền hoa hồng được hưởng từ việc môi giới Nợ TK 111, 112 Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra - Chi phí môi giới bán hàng , ghi nhận vào chi phí bán hàng TK 641 đ. Xuất hàng hóa khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng : - Giá trị hàng hóa xuất khuyến mại, quảng cáo : Nợ Tk 641 – Chi phí bán hàng Có TK 512 – Doanh thu nội bộ - Hàng hóa xuất biếu tặng trừ vào quỹ khen thưởng ghi : Nợ TK 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi ( tổng giá thanh toán Có TK 512 – Doanh thu nội bộ Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp - Ghi nhận Giá vốn hàng bán : Ghi tương tự trường hợp xuất hàng bán trực tiếp 2.3.2.2 Quy trình ghi sổ ké toán nghiệp vụ bán hàng Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, trên cơ sỏ hóa đơn đầu vào như : Hóa đơn GTGT, phiếu thu, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ,… Kế toán công nợ - Bán hàng thực hiện Ghi sổ Nhật ký bán hàng và lập sổ Chi tiết hàng hóa, giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng, Sổ chi tiết công nợ với khách hàng …. Cuối kì, kế toán tổng hợp lập Sổ cái các tài khoản liên quan và các Bảng tổng hợp tiêu thụ hàng hóa, bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, đồng thời tiến hành kiểm tra đối chiếu sô liệu gữa các sổ kế toán với nhau. Cuối niên độ kế toán, kế toán tiến hành tổng hợp các thông tin trên các Bảng tổng hợp và Sổ cái vào Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng được khái quát trong sơ đồ sau đây : Sơ đồ II.8 : Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 156, 157, 632,511, 641, 642 Bảng tổng hợp doanh thu, giá vốn, chi phí, lợi nhuận Sổ cái TK 156, 157,632, 632, 131, 511, 512, 531, 532, 911,… Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký bán hàng Báo cáo tài chính Chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT Phiếu thu, giấy báo có Phiếu xuất kho..) Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc cuối kì Ghi hàng ngày 2.3.3 Kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn kinh doanh thuộc tài sản lưu dộng của doanh nghiệp, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng. Trong quá trình kinh doanh, vốn bằng tiền được vừa sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ, nhập mua hàng hóa vừa là kết quả của việc tiêu thụ hoặc thu hồi các khoản nợ. Quy mô của vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học. 2.3.3.1 Các thủ tục, chứng từ kế toán áp dụng * Các hóa đơn, chứng từ sử dụng để hạch toán vốn bằng tiền : Phiếu thu – Mẫu 01-TT Phiếu chi – Mẫu 03 –TT Giấy nộp tiền Giấy thanh toán tiền Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ Sổ tiền gửi ngân hàng Giấy báo nợ, giấy báo có Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi Sơ đô II.9 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nghiệp vụ hạch toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Đối tượng nhận \ nộp tiền Phòng kế toán Tổng Giảm đốc Thủ quỹ Ngân hàng (1) (1) (2) (3) (4) (5) (4) Giải thích sơ dồ :