Đề tài Hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty dược Đà Nẵng

TK 632 TK 155, 1561, 154 ‘gccb’ 152 ‘phế liệu’ (6b) Giá vốn của hàng đã tiêu thụ bị trả lại TK 111, 112, 131 TK 531 TK 511 (6b) tổng tiền Giá bán của (6c) cuối kỳ kết chuyển trả lại KH hàng bị trả lại doanh thu hàng bán bị trả lại TK 3331 Giảm VAT Phải nộp TK 111, 112 TK 641 (6d) chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại TK 133 b. Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ: - Theo phương pháp KKÐK, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán chỉ hạch toán doanh thu không hạch toán giá vốn, đến cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán xác định giá trị hàng tồn, sau đó xác định giá trị hàng xuất. Aïp dụng một trong các phương pháp tính giá mua của hàng xuất kho để tính giá mua của hàng tồn cuối kỳ, từ đó tính giá mua của hàng bán trong kỳ. - Sơ đồ hạch toán tổng hợp: Ðơn vị nộp thuế theo phương pháp trực tiếp: cuối kỳ xác định thuế phải nộp. TK 3331 TK 511 Giảm doanh thu Thuần VAT phải TK 515 Nộp theo PP Trực tiếp giảm doanh thu Tài chính TK 711 Giảm thu nhập khác Khi hàng tiêu thụ ( giá bán, cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ : TK 511 TK 111, 112, 131 TK 3331 3. Hạch toán hàng tồn kho: 3.1. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho : Hạch toán chi tiết hàng tồn kho được tiến hành đồng thời ở kho và bộ phận kế toán. Có 3 phương pháp: * Ghi thẻ song song - Nguyên tắc hạch toán: Ở kho theo dõi về số lượng, bộ phận kế toán theo dõi số lượng và gia trị. - Trình tự ghi chép: + Ở kho: Hằng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất ghi số lượng hàng thực nhập thực xuất vào thẻ kho.Hằng ngày hoặc định kì, thủ kho sau khi vào thẻ kho thì chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán. + Ở phòng kế toán: hằng ngày hoặc định kì khi nhận được các chứng từ nhập xuất từ kho gởi lên, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất sau đó ghi vào thẻ hay sổ chi tiết có liên quan cả số lượng lẫn giá trị. Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thẻ kho của thủ kho về tổng số nhập xuất tồn của từng loại hàng hóa. Sau khi đối chiếu khớp đúng kế toán lập bảng cân đối nhập - Xuất - Tồn hàng hóa về mặt giá trị để đối chiếu với kế toán tổng hợp. * Sổ số dư: - Nguyên tắc hạch toán: Ở kho theo dõi số lượng, bộ phận kế toán theo dõi giá trị. - Trình tự ghi chép: + Ở kho: hằng ngày hoặc định kì sau khi ghi thẻ xong thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ .Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ ghichỉ tiêu số lượng hàng hóa theo từng mặt hàng tồn kho. Cuối kì vào sổ số dư và chuyển số dư về phòng kế toán để tính chỉ tiêu hàng tồn cuối kì. +Tại phòng kế toán:hằng ngày hoặc định kì kế toán kho hàng xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và kí ngay trên thẻ kho để chứng thực kết quả kiểm tra. Sau đó đem toàn bộ chứng từ cùng phiếu giao nhận chứng từ kế toán ghi đơn giá và ghi thành tiền rồi ghi vào bảng lũy kế nhập xuất tồn (được mở cho từng kho). Tiếp đó cộng số tiền nhập xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng loại hàng.Số dư này dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư. * Sổ đối chiếu luân chuyển: + Ở kho: vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm hàng hóa (vật liệu) như phương pháp thẻ song song. + Ở phòng kế toán: định kì khi nhận chứng từ nhập, chứng từ xuất từ thủ kho chuyển lên, kế toán lập ra bảng ra bảng kê nhập, bảng kê xuất. Cuối tháng tổng cộng các bảng kê nhập, bảng kê xuất tính ra tổng số nhập, tổng số xuất của từng loại hàng hóa để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển được lập theo từng kho và ghi tổng số nhập, tổng số xuất trên cơ sở đó tính ra số tồn cuối tháng về số lượng và giá trị cho từng loại hàng hóa. Mỗi loại được ghi 1 dòng trên sổ. Cuối tháng, kế toán thực hiện việc đối chiếu số tồn của từng loại trên sổ đối chiếu luân chuyển với tồn từng loại trên thẻ kho, số tổng cộng trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. 3.2. Hạch toán kết quả kiểm kê: + Ðối với trường hợp hao hụt mất mát hàng tồn kho: Căn cứ vào biên bảng mất, hao hụt mất mát hàng tồn kho, kế toán phản ánh giá trị hao hụt mất mát: Nợ TK 138(1) - Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 151, 152, 153, 154, 155, 156 Căn cứ vào biên bản xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 111, 334 (phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 632: giá vốn hàng hóa (các khoản hao hụt mất mát trừ (-) phần bồi thường) Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý. Mức dự phòng giảm giá HTK Số lượng hàng hoá tồn kho giảm giá tại thời điểm 31/12 (năm báo cáo) = Đơn giá hàng hoá i trên sổ kế toán x Đơn giá thực tế hàng hoá i trên TT thời điểm 31/12 năm BC - 3.3. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: - Cuối năm kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ghi: Nợ TK 642 Có TK 159 - Cuối năm kế toán hoàn nhập dự phòng Nợ TK 159 Có TK 632 Đồng thời theo điều kiện dự phòng mà lập dự phòng cho năm sau: PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG. I. Quá trình hình thành phát triển và chức năng nhiệm vụ của công ty Dược Đà Nẵng. 1. Quá trình hình thành phát triển của Công ty Dược: Vào thời nền kinh tế nước ta còn đang trong cơ chế bao cấp, sự vận động của hàng hóa phải nằm dưới sự quản lý của nhà nước. Ðối với dược phẩm, một mặt hàng thiết yếu và quan trọng nhà nước độc quyền quản lý. Công ty Dược Ðà Nẵng lúc bấy giờ chỉ là một hiệu thuốc của thành phố trực thuộc Tỉnh với chức năng phân phối và lưu thông dược phẩm trong phạm vi thành phố. Khi nền kinh tế nước ta mở cửa áp dụng kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, hàng hóa nói chung và dược phẩm nói riêng vận động theo quy luật cung cầu của thị trường. Năm 1990, theo Quyết định số 1037/TCKT của Bộ Bảo vệ Sức khỏe, Quyết định số 177/QÐ-UB của UBND tỉnh Quảng Nam Ðà Nẵng và cấp giấy phép kinh doanh số 1040088/TTKT vào tháng 3/1991. Công ty Dược thành lập với chức năng bán buôn, bán lẻ dược phẩm dược liệu, vật tư y tế và được phép sản xuất một số mặt hàng như rượu bổ Sâm Quy Hà, sâm tinh rồng vàng... Công ty Dược đã đăng ký nhãn hiệu thương mại và tên giao dịch quốc tế viết tắc là DAPHACO theo giấy phép số 13028 tại sở đăng ký giấy phép công nghiệp thuộc Bộ khoa học và môi trường. Trụ sở chính đặt tại số 02- Phan Ðình Phùng thành phố Ðà Nẵng. Với nguồn vốn ban đầu tự bổ sung 96.998.600 VNÐ. Có tài khoản ngân hàng công thương Ðà Nẵng số 710A - 00174 và tài khoản ngoại tệ số 362.111.370.240 bằng tiền USD tại chi nhánh ngân hàng công thương Ðà Nẵng. Sau một thời gian hoạt động, công ty đã trải qua nhiều khó khăn: nguồn vốn hạn chế, cơ sở vật chất còn lạc hậu, trình độ chuyên môn, năng lực quản lý còn yếu kém, chưa có hiệu quả. Tuy nhiên, dưới sự khuyến khích chỉ đạo của nhà nước cùng với sự nổ lực quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã phát triển cơ sở sản xuất, chỉnh đốn bộ máy quản lý, mở rộng quy mô hoạt động, từng bước khắc phục những điểm yếu, công ty ngày càng đáp ứng vấn đề y tế của con người. Và khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ, đời sống ngày càng được nâng cao, vấn đề sức khỏe đã được đặt lên hàng đầu nên thị trường ngành y trở nên phong phú và đa dạng. Ðến năm 1997, Ðà Nẵng chính thức là một thành phố trực thuộc Trung Ương. Theo quyết định số 4986/QÐ-UB của UBND thành phố Ðà Nẵng yêu cầu sắp xếp lại các doanh nghiệp đóng trên địa bàn thành phố Ðà Nẵng, công ty Dược phẩm QNÐN đã sát nhập vào công ty Dược Ðà Nẵng vào ngày 30/11/1997 Cho đến nay, từ một hiệu thuốc của thành phố trực thuộc tỉnh, công ty dược Ðà Nẵng đã có một mạng lưới gồm một cửa hàng trung tâm (đa chức năng), hai kho, 13 cửa hàng chuyên sâu và các quầy bán sỉ, lẻ... Ðội ngũ cán bộ công nhân viên ngày càng lớn mạnh. Hiện nay công ty có 667 công nhân viên, trong đó có 42 cán bộ nhân viên quản lý. Nguồn vốn kinh doanh của công ty đến cuối năm 2000 là 3,4 tỷ, với vốn ngân sách cấp là 740 triệu đồng. Lợi nhuận đạt được không ngừng tăng lên: Năm 1996 là 166 triệu, năm 1998: 418 triệu, năm 2000: 508 triệu. Công ty đã thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với nhà nước. 2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm họat động sản xuất kinh doanh tại công ty Dược Ðà Nẵng. a. Chức năng, nhiệm vụ: - Công ty Dược Ðà Nẵng vừa là doanh nghiệp thương mại vừa là doanh nghiệp sản xuất cho nên công ty không ngừng chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh dược phẩm, dược liệu y tế để cung cấp thị trường bên ngoài mà còn phải nghiên cứu thị trường (nhu cầu thuốc chữa bệnh) tổ chức khai thác thu mua các loại dược phẩm... Tổ chức mạng lưới bán buôn bán lẻ cho các đơn vị kinh doanh Dược ngoài công ty và đến được người tiêu dùng. - Công ty luôn có nhiệm vụ bảo quản, dự trữ, phân phối theo đúng quy định riêng của ngành Dược và chế độ của nhà nước thực hiện các chế độ liên quan đến vấn đề quản lý kinh tế tài chính, sử dụng các nguồn vốn tài sản bảo đảm kinh doanh có hiệu quả. Quan tâm đến công tác tổ chức quản lý nhân sự, bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao năng lực chuyên môn. b. Ðặc điểm hoạt động: Sức khỏe của con người được đặt lên hàng đầu. Chính vì thế dược phẩm là một mặt hàng thiết yếu và quan trọng cho nhu cầu phòng tránh, điều trị bệnh tật cho con người. Với sự đa dạng, phong phú về chủng loại và số lượng, đồng thời yếu tố chất lượng đặt lên hàng đầu, công ty luôn phải giám sát, kiểm tra chặt chẽ từ khâu sản xuất đến khâu bảo quản lưu thông cho từng loại sản phẩm theo quy định riêng của ngành. Công ty luôn phải nắm bắt tình hình bệnh tật để có kế hoạch sản xuất hợp lý về chủng loại để tránh những tồn đọng dữ trữ dư thừa dược phẩm. Với sự phát triển khoa học ngày càng tiến bộ thì việc đáp ứng nhu cầu dược phẩm cho người tiêu dùng sẽ không còn khó khăn. Ðây là điều kiện cho công ty phát triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình. III. Ðặc điểm sản xuất, phương thức mua và bán tại công ty. 1. Ðặc điểm sản phẩm: Dược phẩm dược liệu, vật tư y tế là những loại hàng hóa rất quan trọng đối với cộng đồng. Nó làm sức khỏe của con người tốt hơn hay xấu hơn do quy cách của từng loại đòi hỏi phải chế biến theo đúng quy cách, bảo quản chặt chẽ và nghiêm ngặt về thời gian sử dụng cũng như chất lượng của nó. Việc kinh doanh sản xuất mặt hàng này đòi hỏi công ty phải có những đội ngũ chuyên môn riêng của ngành và trình độ nhất định. 2. Phương thức mua hàng: Những mối quan hệ sẵn có về chào hàng (có khuyến mãi) của nhà cung cấp, nhu cầu biến động hàng hóa trên thị trường, lượng hàng hóa tồn kho mà công ty sẽ tiến hành đặt hàng, mua hàng theo hợp đồng kinh tế. Việc mua hàng sẽ tiến hành theo phương pháp đặt hàng hoặc thông qua hợp đồng kinh tế với 2 hình thức chuyển hàng hoặc nhận hàng. Ðối với những mặt hàng của công ty ngoài địa phương hay của nước ngoài khi lượng hàng tồn kho chiếm khoảng 20 - 30% tổng số hàng thì tiến hành đặt hàng. Tùy khoảng cách địa lý, phương tiện vận tải mà công ty có kế hoạch ký hợp đồng kinh tế để luôn bảo đảm lượng hàng trong công ty. Nếu có nhu cầu hàng hóa, công ty sẽ trực tiếp mua những mặt hàng có trong phạm vi thành phố Ðà Nẵng hay tỉnh Quảng Nam. Việc thanh toán tiền hàng có thể xảy ra ngay thời điểm mua hoặc 10 ngày hay một tháng sau. Riêng với hàng nhập khẩu sử dụng giá CIF để thanh toán Thanh toán theo các phương thức sau: + Phương thức chuyển tiền: T/T là hình thức điện báo: ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền điện ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. + Phương thức nhờ thu: nhờ thu chứng từ. DIP (nhờ thu trả ngay): người trả tiền thanh toán hối phiếu thì ngân hàng mới giao chứng từ hàng hóa. D/P (nhờ thu trả chậm): người trả tiền chấp nhận thì ngân hàng mới giao chứng từ hàng hóa. + Phương thức thanh toán tín dụng chứng tư:ì Mở L/C: Thư tín dụng (L/C) là một bức thư do một ngân hàng viết theo theo yêu cầu người nhập khẩu (người xin mở thư tín dụng) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu (người hưởng lợi) nộp số tiền nhất định trong một thời gian nhất định với điều kiện người này thực hiện đầy đủ những điều khoản quy định trong lá thư đó. 3.Phương thức bán hàng tại Công ty Dược: Công ty thực hiện bán hàng theo hai phương thức: - Bán buôn: phương thức này được công ty tiến hành theo hình thức chuyển hàng hoặc hình thức nhận hàng. - Bán lẻ: thu tiền trực tiếp từ cửa hàng bán lẻ. Công ty chuyên cung cấp cho công ty Sài Gòn hàng nhập khẩu, bệnh viện, bảo hiểm y tế các tỉnh thành lân cận. Hình thức thanh toán: thu tiền ngay, nợ 10 ngày hoặc một tháng có chiết khấu đối với khách hàng mua khối lượng lớn hay thanh toán sớm. III. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại công ty. 1. Tổ chức bộ máy quản lý. a. Sơ đồ bộ máy: - Cơ cấu bộ máy Công ty được thực hiện theo mô hình trực tuyến chức năng. - Bộ máy quản lý gồm một giám đốc, 2 phó giám đốc làm nhiệm vụ tham mưu điều hành công tác chuyên môn. Công ty có 4 phòng chức năng : Phòng kế hoạch - kinh doanh, Phòng tổ chức hành chính , Phòng kế toán vật tư, Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm. Ngoài ra công ty còn có 1 phân xưởng sản xuất và hệ thống các chi nhánh, văn phòng đại diện, quầy thuốc cửa hàng khắp địa bàn thành phố Ðà Nẵng và khu vực lân cận. GIAÏM ÂÄÚC Phoï giaïm âäúc phuû traïch KD Phoï giaïm âäúc saín xuáút Phoìng KH-KD Phoìng KCS Phoìng TC-HC Phoìng KT-TV 2 kho 1 CH trung tám 13 CH chuyãn sáu 8 CH sè 2 CH váût tæ ytãú CH âäng dæåüc CH baïn leí PX saín xuáút Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng  b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: + Giám đốc: Là người điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trước nhà nước và người lao động. + Phó giám đốc kinh doanh: Lập và thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, nghiên cứu phương pháp, mở rộng hoạt động để đạt hiệu quả cao. + Phó giám đốc phụ trách sản xuất: Giám sát toàn bộ quá trình sản xuất dược phẩm. + Phòng kế hoạch kinh doanh: Tổ chức điều hành thu mua nguyên vật liệu, tìm nguồn hàng ký kết hợp đồng kinh tế, thống kê các loại sản phẩm bán cho khách hàng hàng tháng, quý, năm.... Dự đoán số lượng các loại sẽ tiêu thụ trong năm kế hoạch, bảo quản vật tư trong kho, giám sát các cửa hàng chuyên sâu + Phòng KCS: Tham mưu cho giám đốc về các vấn đề tổ chức điều độ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu kỹ thuật, mẫu mã của sản phẩm, kiểm tra việc thực hiện có đúng trong sản xuất hay không không cho phép sản xuất kinh doanh các sản phẩm không đạt yêu cầu. + Phòng kế toán tài vụ: Báo cáo tổng hợp đối với yêu cầu về vật tư, lao động... chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác kế toán thống kê tài chính của công ty. Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán, tổng hợp phân tích tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc các chính sách về tiền lương, tiền thưởng, điều động nhân sự nhằm tổ chức hợp lý bộ máy hoạt động của công ty. + Phân xưởng sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức sản xuất ra sản phẩm. + Cửa hàng chuyên sâu: chuyên môn hóa một loại dược phẩm của một hoặc hai công ty nhất định. + Cửa hàng trung tâm: là cửa hàng chính phân phối các sản phẩm và hàng dược phẩm. + Cửa hàng vật tư y tế: kinh doanh các mặt hàng vật tư y tế (cung cấp cho bệnh viện). + Cửa hàng đông dược: cung cấp các loại sản phẩm đông y. Sự hoạt động của bộ máy tạo nên mạng lưới thông tin cung cấp kịp thời về tình hình biến động của giá cả, thị trường nguyên vật liệu giúp công ty có những chiến lược hợp lý về công tác quản lý, ổn định giá cả, cung ứng sản phẩm đúng theo nhu cầu, có thể tạo tiền đề cho sự hình thành bộ phận marketing trong công ty 2. Tổ chức bộ máy kế toán: a. Ðặc điểm và sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn nên công ty đã áp dụng theo mô hình hỗn hợp, vừa tập trung vừa phân tán. Tại phân xưởng và các cửa hàng đều nhân viên kế toán, định kỳ theo quý toàn bộ công việc hoạt động tập hợp các phòng kế toán của công ty gồm: báo cáo nhập, xuất, báo cáo tổng hợp hàng hóa của từng cửa hàng và các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh kỳ. Trên cơ sở đó kế toán công ty tiến hành hcạh toán tổng hợp và lập quyết toán công ty. Kãú toaïn caïc âån vë haûch toaïn baïo säø Kãú toaïn caïc âån vë haûch toaïn âäüc láûp Täø thu tiãön caïc quáöy baïn leí Kãú toaïn PX SX Kãú toaïn CH sè Kãú toaïn CH CS Kãú toaïn CH TT Kãú toaïn tiãön læång Kãú toaïn kho Kãú toaïn quyî Kãú toaïn ngán haìngg Kãú toaïn cäng nåü KÃÚ TOAÏN TÄØNG HÅÜP KÃÚ TOAÏN TRÆÅÍNG Ghi chú: : Quan hệ chức năng phối hợp : Quan hệ trực tuyến chuyên môn b. Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán viên: + Kế toán trưởng: chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán trong toàn công ty sao cho hợp lý, có hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Giám sát nhắc nhở các nhân viên kế toán phần hành thực hiện đúng chế độ mà nhà nước quy định. Tham mưu cho giám đốc, trực tiếp báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho giám đốc và các cơ quan chức năng có liên quan. + Kế toán tổng hợp: theo dõi số liệu tổng hợp, quản lý việc thực hiện kế hoạch chi phí tài chính của công ty, các khoản phải nộp ngân sách, lập bảng kê khai xác định mức nộp hiện tại sau đó chuyển cho cán bộ kế toán phụ trách việc thanh toán với cơ quan nhà nước. + Kế toán ngân hàng: phụ trách việc theo dõi thanh toán với các đối tác qua ngân hàng. Theo dõi nguồn vốn hiện có, thời gian trả nợ vay và đối chiếu thường xuyên với ngân hàng, trực tiếp làm việc với các đơn vị tín dụng theo nhiệm vụ mà công ty giao phó. + Kế toán kho: theo dõi hàng, vật tư nhập xuất tồn. + Kế toán phân xưởng sản xuất: phụ trách việc hạch toán nguyên liệu, tiền lương công nhân sản xuất, tính giá thành sản phẩm. + Kế toán tiền lương: thanh toán các khoản phải nộp ngân sách tạm ?ng, thực hiện việc trích BHXH, BHYT, KPCÐ theo quy định, xác định tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên. + Kế toán các cửa hàng chuyên sâu: theo dõi việc mua bán tình hình nhập hàng ở các cửa hàng với nhau, theo dõi công nợ, phối hợp với kế toán công ty đôn đốc việc thu nợ. + Kế toán cửa hàng trung tâm: theo dõi việc bán hàng, tình hình sản xuất nội bộ giữa các cửa hàng với nhau, theo dõi công nợ, tập hợp chi phí có liên quan gởi lên phòng kế toán. + Tổ thu tiền trên quầy lẻ: theo dõi, thu tiền quầy lẻ nộp lên cho kế toán công ty. + Thủ quỹ (KT quỹ): bảo quản tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu chi. IV. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty. Từ hình thức hoạt động kinh doanh thực tế, công ty đã áp dụng hình thức ''Chứng từ ghi sổ'' trong công tác hạch toán. Công ty đã sử dụng một số tờ kê tài khoản để làm giảm bớt khối lượng công việc mà kế toán thực hiện theo hình thức này. a. Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Chæïng tæì gäúc Tåì kã chi tiãút Säø quyî Säø theí kãú toaïn chi tiãút Säø âàng kyï chæïng tæì ghi säø Chæïng tæì ghi säø Baíng täøng håüp chi tiãút Säø caïi Baíng cán âäúi kãú toaïn, caïc baïo biãøu Baïo caïo kãú toaïn Ghi chú : Ghi hằng ngày Ghi cuối kỳ Kiểm tra đối chiếu b. Trình tự luân chuyển chứng từ : Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các đơn vị trực thuộc lập và gửi chứng từ lên phòng kế toán. Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến lấy số liệu trực tiếp vào tờ kê chi tiết hay sổ thẻ chi tiết có liên quan đối với những tài khoản có mở sổ thẻ chi tiết. Nếu nghiệp vụ phát sinh ít thì ghi trực tiếp vào chứng từ ghi sổ. Ðịnh kỳ, các phần hành kế toán nộp lên kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ gốc, các từ kê chi tiết tài khoản. Kế toán tổng hợp đối chiếu, kiểm tra, lập bảng tổng hợp chi tiết rồi lấy số liệu tổng cộng của tờ kê ghi vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong kèm theo chứng từ gốc được kế toán kiểm duyệt và ghi vào sổ cái. Kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết tài khoản khớp đúng từ đó lập bảng cân đối tài khoản và sau đó lập báo cáo kế toán. B. THỰC TẾ VỀ HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC ÐÀ NẴNG. I. Hạch toán mua hàng. 1. Chứng từ, trình tự luân chuyển và sổ sách ghi chép: - Khi mua hàng ta có hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT của bên bán. Trước khi nhập kho, nhân viên phòng KCS sẽ kiểm tra chất lượng để lập ''Biên bản kiểm nghiệm'' nếu thấy số lượng hàng hóa không đúng quy cách theo hóa đơn GTGT thì nhân viên KCS phải lập 1 liên kèm theo phương thức chuyển hàng. Nếu mua theo phương thức nhận hàng thì công ty chịu trách nhiệm xử lý. - Sau đó nhân viên phòng KH - KD sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT và ''Biên bản kiểm nghiệm'' lập phiếu nhập kho và thực hiện theo trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Chæïng tæì gäúc Phiãúu nháûp kho Theí kho Thuí kho Phoìng KH-KD Baíng kã haìng mua (keìm baïo caïo VAT) Baïo caïo täøng håüp Haìng hoaï Chæïng tæì ghi säø Säø chi tiãút cäng nåü - Khi phiếu nhập kho được lập làm 2 liên, người nhập sẽ mang phiếu đến kho để nhập hàng hóa. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho cùng người nhận ký tên vào phiếu, liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho ghi vào thẻ kho. Ví dụ minh họa: Kho 2 Lê Duẩn mua hàng tại công ty TNHH Dược phẩm Cẩm Tú ngày 03/11/2003. HÓA ÐƠN (GTGT) Mẫu số: Liên 2 (giao cho khách hàng) Ký hiệu: Ngày 03 tháng 11 năm 2003 Ðơn vị bán hàng: Cty TNHH Dược phẩm Cẩm Tú Ðịa chỉ: Số TK: Hình thức thanh tóan: Mã số: Họ tên người mua: Cty Dược Ðà Nẵng Ðơn vị: Ðịa chỉ: Số TK: Hình thức thanh tóan: STT Tên hàng hóa, qui cách ÐVT Số lượng Ðơn gía Thành tiền 1 Ospexin 250Y Vĩ 320 10961 3507520 2 Ospexin 500Y Vĩ 740 18480 13675200 3 Servanlox 500Y Vĩ 2240 9060 20294400 4 Histac 300Y Hộp 150 81295 12194200 5 Serugesic 500Y Hộp 70 24480 1713000 6 Senicilume 500Y Vĩ 1000 7670 7670000 7 Lemoon ngậm Vĩ 360 21300 7668000 Cộng tiền hàng : 66722970 Thuế : 3336148 Tổng : 70059118 Số tiền viết bằng chữ: (Bảy mươi triệu không trăm năm chín ngàn một trăm tám mươi đồng) Người mua Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03/11/2003 Số 001/1 Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH Dược phẩm Cẩm Tú Theo chứng từ gốc: A/02 số 008773 ngày 03/11/2003 Nhập tại : kho 2 TT Tên thuốc - hàm lượng nơi sản xuất Mã số ÐVT Số lượng Ðơn giâ Thành tiền Theo chứng từ Thực nhận 1 OSPEXIN 250Y Vĩ 320 10.961 3.507.520 2 OSPEXIN 500Y Vĩ 740 18.480 13.675.200 3 SERVANLOX 500Y Vĩ 2240 9.060 20.294.400 4 HISTAC 300Y Hộp 150 81.295 12.194.200 5 SERUGESIC 500Y Hộp 70 24.480 1.713.000 6 SENICILUME 500Y Vĩ 1000 7.670 7.670.000 7 LEMOON ngậm Vĩ 360 21.300 7.668.000 Cộng 66.722.970 VAT 5% 3.336.148 Tổng cộng 70.059.118 BẢNG KÊ HÓA ÐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA DỊCH VỤ MUA VÀO (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Tháng 11 năm 2003) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Dược phẩm Phương Nam Địa chỉ kinh doanh: Kho 2 Lê Duẩn Mã số thuế: 0400101404-1 Hóa đơn chứng từ Tên người bán MST Mặt hàng Doanh số mua chưa thuế Thuế GTGT đầu vào Tổng cộng % VAT Kí hiệu Số HÐ Ngày Nhập nội AA/ 02 8773 3/11 1 Cty TNHH DP Cẩm Tú 03001129 DP 66722970 3336148 70059118 5% LK/ 02 30655 25/11 2 Cty TNHH TM-DV Thanh Ngọc 0300891 DP 34352100 3435210 37787310 10% BK BK 28/11 3 Bảng kê thu mua BK DP 2070000 0 2070000 0% Tổng cộng nhập trả 103145070 6771358 109916428 Người lập phiếu Ngày 30 tháng 11 năm 2003 (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng 2. Phương pháp tính giá hàng mua vào : Giá vốn hàng bán Giá mua trên hoá đơn = Các chi phí liên quan x Các khoản giảm trừ x 3. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng: 3.1. Hạch toán tổng hợp : * Tại công ty, hạch toán quá trình mua hàng kế toán sử dụng các sổ kế toán tổng hợp sau: Sổ cái TK 611, sổ cái TK 156, sổ cái TK 331 ... bảng kê mua hàng, bảng tổng hợp hàng hóa... 3.2. Hạch toán chi tiết : - Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ do vậy để hạch toán nghiệpvụ mua hàng kế toán sử dụng TK 611 (6112) “Mua hàng hoá” kết cấu như sau: Quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng có thể tóm tắt qua sơ đồ sau: TK 156 TK 331 TK 338 TK 333 TK 331,111 TK 331 TK 611 TK 642 TK 331 TK 331 TK 331 Kết chuyển giá trị hàng tồn đầu kỳ Mua hàng uỷ thác NK Thuế nhập khẩu Chi phí mua hàng Tăng giá mua Mua hàng Trong nước TK 133 TK 133 Hàng trả lại người bán giảm giá hàng tồn kho Chiết khấu hàng mua Hạ giá mua được người bán chấp nhận TK 133 Nhập hàng trong nước, VAT vào được khấu trừ, trình tự ghi sổ: Nợ TK 611 (6112): 116.654.223 Nợ TK 113 (1331): 5.832.697 Có TK 331: 122.486.920 Khi xuất trả hàng lại cho người bán, trình tự ghi sổ: Nợ TK 331: 16.637.935 Có TK 6112: 16.637.935 * Quá trình hạch toán trên có thể được minh hoạ qua hệ thống sổ sách sau: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT (Hoá đơn mua hàng) từ các cửa hàng gởi lên, kế toán phụ trách từng bộ phận cửa hàng: kế toán CHTT, kế toán CH sĩ, kế toán CH chuyên sâu, kế toán kho tiến hành lập các bảng kê mua hàng cho từng cửa hàng. Bảng kê mua hàng (Hàng trong nước) CHTT 02 PĐP - Quý I/2003 Ngày Số CT Đơn vị bán Số t