Đề tài Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng và Nhà nước với việc tăng cường quản lý tài chính tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Đông Á

sổ kế toán kiểu rời dùng để hệ thống hóa chứng từ ban đầu theo các loại nghiệp vụ kinh tế. Thực chất là định khoản nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ gốc để tạo điều kiện cho việc ghi sổ cái. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. - Sổ cái: Dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái. Căn cứ duy nhất để ghi vào sổ cái là các chứng từ ghi sổ đã được đăng ký qua sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý. Quan hệ cân đối: Tổng số tiền trên Tổng số phát sinh bên Nợ “Sổ đăng ký = (hoặc bên Có) của tất cả CTGS” các tài khoản - Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết : Dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ v.v…) Sổ quỹ chứng từ gốc Thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng kí CTGS chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết bảng cân đối tk báo cáo kế toán 4- Hình thức nhật ký chứng từ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lầnhoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gổc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ. Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bang tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo Tài chính. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính IV- Phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. 1- Phân tích tình hình thanh toán. Để biết thực trạng tài chính của doanh nghiệp phải xem xét khả năng thanh toán và tình hình công nợ của doanh nghiệp. Nếu tình hình tài chính tốt thì có khả năng thanh toán nhanh, ít bị chiếm dụng vốn. Doanh nghiệp có sự chủ động đối với nguồn vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh thuận lợi. Trong thực tế, luôn tồn tại tình trạng doanh nghệp vừa chiếm dụng vốn của người khác vừa bị chiếm dụng vốn, điều này xuất phát từ phương thức thanh toán trả chậm đã được các bên thoả thuận khi mua bán vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên, nếu phần vốn đi chiếm dụng nhiều hơn số bị chiếm dụng thì doanh nghiệp có thêm nguồn vốn lưu động để sản xuất kinh doanh, ngược lại nếu phần bị chiếm dụng nhiều hơn thì vốn lưu động sẽ bị giảm dẫn tới làm giảm hiệu quả kinh doanh. Phân tích khả năng thanh toán sẽ cho biết tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua việc đánh gía, so sánh các chỉ tiêu sau : ( 1 ) Hệ số thanh toán hiện hành. Hệ số thanh toán hiện hành = Tổng tài sản lưu động Nợ ngắn hạn Hệ số này cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh. Hệ số này càng cao thì khả năng thanh toán nợ càng lớn. Thông thường hệ số này lớn hơn hoặc bằng 1 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán nợ ngắn hạn và tình hình tài chính là bình thường hay khả quan. (2) Hệ số thanh toán nhanh Hệ số thanh toán nhanh = Vốn bằng tiền Nợ ngắn hạn Nếu hệ số thanh toán nhanh của doanh nghiệp lớn hơn hoặc bằng 0, 5 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán, tình hình tài chính khả quan, nếu nhỏ hơn 0, 5 thì doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thanh toán. Mặc dù vậy, nếu hệ số này quá cao thì cũng không tốt vì vốn bằng tiền quá nhiều dẫn tới hiệu quả sử dụng vốn giảm. (3 ) Hệ số thanh toán của vốn lưu động. Hệ số thanh toán của vốn lưu động = Vốn bằng tiền Tổng tài sản lưu động Chỉ tiêu này phản ánh khả năng chuyển đổi thành tiền của tài sản lưu động. Thực tế cho thấy nếu chỉ tiêu này lớn hơn 0, 5 hoặc nhỏ hơn 0, 1 đều không tốt vì nếu lớn hơn 0, 5 thì gây ứ đọng vốn, còn nếu nhỏ hơn 0, 1 thì thiếu tiền để thanh toán. Bên cạnh các chỉ tiêu về khả năng thanh toán, cần phải xem xét các chỉ tiêu sau : - Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả (hoặc tỷ lệ các khoản phải trả so với các khoản phải thu). Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả = Tổng số nợ phải thu x 100% Tổng số nợ phải trả Tỷ lệ này càng lớn thì chứng tỏ đơn vị bị chiếm dụng vốn càng nhiều và ngược lại. Nếu tỷ lệ này lớn hơn 100% chứng tỏ doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và nếu nhỏ hơn 100% thì doanh nghiệp đang đi chiếm dụng vốn. - Số vòng quay các khoản phải thu. Số vòng quay các khoản phải thu = Tổng số tiền hàng bán chịu trong kỳ Nợ phải thu bình quân Chỉ tiêu này thể hiện tốc độ chu chuyển các khoản phải thu thành tiền, số vòng quay càng lớn chứng tỏ doanh nghiệp có thể thu hồi nhanh các khoản nợ. Tuy nhiên, nếu chỉ số này quá cao nghĩa là điều kiện thanh toán quá chặt chẽ, chủ yếu thu bằng tiền mặt, ít trả chậm, điều này có thể làm hạn chế khối lượng hàng hoá tiêu thụ. - Thời gian một vòng quay các khoản phải thu. Thời gian một vòng quay các khoản phải thu = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay các khoản phải thu Chỉ tiêu này cho biết để quay được một vòng các khoản phải thu mất mấy ngày. Thời gian càng lớn thì tốc độ quay càng chậm. - Số vòng quay các khoản phải trả. Số vòng quay các khoản phải trả = Tổng số tiền hàng mua chịu trong kỳ Nợ phải trả bình quân Chỉ tiêu này phản ánh tốc độ thanh toán các khoản phải trả. Chỉ tiêu này càng lớn thì doanh nghiệp phải thanh toán tiền hàng mua càng nhanh, có nghĩa là chỉ tiêu này càng lớn doanh nghiệp càng không có lợi. - Thời gian một vòng quay các khoản phải trả. Thời gian một vòng quay các khoản phải trả = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay các khoản phải trả Chỉ tiêu này cho biết để quay được một vòng, các khoản phải trả phải mất mấy ngày. Để đánh giá khả năng thanh toán cần xem xét sự biến động về cơ cấu các khoản phải thu, phải trả và so sánh số đầu kỳ với số cuối kỳ thông qua việc lập bảng phân tích các khoản phải thu, phải trả. Bảng phân tích các khoản phải thu, phải trả. Chỉ tiêu Số đầu kỳ Số cuối kỳ Cuối kỳ so với đầu kỳ Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Chênh lệch Tỷ lệ I- Các khoản phải thu 1. Phảithu khách hàng 2. Trả trước cho người bán 3. VAT được khấu trừ 4. Phải thu nội bộ 5. Phải thu khác II- Các khoản phải trả 1. Phải trả cho người bán 2. Người mua trả tiền trước 3. Thuế &các khoản phải Nộp nhà nước 4. Phải trả công nhân viên 5. Phải trả nội bộ 6. Phải trả phải nộp khác Tuy nhiên, để có nhận xét sát thực về tình hình thanh toán của doanh nghiệp cũng cần phải kết hợp các chỉ tiêu trên với các tài liệu hạch toán hàng ngày và các tài liệu khác. 2- Phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán. Để có cơ sở đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trước mắt và triển vọng trong thời gian tới, cần phải đi sâu phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Dựa vào tài liệu kế toán để lập bảng sau : Bảng phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán Nhu cầu Số tiền Khả năng Số tiền I - Các khoản phải thanh toán ngay : I- Các khoản có thể thanh toán ngay 1. Các khoản nợ quá hạn 1. Tiền mặt Nhà nước 2. Tiền gửi ngân hàng Nhà cung cấp 3. Các khoản tương đương tiền … 2. Các khoản nợ đến hạn II - Các khoản phải thanh toán trong thời gian tới II- Các khoản có thể thanh toán trong thời gian tới 1. Tháng tới 1. Tháng tới Ngân sách Khoản phải thu Ngân hàng Hàng gửi bán … … 2. Quý tới 2. Quý tới 3. Hai quý tới 3. Hai quý tới … … Cộng Cộng Trên cơ sở bảng phân tích ta tính chỉ tiêu : Hệ số khả năng thanh toán hiện thời = Tiền và tương đương tiền Các khoản nợ quá hạn và đến hạn Hệ số khả năng thanh toán trong thời gian tới = Các khoản có thể thanh toán trong thời gian tới Các khoản phải thanh toán trong thời gian tới Nếu các chỉ tiêu này lớn hơn hoặc bằng 1 chứng tỏ doanh nghiệp có khả năng thanh toán và tình hình tài chính bình thường hoặc khả quan. Nếu chỉ tiêu này nhỏ hơn 1 chứng tỏ doanh nghiệp không có khả năng thanh toán và nếu chỉ tiêu này gần bằng 0 thì doanh nghiệp bị phá sản, không còn khả năng thanh toán. Phần II thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ đông á(east-asian). I - tổng quan về công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ đông á. 1. Sự hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN là một loại hình doanh nghiệp tư nhân được thành lập vào ngày 17 tháng 05 năm 2002 theo quyết đinh: 0102000230, trụ sở đặt tại số 2 ngõ 190 Giải Phóng, Hà Nội. Là một công ty tư nhân được thành lập vào những năm đầu của thời kỳ đổi mới ở nước ta, chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN. Cũng như nhiều công ty tư nhân khác ở Việt Nam những năm đầu mới thành lập công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN đã gặp phải không ít những khó khăn và thử thách cho các doanh nghiệp non trẻ trong cơ chế mới của nền kinh tế. Nhưng với quyết tâm vượt khó để đứng vững trong cơ chế thị trường đang ngày càng phát triển ở Viêt nam, công ty đã mạnh dạn đầu tư trang thiết bị máy móc cũng như đầu tư về mặt con người để không ngừng mở rộng thị trường đa dạng hoá sản phẩm, nhằm tạo được niềm tin vững trắc trên thị trường để tạo tiền đề phát triển cho những năm tới. Từ một công ty khi thành lập chỉ vẻn vẹn có ba kỹ sư và năm nhân viên kỹ thuật, sản phẩm của công ty chỉ là những máy tính được nắp ráp thủ công, những sản phẩm phần mềm đơn giản để bán ra thị trường. Mặc dù mới thành lập được hơn 5 năm tuổi đời còn ít nhưng đến nay công ty đã tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thương trườngvà thị trường tin học. Công ty đã tạo dựng mối quan hệ ổn định với nhiều khác hàng lớn trong và ngoài nước. Các sản phẩm của công ty luôn tạo được uy tín và được khách hàng ưa chuộng. Trụ sở chính mới của công ty đặt tại số 2 ngõ 190 đường Giải Phóng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội. Đến nay tổng số nhân viên là 50 người trong đó số kỹ sư Tin học điện tử là 30 người, cử nhân kinh tế là 20 người . Quá trình phát triển của công ty được chia làm hai giai đoạn: 2002_2004 và 2004 đến nay. Giai đoạn 1: 2002_ 2004 Nhiệm vụ : nghiên cứu khoa học ,nghiên cứu thị trườngvà thực hiện các hợp đồng kinh tế. Công ty kinh doanh theo hướng lắp ráp thiết bị máy tính thủ công,tìm kiếm khách hàng, tạo chữ tín. Giai đoạn 2: Từ năm 2004đến nay. Công ty phát triển với tốc độ nhanh chóng và trở thành công ty khá mạnh, có uy tín về lĩnh vực tin học ở Việt Nam, có quan hệ rộng rãi với các hãng máy tính lớn trên Thế giới , mở ra hàng loạt các trung tâm ứng dụng tin học tại Việt Nam, bước đầu xâm nhập thị trường Thế giới.Công ty hoạt động theo hướng chủ đạo là tin học , dịch vụ sau bán hàng và đạt được những thành tựu to lớn góp phần nhỏ vào công cuộc đổi mới của đất nước .Và ngày càng khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực công nghệ thông tin . Các chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của công ty trong 3 năm 2002, 2003, 2004 Bảng hệ thống các chỉ tiêu Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Tổng doanh thu 3,526,489,568 4,926,416,895 5,789,324,819 2 Các khoản giảm trừ 39,856,732 65,497,654 95,746,387 3 Doanh thu thuần 3,486,632,836 4,860,919,241 5,693,578,432 4 Giá vốn hàng bán 3,359,823,245 4,539,815,682 4,997,808,032 5 Lợi nhuận gộp 126,809,591 321,103,559 695,770,400 6 Chi phí bán hàng 13,796,542 69,894,235 125,409,125 7 Chi phí QLDN 27,645,836 71,524,615 72,047,321 8 LN thuần từ HĐKD 85,367,213 179,684,709 498,313,954 a. Thu nhập HĐTC 9,824,750 14,356,719 25,643,057 b. Chi phí HĐTC 11,964,423 15,978,213 29,145,789 9 LN từ hoạt động TC -2,139,673 -1,621,494 -3,502,732 a. Thu nhập bất thường 2,561,389 1,321,943 65,561,389 b. Chi phí bất thường 2,415,623 3,170,562 25,415,623 10 LN từ HĐBT 145,766 -1,848,619 40,145,766 11 Tổng LN trước thuế 83,373,306 176,214,596 534,956,988 12 Thuế TNDN 26,679,458 56,388,671 171,186,236 13 Lợi nhuận sau thuế 56,693,848 119,825,925 363,770,752 14 Tỉ suất LN/ doanh thu 0.016 0.024 0.063 15 Tỉ lệ doanh thu / giá vốn 1.050 1.085 1.158 16 Tỉ lệ lợi nhuận / vốn 0.019 0.024 0.071 17 Tỉ lệ doanh thu / vốn 1.199 0.989 1.130 Doanh thu thuần của cả công ty tăng từ 3.486.632.836 VND năm 2002 lên 4.860.919.241 VND năm 2003 (tương đương với 139%) và năm 2004 là 5.693.578.432 VND (so với năm 2003 là 117%). Tuy nhiên, do chi phí bán hàng năm 2003 là 69.89.235 VND , năm 2004 là 125.409.125 VND cao hơn rất nhiều so với năm 2002 chỉ có 13.796.542VND. Bên cạnh đó, lỗ từ hoạt động tài chính tăng lên, từ âm 2.139.673 VND năm 2002 lên tới âm 1.621.494 VND năm 2003 , âm 3.502.732 VND năm 2004. Đó là những nguyên nhân chủ yếu làm cho lợi nhuận sau thuế năm 2003 chỉ đạt 119.825.925 VND (tăng lên 63.132.077 VND so với năm 2002 tương đương với 111,35%) và năm 2004 đạt 363.770.752 VND (tăng lên 307.076.904VND so với năm 2002 tương đương với đạt 203.58%). Số nhân viên của công ty liên tục tăng, từ 20 người năm 2002 lên 30 người năm 2003, 40 người năm 2004 . 2- Nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN là một đơn vị hoạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Công ty được quyền tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh theo pháp luật của nhà nước Việt Nam. Công ty có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, với cấp trên và đối với người lao động trong doanh nghiệp. Công ty tổ chức và thực hiện phạm vi quyền hạn của mình đối với các hoạt động: Tư vấn, xây dựng và triển khai các hợp đồng, kế hoạch, dự án… Tư vấn, thiết kế ứng dụng phần mềm. Dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực Điện tử-Tin học. Huấn luyện, đào tạo, lắp đặt bảo hành bảo trì và các dịch vụ khác Tư vấn, đầu tư liên doanh liên kết trong và ngoài nước Sản xuất , lắp ráp sản phẩm điện tủ tin học 3- Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Là công ty cổ phần đầu tư, nên công ty đã chọn mô hình tổ chức theo cơ cấu trực tuyến như sau: Sơ đồ tổ chức của công ty hội đồng quản trị Phòng tiêu thụ Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng Maketing Phòng Tài vụ Phòng Hành Chính phó giám đốc phụ trách kinh doanh phó giám đốc phụ trách Tài Chính Giám đốc điều hành Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng, các trung tâm phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do Hội đồng Thành viên phê duyệt. Đứng đầu là Giám đốc điều hành công ty. Giám đốc điều hành là đại diện pháp nhân của công ty có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bảo toàn và phát triển vốn của công ty. Giúp việc cho Giám đốc điều hành có 2 phó giám đốc chuyên trách được phân công quản lý các trung tâm và văn phòng, cụ thể là: Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phó giám đốc phụ trách tài chính Các phó giám đốc trực tiếp điều hành các trung tâm và văn phòng mà mình phụ trách, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao và hoạt động của các trung tâm, phòng ban trong công việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kịp thời của Giám đốc. Mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng ban đều có mối liên hệ mật thiết với nhau thể hiện từ việc cung cấp thông tin giao dịch, ký kết, thực hiện hợp đồng đến khâu thanh lý hợp đồng kinh doanh theo quyết định của Giám đốc, mỗi phòng ban có chức năng cụ thể sau: Phòng tiêu thụ: có chức năng tiêu thụ sản phẩm làm sao để bán được hàng một cách nhanh nhất. Phòng kế hoạch kinh doanh : Nghiên cứu thị trường tin học trong nước và quốc tế nhằm tìm kiếm đối tác và thực hiện các hợp đồng theo kế hoạch kinh doanh. Chuyển giao công nghệ tin học tiên tiến trên thế giới và Việt Nam thông qua các hợp đồng kinh tế. Quản lý và đề xuất chính sách giá, điều kiện để các sản phẩm tin học, quản lý và phân phối kho hàng công nghệ thông tin. Xây dựng chính sách và tổ chức triển khai các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm quảng cáo cho công ty. Phòng marketing: Thực hiện chiến lược quảng cáo sản phẩm nhằm tăng uy tín của thương hiệu lên.Luôn hướng dẫn và quảng bá sản phẩm của mình đến người tiêu dùng đây là khâu then chốt ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Phòng tài vụ : Quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản lý của Nhà nước và công ty được thực hiện thông qua các chế độ báo cáo. Cung cấp đầy đủ chính sách kịp thời về các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính của công ty.Giúp cho ban giám đốc đưa ra quyết định đúng lúc , kịp thời, đạt hệ quả cao. Đảm bảo các công việc phục vụ kinh doanh của công ty cùng ban giám đốc đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh. Phòng hành chính : Đây dược coi như mọt bộ phận văn phòng của công ty thực hiện các chính sách đối nội và đối ngoại, giải quyết các thủ tục hành chính như giấy tờ, các trang thiết bị, các phương tiện vận tải. Tổ chức quản trị cải thiện điều kiện sinh hoạt cho các cán bộ công nhân viên trong nơi làm việc. Thực hiện các thủ tục về hợp tác quốc tế, các thủ tục cho cán bộ đi công tác, các trung tâm là các đơn vị kinh tế, hoạt động theo hình thức báo số chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của các phó giám đốc. 4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán . 4. 1-Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của doanh nghiệp theo mô hình tập trung. trưởng phòng kế toán trưởng phó phòng nhóm vật tư nhóm phân tích nhóm kế toán Tổ hàng hóa Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền Tổ tổng hợp Kho hàng Thủ kho - Trưởng phòng tài vụ kiêm kế toán trưởng : có nhiệm vụ lãnh đạo chung về công tác kế toán, kí duyệt thu, chi, trình duyệt kế hoạch tài chính, tổ chức và kiểm tra công tác kế toán tại văn phòng công ty. - Phó phòng tài vụ kiêm kiểm soát Tài chính : thực hiện các công việc do trưởng phòng giao, trực tiếp giải quyết một số công việc như: sắp xếp nhân sự trong phòng kế toán (có sự thông qua của kế toán trởng), phân phối công việc, có thể giải quyết một số công việc khi trởng phòng đi vắng trong phạm vi được giao. Nhóm vật tư : Quản lý các kho hàng, các nguồn cung ứng vật tư cho đơn vị sản xuất. + Kho hàng : Đây là bộ phận chuyên cung cấp nguồn hàng cho việc sản xuất và kinh doanh. + Thủ kho : Là người có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa xem số lượng hàng hóa trong kho nhập xuất ra sao. - Nhóm phân tích tài chính : bao gồm một người làm công tác phân tích tài chính giúp trưởng phòng đưa ra các kế hoạch tài chính, các chỉ tiêu tài chính, và kiểm soát viên do phó phòng kiêm nhiệm có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các nhân viên kế toán. - Nhóm kế toán : làm công tác kế toán tại công ty, do phó phòng trực tiếp quản lý, được chia ra thành các tổ: tổ hàng hoá, tổ phải trả, tổ phải thu, tổ tiền và tổ tổng hợp. + Tổ hàng hoá : thực hiện công tác kế toán liên quan đến nhập, xuất kho, vào phiếu kế toán ,sổ kho cho tài khoản 156. Hình thức ghi sổ : Sổ TK 511, sổ TK 632, sổ kho, thẻ kho, sổ Tk 156. Quy trình ghi sổ : Hàng hóa nhập về gồm có giấy tờ giao nhận hàng hóa tổ hàng hóa sẽ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ vào sổ kho và thẻ kho, kế toán sẽ vào sổ TK 156, kế toán sẽ theo dõi giá cả nhập vào và số lượng hàng nhập còn thủ kho sẽ theo dõi số lượng hàng nhập. + Tổ phải trả : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải trả như phải trả nhà cung cấp, khách hàng, công nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà nước...(vào phiếu kế toán cho các tài khoản đầu 3 bao gồm 333, 331, 334, 336, 338...) Hình thức ghi sổ: Phiếu chi, sổ TK 331, quỹ tiền mặt 111, sổ TK 112, sổ giá vốn 632, sổ Tk 113, sổ TK 333, sổTK 334, sổ TK 338. Quy trình ghi sổ: Sẽ làm các nghiệp vụ thanh toán khi có lệnh chi của phòng kế toán xuất ra, khi có đầy đủ các hóa đơn chứng từ cần thiết cho 1 nghiệp vụ thanh toán và được thể hiện trên sổ Tk 111, sổ TK 112, phiếu chi. + Tổ phải thu : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải thu như: phải thu khách hàng, phải thu của công nhân viên,doanh thu bán hàng , doanh thu bán hàng ,chiết khấu,giảm giá , phải thu khác ...( vào phiếu kế toán cho các tài khoản 131, 141, 138...) Hình thức ghi sổ: Phiếu thu, hóa đơn tài chính, sổ quỹ tiền mặt-111, sổ phải thu-131, sổ doanh thu 511, sổ TK 136, sổ TK 138. Quy trình ghi sổ :Tổ phải thu sẽ thực hiện các nghiệp vụ phải thu khi có hóa đơn chứng từ chưa được khách hàng thanh toán và sổ công nợ 131 mà phòng kế toán yêu cầu. + Tổ tiền : bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên làm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng như: thu tiền từ khách hàng, các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải thu chuyển sang, trả tiền thuế cho Nhà nước khi tới hạn nộp, trả tiền cho khách hàng khi tới hạn thanh toán... các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải trả chuyển sang. Hình thức ghi sổ : Sổ TK 1111, sổ TK 1112, sổ TK 112, phiếu thu, phiếu chi. Quy trình ghi sổ : Sẽ thực hiện các nghiệp vụ thu, chi dựa trên các phiếu thu, phiếu chi mà kế toán tổ phải thu, phải trả đưa về và theo dõi tiền theo sổ TK 111, sổ TK112 + Tổ tổng hợp : bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định: Kế toán tổng hợp : Tổng hợp số liệu cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ thực hiện phân bổ và lập báo cáo tổng hợp cuối kỳ Kế toán TSCĐ thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy cho các nghiệp vụ liên quan tới TSCĐ như: nhập mua TSCĐ, tính khấu hao, thanh lý, nhượng bán TSCĐ... Hình thức ghi sổ : Sổ TK 642, sổ TK 511, sổ TK 632, sổ TK 331, sổ TK 131, phiếu nhập, phiếu xuất, sổ cái, sổ TK 911, sổ theo dõi thuế GTGT 133, sổ TK 211. Quy trình ghi sổ : Tổ tổng hợp là tổ tổng hợp lại các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày có thể tổng hợp lại số liệu ngay khi nghiệp vụ kế toán phát sinh xong hoặc cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng… Sự kết hợp giữa các tổ được thực hiện theo sơ đồ sau: Tổ hàng hoá Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền ( 1 ) ( 4 ) ( 3 ) ( 2 ) Hàng hoá mua về nhập kho do tổ hàng háo theo dõi, các chứng từ về mua hàng sẽ được chuyển cho tổ phải trả để theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và Nhà nước. Khi tới hạn thanh toán tổ phải trả sẽ làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu tổ tiền thanh toán. Khi tiêu thụ hàng hoá, tổ hàng hoá sẽ làm thủ tục xuất kho và tiến hành ghi nhận hàng đã xuất kho. Tổ phải thu căn cứ vào chứng từ bán hàng để theo dõi thanh toán với khách hàng. (3) Đối với những khách hàng đã tới hạn thanh toán tổ phải thu phải tiến hành công tác thu nợ, khi khách hàng chuyển ,trả tiền hàng thì tổ tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu, phản ánh nghịêp vụ phát sinh. Trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng TGNH thì tổ tiền sẽ căn cứ vào giấy báo có để phản ánh nghiệp vụ phát sinh. 4. 2- Hệ thống chứng từ sử dụng : Chứng từ về tiền Phiếu thu Bảng kê nộp tiền mặt Phiếu chi Biên bản kiểm kê qui Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Bảng kê nộp séc Giấy báo Nợ, giấy báo Có Chứng từ vật tư, hàng hoá Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu kê mua hàng Hoá đơn GTGT Chứng từ lao động tiền lương Hợp đồng lao động Bảng thanh toán lương Giấy đi đường Bảng kê thanh toán Lệnh đìêu xe Chứng từ TSCĐ Hoá đơn mua tài sản Biên bản thanh lý TSCĐ Bange kê khấy hao TSCĐ Phiếu xuất kho tài sản (*) BB đánh giá lại TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ (*): TSCĐ mua về đều được nhập kho sau đó mới xuất kho để sử dụng. 4. 3- Hệ hống tài khoản sử dụng : Hệ thống tài khoản kế toán do doanh nghiệp sử dụng dựa trên QĐ số 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và thông tư số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997 của Bộ Tài chính hướng dẫn bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. Nhưng do công ty sử dụng phần mềm kế toán Mỹ – dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên công ty ASIAN chỉ sử dụng một số tài khoản cần thiết phù hợp với công tác kế toán của mình. Đồng thời công ty cũng sử dụng những tài khoản mang tính chất trung gian để tiện cho việc phân công công việc. 4. 4- Tổ chức sổ kế toán. Việc hạch toán của công ty được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức sổ sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Nhưng thực tế trong quy trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, kế toán đã bỏ qua công tác ghi Nhật ký và tiến hành ghi luôn vào Sổ chi ti