Đề tài Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Formach

trong nghiệp vụ xuất kho NVL. Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì khi xuất kho NVL phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và cùng với người ký nhận vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập được định mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm. Số lượng NVL thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần. 1.4. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL 1.4.1. Phương pháp ghi thẻ song song (sơ đồ 1) Tại kho NVL: Việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày được thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho.Theo định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất tồn kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại NVL. Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phạm vi áp dụng : Được áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế. 1.4.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (sơ đồ 2) Tại kho NVL: Việc ghi chép của thủ kho cũng giống như cách ghi chép trong phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán : Kế toán không sử dụng sổ (thẻ) chi tiết để ghi hàng ngày mà sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi hàng tháng vào cuối mỗi tháng. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm, trên sổ hàng tháng kế toán phản ánh tình hình nhập xuất NVL, mỗi NVL được ghi một dòng trên sổ vào cuối tháng. Kế toán có thể sử dụng Bảng kê nhập xuất NVL, cuối tháng tổng hợp số liệu và ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Ưu điểm: Khối lượng ghi chép được giảm bớt, dễ làm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng . Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc đối chiếu, kiểm tra cũng được tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng kiểm tra. Phạm vi áp dụng: Được áp dụng đối với các doanh nghiệp ít nghiệp vụ nhập xuất, kế toán phải kiêm nhiều nhiệm vụ. 1.4.3. Phương pháp sổ số dư (sơ đồ 3) Tại kho NVL: Thủ kho dùng để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập – xuất. Từ các bảng kê nhập, xuất kế toán lập bảng lũy kế nhập, xuất rồi từ các bảng lũy kế (nhập, xuất) lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo từng nhóm, từng loại NVL theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn ( cột số tiền ) và số liệu kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc được tiến hành đều đặn trong tháng. Nhược điểm: Do chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của loại NVL về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn . Phạm vi áp dụng : Được áp dụng trong các doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại NVL và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán và trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng. 2. Kế toán tổng hợp NVL: NVL là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp.Theo quyết định QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 thì trong một doanh nghiệp chỉ áp dụng một trong hai phương pháp kế toán do chế độ qui định : - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 2.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho các vật liệu trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập xuất. Việc xác định giá trị NVL xuất kho theo phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra giá trị NVL tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Phương pháp này được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh mặt hàng lớn. - Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán biến động tổng hợp NVL trong kho tại các danh điểm trong doanh nghiệp là tài khoản 152”nguyên vật liệu” Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 bao gồm : +TK 1521: Nguyên vật liệu chính +TK 1522: Nguyên vật liệu phụ +TK 1523: Nhiên liệu +TK 1524: Phụ tùng thay thế +TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản +TK 1528: Các nguyên vật liệu khác Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 331,333,133,111,112,621,141,...và tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà còn mở thêm các tài khoản cấp 2,3 khác. - Sơ đồ hạch toán : (Được thể hiện bằng sơ đồ 4) 2.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập – xuất vật liệu trên các tài khoản tồn kho tương ứng. Trong kỳ tình hình nhập, xuất kho NVL được theo dõi ở một tài khoản riêng TK 611 ”mua hàng”, còn TK 152 chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê. Còn giá trị hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ, được xác định theo công thức: Trị giá NVL xuất kho = Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ - Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ - Phương pháp này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. - Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán biến động tổng hợp NVL là TK 611 “mua hàng “. + TK 6111: Mua nguyên vật liệu + TK 6112: Mua hàng hóa Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111,112,621,.... và tùy từng doanh nghiệp có thể mở thêm tài khoản cấp 2,3 khác Sơ đồ hạch toán (Được thể hiện bằng sơ đồ 5). 3. Sổ kế toán tổng hợp NVL theo các hình thức kế toán. Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng bốn hình thức kế toán là: Sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ và hình thức nhật ký chung. Trong khuôn khổ luận văn và để phù hợp với phần thực trạng em xin trình bày hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Ghi chép hàng ngày Ghi chép cuối tháng Chứng từ gốc và các bảng ghi sổ Đối chiếu Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần Formach 1. Đặc điểm chung về NVL sử dụng ở Công ty: Sản phẩm sản xuất của Công ty hiện nay có khoảng 50 loại sản phẩm khác nhau: Cầu trục, bán cầu trục, Cổng trục, máy chế biến gỗ ... Vì thế lượng NVL mà Công ty sử dụng cũng rất lớn khoảng 200 loại NVL: Thép tấm, thép hình, đồng, ô xy, que hàn... Chỉ tính riêng các loại NVL chủ yếu đã chiếm khoảng 40,6% tổng số vốn lưu động của Công ty. Đặc biệt, trong quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm. Hầu hết các NVL đều được Công ty thu mua từ các doanh nghiệp trong nước. Nhưng để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tạo sức mạnh cạnh tranh trên thị trường Công ty đã nhập khẩu một số NVL đặc chủng để cấu thành nên sản phẩm của Công ty mà thị trường trong nước chưa sản xuất được. 2. Phân loại và đánh giá NVL ở Công ty 2.1. Phân loại NVL: Công ty có khoảng 200 loại NVL mỗi loại có một vai trò và vị trí khác nhau. Để đảm bảo cho công tác quản lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả, Công ty phân loại NVL thành các loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Thép tấm, thép hình, đồng, tôn... trong đó chiếm tỷ trọng cao là thép L, I, U đây là đối tượng lao động chủ yếu, là vật liệu chính để hình thành nên sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: Sơn keo, mỡ bôi trơn, hoá chất... là những đối tượng không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó góp phần làm cho sản phẩm của Công ty bền và đẹp hơn. - Nhiên liệu: Các loại xăng, dầu, than đá, đất đèn... cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất. - Phụ tùng thay thế: Vòng bi, vòng đệm, các loại gioăng... nhằm thay thế và sửa chữa các thiết bị. 2.2. Đánh giá NVL: Trị giá NVL của Công ty được xác định theo giá thực tế nhằm đánh giá chính xác về chi phí NVL trong quá trình sản xuất. 2.2.1. Đối với NVL nhập kho: - Đối với vật liệu nhập kho trong nước: Vật liệu mua ngoài nhập kho được đánh giá theo công thức: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá ghi trên hóa đơn (chưa có thuế GTGT) + Chi phí thu mua - Chiết khấu giảm giá Ví dụ : Theo hóa đơn GTGT số 054671 ngày 17/5/2007. Công ty đã mua của Công ty kinh doanh kim khí và thiết bị Hà Nội 2.500 kg thép hình U40x40x40, đơn giá chưa có thuế GTGT là 5193 đ/kg. Công ty thiết bị Hà Nội giao tận kho nên đơn giá này bao gồm cả cước phí vận chuyển. Giá thực tế NVL nhập kho = 2.500 x 5.193 = 12.982.500 Đối với vật liệu nhập kho từ nguồn nhập khẩu : Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua Tùy đặc điểm từng lần vận chuyển, từng thỏa thuận mua hàng mà công ty linh động trong việc xác định chi phí vận chuyển. Trường hợp bên bán vận chuyển NVL và tính luôn chi phí vận chuyển vào giá ghi trên hóa đơn thì: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hóa đơn Trường hợp công ty phải tự vận chuyển thì: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá hóa đơn + chi phí vận chuyển bốc dỡ Đối với vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế nguyên vật liệu được tính : Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế của NVL thuê ngoài gia công + Chi phí vận chuyển Đối với vật liệu tự gia công: thì kế toán vật tư tiến hành đánh giá theo giá thực tế bao gồm chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung dựa trên bảng tổng hợp quyết toán vật tư gia công. Ví dụ : Theo bảng giá gia công cầu trục 20 tấn ngày 12/05/2007 của công ty: Trị giá nguyên vật liệu xuất gia công: 9.500.000 đồng Chi phí nhân công: 4.000.000 đồng Chi phí sản xuất chung: 2.500.000 đồng Trị giá nguyên vật liệu gia công nhập kho là: 9.500.000 + 4.000.000 + 2.500.000 = 16.000.000 đồng 2.2.2. Đối với NVL xuất kho: Để tính giá NVL xuất kho Công ty đã sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền. Công thức tính: Đơn giá thực tế bình quân = Giá trị thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế VL nhập trong kỳ Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập trong kỳ Căn cứ vào Đơn giá bình quân tính được ở cuối kỳ và số lượng NVL xuất kho trong kỳ, kế toán xác định được giá thực tế NVL xuất trong kỳ: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng VL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Ví dụ: Tính giá xuất kho của Thép I 350 x 143 x 13. Số lượng tồn đầu tháng 5/2007 của NVL chính : Thép I 350 x 143 x 13, số lượng: 17.385 kg ; Số tiền : 88.472.265 đồng Trong tháng 5/2007 : Nhập số lượng : 2.000kg ; Số tiền : 10.080.000 đồng Cũng trong tháng 5/2007 : xuất nguyên vật liệu số lượng 11.175kg Cuối tháng 5/2007 Công ty không nhập thêm NVL và cũng chưa xuất NVL cho sản xuất. Vậy : Đơn giá thực tế bình quân = 88.472.265 + 10.080.000 = 5.083,94 đ 17.385 + 2.000 Trị giá thực tế NVL xuất kho = 5.083,94 x 11.175 = 56.813.029,5 đ 3. Công tác kế toán chi tiết NVL tại Công ty. ở công ty hiện nay đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song được tiến hành giữa kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... và các sổ sách chủ yếu: thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ tổng hợp nhập xuất tồn NVL...  Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần Formach Thủ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ KT chi tiết NVL Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi chú: Đối chiếu, kiểm tra ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất để ghi thẻ kho của mỗi vật tư. Cuối tháng thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu tình hình nhập xuất tồn kho NVL. Tại phòng kế toán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất để ghi vào thẻ hạch toán chi tiết của vật tư đó. Cuối tháng kế toán cộng tổng nhập tổng xuất tính tổng cho mỗi thứ vật tư trên sổ thẻ hạch toán chi tiết. Sau đó mang số liệu mỗi tháng đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn cho tất cả các phiếu vật tư từ thẻ kho và thẻ hạch toán chi tiết. Sau đó mang số liệu của bảng này đối chiếu với kế toán tổng hợp. 4. Thủ tục nhập, xuất kho NVL: 4.1. Thủ tục nhập kho Công ty quy định tất cả các NVL mua về phải được kiểm nghiệm chất lượng, số lượng trước khi nhập kho. Khi NVL về đến Công ty, nhân viên thu mua đem hóa đơn nộp phòng kế hoạch vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư (phòng kế hoạch vật tư, phòng KCS, thủ kho) sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, nhãn hiệu qui cách của NVL có đúng với hợp đồng mua bán đã ký kết và hóa đơn hay không. Sau đó ban kiểm nghiệm lập Phiếu nhập kho, và tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho (xem sơ đồ 2) của Công ty được lập thành 2 liên : - Một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho, sau dó chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật tư để tiến hành hạch toán. - Một liên nhân viên thu mua dùng để thanh toán cùng hóa đơn mua NVL với kế toán thanh toán. Tùy theo phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152.1 : 12.982.500 Nợ TK 133 : 649.125 Có TK 331 : 13.631.625 4.2. Thủ tục xuất kho Công ty chủ yếu nhập NVL dùng cho sản xuất. Nhưng trong một vài trường hợp cụ thể, Công ty cũng có xuất bán NVL nhưng nghiệp vụ kinh tế này không phải là nhiều, rất hiếm khi có phát sinh. Công ty đã sử dụng chứng từ xuất NVL là phiếu xuất kho.Tùy vào từng mục đích của việc xuất kho NVL mà kế toán ghi theo mẫu quy định. Phiếu xuất kho (xem biểu đồ 3) của Công ty được lập thành 3 liên: - 01 liên lưu lại phòng kế toán - 01 liên giao cho khách hàng - 01 liên giao cho thủ kho để xuất hàng. 5. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty Song song với việc hạch toán chi tiết hàng ngày thì kế toán tổng hợp vật liệu là công việc không thể thiếu trong công tác kế toán NVL. Hiện nay Công ty cổ phần Formach đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nhằm cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu một cách chính xác kịp thời cho quản lý. Các tài khoản sử dụng: 152, 111, 112, 331, 621, 623, 141... 5.1. Hạch toán tổng hợp nhập NVL Kế toán tổng hợp nhập NVL là công việc không thể thiếu của tất cả các doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần Formach nói riêng. Bởi vì NVL thường nhập từ bên ngoài, cần phải kiểm tra chất lượng, số lượng, giá cả và quản lý NVL một cách cụ thể, chặt chẽ nhằm góp phần bảo vệ tài sản của Công ty giảm bớt sự thất thoát của NVL. Các nghiệp vụ thu mua, nhập NVL được ghi chép vào các tài khoản kế toán tổng hợp theo từng trường hợp sau: Nhập NVL từ nguồn bên ngoài như mua của các công ty trong nước, mua của công ty kinh doanh kim khí và thiết bị Hà Nội, mua trên thị trường tự do... Khi mua căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho. Phản ánh một số giá mua NVL nhập kho mà công ty thanh toán với đơn vị bán để lập bảng kê, chứng từ ghi sổ, đăng ký vào chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái tài khoản 152 và 331 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1331) Có TK 331(Trường hợp nếu chưa thanh toán với người bán) Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán thanh toán vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho... để kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT (biểu đồ 1) của Công ty ô tô dịch vụ khí áp lực ngày 25/5/2007, Công ty nhập kho Sơn màu 100 kg đơn giá 18.750đ/kg thành tiền 1.875.000đ. Kèm theo hóa đơn GTGT của Công ty ô tô dịch vụ khí áp lực, với thuế suất GTGT là 10% thì số tiền mà công ty phải trả là 2.062.500đ. Kế toán sẽ tiến hành nhập vào máy theo định khoản sau: Nợ TK 1521 1.875.000 Nợ TK 1331 187.500 Có TK 331 2.062.500 Đây là trường hợp hàng và hóa đơn cùng về, còn trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về, khi có trường hợp này kế toán Công ty chỉ lưu lại hóa đơn mà không tiến hành ghi sổ. Do vậy Công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường”. Trong trường hợp tạm ứng tiền mua NVL, kế toán căn cứ vào đơn xin tạm ứng, phiếu chi tiền để ghi vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái theo định khoản: Nợ TK 141 Có TK 111,112 Vật liệu sau khi kiểm nhận đủ các điều kiện, thủ kho tiến hành nhập kho, kế toán nhập vào máy các số liệu theo định khoản sau: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 141 + Nếu thiếu tạm ứng kế toán thực hiện: Nợ TK 141 Có TK 111,112 + Nếu thừa tạm ứng kế toán thực hiện: Nợ TK 111,112 Có TK 141 Ví dụ: Theo giấy đề nghị tạm ứng cho anh Long ngày 15/5/2007. Tổng số tiền ghi trên hóa đơn là 5.500.000đ Kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 141 5.500.000 Có TK 111 5.500.000 Biểu 4: Giấy đề nghị tạm ứng Biểu 5: Phiếu chi Khi nhập kho kế toán nhập giá vật liệu vào máy: Nợ TK 152 5.000.000 Nợ TK 133 500.000 Có TK 141 5.500.000 Biểu đồ 6: Giấy thanh toán tiền tạm ứng Trường hợp nhập phế liệu từ phế liệu thu hồi Khi có phế liệu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi sổ cái tài khoản 152: Nợ TK 152 Có TK 154 Trường hợp xuất cho các tổ sản xuất nhưng các tổ sản xuất không sử dụng hết phải nhập lại kho. Kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Có TK 621,627 5.2. Hạch toán tổng hợp xuất NVL Công ty chủ yếu xuất kho NVL dùng cho sản xuất, chỉ trong một số trường hợp nào đó Công ty mới xuất kho bán ra ngoài. Do đó rất ít khi có các nghiệp vụ xuất kho để bán ra ngoài. Vì thế khi xuất NVL kế toán viết phiếu xuất kho, thủ kho chuyển phiếu về phòng kế toán để lập bảng kê xuất NVL, lập chứng từ ghi vào sổ cái tài khoản 152 và các tài khoản liên quan: - Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 - Một số được tiêu thụ ra ngoài thị trường kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 152 Ví dụ: Theo phiếu xuất kho Que hàn việt đức ngày 21/6/2007 cho phân xưởng Gò hàn thi công.Tổng giá trị ghi trên phiếu là 550.000đ. Kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 550.000 Có TK 152 550.000 Trường hợp xuất kho vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 152 Ví dụ: Ngày 6/6/2007 xuất 2 Tấn gỗ để sản xuất bàn ghế dùng trong văn phòng trị giá 2.000.000đ, kế toán định khoản: Nợ TK 642 2.000.000 Có TK 152 2.000.000 Trường hợp xuất kho vật liệu dùng cho sản xuất chung, kế toán ghi: Nợ TK 627 Có TK 152 6. Hạch toán thừa, thiếu NVL sau kiểm kê Tại công ty việc kiểm kê sự hao hụt, mất, thừa NVL được thực hiện vào cuối năm. 6.1. Hạch toán tăng NVL sau khi kiểm kê * Trường hợp phát hiện số vật liệu thừa là của doanh nghiệp, nhưng: - Nếu còn chờ giải quyết, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 3381:Tài sản thừa chờ giải quyết . Khi có quyết định xử lý, tùy vào việc quyết định ghi giảm chi phí hay tính vào thu nhập bất thường kế toán ghi: Nợ TK 3381 Có TK 621,627,641,642,711... - Nếu quyết định xử lý ngay thì không cần phản ánh qua TK 3381 mà ghi thẳng như sau: Nợ TK 152 Có TK liên quan (TK 621,627,641,...) * Trường hợp vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê xác định không phải của doanh nghiệp thì giá trị vật liệu thừa được phản ánh vào tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: TK 002 ( vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ hoặc gia công). 6.2. Hạch toán giảm NVL sau kiểm kê Trong trường hợp vật liệu mất mát thiếu hụt trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phải xác định được nguyên nhân và trách nhiệm vật chất đối với những người chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng rồi tùy theo nguyên nhân cụ thể và quyết định xử lý, kế toán ghi theo từng trường hợp như sau: *Trường hợp đã rõ nguyên nhân: - Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 Nếu thiếu hụt ngoài định mức, do người chịu trách nhiệm vật chất gây nên thì hạch toán: Nợ TK 111,334,1388,632... Có TK 152 *Trường hợp chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 1381 :Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 Khi có quyết định xử lý, tùy từng trường hợp ghi: Nợ TK 111,334 :Số phải bồi thường Nợ TK 1388 : Phải thu khác Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý Ví dụ: Cuối năm 2007 công ty thực hiện việc kiểm kê NVL và phát hiện thừa một số NVL như sau: Thừa: 20 Que hàn Việt Đức trị giá : 125.000đ 10 chai ôxy hàn trị giá : 143.000đ Tôn CT3 dày 12 trị giá : 152.000đ Tổng trị giá số vật liệu trên = 125.000 + 143.000 + 152.000 = 420.000đ Sau khi kiểm tra lại số liệu thì số vật liệu trên được xác định là của doanh nghiệp và được hạch toán: Nợ TK 152 :420.000 Có TK 3381 :420.000 Khi có quyết định từ giám đốc công ty ghi giảm chi phí NVL trực tiếp kế toán ghi: Nợ Tk 3381 :420.000 Có TK 621 :420.000 Biểu số 1 Hóa đơn giá trị gia tăng Liên 2 : Giao khách hàng Ngày tháng năm Mẫu số 01 GTKT-3LL GR/2004B 00500067 Đơn vị bán hàng: Công ty ô tô dịch vụ khí áp lực Địa chỉ : Cầu Diễn Số tài khoản:................................................................................................. Điện thoại:...................................... Họ tên người mua : Nguyễn Viết Bảy Tên đơn vị : Công ty cổ phần formach Địa chỉ : Văn Điển - Thanh Trì - HN 0 0 1 0 2 8 0 9 0 1 9 Số tài khoản:................................................................................................. Hình thức thanh toán :....TM...MS: Số TT Tên nhãn hiệu hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2x1 1 Sơn màu kg 100 18.750 1.875.000 Cộng tiền hàng : 1.875.000 Thuế suất thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 187.500 Tổng cộng tiền thanh toán : 2.062.500 Số tiền bằng chữ : Hai triệu không trăm sáu mươi hai nghìn năm trăm đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 2: Đơn vị:........... ........................ Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 5 năm 2007 Số: 11/12 Mẫu số 01-VT QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01-11-1995 của BTC Nợ:.......... Có:........... Họ tên người giao hàng : Anh Long – phòng vật tư Theo HĐGT số 78251 ngày 15 tháng 5 năm 2007 của Công ty KD Kim khí và thiết bị Hà Nội Nhập tại kho A Số TT Tên nhãn hiệu qui cách vật tư hàng hóa Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép hình U40x40x4 Kg 2.500 5.193 12.982.500 Cộng tiền hàng:....................................................................12.982.500 Tiền thuế suất GTGT: 5% tiền thuế GTGT...............................649.125 Tổng cộng tiền thanh toán:...................................................13.631.625 Số tiền bằng chữ : Mười ba triệu sáu trăm ba mươi mốt ngàn sáu trăm hai năm đồng. Nhập , ngày 17 tháng 5 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 3 Đơn vị:........... Địa chỉ:.......... Phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 5 năm 2007 Nợ:.......... Có:........... Mẫu số 02-VT QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01-11-1995 của BTC Họ tên người giao hàng : Chị Bình Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất Xuất tại kho: B Số TT Tên nhãn hiệu qui cách vật tư hàng hóa Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép I 350x143x13 Kg 11.175 11.175 5.083,94 56.813.029,5 Cộng 56.813.029,5 Xuất, ngày 20 tháng 5 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 4 Đơn vị: Công ty cổ phần Formach