Đề tài Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần vật tư tổng hợp Đà Nẵng tại Quảng Nam

làm mất phải bồi thường: Nợ TK138,334 : Người làm mất bồi thường Có TK133 : Thuế GTGT số hàng thiếu Có TK 1381: Xử lý số thiếu + Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK331 : Ghi giảm số tiền phải trả cho người bán Có TK 138 : Xử lý số thiếu Có TK 133: Thuế GTGT của số hàng thiếu + nếu hàng thiếu không xác định rõ nguyên nhân: Nợ TK 632: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 : Xử lý số thiếu d. Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách không đảm bảo chất lượng như hợp đồng: Nợ TK 111,112,331 Có TK 152: Chi tiết vật liệu Có TK 133: Thuế GTGT số hàng giao đủ e. Hàng về hoá đơn chưa về : Nợ TK 152 : giá chưa thuế Nợ TK 133 : thuế GTGT Có TK 111,112,331 : Hình thức thanh toán f. Trường hợp tăng NVL khác: Nợ TK 152 Có TK411 : Nhà nước cấp, các tổ chức tài trợ Có TK 412 : đánh giá tăng NVL Có TK 642 : Thừa trong định mức Có TK 338: Thừa ngoài định mức chưa rõ nguyên nhân Có TK 128,222,241: Nhận góp vốn LD, phế liệu thu hồi từ XD 1.3. Hạch toán tình hình xuất nguyên vật liệu: a. Xuất NVL dùng cho sản xuất kinh doanh căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 621: Dùng cho sản xuất Nợ TK 641 : Xuất cho bán hàng Nợ TK 642: Xuất phục vụ cho quản lý Có TK 152 : Giảm nguyên vật liệu b. Góp vốn liên doanh bằng NVL: Nợ TK 128,222: giá trị góp vốn liên doanh dài hạn (ngắn hạn) Nợ (hoặc Có) TK412 : Phần chênh lệch Có TK 152 : Giá thực tế c. Vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê: Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK152 d. Xuất gia công, chế biến Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất Có TK 152 : Giá thực tế e. Vật liệu thiếu khi kiểm kê: tuỳ theo trường hợp quản lý Nợ TK632 : Giá vốn hàng bán Nợ TK 138 (1388) : phải thu khác Có TK 152 - Chờ xử lý Nợ TK 1381 Có TK 152 - Xử lý Nợ TK 632 Nợ TK 1388 Có TK 152 - Thiếu trong định mức Nợ TK 642 : hao hụt trong định mức Nợ TK 1388,111,334: Cá nhân bồi thường Có TK 152 Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,,331 TK 151 TK 154 TK 128,222 TK 411 TK 333(3333) TK 152 TK 611,627,641,642 Vật liệu mua ngoài NVL về nhập kho đang đi trên đường NVL gia công chế biến Nhận lại góp vốn liên doanh Nhận VGLD, viện trợ biếu tặng Thuế nhập khẩu (nếu có) Xuất vật liệu cho các bộ phận sử dụng NVL mua vào trả lại cho người bán Góp vốn liên doanh bằng NVL NVL thiếu trong định mức Xuất NVL gia công chế biến Trả lại vốn góp liên doanh TK 111,112,331 TK 128,222 TK 642 TK 154 TK 411 Vật liệu thiếu chờ xử lý TK 3381 Vật liệu thừa chờ xử lý TK 412 Đánh giá tăng NVL TK 133 TK 133 TK 138(1381) Đánh giá giảm NVL TK 412 2. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 2.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: a. Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kiểm tra theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm, trên các tài khoản, phản ánh từng loại giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất d ùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. b. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 611 (Mua hàng) Tác dụng: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu mua vào TK 611 - Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. - Phản ánh giá trị thực tế NVL xuất dùng, xuất bán... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. SD: + TK 152 nguyên vật liệu. Tác dụng: Dùng để phản ánh giá trị NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. TK 152 - Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. - Kết chuyển giá trị thực tế NVL đầu kỳ sang TK 611. SD: Giá trị thực tế NVl tồn kho - TK 151 : hàng mua đang đi trên đường Tác dụng: Phản ánh số hàng mua đang đi trên đường hay đang giữ lại cho người bán. TK 151 - Giá thực tế hàng đi trên đường cuối kỳ . - Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi trên đường đầu kỳ. SD: Giá trị thực tế hàng đang đi trên đường. 2.2. Phương pháp hạch toán: a. Hạch toán nguyên vật liệu: - Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại Nợ TK 611 Có TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho - Trong kỳ căn cứ vào hoá đơn mua hàng Nợ TK 611 : giá thực tế vật liệu thu mua Nợ T 133: GTGT khấu trừ Có TK 111,112,331: tổng giá thanh toán - Nhận vốn góp liên doanh hoặc Nhà nước cấp bằng nguyên vật liệu: Nợ TK 611 Có TK 411 - Vật liệu thừa chờ xử lý Nợ TK 611 Có TK 338 - Kết chuyển giá trị NVL tồn kho cuối kỳ Nợ TK 152 Có TK 611 - Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 611 - Các trường hợp khác Nợ TK 111,334 : cá nhân bồi thường Nợ TK 642: Thiếu hụt trong định mức Nợ TK 111,331 : giảm giá hàng bán bị trả lại Có TK 611 - Chiết khấu được hưởng Nợ TK 111,331 Có TK 711 Sơ đồ hạch toán TK 152 TK 111,112,331 TK 611 TK 111,112,331 NVL nhập kho trong kỳ Xuất NVL không đảm bảo chất lượng trả lại ho người bán Kết chuyển tồn kho NVL TK 152 Tồn kho cuối kỳ TK 621,627,641,642 Xuất kho trong kỳ TK 133 IV. HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU 1. Khái niệm: Mỗi loại vật liệu có vai trò nhất định đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sự thiếu hụt một loại vật liệu nào đó có thể làm cho quá trình sản xuất bị ngưng trệ. Việc hạch toán và cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin về tình trạng và sự biến động của từng thứ vật liệu là yêu cầu đặt ra cho kế toán chi tiết vật liệu. Đáp ứng được các yêu cầu này sẽ giúp cho việc quản lý, cung cấp và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả cao. Hạch toán chi phí vật liệu được thực hiện ở kho và phòng kế toán. Tại kho mỗi loại vật liệu được quy định một số hiệu riêng giống như đối với TSCĐ gọi là "Sổ danh điểm vật liệu". Mỗi danh điểm vật liệu được theo dõi trên mỗi thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập và phát cho thủ kho sau khi ghi vào sổ "Đăng ký thẻ kho" các thẻ kho được sắp xếp trong hàm thẻ theo từng loại từng nhóm vật liệu để tiện cho việc tìm kiếm. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho hoặc xuất kho vật liệu thủ kho ghi chép tình hình biến động của từng danh điểm vật liệu vào thẻ kho. Việc kiểm tra đối chiếu của kế toán với thủ kho được tiến hành theo một trong những phương pháp sau: 2. Các phương pháp hạch toán: 2.1. Phương pháp thẻ song song: a. Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật liệu bằng thước đo hiện vật theo số thực nhập. Cuối ngày hay sau mỗi lần xuất nhập kho, thủ kho phải tính toán và đối chiếu số lượng vật liệu tồn kho thực tế so với trên sổ sách. Hàng ngày hay định kỳ thủ kho phải chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán. b. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hay định kỳ, khi nhận chứng từ nhập xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán phải kiểm tra ghi đơn giá tính thành tiền và phân loại chứng từ. Sau khi phân loại chứng từ song kế toán căn cứ vào đó để ghi chép biến động của từng danh điểm vật liệu bằng cả thước đo hiện vật và giá trị vào sổ (thẻ) chi. Cuối tháng sau khi ghi chép xong toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho lên sổ hoặc thẻ chi tiết, kế toán tiến hành cộng và ghi số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu. Số hiệu này phải khớp với số liệu tồn kho của thủ kho trên thẻ kho tương ứng. Một sai sót phải được kiểm tra, phát hiện và điều chỉnh kịp thời theo thực tế. * Nhược điểm của phương pháp này: Việc ghi chép trùng lặp vì mỗi loại vật liệu phải lập riêng một thẻ kho ở cả kho và phòng kế toán. Trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều công sức ghi chép, đối chiếu, kiểm tra. Sơ đồ hạch toán theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập (xuất) kho Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển: a. Tại kho: Thủ kho mở thẻ và ghi chép như phương pháp thẻ song song. b. Tại phòng kế toán: thay cho sổ (thẻ) chi tiết kế toán chỉ mở sổ "đối chiếu luân chuyển" để ghi chép sự luân chuyển về số lượng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong kho. Trên sổ "Đối chiếu luân chuyển" kế toán không ghi theo chứng từ nhập, xuất kho mà ghi một lần sự thay đổi của từng danh điểm vật liệu trên cơ sở tổng hợp các chứng từ phát sinh trong tháng của loại vật liệu này. Mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng trên sổ "Đối chiếu luân chuyển". Cuối tháng số liệu ghi trên sổ "Đối chiếu luân chuyển" được đối chiếu với số tiền trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp bằng thước đo giá trị. * Ưu điểm: Phương pháp này giảm bớt số lần ghi chép của kế toán. Tuy vậy công việc ghi chép lại dồn vào cuối tháng nên việc báo cáo thông tin bịn chậm trễ. Sơ đồ hạch toán theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất vật tư Bảng kê nhập vật tư 2.3. Phương pháp sổ số dư: a. Tại kho: Thủ kho ghi chép trên thẻ kho giống các phương pháp hàng ngày thủ kho tính và ghi ngay số dư trên thẻ kho sau mỗi lần nhập xuất. Thủ kho phải tập hợp phân loại và lập phiếu gia nhận chứng từ nhập (xuất) cho từng loại vật liệu để định kỳ giao cho phòng kế toán . Cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào thẻ kho để lập "Sổ số dư" và tính số của từng danh điểm vật liệu sau đó đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu do phòng kế toán ghi chép. b. Tại phòng kế toán: sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho giao nộp kế toán căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ liên quan. Sau khi kiểm tra xong kế toán tính tiền cho từng phiếu và tổng số tiền nhập (xuất) kho của từng loại vật liệu rồi ghi vào bảng "luỹ kế nhập (xuất) kho vật liệu". "Bảng luỹ kế nhập (xuất) kho vật liệu" được mở cho từng kho. Số liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu trên sổ luỹ kế được đối chiếu với số liệu trên số dư và số liệu của kế toán tổng hợp. + Ưu điểm: Phương pháp này tránh được sự ghi chép trùng lặp về mặt số lượng của thủ kho và kế toán. Việc kiểm tra đối chiếu được chặt chẻ hơn nhưng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của các thủ kho và kế toán thành thạo hơn. Sơ đồ hạch toán theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng luỹ kế xuất kho Bảng luỹ kế nhập kho Phần II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TỔNG HỢP ĐÀ NẴNG TẠI QUẢNG NAM A. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY: I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CHI NHÁNH: 1. Sự ra đời của chi nhánh công ty: Chi nhánh Công ty Vật tư tổng hợp Đà Nẵng tại Quảng Nam là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công ty Tổng hợp Đà Nẵng, được thành lập theo quyết định số 47/QĐ-CT ngày 26/7/1997 trụ sở chính đặt tại 12 Phan Bội Châu - Tam Kỳ - Quảng Nam. Chi nhánh hoạt động theo cơ chế hoạt động độc lập có con dấu riêng. Đến ngày 20/11/2003 Chi nhánh công ty đã chuyển thành Cổ phần hoá có tên gọi Chi nhánh Công ty Cổ phần Vật tư Tổng hợp Đà Nẵng tại Quảng Nam . Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của chi nhánh là mua vào và bán ra các loại hàng hoá như: Xi măng, sắt, thép, đà xây dựng, dầu và một số mặt hàng trang trí nội thất và các mặt hàng khác... Ngay sau khi thành lập chi nhánh đã tiến hành tổ chức các mạng lưới thu mua nhằm tạo nguồn hàng bằng nhiều hình thức như khai thác, đặt hàng, ký kết hợp đồng ... với các đơn vị sản xuất kinh doanh. Đồng thời chi nhánh cũng đã tổ chức các khâu dự trữ của cửa hàng , các quầy hàng hợp lý nhằm đẩy mạnh tiêu thụ đem lại hiệu quả kinh doanh cho chi nhánh. Trong thời gian đầu hiệu quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh mang lại cũng khá khả quan. Nhưng với sự phát triển của nền kinh tế, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thị trường, chi nhánh đã mạnh dạn vay vốn để đầu tư cho hoạt động kinh doanh của mình. Qua thời gian hoạt động với nhiều nỗ lực, hiện nay chi nhánh đã tạo được chỗ đứng vững chắc trong nền kinh tế thị trường và đang được tiếp tục phấn đấu thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh đưa chi nhánh ngày càng phát triển đi lên. 2. Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh: a. Đặc điểm: Chi nhánh Công ty Cổ phần Vật tư Tổng hợp Đà Nẵng tại Quảng Nam ra đời nhằm mục đích kinh doanh các mặt hàng phục vụ cho các ngành xây dựng cơ bản. Trong quá trình hoạt động để giải quyết vấn đềvề vốn, chi nhánh đã thiết lập mối quan hệ tín dụng với Ngân hàng Công thương tỉnh Quảng Nam. Về các mặt hàng kinh doanh, trong thời gian đầu khi mới thành lập, mặt hàng kinh doanh của chi nhánh còn hạn hẹp. Nhưng cho đến nay với sự nổ lực vươn lên hoạt động kinh doanh chi nhánh đã mở rộng ngành nghề, mặt hàng kinh doanh cả về mặt chất lượng lẫn chủng loại phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. b. Chức năng và nhiệm vụ : Chi nhánh đã tổ chức mạng lưới thu mua các kho dự trữ, các cửa hàng, quầy hàng nhằm đảm bảo cung cấp vật tư, hàng hoá cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ cả về chất lượng và số lượng cho người tiêu dùng. Thiết lập các mối quan hệ với khách hàng nhằm đẩy mạnh hoạt động kinh doanh mua và bán. Tổ chức quản lý sử dụng có hiệu quả lao động nhằm ổn định và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Những năm qua trong hoàn cảnh còn khó khăn, cán bộ công nhân viên của chi nhánh đã cố gắng vượt qua những khó khăn thử thách để thực hiện tốt những mục tiêu đã đề ra. II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CHI NHÁNH: Chi nhánh là một đơn vị kinh doanh độc lập, bộ máy quản lý được tổ chức như sau: SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC Giám đốc P. Giám đốc TL-HC P. Giám đốc kinh doanh P. Kế toán P. Kinh doanh P. Tổ chức P. Tiêu thụ * Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: + Giám đốc: là người đứng đầu và trực tiếp chỉ đạo điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh ban hành các quy định và quyết định cuối cùng và là người nắm vững chấp hàng các chủ trương, chính sách của Nhà nước giao phó. + Phó giám đốc kinh doanh: là người tham mưu cho giám đốc về các hoạt động diễn ra hằng ngày ở chi nhánh. + Phó giám đốc tổ chức hành chính: là người xộng sự cho giám đốc về việc chỉ đạo kiểm tra công tác nội chính. + Phòng kinh doanh: Có chức năng và nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, giao dịch với khách hàng trong khâu mua bán hàng hoá tổ chức mạng lưới thu mua, bán trong trong phạm vi hoạt động của chi nhánh phù hợp với thực tế của đơn vị. Nắm được thông tin thị trường để tham mưu với giám đốc nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. + Phòng tổ chức: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức lao động, tiền lương trong công tác quản lý lao động, thực hiện chế độ trả lương, trả thưởng hàng năm. Kiến nghị với giám đốc trong công tác xử lý, kỷ luật đối với những vi phạm trong kết luận của thanh tra nhằm han chế tiêu cực phát sinh. + Phòng tiêu thụ: phải thường xuyên nắm bắt thị trường về giá cả cũng như đối thủ cạnh tranh. + Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp các nhiệm vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính, phân tích các hoạt động kinh tế tham mưu cho giám đốc về quyết định liên quan đến tình hình tài chính của chi nhánh. III. TỔ CHỨC BỘ MÁY TÀI CHÍNH KẾ TOÁN: Căn cứ yêu cầu quản lý, quy mô, đặc điểm kinh doanh như đã trình bày ở trên, bộ máy kế toán của chi nhánh được tổ chức theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ trực tiếp lãnh đạo phòng kế toán chi nhánh, tổ chức khoa học và hợp lý công tác hạch toán kế toán của đơn vị, tạo điều kiện đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho lãnh đạo trong hoạt động kinh doanh. Đảm bảo việc thực hiện chức năng và những yêu cầu kế toán của chi nhánh, khắc phục những hạn chế yếu kém và công tác hạch toán kế toán ở đơn vị. Kiểm tra ký duyệt báo cáo kế toán, ngoài ra còn tham gia với bộ phận liên quan nhằm xây dựng định mức giá cả tiêu thụ và ký kếy hợp đồng kinh tế. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp số liệu do các bộ phận kế toán cung cấp, ghi sổ các tài khoản, lập báo cáo kế toán. Mặt khác kế toán tổng hợp còn chịu trách nhiệm theo dõi tình hình biến động TSCĐ, khấu hao TSCĐ hằng tháng. - Kế toán tiền lương: theo dõi tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên từ các bảng chấm công của các bộ phận gởi lên, phiếu BHXH... kế toán tiến hành tính lương cho từng người. - Kế toán công nợ: theo dõi các khoản công nợ đối với người mua và người bán. - Kế toán thanh toán: có trách nhiệm thanh toán các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi khi có sự đồng ý của giám đốc và kế toán trưởng, bảo quản tiền mặt, phát lương cho cán bộ công nhân viên, ghi sỏ quỹ và lập báo cáo quỹ hằng ngày. IV. HÌNH THỨC KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CHI NHÁNH : Trên cơ sở từng phần kế toán, việc phân chia các chứng từ tạo lập tại phòng kế toán các các bộ phận khác tạo lập tương ứng với độ phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế. Hiện nay chi nhánh sử dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ"đây là một trong những hình thức đơn giản dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra. Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành. Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, lập các chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, thường xuyên chứng từ gốc sau khi kiểm tra được ghi vào bảng kê, định kỳ hoặc cuối tháng căn cứ vào bảng kê lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển đến kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đằng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào sổ cái và báo cáo kế toán. * Trình tự luân chuyển chứng từ được trình bày qua sơ đồ sau: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ kế toán chi tiết Bảng cân đối KT Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Bảng kê ghi Nợ(Có) Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết B. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TỔNG HỢP ĐÀ NẴNG CHI NHÁNH QUẢNG NAM : 1. Hạch toán nhập vật liệu: a. Vật liệu chính: là đối tượng lao động, đây là đối tượng để lao động và máy móc tác động vào. Vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Muốn duy trì cường độ sản phẩm đều đặn thường xuyên , bảo đảm sản lượng tiêu thụ không bị ứ đọng vốn do tồn vật liệu, phải sử dụng đầu vào có hiệu quả trong đó NVL chiếm tỷ trọng lớn trong các yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm của công trình. Nhập vật liệu thủ kho và người giao hàng tiến hành kiểm tra chất lượng của NVL sau đó làm giấy đề nghị nhập kho vật tư. Kế toán làm phiếu nhập. Căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh để định khoản cho chính xác. Công ty Cổ phần Vật tư Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tổng hợp tại Quảng Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ NHẬP VẬT TƯ Họ và tên: Nguyễn Văn Sơn Lý do nhập: Nhập kho dự trữ TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Tôn La Pong Thép lá mạ kẽm Tôn màu sóng vuông Kg Kg M 240 97 320 25.400 40.000 90.480 5.616.000 3.880.000 9.753.600 Cộng 19.249.600 Viết bằng chữ: mười chín triệu hai trăm bốn mươi chín ngàn sáu trăm đồng y. Ngày 31/5/2005 Người đề nghị Phòng KT-KH Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Khi vật liệu mua ngoài nhập kho giá mua NVL được tính = giá ghi thực trên hoá đơn + Chi phí liên quan thu mua (bốc dỡ, vận chuyển) Trình tự thủ tục nhập kho được thực hiện như sau: Tất cả NVL trước khi mua phải ghi nhận giấy đề nghị nhập NVL trình lên phòng kỹ thuật nếu được phòng kỹ thuật chấp nhận thì đề nghị nhập nguyên vật liệu. Căn cứ vào số lượng thực tế thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho. Số lượng căn cứ vào số lượng ghi trên hoá đơn để thủ kho ghi vào cột thực nhập của phiếu nhập kho. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 31 tháng 5 năm 2005 Họ tên : Nguyễn Văn Sơn Nhập kho : 12 Phan Bội Châu - Tam Kỳ TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư, hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá T.tiền Yêu cầu Thực nhập 1 2 3 Tôn la pong Thép lá mạ kẽm Tôn màu sóng vuông Thuế GTGT 10% Kg Kg M Nhập Nhập Nhập 240 97 230 23.40 40.000 30.480 5.616.000 3.80.000 9.753.000 1.924.960 Cộng : 21.174.560 Viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi bốn ngàn năm trăm sáu mươi đồng chẵn. Kế toán trưởng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đồng thời kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 19.249.600 Nợ TK 133 1.924.960 Có TK 331 10.587.280 Có TK 112 10.587.280 Khi viết phiếu nhập kho thì kế toán viết 3 liên . Liên 1: giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho . Liên 2: Giao cho người nhận để ghi sổ kế toán bộ phận. . Liên 3: Lưu ở bộ phận lập phiếu. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán vật tư vào sổ nhập vật tư để theo dõi tổng hợp vào sổ chi tiết vật tư để theo dõi chi tiết. SỔ NHẬP VẬT TƯ TT Ngày tháng Diễn giải ĐVT SL TT 1 2 3 31/5/05 Nhập kho của NV Sơn Nhập kho của NV Sơn Nhập kho của NV Sơn Thuế GTGT 10% Tôn la pong Thép lá mạ kẽm Tôn màu sóng vuông Thuế GTGT 10% Kg Kg M 240 97 320 5.616.000 3.80.000 9.753.000 1.924.960 Cộng 21.174.560 Viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi bốn ngàn năm trăm sáu mươi đồng chẵn. SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tên vật liệu: Dầu chạy máy Tháng 5/2005 ĐVT: Lít Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày TK Chi tiết SL TT SL TT SL TT 001/C/05 1/PN 03/05 Hoà nhập nhiên liệu 331 4.300 967 4.158.100 1/NCL 05/05 Xuất nhiên liệu cho PX 331 4.100 110 451.000 4/KC 08/05 Xuất nhiên liệu làm nhà 331 4.100 87 356.700 7/PN 12/05 Sơn nhập nhiên liệu 112 4.100 1.073 4.613.900 PX843 20/05 Nhận nhiên liệu chạy máy 531 4.300 829 3.564.700 PX746 24/05 Bình xe 74K 2564 nhận 331 4.300 700 3.010.000 10/PN 31/05 Sơn nhập nhiên liệu 331 4.300 1.000 430.000 Cộng 3.040 13.072.000 1.726 7.382.400 1.814 5.689.600 Song song với phòng kế toán ở kho cũng mở thẻ kho để theo dõi và đối cheieú hàng tháng, hàng ngày hay định kỳ, thủ kho giao nhận chứng từ xuất, nhập đưa về phòng kế toán. Kế toán kiểm tra đối chiếu chứng từ ghi đơn giá tính ra số tiền để ghi vào thẻ vật liệu cuối tháng cộng và đối chiếu thẻ. THẺ KHO Công ty cổ phần Vật tư Mẫu số 06-TV Tổng hợp tại Quảng Nam Ban hành theo QĐ Số 1411TC/CĐK Ngày 1/12/1995 của BTC TT Chứng từ Ngày tháng Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất A B C D E 1 2 3 4 1 04/05 30/5 Nguyễn Văn Sơn nhập tôn ta phong 240 khối 2 6/05 NV.Sơn nhập thép lá mạ kẽm 971khối 3 9/05 NV.Sơn nhập tôn màu sáng vuông 320khối 4 10/5 Trần Ngọc nhập ximăng 16tấn 5 14/5 Hoàng nhập sắt fi12 10 tấn 6 17/5 Trần Hải nhập sơn 62 thùng 7 19/5 Hoài nhập cát xây 12 khối Thẻ kho sau khi nhập xong chuyển xuống phòng kế toán để căn cứ ghi sổ kế toán. Kế toán vật tư sau khi nhận được phiếu nhập kho sẽ lên bảng kê nhập vật tư. BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ Chứng từ Diễn giải 152/112 152/331 133/331,112 (10%) Số Ngày PN-01 4/05 Nhập tôn la phong 5.616.000 561.600 PN-02 6/05 Nhập thép lá mạ kẽm 3.880.000 388.000 PN-03 9/05 Nhập tôn màu sáng vuông 1.091.280 8.662.320 975.360 PN-04 Trần Tuấn nhập thép buộc 1.073.000 107.300 PN-05 10/05 Trần Ngọc nhập ximăng 9.742.000 974.200 PN-06 14/05 Hoàn nhập sắt fi12 90.000.000 9.000.000 PN-07 15/05 Khoa nhập tôn màu 18.727.000 1.872.700 PN-08 17/05 Trần Hải nhập sơn 12.816.000 1.281.600 PN-09 19/05 Hoài nhập cát xây 987.000 98.700 PN-10 28/05 Công ty TNHH Trung Hoà nhập nhiên liệu 10.817.000 10.817.000 Cộng 22.477.280 140.934.320 16.354.160 Theo bảng kê nhập vật tư kế toán định khoản tháng 5/2005 như sau: + Nợ TK 152 22.477.280 Nợ TK 133 2.247.728 Có TK 112 24.725.008 + Nợ TK 152 140.934.320 Nợ TK 133 14.093.432 Có TK 112 155.027.752 Từ bảng kê nhập vật tư chúng ta lên được chứng từ ghi sổ số 01 như sau: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01 Ngày 31 tháng 5 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có PN-01 4/05 Nhập tôn la phong 152 112 5.616.000 PN-02 6/05 Nhập thép lá mạ kẽm 152 112 3.880.000 PN-03 9/05 Nhập tôn màu sáng vuông 152 112,331 9.753.000 PN-04 Trần Tuấn nhập thép buộc 152 112 1.073.000 PN-05 10/05 Trần Ngọc nhập ximăng 152 331 9.742.000 PN-06 14/05 Hoàn nhập sắt fi12 152 331 90.000.000 PN-07 15/05 Khoa nhập tôn màu 152 331 18.727.000 PN-08 17/05 Trần Hải nhập sơn 152 331 12.816.000 PN-09 19/05 Hoài nhập cát xây 152 331 987.000 PN-10 28/05 Công ty TNHH Trung Hoà nhập nhiên liệu 152 112 10.817.000 Cộng 163.411.600 b. Hạch toán nhập vật liệu khác: Đối với vật liệu p