Đề tài Giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu ngành Giấy tại Tổng công ty Giấy - Việt Nam

3 Tổng công ty Giấy- Gỗ- Diêm Việt Nam được thành lập theo quyết định số 204/CNn-TCLĐ của bộ công nghiệp nhẹ, có tên giao dịch đối ngoại là VIET NAM WOOD MATCH PAPER CORPORA TION gọi tắt là VINAPIMEX có trụ sở tại 25A Lý Thường Kiệt, Quận Hoàng Kiếm, Hà Nội. Sau 2 năm hoạt động, để phù hợp với điều kiện mới. Nhằm thực hiện với quyết định số 91/TTG ngày 07 tháng 3 năm 1994 của thủ tướng chính phủ về việc thành lập tập đoàn kinh doanh: Bộ trưởng Bộ công nghiệp nhẹ đã đề nghị với chính phủ thành lập Tổng công ty Giấy- Việt Nam trên cơ sở Tổng công ty Giấy- Gỗ- Diêm Việt Nam. Tổng công ty giấy Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là VIệT NAM PAPER CORPORATION, Viết tắt là VINAPIMEX có trụ sở tại 25A Lý Thường Kiệt-Hoàn Kiếm – Hà Nội. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty Giấy-Việt Nam. 2.1 Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức gồm : - Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc. Các đơn vị thành viên trong tổng công ty . Trong đó bộ máy giúp việc của Tổng công ty gồm các phòng chức năng sau: Phòng xuất nhập khẩu. Phòng tài chính kế toán. Phòng kế hoạch. Phòng quản lý kỹ thuật. Phòng nguyên vật liêu. Phòng tổ chức . Phòng đầu tư. Văn phòng. Ngoài ra ở miền Bắc có cửa hàng tiêu thụ sản phẩm, ở miền Nam có chi nhánh của tổng công ty tại thành phố Hồ Chí Minh. Phòng xuất nhập khẩu có đại diện tại Bãi Bằng, Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh, Stockholm( Thuỵ Điển ). Cơ cấu tổ chức bộ máy theo hàng ngang. Các phòng ban chức năng có vai trò ngang hàng nhau cùng phối hợp với nhau giúp tổng giám đốc quản lý tổng công ty, và chịu sự chỉ đạo của tổng giám đốc, tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của tổng công ty giấy việt nam ư Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Tổng giám đốc phụ trách tài chính Các phòng, ban nghiệp vụ Các đơn vị thành viên trực thuộc và bộ máy quản lý p.tổng giám đốc ptkh đầu tư Phó tổng giám đốc p.t ktsx 2.2 Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty Giấy-Việt Nam. + Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh giấy theo quyết định và kế hoạch phát triển ngành giấy của nhà nước bao gồm: Xây dựng kế hoạch phát triển, đầu tư, tạo nguồn vốn đầu tư, tổ chức nguồn nhân lực, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật tư, thiết bị xuất nhập khẩu, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước phù hợp với pháp luật và chính sách của nhà nước. Nhận sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do nhà nước cấp. Nhận sử dụng có hiệu quả các tài nguyên, đất đai, và các nguồn lực khai thác để thực hiện kinh doanh và nhiệm vụ khác được giao. + Tổ chức quản lý công việc, công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học, công nghệ và công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và công nhân của Tổng công ty. Trong tình hình hiện nay, có thể nói nổi bật lên chức năng và nhiệm vụ là việc sản xuất và kinh doanh các sản phẩm giấy, gỗ, diêm. Tiến hành nhập khẩu các loại vật tư, phụ tùng, nguyên vật liệu, phục vụ cho sản xuất giấy trong nước, tiến hành nhập khẩu uỷ thác và tự kinh doanh. 3. Mạng lưới cơ sở vật chất kỹ thuật, tổ chức lao động và vốn kinh doanh . 3.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật: Trụ sở làm việc của Tổng công ty là khá tốt, các phòng ban được trang bị khá đầy đủ các thiết bị làm việc như bàn ghế, sổ sách tủ tài liệu, điện thoại, máy tính, máy photo, fax... để tạo môi trường làm việc tốt. Tổng công ty có đầy đủ trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh, các thiết bị này nhập từ Thuỵ Điển, Phần Lan, Đức, Tiệp, ý. 3.2 Tổ chức lao động: Tổng công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, tác phong làm việc nhanh gọn, nghiêm túc. Hàng ngũ cán bộ gương mẫu tận tâm, tận lực, biết cách tổ chức, triển khai các nhiệm vụ được giao. Tổng công ty có số nhân viên tính tới thời điểm này là 80 người hoạt động tại các phòng ban khác nhau của tổng công ty tập chung chủ yếu ở Hà Nội và TP Hồ Chí Minh. Có nhiều người đã tham gia học tập công tác tại nước ngoài. Cơ cấu lao động của tổng công ty Giấy- Việt Nam Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ % trên số LĐ Tổng số cán bộ CNVC Trên đại học Đại học Cao đẳng 80 15 54 11 100 `18,75 67,5 13,75 3.3 Vốn kinh doanh: Khả năng tài chính: đây là nguồn lực hết sức quan trọng của sản xuất kinh doanh, thiếu nó thì mọi hoạt động của tổng công ty đều ngưng trệ. Tình hình sử dụng vốn và tài sản được biểu diễn qua bảng sau: Đơn Vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Giá trị tài sản cố định - Theo nguyên giá - Giá trị TSCĐ hao mòn luỹ kế - Giá trị TSCĐ còn lại 1506832 766306 740526 2285280 943077 1342203 17273554 955721 771633 2385657 981541 1404116 Vốn kinh doanh - Vốn ngân sách - Vốn tự bổ sung - Vốn vay - Vốn huy động các nguồn khác Tổng vốn kinh doanh 1029721 43305 435550 68574 1577330 973153 5857 555209 109020 1643239 951707 57994 642179 54914 1706794 979413 32085 487033 54914 1553445 4. Một số đánh giá kết quả hoạt động của tổng công ty: Hiện nay tổng công ty được phép nhập khẩu trực tiếp trang thiết bị vật tư phục vụ cho khai thác, chế biến và sản xuất giấy. Chủ yếu hoạt động nhập khẩu uỷ thác, khối lượng nhập khẩu dưới hình thức uỷ thác chiếm một tỷ trọng lớn, chỉ một số ít phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Tình hình hoạt động của Tổng công ty một vài năm gần đây: + Tình hình giai đoạn từ 1999 đến 2001: Trong năm 1999 tổng kim ngạch nhập khẩu đạt 17.400.000 USD. giấy cao cấp các loại là 500 tấn Bột giấy xuất khẩu là 18.500 tấn trong đó nhập uỷ thác cho đơn vị khác là 15.000 tấn và nhập về kinh doanh là 3.500 tấn Lề vụn là 400 tấn Hoá chất là 1675 tấn vừa phục vụ sản xuất và tự kinh doanh Nhập phụ tùng và thiết bị vật tư là 7.500.000 USD Một số sản phẩm khác là 900.000 USD Năm 2000 tổng kim ngạch nhập khẩu 43.111.793 USD đạt 130% tăng 30% hay tăng 9.948.875 USD trong đó: Nhập cho kinh doanh 10.777.948,75 USD. + Bột giấy là 10.020 tấn Nhập uỷ thác cho các thành viên 32.333.844.75 USD + Bột giấy 30.120 tấn + Hoá chất 9.000 tấn  + Phụ tùng thiết bị và vật tư 20.130.000 USD Năm 2001 tổng kim ngạch nhập khẩu 52.585.000 USD đạt 11,8% tăng 10,8% hay 5.500.000 USD trong đó: Nhập cho kinh doanh là 11.305.775 USD bao gồm các loại giấy như: + Bột giấy là 20.000 tấn + Giấy cao cấp là 35000 tấn Nhập uỷ thác cho các đơn vị thành viên 41.279.225 USD + Bột giấy 40.000 tấn + Hoá chất 10.100 tấn + Phụ tùng thiết bị vật tư 25.201.000 USD Năm 2002 nhập khẩu đạt 16.446.071 USD Trong đó: + Nhập nguyên liệu phụ tùng : 10.759.347 USD + Nhâp thiết bị dự án: 5.706.724 USD Năm 2002 Tổng công ty chỉ thực hiện qua các hợp đồng uỷ thác do đó giá trị nhập khẩu thấp. Lượng hàng hoá nhập khẩu qua tổng công ty giảm nhiều so với năm 2001, nguyên nhân chính là do: vật tư phụ tùng trước đây phải nhập khẩu, nay có thể mua ở trong nước bằng tiền đồng Việt Nam qua các đơn vị sản xuất và các đại lý tại Việt Nam. Để đánh giá kết quả hoạt động nhập khẩu uỷ thác của tổng công ty ta đưa ra một số chi tiêu sau: Đơn Vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Thực hiện 1999 2000 2001 Doanh thu 237.104 238.193 240.125 Tổng vốn KD bình quân 17.596 18.950 20.652 Tổng nộp ngân sách 4.124 4.368 4.545 Chi phí lưu thông 5.784 6.035 6.845 Tiền lương bình quân 1,70 1,80 1,80 Tổng giá trị hàng NK 216.763 220.402 245.326 Lợi nhuận 5.431 7.368 10.321 So sánh giữa các năm: Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu So sánh 2000/1999 So sánh 2001/2000 Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Doanh thu 1.008 100,5 1.932 100,8 Tổng vốn KD bình quân 1.353 107,7 1.702 108,9 Tổng nộp ngân sách 244 106 177 104,1 Chi phí lưu thông 251 104,3 810 113,4 Tiền lương bình quân 0,10 105,9 0 1 Tổng giá trị hàng NK 3.639 101,7 24.924 111,3 Lợi nhuận 1.937 125,6 2.953 140 II. Phân tích thực trạng quy trình nhập khẩu nguyên liệu ngành giấy tại Tổng công ty Giấy- Việt Nam. Nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu thị trường bán. Tổng công ty Giấy-Việt Nam nhập khẩu chủ yếu dưới hình thức uỷ thác, chỉ một số ít phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Nhập khẩu theo đơn đặt hàng và nhu cầu cần nhập khẩu của các đơn vị thành viên nên Tổng công ty không trú trọng trong việc nghiên cứu thị trường bán. Nghiên cứu khách hàng và người tiêu thụ. Trọng việc nghiên cứu khách hàng của tổng công ty Giấy- Việt Nam có những thuận lợi nhất định vì khách hàng của tổng công ty chính là các đơn vị thành viên trực thuộc. Điều này đã giúp cho Tổng công ty nắm được một số tập tính, thói quen và hiểu khá rõ về khách hàng của mình. Nghiên cứu các chính sách và các biện pháp bảo hộ trong nước: Bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh XNK nào đều phải nắm rõ được các chính sách và các biện pháp bảo hộ trong nước, cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng bất kỳ một thay đổi nào về thuế quan, hạn ngạch hay những biến đổi về tỷ giá hối đoái. - Thuế quan nhập khẩu: thực hiện quyết định 46 năm 2001 bỏ giấy phép hạn ngạch, nhà nước bảo hộ bằng hàng rào thuế đối với các sản phẩm giấy chủ yếu như giấy in, viết, giấy báo là 40 % đến 50 % và bột giấy giảm từ 3% xuống còn 1%. Hệ thống thuế nội địa: Hiện nay việc kinh doanh nhập khẩu nguyên liệu ngành giấy của Tổng công ty Giây- Việt Nam phải tuân thủ theo việc áp dụng thuế đối với các cơ sở kinh doanh. Thuế được đánh trên thuế doanh thu, lợi nhuận đối với các hàng hoá mà Tổng công ty sản xuất ra. Hàng rào phi thuế quan: Để tiến tới hội nhập AFTA năm 2006 là năm phải dỡ bỏ hàng rào thuế quan, Tổng công ty đang từng bước nâng cấp, cải tiến công nghệ, giảm các chi phí sản xuất để có các thành phẩm có giá trị cạnh tranh với giá thành phẩm cùng loai trên thị trường thế giới và khu vực. Nghiên cứu về tỷ giá hối đoái: Đây là khâu quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường của Tổng công ty. Vì khi trả tiền, tổng công ty phải thanh toán bằng đồng ngoại tệ, còn khi thanh toán với các đơn vị trực thuộc thì thường sử dụng đồng Việt Nam. Việc nghiên cứu rõ tỷ giá hối đoái giữa hai loại đồng tiền sẽ giúp cho Tổng công ty khỏi bị thua lỗ vì sự trượt giá của một trong hai loại đồng tiền trên. Tổng công ty có sử dụng một số đồng ngoại tệ ở những khu vực để thanh toán như sau: Châu Âu và Châu Mỹ: Tổng công ty sử dụng đồng USD, EURO,DEM,FRF,GBP và một số đồng tiền SEK. Nhưng hiện nay do đồng tiền chung Châu Âu nên tổng công ty chủ yếu sử dụng đồng USD, EURO và GBP. Châu á : Tổng công ty thường thanh toán bằng JPY, SGD. Nền kinh tế Việt Nam phát triển tương đối ổn định và hệ thống tài chính nhân hàng thanh toán bước đầu đã hoà nhập được thanh toán quốc tế. Nên biến động về tỷ giá giữa đồng Việt Nam so với các đồng ngoại tệ là không lớn. Hơn nữa là sự quan tâm, can thiệp của nhà nước nên đồng ngoại tệ so với đồng Việt Nam tương đối ổn định. Phương pháp nghiên cứu: Tổng công ty tiến hành nghiên cứu kết hợp hai phương pháp nghiên cứu tài liệu và nghiên cứu thị trường. - Nghiên cứu tài liệu: tổng công ty thu thập thông tin từ các tài liệu như các bản báo cáo tài chính, báo cáo thống kê, các tạp chí, sách , đơn đặt hàng. Từ đó sẽ tìm ra những thông tin liên quan đến nội dung nghiên cứu. - Nghiên cứu thị trường: Tổng công ty cử cán bộ đi thực tế tìm hiểu thị trường, để thu thập thông tin mà chúng không có trên giấy tờ. Sau đó cán bộ sẽ báo cáo kết quả nghiên cứu để Tổng công ty phân tích, sử lý thông tin và có những quyết định hợp lý. Hình thức nhập khẩu. Tổng công ty Giấy-Việt Nam được phép nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng nguyên liệu giấy. Nhưng tổng công ty chỉ nhận uỷ thác nhập khẩu theo yêu cầu cần mua của các đơn vị trực thuộc. Tổng công ty không phải bỏ vốn để nhập khẩu mà chỉ thay mặt các đơn vị thành viên đi giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng, làm thủ tục nhập hàng. Tổng công ty không mất nhiều cho hoạt động nhập khẩu này, độ rủi ro thấp nhưng lợi nhuận thu được chỉ là phần hoa hồng được hưởng. Giao dịch đàm phán: 3.1 Lựa chọn phương thức giao dịch. Tổng công ty tiến hành lựa chọn phương thức giao dịch thông thường, sau khi có những thông tin tiếp cận thị trường và lựa chọn bạn hàng kinh doanh. Thông thường Tổng công ty lựa chọn cùng một lúc một số bạn hàng kinh doanh, sau đó tổ chức gọi thầu chọn ra một bạn hàng kinh doanh tốt nhất. Tổng công ty sẽ giao dịch với bạn hàng qua fax, telex để thoả thuận về giá cả hàng hoá và điều kiện giao dịch. Phương thức giao dịch này nói chung rất phù hợp vời Tổng công ty nó đem lại hiệu qủa cao mà nó đỡ rất nhiều các khoản chi phí đi lại tốn kém để thương lượng ký kết hợp đồng. Thương lượng đàm phán. Trước khi đàm phán chính thức Tổng công ty thường dựa trên việc nghiên cứu lựa chọn được nguồn hàng, mặt hàng cần nhập khẩu. Việc lựa chọn nguồn hàng, nguồn nhập khẩu là rất phức tạp, cụ thể Tổng công ty tiến hành nhập khẩu từ các thị trường đã lựa chọn: Nhập khẩu các thiết bị sản xuất giấy từ khu vực EU, Thuỵ Đển, Phần Lan, Na Uy Nhập khẩu các phụ tùng lò hơi, phụ tùng vật liệu cho phân xưởng hoá chất từ Thuỵ Điển, Pháp. Nhập khẩu các phụ tùng máy giấy, máy ép ngang và máy cuộn từ Phần Lan Nhập khẩu các thiết bị đo đường, kiểm tra ( hệ thống nghi khí ), các loại hoá chất cho việc sản xuất giấy, các phụ tùng lò hơi, đá mài từ Đài Loan, Trung Quốc, Nhật Bản. Bên cạnh đó nhập khẩu các chất khử, nhựa hoá chất, gia keo giấy, tẩy trắng chất diệt khử từ Inđônêxia, Thái Lan, Đài Loan nhưng không thường xuyên. Sau khi đã lựa chọn được mặt hàng và nguồn hàng nhập khẩu để tiến tới ký kết hợp đồng nhập khẩu Tổng công ty tiến hành thương lượng. Việc phân tích thường xuyên qua những điều khoản sẽ được ký kết trong hợp đồng được thực hiện rõ ràng tỷ mỉ. Tổng công ty xác định đây là bước quan trọng để tiến tới sự thống nhất giữa Tổng công ty và các bạn hàng nên Tổng công ty đã đưa ra mô hình gọi thầu để thương lượng. Trong thương lượng đàm phán Tổng công ty sử dụng đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm am hiểu về thị trường và bạn hàng, đặc biệt có vốn ngoại ngữ giỏi, có kiến thức về ngoại thương và luật thương mại. Ký kết hợp đồng: Đây là khâu quan trọng thiết lập mối quan hệ kinh tế giữa tổng công ty với các bạn hàng xuất khẩu. Tổng công ty thường chọn thời điểm ký kết hợp đồng sao cho có lợi, bởi vì hàng nhập khẩu liên quan đến giá cả quốc tế mà giá cả của sở giao dịch quốc tế lên xuống hàng ngày do đó tổng công ty chọn thời điểm ký kết hợp đồng mang lại hiệu quả cao. Việc ký kết hợp đồng, Tổng công ty tuân thủ sử dụng hình thức văn bản của bộ thương mại. Ngôn ngữ được sử dụng đi ký kết hợp đồng: Anh, Pháp, Việt Bộ phận ký hợp đồng là những cá nhân có đủ thẩm quyền ký kết hợp đồng bao gồm: + Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc của Tổng công ty. + Các giám đốc của các đơn vị thành viên khi được sự chỉ đạo của tổng công ty. Thông thường một hợp đồng nhập khẩu thường có các phần sau: + Số hợp đồng. + Ngày và nơi ký kết hợp đồng. + Tên và địa chỉ của các nơi tham gia ký kết Các điều khoản của hợp đồng như: + Tên hàng + Số lượng quy cách, phẩm chất +Giá + Thời hạn thanh toán + Bảo hành + Phạt, huỷ bỏ hợp đồng... Những chứng từ cơ bản của hợp đồng gồm: + Chứng từ hàng hoá + Chứng từ vận tải +Chứng từ bảo hiểm + Chứng từ hải quan + Chứng từ kho hàng Đối với các hàng hoá thông thường sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu xong thì công việc mua bán coi như đã hoàn tất. Nhưng riêng đối với hàng hoá là máy móc, thiết bị, dây chuyền thì sau khi ký kết hợp đồng, Tổng công ty tuy cần phải lập hồ sơ đề nghị Bộ thương mại phê duyệt hợp đồng. Hồ sơ được thành lập 4 bộ ( nếu thuộc phê duyệt của Bộ thương mại ) và 8 bộ ( nếu thuộc phê duyệt của hội đồng thẩm định nhà nước). Hồ sơ phải có một bộ gốc, các bộ tiếp theo có thể là bản sao. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 5.1 Mở L/C Thông thường Tổng công ty mở L/C ngay sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu. Để tiến hành mở L/C Tổng công ty căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu tới ngân hàng để mở L/C ( theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng). Đồng thời cần cân nhắc các điều kiện ràng buộc bên xuất khẩu sao cho vừa chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi của mình, vừa phải tôn trọng các điều khoản của hợp đồng tránh mâu thuẫn khiến cho bên xuất khẩu chấp nhận được. Ngoài đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác như bản sao hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán của Tổng công ty được chuyển tới ngân hàng mở L/C cùng với hai uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu phục vụ ngành giấy của Tổng công ty đều mở L/C không huỷ ngang. Tuy nhiên việc mở L/C như thế là hoàn toàn phụ thuộc vào sự thoả thuận nhất trí giữa Tổng công ty và bên đối tác khi đàm phán và ký kết hợp đồng. Sau khi L/C được bên đối tác chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời Tổng công ty sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hoá từ người bán ( bên đối tác) hoặc ngân hàng mở L/C có thể có các trường hợp sau xảy ra như bộ chứng từ về trước hàng về sau hoặc bộ chứng từ và hàng cùng về, hoặc bộ chứng từ về sau hàng về trước. Bộ chứng từ hàng hoá này chính là cơ sở để Tổng công ty tiến hành các bước tiếp sau như làm thủ tục hải quan, nhận hàng... Thông thường bộ chứng từ gốc được gửi tới ngân hàng để mở L/C. sau đó ngân hàng tiến hành kiểm tra nếu bộ chứng từ đúng với hợp đồng nhập khẩu thì ngân hàng sẽ gửi cho Tổng công ty một hối phiếu để Tổng công ty chấp nhận trả tiền cho bên bán, kèm với bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ đó có sai sót so với hợp đồng nhập khẩu thì ngân hàng sẽ gửi cho Tổng công ty một bản liệt kê những sai sót đó, nếu tổng công ty chấp nhận những sai sót đó thì sẽ đồng ý để ngân hàng gửi cho bên bán, cỏn nếu không ngân hàng sẽ không thanh toán tiền cho bên bán mà gửi trả bộ chứng từ cho ngân hàng của bên bán để họ sửa đổi. Thuê phương tiện vận tải. Đối với mặt hàng Tổng công ty nhập khẩu thường nhập theo giá CIF có nghĩa là thuê phương tiện vận tải do bên đối tác nước ngoài. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp Tổng công ty thường nhập theo giá FOB do giá CIF quá cao vượt khả năng tính toán của Tổng công ty do đó Tổng công ty phải thuê phương tiện vận tải để trở hàng về. Việc thuê tầu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm về nghiệp vụ, các thông tin về tình hình thị trường thuê tầu và thông tin các điều kiện thuê tầu. Do đó Tổng công ty thường uỷ thác việc thuê tầu và lưu cước cho một công ty hàng hải nào đó thông qua hợp đồng uỷ thác. Mua bảo hiểm hàng hoá. Đối với mặt hàng nguyên liệu giấy và các phụ tùng thiết bị phục vụ ngành giấy của Tổng công ty hầu hết được trở bằng đường biển do đó mua bảo hiểm là yếu tố bắt buộc vì mặt hàng nguyên liệu giấy rất khó bảo quản trong quá trình vận chuyển. Tổng công ty thường mua bảo hiểm của công ty Bảo Việt và một số hãng bảo hiểm khác, khi đó Tổng công ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm cho mặt hàng nhập khẩu trong chuyến hàng đó. Sau đó công ty bảo hiểm sẽ cấp cho Tổng công ty một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà Tổng công ty gửi đến. Làm thủ tục hải quan. Său khi thực hiện các bước trên, để thực hiện cho việc nhận hàng Tổng công ty thường tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hoá đó về tới cảng. Khi đó Tổng công ty tự kiểm đầy đủ, chính xác các chi tiết về các loại mà tổng công ty nhập khẩu trong chuyến hàng đó lên tờ khai,để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Kiểm tra và giám định hàng hoá nhập khẩu. Sau khi hàng tới cảng Tổng công ty thường kiểm tra và giám định hàng hoá trước khi tiếp nhận hàng. Quá trình này diễn ra ngay tại cảng nhập khẩu và do cơ quan giám định tiến hành. Thông thường là công ty giám định là VINACONTROL để thực hiện kiểm tra và giám định hàng hoá nhập khẩu cho Tổng công ty. Sở dĩ có bước kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có hư hỏng nhất định do nguyên liệu giấy dễ hút ẩm hoặc có thể do bên đối tác nước ngoài giao sai qui định, hoặc nhầm lẫn, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất ... Do đó khi hàng về đến Tổng công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng và cùng với cơ quan giám định nhằm hạn chế những rủi ro và thiệt hại về sau. Sau khi đã kiểm tra và giám định cơ quan giám định sẽ cấp cho Tổng công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm ( về chất lượng, số lượng, trọng lượng, nơi sản xuất đánh gía do hư hỏng ). Nhận hàng. Sau khi Tổng công ty ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu ngân hàng gửi đến thì ngân hàng sẽ ký hậu đơn. Tổng công ty mang vận đơn này đến đại lý hãng tàu để họ phát lệnh giao hàng cho cảng. Khi đó Tổng công ty mang lệnh giao hàng này đến cảng thì cảng mới cho phép Tổng công ty nhận hàng. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì Tổng công ty thường tiến hành khiếu nại trong các trường hợp sau: + Nếu hàng có khối lượng và chất lượng không phù hợp với hợp đồng, thời gian giao hàng bị vi phạm thì Tổng công ty khiếu nại người bán. + Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi người vận tải gây nên thì Tổng công ty khiếu nại người bán, khi đó người bán sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm. + Nếu hàng hoá bị tổn thất do thiên tai bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên khi những ruỉ ro này được mua bảo hiểm thì Tổng công ty khiếu nại với công ty bảo hiểm. III. Đánh giá chung về quy trình nhập khẩu của Tổng công ty Giấy- Việt Nam (VINAPIMEX ) Phân tích các chỉ tiêu hiệu quả và kết quả nhập khẩu của Tổng công ty Giấy- Việt Nam: Trong giai đoạn vừa qua, Tổng công ty đã tiến hành nhập khẩu nhiều mặt hàng với giá trị lớn nhằm phục vụ cho các đơn vị thành viên. Trong kim ngạch nhập khẩu của VINAPIMEX, tỷ trọng giá trị nhập khẩu máy móc, công nghệ vẫn chiếm tỷ trọng lớn. Dựa trên số liệu báo các kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng công ty trong các năm từ 1999 đến 2001 ta có bảng tổng kết sau: Bảng các chỉ tiêu hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. Các chỉ tiêu Nhập khẩu 1999 2000 2001 Doanh thu nhập khẩu (triệu đồng) 111860 259980 264180 Tổng chi phí NK ( triệu đồng) Thuế nhập khẩu Lãi vay ngân hàng Chi phí giao nhận,bán hàng Thuế doanh thu Chi phí khác 106400 39060 16800 5460 16100 42980 227920 91980 63420 12880 12180 44660 230580 93240 59780 13300 5320 44940 Lợi nhuận(triệu đồng) Các chỉ tiêu hiệu quả: Tỷ suất ngoại tệ Hiệu suất lợi nhuận 5460 1,051 0,051 32060 1,140 0,140 33600 1,227 0,227 Căn cứ vào bảng trên ta thấy mức kim ngạch và lãi từ hoạt động nhập khẩu của VINAPIMEX có những bước tăng trưởng đáng kể. Đánh giá chung: 2.1 Ưu điểm: Ưu Là một Tổng công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu. Do đó đã có nhiều mối quan hệ với các bạn hàng trong nước và ngoài nước, đứng ra nhập khẩu cho các thành viên của tổng công ty. Tổng công ty Giấy- Việt Nam là một tổng công ty lớn trực thuộc Nhà nước, đang phát triển với tốc độ nhanh. Hơn nữa giấy là một trong những mặt hàng có mặt trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Bên cạnh đó các đơn vị trực thuộc của Tổng công ty được trang bị một hệ thống dây truyền sản xuất với công nghệ thiết bị hiện đại đã tạo ra sức cạnh tranh mạnh mẽ cho Tổng công ty. Tông công ty còn tận dụng được uy tín kinh doanh cũng như lợi thế của doanh nghiệp nhà nước để vay vốn ngân hàng. 2.2 Những tồn tại cần khắc phục: -Bên cạnh những thành tích đạt được Tổng công ty vẫn còn một mặt tồn tại như: công tác thị trường còn yếu kém, hiệu quả sử dụng vốn của Tổng công ty vẫn còn thấp, sự phối hợp giữa các đơn vị thành viên với nhau chưa đạt hiệu quả như mong muốn...Do đó để nắm bắt kịp thời sự biến động thường xuyên của thị trường thế giới, đòi hỏi Tổng công ty phải có những phương hướng nhằm phát huy được sự chủ động trong buôn bán. Lượng xuất khẩu còn hạn chế. Hàng hoá chưa có sức cạnh tranh. 2.3 Nguyên nhân: -Do công tác nghiên cứu thị trường còn hạn chế. Chưa đam bảo được nguồn nhập khẩu nguyên liệu cũng như hoá chất để phục vụ các đơn vị thành viên. Nhìn chung Tổng công ty đã đạt được những kết qủa khả quan trong hoạt động xuất nhập khẩu nhưng do những nguyên nhân khách quan nên còn nhiều tồn tại. Trong thời gian tới, việc nhập khẩu còn gặp nhiều thách thức lớn. Đặc biệt là khi Việt Nam chuẩn bị tham gia vào AFTA thì ngành giấy phải lỗ lực hơn nữa, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị, nhằm tạo ra các sản phẩm phong phú về chủng loại đa dạng về mẫu mã chất lượng cao hơn thì mới có thể cạnh tranh được với sản phẩm nước ngoài. Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại tổng công ty Giấy Việt Nam Phương hướng và mục tiêu hoạt động nhập khẩu của tổng công ty. Phương hướng hoạt động nhập khẩu của tổng công ty trong thời gian tới. Nhập khẩu là một lĩnh vực hấp dẫn nhưng rất phức tạp bởi vì hoạt động này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khách quan. Trước hết đó là thị trường nước ngoài, tức là thị trường nhập khẩu hàng hoá của Tổng công ty. Yếu tố này thể hiện sự lệ thuộc của tổng công ty với thị trường. Bên cạnh đó có những trở ngại về địa lý, mức độ hiểu biết lẫn nhau giữa các đối tác cũng như trở ngại trong nhập khẩu. Chính vì vậy không thể tính đến yếu tố này trong quá trìn