Đề tài Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Cửa hàng Bách hoá Tổng Hợp Giảng Võ Hà Nội

rữ bảo quản hàng hoá tránh thất thoát hàng, chịu trách nhiệm trong từng lần nhập xuất hàng; tiến hành phân loại hàng hoá theo đúng chủng loại kích cỡ, sắp xếp hàng hoá gọn gàng để tạo thuận lợi cho việc lấy hàng được dễ dàng nhanh chóng, tận dụng triệt để diện tích kho. Ngoài ra tổ kho còn làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, đề xuất các phương án kinh doanh cho lãnh đạo cửa hàng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tổ bảo vệ gồm có 06 nhân viên làm nhiệm vụ giữ an ninh, bảo vệ tài sản, hàng hoá tại các điểm bán hàng. 3.1.3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của cửa hàng thực hiện công tác tài chính kế toán của cửa hàng. Để thực hiện được các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của cửa hàng được tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Thanh toán viên Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền lương Kế toán quầy hàng kế toán công nợ bán, kho và chi phí kế toán công nợ mua quầy kim Mã Quầy Thống Nhất Quầy Thành Công Quầy D2.1 Giảng Võ Quầy D2.2 Giảng Võ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động công tác kế toán tại cửa hàng, làm nhiệm vụ theo dõi thu, chi hàng ngày của đơn vị thông qua quỹ tiền mặt. Cuối tháng tập trung kế toán kép, xác định kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính của đơn vị, kiểm soát trực tiếp tình hình thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, giúp ban lãnh đạo trong kinh doanh nên có kế hoạch bán những mặt hàng gì? Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền lương (01 nhân viên): làm nhiệm vụ quản lý thu chi quỹ tiền mặt, séc. Thống kê tình hình mua, bán hàng hoá tại cửa hàng, hàng ký căn cứ vào các chứng từ có liên quan (bảng chấm công) kế toán sẽ tính lương cho cán bộ, nhân viên. Theo dõi các khoản vay ngắn hạn của ngân hàng và của cán bộ, nhân viên trong cửa hàng, hàng tháng trên cơ sở đó tính lãi vay phải trả. Kế toán theo dõi kho, chi phí và công nợ bán (01 nhân viên) sẽ làm các nhiệm vụ sau: + Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá + Theo dõi toàn bộ chi phí phát sinh tong khâu mua, bán và quản lý kinh doanh +Theo dõi bán buôn hàng hoá cho các đơn vị trong nội bộ công ty, các đơn vị sản xuất kinh doanh, theo dõi xuất bán lẻ cho các quầy bán trong cửa hàng. + Theo dõi công nợ phải thu Kế toán theo dõi công nợ mua (01 nhân viên): Theo dõi tình hình mua bán, thanh toán với nhà cung cấp Thanh toán viên (01 nhân viên): Viết phiếu thu, phiếu chi, định khoản kế toán trên chứng từ thu, chi, làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 04 nhóm máy ở D2 Giảng Võ. Kế toán quầy hàng được phân công như sau: + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 05 nhóm máy ở D2 Giảng Võ, nhặt tồn kho hàng tuần để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp theo số lượng bán được + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Thống Nhất và quầy May mặc quần áo. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Thành Công và quầy Mỹ phẩm ở D2 Giảng võ. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Kim Mã và quầy đồ nguội ở D2 Giảng Võ. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập trung (tình hình nhập, xuất, tồn tiền thu từ bán hàng) toàn cửa hàng một tháng một lần khi các kế toán quầy lên cân đối chuyển sang đồng thời tiến hành làm mã số, mã vạch các loại hàng hoá tại đơn vị. Tóm lại, các nhân viên kế toán đều phải theo dõi cập nhật hàng ngày tình hình tiêu thụ hàng hoá trong bán buôn và bán lẻ. Giữa các bộ phận kế toán thường xuyên có sự trao đổi đối chiếu số liệu đảm bảo cuối tháng khi lên sổ tổng hợp được chính xác. Kế toán kho đối chiếu với kế toán quầy tình hình xuất, nhập hàng hoá trong nội bộ cửa hàng. Kế toán công nợ đối chiếu với kho phần hàng nhập, dự trữ trong kho, đối chiếu với quầy hàng hoá nhập thẳng không qua dự trữ trong kho. Để phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh và công tác kế toán được thuận lợi trong ghi chép và quản lý, cửa hàng vận dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chứng từ. Sơ đồ 3: trình tự ghi sổ kế toán tại cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ - Hà Nội Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ và thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Ghi quan hệ đối chiếu Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Cuối tháng khoá sổ các Nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các chứng từ và lấy số tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi vào sổ Cái. Đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản đối chiếu với sổ Cái. Cuối kỳ kế toán khoá sổ ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết tong Nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. 3.2. Tình hình cơ bản của cửa hàng 3.2.1. Tình hình lao động Lao động là một trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất, sự tác động của yếu tố lao động đến sản xuất được thể hiện trên hai mặt đó là số lượng lao động và năng suất lao động. Trong từng thời kỳ nhất định thì số lượng lao động nhiều hay ít, cơ cấu hợp lý hay không hợp lý đều ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với ngành thương mại thì yêu cầu về lao động đòi hỏi ở kinh nghiệm, hiểu biết về thị trường, nhạy bén trong kinh doanhlà điều kiện quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy việc tổ chức lao động là một vấn đề cần chú trọng và quan tâm theo dõi ở mọi thành phần doanh nghiệp nói chung và cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ nói riêng. Đánh giá chung về tình hình lao động của cửa hàng được thể hiện trong biểu 1. Qua biểu 1 ta thấy do dặc điểm của ngành nghề kinh doanh nên nhìn chung tổng số lượng lao động của cửa hàng luôn ổn định, qua các năm hầu như không có sự thay đổi. Công nhân viên của cửa hàng chủ yếu là lao động trực tiếp, còn lại là lao động gián tiếp chiếm một số lượng nhỏ. lao động nữ cũng chiếm một số lượng lớn trong tổng số lao động so với lao động nam bởi vì ở bộ phận bán hàng cần sự khéo léo của các nhân viên nữ hơn. Qua biểu 1 ta thấy đội ngũ lao động của cửa hàng có chất lượng tương đối cao, hầu hết các nhân viên của cửa hàng đều đã được đào tạo qua các trường đại học, sơ cấp và trung học chuyên nghiệp. Đây là điều kiện thuận lợi để cửa hàng phát huy hơn nữa thế mạnh của mình trên thị trường. Biểu 1: tình hình sử dụng lao động của cửa hàng năm 2002 STT Chỉ tiêu Năm 2002 Số lượng (người) Cơ cấu(%) I. Tổng số lao động 63 100,00 1. Phân theo trình độ - Đại học 17 26,99 - Trung học chuyên nghiệp 28 44,44 - Sơ cấp 18 28,57 2. Phân theo lĩnh vực - Lao động trực tiếp 41 65,08 - Lao động gián tiếp 22 34,92 3. Phân theo giới tính - Nam 10 15,87 - Nữ 53 84,13 (Nguồn: Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ) 3.2.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của cửa hàng Vốn là một trong những yếu tố quan trọng để tạo lập nên quá trình sản xuất kinh doanh, vốn của doanh nghiệp được thể hiện qua các tài sản sử dụng trong kinh doanh và được tạo thành từ các nguồn khác nhau. Qua biểu 2 “ Tình hình tài sản và nguồn vốn của cửa hàng“ ta có thể đánh giá khái quát thực trạng tài sản và nguồn vốn của cửa hàng tại một thời điểm nhất định. Qua biểu 2 ta thấy tổng nguồn vốn cũng như tài sản của cửa hàng năm 2002 so với năm 2001 tăng lên một lượng là 155.457.747 đồng tương ứng với 10,17%. Rõ ràng là quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của cửa hàng năm 2002 lớn hơn năm 2001, cửa hàng đã có rất nhiều cố gắng huy động vốn cho sản xuất trong năm. Để cụ thể hơn ta có thể phân tích theo từng khía cạnh. Nếu phân tích ở khía cạnh tài sản: Trong cửa hàng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn và ngày càng tăng. Nguyên nhân của sự gia tăng này là do sự tăng lên quá mạnh của tiền, hàng tồn kho và các khoản phải thu. Đối với các khoản phải thu và hàng tồn kho thì thực sự đây là những nhân tố gây khó khăn, giảm sức mạnh tài chính đối với cửa hàng, nhưng sự tăng lên 255,41% của tiền thực sự đáng khích lệ vì nó sẽ là nhân tố tạo nên sức mạnh cho cửa hàng trong việc thanh toán. Phân tích theo khía cạnh nguồn hình thành vốn ta thấy nguồn vốn nợ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn và ngày càng tăng, trong đó nguồn vốn chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh là nguồn vốn vay ngân hàng thông qua các khoản nợ ngắn hạn. Trong một thời gian phát triển cửa hàng không ngừng tích luỹ và ngày càng lớn mạnh tính đến năm 2002 nguồn vốn của cửa hàng đạt được là 1.683.979.995 đồn 3.2.3. Kết quả sản xuất kinh doanh của cửa hàng qua 2 năm Biểu 3: Kết quả sản xuất kinh doanh cảu cửa hàng qua 2 năm Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 So sánh - Tổng doanh thu 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 1.doanh thu thuần 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 2. Giá vốn hàng bán 11.702.831.527 11.849.522.931 146.691.404 3. Lợi tức gộp 620.442.246 655.524.297 35.082.051 4. Chi phí bán hàng, quản lý 605.973.312 666.506.061 60.532.749 5. Lợi nhuận từ HĐKD 14.468.934 - 10.981.764 -25.450.698 - Các khoản thu khác 13.022.609 25.171.149 12.148.540 - Các khoản chi khác 14.932.545 8.796.974 - 6.135.571 6. Lợi nhuận bất thường - 1.909.936 16.374.175 18.284.111 7. Tổng lợi tức trứơc thuế 12.558.998 5.392.411 - 7.166.587 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Qua biểu 3 ta thấy lợi nhuận của cửa hàng đạt được năm 2001 cao hơn so với năm 2002, nhưng doanh thu năm 2002 lại tăng so với năm 2001. Điều này chứng tỏ đứng trước sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong điều kiện thị trường ngày càng khắc nghiệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triển buộc cửa hàng phải tăng các khoản chi phí như: Chi phí bao bì, bao gói, các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đến tình hình bán hàng nhằm đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá. Hơn nữa việc hợp nhất khoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng vào một khoản mục đó là chi phí bán hàng đã làm cho việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm. Vì vậy cửa hàng cần phải xác định các khoản chi phí cho hợp lý để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời. 3.2. Phương pháp nghiên cứu 3.2.1 Phương pháp chung 3.2.1.1. Phương pháp duy vật biện chứng Là phương pháp nghiên cứu các hiện tượng kinh tế xã hội trong mối quan hệ hữu cơ tác động qua lại lẫn nhau để thấy được mức độ ảnh hưởng của mỗi yếu tố đến tổng thể khách quan. 3.2.1.2. Phương pháp duy vật lịch sử nghiên cứu và đánh giá sự vật hiện tượng phải coi trọng các quan điểm lịch sử, các sự vật tương đồng đã xảy ra trước đó. 3.2.2. Phương pháp cụ thể Phương pháp hạch toán kế toán + Phương pháp chứng từ: Là một phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. + Phương pháp đối ứng tài khoản: Là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của tài sản theo loại hoặc từng bộ phận của tài sản. + Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán: là phương pháp khái quát tình hình tài sản và kết quả kinh doanh của đơn vị hạch toán trong từng thời kỳ nhất định. Phương pháp chuyên khảo:Tham khảo và thu thập ý kiến nhận xét của người có kinh nghiệm cũng như thông tin từ sách báo, tạp chí. Phương pháp thống kê kinh tế: + Thu thập số liệu: từ nguồn số liệu sơ cấp (điều tra tại công ty) và nguồn số liệu thứ cấp (có sẵn tại sổ sách kế toán của công ty). + Xử lý số liệu: chủ yếu số liệu trên máy vi tính. Phần IV: kết quả nghiên cứu 4.1 Một số vấn đề chung về cửa hàng ảnh hưởng đến công tác kế toán thanh toán. Cửa hàng Bách Hoá Tổng Hợp Giảng võ thuộc công ty Bách Hoá Hà Nội, là doanh nghiệp Nhà nước nên nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh của cửa hàng có giới hạn, để mở rộng quy mô kinh doanh thì ngoài nguồn vốn do ngân sách cấp cửa hàng phải đi vay lãi ngân hàng và huy động vốn của cán bộ công nhân viên để bổ sung cho vốn kinh doanh. Vì vậy cửa hàng phải quản lý tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ một cách chặt chẽ, chính xác để tránh những rủi ro, thất thoát tiền vốn trong quá trình bán hàng nhằm tăng hiệu quả kinh doanh. Nhưng trên thực tế, để tồn tại được trên thị trường thì nhiều khi cửa hàng phải chấp nhận rủi ro, mạo hiểm. Có những đơn vị khi cửa hàng đi mua hàng phải đặt cọc tiền trước để tạo sự tin cậy của mình với đơn vị bạn và cho đến khi hết thời hạn đã ký kết trong hợp đồng thì mới lấy được tiền đặt cọc về ( thưòng là đối với những hàng hoá khan hiếm), còn tuỳ theo điều kiện thoả thuận trong hợp đồng mà hàng tháng cửa hàng có thể nhận được số tiền lãi trích ra từ số tiền đặt cọc do đơn vị bạn chi trả hoặc không. Việc đặt trước một lượng tiền lớn như vậy sẽ gây khó khăn trong việc quay vòng vốn cho cửa hàng. Hơn nữa, do mang đặc điểm của ngành thương nghiệp, kinh doanh nhiều mặt hàng. Đối với kế toán luôn có nhiệm vụ theo dõi, quản lý đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. Trong khi đó điều kiện cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác kế toán của cửa hàng chưa được trang bị đầy đủ, việc ứng dụng phần mềm kế toán máy của cửa hàng chưa thực sự hiệu quả. Điều này đòi hỏi rất lớn ở sự nỗ lực, khắc phục ở bộ phận kế toán ở cửa hàng, đặc biệt là đối với kế toán thanh toán luôn thường xuyên theo dõi, chi tiết các khoản công nợ của khách hàng, quản lý các nghiệp vụ theo hình thức thanh toán. Bởi mỗi một hình thức bán hàng thì cửa hàng sẽ lựa chọn một phương thức thanh toán cho phù hợp nhất mà có lợi cho cả hai bên, có thể là thanh toán ngay hoặc thanh toán trả chậm, chính vì vậy quản lý theo phương thức thanh toán sẽ giúp cửa hàng tránh được sự nhầm lẫn trong việc thanh toán với nhà cung cấp. Nhưng với số lượng khách hàng giao dịch lớn Như vậy cho nên sự nhầm lẫn trong thanh toán là điều mà cửa hàng không tránh khỏi. 4.2. Hạch toán nợ phải thu của cửa hàng. 4.2.1. Đặc điểm khách hàng của cửa hàng. Khách hàng của cửa hàng là người tiêu dùng và các nhà bán buôn. Có hai phương thức bán hàng mà cửa hàng đang áp dụng đó là bán buôn và bán lẻ. Đối với hình thức bán lẻ thì chủ yếu bán cho khách hàng là người tiêu dùng, khách hàng sẽ thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, còn đối với hình thức bán buôn thì khách hàng của cửa hàng thường là các đơn vị hoạt động kinh doanh, kể cả các Bách hóa khác trực thuộc trong công ty, các cơ quan Nhà nước. Với hình thức này sẽ giúp cho hàng hoá tiêu thụ nhanh, tránh sự tồn đọng của hàng hoá vì khối lượng bán ra lớn đồng thời có tác dụng giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài và mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau, từ đó có thể mở rộng quy mô kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của cửa hàng trên thị trường. Muốn vậy, cửa hàng phải thực hiện phương thức bán hàng trả chậm, nhưng để quay vòng vốn nhanh cửa hàng rất ít khi để cho khách hàng nợ dài hạn, tuỳ theo chữ tín trong kinh doanh mà khách hàng phải trả chậm theo sự thoả thuận giữa hai bên, xác định nợ hẹn thời gian thanh toán. 4.2.2. Một số quy định chung của cửa hàng đối với phương thức bán hàng trả chậm. Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ trực thuộc công ty Bách hoá Hà Nôị hạch toán độc lập vì vậy cửa hàng tự chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động kinh doanh của mình và cửa hàng trưởng là người quyết định đối với việc bán hàng trả chậm hay không, để đi đến quyết định đó thì cửa hàng căn cứ vào sự tín nhiệm, độ tin cậy của mình đối với khách hàng, thường là những khách hàng có quan hệ mua bán qua lại với cửa hàng, khách hàng trong nội bộ công ty, các đơn vị hành chính. Đối với khách hàng trong nội bộ công ty cửa hàng sẽ cung ứng đầy đủ số lượng hàng không giới hạn mức nợ tối đa, còn đối với khách hàng ngoài công ty giá trị nợ sẽ giới hạn từ 10 triệu trở xuống. Việc thu hồi công nợ sẽ do một nhân viên trong cửa hàng chuyên làm nhiệm vụ giao hàng chịu trách nhiệm, tuỳ từng thời điểm mà cửa hàng quy định thời gian thanh toán khác nhau nhưng thông thường là không quá 10 ngày. Trong công nợ phải thu chứng từ phản ánh tại cửa hàng là phiếu thu. Căn cứ vào phiếu thu kế toán đối chiếu với từng mã khách hàng để phân bổ trực tiếp cho từng hoá đơn. Qua biểu 4 ta thấy tổng số nợ phải thu của cửa hàng tính đến cuối năm 2002 là 243.652.905 đồng, trong đó công ty cổ phần siêu thị XNK TM VN là khách hàng nợ cửa hàng nhiều nhất chiếm 41,57%, trong tổng số nợ tiếp theo là công ty vật liệu xây dựng – Hà Nội chiếm 41,09%, Bộ ngoại giao chiếm 6,30% Các khách hàng này đều là khách hàng có uy tín và có quan hệ làm ăn thường xuyên với cửa hàng. Biểu 4. Các khách hàng nợ chính của cửa hàng tính đến cuối năm 2002. STT Khách hàng Giá trị (đồng) Cơ cấu (%) 1 Cửa hàng TM DV thời trang 2.515.224 1,03 2 Công ty cổ phần siêu thị XNK TM Việt Nam 101.286.228 41,57 3 Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội 100.106.916 41,09 4 Cửa hàng Mạnh Hùng 10.061.832 4,13 5 Công ty TNHH Thiên Phát 221.489 0,09 6 Công ty môI trường 4.120.000 1,69 7 Công ty vật liệu điện lạnh 2.296.000 0,94 8 Công ty chế biến thực phẩm Quốc Tế 416.625 0,17 9 Công ty LG Vina 467.992 0,19 10 Công ty DV TM Hoàn Kiếm 157.503 0,06 11 Công ty TNHH dịch vụ Kim Liên 3.899.164 1,60 12 Bộ ngoại giao 15.355.800 6,30 13 Công ty CP socola Bỉ 455.400 0,19 14 Cửa hàng hoá mỹ phẩm Chấn ánh 259.996 0,11 15 Công ty TM kết nối Tùng Lân 460.383 0,19 16 Công ty TNDV Thịnh TháI 250.000 0,10 17 Công ty đầu tư Trúc Bạch 689.999 0,28 18 Công ty TNHH An Thịnh Phát 430.000 0,18 19 Công ty TNHH Linh Lan 88.242 0,04 20 Công ty TNHH Quang Hùng 117.112 0,05 Tổng 243.652.905 100 Có thể nói việc tồn tại các khoản nợ phải thu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng như đối vơí cửa hàng Bách Hoá Tổng Hợp Giảng võ Hà Nội là không thể tránh được, nó là một trong những yếu tố không thể thiếu được để cửa hàng tiến hành sản xuất kinh doanh. Song cửa hàng không chỉ căn cứ vào uy tín và mức độ làm ăn thường xuyên của khách hàng mà để hạn chế rủi ro có thể gặp trong việc bán hàng của cửa hàng, thì cửa hàng cần thẩm định kỹ mức độ rủi ro hay uy tín của khách hàng, Đồng thời cần đánh giá kỹ những ảnh hưởng của chính sách bán chịu đối với lợi nhuận của cửa hàng, để đánh giá mức độ rủi ro có thể gặp trong việc bán chịu cửa hàng cần xem xét các yếu tố sau: Số lượng hàng hoá bán ra Giá bán hàng hoá Các chi phí phát sinh thêm do việc tăng các khoản nợ phải thu Các khoản chiết khấu chấp nhận Thời gian thu hồi nợ bình quân đối với các khoản nợ 4.2.3. Nội dung hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. a, Trình tự hạch toán kế toán bán buôn qua kho. Theo phương thức này hàng hoá được bán buôn trực tiếp tại kho của cửa hàng, thông thường cửa hàng giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trước. Khi xuất hàng giao cho khách, thủ kho lập hoá đơn GTGT và giao cho khách liên 2, hoá đơn GTGT sẽ làm căn cứ để cuối tháng kế toán tính và kê khai thuế GTGT phải nộp của hàng tiêu thụ. Tất cả các trường hợp bán buôn dù đã thu được một phần tiền trước hoặc chưa thu được tiền đều phản ánh trên tài khoản 131. Ví dụ: Ngày 09/01/2002 Xuất kho bán buôn cho Cửa hàng thương mại dịch vụ thời trang một lô hàng: Giá bán chưa thuế 1.363.650 đồng (thuế GTGT 10%) Chưa thu tiền. Thủ kho viết hoá đơn GTGT số 099065 giao cho khách. Biểu 1 : Mẫu hoá đơn bán hàng của cửa hàng. Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT - 311 Liên 2 : giao cho khách hàng KQ/ 01 - B Ngày 9 tháng 1 năm 2003 N9: 099065 Đơn vị bán hàng : Bách hoá Giảng Võ Địa chỉ : D2 Giảng Võ Số tài khoản:. Điện thoại :..Mã số :. Họ và tên người mua : Cửa hàng Thương mại Dịch vụ thời trang Địa chỉ .Số tài khoản Hình thức thanh toán : 131 .Mã số STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Khăn HD 96 –1 cái 30 8636 259.080 2 Khăn HD 96- 2 cái 100 3182 318.200 3 Màn TQ cái 30 16364 490.920 4 Tất xuất khẩu đôi 50 5909 295.450 Cộng tiền hàng 1.363.650 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 136.365 Tổng cộng tiền thanh toán 1.500.015 Số tiền viết bằng chữ : một triệu năm trăm nghìn không trăm mười lăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 099065 ngày 09/01/2003 kế toán ghi: Nợ TK 131 :1.500.015 đồng Có TK 511 :1.363.650 đồng Có TK 3331 :136.365 đồng Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán: Công ty bách hoá hà nội Mẫu số 01-VT Mã số thuế: 0100106764-1 Phiếu xuất kho QĐ số 1141-TC/CĐKT Cửa hàng: Ngày 9 tháng 1 năm 2003 Ngày 1-11-1995 của BTC Số:...65 Họ tên người nhận hàng: Cửa hàng thương mại dịch vụ thời trang Lý do xuất kho: Bán buôn Xuất tại kho: D2 Giảng Võ STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá mua Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Khăn HD 96-1 cái 30 7000 210000 2 Khăn HD 96-2 cái 100 2400 240000 3 Màn TQ cái 30 13200 396000 4 Tất xuất khẩu đôi 50 4800 240000 Cộng 1086000 Ngày..tháng năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 632: 1.086.000 đồng Có TK 156: 1.086.000 đồng Trường hợp bán buôn khi khách hàng mua với số lượng lớn, hoặc thanh toán tiền hàng trước thời hạn thì cửa hàng có thể ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu từ 1% - 2%. Cửa hàng sẽ chi bằng tiền mặt, kế toán sẽ phản ánh khoản này vào chi phí bán hàng. Ví dụ: Ngày 05/02/2002 Tổng cục hậu cần mua một lô hàng trị giá xuất kho là 4.750.000 đồng. Giá bán chưa thuế GTGT: 5.462.500 đồng (thuế GTGT 10%). Chưa thanh toán tiền. Do chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng thanh toán bằng tiền mặt trước thời hạn nên cửa hàng ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu là 1% và chi ngay bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán như sau :Nợ TK 131 : 6.008.750 đồng Có TK 511 : 5.462.500 đồng Có TK 3331 : 546.250 đồng Phản ánh số tiền đã thu được : Nợ TK 111 : 6.008.750 đồng Có TK 131 : 6.008.750 đồng Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 : 4.750.000 đồng Có TK 156 : 4.750.000 đồng Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán phản ánh vào sổ chi tiết phí : Nợ TK 641 : 60.087 đồng Có TK 111 : 60.087 đồng Trường hợp bán buôn phát sinh hàng bị trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất, mặc dù rất ít phát sinh bởi khi giao hàng đều có sự kiểm tra của bên mua và cửa hàng luôn giữ đúng uy tín với khách. Tuy nhiên nếu có phát sinh hàng bị trả lại cửa hàng tìm cách thuyết phục khách đổi lô hàng khác thì việc hạch toán vẫn giữ nguyên, nhưng nếu khách hàng không đồng ý thì cửa hàng phải chấp nhận nhận lại hàng và trả cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào khoản phải thu của khách hàng đó. Ví dụ : Công ty Thanh Hà trả lại cho cửa hàng một lô hàng theo hoá đơn GTGT ngày12/01/2002, trị giá hàng bị trả lại gồm cả thuế GTGT là 165.000 đồng, cửa hàng nhận lại lô hàng đó và nhập lại kho và chấp nhận trừ vào các khoản phải thu cho họ ( Cửa hàng yêu cầu phải có biên bản kiểm nhận, kèm theo phiếu xuất kho của bên mua ). Kế toán hạch toán như sau : Phản ánh trị giá hàng bị trả lại : Nợ TK 531 : 150.000 đồng Nợ TK 3331 : 15.000 đồng Có TK 131 : 165.000 đồng Phản ánh hàng bị trả lại nhập kho : Nợ TK 156 : 133.928 đồng Có TK 632 : 133.928 đồng Đồng thời phản ánh giảm doanh thu bán hàng : Nợ TK 511 : 150.000 đồng Có TK 532 : 150.000 đồng Từ định khoản trên, kế toán tiến hành cập nhật vào máy tính : ngày tháng, số chứng từ, mã đối tượng, nội dung, số tiền theo đúng định khoản. Máy tính sẽ tự xử lý số liệu và trình tự ghi sổ đã hoàn tất. Mẫu sổ chi tiết TK131 – Phải thu của khách hàng áp dụng tại cửa hàng như sau: Công ty bách hoá hà nội Bách hoá tổng hợp giảng võ sổ chi tiết công nợ Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng khách hàng: Bách hoá Thanh xuân ( B01p ) Từ ngày 01/03/2003 đến ngày 31/01/2003 Số dư nợ đầu kỳ: 43254136 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Nợ PS Có 03/03 HD 099273 511A209 2716334 03/03 HD 099273 333109 271634 03/03 HD 099274 511A209 1430208 03/03 HD 099274 333109 143022 04/03 PT 3003 Thu tiền bán màn 1111 13996824 05/03 PT 3007 Thu tiền hàng 1111 17370197 05/03 P T 3008 Thu tiền bán dầu gội 1111 1344024 05/03 HD 099276 511A209 1221840 05/03 HD 099276 333109 122184 10/03 HD 099277 511A209 665040 10/03 HD 099277 333109 66504 31/03 PKT 03 đối trừ TK 331A 331A 9184336 Tổng phát sinh nợ: 6636776 Tổng phát sinh có: 41895381 Số dư nợ cuối kỳ: 7995531 Ngày tháng năm. Người lập biểu ( Ký, họ tên ) Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng theo dõi chi tiết công nợ phải thu của từng khách hàng, cụ thể đến từng số hoá đơn, từng số phiếu thu mà cửa hàng đã thu được. Từ sổ chi tiết TK 131 sẽ tập hợp vào sổ tổng hợp TK 131 để theo dõi tổng số nợ phải thu của nhiều khách hàng trong một tháng. Để theo dõi tổng số nợ phải thu của từng khách hàng cửa hàng theo dõi trên nhật ký chứng từ số 10, nhật ký chứng t