Đề tài Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội

anh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định. Chính vì vậy, kế toán trưởng phải thường xuyên phản ánh được số dư tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán. Khi nhận được các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối kỳ vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng. Số chênh lệch được ghi vào các Tài khoản chờ xử lý. (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý) Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ. Trường hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. kế toán phải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên. 3.3. Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng: Việc thực hiện quy đổi từ ngoại tệ tại Ngân hàng sang đồng Việt Nam được thực hiện tương tự như đồng ngoại tệ tại quỹ cơ quan. Sơ đồ hạch toán: TK 111 TK 112 TK111 Gửi tiền vào NH Rút tiền gửi NH TK511,512 TK152,153 156,611 Doanh thu bán sản phẩm hàng hoá, dịch vụ Mua vật tư hàng hoá TK131,136, 141 Thu hồi các khoản nợ phải thu TK 121,128 TK 211,213 221,222 214 Thu hồi vốn đầu tư bằng Mua TCSĐ, thanh toán, chuyển khoản chi phí XDCB TK338,334 TK311,315, 331,333,336,338 Nhận ký cược, ký quỹ của Thanh toán các khoản nợ đơn vị khác phải trả TK144,244 TK121,128 221,222 Thu hồi tiền ký cược, ký quỹ Mua chứng khoán, góp vốn liên doanh TK411,441 TK144,244 451, 461 -Nhận vốn liên doanh do ngân Xuất tiền ký cược,ký quỹ sách cấp, cổ đông góp -Nhận tiền cấp dưới nộp lên để TK627,641 lập quỹ quản lý cấp trên. 642 -Nhận kinh phí sự nghiệp Thanh toán các khoản TK711, 721 chi phí phục vụ SX Thu nhập hoạt động tài chính, hoạt động bất thường 4. Hạch toán tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc gửi vào bưu điện để chuyển vào Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản của Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận đực giấy báo có của Ngân hàng. Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trường hợp sau: Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng. Chuyển tiền qua bưu điện trả cho các đơn vị khác. Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc ( giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước) Tiền doanh nghiệp đã lưu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền .... 4.1. Chứng từ sử dụng: Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc Các chứng từ gốc kèm theo khác như: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. 4.2. Tài khoản sử dụng: Việc hạch toán tiền đang chuyển được thực hện trên tài khoản 113- “Tiền đang chuyển”. Nội dung và kết cấu của tài khoản này: Bên nợ: Tiền đang chuyển tăng trong kỳ Bên Có: tiền đang chuyển giảm trong kỳ Dư nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp hai: Tk 1131- “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. TK 113.2-“Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ. 4.3. Trình tự hạch toán: Sơ đồ kế toán tổng hợp: TK 511 TK 113 TK 112 Thu tiền bán hàng bằng tiền Tiền đang chuyển đã gửi vào NH mặt, séc nộp thẳng vào NH TK 111 TK 331 Xuất quỹ nộp NH hay chuyển Thanh toán cho nhà cung cấp tiền qua bưu điện TK 112 TK 311 TGNH làm thủ tục để lưu ký Thanh toán tiền vay ngắn hạn cho các hình thức T.T khác TK 131,136,138 TK 315 Thu nợ chuyển thẳng qua Thanh toán nợ dài hạn đến NH hoặc bưu điện hạn trả 5. Hình thức sổ kế toán: Thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lượng rất lớn và phải thực hiện thường xuyên, hàng ngày. Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc các báo cáo kế toán gửi cho cấp trên hay tại cơ quan nhà nước. Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lượng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán. Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau: Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít. Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý. Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán. Điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán. Hiện nay, theo chế dộ quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán: Nhật ký- sổ cái, Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ và chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện thích hợp. 5.1. Hình thức nhật ký- sổ cái: Đặc điểm chủ yếu: Hình thức sổ kế toán Nhật ký- Sổ cái có đặc điểm chủ yếu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống vào sổ Nhật ký- Sổ cái. Hệ thống sổ bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ là sổ Nhật ký- sổ cái. Sổ kế toán chi tiết: bao gồm sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu thành phẩm tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cần hạch toán chi tiết mà kết cấu, mỗi sổ kế toán chi tiết ở mỗi doanh nghiệp đều có thể khác nhau. Ưu, nhược điểm và phạm vi sử dụng: Ưu điểm: Dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu. Nhược điểm: Khó phân công lao động, khó áp dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khối lượng phát sinh lớn thì Nhật ký- sổ cái sẽ cồng kềnh, phức tạp. Phạm vi sử dụng: Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít và sử dụng ít tài khoản như các doanh nghiệp tư nhân quy mô nhỏ. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NK- SC. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NK- SC Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. 5.2. Hình thức “chứng từ ghi sổ” Đặc điểm chủ yếu: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Trong hình thức này việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản. Hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hợp: gồm sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản. Sổ kế toán chi tiết: tương tự trong NK- SC. Ưu nhược điểm và phạm vi sử dụng: Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, để kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán. Nhược điểm: ghi chép còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm. Phạm vi sử dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sơ đồ: Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ Sổ (thẻ) kế ghi sổ chi tiết Sổ đăng ký CT- GS Sổ cái Bảng cân đối số Bảng tổng hợp PS các TK số liệu chi tiết Báo cáo tài chính 5.3. Hình thức Nhật ký- chứng từ: Đặc điểm chủ yếu: Kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hệ thống sổ kế toán: - Sổ kế toán tổng hợp: Các nhật ký chứng từ, các bảng kê. Sổ kế toán chi tiết : Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như trong hai hình thức trên (CT- GS và NK- SC) còn sử dụng các bảng phân bổ. Ưu nhược, điểm và phạm vi sử dụng: Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời thuận tiện cho việc phân công công tác. Nhược điểm: kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho cơ giới hoá Phạm vi sử dụng: ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng. Trình tự hạch toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký- chứng từ: Chứng từ gốc Bảng kê số 1,2 NK- CT số 1,2 Sổ kế toán (PS nợ) (PS có) chi tiết Sổ cái các TK Bảng tổng hợp 111,112,113 chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. 5.4. Hình thức Nhật ký chung: Đặc điểm chủ yếu: Các nghiệp vụ kinh tế được phát sinh vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian va nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ cái. Hệ thống sổ: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái các tài khoản (111, 112, 113) Sổ kế toán chi tiết: Tương tự như các hình thức trên. Sơ đồ trình tự hạch toán: Chứng từ gốc Sổ NK chuyên Sổ nhật ký Sổ kế toán dùng chung chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. Chương II: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà nội. I.Giới thiệu chung về công ty kim khí Hà nội: 1. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty kim khí được thành lập năm 1960 trên cơ sơ là một chi cục thuộc cục kim khí thiết bị Tổng cục vật tư. Hiện nay Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập trong mạng lưới kinh doanh của Tổng công ty thép Việt Nam- Bộ công nghiệp nặng. Ngày 28 tháng 5 năm 1993 Công ty được thành lập lại với tên gọi “Công ty kim khí Hà Nội”. Địa chỉ: D2- Khương Thượng- phố Tôn Thất Tùng, quận Đống Đa- Hà nội. Kim khí là một trong những mặt hàng vật tư quan trọng trong việc xây dựng và phát triển đất nước vì hiện nay nước ta vẫn là một nước nghèo với cơ sở hạ tầng yếu kém. Trong suốt 38 năm hoạt động công ty luôn thực hiện đúng vai trò và chức năng của mình là cung cấp mặt hàng kim khí cho bất kỳ một đơn vị nào, một tổ chức nào có nhu cầu. Từ năm 1990 trở về trước, công ty là một đơn vị kinh doanh độc quyền về kim khí theo cơ chế bao cấp với hoạt động chính là nhận hàng của cơ quan chủ quản rồi bán ra cung cấp theo địa chỉ, theo hạn mức và theo giá quy định. Sau 1990, thị trưòng kim khí có sự chuyển biến mạnh mẽ về cả tính chất cũng như cơ cấu, mặt hàng kim khí được tự do thương mại hoá. Hoạt động kinh doanh của công ty gặp rất nhiều khó khăn do phải cạnh tranh gay gắt với các tổ chức kinh tế khác, kể cả tư nhân. Đứng trước khó khăn đó, công ty đã chuyển phương thức kinh doanh để phù hợp với yêu cầu của thị trường. Công ty đã tiến hành tự hạch toán kinh doanh và không ngừng phát triển thị trường trong và ngoài nước. Với tất cả sự cố gắng của mình công ty cũng đã đạt được những kết quả nhất định. Mạng lưới hiện nay của công ty gồm 30 cửa hàng bán lẻ ở khắp địa bàn Hà nội, 4 xí nghiệp và 2 cửa hàng lớn trực thuộc công ty. 2. Tổ chức bộ máy quản lý: Công ty kim khí Hà nội là đơn vị do tổng công ty thép Việt Nam thuộc Bộ công nghiệp nặng quản lý. Để thực hiện tốt công tác kinh doanh của đơn vị công ty luôn coi trọng công tác tổ chức, sắp xếp bộ máy lãnh đạo, quản lý của công ty. Cơ cấu bộ máy của công ty luôn có sự thay đổi để phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của cơ chế thị trường. Mối quan hệ giữa các bộ phận luôn có sự bình đẳng, hợp tác tạo điều kiện hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ được giao của từng bộ phận. Căn cứ chủ trương chính sách pháp luật của Nhà nước giám đốc công ty xây dựng và ban hành nội quy, quy chế phân công quyền tự chủ cho các bộ phận đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng pháp luật và có hiệu quả. Thực hiện các chính sách cán bộ, sử dụng lao động an toàn để bảo hộ lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ an toàn tài sản xã hội, bảo vệ an ninh chính trị xã hội. Cơ cấu quản lý của công ty bao gồm những bộ phận sau: Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm trước nhà nước, các cấp có thẩm quyền và cán bộ công nhân viên trong công ty về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc quản lý thông qua sự giúp đỡ của các phó giám đốc. Các phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc , được giám đốc giao nhiệm vụ trực tiếp phụ trách chuyên về một lĩnh vực nào đó. Khối các đơn vị quản lý: gồm 5 phòng ban + Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh: Có nhiệm vụ nắm bát các mặt hàng kinh doanh, nhạy bén với việc xác định nhu cầu của mặt hàng kim khí trên thị trưòng trong kỳ tới nhằm đưa ra những phương án kinh doanh phù hợp. + Phòng tổ chức lao động hành chính: Thực hiện nhiệm vụ quản lý con người của toàn công ty, thuyên chuyển công tác đi, công tác đến, thực hiện chế độ về lao dộng, bảo hộ lao động, chế độ hưu trí, mất sức, nghỉ việc ... Quản lý toàn bộ về bảo hiểm y tế, công việc hành chính, giúp Giám đốc quản lý lao động, con người, giúp Giám đốc nắm được năng lực của từng càn bộ để bố trí và phân công công tác sao cho có hiệu quả. + Phòng tài vụ: Phòng này có nhiệm vụ quản lý toàn bộ vốn của công ty, có nghĩa là phải đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về thực hiện nguyên tắc, chế độ hạch toán kinh tế của công ty. Các kế toán viên phải thường xuyên kiểm soát việc chi tiêu hạch toán của các xí nghiệp trực thuộc, giúp xí nghiệp tăng cường công tác quản lý, sử dụng vốn có hiệu quản dể thực hiện bảo toàn và phát triển vốn. + Phòng thanh tra bảo vệ: Có nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự cho công ty. Các nhân viên phòng thanh tra bảo vệ sẽ là những người đứng ra điều tra và giải quyết những sự cố trong nội bộ công ty như: mất vật tư, mất thiết bị, hoặc đảm bảo trật tự khỏi những kẻ cố tình vào quâý rối. + Phòng quản lý kỹ thuật: Vì công ty có 4 xí nghiệp kinh doanh, gia công, chế biến nên việc có mặt của phòng kỹ thuật trở nên rất quan trọng. Phòng này có nhiệm vụ quản lý kỹ thuật cho toàn công ty. Các nhân viên phòng kỹ thuật cho biết kỹ thuật máy móc nào đã cũ kỹ cần phải thay thế. Bên cạnh đó họ phải nắm bắt được sự tiên tiến trên thế giới nhằm đưa ra những biện pháp tốt nhất đối với việc đầu tư thiết bị máy móc. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty kim khí Hà nội: 3. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty: 3.1 Tổ chức bộ máy kế toán: Do đặc điểm phạm vi sản xuất kinh doanh rất rộng lớn nên công ty luôn coi trọng công tác tổ chức sắp xếp đội ngũ kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ nhằm phát huy hết vai trò của kế toán nói chung và khả năng của từng nhân viên kế toán nói riêng. Để quản lý tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã áp dung hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán tài vụ gồm 12 người trong dó có một kế toán trưởng, một phó phòng kế toán. Các nhân viên còn lại được chia thành 3 nhóm: - Nhóm 1: Kế toán chi phí lưu thông gồm 3 người: Một kế toán tổng hợp, một kế toán chi phí lưu thông, một kế toán theo dõi TSCĐ, trích và tính khấu hao cơ bản và lương. - Nhóm 2: kế toán hàng hoá gồm 4 người: + Một kế toán mua hàng : có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ tình hình mua hàng của công ty. + Một kế toán bán hàng: theo dõi tình hình bán. + Một kế toán công nợ: theo dõi cả về thanh toán với người bán và với người mua. + Một kế toán hàng tồn kho - Nhóm 3: Kế toán vốn bằng tiền. + một kế toán tiền mặt. + Một kế toán TGNH và tiền đang chuyển. + Một thủ quỹ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty kim khí Hà Nội: Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Nhóm I Nhóm II Nhóm III Kế toán các Kế toán các xí nghiệp cửa hàng 3.2 Tổ chức công tác kế toán: Công ty kim khí Hà Nội đang áp dụng hệ thống kế toán ban hành thưo quyết định số 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1- 11- 1995 của Bộ Tài chính. Tài khoản kế toán: Công ty đăng ký sử dụng một số tài khoản kế toán theo chế độ đã ban hành. Hình thức sổ áp dụng: Nhật ký chứng từ Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo quy định của chế độ Nhà nước hiện hành. Phương pháp khấu hao TSCĐ: áp dụng thưo QĐ 1062 TC/ QĐ/ CSTC ngày 14/ 11/ 96. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá, xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ= Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ+ Giá trị hàng nhập trong kỳ- Giá trị hàng xuất trong kỳ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên Sổ sách kế toán: Hiện công ty đang sử dụng các sổ sau: Sổ tổng hợp: Sổ cái của tất cả Tk đang kỳ sử dụng. Định kỳ mở sổ cái là một năm, định kỳ ghi sổ cái là một tháng. Sổ chi tiết các tài khoản: sổ này được mở để theo dõi chi tiết từng đối tượng có liên quan tới các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản tương ứng. Trình tự ghi sổ: áp dụng đúng quy định của Bộ tài chính đối với hình thức chứng từ ghi sổ. 4. Tình hình luân chuyển chứng từ trong công ty: Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty bao gồn các khâu sau: Chứng từ phát sinh trước khi đến phòng kế toán gồm: + Thông tư kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán + Giấy đề nghị tạm ứng + Các văn bản đã được duyệt về chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ hoá đơn liên quan. ....................... Kiểm tra và thực hiện phần hành: Phó phóng kế toán sau khi nhận được các chứng từ trên sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và giao cho kết toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền. Căn cứ vào chứng từ này kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi ... rồi trình lên kế toán trưởng kiểm tra sau đó trình lên cấp trên ký duyệt. Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp. Cuối tháng kế toán tổng hợp lập các bảng kê và nhật ký chứng từ và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cái rồi trình tài liệu này cho phó phòng hoặc trưởng phòng ký duyệt. Tập hợp, lưu trữ chứng từ: Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập bảng kê Nhật ký chứng từ và sổ kế toán chi tiết sẽ được lưu một bản trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản khác được đóng lại thành quyển và lưu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ này được bảo quản, lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra huỷ. 5. Đặc điểm thu chi vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội: Lượng tiền luân chuyển trên các tài khoản vốn bằng tiền chủ yếu là từ hoạt động mua và bán các mặt hàng kim khí với các bạn hàng. Bên cạnh đó, do thực tế khách quan để phục vụ cho sản xuất kinh doanh đã làm nảy sinh các khoản thu chi trong lĩnh vực mua bán tài sản, sản xuất gia công ... nhưng những khoản thu chi này không nhiều so với tổng lượng vốn bằng tiền luân chuyển trong toàn công ty. Có thể khái quát lưu lượng vốn bằng tiền phát sinh tại công ty như sau: Phát sinh từ hoạt động SXKD +Dòng thu +Dòng chi Số dư Phát sinh từ hoạt động đầu tư Số dư đầu kỳ +Dòng thu cuối kỳ +Dòng chi Phát sinh từ hoạt động tài chính +Dòng thu +Dòng chi Cụ thể: Phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh : + Dòng thu: Thu từ bán hàng hoá, sản phẩm. Các khoản thu khác. + Dòng chi: Chi lương CNV, chi mua NVL, nộp ngân sách, dịch vụ mua ngoài, chi cho bán hàng, QL doanh nghiệp ..... Các khoản chi phí khác. Phát sinh từ hoạt động đầu tư: + Dòng thu: thanh lý máy móc, thiết bị, TSCĐ, các khoản thu khác. + Dòng chi: Mua TCSĐ, trang thiết bị, ĐTXDCB, các khoản chi khác. Phát sinh từ hoạt động tài chính: + Dòng thu: + thu lãi tiền gửi NH, thu tiền lãi do bán ngoại tệ ... + Các khoản thu khác. + Dòng chi: + Chi trả nợ vay, trả lãi tiền vay, trả dịch vụ ngân hàng + Các khoản chi khác. II. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội. 1. Hạch toán tiền mặt: Để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng ngày tại két bạc của doanh nghiệp luôn có một lượng tiền mặt, lượng tiền này không phụ thuộc vào một tiêu chuẩn, một định mức tiền mặt tồn quỹ nào mà tuỳ thuộc vào từng thời kỳ phát sinh như để trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, mua văn phòng phẩm, tạm ứng ... Tuỳ thuộc vào kế hoạch chi tiêu trong tuần tới, tháng tới mà xác định lượng tiền mặt tại quỹ, khi có nhu cầu phát sinh lớn kế toán có thể viết séc để thủ quỹ đi rút tiền mặt ở tài khoản ngân hàng về. Tuy nhiên không phải tất cả các nguồn thu từ tiền mặt tại quỹ đều phát sinh từ Ngân hàng mà còn có những nghiệp vụ phát sinh tiền mặt khác tại công ty như tiền bán lẻ mặt hàng kim khí (thu bằng tiền mặt) do các cửa hàng gửi lên, tiền thu tạm ứng, tiền thu thanh lý.... Để theo dõi tình hình biến động của tiền mặt (Việt Nam đồng) tại quỹ kế toán sử dụng tài khoản 111. Hàng ngày căn cứ vào kế hoạch thu , chi, các lệnh chi, các hợp đồng ...kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu thu hoặc phiếu chi tiền mặt tương ứng. 1.1. Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt: Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền kế toán phần hành sẽ lập phiếu thu trình giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền sau đó kế toán phần hành sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ quỹ tiền mặt (báo cáo quỹ) và đính kèm các chứng từ gốc (phiếu thu, giấy thanh toán tiền tạm ứng). Khi đó kế toán ghi: Nợ TK 111: Số tiền nhập quỹ Có TK 112.1: Rút tiền gửi Ngân hàng về quỹ Có TK 141: Thanh toán tiền tạm ứng. Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Có TK 131: Thu các khoản nợ phải thu. ..................................... Ví dụ: Ngày 2/ 12/ 1997, Xí nghiệp Đức Giang nộp lên công ty tiền bán hàng (bằng tiền mặt). Kế toán phần hành lập phiếu thu: Đơn vị: ....... Số 284 Mẫu 01. TT Phiếu thu QĐ số 1141TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Ngày 2/ 12/ 1998 của Bộ tài chính. Nợ TK: 111 Có TK: 1368 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Văn Bảo Địa chỉ : Xí nghiệp Đức Giang Lý do nộp : Nộp tiền bán hàng Số tiền : 112.000.000 đ. (Viết bằng chữ: Một trăm mười hai triệu đồng chẵn) Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 2 tháng 12 năm 1998 Thủ trưởng Kế toán Người lập Người nộp Thủ quỹ đơn vị trưởng phiếu Cuối tháng dựa trên số liệu tổng hợp ở báo cáo quỹ tiền mặt kế toán lập bảng kê số 1- ghi Nợ tài khoản 111. Bảng kê số 1 Tháng 12/1997 stt Ngày Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK ..... Số dư CN 1.129.879.891 511 131 136.8 141 ... Cộng nợ TK 111 2 3 4 5 6 9 10 ..... 28.007.000 52.331.140 16.738.543 142.345.000 39.813.000 .................. 1.314.447.438 234.720.710 358.005.350 281.628.000 543.814.800 65.100.000 428.500.000 519.328.000 .............. 12.310.666.148 112.000.000 96.724.239 47.801.000 92.000.000 268.374.000 308.565.400 51.311.000 ........... 1.864.667.773 300.000 2.000.000 ......... 300.651.600 .... 235.413.710 454.729.589 360.436.000 688.145.940 919.374.000 754.752.543 713.580.000 ......... 16.276.727.355 772.841.601 478.797.440 652.293.840 1.303.613.340 412.674.580 401.917.893 1.111.625.593 .......... 1.656.021.435 1.2.Đối với các nghiệp vụ phát sinh giảm tiền: Khi nhận được các văn bản đề nghi chi trả, lệnh chi, giấy đề nghị tạm ứng ... kế toán tiền mặt sẽ viết các phiếu chi chuyển cho các cấp có liên quan ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ. Sau khi thủ quỹ đã chi tiền và người nhận đã ký nhận kế toán tiền mặt sẽ tiến hành định khoản và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt. Khi đó kế toán ghi: Nợ Tk 112: Nộp tiềm mặt vào Ngân hàng Nợ TK 331: Thanh toán các khoản nợ khách hàng. Nợ TK 141: Chi tiền tạm ứng. Nợ TK 221: Chi tiền mua TSCĐ. Nợ TK 641: Chi tiền phục vụ bán hàng. ..................... Có TK 111. Ví dụ: Ngày 2/ 12/ 97 theo giấy đề nghị tạm ứng của bà Lê thị Hảo và sự đồng ý của cấp lãnh đạo, kế toán phần hành viết phiếu chi tiền mặt, sau đó nhập số liệu vào sổ quỹ tiền mặt (cột chi): Cửa hàng KK số 2 Mẫu số 2-TM QĐ Liên bộ Giấy đề nghị tạm ứng TCKT-TC Số 1 Tên tôi là : Lê thị Hảo Đề nghị ông : GĐ công ty KK Hà nội Cho nhận số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn. Lý do sử dụng: chuyên chi tháng 12/ 1997. Thời hạn thanh toán: 31/ 12/ 1997 Ngày 3/ 12/ 97 Thủ trưởng đv Phụ trách đv Người xin tạm ứng Vì cửa hàng kim khí số 2 là đơn vị cấp dưới, hạch toán riêng nên khoản tạm ứng này được coi như số tiền cấp trên cho cấp dưới và cấp dưới phải hoàn trả lại theo thời gian đã quy định. Kế toán phần hành sẽ ghi Nợ TK 136.8 Đơn vị: Số 2 KT/RR Ngày 2/ 12/ 98 TK Nợ: phiếu chi 136.8 Trả cho : Cửa hàng số 2 Do ông (bà) : Lê thị Hảo Chứng minh thư ................. cấp ngày ........................... ...