Đề tài Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh Hioda Motors

y mới thành lập và hoạt động tại Việt Nam được 5 năm nên kết quả đạt được mới dừng lại ở những bước ban đầu. Trên thị trường xe máy hiện nay đã tồn tại nhiều hãng sản xuất nổi tiếng như Honda Việt Nam, Suzuki, Yamaha... cũng như sự bùng nổ của lượng xe máy sản xuất tại Trung Quốc nhập khẩu hoặc lắp ráp tại Việt Nam với chất lượng không cao và giá thành rất rẻ. Vì thế, Hioda Motors gặp rất nhiều khó khăn trong thời kì đầu tạo lập vị thế trên thị trường. Hioda Motors đang phấn đấu để giảm giá thành sản phẩm để tăng sức cạnh tranh, tăng doanh thu cho công ty. Đứng trước mục tiêu này, công ty vẫn không quên tôn chỉ là giữ vững chất lượng sản phẩm mang nhãn hiệu Hioda Motors. Có như vậy, thương hiệu của Hioda Motors mới có thể được người tiêu dùng nhớ đến giữa một lượng lớn các hãng sản xuất xe máy như hiện nay. Dù chưa có nhiều thành tựu nổi bật nhưng công ty đã tồn tại được trên thị trường với những tín hiệu phát triển đáng mừng. Trong năm 2004, với sự thay đổi vốn pháp định và vốn đầu tư theo giấy phép đầu tư điều chỉnh, vốn pháp định của công ty đã lên tới 10 triệu Đô la Mỹ bao gồm: 1. Tập đoàn máy cơ khí và nông nghiệp Việt Nam (30%) Quyền sử dụng đất: Lợi nhuận giữ lại: 1,900,000 Đô la Mỹ 1,100,000 Đô la Mỹ 2. Công ty trách nhiệm hữu hạn Hioda Motors (42%) Tiền mặt: Lợi nhuận giữ lại: 2,660,000 Đô la Mỹ 1,540,000 Đô la Mỹ 3. Công ty xe máy Đông Tây (28%) Tiền mặt: Lợi nhuận giữ lại: 1,773,000 Đô la Mỹ 1,026,000 Đô la Mỹ Trong quý III của năm 2002, Hioda Motors đã thực hiện xây dựng dây chuyền sản xuất thuộc dự án nội địa hoá nhằm giảm chi phí sản xuất xe máy, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường cho công ty. Dây chuyền này đã được hoàn thành và đưa vào hoạt động từ quý II của năm 2003. Từ đây, Hioda Motors không còn phải nhập khẩu một số linh kiện xe máy từ Công ty xe máy Đông Tây nữa. Ngoài ra, cũng vào cuối năm 2003, đầu năm 2004, Hioda Motors đã đầu tư thêm 1,5 triệu Đô la Mỹ tăng vốn cổ phần của mình lên 30% tại Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam. Đây là công ty mới được thành lập vào tháng 12 năm 2002 với hoạt động chủ yếu là cung cấp phụ tùng cho Hioda Motors Việt Nam. Hioda Motors hi vọng sẽ tăng tỉ lệ nội địa hoá cho xe máy và phụ tùng xe máy từ 40% hiện nay lên 54% với nỗ lực giảm chi phí và giá thành sản phẩm. 2.1.2. Đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Hioda Motors 2.1.2.1. Đặc điểm chung Hioda Motors được thành lập trong bối cảnh ngành công nghiệp sản xuất xe máy Việt Nam đã có sự phát triển ngày càng cao. Vì thế, công ty phải không ngừng cải tiến quy trình sản xuất, tìm các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm giá thành sản phẩm để có thể đứng vững trên thị trường biến động và cạnh tranh không ngừng. Hiện nay thị trường, sản phẩm dịch vụ, khách hàng của Hioda Motors có một số đặc điểm cơ bản là: Về thị trường: Thị trường hiện nay của Hioda Motors là người tiêu dùng có thu nhập trung bình và khá. Công ty đang dần tạo lập thương hiệu của mình, tuy nhiên để có thể trở thành một trong những công ty hàng đầu về sản xuất xe máy tại Việt Nam còn cần thêm nhiều thời gian. Đồng thời, công ty cũng xuất khẩu các sản phẩm của mình ra một số nước, đặc biệt là những nơi có nhu cầu cao như khu vực Đông Nam á (như Philipin, Myanma, Lào...). Lượng sản phẩm xuất khẩu trong năm 2004 theo kế hoạch là 7.500 chiếc tương đương với khoảng 4 triệu Đô la Mỹ (năm 2003 là 5.200 chiếc tương đương với khoảng 2.8 triệu Đô la Mỹ). Các sản phẩm và dịch vụ: Sản phẩm chủ đạo của công ty là xe máy với hai dòng xe hướng tới đối tượng thanh niên trẻ là Rubi và Karla và gần đây là hai dòng cải tiến Rubi4U và Karla9. Đồng thời, phụ tùng xe máy thương hiệu Hioda Motors cũng được sản xuất và phân phối kèm hoặc độc lập với sản phẩm xe máy. Dịch vụ hậu mãi ưu đãi cho khách hàng bao gồm kiểm tra xe miễn phí (hai lần kiểm tra miễn phí cho 12.000 km đầu tiên hoặc cho một năm sử dụng) và bảo hành cho những hỏng hóc hoặc trục trặc về kĩ thuật (trong vòng hai năm kể từ khi mua). Khách hàng: Khách hàng chủ yếu của Hioda Motors là các đại lý ủy quyền của Hioda Motors. Các đại lý này phải trả tiền đầy đủ cho công ty trước khi công ty bán sản phẩm cho họ. Để có thể mua phụ tùng xe máy do Hioda Motors sản xuất, các đại lý phải đặt cọc một khoản tiền nhất định như sự đảm bảo cho việc chi trả. Điều này nhằm đảm bảo không có các khoản nợ nào có liên quan đến việc phân phối và tiêu thụ giữa hãng và các đại lý. Cho đến nay, Hioda Motors đã có khoảng 50 đại lý trên cả nước. Nhà cung cấp và các bên liên quan khác: Các nhà cung cấp chính bao gồm: Công ty xe máy Đông Tây (nhà đầu tư và cung cấp nguyên vật liệu thô - thành phần nhập khẩu); Công ty xe máy Hioda Motors Trung Quốc (cung cấp nguyên vật liệu thô nhập khẩu); Tập đoàn Hioda Motors (nhà đầu tư, hỗ trợ kĩ thuật); Các nhà cung cấp trong nước (cung cấp đầu vào trong nước, nguyên vật liệu và các dịch vụ có liên quan). Các ngân hàng giao dịch chủ yếu: ABN AMRO Bank (tiền gửi không kì hạn và mua Đô la Mỹ); Ngân hàng Tokyo Mitsubishi (hoạt động bán hàng và tiền gửi không kì hạn); Vietcombank (chi trả tiền mặt); Fuji Bank (mua Đô la Mỹ và Yên Nhật). 2.1.2.2. Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp Cơ sở lập các báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính được trình bày bằng Đô la Mỹ được lập theo luật pháp và các quy định về kế toán của Việt Nam. Mục đích của các báo cáo tài chính này nhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các luồng lưu chuyển tiền tệ theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán phổ biến tại Việt Nam. Các báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giá gốc. Công ty áp dụng nhất quán các chính sách kế toán trong năm và nhất quán với các chính sách kế toán áp dụng trong năm trước. Năm tài chính Năm tài chính của Hioda Motors bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 theo công văn phê duyệt số 643 TC/CĐKT ngày 17 tháng 1 năm 2003 của Bộ tài chính. Đơn vị tiền tệ dùng trong ghi sổ kế toán là Đô la Mỹ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho được phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời. Dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời được lập dựa vào đánh giá của Ban giám đốc về giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ đi các khoản chi phí liên quan ước tính để hoàn thành sản phẩm và cả chi phí bán hàng ước tính. Giá gốc được tính theo phương pháp nhập trước-xuất trước (FIFO) và bao gồm tất cả các chi phí liên quan phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung đã được phân bổ. 2.1.3. Các quy trình sản xuất - kinh doanh chủ yếu Các quy trình sản xuất kinh doanh chính Mô tả các quy trình và thành phần tương ứng trong báo cáo tài chính Hoạt động kinh doanh xe máy/marketing Quy trình kinh doanh xe máy/marketing bao gồm các hoạt động để đạt và giữ lượng hàng bán được cũng như bảo đảm giá bán sản phẩm tới người tiêu dùng cuối cùng được hoàn toàn kiểm soát. Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Chi phí bán hàng và marketing; Doanh thu từ hoạt động bán hàng; Tài khoản phải thu, bao gồm dự phòng các khoản phải thu khó đòi (nếu có), tạm ứng mua hàng từ các đại lý. Các dịch vụ bảo hành (Các dịch vụ chăm sóc khách hàng) Quy trình này bao gồm toàn bộ các hoạt động cần thiết để cung cấp các dịch vụ kiểm tra miễn phí (hai lần kiểm tra miễn phí cho 12.000 km đầu tiên hoặc cho một năm sử dụng) và các dịch vụ bảo hành cho những hư hỏng lớn (cho hai năm kể từ ngày bán hàng). Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Các chi phí bảo hành bao gồm kiểm tra miễn phí, bảo hành bán hàng và bảo đảm theo đường dây nóng; Tiền mặt; Các khoản phải trả. Mua/nhập khẩu nguyên vật liệu thô Quy trình này liên quan đến tất cả các hoạt động từ việc xác định nhu cầu hàng tồn kho thông qua các kế hoạch, đơn đặt hàng, giữ và biến động của hàng tồn kho và các khoản chi trả cho việc mua các loại hàng tồn kho. Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Hàng tồn kho (chủ yếu là nguyên vật liệu thô); Giá vốn hàng bán; Tiền mặt; Các khoản phải trả; Thuế nhập khẩu phải trả. Sản xuất xe máy Quy trình này liên quan đến toàn bộ các hoạt động từ việc xác định nhu cầu hàng tồn kho cần cho sản xuất tới việc bán hàng: kế hoạch sản xuất, biến động của hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu thô và thành phẩm và chi phí để sản xuất ra thành phẩm. Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Hàng tồn kho (bao gồm thành phẩm, nguyên vật liệu thô); Giá vốn hàng bán; Tiền mặt; Các khoản phải trả. Quy trình quản lý các nguồn lực Mô tả các quy trình và thành phần tương ứng trong báo cáo tài chính Bảo hành máy móc thiết bị và trang bị cho văn phòng Bảo hành máy móc thiết bị và trang bị cho văn phòng liên quan đến tất cả các hoạt động được yêu cầu để bảo đảm khả năng sản xuất của các động cơ máy móc, thiết bị và điều kiện làm việc tốt tại khu sản xuất đi kèm với những mục tiêu của kế hoạch chiến lược. Các thành phần trong báo cáo tài chính bao gồm: Máy móc và thiết bị, bao gồm cả khấu hao luỹ kế; Tài sản cố định vô hình, bao gồm cả khấu hao; Chi phí khấu hao TSCĐ hữu hình và vô hình; Chi phí sửa chữa và bảo hành; Tiền mặt và các khoản phải trả; Chênh lệch tăng giảm do thanh lý nhà máy và thiết bị. Quy trình quản trị nhân lực Quy trình này xác định các yêu cầu về nguồn nhân lực, phân tích thị trường cung cấp nguồn nhân lực, những lợi ích bổ sung, tuyển dụng, đào tạo và hướng dẫn. Quy trình này cũng liên kết yêu cầu về nguồn nhân lực với các hoạt động kế hoạch khác của tổ chức. Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Tiền công và tiền lương; Các loại thuế liên quan đến thu nhập của người lao động; Lợi ích của người lao động; Các chi phí trả trước liên quan đến tiền lương (dự phòng trợ cấp mất việc làm). Quy trình tài chính/kế toán Quy trình này liên quan đến hoạt động quản lý về kế toán, báo cáo tài chính và quản lý ngân quỹ. Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm: Các tài khoản tiết kiệm và đặt cọc cố định; Các số dư thuộc về nội bộ công ty; Tiền mặt; Các hợp đồng liên quan đến ngoại hối; Các chênh lệch do tỉ giá chuyển đổi có thể nhận biết và không nhận biết được. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy Để đảm bảo cho việc sản xuất được thực hiện một cách hiệu quả, Hioda Motors chủ trương thực hiện bộ máy quản lý gọn nhẹ và tổ chức theo kiểu trực tuyến. Đứng đầu là Giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc là hai Phó giám đốc, một Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, một Phó giám đốc phụ trách kinh doanh và hệ thống các phòng ban chức năng. Ban giám đốc lãnh đạo và lãnh đạo trực tiếp đến các phòng ban, các phân xưởng sản xuất. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất, các quy trình sản xuất với các tiêu chuẩn cụ thể và các định mức kinh tế kỹ thuật, các chế độ quản lý. Cụ thể : - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ nghiên cứu, quản lý việc sử dụng nguồn nhân lực của Công ty, lập ra các định mức lao động, theo dõi quá trình thực hiện các định mức và quỹ tiền lương của cán bộ công nhân viên, đồng thời giúp giám đốc quản lý về mặt hành chính, quản trị như quản lý hồ sơ của công ty, văn thư, bảo vệ, tiếp khách, hội nghị... Phòng tổ chức hành chính bao gồm hai bộ phận: bộ phận quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng và đào tạo và bộ phận chuyên trách các nhiệm vụ khác. - Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch sản xuất, chuẩn bị để giám đốc ký các hợp đồng kinh tế, giúp Giám đốc đề ra nhiệm vụ sản xuất cho từng phân xưởng tổ đội, theo dõi thực hiện các hợp đồng sản xuất, quản lý kế hoạch vật tư, phương tiện vận tải của công ty, đồng thời hỗ trợ cho Giám đốc lập ra các phương án sản xuất kinh doanh, vạch ra hướng đi đúng đắn cho sản xuất. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề về kỹ thuật và công nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, thiết kế chế tạo các loaị máy móc, thiết bị, phụ tùng, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng, quản lý mẫu mã các sản phẩm, thiết bị và phụ tùng do Công ty sản xuất. - Phòng tài chính - kế toán: Có nhiệm vụ tham gia tư vấn và giúp việc cho Giám đốc công ty trong lĩnh vực kế toán - tài chính. Ngoài ra phòng tài chính- kế toán còn có nhiệm vụ phân tích và tổng hợp lập quyết toán tài chính, báo cáo với giám đốc, với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như: Cục thuế, Công ty kiểm toán Nhà nước,... theo đúng chế độ quy định. Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng tổ chức- hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng tài chính - kế toán Sơ đồ 4: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Hioda Motors 2.1.5. Kết quả sản xuất kinh doanh Khi mới đi vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, Hioda Motors còn gặp nhiều khó khăn nên những năm đầu chưa thu được nhiều kết quả đáng kể. Tuy nhiên, thị trường Việt Nam là một thị trường tiềm năng với hơn 80 triệu dân và nhu cầu đi lại rất cao. Vì thế, hoạt động của công ty ngày càng phát triển. Cơ cấu nguồn vốn Tổng nguồn vốn của công ty tăng đều qua các năm. Cụ thể là năm 2002 đạt 40,716 triệu Đô la Mỹ, năm 2003 là 58,711 triệu Đô la Mỹ, và năm 2004 là 67,684 triệu Đô la Mỹ với tỉ lệ tăng tương ứng là 44,2% và 12,8%. Trong đó, cơ cấu nợ và vốn chủ sở hữu được thể hiện qua biểu đồ sau: 2002 2003 2004 Biểu đồ: Cơ cấu nợ/vốn chủ sở hữu của Hioda Motors Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Hioda Motors năm 2002, 2003, 2004 Qua biểu đồ ta thấy nợ và vốn chủ sở hữu tăng đều qua các năm. Tuy nhiên, vốn chủ sở hữu có tốc độ tăng nhanh hơn nợ nên tỉ trọng vốn chủ sở hữu trong tổng nguồn vốn ngày càng lớn hơn. Chỉ tiêu 2002 2003 2004 Hệ số nợ (nợ/tổng tài sản) 34% 29,8% 26,7% Tỉ suất tài trợ (VCSH/tổng nguồn vốn) 66% 70,2% 73,3% Tỉ số nợ/vốn chủ sở hữu 51,47% 42,5% 36,4% Các chỉ tiêu trên cho thấy khả năng tự bảo đảm cũng như mức độ độc lập về mặt tài chính của công ty ngày càng được củng cố. Hệ số nợ giảm đi cũng có nghĩa phần lớn tài sản mà doanh nghiệp hiện có đều được đầu tư bằng số vốn của mình. Điều này cũng có thể cho thấy chính sách huy động vốn của công ty chủ yếu là tìm kiếm nguồn lực nội bộ để giảm những rủi ro do sử dụng quá nhiều nợ có thể xảy ra trong thời kì đầu mới đi vào hoạt động. Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh của Hioda Motors trong ba năm liên tiếp là 2002, 2003, 2004 cho thấy công ty ngày càng làm ăn có lãi (tham khảo báo cáo kết quả kinh doanh đến ngày 31 tháng 12 của ba năm trên trong trang sau). Điều này cũng tương đương với việc vốn chủ sở hữu của công ty có tốc độ tăng nhanh hơn tốc độ tăng của nợ như đã trình bày ở trên. Lợi nhuận giữ lại của Hioda Motors tăng đều qua các năm: 2002 Đô la Mỹ 2003 Đô la Mỹ 2004 Đô la Mỹ Lợi nhuận giữ lại 15.859.492 29.146.778 32.342.803 Tỉ lệ lợi nhuận giữ lại/Vốn chủ sở hữu 59% 70,7% 65,2% Vì trong 5 năm đầu mới hoạt động, công ty không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và từ năm 2003 chỉ phải nộp thuế với tỉ lệ nhỏ là 5%. Đây là điều thuận lợi cho công ty trong việc tăng lượng vốn chủ sở hữu, đảm bảo an toàn trong kinh doanh. The notes set out on pages 7 to 9 form part of these finan Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Hioda Motors trong ba năm liên tiếp có thể thấy lợi nhuận của công ty tăng đều qua các năm. Tuy nhiên cũng có thể thấy một điều: tốc độ tăng của doanh thu vẫn thấp hơn tốc độ tăng của giá vốn hàng bán. Doanh nghiệp cần nắm bắt xu hướng này và tìm nguyên nhân cũng như biện pháp cải thiện vì đây là xu hướng có thể ảnh hưởng không tốt đến lợi nhuận lâu dài của công ty. Những thành tựu Mục tiêu đặt ra Thành tựu đạt được Từng bước đưa sản phẩm và thương hiệu đến người tiêu dùng và các đại lý Giới thiệu được các sản phẩm với nhiều mẫu mã đến các đối tượng khách hàng khác nhau (chủ yếu hướng tới khách hàng có thu nhập trung bình và khá). Khu vực tiêu thụ: lập được hơn 50 đại lý uỷ quyền bán hàng (chủ yếu ở khu vực miền Trung và miền Nam). Giá cả: Có thể cạnh tranh bởi sản xuất hướng tới mô hình tối ưu hóa và tăng tỉ lệ nội địa hoá. Tối đa hoá giá trị tài sản cho chủ sở hữu Thực hiện thành công chiến lược sản phẩm và bán hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận cho công ty. Chiến lược xúc tiến, khuyếch trương: Xây dựng được một hệ thống đại lý trên toàn quốc để quảng bá thương hiệu tại các địa phương và thực hiện các dịch vụ sau bán hàng (bảo hành và sửa chữa miễn phí). Tăng tỉ lệ nội địa hoá: Làm giảm chi phí sản xuất bằng việc tăng lượng nguyên vật liệu nội địa và sáp nhập dọc (như thôn tính nhà cung cấp) để sản xuất những thành phần tự động hoá quan trọng tại Việt Nam. Những hạn chế Bên cạnh những thành tựu đạt được, hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty còn gặp rất nhiều khó khăn. Hạn chế thuộc về bản thân công ty: quy mô còn nhỏ, sức cạnh tranh chưa cao, địa bàn hoạt động chưa thực sự rộng, giá cả còn chưa hợp lý so với phân đoạn thị trường mà công ty hướng tới... Ngoài ra, hạn chế còn do những yếu tố khách quan mang lại. Sau một số năm khuyến khích ngành công nghiệp xe máy phát triển, chính phủ Việt Nam không còn coi đây là ngành ưu tiên nữa (từ cuộc họp Quốc hội khoá X năm 2002). Hiện nay, trong khu vực nội thành của các thành phố lớn hầu như đã bị cấm đăng kí xe máy (đặc biệt là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh). Vì thế, phạm vi bán hàng của công ty cũng bị thu hẹp và phải hướng ra các quận huyện ngoại thành, vùng ven đô... Hioda Motors còn gặp khó khăn do sự lớn mạnh của những công ty sản xuất xe máy hàng đầu và sự xuất hiện ngày một tăng của các doanh nghiệp sản xuất xe máy Trung Quốc và Việt Nam. Dù vậy, do nhu cầu của người dân Việt Nam về xe máy vẫn dồi dào, sự phù hợp của xe máy với giao thông và thu nhập tại Việt Nam và thói quen tâm lý người tiêu dùng nên Hioda Motors vẫn có nhiều khả năng tồn tại và phát triển trong những năm tới. 2.2. Tình hình quản lý hàng tồn kho tại công ty Hioda Motors 2.2.1. Hàng tồn kho tại công ty Hioda Motors Hàng tồn kho là một thành phần khá quan trọng trong cơ cấu tổng tài sản của công ty. Hioda Motors là doanh nghiệp sản xuất trong ngành công nghiệp xe máy nên cơ cấu hàng tồn kho bao gồm hầu hết những hạng mục quan trọng nhất của hàng tồn kho. Sau đây là bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại doanh nghiệp qua ba năm tài chính kế tiếp nhau. Chỉ tiêu Nguồn: Bảng cân đối kế toán ngày 31 tháng 12 năm 2002, 2003, 2004 công ty Hioda Motors 2002 (USD) 2003 (USD) 2004 (USD) Tổng tài sản 40.715.917 58.710.518 67.683.606 Hàng tồn kho 9.502.133 9.157.940 7.388.351 Tỉ lệ hàng tồn kho trên tổng tài sản 23,34% 15,60% 10,92% Các thành phần của hàng tồn kho Hàng mua đang đi trên đường 2.006.075 2.015.023 1.989.950 Nguyên liệu vật liệu tồn kho 4.668.978 5.001.252 4.026.047 Công cụ dụng cụ tồn kho 321.301 314.389 537.829 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 328.386 270.376 606.464 Thành phẩm tồn kho 2.164.000 1.462.000 315.000 Phụ tùng để bán 185.450 367.357 317.550 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (172.056) (272.457) (404.488) Nhìn một cách tổng thể, hàng tồn kho của Hioda Motors có xu hướng chiếm tỉ trọng trên tổng tài sản nhỏ dần qua các năm. Đây là một xu thế tất yếu kể từ khi Hioda Motors đóng góp thêm cổ phần vào Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam để chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Tuy nhiên, đối với từng thành phần hàng tồn kho ta cũng cần tìm hiểu thực tiễn tại công ty để có những đánh giá về hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại đây. 2.2.1.1. Nguyên vật liệu tồn kho Nguyên vật liệu tồn kho của Công ty được chia ra làm ba loại chủ yếu: Nguyên vật liệu nhập khẩu; Nguyên vật liệu nội địa; Sơn, nhựa, dầu động cơ, dầu phanh. Nguyên vật liệu nhập khẩu Giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu sử dụng cho sản xuất được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) và bao gồm giá mua và thuế nhập khẩu. Thành phần nguyên vật liệu nhập khẩu chủ yếu thuộc về các bộ phận của động cơ xe máy (5 chi tiết động cơ cho dòng xe Buddy và 6 chi tiết động cơ cho dòng xe Karla), khung xe, xích líp thuộc bộ chuyền động, công tơ mét, màng lọc dầu, hệ thống bơm dẫn dầu, đĩa phanh, bộ phận khởi động, mạch tích phân (IC). Hầu hết, loại nguyên vật liệu này được nhập theo bộ (lô) và số lượng có xu hướng giảm dần qua các năm do chủ trương nội địa hoá các loại nguyên vật liệu của công ty. Ngoài ra, nguyên vật liệu nhập khẩu còn bao gồm một số nguyên vật liệu nhập riêng lẻ như hộp R, hộp L, vỏ R, vỏ L, xi lanh, vỏ xi lanh, đầu bọc xi lanh, ống dây các loại,... Tuy nhiên, nguyên vật liệu loại này không chiếm nhiều trong tỉ trọng nguyên vật liệu nhập khẩu. Trong năm, thông thường công ty nhập hàng theo tháng. Lượng nguyên vật liệu nhập khẩu có thể không bằng nhau giữa các lô hàng. Nguyên nhân là do công ty nhập hàng dựa trên kế hoạch sản xuất của mình. Nguyên vật liệu nhập khẩu sau khi đến cảng Hải Phòng có thể được vận chuyển về kho của nhà máy ngay hoặc để lại tại kho ở cảng tuỳ theo tình hình. Công ty sẽ phải trả tiền lưu kho tại đây. Tháng Giá trị các lần nhập khẩu NVL VND’000 Giá trị NVL nhập khẩu đưa vào sản xuất VND’000 Chênh lệch VND’000 T1 1.452.000 505.100 (946.900) T2 1.462.000 1.134.600 (327.400) T3 1.065.800 1.364.000 298.200 T4 1.648.900 2.058.000 409.100 T5 1.978.700 2.212.450 233.750 T6 2.473.400 2.770.100 296.700 T7 2.226.100 2.440.900 214.800 T8 1.484.000 1.526.200 42.200 T9 1.813.800 2.060.900 247.100 T10 1.625.000 1.740.600 115.600 T11 987.000 1.364.900 377.900 T12 1.267.300 1.096.300 (171.000) Tổng 19.484.000 20.274.050 790.050 Bảng 1: Tình hình nhập khẩu nguyên vật liệu của Hioda Motors năm 2004 Nguồn: Báo cáo chi tiết hàng tồn kho tại Hioda Motors năm 2004 Giá trị các lần nhập khẩu nguyên vật liệu đã tính đến cả nguyên vật liệu nhập khẩu theo lô và nguyên vật liệu nhập khẩu không theo lô. Để thấy rõ được sự biến động, ta xem xét biểu đồ sau: VND’000 Biểu đồ 2: Nguyên vật liệu nhập khẩu năm 2004 0- 500.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 2.500.000 3.000.000 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Tháng Nguyên vật liệu nhập khẩu Giá trị nguyên vật liệu đưa vào sản xuất Biểu đồ trên đã thể hiện lượng nguyên vật liệu mà công ty nhập khẩu theo từng tháng và giá trị đă đưa vào sản xuất trong tháng đó. Có thể thấy rằng, gần như toàn bộ các tháng trong năm, lượng giá trị đưa vào sản xuất cao hơn lượng hàng đặt mua. Có hai cách lý giải cho điều này: 1- Lượng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho của năm ngoái sẽ bù đắp được phần nào nhu cầu gối đầu của năm nay nên công ty chỉ đặt hàng vừa đủ, không để tình trạng tồn kho quá lâu, ứ đọng vốn và làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu; 2- Chi phí để mua loại nguyên vật liệu này không rẻ và bao gồm cả phí hải quan và các loại dịch vụ có liên quan. Vì thế, xu hướng của công ty là giảm lượng nguyên vật liệu nhập khẩu và tăng cường sử dụng đầu vào nội địa. Điều kiện thuận lợi ở đây là nhà cung cấp chính là công ty xe máy Đông Tây, thành viên góp vốn của công ty. Mối quan hệ nhà sản xuất - nhà cung cấp vì thế càng gắn bó. Tuy nhiên, chênh lệch giữa giá trị các lô hàng nhập khẩu hàng tháng và nhu cầu sản xuất thực tế không lớn, có nghĩa là lượng nguyên vật liệu tồn kho an toàn (dự phòng) luôn ở mức thấp. Theo một khía cạnh nào đó, điều này có thể dẫn đến sự thiếu hụt nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho và ảnh hưởng không tốt đến hoạt động sản xuất – kinh doanh khi Công ty xe máy Đông Tây không thể đảm bảo cung cấp đủ và kịp thời lượng hàng yêu cầu. Nguyên vật liệu mua trong nước Hioda Motors đã có mối quan hệ chặt chẽ với những nhà cung cấp chính như Công ty sản xuất thiết bị Machiniri Việt Nam (cung cấp các loại khớp nối, ốc vít, đèn xe, gương xe...), Công ty cao su Super (cung cấp bánh xe, đệm xe máy theo yêu cầu mẫu mã của Hioda Motors), Công ty TNHH Quảng Đông (cung cấp các bộ phận bằng plastic lớn như yếm, vỏ máy...), Công ty Cella Break Việt Nam (các bộ phận về tay phanh, dây phanh, phanh đĩa...), Công ty TNHH TNC và rất nhiều nhà cung cấp lớn nhỏ khác. Sau 7 năm hoạt động tại Việt Nam, công ty đã tạo lập được rất nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp. Vì thế, hoạt động sản xuất luôn được đáp ứng đủ và kịp thời lượng nguyên vật liệu trong nước. Hiện nay, tỉ lệ nội địa hoá của Buddy và Karla đều đã được tăng lên. Đây chính là điều kiện thuận lợi để giảm chi phí sản xuất. Dòng xe – kí hiệu Tỉ lệ nội địa hoá Buddy – BDP 53% Karla – KLP 54% Buddy4U – BFP 52% Karla 9 - KNP 54% Phương pháp xác định giá trị nguyên vật liệu mua trong nước Giá trị của nguyên vật liệu mua trong nước được xác định dựa trên những giá mua thực tế gần nhất. Vì vậy, giá trị của nguyên vật liệu nội địa tồn kho thường được xác định cao hơn tổng giá trị thực tế. Cứ 6 tháng một lần, sau khi kiểm kê hàng tồn kho, công ty lại điều chỉnh sự chênh lệch giữa giá trị thực tế tồn kho tính bằng lượng nguyên vật liệu tồn kho nhân với những giá mua gần nhất và giá trị trên sổ cái. Chênh lệc