Đề tài Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây

hực hiện chính sách dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kinh doanh. Ngày 15/09/1997 Bộ tài chính ban hành Thông tư số 65/TC/TC để hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng, và xử lý các khoản dự phòng cần thiết cho sản xuất kinh doanh và Thông tư hướng dẫn 33/1998/TT – BTC ngày 17/03/1998 về trích lập và hạch toán các khoản dự phòng. Theo chế độ kế toán, việc xác định dự phòng về đối tượng cũng như mức dự phòng cần lập, hoàn nhập phải thực hiện cuối mỗi niên độ báo cáo. Về nguyên tắc dự phòng cho đối tượng nào? Mức tiền phải dự phòng bao nhiêu là dựa trên các dự báo và thực tế đã xẩy ra trong suốt liên độ báo cáo. Đối tượng lập dự phòng cần có: - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (vật tư, hàng hoá, sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thành đang tồn đọng theo nhu cầu thực tế hoặc chờ thanh lý, xử lý...) * Xác định dự phòng và nhập dự phòng hàng tồn kho giảm giá: - Số dự phòng cần phải lập cũng dựa trên số lượng của mỗi loại hàng tồn kho theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong năm có kết hợp dự báo giá sẽ diễn biến trong niên độ tiếp theo. Mức dự phòng cần phải lập cho niên độ(N + 1) = Số lượng hàng tồn kho mỗi loại x Mức chênh lệch giảm giá của mỗi loại Theo quy định chỉ lập dự phòng giảm giá hàng tốn kho cho mặt hàng kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh giá vốn của hàng tồn kho. * Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ lập và hoàn nhập dự phòng hàng tồn kho giảm giá: Phương pháp hạch toán được hạch toán theo sơ đồ sau: 159 711 642.6 Hoàn nhập quỹ dự phòng đã lập năm trước Lập quỹ dự phòng cho năm sau Phần II Thực trạng hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây I. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây có ảnh hưởng đến hạch toán Nguyên vật liệu. 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây tiền thân là Xí nghiệp Dược phẩm Hà Sơn Bình được thành lập vào ngày 12/6/1985 theo Quyết định số 319/YT-TCCB của Sở y tế Hà Sơn Bình. Ngày 16/7/1991 theo Quyết định số 246/QĐ-UB của UBND tỉnh Hà Sơn Bình, Xí nghiệp liên hiệp Dược Hà Sơn Bình được tách ra thành Xí nghiệp liên hiệp Dược Hà Sơn Bình và Xí nghiệp liên hiệp Dược Hà Tây. Ngày 29/3/1993 theo Quyết định số 114/QĐ-UB của UBND tỉnh Hà Tây Xí nghiệp liên hiệp Dược phẩm Hà Tây được đổi tên thành Công ty Dược phẩm Hà Tây. Để phù hợp với tình hình phát triển của kinh tế thị trường thực hiện Quyết định số 223/QĐ-UB ngày 11/5/2000 của UBND tỉnh Hà Tây đã tiến hành cổ phần hoá và thành lập ban quản lý mới của doanh nghiệp - Công ty Dược phẩm Hà Tây. Ngày 20/12/2000 theo Quyết định số 1911/QĐ-UB của UBND tỉnh Hà Tây chuyển đổi Công ty Dược phẩm Hà Tây thành Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây. Từ khi thành lập đến nay Công ty đã có chỗ đứng trên thị trường, trong những năm gần đây, Công ty đã và đang phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực phân phối hàng Dược phẩm và các máy móc thiết bị ngành Y tế. Để có được vị thế đó Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây đã phải trải qua những bước thăng trầm về khó khăn và thử thách. Địa chỉ Công ty: 80 Quang Trung thị xã Hà Đông tỉnh Hà Tây. Số điện thoại: 034.824685. Fax: 034.829054. Sau nhiều năm áp dụng chế độ hạch toán kinh tế kinh doanh lấy thu nhập tự trang trải các chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất đảm bảo có lãi và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nước. Tình hình Công ty được thực hiện qua các chỉ tiêu và kết quả kinh doanh trong 3 năm 2000, 2001, 2002 như sau: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ĐVT: đồng STT CHỉ tiêu Năm 2000 2001 2002 1 Tổng doanh thu 121.425.000 162.558.000 208.760.000 2 Tổng chi phí 150.429.000 161.508.000 207.556.000 3 Tổng thuế nộp ngân sách 6.540.000 9.838.000 14.520.000 4 Tổng lợi nhuận sau thuế 842.000 1.000.000 1.304.000 5 Thu nhập bình quân 980 1.100 1.200 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. * Cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây. Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây với nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng chính đã nêu trên nhằm nâng cao chất lượng của sản phẩm và hoạt động kinh doanh có hiệu quả Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây chế biến sản phẩm từ các loại hoá chất dược, tá dược các loại và các chất phụ gia khác trên nền kỹ thuật sản xuất và dây chuyền công nghệ đạt tiêu chuẩn vì đây là sản phẩm liên quan trực tiếp đến sức khoẻ của con người. Tác dụng của nó sẽ ảnh hưởng sâu rộng đến đời sống nhân dân vì vậy quy trình công nghệ sản xuất được trải qua nhiều khâu nhiều giai đoạn nhưng liên tục và khép kín. Công ty có 2 phân xưởng chính đó là phân xưởng thuốc viên và phân xưởng thuốc ống với khoảng hơn 200 mặt hàng sản xuất và được phép lưu hành trong cả nước và trong đó có một số mặt hàng được xuất khẩu. Từ đặc điểm ấy cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Giám đốc Phó giám đốc sản xuất Phòng kế hoạch Phân xưởng sản xuất thuốc viên Phân xưởng sản xuất thuốc ống Quầy bán buôn Hiệu thuốc Quầy bán lẻ Pha chế Pha chế Đóng ống tiêm Kiểm tra Đóng viên ép vỉ Nhập kho Đóng gói Kiểm tra Nhập kho Sản xuất ống Tổ sấy Sơ đồ tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty * Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây được hợp nhất từ toàn bộ các đơn vị sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh cho người trong toàn tỉnh, với nhiệm vụ chính là sản xuất kinh doanh thuốc phục vụ cho sức khoẻ nhân dân trong tỉnh, ngoài ra còn bán cho Trung ương và các tỉnh bạn, việc bán hàng trải rộng trên phạm vi cả tỉnh và một số đại diện ở các tỉnh bạn như: Hà Nội, Thanh Hoá, Thành phố Hồ Chí Minh … Sản phẩm chính của Công ty là các loại thuốc chữa bệnh như: viên nén, viên bao, viên nang, capsul … đóng lọ, vỉ; thuốc tiêm: ống nhọn, ống cổ bồng và các loại thuốc cao, dầu, thuốc mỡ, thuốc nước khác chủ yếu là được nhập từ nước ngoài. Kỹ thuật sản xuất môic sản phẩm là khác nhau nhưng tất cả đều có kỹ thuật chuyên ngành cao, tức là phải đảm bảo các chỉ tiêu: hàm lượng, khối lượng, thể tích, độ tan rã, độ bóng … yêu cầu vệ sinh công nghiệp đến mức tuyệt đối vì đây là sản phẩm liên quan trực tiếp đến sức khoẻ con người, tác dụng cũng như hậu quả của nó ảnh hưởng sâu rộng đến đời sống nhân dân. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty được chia thành các giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị sản xuất, giai đoạn sản xuất và giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm. - Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Đây là giai đoạn phân loại nguyên vật liệu, tá dược, bao bì, xử lý xay, rây, đong, đo, đếm … bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi đưa vào sản xuất. - Giai đoạn sản xuất: Là giai đoạn sau khi đã chuẩn bị, phân chia nguyên vật liệu, tá dược, bao bì … theo từng lô, mẻ sản xuất và được đưa vào sản xuất thông qua các công đoạn sản xuất. - Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: Sau khi thuốc được sản xuất, phòng kiểm nghiệm xác định hàm lượng cũng như chất lượng lô hàng đó nếu đủ tiêu chuẩn thì mới được nhập kho. Do đặc thù của sản phẩm mỗi loại thuốc có những định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật riêng biệt và thời hạn sử dụng nhất định. Cho nên quy trình công nghệ sản xuất dược phẩm là sản xuất giản đơn theo kiểu chế biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn và thuộc loại hình sản xuất khối lượng lớn, dây chuyền sản xuất tại những thời điểm nhất định chỉ sản xuất một loại sản phẩm. Công ty có 2 phân xưởng chính: Phân xưởng sản xuất thuốc viên và phân xưởng sản xuất thuốc ống, mỗi phân xưởng có những đặc điểm quy trình sản xuất khác nhau. • Tại phân xưởng sản xuất thuốc viên: Khi hoá chất được chuyển đến, phân xưởng tổ chức pha chế: trộn hoá chất với dược tá sau đó tiến hành hạt - sấy khô - dập viên - bao phin - ép vỉ hoặc đóng nhộng, đóng gói. Các thuốc được sản xuất chủ yếu ở phân xưởng thuốc viên là các loại: Vitamin B1, B6, C … các loại kháng sinh Amoxillin, Ampicillin, Pelixillin … và các loại thuốc khác. Nguyên vật liệu Pha chế Sấy khô Tạo hạt Sấy khô Kiểm tra, đóng gói Dập viên Đóng hộp Kho thành phẩm Cửa hàng Sơ đồ tóm tắt quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên • Tại phân xưởng sản xuất thuốc ống: Có hai bộ phận là bộ phận kéo ống và bộ phận dập vỉ. Cũng như phân xưởng sản xuất thuốc viên, sau khi hoá chất được chuyển đến sẽ tiến hành pha chế - đóng ống - dập vỉ - in nhãn - đóng gói. Các loại thuốc được sản xuất chủ yếu ở phân xưởng thuốc ống là: Thuốc tiêm, Vitamin B1, B6, thuốc mỡ, thuốc nước dùng ngoài. Sơ đồ tóm tắt quy trình công nghệ sản xuất thuốc ống Nguyên vật liệu Kéo ống Dập vỉ Pha chế Đóng gói In nhãn Kiểm tra, đóng gói Đóng hộp Cửa hàng Kho thành phẩm * Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây. Với mục đích sản xuất và hoạt động kinh doanh có hiệu quả trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh bằng chất lượng hàng hoá Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây đã đưa ra thị trường những sản phẩm có chất lượng cao đảm bảo tiêu chuẩn đồng thời với phương trâm phục vụ sức khoẻ cộng đồng là chính. Chính vì vậy, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ hoạt động có hiệu quả với đội ngũ cán bộ kỹ sư và công nhân viên hầu hết được đào tạo qua các trường đại học và trung học chuyên nghiệp có trình độ chuyên môn cao. Với đặc điểm đó của Công ty bộ máy tổ chức quản lý được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Phó giám đốc phụ trách sản xuất - kỹ thuật Phó giám đốc phụ trách hành chính và XDCB Phòng hành chính Phòng xuất nhập khẩu Phòng kế toán thống kê Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm Phòng kế hoạch nghiệp vụ Kho Các phân xưởng sản xuất * Chức năng nhiệm vụ của bộ máy: - Giám đốc: Là người có quyền quyết định và điều hành hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phó giám đốc: + Phó giám đốc phụ trách tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ quản lý điều hành nhân sự hành chính quản trị, điều hành tổ chức thực hiện đầy đủ cho cán bộ công nhân viên theo quy định của Bộ luật lao động, phụ trách lao động, đời sống và xây dựng cơ bản. + Phó giám đốc phụ trách sản xuất kỹ thuật, nghiên cứu khoa học và an toàn lao động: Có nhiệm vụ xây dựng và đề xuất với Giám đốc kế hoạch sản xuất kinh doanh đổi mới công nghệ, trang thiết bị và định mức hàng hoá, giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất, chất lượng sản phẩm, nhu cầu về vật tư, sản phẩm kho hàng hoá cho Giám đốc. - Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc thực hiện các lệnh thống kê kế toán và điều lệ của kế toán Nhà nước trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Các phòng ban giúp việc: + Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu giúp Giám đốc thực hiện tốt các công tác tổ chức, công tác tiền lương, tổ chức thực hiện công tác hành chính, Y tế, xây dựng cơ bản. + Phòng kế hoạch nghiệp vụ: Có nhiệm vụ dự thảo kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư sửa chữa lớn, kế hoạch nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật. + Phòng kế toán thống kê: Tham mưu giúp Giám đốc xây dựng và đôn đốc thực hiện kê hoạch ngày, tháng, quý, năm của Công ty và thực hiện công tác điều động sản xuất kinh doanh. + Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: Tổ chức thực hiện công tác kỹ thuật, quản lý chất lượng và nghiên cứu sản phẩm mới. + Phòng xuất nhập khẩu: Nhập vật tư hàng hoá để sản xuất kinh doanh, bán sản phẩm hàng hoá cho Công ty: Xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác cho các đơn vị bạn khi có yêu cầu. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán tại Công ty Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. 1. Đặc điểm của bộ máy kế toán ở Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty có chức năng tham mưu, giúp việc, giám đốc công tác tài chính của Công ty nhằm sử dụng tiền vốn vào đúng mục đích, đúng chế độ, chính sách, hợp lý và hiệu quả. Đồng thời có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra chế độ kế toán trong phạm vi toàn Công ty giúp lãnh đạo Công ty tổ chức Công ty thông tin kinh tế và tổ chức hoạt động kinh tế một cách nhịp nhàng có hiệu quả. Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý, Công ty áp dụng việc tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung với cơ cấu như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và CCDC Kế toán công nợ và tiền gửi Kế toán kho hàng hoá thành phẩm Kế toán quầy hàng Kế toán NVL Kế toán tiền mặt Kế toán thống kê Thủ quỹ * Chức năng và nhiệm vụ: Phòng kế toán của Công ty gồm 9 thành viên và được đặt dưới sự lãnh đạo của giám đốc. - Kế toán trưởng: Phụ trách công tác kế toán tổng hợp, theo dõi tình hình quản lý tài sản, nguồn vốn của Công ty. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc cung cấp thông tin tài chính cũng như trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, quản lý điều hành mọi hoạt động của nhân viên phòng kế toán. - Kế toán tài sản cố định (kiêm Phó phòng kế toán): Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động tăng, giảm của tài sản cố định; tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định; tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định; tham gia kiểm tra đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của Nhà nước và yêu cầu bảo quản của Công ty; phụ trách các tài khoản 211, 214, 411 đồng thời theo dõi tình hình sử dụng công cụ dụng cụ. - Kế toán Nguyên vật liệu: Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng chất lượng và giá thành thực tế vật liệu nhập kho, vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu; phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vàp các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh; kiểm kê vật liệu, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém chất lượng để Công ty kịp thời xử lý hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. - Kế toán công nợ tiền gửi: Có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kỳ kinh doanh theo từng đối tượng, từng khoản nợ, thời gian thanh toán; ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp về các khoản nợ phải thu, phải trả. Tổng hợp và sử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó đòi. Đồng thời kiêm luôn việc theo dõi tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày. Giám đốc việc chấp hành chế độ kế toán không dùng tiền mặt. - Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ viết phiếu thu, phiếu chi tiền mặt hàng ngày, phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. - Kế toán quầy hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình bán hàng của các cửa hàng, doanh thu của các cửa hàng. Cuối tháng báo cáo tình hình nhập xuất tồn sản phẩm hàng hoá tại các cửa hàng. - Kế toán kho hàng hoá thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá, thành phẩm trong kho. Hàng ngày phản ánh tình hình xuất bán, nhập kho. Cuối tháng phải phản ánh đầy đủ nhập xuất tồn đối với từng loại thuốc, từng loại tá dược. - Kế toán thống kê: Có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ số liệu về tình hình hoạt động của Công ty bao gồm cả doanh thu, thu nhập, nhập xuất tồn kho, số lượng lao động bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế … báo cáo cho giám đốc, các đơn vị chủ quản có liên quan (Sở y tế, Cục thuế, tài chính …). - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ gữi tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để nhập quỹ hoặc xuất quỹ tiền mặt. Cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt. 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và phương tiện kỹ thuật của Công ty. Hiện Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán 1141 TC /QĐ/CĐKT ký ngày 1/11/1995 và có sửa đổi bổ sung năm 2000 và năm 2003 và áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Hình thức chứng từ ghi sổ mà Công ty sử dụng bao gồm các loại sổ sau: - Các chứng từ Công ty sử dụng: + Hoá đơn thuế GTGT. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư. + Phiếu nhập kho. + Phiếu xuất kho. + Chứng từ ghi sổ. + Thẻ kho … - Sổ sách kế toán Công ty đang áp dụng: + Sổ kế toán tổng hợp: • Sổ cái các tài khoản. • Sổ chứng từ ghi sổ. • Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ kế toán chi tiết: • Sổ quỹ tiền mặt. • Sổ tiền gửi ngân hàng. • Sổ kế toán chi tiết phải thu của khách hàng. • Sổ kế toán chi tiết phải trả khách hàng. • Sổ chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. • Sổ chi tiết thành phẩm. • Sổ theo dõi TSCĐ. • Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. • Sổ chi tiết bán hàng. • Sổ theo dõi thuế GTGT. - Về báo cáo tài chính bao gồm: + Báo cáo B01 - DN: “Bảng cân đối kế toán”. + Báo cáo B02 - DN: “Báo cáo kết quả kinh doanh”. + Báo cáo B03 - DN: “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ”. + Báo cáo B04 - DN: “Thuyết minh báo cáo tài chính”. * Về phương pháp kế toán: Công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính (2) (4) (1) (1) (1) (3) (3) (5) (7) (5) (6) (6) (7) Sổ cái các tài khoản Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra đối chiếu: Chú thích: (1): Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để vào chứng từ ghi sổ (đối với nhiều chứng từ gốc cùng loại thì trước khi vào chứng từ ghi sổ phải lập bảng phân loại chứng từ gốc). (2): Căn cứ vào chứng từ gốc vào sổ quỹ đối với chứng từ liên quan đến tiền mặt. (3): Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. (4): Những chứng từ liên quan đến hạch toán chi tiết thì từ chứng từ gốc được vào sổ thẻ kế toán chi tiết. (5): Cuối tháng căn cứ vào sổ cái các tài khoản để vào bảng cân đối số phát sinh và căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết để vào bảng tổng hợp chi tiết. (6): Kiểm tra đối chiếu giữa số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái các tài khoản. (7): Cuối tháng căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. III. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây là một doanh nghiệp kinh doanh và sản xuất dược phẩm, do vậy nguyên vật liệu sử dụng dùng trong sản xuất là các chất hay hoá phẩm để tạo thành. Do đó nguyên vật liệu ở đây được bảo quản cẩn thận và theo một chu trình nguyên tắc được đảm bảo một cách có hệ thống, đây là một đặc thù riêng so với các doanh nghiệp khác. Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Những đặc điểm trên là xuất phát quan trọng công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức kế toán giản đơn, dễ kiểm tra, đối chiếu, thuận tiện cho phân công, công tác. Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây sử dụng phương pháp “Ghi sổ song song”. Theo phương pháp này sử dụng các sổ: Sổ (thẻ) kho, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu. Vật tư sử dụng trong Công ty gồm nhiều loại, nhiều thứ nên được đánh mã số trong danh mục như sau: Danh mục kho vật tư chia ra: 1. Hoá chất thường: 140 thứ (140 thẻ kho). 2. Hoá chất độc: 45. 3. Dược liệu: 28. 4. Bao bì hàng ống: 48. 5. Bao bì hàng viên: 63. 6. Bao bì hàng viên (vỉ): 56. 7. Đường cồn + vật liệu phụ: 39. 8. Xăng dầu, than, khí gas: 12. 9. Bảo hộ lao động: 21. 10. Nhãn thuốc ống: 36. 11. Nhãn hiệu viên: 45. 12. Vật liệu điện: 44 13. Vật rẻ khác: 29 Ví dụ 1: Ngày 5/5/2004 Công ty mua Nguyên vật liệu Alverin citract của Công ty TNHH Vân Anh về nhập kho gồm các chứng từ sau: + Hoá đơn thuế GTGT. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư. + Phiếu nhập kho. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL (Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày 3 tháng 5 năm 2004 NO: 043213 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vân Anh. Địa chỉ: Gia Lâm Hà Nội. Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Dược sĩ Lê Xuân Thắng. Đợn vị: Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Địa chỉ: 80 - Quang Trung - Hà Đông - Hà Tây Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: STT Tên dịch vụ hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C (1) (2) (3) 1 Alverin citract Kg 25 640.000 16.000.000 Cộng 16.000.000 Thuế GTGT 5% 800.000 Tổng cộng 16.800.000 (Hai trăm linh bốn triệu tám trăm bốn mươi bốn ngàn hai trăm đồng chẵn) Người mua hàng (Ký, dấu, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, dấu, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, dấu, ghi rõ họ tên) Công ty Cổ phần Biểu số 02 Dược phẩm Hà Tây Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá Ngày 5 tháng 5 năm 2004 Căn cứ vào hoá đơn GTGT số: 043213 ngày 3/5/2004 của Công ty TNHH Vân Anh giao hàng theo hợp đồng số 09/5 ngày 2/5/2004. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông:Lê Xuân Thắng, đại diện cung tiêu - Trưởng ban. Ông: Đặng Đình Dư, đại diện kỹ thuật - Uỷ viên. Ông: Nguyễn Ngọc Phan, thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm kê các vật tư dưới đây tại: kho A Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu và quy cách vật tư ĐVT Số lượng Nhận xét Theo chứng từ Theo kiểm kê Đúng QC-PC Không đúng QC-PC 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Alverin citract kg 25 25 25 0 Cộng 25 25 25 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm: Hàng đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty Cổ phần Biểu số 03 Dược phẩm Hà Tây Phiếu nhập kho Số: 04 Ngày 5 tháng 5 năm 2004 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Vân Anh. Theo hợp đồng số 09/5 ngày 2/5/2004. Quyển số: Nhập tại kho: A Số: Nợ: Có: STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Alverin citract kg 25 25 640.000 16.000.000 Thuế GTGT 5% 800.000 Cộng 25 25 640.000 16.800.000 (Hai trăm linh bốn triệu tám trăm bốn mươi bốn ngàn hai trăm đồng chẵn) Nhập kho, ngày 5 tháng 5 năm 2004 Thủ kho Người giao hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Ví dụ 2: Ngày 19/5/2004 và 21/5/2004 Công ty xuất kho Nguyên vật liệu Alverin citract phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Công ty Cổ phần Biểu số 04 Dược phẩm Hà Tây Phiếu Xuất kho Số: 14 Ngày 19 tháng 5 năm 2004 Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng viên. Quyển số: Lý do xuất: sản xuất sản phẩm. Số: Nhập tại kho: A Nợ: Có: STT Tên hàng Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Alverin citract 21,2 21,2 680.000 14.416.000 Cộng 14.416.000 (Mười tám triệu bốn trăm ba mươi hai ngàn chín trăm sáu mươi đồng chẵn) Xuất kho, ngày 19 tháng 5 năm 2004 Thủ kho Người nhận hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty Cổ phần Biểu số 05 Dược phẩm Hà Tây Phiếu Xuất kho Số: 15 Ngày 21 tháng 5 năm 2004 Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng ống. Quyển số: Lý do xuất: sản xuất sản phẩm. Số: Nhập tại kho: A Nợ: Có: STT Tên hàng Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Alverin citract 20,37 20,37 680.000 13.851.600 Cộng 20,37 20,37 680.000 13.851.600 (Mười ba triệu tám trăm sáu mươi bảy ngàn tám trăm chín mươi sáuđồng) Xuất kho, ngày 21 tháng 5 năm 2004 Thủ kho Người nhận hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi đã tổng hợp các chứng từ nhập kho và xuất kho. - ở kho: thủ kho tiến hành viết vào thẻ kho như sau: Trích thẻ kho Nguyên vật liệu Alverin citract phát sinh trong tháng 5/2004 như sau: Công ty Cổ phần Biểu số 06 Dược phẩm Hà Tây Thẻ kho Tên hàng: Alverin citract Đơn vị tính: Kg Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 5/2004 42,595 04 5/5 Nhập từ nhập khẩu 25 14 19/5 Xuất cho PX viên 21,2 15 21/5 Xuất cho PX ống 20,37 Tồn cuối tháng 5/2004 25 41,57 26,025 Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) - ở Phòng kế toán: Kế toán Nguyên vật liệu sau khi nhận được các chứng từ của thủ kho gửi lên. Kế toán ghi vào sổ chi tiết Nguyên vật liệu như sau: Công ty Cổ phần Biểu số 07 Dược phẩm Hà Tây Sổ chi tiết vật liệu Tên hàng: Alverin citract Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Đơn giá (đ) Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT Tồn đầu tháng 5/2004 680.000 42,595 28.964.600 4 5/5 Nhập từ NK 640.000 25 16.000.000 14 19/5 Xuất PX viên 680.000 21,2 14.416.000 15 2