Đề tài Giải pháp hoàn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu tại các doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh

hụ hưởng (Nhà Xuất khẩu) theo phương thức TTR. (Xem phụ lục số 02 “ Chứng từ nhập khẩu hàng hóa ủy thác”) B. Khâu xuất khẩu hàng hóa: ™ Xuất khẩu trực tiếp: - Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa: (a) Mua sản phẩm (hàng hoá) trong nước để xuất khẩu: (1) Hợp đồng kinh tế ký kết giữa FIDECO với Công ty TNHH Hải Vương (HAVUCO) về việc mua sản phẩm trong nước để xuất khẩu trực tiếp ra thị trường nước ngoài. (2) Hoá đơn GTGT liên 2: Liên giao khách hàng do HAVUCO phát hành. (3) Bảng kê khai thu mua Nông, Thuỷ, Hải sản (Mẫu 01/PC-TT): Kê khai tên, đại chỉ người cung cấp sản phẩm; Nguồn gốc, nơi khai thác, đánh bắt sản phẩm do HAVUCO lập. (4) Phiếu nhập kho nguyên liệu (Mẫu số 06-VT; QĐ số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính) do HAVUCO lập. (5) Bảng cam kết về nguồn gốc của nguyên liệu là hoàn toàn mua trong nước. (6) Phiếu nhập kho sản phẩm do FIDECO lập. - 37 / 101 - (Xem phụ lục số 03 “Chứng từ mua thành phẩm trong nước để XK ”) (b) Xuất khẩu trực tiếp sản phẩm mua trong nước: (1) Hợp đồng kinh tế ngoại thương ký kết giữa FIDECO với đối tác nước ngoài về việc Xuất khẩu sản phẩm từ Việt Nam (TP. HCM) sang thị trường Nhật Bản. (2) Tờ khai hàng hoá xuất khẩu (Mẫu HQ/2002-XK) do FIDECO tự khai theo mẫu qui định của cơ quan Hải quan Việt Nam và đã được Hải quan xác nhận là FIDECO đã làm thủ tục Hải quan và hàng hoá đã thực sự xuất khẩu. (3) Proforma Invoice do FIDECO lập nhằm thông báo cho khách hàng một số thông tin có liên quan đến lô hàng chuẩn bị xuất khẩu. (4) Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) do FIDECO lập với đầy đủ chi tiết như nội dung hợp đồng hoặc L/C đã qui định. (5) Phiếu đóng gói (Packing List) do FIDECO lập gồm một số thông tin và các chỉ tiêu có liên quan đến đến lô hàng xuất khẩu như: Tên tàu chuyên chở hàng, Cảng bốc hàng, Cảng dở hàng, số hợp đồng, số L/C, tên hàng, ký mã hàng, số lượng, trọng lượng tịnh… như hợp đồng đã nêu hoặc L/C qui định. (6) Phiếu thuê tàu (Booking Note) do hãng tàu lập theo form mẫu của từng hãng. (7) Bảng kê chi tiết về ngày sản xuất của sản phẩm xuất khẩu do FIDECO lập. (8) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) Form A do Phòng Thương mại & Công nghiệp – Chi nhánh TP. HCM cấp. (9) Beneficiary’s Certificate do FIDECO lập nhằm thông báo cho nhà nhập khẩu những thông tin có liên quan đến lô hàng xuất khẩu, tình trạng gởi vận đơn, Commercial Invoice như qui định của L/C. (10) Thông báo về việc hàng đã được xếp lên tàu cho khách hàng biết để chuẩn bị cho viện tiếp nhận hàng tại cảng đến. (11)Vận đơn đường biển (B/L: Bill of Lading) do hãng tàu lập với đầy đủ chi tiết như L/C đã qui định. (12)Hoá đơn GTGT (Mẫu số:01GTGT-3LL) do FIDECO lập để làm cơ sở kê khai doanh thu và Thuế (Nếu có). - 38 / 101 - (Xem phụ lục số 03 “Chứng từ XK trực tiếp ”) ™ Ủy thác xuất khẩu: - Bộ chứng từ ủy thác xuất khẩu hàng hóa: (1) U3 uỷ thác xuất khẩu hàng hoá ký giữa FIDECO với đơn vị ủy thác xuất khẩu trong nước. (2) Hợp đồng xuất khẩu ký kết giữa FIDECO với nhà nhập khẩu nước ngoài. Hợp đồng này được lập dựa trên cơ sở của hợp đồng ủy thác. (3) L/C do nhà nhập khẩu mở, FIDECO nhận được từ ngân hàng thông báo. Sau đó FIDECO gởi bản L/C này đơn vị ủy thác để kiểm tra và lập đề nghị tu chỉnh khi cần thiết. (4) Bộ chứng từ ủy thác xuất khẩu do đơn vị ủy thác lập và gởi giao cho FIDECO gồm: + Hóa đơn GTGT lập theo nội dung của hợp đồng ủy thác. + Bảng kê khai nguồn gốc khai thác, đánh bắt các mặt hàng xuất khẩu. + Phiếu nhập kho nguyên liệu của đơn vị ủy thác. (5) Bộ chứng từ nhận và xuất thẳng hàng ủy thác xuất khẩu của FIDECO: + Phiếu nhập kho hàng xuất khẩu ủy thác. + Bộ chứng từ xuất khẩu gồm các loại chứng từ giống như bộ chứng từ xuất khẩu hàng trực tiếp. (6) Bộ chứng từ thanh toán tiền hàng ủy thác xuất khẩu giữa FIDECO với đơn vị ủy thác xuất khẩu: + Hóa đơn GTGT về số tiền hoa hồng ủy thác mà FIDECO nhận được từ dịch vụ nhận xuất khẩu ủy thác. + Chứng từ thanh toán tiền hàng cho đơn vị ủy thác từ nguồn tiền FIDECO nhận của nhà nhập khẩu nước ngoài thông qua ngân hàng thông báo L/C. (Xem phụ lục số 04 “ Chứng từ ủy thác xuất khẩu”) - 39 / 101 - ™ Chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu: (1) Thư yêu cầu chiết khấu truy đòi chứng từ hàng xuất theo L/C do FIDECO lập gởi nhân hàng thông báo L/C. Mục đích xin chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu với một tỷ lệ nào đó trên giá trị của lô hàng xuất khẩu kèm bộ chứng từ xuất khẩu gốc nộp ngân hàng xin chiết khấu gồm: + Hồi phiếu đòi tiền nhà nhập khẩu: 2 tờ + Commercial Invoice: 02 bộ + Vận đơn đường biền (B/L): 02 bộ. + Packing list (P/L): 02 bộ. + Beneficiary’s Certificate (Ben. Cert): 01 bộ. + Bảng liệt kê ngày sản xuất của sản phẩm đã xuất khẩu. + L/C bản chính: 01 bản. (2) Giấy báo Nợ của ngân hàng về việc tính lãi cho số tiền mà ngân hàng đã cho FIDECO chiết khấu theo đơn đề nghị. (3) Giấy báo Có của ngân hàng về số tiền ngân hàng đã thu từ nhà nhập khẩu (Thanh toán trước số tiền xuất khẩu sau khi ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu phù hợp với các điều kiện qui định của L/C). (Xem phụ lục số 05 “ Chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu”) 2.2.1.3.2 Luân chuyển chứng từ kế toán: Công tác tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu thực hiện tại FIDECO như sau: - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu (Tổ nhập khẩu/ Tổ xuất khẩu) lập toàn bộ chứng từ có liên quan đến việc xuất-nhập khẩu hàng hoá, từ ký kết hợp đồng kinh tế, lập đề nghị mở L/C, tu chỉnh L/C… đến lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT. Sau đó, bộ chứng từ được luân chuyển cho các bộ phận, tổ nghiệp vụ, phòng chức năng có liên quan, cụ thể: (1) Luân chuyển chứng từ trong nội bộ FIDECO: - 40 / 101 - + Hợp đồng kinh tế: Do phòng kinh doanh lập, trình ký, luân chuyển cho khách hàng và các phòng chức năng để theo dõi thực hiện. + Tờ khai hải quan: Do phòng kinh doanh lập và lưu giữ bản chính. Phòng kế toán lưu bản photo có sao y. + INV, P/L: Do phòng kinh doanh lập và lưu giữ bản chính. Phòng kế toán lưu bản photo có sao y. + C/O, B/L, C/Q… do cơ quan chức năng hoặc phòng kinh doanh lập. Bộ chứng từ gốc lưu tại phòng kinh doanh, phòng kế toán lưu bộ chứng từ photo có liên quan đến thanh toán. + Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT: Do phòng kinh doanh lập và lưu trữ. Nếu có liên quan đến thu-chi trả tiền thì kèm chứng từ bản photo chuyển phòng kế toán để thực hiện. (2) Luân chuyển chứng từ giữa FIDECO với ngân hàng mở L/C hoặc thanh toán tiền hàng: + Nộp bộ chứng từ xuất khẩu: do nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp giao dịch với ngân hàng và theo dõi trực tiếp chứng từ nộp thông qua bản kê chứng từ. + Trường hợp thanh toán bằng T/T: Nhân viên phòng kế toán trực tiếp giao dịch và thanh toán theo lệnh chuyển tiền do phòng kế toán lập. 2.2.1.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập khẩu tại công ty FIDECO. FIDECO là đơn vị được thành lập từ 31/03/1989, đã trải qua quá trình hoạt động xuất-nhập khẩu lâu dài và có nhiều kinh nghiệm từ công tác thực tế. Hơn nữa, đơn vị cũng đã xây dựng tiêu chuẩn ISO 9001-2000 được khoảng 7 năm (Từ 1998-2005). Tuy nhiên, trong công tác tổ chức việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu tại công ty vẫn còn tồn tại một số vấn đề, chẳng hạn: - 41 / 101 - - Bộ Chứng từ xuất khẩu: Do đặc thù riêng, Công ty có thể phân công cho nhân viên phòng kinh doanh XNK chịu trách nhiệm lập bộ chứng từ xuất- nhập khẩu theo đúng qui định. Sau khi bộ chứng từ được lập đã thực sự hoàn thành thì phải chuyển giao hoặc trình cho các cơ quan, phòng chức năng có liên quan như Ngân hàng, Hải quan, giao nhận, phòng kế toán để thực hiện việc xuất hàng, ghi sổ kế toán, thanh toán và lưu trữ chứng từ gốc. Vì là chứng từ kế toán dùng để ghi sổ và hạch toán nên phòng kế toán phải kiểm tra, luân chuyển, lưu trữ theo qui định và phù hợp yêu cầu kiểm soát và quản lý. - Về mở L/C: Đây cũng là một loại chứng từ kế toán. Phòng kế toán thực hiện việc mở L/C với ngân hàng mở sẽ phù hợp hơn, nhanh chóng hơn, ít hoặc không ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng vì chủ động cân đối nguồn tiền để ký quỹ khi cần thiết. - Về luân chuyển chứng từ nội bộ: Có sự trùng lặp, chồng chéo giữa phòng kinh doanh XNK và phòng kế toán. Trên cùng loại chứng từ kế toán xuất- nhập khẩu hàng hóa, phòng kinh doanh lưu trữ bản gốc (do yêu cầu của lãnh đạo phòng), phòng kế toán cũng lưu, bên cạnh các chứng từ kế toán có liên quan đến thanh toán tiền hàng, bộ phận giao nhận lưu bản photo. 2.2.2 Công ty TNHH Vinh Nam: 2.2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ. ™ Chức năng: - Kinh doanh: Mua bán máy móc, nguyên liệu, vật tư, hóa chất (trừ hóa chất có tính độc hại mạnh), bách hóa, kim khí điện máy, hàng nhựa, quần áo may sẵn, vải sợi, điện tử, vật liệu xây dựng, sản phẩm cơ khí, vận tải. - Đại lý ký gửi hàng hóa. - Gia công lắp đặt dây truyền sản xuất công nghiệp. Gia công và chế tạo khuôn mẫu, Gia công các sản phẩm cơ khí - 42 / 101 - - Dịch vụ: Cho thuê thiết bị, nhà xưởng và văn phòng làm việc. Cung cấp các dịch vụ kỹ thuật: kiểm tra, thử nghiệm, sửa chữa, bảo hành, bảo trì thiết bị/ hệ thống máy móc, điện tự động, công nghệ phục vụ khai thác và chế biến sản phẩm dầu khí, hóa chất. Giao nhận hàng hoá trong nước và xuất nhập khẩu. - Sản xuất, lắp đặt, vận hành: dây chuyền sản xuất công nghiệp; thiết bị điện, tự động hóa; thiết bị/ hệ thống điều khiển môđun công nghệ phục vụ khai thác và chế biến sản phẩm dầu khí, hóa chất và các sản phẩm cơ khí. Sản xuất, gia công phần mềm tích hợp hệ thống, phần mềm điều khiển công nghệ. ™ Nhiệm vụ: - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty nhằm bảo toàn và phát triển vốn. - Chăm sóc đời sống vật chất tinh thần, bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn, khoa học kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên. - Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế của Nhà Nước. Báo cáo trung thực kết quả hoạt động kinh danh theo chế độ thống kê nhà nước quy định. 2.2.2.2 Thị trường xuất-nhập-khẩu: ™ Thị trường xuất khẩu: Gồm thị trường ở các nước: Nga. Mỹ, Singapore, Khối ASEAN, Châu Aâu. ™ Thị trường nhập khẩu: Gồm thị trường ở các nước: Nga, Singapore, Đức, Khối ASEAN. - 43 / 101 - 2.2.2.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập khẩu hàng hóa. 2.2.2.3.1 Công tác lập chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu: ™ Nhập khẩu trực tiếp: - Bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa: (1) Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa; (2) Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá của lô hàng nhập khẩu; (3) Tờ khai hàng hóa nhập khẩu theo mẫu HQ 2002-NK; (4) Phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu kèm tờ khai gốc; (5) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); (6) Phiếu đóng gói (Packing list); (7) Vận đơn đường hàng không, đường biển. Xem phụ lục đính kèm (31) ™ Chứng từ thanh toán tiền hàng nhập khẩu: - Chứng từ thanh toán theo phương thức TT 100% befor shipment: + Giấy đề nghị thanh toán tiền hàng nhập khẩu (Payment Request); + Hợp đồng thương mại nhập khẩu; + Hợp đồng mua bán ngoại tệ theo mẩu của Ngân hàng; + Lệnh chuyển tiền (Payment Order) theo mẫu của Ngân hàng; + Chứng từ chuyển tiền thanh toán cho khách hàng nước ngoài của Ngân hàng. - Chứng từ thanh toán theo phương thức TT 100% after shipment: Ngoài các loại chứng từ nêu trên, Công ty còn phải xuất trình thêm các chứng từ nhập khẩu, gồm: + Tờ khai hàng hóa nhập khẩu; + Phụ lục tờ khai hàng nhập khẩu kèm theo tờ khai hàng hóa nhập khẩu. - 44 / 101 - + Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá của số tiền thuế trên tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu; + Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); + Phiếu đóng gói (Packing list); + Vận đơn đường hàng không (Airway Bill); Xem phụ lục đính kèm ™ Hàng hóa nhập khẩu trả lại: - Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa ban đầu: + Tờ khai hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu phi mậu dịch số 2997/XCQ-PMD ngày 10/9/2004; + Hóa đơn thương mại xuất khẩu; + Packing list; +Vận đơn đường biển (B/L). Xem phụ lục đính kèm ™ Tái nhập hàng hóa nhập khẩu trả lại: - Bộ chứng từ tái nhập khẩu hàng hóa trả lại: + Tờ khai hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu phi mậu dịch số 166/CQN-PMD ngày 29/9/2004; + Hóa đơn thương mại xuất khẩu; + Packing list; +Vận đơn đường biển (B/L); + Lệnh giao hàng. Xem phụ lục đính kèm 2.2.2.3.2 Luân chuyển chứng từ kế toán: - Hợp đồng kinh tế do phòng Thưong mại lập, chuyển giao phòng kế toán 01 (một) bản gốc và phòng Giao nhận (Logistic Department) 01 (một) bản gốc; - 45 / 101 - - Bộ chứng từ xuất khẩu do phòng kế toán lập với các loại chứng từ, số liên như qui định trong hợp đồng hoặc L/C và luân chuyển: + Phòng Thương mại để chuyển giao cho khách hàng, nhà nhập khẩu để đòi tiền. + Phòng giao nhận hàng xuất-nhập khẩu để làm thủ tục khai hải quan, giao nhận hàng ra cảng đi, thông báo cho khách hàng về tình hình giao hàng cho khách. + Ngân hàng để yêu cầu thu tiền hàng (nếu thanh toán bằng L/C). - Bộ chứng từ nhập khẩu phòng kế toán nhận từ phòng giao nhận (Logictic Department) để lập phiếu nhập kho và theo dõi thanh toán tiền hàng nhập khẩu khi đến hạn. Chứng từ nhập kho hàng nhập khẩu được luân chuyển qua các bộ phận: + Phòng kế toán (nhân viên kế toán vật tư, hàng hóa); + Thủ kho; + Phòng thương mại; + Phòng giao nhận; + Ngân hàng để thanh toán tiền mua hàng nhập khẩu (nếu thanh toán bằng TT, D/P, D/A) khi đến hạn. 2.2.2.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập khẩu tại công ty. Hoạt động chính của công ty thiên về ngành kỹ thuật. Ban giám đốc công ty chưa nhận ra vai trò tham mưu, chức năng, nhiệm vụ quan trọng của phòng kế toán. Việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán chưa được qui định cụ thể, rõ ràng nên đã xẩy ra sai sót như: - Hợp đồng kinh tế: Phòng kinh doanh soạn thảo, cho mã, số hợp đồng nhưng không luân chuyển ngay cho các phòng chức năng. Khi phát sinh công việc, các phòng chức năng mới yêu cầu cung cấp. Chẳng hạn, phòng Logictic - 46 / 101 - mượn hợp đồng để làm thủ tục khai báo hải quan. phòng kế toán yêu cầu chuyển hợp đồng để lập chứng từ thanh toán trình ngân hàng, theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng và lưu tại phòng kế toán. - Lập Chứng từ xuất-nhập khẩu hàng hoá: Bộ chứng từ có khi do phòng thương mại lập, có khi do phòng Logictic lập. Thủ kho lập phiếu xuất-nhập kho tạm theo thực tế phát sinh. Phòng kế toán khi tiếp nhận bộ chứng từ phát sinh do phòng Logictic chuyển và phiếu xuất-nhập kho tạm do thủ kho chuyển giao mới phát hành phiếu nhập-xuất kho chính thức, hoá đơn GTGT hoặc thanh toán tiền hàng khi đến hạn hoặc thực hiện trả tiền theo yêu cầu của phòng thương mại. - Do nắm bắt các qui định của cơ quan chức năng như Hải quan, thuế… không kịp thời, mối liên kết nội bộ không chặt chẽ dẫn đến công ty bị thiệt hại khi thực hiện việc xuất trả hàng đã nhập và tái nhập lại hàng này và đã bị đánh thuế nhập khẩu 2 lần trên cùng một lô hàng nhập khẩu. - Trách nhiệm lập và luân chuyển chứng từ trong nội bộ công ty chưa được qui định hoặc cụ thể khi giao nhiệm vụ cho các phòng chức năng. - Trình độ nghiệp vụ chuyên môn hoá khâu lập chứng từ chưa được quan tâm đúng mức nên không tránh khỏi tình trạng bê trể, làm chậm tiến độ thanh toán tiền hàng hoặc thu hồi nợ tiền hàng. Đến nay, tuy công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán của công ty đã được cải tiến nhiều thông qua các qui trình, qui định nội bộ, nhưng vẫn còn xẫy ra tình trạng nghiệp vụ phát sinh trước, chứng từ mới được phòng kế toán lập và luân chuyển sau. 2.2.3 Công ty kinh doanh Thủy hải sản (A. P. T. Co). o Tên công ty: Công ty kinh doanh Thủy hải sản o Tên tiếng Anh: Aquatic Products Trading Company o Tên giao dịch: A. P. T. Co. - 47 / 101 - o Trụ sở chính: Lô 4-6-8 Đường 1A, Khu Công nghiệp Tân Tạo. Quận tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh. 2.2.3.1 Chức năng và nhiệm vụ: - Chức năng: + Kinh doanh các loại hàng Thủy hải sản tươi sống và chế biến. + Sản xuất và kinh doanh nước mắm, nước chấm. + Nuôi và khai thác cá nước ngọt. + Chế biến các loại thức ăn gia súc. Gia cầm, cá và tôm. + Cung ứng các mặt hàng Thủy hải sản đông lạnh phục vụ sản xuất, tiêu thụ nội địa và xuất khẩu trực tiếp. + Sản xuất kem lạnh, nước đá khô phục vụ cho tiêu dùng và xuất khẩu. + Cung cấp dịch vụ ủy thác xuất-nhập khẩu. Ngoài ra, do nhu cầu sản xuất kinh doanh cần có sự trao đổi hàng hóa với hình thức thanh toán nhanh, Công ty còn mua-bán thêm các mặt hàng kim khí điền máy, vật tư Nông-Ngư nghiệp, Công nghiệp, nhiên liệu nhằm phục vụ sản xuất và tiêu dùng. - Nhiệm vụ: + Căn cứ các chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước và tình hình cụ thể của thị trường, Công ty chủ động xác định các chỉ tiêu kế hoạch và định hướng phát triển sản xuất kinh doanh của đơn vị trình cơ quan chủ quản xét duyệt. + Triển khai và thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra. + Phân tích, đánh giá và báo cáo việc thực hiện kế hoạch trước đơn vị và cấp trên. 2.2.3.2 Thị trường xuất-nhập-khẩu: - Về Xuất khẩu: Thị trường xuất khẩu lớn nhất của công ty là Nhật Bản, Hồng Kông, Trung quốc, Mỹ, Úùc và một số nước Đông âu. - 48 / 101 - - Về Nhập khẩu: Ngoại trừ việc nhập máy móc, thiết bị, nguyên liệu nhập khẩu phục vụ cho sản xuất chủ yếu là để xuất khẩu. Do đó, thị trường nhập khẩu nguyên liệu đa số là từ thị trường Nhật Bản. 2.2.3.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập- khẩu hàng hóa. 2.2.3.3.1 Công tác lập chứng từ thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu. ™ Xuất khẩu trực tiếp: Bộ chứng từ xuất khẩu: (1) Hợp đồng thương mại (Commercial Contract); (2) Tờ khai hàng hóa xuất khẩu; (3) Bảng chi tiết kèm theo tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Mẫu HQ 2002-XK); (4) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); (5) Phiếu đóng gói (Packing list); (6) Vận đơn đường biển (B/L: Bill of Lading); (7) C/Hoặc; (8) Các giấy chứng nhận có liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa Thủy hải sản. Xem phụ lục số: (32) ™ Ủy thác xuất khẩu: (1) Hợp đồng ủy thác xuất khẩu; (2) Hợp đồng thương mại; (3) Bộ chứng từ ủy thác xuất khẩu: Gồm các loại chứng từ giống như trường hợp của Công ty FIDECO vì cũng xuất khẩu mặt hàng Thủy hải sản; (4) Bộ chứng từ xuất khẩu: Gồm các loại chứng từ giống như của FIDECO. - 49 / 101 - Ghi chú: Các chứng từ thuộc bộ chứng từ xuất khẩu của A. P. T. Co gần như giống các chứng từ thuộc bộ chứng từ xuất khẩu của FIDECO vì cùng là xuất khẩu ngành hàng Thủy hải sản. Xem phụ lục số: (32) ™ Hàng xuất khẩu bị trả lại: Bộ chứng từ nhập khẩu lô hàng xuất khẩu bị trả lại: (1) Thư thông báo trả lại hàng của nhà nhập khẩu vì sản phẩm có nhãn sai về thông tin dinh dưỡng; (2) Văn bản do A. P. T. Co lập gởi lãnh đạo Hải quan cảng Sài gòn và Đội kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu về việc xin nhập hàng xuất khẩu bị trả về; (3) Tờ khai hàng hóa nhập khẩu theo mẫu của cơ quan hải quan; (4) Văn bản do A. P. T. Co lập gởi lãnh đạo Hải quan Khu vực I và Đội kiểm tra thu thuế xuất nhập khẩu về việc xin miễn thuế nhập khẩu và thuế GTGT cho lô hàng xuất khẩu bị trả về; (5) Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá của hải quan về số tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT của lô hàng xuất khẩu bị trả về; (6) Giấy tạm giải tỏa cưỡng chế của Chi cục HQCK cảng SG-KVI về việc không cưởng chế thủ tục XNK hàng hóa đối với số tiền nợ thuế của thông báo nêu trên; (7) Quyết định của Chi cục trưởng HQCK CSG/KVI-CL gởi A. P. T. Co, Cục HQTP. HCM, Cục Thuế TP. HCM về việc không thu thuế đối với hàng hóa xuất khẩu phải nhập khẩu trở lại để tái chế và đã tái xuất khẩu; (8) Vận đơn đường biển (B/L) làm căn cứ nhận hàng; (9) Lệnh giao hàng cho A. P. T. Co; (10) Bộ chứng từ nhập khẩu hàng xuất khẩu bị trả lại. Xem phụ lục số: (32) - 50 / 101 - ™ Tái xuất khẩu của hàng xuất khẩu bị trả lại: Bộ chứng từ tái xuất khẩu: (1) Tờ khai hàng hóa xuất khẩu, trong đó có ghi chú: Hàng xuất trả theo tờ khai hải quan nhập khẩu số:… (2) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); (3) Phiếu đóng gói (Packing list); (4) Vận đơn đường biển (B/L); (5) Bộ chứng từ tái xuất khẩu của lô hàng đã xuất khẩu bị trả lại. Xem phụ lục số: (32) 2.2.3.3.2 Công tác luân chuyển chứng từ kế toán: - Đối với chứng từ luân chuyển nội bộ, ở công ty có hai trường hợp: (a) Luân chuyển giữa các phòng chức năng thuộc khối văn phòng công ty: Chứng từ xuất-nhập khẩu đều do Phòng xuất-nhập khẩu lập, chuyển phòng kế toán bản chính để lưu và theo dõi thanh toán tiền hàng. Trong công tác lập chứng từ nếu phát sinh loại chứng từ mới ngoài các chứng từ phổ biến thường bị sai sót vì không am hiểu các qui định của chế độ chứng từ, phải chỉnh sửa nên ảnh hưởng đến tiến độ trình bộ chứng từ ngân hàng thanh toán. (b) Luân chuyển chứng từ giữa các Xí nghiệp trực thuộc với văn phòng công ty: Công ty có nhiều cơ sở trực thuộc, tổ chức công tác kế toán theo hình thức phân tán nên tại văn phòng công ty không có những chứng từ ban đầu về hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc. Mỗi đơn vị tự tổ chức bộ phận lập chứng từ xuất khẩu, lưu trữ chứng từ tại cơ sở. Văn phòng công ty tiếp nhận các báo cáo hàng tháng của cơ sở, làm căn cứ để lập báo cáo tổng hợp và ghi sổ kế toán nên phần nào ảnh hưởng đến việc hoàn thuế GTGT, quyết toán thuế, kiểm tra, thanh tra của toàn công ty. -Đối với chứng từ trình ngân hàng để thanh toán: - 51 / 101 - Tương ứng với cách tổ chức lập chứng từ kế toán thanh toán hàng hoá xuất-nhập khẩu nêu trên, cũng có 2 (hai) trường hợp đối với việc trình chứng từ Ngân hàng thanh toán: (a) Phòng xuất-nhập khẩu C