Đề tài Dự toán ngắn hạn và phân bổ nguồn lực

những chi phí phát sinh ở phân xưởng sản xuất để sản xuất ra sản phẩm nhưng không kể chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Như vậy sẽ bao gồm các chi phí như: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị, chi phí quản lý tại phân xưởng... Trên giác độ toàn doanh nghiệp cũng phát sinh những khoản chi phí tương tự gắn liền với quá trình quản lý và tiêu thụ, nhưng không được kể là một phần của chi phí sản xuất chung. Chỉ có những chi phí gắn liền với hoạt động quản lý sản xuất và phục vụ sản xuất tại phân xưởng mới được xếp vào loại chi phí này. Trong ba loại chi phí ở trên thì sự kết hợp giữa: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp được gọi là chi phí ban đầu. - Chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được gọi là chi phí chuyển đổi. [9, trang 18-19] 2.1.5.3 Phân loại chi phí ngoài quá trình sản xuất Chi phí ngoài sản xuất là những loại chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất liên quan đến việc quản lý chung và tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, Chi phí ngoài sản xuất được chia thành hai loại như sau: a. Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là bao gồm toàn bộ những chi phí phát sinh cần thiết để đảm bảo việc thực hiện các đơn đặt hàng, giao thành phẩm cho khách hàng, bao gồm các khoản chi phí như: chi phí vận chuyển, chi phí bốc vác, chi phí bao bì, chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định và những chi phí liên quan đến khâu dự trữ thành phẩm. Loại chi phí này xuất hiện ở tất cả các loại hình doanh nghiệp như sản xuất, thương mại, dịch vụ. Trang 15 b. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là bao gồm toàn bộ những khoản chi phí chi ra cho việc tổ chức và quản lý sản xuất chung trong toàn doanh nghiệp. Đó là những chi phí như: chi phí vật liệu, công cụ, đồ dùng quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho toàn doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, điện thoại, sửa chữa tài sản, các chi phí về văn phòng phẩm, tiếp tân, hội nghị, đào tạo cán bộ... Ở tất cả các doanh nghiệp đều có loại chi phí này. Mối quan hệ giữa các khoản chi phí theo cách phân loại dựa vào chức năng chi phí được minh họa ở sơ đồ như sau: [9, trang 20] Hình 2: Minh họa tóm tắt chi phí sản xuất [9, trang 20] 2.1.5.4 Phân loại theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh a. Chi phí sản phẩm Chi phí sản phẩm là bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan đến việc sản xuất hược mua các sản phẩm. Đối với các sản phẩm sản xuất công nghiệp thì các chi phí này gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Các chi phí sản phẩm được xem là gắn liền với sản phẩm khi đang còn tồn kho Trực tiếp Gián tiếp CP nguyên liệu CP nguyên liệu trực tiếp CP ban đầu CP khác CP nhân công Gián tiếp Trực tiếp CP SX chung CP nhân công trực tiếp CP chuyển đổi Trang 16 chờ bán và đến khi chúng được đem đi tiêu thụ thì mới được xem là nhũng phí tổn và sẽ làm giảm lợi tức bán hàng. b. Chi phí thời kỳ Chi phí thời kỳ là những chi phí phát sinh trong một thời kỳ và được tính hết thành phí tổn trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh của đơn vị. Dễ thấy rằng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí thời kỳ. Những chi phí thời kỳ sẽ được tính đầy đủ trên các báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị dù cho hoạt động của đơn vị ở mức nào đi nữa. Chi phí thời kỳ ngay phát sinh đã được coi là phí tổn trong kỳ. [9, trang 21-22] Chi phí sản phẩm Giá vốn hàng bán CP bán hàng CP quản lý CP nguyên liệu trực tiếp CP SX dở dang Thành phẩm Doanh thu bán hàng Lợi nhuận gộp CP SX chung CP nhân công trực tiếp Lợi nhuận thuần Các CP thời kỳ Sản phẩm được bán (-) (=) (-) (=) Hình 3: Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết [9, trang 21-22] Trang 17 2.1.5.5 Phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định a. Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp Chi phí trực tiếp: Là những chi phí khi phát sinh được tính trực tiếp vào các đối tượng sử dụng như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, nó được tính thẳng vào từng đơn đặt hàng, từng nhóm sản phẩm... Chi phí gián tiếp: Là những chi phí khi phát sinh không thể tính trực tiếp cho một đối tượng nào đó mà cần phải tiến hành phân bổ theo một tiêu thức phù hợp như: chi phí sản xuất chung sẽ được phẩn bổ theo số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy, số lượng sản phẩm... [9, trang 23] b. Chi phí chênh lệch Người quản lý thường đứng trước những lựa chọn những phương án khác nhau, quyết định sẽ được hình thành dựa chủ yếu vào các chi phí của từng phương án. Chi phí chênh lệch là những chi phí có trong phương án này nhưng lại không hoặc chỉ xuất hiện một phần trong phương án khác. Tất cả những sự thay đổi đó hình thành các chi phí chênh lệch và chính chúng sẽ là căn cứ để người quản lý lựa chọn phương án .[9, trang 23] c. Chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được Chi phí kiểm soát được đối với một cấp là những chi phí mà nhà quản lý cấp đó được quyền ra quyết định, những chi phí mà người quản lý cấp đó không được quyền ra quyết định thì gọi là chi phí không kiểm soát được Ví dụ: Tại một cửa hàng, người quản lý có thể định ra được chi phí tiếp khách của cửa hàng và như vậy nó được xem là chi phí kiểm soát được, nhưng chi phí khấu hao của những máy móc sản xuất ra hàng hóa mà cửa hàng đang bán lại là những chi phí không kiểm soát được đối với cấp quản lý này. d. Chi phí cơ hội Chi phí cơ hội là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi chọn phương án này thay cho phương án khác. Trang 18 e. Chi phí ẩn (chìm, lặn) Chi phí ẩn là những chi phí đã bỏ ra trong quá khứ và nó không thể tránh được dù chúng ta lựa chọn bất kỳ phương án nào. Dễ thấy rằng, đó là những khoản chi phí được đầu tư để mua sắm tài sản cố định… [9, trang 24] 2.1.5.6 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Cách phân loại này chỉ ra những chi phí gắn liền với mức độ hoạt động ( số sản phẩm sản xuất ra, số km đi được, số giờ máy sử dụng…) như thế nào. Việc xem xét chi phí sẽ thay đổi như thế nào khi mức độ hoạt động thay đổi gọi là sự ứng xử của chi phí. a. Chi phí khả biến Chi phí khả biến là những chi phí mà giá trị của nó sẽ tăng, giảm theo sự tăng giảm của mức độ hoạt động. Tổng số của chi phí khả biến sẽ tăng khi mức độ hoạt động tăng và ngược lại. Tuy nhiên nếu tính trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì chi phí khả biến lại không đổi trong phạm vi phù hợp. Chi phí khả biến chỉ phát sinh khi có hoạt động. Chi phí khả biến có thể có các dạng sau: - Chi phí khả biến tuyến tính là những chi phí có sự biến động cùng tỷ lệ với mức độ hoạt động, đường biểu diễn của chúng là một đường thẳng. - Chi phí khả biến cấp bậc là những loại chi phí không biến động liên tục so với sự biến động liên tục của mức độ hoạt động. Sự hoạt động phải đạt được một mức độ nào đó mới dẫn đến sự biến động về chi phí. - Chi phí khả biến phi tuyến tính có đường biểu diễn là những đường cong khá phức tạp và phải được xem xét trong những phạm vi phù hợp với mức sản xuất tối thiểu và mức sản xuất tối đa của đơn vị. Phạm vi càng nhỏ thì đường cong sẽ càng tiến dần về dạng đường thẳng. [9, trang 25-27] b. Chi phí bất biến Chi phí bất biến là những chi phí mà tổng số của nó không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Ví dụ như chi phí thuê nhà hàng năm sẽ không thay đổi cho dù mức độ hoạt động thế nào đi nữa. Trang 19 - Chi phí bất biến bắt buộc là những chi phí có liên quan đến những máy móc thiết bị, nhà xưởng, cơ sở hạ tầng, chi phí ban quản lý, chi phí lương văn phòng… Nó có hai đặc điểm là có bản chất lâu dài và không thể cắt giảm đến 0 cho dù mức độ hoạt động giảm xuống hay khi sản xuất bị gián đoạn. - Chi phí bất biến không bắt buộc là những chi phí bất biến có thể thay đổi trong từng kỳ kế hoạch của nhà quản trị. Chúng là những chi phí như: chi phí quảng cáo, chi phí đào tạo, chi phí bồi dưỡng nghiên cứu… Những chi phí này có hai đặc điểm là có bản chất ngắn hạn và có thể cắt giảm. [9, trang 29] c. Chi phí hỗn hợp Chi phí hỗn hợp là chi phí mà thành phần của nó bao gồm các yếu tố bất biến và các yếu tố khả biến. Ở mức độ hoạt động cơ bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện các đặc điểm của chi phí bất biến, ở mức độ hoạt động vượt quá mức cơ bản thì nó thể hiện đặc điểm của các yếu tố khả biến. Sự pha trộn này có thể theo những tỷ lệ nhất định. Ví dụ: Chi phí về thuê bao điện thoại trả sau là một chi phí hỗn hợp, phần thuê bao là bất biến, phần khả biến là chi phí tính trên số lần gọi. [9, trang 30] 2.1.6 Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ Bộ phận trong tổ chức có thể định nghĩa là một phần hay một mặt hoạt động, một đơn vị, một phòng…. nằm trong cơ cấu chung của tổ chức và cùng hoạt động vì mục tiêu chung của tổ chức đó. Ví vụ: cửa hàng, quầy hàng, phân xưởng sản xuất, phòng kế toán, căn tin…. Các bộ phận trong tổ chức có thể được chia làm 2 nhóm: Nhóm bộ phận hoạt động chức năng gồm những đơn vị thực hiện các mục tiêu trọng tâm của tổ chức, nói cách khác là những bộ phận trực tiếp thực hiện hoạt động chức năng của tổ chức. Ví vụ: quầy hàng, cửa hàng của công ty thương mại, phòng mổ trong bệnh viện, phân xưởng sản xuất ở xí nghiệp sản xuất chế biến, tổ bay của công ty hàng không…. Nhóm bộ phận phục vụ, gồm những đơn vị không gắn một cách trực tiếp với hoạt động chức năng nhưng hoạt động của chúng cần thiết cho các bộ phận trực tiếp, Trang 20 cung cấp dịch vụ phục vụ tạo điều kiện thuận lợi cho những bộ phận này hoạt động. Thí dụ: phòng kế toán, phòng thu mua, phòng tổ chức, căn tin…. [2, trang 187] 2.1.6.1 Sự cần thiết phải phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ Mặc dù các bộ phận phục vụ không gắn trực tiếp với hoạt động chức năng của doanh nghiệp, nhưng hoạt động của chúng phục vụ cho hoạt động chức năng, cho nên chi phí của chúng phải được tính vào chi phí sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ. Vấn đề đặt ra ở đây là làm sao phân bổ hợp lý chi phí của các bộ phận phục vụ vào các hoạt động chức năng. Nếu phân bổ bất hợp lý sẽ có ảnh hưởng đến việc đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận này, nghĩa là sẽ hoặc không tính đủ chi phí làm tăng giả tạo kết quả, hoặc tính quá đáng chí phí làm giảm kết quả, đều không có tác dụng kích thích những bộ phận này hoạt động. [2, trang 187] 2.1.6.2 Các hình thức phân bổ chi phí Các bộ phận phục vụ ngoài việc cung cấp dịch vụ phục vụ cho các bộ phận hoạt động chức năng có thể còn cung cấp dịch vụ phục vụ lẫn nhau. Có hai hình thức phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ, đó là: - Hình thức phân bổ trực tiếp - Hình thức phân bổ nhiều bước (còn gọi là phương pháp bậc thang) Hình thức phân bổ trực tiếp là hình thức đơn giản, dễ làm vì theo hình thức này chi phí của các bộ phận phục vụ được phân trực tiếp cho các bộ phận chức năng, không phân bổ cho các bộ phận phục vụ khác, dù những bộ phận này có được hưởng dịch vụ phục vụ của những bộ phận phục vụ kia. Hình thức phân bổ nhiều bước (hình thức bậc thang) khác với hình thức phân bổ trực tiếp, hình thức phân bổ nhiều bước thừa nhận việc giữa các bộ phận phục vụ có sự cung cấp dịch vụ phục vụ lẫn nhau, ngoài việc cung cấp dịch vụ cho các bộ phận chức năng. Nguyên tắc phân bổ theo hình thức phân bổ bậc thang là phân bỏ liên tiếp, mỗi lần phân bổ chi phí của một bộ phận dịch vụ, bắt đầu từ bộ phận dịch vụ nào cung ứng lượng dịch vụ nhiều nhất cho các bộ phận khác và kết thúc ở bộ phận phục vụ cung cấp lượng dịch vụ ít nhất. Kết quả của quá trình này, ngoài bộ phận phục vụ đầu tiên được chọn thực hiện phân bổ, các bộ phận còn lại của doanh nghiệp là bộ phận phục Trang 21 vụ hay bộ phận chức năng cũng đều có một phần chi phí của một số bộ phận phục vụ được thực hiện phân bổ trước nó. [2, trang 189-191] Hình 4: Hình thức phân bổ bậc thang của bộ phận phục vụ [2, trang 189-191] 2.1.6.3 Ảnh hưởng của việc phân bổ đến quá trình xác định chi phí của bộ phận phục vụ Khi quá trình phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ hoàn tất, mức phân bổ cho mỗi bộ phận chức năng phản ánh phần hợp lý của chi phí dịch vụ vào bộ phận chức năng đó được cung cấp và sử dụng vào quá trình sản xuất sản phẩm nên chúng phải nằm trong quá trình đánh giá thực hiện đối với bộ phận chức năng và cũng bao hàm trong quá trình xác định lợi tức của từng bộ phận. Ngoài ra, bộ phận chức năng còn có trách nhiệm tính các tỷ lệ chung để định giá sảm phẩm hoặc dịch vụ nên các mức được phân bổ từ các bộ phận phục vụ cũng được là một trong những căn cứ để tính tỷ lệ chung đó. Quá trình phân bổ chi phí từ bộ phận phục vụ vào bộ phận chức năng để qua đây tính vào sản phẩm hoàn thành được trình bày qua sơ đồ sau: [6, trang 196] Bộ phận phục vụ A Bộ phận phục vụ B Bộ phận phục vụ C Bộ phận chức năng 1 Bộ phận chức năng 2 Bộ phận chức năng 3 Trang 22 Hình 5: Quá trình lưu chuyển của chi phí từ bộ phận phục vụ vào sản phẩm [2, trang 196] 2.1.6.4 Những điểm cần nhớ khi phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ Có năm điểm cần nhớ khi phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ: - Nếu có thể được nên xác định định phí và biến phí trong cơ cấu chi phí trong bộ phận phục vụ - Biến phí được phân bổ tỷ lệ với mức sử dụng dịch vụ phục vụ hoặc mức họat động. + Nếu quá trình phân bổ được thực hiện vào đầu kỳ thì dựa vào mức kế hoạch của các bộ phận được phục vụ. Công thức là: Mức phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ = Biến phí dự toán X Mức hoạt động/ kế hoạch hoặc mức sử dụng dịch vụ kế hoạch + Nếu quá trình phân bổ được thực hiện vào cuối kỳ thì dựa theo mức thực tế phát sinh của các bộ phận được phục vụ. Công thức là: Mức phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ = Biến phí dự toán X Mức hoạt động/ kế hoạch hoặc mức sử dụng dịch vụ kế hoạch Bộ phận phục vụ Bộ phận phục vụ Bộ phận phục vụ Bộ phận chức năng Bộ phận chức năng Sản phẩm (dịch vụ) Chi phí của bộ phận phục vụ phân bổ vào bộ phận chức năng Chi phí của bộ phận chức năng cộng với chi phí được phân bổ từ bộ phận phục vụ, được tính vào sản phẩm theo tỷ lệ chung Trang 23 - Định phí của bộ phận phục vụ được phân bổ theo định phí dự toán. Mức định phí phân bổ cho từng bộ phận được phục vụ phải theo tỷ lệ nhu cầu của bộ phận được phục vụ ( có thể là nhu cầu lúc cao điểm hoặc nhu cầu bình quân). Định phí phân bổ luôn là định phí dự toán. - Nếu không xác định riêng biệt được định phí với biến phí trong cơ cấu chi phí của bộ phận phục vụ thì sẽ chọn căn cứ phân bổ nào có liên quan nhiều nhất để phân bổ cho bộ phận được phục vụ. - Sau khi kết thúc kỳ phân bổ, toàn bộ chi phí của các bộ phận phục vụ của kỳ đó phải được phân bổ hết vào các bộ phận chức năng. [2, trang 199] 2.1.7 Các mô hình kế toán chi phí sản xuất 2.1.7.1 Kế toán chi phí sản xuất theo chi phí thực tế Theo mô hình này tất cả các khoản mục chi phí phát sinh trong khâu sản xuất sản phẩm được tập hợp và phản ảnh chủ yếu theo chi phí sản xuất thực tế phát sinh, bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ được tính toán trên cơ sở số liệu chi phí thực tế phát sinh, tính cho đại lượng kết quả hoàn thành theo kỳ tính giá thành sản phẩm đã được xác định. Mô hình này đảm bảo tính chính xác của chi phí sản xuất thực tế phát sinh. Do vậy giá thành sản phẩm hoàn thành có thể được tính chính xác. Tuy nhiên, thông tin về giá thành sản phẩm không cung cấp kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý và quyết định kinh tế.[ 5, trang 58-59] 2.1.7.2 Kế toán chi phí sản xuất theo thực tế và ước tính Theo mô hình này, các khoản mục chi phí phát sinh trong khâu sản xuất được tập hợp theo chi phí thực tế phát sinh. Tuy nhiên, chi phí tính cho đại lượng kết quả sản xuất hoàn thành trong kỳ được dựa trên cơ sở chi phí thực tế hoặc ước tính tùy theo tính chất và khả năng có thể tập hợp được của từng khoản mục chi phí. Đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, việc tập hợp các khoản chi phí này phần lớn dựa trên cơ sở các chứng từ trong nội bộ doanh nghiệp, các chi phí này thường liên quan trực tiếp đến từng đối tượng. Do vậy, kỳ tính giá thành doanh nghiệp hầu như có thể có được các thông tin về các khoản mục Trang 24 chi phí này để tính cho đại lượng kết quả hoàn thành, nên nó được tính theo chi phí thực tế. Đối với khoản mục chi phí sản xuất chung, để tập hợp khoản mục này không chỉ dựa trên cơ sở chứng từ phát sinh bên trong doanh nghiệp mà còn dựa trên cơ sở các chứng từ phát sinh bên ngoài doanh nghiệp. Hơn nữa, chi phí sản xuất chung thường là chi phí gián tiếp liên quan đến nhiều đối tượng. Do vậy, đến kỳ tính giá thành doanh nghiệp không có đầy đủ thông tin về chi phí sản xuất chung để tính cho đại lượng kết quả hoàn thành. Cho nên, việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho sản phẩm hoàn thành theo chi phí ước tính là việc làm cần thiết, để tính giá thành sản phẩm hoàn thành được kịp thời, nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý và quyết định kinh tế. [5, trang 59] 2.1.7.3 Kế toán chi phí sản xuất theo định mức Theo mô hình này, chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được phản ảnh theo chi phí thực tế, chi phí tính cho đại lượng kết quả hoàn thành được tính theo chi phí định mức. Nghĩa là, trong giá thành sản phẩm chỉ tính các khoản mục chi phí trong khâu sản xuất và được tính theo chi phí định mức để tạo nên sản phẩm. Mô hình tính giá thành định mức tương đối phức tạp đòi hỏi phải có định mức kinh tế kỹ thuật tiên tiến và tương đối ổn định. Phải xây dựng một hệ thống các tài khoản phản ảnh các chênh lệch, thông tin về giá thành phải nhạy bén và kịp thời phản ảnh tình hình thực hiện định mức ở các bộ phận. Việc sử dụng mô hình nào trong 3 mô hình trên là phụ thuộc vào đặc điểm, khả năng và yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. Chúng ta biết rằng, sản phẩm rất đa dạng và phong phú, do vậy quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm và chi phí sản xuất phát sinh cũng rất đa dạng và phức tạp. Tuy nhiên, ta có thể phân biệt được 2 loại hình sản xuất sản phẩm là: - Sản phẩm được sản xuất theo quy trình công nghệ xác định, sản phẩm sản xuất một cách đại trà, sản xuất xong mới thực hiện tiêu thụ. - Sản phẩm được sản xuất theo yêu cầu riêng biệt theo từng đơn đặt hàng của khách hàng. Trang 25 Thích ứng với 2 loại hình sản xuất sản phẩm, trong mô hình kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành theo chi phí thực tế và ước tính, có thể tính giá thành sản phẩm theo quy trình sản xuất hoặc theo công việc. [5, trang 60] 2.2 ĐỊNH MỨC CHI PHÍ 2.2.1 Khái niệm và ý nghĩa của định mức chi phí 2.2.1.1 Khái niệm Định mức chi phí được xem là một thang điểm để đo lường việc thực hiện chi phí trong thực tế sản xuất kinh doanh. Định mức chi phí là biểu hiện bằng tiền những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa theo tiêu chuẩn để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh một đơn vị sản phẩm, dịch vụ ở điều kiện nhất định. Định mức chi phí thể hiện và gắn liền với những yếu tố cơ bản sau: - Đơn vị sản xuất kinh doanh quy ước - Những hao phí lao động sống và lao động vật hóa theo một chuẩn mực, tiêu chuẩn nhất định. - Điều kiện sản xuất kinh doanh tại một đơn vị. Định mức chi phí được các nhà quản lý xây dựng cho các khoản mục cấu tạo nên giá thành sản phẩm. Định mức sẽ được xây dựng theo hai tiêu thức cơ bản. - Lượng định mức (Quantity Standards) cho thấy có bao nhiêu số lượng của loại chi phí được sử dụng như số lượng nguyên vật liệu tiêu hao hoặc số giờ lao động trực tiếp được sử dụng để chế tạo ra một đơn vị sản phẩm. - Giá định mức (Cost Standards): cho thấy đơn giá của các khoản mục chi phí được sử dụng là bao nhiêu như đơn giá nguyên liệu, đơn giá bình quân một giờ lao động... Định mức chi phí = ∑ (Lượng định mức * Giá định mức) Định mức chi phí được xây dựng cụ thể cho từng loại sản phẩm được sản xuất trong kỳ. [8] Trang 26 2.2.1.2 Ý nghĩa Định mức chi phí có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc quản trị doanh nghiệp vì: - Định mức chi phí sẽ là cơ sở để xây dựng dự toán ngân sách hoạt động hàng năm. Vì vậy, định mức cũng sẽ góp phần tích cực vào phát huy ý nghĩa của dự toán - Định mức chi phí là cơ sở giúp cho các bộ phận kiểm soát và tiết kiệm chi phí. - Ngoài ra, trong xu hướng phát triển các công cụ tính toán, trình độ quản lý và kế toán, định mức chi phí còn tạo điều kiện đơn giản hơn trong công tác kế toán chi phí. - Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời. [8] 2.2.2 Các loại định mức chi phí Định mức có khuynh hướng chia làm hai loại: Định mức lý tưởng và định mức thực tế 2.2.2.1 Định mức lý tưởng (Ideal standards) Là những định mức được xây dựng trong những điều kiện giả định tối ưu. Nó không cho phép bất kỳ một sự hư hỏng nào của máy móc thiết bị hoặc sự gián đoạn nào trong sản xuất. Nó đòi hỏi một trình độ cao của công nhân sản xuất và sự cố gắng tối đa trong suốt thời gian làm việc. Định mức này chỉ được xem như là một hướng phấn đấu để đạt đến. Nếu đem các chi phí thực tế phát sinh với loại định mức này thì các chênh lệch tìm được sẽ không còn ý nghĩa để nhận xét về tình hình sử dụng chi phí vì các chi phí trong định mức này sẽ rất thấp. 2.2.2.2 Định mức thực tế (Practical Standard) Là những định mức cao nhưng có thể đạt được. Nó cho phép có thời gian ngừng nghỉ hợp lý của máy móc thiết bị và công nhân sản xuất. Nó đòi hỏi công nhân có trình độ trung bình nhưng có sự cố gắng cao. Những biến động tìm được khi so sánh chi phí sản xuất chung thực tế và định mức sẽ là những thông tin hết sức hữu ích vì nó phản Trang 27 ánh những sự lệch lạc ra khỏi dự kiến của nhà quản lý. Nó còn có thể giúp ước tính được sự di chuyển của dòng tiền (cash flows) và giúp ước tính về tồn kho nguyên liệu Những định mức lập cho từng loại sản phẩm sẽ được tập hợp trên một thẻ định mức chi phí sản xuất có dạng như sau: Bảng 1: THẺ ĐỊNH MỨC CHI PHÍ SẢN XUẤT SẢN PHẨM A Khoản mục chi phí Định lượng Định giá Chi phí định mức Nguyên liệu trực tiếp Nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung 3kg/sp 2,5 giờ/sp 2,5 giờ/sp 4.000đ/kg 14.000đ/giờ 3.000đ/giờ 12.000đ/sp 35.000đ/sp 7.500đ/sp Cộng chi phí định mức 1 sản phẩm (giá thành đơn vị dự toán) 54.500đ/sp Tất cả các chi phí sản xuất phát sinh trong thực tế đều được so sánh với định mức nói trên theo một cách thức hợp lý để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí. Cần phân biệt sự khác nhau giữa định mức chi phí và chi phí dự toán. Định mức chi phí là chi phí xây dựng cho một đơn vị sản phẩm trong khi đó chi phí dự toán là tổng số chi phí định mức theo tổng số sản phẩm sản xuất dự toán.[8] 2.2.3 Phương pháp xây dựng định mức chi phí Quá trình xây dựng định mức chi phí tiêu chuẩn là một công việc có tính nghệ thuật hơn là khoa học. Nó kết hợp giữa suy nghĩ với tài năng chuyên môn của tất cả những người có trách nhiệm với giá và chất lượng sản phẩm. Trước hết phải xem xét một các nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được. Trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp. Có hai phương pháp xây dựng định mức chi phí: - Phương pháp thống kê kinh nghiệm: phương pháp này dựa trên cơ sở thống kê số liệu thực tế về tình hình sản xuất kinh doanh ở nhiều kỳ. Số liệu này có thể thu thập từ hoạt động của doanh nghiệp hoặc thu thập ở một đơn vị khác. Căn cứ số liệu thống kê về số lượng các yếu tố đầu vào bình quân của các kỳ để sản xuất kinh doanh một Trang 28 đơn vị sản phẩm đầu ra, kết hợp các biện pháp quản lý, sử dụng để xây dựng định mức lượng. Căn cứ vào mức giá bình quân thống kê ở những kỳ trước và mức độ biến động của giá, tình hình thị trường, mức tồn kho để xác định định mức giá. Phương pháp này thường chỉ áp dụng để xây dựng định mức chi phí của những sản phẩm để sản xuất kinh doanh. - Phương pháp phân tích kinh tế kỹ thuật: phương pháp này dựa trên cơ sở trực tiếp phân tích thết kế kỹ thuật sản xuất kinh doanh sản phẩm, tình hình máy móc thiết bị, quy trình công nghệ sản xuất, hành vi sản xuất, biện pháp quản lý sản xuất... và mức giá thị trường để xây dựng định mức chi phí. Phương pháp phân tích kinh tế ký thuật thường áp dụng để xây dựng định mức cho những sản phẩm mới đưa vào sản xuất kinh doanh. Đây là phương pháp khá phức tạp, đòi hỏi người lập định mức phải am hiểu cả về mặt kỹ thuật lẫn kinh tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. [8]