Đề tài Hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Lao Động – Xã hội

hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng tên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó kế toán xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ: Trị giá NVL xuất Giá trị NVL tồn kho đầu kỳ Tổng giá trị NL, VL tăng trong kỳ Giá trị NVL tồn cuối kỳ = + - Ưu điểm: - Giảm nhẹ khối lượng hạch toán. - Số liệu giữa sổ kế toán và thực tế luôn khớp nhau vì số tồn kho cuối kỳ được xác định trên kết quả kiểm kê thực tế. Nhược điểm: - Kế toán không theo dõi được thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất NL, VL trên TK 152, 153. - Trị giá hàng xuất kho sẽ không chính xác nếu không theo dõi được số hao hụt, mất mát. Doanh nghiệp phải có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, đặc biệt là khâu bảo quản vật tư. Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có lượng vật tư nhiều, giá trị mỗi thứ nhỏ, nhập xuất liên tục. * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng các TK: 151, 151, 153, 611. Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ, tác dụng của các TK 151, 152, 153 khác với phương pháp kê khai thường xuyên: tức là với doanh nghiệp kế toán bán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK 151, 152, 153 dùng để kết chuỷên giá trị thực tế NVL chứ không dùng để theo dõi tình hình xuất, nhập NVL. TK 611: “Mua hàng” phản ánh giá trị thực tế NVL mua vào, xuất dùng trong kỳ. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ. + Trị giá thực tế NVL, hàng hoá mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại. Bên Có: + Kết chuyển giá thực tế của NVL, hàng tồn kho cuối kỳ. + Giá trị NVL, hàng hoá, xuất sử dụng trong kỳ. + Trị giá NVL, hàng hoá mua vào, trả lại cho người hoặc được giảm giá. 2. Phương pháp hạch toán: Sơ đồ số 5: sơ đồ hạch toán tổng hợp nvl theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611 “mua hàng” TK 152 TK 111, 112, 141 TK 411 TK 333 (3333) TK 412 TK 111,112 TK 621 TK 632 TK 111, 138 Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Mua trả tiền ngay Thanh toán tiền Chênh lệch đánh giá tăng đánh giá lại Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Chiết khấu mua hàng được giảm giá Cuối kỳ kết chuyển sổ xuất dùng cho SXKD Xuất bán TK 151, 152, 153 TK 331, 311 Mua chưa trả bằng tiền vay Thuế nhập khẩu Nhận vốn góp cổ phần Thiếu hụt mất bán phần II thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghệp in lđ – XH I. Đặc điểm kinh tế – kỹ thuật và tổ chức bộ máy HĐKd tại xí nghiệp in LĐ – xh có ảnh hưởng đến hạch toán NVL 1. Lịch sử hình thành và phát triển: - Tên doanh nghiệp: Xí nghiệp In Lao động – Xã Hội - Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company Viết tắt: LASAPCOM. Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. - Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu mẫu, tạp chí, nhãn mác các loại. Xí nghiệp In Lao động – Xã hội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng Nhà nước. Được hình thành từ ngày 8/11/1983 với quy mô ban đầu là xưởng in nhằm phục vụ công tác in ấn trong ngành (QĐ thành lập 287QDD/TB-XH ngày 8/11/1983 của Bộ trưởng Bộ Thương binh và Xã hội). Hiện nay doanh nghiệp được phép đặt trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình 4 - phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Sau một thời gian họat động, xưởng in đã phát triển với quy mô lớn hơn và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn. Bộ Thương binh và Xã hội đã quyết định chuyển xưởng in thành công ty In Bộ Thương binh và Xã hội (QĐ 138/QĐTB-XH ngày 4/9/1986). Bộ Lao động Thương binh và Xã hội là do hai bộ sát nhập thành đó là Bộ Lao động và Bộ Thương binh Xã hội. Ngày 23/11/1988 Bộ trưởng Bộ Lao động thương binh và xã hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ đời sống trực thuộc Bộ (QĐ 156/LĐTBXH-QĐ). Năm 1990 do chuyển đổi nền kinh tế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trương, để phù hợp với tình hình mới, Bộ Lao động Thương binh xã hội lại quyết định thành lập công ty sản xuất dụng cụ tàn tật (theo QĐ 152/LĐTBXH-QĐ ngày 20/3/1993) trên cơ sở tách ra từ công ty In và sản xuất dụng cụ người tàn tật. Theo QĐ 373-201 QĐ-BLĐTBXH ngày 5/4/2001 của Bộ trưởng Bộ Thương binh Xã hội về việc đổi tên Nhà In Bộ Lao động Thương binh Xã hội thành Công ty In LĐ – XH và được bổ sung nhiệm vụ đối với Nhà In Bộ Lao động Thương binh Xã Hội. Năm 2004, thực hiện việc sát nhập và trở thành Xí nghiệp in thuộc Nhà xuất bản LĐ - XH và chuyển từ hạch toán độc lập sang hạch toán phụ thuộc. Chỉ tiêu xác định của xí nghiệp in LĐ - XH Chỉ tiêu Đơn vị Số lượng Số LĐ trung bình Người 76 Doanh thu năm 2003 Đồng 9.873.865.336 Doanh thu 6 tháng đầu năm 2004 Đồng 3.042.010.128 Nguồn vốn kinh doanh (30/06/04) Đồng 1.531.635.908 Từ năm 1992 sau khi được thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nước độc lập, xí nghiệp In đã có nhiều bước phát triển với các hàng in ấn như: các tài liệu, biểu mẫu, sách báo, tạp chí, áp phích… Là một doanh nghiệp với quy mô nhỏ, xí nghiệp In đã tính tăng bộ máy hành chính và đội ngũ cán bộ công nhân viên từ 125 đến 135 người, trong đó có 30 kỹ sư, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật và 45 công nhân cấp bậc. Bảng khái quát tình hình hoạt động của xí nghiệp In Lao động – Xã hội qua một số chi tiết Chỉ tiêu 2001 2002 Quý 2 năm 2003 Tổng doanh thu 9.000.000.000 11.000.000.000 4.000.000.000 Số phải nộp NSNN 2.000.000.000 4.000.000.000 1.000.000.000 Thu nhập BQ 500.000 600.000 550.000 * Quy trình công nghệ sản xuất: Từ khi chính thức là một doanh nghiệp Nhà nước, xí nghiệp chỉ có những trang thiết bị cũ lạc hậu, chỉ có một máy in OFFSET, còn lại là máy in TIPO. Để đảm bảo đủ sức cạnh tranh trên thương trường, từ năm 1994 cho đến 1997, xí nghiệp đã thực hiện việc đầu tư gần 7 tỷ đồng cho giàn máy in OFFSET hiện đại. Hiện nay xí nghiệp in đã chuyển sang in hoàn toàn bằng công nghệ OFFSET. Do đặc điểm cũng như tính chất của xí nghiệp in, ở đây quy trình sản phẩm chia thành các bước công nghệ chủ yếu khi nhận hợp đồng ký kết của khách hàng. Phòng kế hoạch sẽ chuyển xuống bộ phận của quá trình sản xuất, phải qua các bước công nghệ sau: Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận được tài liệu gốc, bộ phận thiết kế kỹ thuật trên cơ sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in. Vi tính: Đưa bản thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí các trang in, tranh, ảnh, dòng, cột, kiểu chữ… (to nhỏ, độ đậm). Công tác phim: Tiến hành sửa và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ in. Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh, bình bản làm nhiệm vụ bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh có cùng một màu có các tấm mica theo từng trang in. Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển sang bộ phận phơi bày có nhiệm vụ chế bản. In: Khi nhận được các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm, lúc này bộ phận in OFFSET 4 trang, 10 trang, 16 trang sẽ tiến hành in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó. Thành phẩm: Khi nhận được các bản in, bộ phận thành phẩm sẽ tiến hành đóng quyển (xén, thành phẩm) kiểm thu thành phẩm đóng gói nhập kho và chuyển cho khách hàng. Các lĩnh vực kinh doanh: Đơn vị thực hiện in ấn các ấn phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng. Các sản phẩm thường là vật mang thông tin đến người sử dụng chúng, chủ yếu là các sản phẩm thường xuyên của đơn vị bao gồm sách, báo, tạp chí, biểu mẫu, nhãn mác... Một thành phẩm in phải trải qua các bước trên và đạt tính năng, công dụng cũng như yêu cầu về chất lượng chủ yếu: Các chỉ tiêu về chất lượng giấy: Độ trắng, độ dai. - Các chỉ tiêu về chất lượng in: Độ sắc nét của chi tiết in, độ bóng, mầu sắc, công trình công nghệ sản xuất Thiết kế kỹ thuật Công tác phím Chụp ảnh Vi tính Bình bản Phơi bản In Hoàn thiện Thành phẩm * Đặc điểm tổ chức sản xuất. Xí nghiệp gồm các phân xưởng và các tổ có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau. Xí nghiệp In LĐ – XH là loại hình doanh nghiệp sản xuất nhỏ, sản phẩm làm ra theo đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu, tiến hành tại 4 phân xưởng, mỗi phân xưởng có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình. Sơ đồ các phân xưởng Phân xưởng cơ khí Phân xưởng chế bản Phân xưởng in Phân xưởng hoàn thiện - Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ sửa chữa thiết bị sản xuất, tiến hành lắp đặt khi có thiết bị mới cho các phân xưởng phục vụ sản xuất. Giám sát các bộ phận trong dây chuyền sản xuất, chấp hành đầy đủ các quy trình lao động và bảo dưỡng máy móc thiết bị. - Phân xưởng chế bản: Đây là phân xưởng được đầu tư máy móc thiết bị hiện đại nhất như: Máy vi tính, máy tráng li tâm, máy phơi. Tại đây các bản thảo mẫu mã của khách hàng do bộ phận kế hoạch chuyển xuống được đưa vào bản in màu, được sắp xếp theo một trình tự nhất định, rồi chuyển tới bộ phận sửa chụp phim, bình bản để tạo nên các tờ in theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. - Phân xưởng in: Đây là phân xưởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình sản xuất do các tổ OFFSET đảm nhiệm. Khi nhận đựơc chế bản khuôn in do phân xưởng chế bản chuyển sang phân xưởng in sử dụng kết hợp: + Bản in công giấy, công mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu. + Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu: xanh, đỏ, vàng, đen. Tuỳ thuộc vào yêu cầu màu sắc của từng đơn vị đặt hàng. - Phân xưởng hoàn thiện: Là phân xưởng cuối cùng của công nghệ sản xuất. Do tổ sách và tổ kiểm tra đảm nhiệm, sau khi bộ phận in thành các tờ rồi bộ phận hoàn thiện có nhiệm vụ hoàn thiện một số sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng. + Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật. + Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn: Cắt, gấp, khâu, vào bìa, đóng gói, sau đó nhập vào kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy HĐKD Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất của xí nghiệp In Lao động – Xã hội tổ chức theo mô hình trực tuyến với bộ máy quản lý gọn nhẹ. Giám đốc là người chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm với xí nghiệp in, với khách hàng, với tập thể các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và một kế toán trưởng, phó giám đốc thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng. Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán của xí nghiệp. Bên cạnh đó là hệ thống phòng ban phân xưởng. sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch sản xuất KD Phòng kế toán tài chính thống kê Phân xưởng hoàn thiện Phân xưởng in Phân xưởng chế bản Phân xưởng cơ khí II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại xí nghiệp in lđ – xh 1. Đặc điểm tổ chức của bộ máy kế toán Phòng kế toán có nhiệm vụ giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác tài chính toàn xí nghiệp. Phòng kế toán xí nghiệp gồm có 9 người, trong đó có 6 người có trình độ đại học, 3 người trình độ trung cấp. Xí nghiệp In LĐ – XH là đơn vị hạch toán tập trung nên mọi chứng từ đều được xử lý ở phòng kế toán tại xí nghiệp. Hiện nay xí nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Xí nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp, sổ cái tài khoản và sổ chi tiết. Các sổ cái tài khoản chủ yếu gồm sổ cái TK 111, 112, 131, 331, 334, 621, 622, 627... Xí nghiệp không sử dụng TK 154, 531, 532 do là đơn vị sản xuất theo đơn đặt hàng thực hiện trong thời gian ngắn. - Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế trong xí nghiệp, là tham mưu giúp giám đốc quản lý điều hành, theo dõi thực hiện công tác tài chính của Nhà nước tại đơn vị. - Kế toán tổng hợp: Đảm nhận phần hành kế toán tổng hợp, giúp kế toán trưởng một số lĩnh vực theo sự phân công của kế toán trưởng. Ví dụ như có nhiệm vụ tập hợp chi phí, lên chứng từ ghi sổ… - Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động về TSCĐ, tình hình hao mòn TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ xí nghiệp hiện có. - Kế toán thanh toán: Xác định quỹ lương của đơn vị, tính lương cho cán bộ công nhân viên, các khoản trích nộp BHYT, BHXH…Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ với khách hàng và khoản nợ của cán bộ công nhân viên. - Kế toán giá thành: Theo dõi tổng hợp để tính giá thành các đơn đặt hàng. - Kế toán NVL: Theo dõi tình hình cung cấp N-X-T trong xí nghiệp. - Thủ kho: Quản lý vật tư, vật liệu làm nhiệm vụ nhập xuất kho khi có chứng từ hợp lệ và có ghi vào thẻ kho. - Nhân viên thống kê: Có trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình sản xuất của đơn vị, các chỉ tiêu thi đua, thống kê các chỉ tiêu phục vụ lãnh đạo xí nghiệp và báo cáo cấp trên hay các cơ quan liên quan. sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp in bộ lđ tb – xh Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ kho Kế toán thanh toán Kế toán TSCD Kế toán giá thành Kế toán vật liệu Nhân viên thống kê 2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Hiện nay xí nghiệp In áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng. + Sổ kế toán tổng hợp + Sổ cái tài khoản - Sổ cái chủ yếu của doanh nghiệp sử dụng là sổ cái TK 111, TK 112, TK 131, TK 331, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627… Doanh nghiệp không sử dụng TK 154, TK 531, TK 532 do doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy không có sản phẩm nào tồn kho, không có hàng bị trả lại và không giảm giá hàng bán. Trình tự ghi sổ: Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ cần hạch toán được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập vào sổ cái các tài khoản. Các chứng từ thu chi TM được thủ quĩ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán. Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng vào để ghi sổ cái, căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối phát sinh. Sau đó đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ sái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ tại xí nghiệp in Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng TH chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiêu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ cái Bảng cân đối PS Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này là phương pháp chi tiết ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục có tính hệ thống tình hình xuất-nhập-tồn kho các loại vật liệu. Tại xí nghiệp In áp dụng thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Theo dõi riêng biệt thuế VAT được khấu trừ và thuế VAT phải nộp. III. Hạch toán chi tiết NVL tại xí nghiệp in LĐ – xh. Các loại chứng từ được sử dụng tại xí nghiệp bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy uỷ nghiệm chi, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu nghỉ BHXH,... Các sổ sách sử dụng tại xí nghiệp: Sổ cái các TK 111, 112, 131, 334, 621, 622, 627, ... Xí nghiệp áp dụng hình thức hạch toán đơn. Thủ tục cần thiết khi nhập – xuất NVL Tại kho: Việc cung ứng NVL chủ yếu là mua ngoài, theo quy định của xí nghiệp thì tất cả các loại NVL khi mua về phải tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho, khi NVL về đến kho, cán bộ cung tiêu (nhân viên thu mua vật liệu) đem hoá đơn lên phòng vật tư (trong hoá đơn đó bên bán đã ghi các chỉ tiêu, chủng loại, số lượng, đơn giá, thuế VAT, thành tiền, hình thức thanh toán) tiến hành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra đối chếu nội dung trong hoá đơn phù hợp với NVL đã mua về khớp với hợp đồng đã ký từ chủng loại đến chất lượng thì đồng ý cho nhập NVL đó vào trong kho đồng thời làm phiếu nhập kho vật tư, trên cơ sở đó cán bộ cung tiền đề nghị thủ kho cho nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm bao gồm đại diện phòng vật tư, 1 phòng kế toán, 1 thủ kho. Ban kiểm nghiệm kiểm tra về số lượng, chất lượng của từng loại vật liệu, nếu ban kiểm nghiệm thấy vật liệu mua về đúng quy cách, chất lượng, chủng loại thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho và căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm thủ kho cho nhập kho, sau đó thủ kho phải nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do phòng kế toán lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu tại phòng vật tư Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Liên 3: Giao cho cán bộ cung tiêu kèm hoá đơn để ghi thanh toán. Khi nhập vật liệu thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho. Khi ghi vào thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Các loại vật liệu được mua về nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho một cách có khoa học, hợp lý để kiểm tra và thuận tiện nhập-xuất NVL. Bảng quá trình nhập NVL tại kho. NVL Hoá đơn GTGT Phòng KH-SX Kiểm nghiệm Phiếu NK BBản KN Nhập kho VD: Minh họa quá trình nhập NVL ở xí nghiệp In LĐ – XH như sau: Ngày 1/1: Công ty mua: + 8.500kg giấy B2 60g/m2 (39x54) + 5.300kg giấy B2 60g/m2 (54x79) + 12.500kg giấy B2 60g/m2 (79x109) + 5.000kg giấy B2 60g/m2 (84x102) + 2.400kg giấy B2 70b/m2 (42x60) Xí nghiệp In LĐ – XH nhận được các hoá đơn sau: Mẫu số 1: 01/GTGT_3LL hoá đơn GTGT Ký hiện: EY 077454 Liên 2: (giao cho khách hàng) Số: 02_B Ngày 1 tháng 1 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Nhà máy giấy Bãi Bằng Địa chỉ:……………………………………………………………………. Họ tên người mua hàng: Phan Văn Trọng Đơn vị: Xí nghiệp In LĐ – XH Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Giấy B2 60g/m2 (39x54) kg 8.500 4.450 37.825.000 Giấy B2 60g/m2 (54x79) kg 5.300 522 2.766.600 Giấy B2 60g/m2 (79x109) kg 12.500 148 1.850.000 Giấy B2 60g/m2 (84x120) kg 5.000 673 3.365.000 Giấy B2 70g/m2 (42x60) kg 2.400 216 518.400 Cộng tiền hàng 46.325.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.632.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 50.957.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi triệu đồng chín trăm năm bảy nghìn năm trăm đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ HT) Ngày 1/1/2004 phòng vật tư nhận được hoá đơn mua hàng, đã thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm toàn bộ số vật liệu đã mua về theo hoá đơn trên. Kết quả kiểm nghiệm được ghi ở biên bản kiểm nghiệm vật liệu như sau: Xí nghiệp In LĐ – XH Phòng KH – Vật tư Số: 104 Mẫu số 05-VT biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 1 tháng 1 năm 2004 Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Xuân Tiến: Trưởng ban Ông: Phạm Hoàng Minh: Uỷ viên Bà:Phạm Thị Liên: Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau TT Tên quy cách sp, h2, lao vụ, dịch vụ ĐVT SL theo HĐ Kết quả KN Ghi chú SL đúng QC SL KĐ QĐ Giấy B2 60g/m2 (39x54) kg 8.500 8.00 Giấy B2 60g/m2 (54x79) kg 5.300 5.300 Giấy B2 60g/m2 (79x109) kg 12.500 12.500 Giấy B2 60g/m2 (84x120) kg 5.000 5.00 Giấy B2 70g/m2 (42x60) kg 2.400 2.400 ý kiến của ban kiểm nghiệm: số vật liệu nói trên đủ điều kiện để nhập kho. Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Xí nghiệp In LĐ - XH Mẫu số 01-VT phiếu nhập kho Ngày 1 tháng 1 năm 2004 Số: 106 Họ tên người mua hàng: Phạm Thu Minh Địa chỉ: …………………………………… Chứng từ số:………………………………. Nhập vào kho: Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai - Hà Nội TT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CL Thực nhập Giấy B2 60g/m2 (39x54) kg 8.500 8.00 4.450 37.825.000 Giấy B2 60g/m2 (54x79) kg 5.300 5.300 522 2.766.600 Giấy B2 60g/m2 (79x109) kg 12.500 12.500 148 1.850.000 Giấy B2 60g/m2 (84x120) kg 5.000 5.00 673 3.365.000 Giấy B2 70g/m2 (42x60) kg 2.400 2.400 216 518.400 Cộng 46.325.000 Thuế GTGT 10% 4.632.500 Tổng cộng 50.957.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi triệu đồng chín trăm năm bảy nghìn năm trăm đồng chẵn Nhập, ngày 1 tháng 1 năm 2004 Phụ trách cung tiền (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên Thủ kho (Ký, họ tên) Tại phòng kế toán: Theo định kỳ thủ kho chuyển lên phòng kế toán chứng từ nhập-xuất NVL, khi xuốngnhận chứng từ kế toán kiểm tra tại chỗ tính hợp lệ của chứng từ, tính hợp lý của việc phân loại chứng từ và cách ghi chép trên thẻ kho của thủ kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lý của việc phân loại chứng từ và tính chính xác của số liệu ghi trên thẻ kho, nếu đúng thì kế toán nhận chứng từ và ký xác nhận vào thẻ kho. Khi nhận được chứng từ nhập-xuất kho từ thẻ kho thì kế toán vật liệu mới phân loại chứng từ theo từng danh điểm vật liệu để dễ dàng ghi vào sổ chi tiết của từng loại nguyên liệu, vật liệu chi tiết. Tất cả các loại vật liệu có cùng tính chất lý, hoá được xếp vào một loại. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập-xất-tồn kho nguyên vật liệu cho từng nhóm loại NVL. VD: Giấy Bãi Bằng có nhiều kích cỡ chủng loại khác nhau, ở sổ chi tiết của cùng chủng loại căn cứ vào chứng từ gốc ghi đúng dòng, đúng cột của loại giấy đó. VD khi kế toán nhận được chứng từ, phiếu nhập kho số 106 (giấy B2 60g/m2 (39x54) cho phân xưởng in lịch thì kế toán vật liệu sẽ tìm sổ kế toán tương ứng để theo từng loại vật liệu và ghi vào sổ chi tiết. Cách ghi vào sổ chi tiết như sau: - Tồn đầu kỳ: Lấy số liệu tồn cuối kỳ của sổ chi tiết NVL tương ứng kỳ trước. - Nhập - xuất trong kỳ: Căn cứ vào chứng từ nhập - xuất trong kỳ để ghi. + Cột nhập: Cộng toàn bộ số phát sinh của cột số lượng và cột thành tiền. + Cột xuất: Cộng toàn bộ số phát sinh của cột số lượng và cột thành tiền. - Tồn cuối kỳ: + Cột số lượng: Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ – Số lượng xuất trong kỳ. + Cột đơn giá tồn: Là đơn giá xuất tính theo đơn giá nhập trước, xuất trước. + Cột giá trị tồn = Số lượng tồn x Đơn giá tồn Cuối kỳ kế toán vật liệu tiến hành lập bảng báo cáo nhập – xuất - tồn Phương pháp lập bảng báo cáo N-X-T được công ty tính giá thực tế xuất kho của NVL. - Phần số dư đầu kỳ: Căn cứ vào số dư cuối kỳ của bảng báo cáo N-X-T kỳ trước. - Phần nhập - xuất: Căn cứ vào dòng cột của từng sổ chi tiết vật tư tương ứng và kết quả tính giá thực tế, giá thực tế này cũng được ghi vào sổ chi tiết từng loại vật tư. - Phần dư cuối kỳ: + Cột số lượng = Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ – Số lượng xuất trong kỳ. + Cột đơn giá = Cột đơn giá xuất thực tế. + Cột thành tiền = Đơn giá x Số lượng tồn. IV. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 1.phân loại nguyên vật liệu và TK hạch toán. Xí nghiệp In Lao động – Xã hội là doanh nghiệp sản xuất cỡ nhỏ, sản phẩm làm ra tuỳ vào đơn đặt hàng của khách nên chủng loại mặt hàng rất phong phú, đa dạng. Mỗi đơn đặt hàng khác nhau về quy cách, mẫu mã của sản phẩm. Do đó nguyên vật liệu ở đây rất đa dạng về chủng loại và qui cách cũng như mẫu mã. Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của xí nghiệp In đều có bán trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi cho xí nghiệp in đỡ phải dự trữ nguyên vật liệu trong kho. Các nguồn nhập nguyên liệu xí nghiệp In đều mua ngoài và chủ yếu là các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài với xí nghiệp In như Công ty In Tiến Bộ, công ty văn hoá phẩm…Tất cả các vật tư mua về hầu như xí nghiệp In đều thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng. Mỗi loại vật liệu đều có tính chất lý học và hoá học riêng nên việc dự trữ, bảo quản ở kho, hệ thống kho hàng bến bãi của xí nghiệp In rất được chú trọng tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt… Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, giảm chi phí trong giá thành, tiết kiệm nguyên vật liệu. Giám đốc xí nghiệp ra quyết định ban hành quy chế tạm thời về định mức và hạn mức một số loại vật tư dùng cho sản xuất. Hệ thống các định mức vật tư Đơn vị sử dụng Vật tư cần định mức Định mức Phân xưởng chế biến Dầu tra máy 0,5 lít/tháng Xà phòng 7 hộp/tháng Giẻ lau 1kg/tháng Phân xưởng offset Mực in đen 1,5 lít/triệu trang in thực tế Xà phòng 37 hộp/tháng Giẻ lau 150kg/tháng Giấy 3kg/triệu trang in thực tế * Phân loại nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Để sản xuất ra các loại sản phẩm khác nhau theo đơn vị đặt hàng xí nghiệp In phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại vật liệu có vai trò, công dụng, tính năng lý, hoá học riêng. Để giúp cho công tác hạch toán chính xác một khối lượng vật tư nhiều chủng loại, kế toán vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu. Việc phân loại vật liệu dựa trên tiêu thức nhất định đã sắp xếp nhưng vật liệu cùng tiêu thức vào mỗi nhóm, mỗi loại. Xí nghiệp đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối với quá trình sản xuất. Nhờ đó mà kế toán theo dõ