Đề tài Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Ban Quản lý Đầu tư và Xây dựng thuỷ lợi 1

quả đầu tư. Nếu công tác chuẩn bị đầu tư được thực hiện tốt sẽ tạo tiền đề cho giai đoạn thực hiện đầu tư triển khai và kết thúc đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí không cần thiết…. Do đó, trong giai đoạn này thì vấn đề chất lượng, tính chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là quan trọng nhất 2.1.1.1.Nhiệm vụ của Ban Ban nhận nhiệm vụ quản lý dự án đầu tư từ các cơ quan cấp trên, trong giai đoạn này, nhiệm vụ chính của Ban là: Ban sẽ dựa trên mục tiêu đầu tư, nhiệm vụ đầu tư …để xác định quy mô đầu tư của dự án cũng như tổng mức đầu tư cần thiết là bao nhiêu, từ đó có các kế hoạch tiếp theo hợp lý. Đồng thời Ban sẽ tiến hành các thủ tục trình xin chủ trương đầu tư. Sau khi được phê duyệt, Ban sẽ phối hợp với tư vấn lập vốn chuẩn bị đầu tư dự án và lập báo cáo nghiên cứu khả thi. Ban sẽ phải tiến hành lựa chọn tư vấn lập BCNCKT với các tiêu chuẩn: phải có tư cách pháp nhân, có đăng ký kinh doanh, và tuỳ theo từng quy mô dự án cụ thể mà xem xét lựa chọn tư vấn phù hợp. Công việc chuẩn bị đầu tư do phòng kế hoạch kết hợp với phòng quản lý giám sát dự án đảm nhận chính, ngoài ra còn có sự tham gia của các phòng khác khi có các vấn đề liên quan. ở giai đoạn này Ban đã làm được những công việc sau: Thu thập, cập nhật thông tin về quy hoạch vùng; Thu thập tài liệu liên quan đến các công trình giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Đã thu thập được các dự án: Hồ Lạng - tỉnh Hoà Bình; Nạo vét Sông Linh Cơ - tỉnh Nam Định; Hồ Bản Mòng - tỉnh Sơn La; Lập chương trình làm việc với các tỉnh trong địa bàn: Đã thực hiện được việc làm với tỉnh Hoà Bình, Nam Định. Thu thập số liệu liên quan và đi tiền trạm tại tỉnh Ninh Bình Lập kế hoạch và làm việc với tỉnh Bắc Giang triển khai dự án Hồ Suối Mỡ và trạm bơm Nam Yên Dũng, với tỉnh Hoà Bình về dự án Sông Lạng Ban cần tiến hành kiểm tra, giám sát, đôn đốc các nhà thầu tư vấn để các công việc đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng 2.1.1.2. Quy trình thực hiện các công việc Hình 1.1.Sơ đồ thực hiện các công việc trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư Lập quy hoạch chi tiết, Xin thoả thuận quy hoạch Khảo sát hiện trạng NC sự cần thiết phải Đầu tư Xin chủ trương Đầu tư Cho phép Đầu tư Xin giới thiệu địa điểm Văn bản trả lời đồng ý Xin thoả thuận địa điểm với địa phương Xin thoả thuận với cơ quan chuyên ngành về cấp điện, cấp nước, môi trường, quân sự Lập BCNC tiền khả thi và BCNC khả thi Cắm mốc giới hạn Trình, thẩm định, ra VB phê duyệt Văn bản trả lời đồng ý 2.1.1.3. Công tác Lập dự án đầu tư Ban có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ thông tin về dự án cho nhà thầu tư vấn, quản lý tiến độ của công việc này, đồng thời sau khi có dự án từ nhà thầu bàn giao Ban tiến hành thẩm định lại bản báo cáo này với các nội dung chủ yếu sau : Sự cần thiết phải đầu tư Lập các điều kiện kinh tế kỹ thuật, chỉ tiều cho dự án: Điều tra, khảo sát và chọn địa điểm xây dựng Xem xét các điều kiện tự nhiên Xem xét các điều kiện xã hội Lập phương án kiến trúc- kỹ thuật Giải pháp tổng thể Phương án kiến trúc Giải pháp kỹ thuật Lập phương án kinh tế tài chính Tổng mức đầu tư Diễn giải tổng mức đầu tư Các chỉ tiêu kinh tế Hình thức quản lý và tiến độ thực hiện dự án Hình thức quản lý Tiến độ thực hiện dự án Hình thức thực hiện dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư: giai đoạn thực hiện đầu tư là giai đoạn quan trọng và chiếm phần lớn thời gian. Để đảm bảo tiến độ chung của dự án xây dựng cần thiết Ban phải lựa chọn hình thức thực hiện đầu tư của các dự án đã và đang được thực hiện kết hợp với những yếu tố đặc thù của dự án cụ thể tư vấn sẽ đưa ra các phương thức thực hiện đầu tư, sau đó Ban sẽ bàn bạc với tư vấn tiến hành lựa chọn phương thức, kiến nghị lên cơ quan có thẩm quyền phê duyệt - Quản lý khai thác dự án, dự án thu hồi vốn và hiệu quả vốn đầu tư. 2.1.1.4. Công tác xin phê duyệt thiết kế cơ sở Ban sẽ xem xét tính khả thi của dự án trên các mặt và trình lên cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư. Sau đó dựa trên quyết định đầu tư của Bộ NN&PTNT Ban lập kế hoạch cụ thể cho công tác quản lý ở các giai đoạn sau 2.1.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư Giai đoạn thực hiện đầu tư gồm các công việc : hoàn tất các thủ tục để triển khai thực hiện đầu tư, thiết kế và lập dự toán thi công xây lắp công trình, chạy thử và nghiệm thu sử dụng. Đây là các công việc đòi hỏi thời gian thi công dài, công việc phức tạp. Vì vậy, vấn đề thời gian là vấn đề quan trọng hơn cả.Ở giai đoạn này, vốn đầu tư của dự án được chi ra và nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện đầu tư. Nếu thời gian thực hiện đầu tư dự án càng kéo dài thì vốn càng bị ứ đọng, tổn thất càng lớn. Đó là những tổn thất do thời tiết gây ra đối với vật tư, thiết bị chưa được thi công, đối với công trình đang được thi công xây dựng dở dang. Vì vậy nhiệm vụ lớn nhất của Ban quản lý trong thời gian này là quản lý các công việc sao cho chúng được bắt đầu và kết thúc đúng như trong kế hoạch 2.1.2.1.Quy trình thực hiện các công việc Hình 1.2.Sơ đồ thực hiện các công việc trong giai đoạn thực hiện đầu tư Quyết định giai đất Cắm mốc giới chính thức GPMB Lập ban GPMB Lập thiết kế kỹ thuật tổng dự toán Trình, thẩm định, phê duyệt TKKT-TDT lên lãnh đạo Lập kế hoạch đấu thầu Trình, thẩm định, phê duyệt kế hoạch Lập hồ sơ mời thầu Trình, thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu Tổ chức đấu thầu Trình, thẩm định, phê duyệt kết quả đấu thầu Bàn giao mặt bằng cho đơn vị thi công Ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu Khởi công công trình Hoàn thành bàn giao công trình Nghiệm thu công trình Giải quyết sự cố công trình Thanh toán vốn Lập tờ trình xin duyệt hình thức đấu thầu Xin phê duyệt hình thức đấu thầu 2.1.2.2. Công tác xin giao đất hoặc thuê đất, xin giấy phép xây dựng, thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng, kế hoạch tái định cư và phục hồi…. Nhiệm vụ của Ban ở công tác này là phối hợp với UBND địa phương. Công việc này do Phòng Quản lý thi công thực hiện. Sau khi có quyết định phê duyệt dự án, Ban sẽ tiến hành liên hệ với UBND quận huyện nơi có địa điểm xây dựng để làm các thủ tục thành lập hội đồng giải phóng mặt bằng, tổ công tác giải phóng mặt bằng các dự án, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng cơ chế chính sách đền bù phù hợp với dự án, đồng thời phối hợp với hội đồng giải phóng mặt bằng điều tra khảo sát, phúc tra tài sản hoa màu làm cơ sở lên phương án tổ chức đền bù thiệt hại cho người bị thu hồi đất. Khi phương án đền bù GPMB được phê duyệt, phòng Tổ chức hành chính sẽ thực hiện chi trả tiền đền bù GPMB, bố trí tái định cư cho người bị thu hồi đất. Công việc này bao gồm nhiều bước, nhiều thủ tục rườm rà, liên quan đến lợi ích của nhiều người do đó dễ dàng dẫn đến một thực tế nảy sinh là không thể đáp ứng hết được nguyện vọng của nhân dân cũng như yêu cầu thực tế của các công việc liên quan đến dự án, khiến cho nhiều dự án ngay từ khâu đầu tiên đã không thể đi vào thực hiện do không được giải quyết thỏa đáng các công việc chuẩn bị 2.1.2.2.1. Quy trình tổ chức thực hiện bồi thường hỗ trợ và tái định cư Bước 1: Các cấp có thẩm quyền phê duyệt thiết kế cơ sở và quyết định thu hồi đất Bước 2: Căn cứ quyết định thu hồi đất, thành lập hội đồng bồi thường, hỗ trợ và tái định cư và tổ chức công tác giúp việc cho hội đồng Bước 3: Thông báo dự án đầu tư và quyết định thu hồi đất Bước 4: Kiểm kê diện tích đất, tài sản trên đất của từng đối tượng bị thu hồi đất Bước 5: Hội đồng bồi thường, hỗ trợ tái định cư tổng hợp hồ sơ về đất để xác định tính hợp pháp, không hợp pháp về đất, đề xuất quy mô diện tích đất thuộc đối tượng được bồi thường hoặc không được bồi thường, mức độ bồi thường hoặc trợ cấp về đất cho từng chủ sử dụng đất bị thu hồi, phương án tái định cư Bước 6: Thông báo và thực hiện trả tiền bồi thường, hỗ trợ và tái định cư trực tiếp đến từng tổ chức, hộ gia đình Bước 7: Hội đồng bồi thường, hỗ trợ tái định cư quyết định kinh phí bồi thường hỗ trợ theo quy định 2.1.2.2.2. Các nguyên tắc về bồi thường hỗ trợ giải phóng mặt bằng * Tổ chức, cá nhân được bồi thường thiệt hại về đất: phải là tổ chức, cá nhân được cơ quan nhà nước cấp đất, giao đất hợp pháp, có đủ giấy tờ chứng nhận quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật hoặc cấp có thẩm quyền công nhận. Tổ chức, cá nhân sử dụng đất trái phép, đất lấn chiếm khi thu hồi đất không được bồi thường thiệt hại về đất. Trong trường hợp xét thấy cần hỗ trợ thì UBND của thị xã, hội đồng bồi thường, hỗ trợ giải phóng mặt bằng thị xã đó căn cứ điều kiện cụ thể trình Hội đồng thẩm định GPMB tỉnh, UBND tỉnh xem xét quyết định Các tổ chức, cá nhân có đất bị thu hồi: sau khi nhận tiền bồi thường, hỗ trợ GPMB phải tháo dỡ, di chuyển các công trình, vật kiến trúc, đồng thời giao lại mặt bằng cho chủ dự án quản lý, sử dụng theo quy định và bàn giao đất đúng tiến độ cho chủ dự án sử dụng theo quy hoạch. * Về bồi thường nhà cửa, vật kiến trúc: Nhà cửa vật kiến trúc, các công trình ngầm, công trình nổi nằm trên đất hợp pháp mà phải thu hồi thì được bồi thường thiệt hại theo quy định tại điều 19 nghị định 197/2004 ngày 03/12/2004 của Chính phủ Nhà, công trình xây dựng trên đất không thuộc đối tượng được bồi thường, hỗ trợ thiệt hại theo quy định tại điều 8 của Nghị định 197/NĐ-CP/2004 nhưng tại thời điểm xây dựng chưa có quy hoạch hoặc xây dựng phù hợp quy hoạch, không vi phạm hành lang bảo vệ công trình thì được trợ cấp 80% đối với nông thôn của mức bồi thường công trình cùng cấp. Nếu khi xây dựng vi phạm quy hoạch, vi phạm hành lang bảo vệ công trình thì không được bồi thường. Trong trường hợp đặc biệt sẽ báo cáo UBND tỉnh xem xét hỗ trợ cho từng trường hợp cụ thể. Nhà cửa, vật kiến trúc được bồi thường, hỗ trợ từ thời điểm có thông báo kế hoạch tiến hành kiểm điểm của Hội đồng bồi thường, hỗ trợ GPMB thị xã của địa phương trở về trước, sau thời điểm thông báo nếu có phát sinh thì không được bồi thường, hỗ trợ Các hạng mục công trình( trạm biến thế, đường dây điện, hệ thống đường điện thoại, đường giao thông thủy lợi….) trong quy hoạch GPMB khi trình giá trị bồi thường phải căn cứ vào hồ sơ thiết kế, dự toán, giá trị quyết toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt 2.1.2.2.3. Những chi phí trong quá trình giải phóng mặt bằng Chi cho công tác tuyên truyền, phổ biến quyết định, thu hồi đất và các chính sách, chế độ bồi thường khi nhà nước thu hồi đất Chi cho công tác kiểm kê, đánh giá đất đai tài sản thực tế bị thiệt hại Chi cho việc lập phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư Chi cho việc thẩm định phương án bồi thường, hỗ trợ và phương án tái định cư Chi phụ cấp kiêm nhiệm, công tác phí khoán, di hiện trường….cho các thành viên trong hội đồng, tổ chuyên viên giúp việc, các thành phần có liên quan làm công tác GPMB Trong đó Ban quy định mức chi cụ thể như sau: Các khoản chi phí đã có trong định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước quy định, như công tác phí, hội nghị, hội họp, đo đạc, kiểm kê xác định đất đai, tài sản thiệt hại, chi phí làm thêm ngoài giờ…thực hiện theo chế độ hiện hành. Các khoản chi Nhà nước chưa có trong quy định như: điều tra, khảo sát thực tế, lập phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, làm việc thống nhất số liệu, thẩm định và phê duyệt phương án bồi thường…tạm thời cho thực hiện tùy theo công việc thực tế và đặc điểm của từng công việc Ví dụ : Dự án Hồ chứa nước Suối Mỡ tỉnh Bắc Giang Căn cứ quyết định số 569/QĐ/BNN-XD ngày 05/3/2007 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn về việc phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình Hồ chứa nước Suối Mỡ tỉnh Bắc Giang và Quyết định số 2876/QĐ-BNN-XD ngày 22/9/2008 về việc phê duyệt điều chỉnh dự án đầu tư công trình; Theo Quyết định số 1625/QĐ-UBND ngày 7/10/2008 của Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Giang về việc phê duyệt Phương án tổng thể về bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khi nhà nước thu hồi đất để đầu tư xây dựng công trình Hồ chứa nước Suối Mỡ, tổng dự toán kinh phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư là: 17.848.214.000 đổng( mười bảy tỷ tám trăm bốn mươi tám triệu hai trăm mười bốn nghìn đồng), trong đó: + Bồi thường về đất 6.624.040.000 đồng + Bồi thường thiệt hại về tài sản trên đất: 4.702.198.000 đồng + Các khoản hỗ trợ: 5.141.815.000 đồng ( lòng hồ: 3.190.754.000 đồng, đường kênh: 617.558.000 đồng, hỗ trợ ổn định đời sống tỉnh: 1.333.503.000 đồng) + Đo đạc, lập bản đồ địa chính: 540.000.000 đồng + Tổ chức thực hiện Bồi thường GPMB: 340.161.000 đồng + Dự phòng: 500.000.000 đồng UBND huyện Lục Nam báo cáo kế hoạch tổ chức thực hiện từ nay đến hết năm 2008 ( Nguồn từ Ban QLDA Đầu tư và xây dựng thuỷ lợi 1) 2.1.2.3. Công tác lập thiết kế- dự toán Tư vấn sau khi lập xong thiết kế- dự toán sẽ nộp lại cho Ban để Ban tiến hành thẩm đinh, kiểm tra trước khi trình lên các cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc thẩm định tại Ban do Phòng Thẩm định kỹ thuật- Dự toán chủ trì. Ban sẽ xem xét hồ sơ thiết kế dự toán dự án trên các phương diện: Xem xét sự phù hợp của nội dung thiết kế với nội dung của BCNCKT Xem xét tổng dự toán công trình được lập trên cơ sở các định mức, đơn giá chế độ, chính sách hiện hành sao cho tổng dự toán không vượt quá tổng mức đầu tư Nếu đạt yêu cầu, Ban sẽ trình lên Bộ NN&PTNT xin phê duyệt 2.1.2.4. Công tác Lập kế hoạch Đấu thầu và tổ chức Đấu thầu Ban tiến hành thông báo mời thầu Tổ chức đấu thầu, trình phê duyệt kết quả đấu thầu Giám đốc Ban phê duyệt kết quả đấu thầu Ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu Thực hiện hợp đồng * Quy trình thực hiện đấu thầu tại Ban Đây là một trong những khâu mang tính chất quan trọng quyết định tới giai đoạn thực hiện đầu tư bởi nếu làm tốt các công việc này sẽ dẫn đến chất lượng của các nhà thầu được đảm bảo, khi tiến hành thực hiện đầu tư hạn chế được phần lớn những sai sót do nhà thầu nếu không được tuyển chọn kỹ sẽ không thực hiện tốt được các phần việc của mình. Phòng Thẩm định kỹ thuật – Dự toán sẽ tiến hành lập kế hoạch đấu thầu, chuẩn bị các tài liệu pháp lý, kiểm tra hồ sơ mời thầu do tư vấn lập hoặc soạn thảo hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ sơ dự thầu đồng thời phối hợp với Phòng Kế hoạch- Tài chính lập giá đấu thầu trình duyệt Nội dung của một kế hoạch đấu thầu được minh hoạ qua kế hoạch đấu thầu các gói thầu dự án “Công trình Hồ chứa nước Suối Mỡ- Huyện Lục Nam, Bắc Giang” Bảng : Kế hoạch đấu thầu dự án Hồ chứa nước Suối Mỡ Đơn vị: 1000đ SStt Tên gói thầu Tên hạng mục của gói thầu Giá gói thầu (tạm tính) Hình thức lựa chọn nhà thầu Thời gian tổ chức đấu thầu Hình thức hợp đồng Thời gian thực hiện hợp đồng A A. Các công việc đã tổ chức thực hiện: Tư vấn khảo sát, lập Dự án đầu tư 483.548 B B. Các công việc không đấu thầu 18.390.280 C C. Các công việc sẽ tổ chức đấu thầu 11 Gói số 1 Khảo sát, lập thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công, tổng dự toán, dự toán 2.653.900 đấu thầu rộng rãi quí I/07 Trọn gói 6tháng 22 Gói số 2 Đập đất và cống lấy nước 20.332.665 quí IV/07 Theo đơn giá 2 năm 23 Gói số 3 Tràn xả lũ 7.215.851 quí IV/07 2 năm 44 Gói số 4 Đường thi công kết hợp quản lý và khu quản lý 2.837.411 quí IV/07 2 năm 55 Gói số 5 Kênh và công trình trên kênh chính Tả 5.939.156 quí IV/07 2 năm 66 Gói số 6 Kênh và công trình trên kênh chính Hữu 2.116.376 đấu thầu rộng rãi quí IV/07 Theo đơn giá 2 năm 77 Gói số 7 Xây dựng đền Trần 751.651 chỉ định thầu quí III/07 7 tháng 88 Gói số 8 Khảo sát và rà phá bom mìn 983.796 quí III/07 3,5 tháng 99 Gói số 9 Khảo sát và xử lý mối 444.215 quí III/07 3 tháng 110 Gói số 10 Lập hồ sơ điện tử công trình và mô hình 3 chiều 260000 quí II/07 Trọn gói 3 tháng 111 Gói số 11 Chi phí bảo hiểm công trình 294.522 quí I/08 2 năm 112 Gói số 12 Kênh và công trình trên kênh nhánh (vốn địa phương) 3.633.058 đấu thầu rộng rãi quí IV/07 Theo đơn giá 2 năm Cộng 47.462.601 Tổng cộng kinh phí 65.852.881.000đ Nguồn tài chính: Vốn trái phiếu Chính phủ và vốn đối ứng của địa phương (Nguồn: Quyết định số 900/QĐ-BNN-XD ngày 03/09/2007 về việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu tổng thể Dự án Hồ chứa nước Suối Mỡ tỉnh Bắc Giang) Sau khi có quyết định phê duyệt, Ban sẽ lập hồ sơ mời thầu và tổ chức đấu thầu Ban mời thầu có chức năng, nhiệm vụ: Lập kế hoạch đấu thầu dự án Hồ chứa nước Suối Mỡ tỉnh Bắc Giang Lập hồ sơ mời thầu các gói thầu theo kế hoạch mời thầu Mời thầu theo quy định của luật đấu thầu Tổ chức bán hồ sơ mời thầu Tiếp nhận hồ sơ dự thầu Lưu trữ, bảo mật hồ sơ dự thầu theo định Tổ chuyên gia chấm thầu: Việc thành lập ban chấm thầu do Ban quy định, các thành viên trong ban chấm thầu đều thuộc BQLDA Tổ chuyên gia chấm thầu có chức năng, nhiệm vụ: Đánh giá hồ sơ dự thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá nêu trong hồ sơ mời thầu Bảo mật các tài liệu về đấu thầu theo quy định của Luật này trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Bảo lưu ý kiến của mình Trung thực, khách quan, công bằng trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu và báo cáo kết quả đánh giá Bồi thường thiệt hại cho các bên liên quan nếu thiệt hại đó do lỗi của mình gây ra theo quy định của pháp luật Thực hiện quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật Trình tự thực hiện công tác xét duyệt kết quả đấu thầu của Ban bao gồm các bước sau: Ban QLDA tiến hành mở thầu Ban chấm thầu tiến hành xét thầu Sau đó Ban lập tờ trình xin phê duyệt kết quả trúng thầu trình lên Cục Quản lý XDCT thuộc Bộ NN và Phát triển nông thôn. Hồ sơ gồm có: Tờ trình duyệt phê duyệt kết quả trúng thầu Hồ sơ dự thầu của các đơn vị Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu của tổ chuyên gia chấm thầu Khi tiến hành đấu thầu, Ban sẽ đồng thời tiến hành việc kiểm tra, rà soát việc triển khai thực hiện công tác đấu thầu bằng cách lập một tổ công tác xây dựng kế hoạch cụ thể: Rà soát, kiểm tra lại việc thực hiện trình tự tổ chức đấu thầu theo quy định hiện hành của từng gói thầu Rà soát thủ tục pháp lý và các tài liệu liên quan đến đấu thầu của từng gói thầu phải tổ chức đấu thầu: Hồ sơ mời thầu Các tài liệu chứng minh điều kiện, năng lực nhà thầu tham dự đấu thầu Tờ trình xin phê duyệt hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn xét thầu, giá gói thầu... Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn xét thầu, giá gói thầu... Các tài liệu liên quan đến việc bán hồ sơ mời thầu Hồ sơ dự thầu Các tài liệu liên quan đến việc đóng thầu: Giấy giới thiệu, biên bản giao nhận hồ sơ dự thầu... Các tài liệu liên quan đến việc mở thầu Các tài liệu liên quan đến việc xét thầu : Công văn của BQLDA mời đại diện của các ngành tham gia tổ chuyên gia xét thầu, quyết định phê duyệt danh sách tổ chuyên gia xét thầu, bảng chấm điểm của các chuyên gia, các tài liệu của chủ đầu tư và nhà thầu bổ sung sau thời điểm mở thầu( nếu có), biên bản xét thầu… Tờ trình xin phê duyệt kết qủa trúng thầu Các tài liệu khác có liên quan Trên cơ sở hồ sơ tài liệu của từng gói thầu, Ban sẽ đối chiếu với các quy định hiện hành để phát hiện những sai phạm, đánh giá những ưu điểm đã làm được, những nhược điểm còn tồn tại để rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất kiến nghị Phương pháp kiểm tra Cán bộ theo dõi, quản lý dự án lập danh mục hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ của từng gói thầu theo nội dung nêu trên để tổ công tác kiểm tra Sau khi cán bộ quản lý theo dõi dự án lập danh mục và chuẩn bị hồ sơ xong, tổ công tác cùng tác cùng cán bộ dự án tiến hành rà soát và đánh giá theo lịch kiểm tra Sau khi tổ công tác rà soát, kiểm tra đánh giá từng gói thầu, làm báo cáo bằng văn bản báo cáo Giám đốc Ban kết quả đã kiểm tra Cuối cùng Ban lập báo cáo công tác đấu thầu Ngoài ra trong quá trình lập kế hoạch đấu thầu thấy không hợp lý có thể điều chỉnh và lập báo cáo xin phê duyệt kế hoạch điều chỉnh trình lên Cục Quản lý XDCT. Ví dụ như với dự án Hồ chứa nước Suối Mỡ, tỉnh Bắc Giang đã có sự điều chỉnh kế hoạch đấu thầu tổng thể được thể hiện qua bảng sau: Bảng : Điều chỉnh kế hoạch đấu thầu tổng thể Dự án Hồ chứa nước Suối Mỡ, tỉnh Bắc Giang ( vẽ sau) 2.1.2.5. Công tác giám sát thi công 2.1.2.5.1. Nhiệm vụ của Ban trong công tác giám sát thi công Mục tiêu cơ bản của Quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi tổng mức đầu tư được phê duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép. Do đó, Ban cần thực hiện các công việc sau: Giám sát tiến độ thực hiện dự án Giai đoạn thi công công trình là giai đoạn có thời gian thực hiện dự án kéo dài nhất, lại là giai đoạn dễ xảy ra hiện tượng chậm tiến độ vì những yếu tố bất thường nên công tác quản lý thời gian phải được quản lý chặt chẽ hơn. Cán bộ trong Ban phải thường xuyên đôn đốc các nhà thầu đồng thời phải hạn chế tới mức thấp nhât các công trình xây dựng phải thực hiện trong mùa mưa. Mặt khác, cần có một thời gian dự phòng cho các công việc này Kiểm tra chất lượng Ban tiến hành kiểm tra, giám sát việc thi công của các nhà thầu nhất là nhà thầu xây dựng vì đây là khâu dễ rút ruột công trình xây dựng nhất. Cán bộ trong ban cần kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng xi măng, sắt thép…mà nhà thầu sử dụng cho công trình so với quy định trong hợp đồng đã ký và quy chuẩn xây dựng Quản lý chi phí: Ban cần quản lý giám sát các công việc sao cho chi phí không vượt quá tổng mức đầu tư thực hiện nhưng vẫn đảm bảo thời gian và chất lượng. Mặt khác cần có kế hoạch phân bổ vốn cho hợp lý tránh để tình trạng công trình phải tạm ngừng thi công vì thiếu vốn 2.1.2.5.2. Các công việc trong giai đoạn thực hiện thi công công trình của Dự án Suối Mỡ tỉnh Bắc Giang Giám sát khảo sát địa hình, địa chất Lập phương án xử lý mối, phương án xử lý bom mìn, các hồ sơ TKKT 2.1.3. Giai đoạn vận hành kết quả đầu tư Trong giai đoạn này Ban tiến hành các công việc : Trước khi vận hành công trình, nhà thầu lập hồ sơ hoàn thành công, bản vẽ hoàn công, quyết toán công trình, Ban sẽ tiến hành tổng nghiệm thu và tổng quyết toán công trình đồng thời làm các thủ tục bàn giao đưa công trình vào sử dụng. Biên bản nghiệm thu và bản quyết toán công trình sẽ được trình lên cấp có thẩm quyền và các cơ quan có liên quan để phê duyệt. Đến giai đoạn vận hành công trình thì không thuộc thẩm quyền quản lý của Ban nữa, tuy nhiên Ban vẫn tiến hành các công việc bảo hành công trình trong một thời gian cụ thể tuỳ theo dự án để đảm bảo chất lượng công trình. Sau thời gian này, Ban đã hoàn thành nhiệm vụ của Bộ NN và phát triển nông thôn giao 2.2. QLDA theo lĩnh vực chủ yếu của DA Theo lĩnh vực chủ yếu của dự án thì công tác quản lý dự án gồm các phần công việc như sau: Lập kế hoạch tổng quan: đây là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hoá các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ Quản lý phạm vi: là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án Quản lý thời gian: là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành Quản lý chi phí: là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí Quản lý chất lượng: là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư Quản lý nhân lực: là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào Quản lý thông tin: là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau Quản lý rủi ro: là việc nhận diện các nhân tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán: quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ…cần thiết cho dự án Trong tất cả các nội dung trên thì quản lý chất lượng, thời gian và chi phí là ba nội dung quan trọng nhất. Do vậy, trong phần này em sẽ tập trung vào đánh giá quá trình quản lý thời gian, chi phí và chất lượng ở Ban quản lý dự án đầu tư và công trình xây dựng thuỷ lợi 1. Ba yếu tố: thời gian, chi phí và chất lượng dự án có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng có một nguyên tắc chung rằng để đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải hy sinh một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thường xuyên phải diễn ra quá trình đánh đổi mục tiêu. Kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án 2.2.1. Quản lý tiến độ thực hiện dự án Công tác quản lý tiến độ do Phòng Quản lý thi công chị