Đề tài Hạch toán tài sản cố định với việc quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công ty Dịch vụ Du lịch Sao Mai

sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết( được lập từ các sổ chi tiết), kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính. - Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. - Từ năm 2005 trở về trước Công ty Dịch vụ Du lịch Sao Mai sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định số 1141/TC-CĐKT của Bộ trưởng Bộ tài chính ký ngày 01/11/1995. Năm 2006 khi có quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ký ngày 20/03/2006 Công ty đã kịp thời sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với chế độ kế toán mới. Niên độ kế toán thực hiện theo quy định chung bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng12 của năm dương lịch. Đồng tiền được sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam (VND). Công ty có thu của khách nước ngoài các ngoại tệ khác, nhưng khi hạch toán được quy đổi ra VND theo nguyên tắc áp dụng tỷ giá công bố lúc ghi chép nghiệp vụ phát sinh. Công ty Dịch vụ du lịch Sao Mai vẫn thực hiện công việc kế toán thủ công là chính. Hiện tại công ty có áp dụng bảng tính EXCEL để thực hiện một số công việc kế toán như: lập báo cáo, lập bảng cân đối số phát sinh, ghi sổ cái... Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán công ty đang áp dụng tương đối đầy đủ và đảm bảo tuân thủ đúng các mẫu biểu do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm: - Chứng từ về lao động - tiền lương. - Chứng từ về hàng tồn kho - Chứng từ mua bán hàng hoá Và các loại sổ kế toán: - Sổ cái. - Nhật ký thu tiền mặt, nhật ký chi tiền mặt, nhật ký thu tiền gửi ngân hàng, nhật ký chi tiền gửi ngân hàng... - Bảng phân bổ - Các sổ kế toán chi tiết PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VỚI VIỆC QUẢN LÝ VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ DU LỊCH SAO MAI. I. Đặc điểm Tài sản cố định tại Công ty, tính giá và phân loại 1. Đặc điểm Tài sản cố định (TSCĐ) a. Tiêu chuẩn nhận biết TSCĐ Những tài sản tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp thu được lợi ích kinh tế trong hiện tại cũng như là trong tương lai và Nguyên giá xác định một cách tin cậy( Được mua từ các nhà cung cấp sản phẩm trong nước và nước ngoài một cách hợp lý, đầy đủ thủ tục chứng từ) và thoả mãn 2 chỉ tiêu sau: - Là tài sản có giá trị lớn - Là tài sản có thời gian sử dụng lâu dài Hai chỉ tiêu này do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định và nó phụ thuộc vào từng quốc gia khác nhau. Tuy nhiên, sự quy định khác nhau đó thường chỉ về mặt giá trị, còn về thời gian sử dụng thì tương đối giống nhau. Đặc biệt là các quy định này không phải là bất biến, mà nó có thể thay đổi để phù hợp với giá trị thị trường và các yếu tố khác. Trước khi có quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành vào ngày 12 tháng 12 năm 2003 và được tổ chức thực hiện vào năm tài chính năm 2004, thì công ty xác định 2 chỉ tiêu trên theo quyết định số166/1999/QĐ-BTC ra ngày 30/12/1999. Đó là: - Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên - Có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên. Những tư liệu lao động nào không thoả mãn hai chỉ tiêu trên thì được gọi là công cụ lao động nhỏ. Năm tài chính 2004 (bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 2004) Công ty đã thực hiện việc xác định lại 2 chỉ tiêu trên theo quyết định 206/2003/QĐ- BTC ( Những tài sản có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên và có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên thì được coi là TSCĐ của công ty) .Việc Bộ tài chính quy định giá trị để xác định tài sản nào là TSCĐ là một quyết định phù hợp, tạo điều kiện dễ dàng hơn cho quản lý và sử dụng TSCĐ, đồng thời đẩy nhanh việc đổi mới trang thiết bị, công cụ dụng cụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. b. Đặc điểm TSCĐ của Công ty - Sản phẩm hàng hoá của công ty chủ yếu là sản phẩm dịch vụ ăn, dịch vụ nghỉ và dịch vụ tuor du lịch do vậy hệ thống và khối lượng giá trị TSCĐ của công ty là rất lớn, nó chiếm một tỷ trọng chủ yếu trong tổng giá trị tài sản của công ty. Giá trị của từng loại tài sản cũng tương đối lớn, thời gian sử dụng tương đối dài (Ví dụ như: 01 khách sạn ba tầng, 01 khách sạn bốn tầng mỗi khách sạn có nguyên giá gần 3 tỷ đồng và có thời gian sử dụng tối đa là 50 năm) - Trong danh mục TSCĐ của Công ty cho thấy có nhiều loại tài sản được bàn giao dưới hình thức là một hệ thống, ví dụ như : Hệ thống điều hoà nhiệt độ khách sạn, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống gỗ sàn và thảm phòng khách. Do vậy giá trị ban đầu của nó là giá trị gộp của cả một hệ thống. - Các tài sản này khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó bị cũ dần đi, xuống cấp dần (tức là bị hao mòn dần) và phần giá trị hao mòn ấy được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Khác với công cụ lao động nhỏ, TSCĐ tham gia nhiều kỳ kinh doanh, từ năm này sang năm khác, tuy nó cũ và xuống cấp dần nhưng hình thái ban đầu của nó vẫn giữ nguyên. Công ty được nhà nước giao Quyền sử dụng đất có thời hạn là 50 năm, trên mảnh đất đó công ty xây dựng hai khách sạn, cho nên quyền sử dụng đất đó được coi là tài sản cố định vô hình được phép trích khấu hao hàng năm. - Trong tổng tài sản cố định của công ty TSCĐ hữu hình tỷ trọng lớn và có cơ cấu khá đa dạng, tài sản cố định vô hình chiếm tỷ trọng nhỏ, thực chất chỉ bao gồm Quyền sử dụng. 2. Phân loại TSCĐ Do TSCĐ của Công ty có nhiều loại với nhiều hình thái biểu hiện, tính chất đầu tư, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau... nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán TSCĐ, Công ty đã sắp xếp TSCĐ vào từng nhóm theo từng đặc trưng nhất định. Sự sắp xếp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác tối đa công dụng của TSCĐ và phục vụ tốt cho công tác thống kê TSCĐ. Tài sản cố định có thể được phân theo nhiều tiêu thức khác nhau, như theo hình thái biểu hiện, theo nguồn hình thành, theo công dụng và tình hình sử dụng.... mỗi một cách phân loại sẽ đáp ứng được những nhu cầu quản lý nhất định cụ thể: 2.1. Theo hình thái biểu hiện Tài sản cố định được phân thành TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. * Tài sản cố định hữu hình. Thuộc về loại này gồm có: - Nhà cửa vật kiến trúc: Là tài sản cố định của Công ty được hình thành sau quá trình thi công, xây đựng như khách sạn 03 tầng, khách sạn 04 tầng, hàng rào và các công trình trang trí cho khách sạn ,... thể hiện dưới bảng sau: Số thứ tự Tên tài sản cố định. Nhóm Nhà cửa – vật kiến trúc 1 Nhà 3 tầng 2 Nhà 4 tầng 3 Tháp phun nước trang trí 4 Đường vào khách sạn 5 Sân tennis 6 Cụm biệt thự nhà 2 tầng 7 Cụm biệt thự 1 tầng( Vốn góp của Công ty văn hoá Từ Liêm) 8 Hệ thống giếng khoan 9 ống khói trang trí 10 11 Cây, vật cảnh trang trí khách sạn Cầu Giấy Hàng rào trang trí khách sạn Cầu Giấy 12 Mái che trang trí 13 Nhà hội thảo 14 Cây, vật cảnh trang trí khách sạn Sao Mai 15 Hệ thống PCCC nhà 3 tầng 16 Hệ thống PCCC nhà 4 tầng 17 Kho tầng thượng khách sạn Sao Mai 18 Hàng rào trang trí khách sạn Sao Mai 19 Trần trang trí sảnh khách sạn Sao Mai 20 Trần trang trí quầy bar 21 Trần trang trí phòng hội thảo 22 Nhà kho khách sạn Cầu Giấy. - Máy móc thiết bị: Bao gồm các loại máy móc thiết bị dùng trong sản xuất kinh doanh dịch vụ của hai khách sạn.Nó mang tính chất rất đặc thù của nghề kinh doanh dịch vụ như tổng đài điện thoại, thiết bị karaoke, hệ thống chảo ăngten truyền hình cáp... - Phương tiện vận tải : - Thiết bị dụng cụ dùng cho quản lý: gồm các thiết bị dụng cụ phục vụ cho quản lý như máy fax, máy tính. - Tài sản cố định hữu hình khác: Do tính đặc thù của sản phẩm kinh doanh mà các Công ty có những TSCĐ khá đặc biệt nhằm trang trí và nâng cao chất lượng cơ sở vật chất đón khách lưu trú tại khách sạn, như tranh trang trí nghệ thuật, thảm trang trí nghệ thuật... * Tài sản cố định vô hình: Là những TSCĐ không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư có liên quan trực tiếp đến nhiều chu kỳ kinh doanh của Công ty.Hiện nay trong danh mục TSCĐ vô hình của công ty chỉ có tài sản là quyền sử dụng đất. 2.2. Theo quyền sở hữu Để phân loại theo phương thức này, TSCĐ của Công ty thuộc nhóm TSCĐ tự có, thuộc quyền sở hữu của Công ty, do công ty xây dựng và mua sắm bằng nguồn vốn tự có và các nguồn vốn bổ sung khác như Vốn vay Ban tài chính Quản trị thành uỷ, nguồn vốn góp liên doanh của Công ty văn hoá Từ Liêm. Công ty không có TSCĐ đi thuê. Việc phân loại TSCĐ theo tiêu thức này phản ánh chính xác tỷ trọng TSCĐ thuộc sở hữu của công ty và xác định rõ trách nhiệm của Công ty đối với từng loại TSCĐ. 2.3. Theo nguồn hình thành - Hầu hết TSCĐ được mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn vay Thành uỷ Hà Nội, một phần mua sắm từ vốn tự bổ sung của Công ty (quỹ phát triển sản xuất, quỹ phúc lợi...). - TSCĐ nhận góp vốn liên doanh: Tài sản nhận góp liên doanh của Công ty Văn hoá Từ Liêm. Đó là cụm biệt thự một tầng với nguyên giá là 2.377.614.181 đồng. Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành, cung cấp được các thông tin về cơ cấu nguồn vốn hình thành TSCĐ. Từ đó có phương hướng sử dụng nguồn vốn khấu hao TSCĐ một cách hiệu quả và hợp lý. 2.4. Theo công dụng và tình hình sử dụng - Toàn bộ TSCĐ của Công ty được dùng trong sản xuất kinh doanh của Công ty và được trích khấu hao tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Công ty không có TSCĐ dùng trong mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh quốc phòng, không có TSCĐ bảo quản, giữ hộ nhà nước. Mặc dù, TSCĐ được chia thành từng nhóm với đặc trưng khác nhau, Nhưng trong công tác quản lý, TSCĐ phải được theo dõi chi tiết cho từng TSCĐ cụ thể và riêng biệt, gọi là đối tượng ghi TSCĐ. Đối tượng ghi TSCĐ là từng đơn vị TS có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau, thực hiện 1 hay 1 số chức năng nhất định. Trong sổ kế toán mỗi một đối tượng TSCĐ được đánh một số hiệu nhất định, gọi là số hiệu hay danh điểm TSCĐ. 3. Đánh giá TSCĐ trong Công ty Để xác định giá trị ghi sổ cho TSCĐ, công ty tiến hành đánh giá TSCĐ ngay khi đưa TSCĐ vào sử dụng. Tuỳ từng loại TSCĐ mà công ty có cách thức đánh giá khác nhau. Với những TSCĐ mua sắm, TSCĐ do đầu tư XDCB hoàn thành, việc tính giá TSCĐ tại công ty được tính theo công thức sau; Nguyên giá TSCĐ = Giá mua (hoặc giá thành) thực tế + chi phí khác có liên quan. Trên cơ sở nguyên giá, giá trị hao mòn, kế toán có thể xác định được giá trị còn lại của TSCĐ khi đã sử dụng theo công thức sau: Giá trị còn lại = Nguyên giá - giá trị hao mòn Như vậy toàn bộ TSCĐ của công ty được theo dõi trên 3 loại giá là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại, nhờ đó phản ánh được tổng số vốn đầu tư mua sắm, xây dựng và trình độ trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho sản xuất. Ví dụ: Tháng 6 năm 2004 Giám đốc công ty duyệt mua 01 xe Huyndai 24 chỗ làm phương tiện vận chuyển khách .Căn cứ vào các chứng từ mua xe , lắp đặt xe và các chứng từ thanh toán chi phí trong quá trình mua xe kế toán đã ghị nhận nguyên giá của xe như sau: - Giá mua xe 295.000.000 - Thuế trước bạ 1.850.000 - Đăng ký 350.000 - Khám xe 318.181 - Dầu mỡ chạy thử 740.909 - Lốp 13.636.364 - Dưỡng bi + bảo dưỡng máy 1.000.000 - Giá hàng treo nóc 2.227.273 Tổng 315.122.727 Vậy kế toán ghi sổ nguyên giá của xe huyndai mua ngày 01/06/2004 là: 315.122.727 đồng Căn cứ vào khung thời gian sử dụng các loại TSCĐ của phụ lục 1 ban hành theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC , công ty xác định thời gian sử dụng tối đa của xe Huyndai là 10 năm. Phương pháp tính khấu hao của công ty là phương pháp khấu hao đường thẳng và theo nguyên tắc tròn tháng, do vậy công ty bắt đầu trích khấu hao của xe từ tháng 06/2004 với mức trích 1 tháng là: 2.626.022 đồng. Tính đến tháng 12/2006, mức trích khấu hao của xe là: 31 tháng x 2.626.022đồng =81.406.682 đồng. Giá trị còn lại của xe tại thời điểm 31/12/2006 là: 315.122.727 đồng-81.406.682 đồng = 233.716.045 đồng II. Hạch toán chi tiết tài sản cố định 1.Thủ tục chứng từ Tổ chức hạch toán TSCĐ giữ một vị trí quan trọng trong công tác kế toán. Nó cung cấp tài liệu đảm bảo chính xác cho bộ phận quản lý doanh nghiệp để tiến hành phân tích, đánh giá thực hiện tăng, giảm TSCĐ ở công ty. Do vậy liên quan đến việc mua sắm, nâng cấp sửa chữa, thanh lý nhượng bán tài sản cố định đều phải tuân thủ theo những quy định rất nghiêm ngặt tại Công ty như sau: - Xuất phát từ nhu cầu về TSCĐ tại các bộ phận trong công ty, các trưởng bộ phận lập tờ trình hoặc giấy đề nghị trình Ban giám đốc và Kế toán trưởng xem xét giải quyết. - Sau khi xem xét và kiểm tra thực tế tại chỗ nhu cầu về TSCĐ, ban giám đốc yêu cầu bộ phận tài vụ cung cấp thông tin về TSCĐ đó: Như báo giá, chủng loại, chất lượng, nguồn cung cấp TSCĐ. - Sau khi đã có các thông tin về TSCĐ được cung cấp đầy đủ bởi phòng kế toán tài vụ, Ban giám đốc yêu cầu Bộ phận kỹ thuật, sửa chữa thẩm tra. Sau mọi thủ tục thẩm tra, Ban giám đốc ký duyệt giấy đề nghị ( tờ trình) có chữ ký của trưởng bộ phận đề nghị, kèm theo giấy báo giá và những chứng từ ban đầu khác về loại TSCĐ yêu cầu, rồi chuyển vào phòng Kế toán tài vụ thực hiện các công việc mua sắm, thanh lý nhượng bán hoặc nâng cấp , sửa chữa TSCĐ đó. Những thủ tục ban đầu về nhu cầu TSCĐ được công ty thực hiện rất nghiêm ngặt do vậy mà việc kiểm tra, quản lý TSCĐ đã được thực hiện một cách bảo đảm an toàn, nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Bên cạnh đó, công việc hạch toán TSCĐ của bộ phận kế toán tài vụ luôn dựa trên một hệ thống đầy đủ các chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTGT, biên bản nghiệm thu công trình, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý... Căn cứ vào chứng từ gốc, các chứng từ khác liên quan đến TSCĐ và các tài liệu khoa học kỹ thuật. Kế toán ghi thẳng vào sổ chi tiết TSCĐ, sổ này được mở khi bắt đầu niên độ kế toán và khoá sổ khi kết thúc niên độ kế toán. Đây là quyển sổ chính phục vụ cho việc theo dõi, quản lý TSCĐ của công ty và được ghi hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành. 2. Sổ kế toán chi tiết TSCĐ Mở thẻ TSCĐ : Từ chứng từ gốc TSCĐ kế toán Công ty mở thẻ TSCĐ ghi cho từng đối tượng TSCĐ riêng rẽ hoặc ghi thành một tổ hợp TSCĐ nếu cùng một chủng loại nhưng được nhập nhiều lần trong kỳ sản xuất kinh doanh.. Thẻ TSCĐ giúp cho việc theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ, tình hình thay đổi nguyên giá TSCĐ. Khi giảm TSCĐ ghi vào thẻ TSCĐ số hiệu chứng từ ghi giảm, lý do giảm. Thẻ TSCĐ được lưu tại phòng kế toán. Mẫu thẻ đã được công ty kịp thời chỉnh sửa theo mẫu số S23-DN (Ban hành theo quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006).Với ví dụ về mua xe huynđai biển số 29M.5249 tháng 6 năm 2004 của công ty, kế toán công ty sau khi căn cứ vào các chứng từ gốc về nghiệp vụ kinh tế mua xe, căn cứ vào hoá đơn GTGT ký hiệu ME 00268, căn cứ vào biên bản giao nhận tài sản số 168 ngày 01 tháng 06 năm 2004, căn cứ vào các sổ hạch toán chi tiết và tổng hợp, tiến hành ghi nhận xe huynđai là TSCĐ của công ty từ ngày 1 tháng 6 năm 2004. Thứ nhất tiến hành mở thẻ tài sản cố định: Đơn vị: Công ty Dịch vụ Du lịch Sao Mai Mẫu số S23-DN Địa chỉ: 16-18 Ngõ Thông Phong - HN THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số : 53 Ngày 01 tháng 06 năm 2004 lập thẻ. Căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ số 168 ngày 01 tháng 06 năm 2004 Tên, ký hiệu TSCĐ : Xe ôtô Huyndai 24 chỗ Nước SX: Hàn Quốc Bộ phận quản lý (sử dụng): Đội xe Công ty Năm đưa vào sử dụng : 2004 Công suất( diện tích thiết kế ) : 24 chỗ ngồi Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm Lý do đình chỉ Ghi giảm TSCĐ chứng từ số: ngày Tháng năm Lý do giảm: Ngày 01 tháng 06 năm 2004 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (ký tên) (ký tên) (ký tên) - Sổ TSCĐ: Sổ TSCĐ là nơi theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và khấu hao TSCĐ một cách chi tiết. Mẫu sổ theo mẫu số S21-DN( Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006). Đơn vị : Công ty Dịch vụ Du lịch Sao Mai Mẫu số S21-DN Địa chỉ: 16-18 ngõ Thông Phong -HN Sổ tài sản cố định Năm : 2004 Loại tài sản: Phương tiên vận tải Sổ này có: trang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ : Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký tên) (ký tên) (ký tên) III. Hạch toán tổng hợp TSCĐ tại Công ty Hạch toán biến động tài sản tăng tài sản cố định hữu hình Nhìn chung qua thời gian hoạt động, tình hình TSCĐ của Công ty thay đổi không đáng kể. Trong tổng TSCĐ hiện có ở công ty thì: Về nhà cửa, vật kiến trúc chiếm tỉ trọng trong khối TSCĐ là 85.22% Máy móc thiết bị chiếm tỉ trọng là 6.15% Phương tiện vận tải chiếm tỉ trọng là 1.67% Dụng cụ quản lý và TSCĐ HH khác chiếm tỉ trọng là 2.26% TSCĐ VH chiếm tỉ trọng là 4.7% - Công ty chuyên doanh về kinh doanh khách sạn nên nhà cửa vất kiến trúc chiếm tỉ trọng cao vào còn mới. Về máy móc thiết bị quản lý chiếm tỷ trọng nhỏ Dưới đây là cách tổ chức hạch toán trên chứng từ một số nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ tại Công ty Dịch vụ Du lịch Sao Mai * Trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận trong công ty, căn cứ vào kế hoạch đầu tư để triển khai . Công ty đã lên kế hoạch mua sắm TSCĐ cho mỗi năm. Khi kế hoạch được duyệt, công ty ký hợp đồng mua sắm TSCĐ với người cung cấp sau đó căn cứ vào hợp đồng (kèm theo giấy báo của bên bán) kế toán làm thủ tục cho người đi mua. Trong quá trình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi, khi hợp đồng mua bán hoàn thành, hai bên sẽ thanh lý hợp đồng và quyết toán thanh toán tiền, đồng thời làm thủ tục kế toán tăng TSCĐ kế toán căn cứ vào các chứng từ có liên quan để hạch toán tăng TSCĐ. Đơn vị : Công ty dịch vụ Du lịch Sao Mai Mẫu số : 01- TSCĐ Bộ phận: Buồng BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 01 tháng 09 năm 2006 Số: 119 Nợ TK: 211 Nợ TK :133 Có TK :111 Căn cứ vào quyết định số 120 ngày 15 tháng 08 năm 2006 của giám đốc Công ty Dịch vụ du lịch Sao Mai về việc bàn giao TSCĐ. I. Bên giao nhận gồm: Ông : Hồ Thanh Hà. Chức vụ : Giám đốc công ty TNHH Long Anh đại diện cho bên giao Ông : Phạm Dương Hiển Chức vụ Giám đốc Công ty Dịch vụ Du lịch Sao Mai. Đại diện cho bên nhận. - Ông : Đào Trung Hậu – Trưởng bộ phận kỹ thuật, phụ trách bộ phận buồng. - Bà : Lê Thanh Hương- Kế toán trưởng Công ty Địa điểm giao nhận TSCĐ: Khách sạn Sao Mai 16-18 ngõ Thông phong- Tôn đức tháng – Hà Nội. Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: Giám đốc Công ty Kế toán trưởng Người nhận Người giao (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT Liên 3(Dùng để thanh toán) 3LL Ngày 01 tháng 09 năm 2006 No 045123 Đơn vị bán: Công ty TNHH Long Anh Địa chỉ: 34 Trương Hán Siêu - HN Số TK: Họ tên người mua: Công ty Dịch vụ Du lịch Sao Mai. Địa chỉ: 16-18 Ngõ Thông Phong – HN Mã số thuế: 0100110937 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Người mua (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Thủ trưởng (Ký, đóng dấu) Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán viết phiếu chi xuất tiền mặt (Hợp đồng ký không có tạm ứng trước, thanh toán 1 lần):  PHIẾU CHI Mẫu số: 02-TT Ngày 01 tháng 09 năm 2006 Nợ TK 211 Số: 245 Nợ TK 133 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Minh Phương- Cty Long Anh Địc chỉ: 34 Trương Hán Siêu – HN Lý do chi: Mua điều hoà nhiệt độ không khí. Số tiền: 243.810.000(viết bằng chữ) .Hai trăm bốn mươi ba triệu tám trăm mười nghị đồng chẵn./. Kèm theo : 01 Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT – No 045123 Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền Nghiệp vụ xảy ra ngày 01/09/2006, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc nêu trên vào nhật ký chung: Kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ để lập thẻ TSCĐ (thẻ lập cho 1 nhóm TSCĐ cùng chủng loại công suất) Đơn vị : Công ty dịch vụ du lịch Sao Mai Mẫu số S23-DN Địa chỉ: 16-18 ngõ Thông Phong Hà Nội THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH SỐ: 109 Ngày 10 tháng 09 năm 2006 Căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ số 119 ngày 01 tháng 09 năm 2006 Tên, ký hiệu TSCĐ : máy điều hoà nhiệt độ, ký hiệu: LS- K0968CL Nước SX: Hàn Quốc , năm sản xuất : 2005 Bộ phận quản lý (sử dụng): Lắp 18 phòng Khách sạn thuộc nhà 03 tầng. Công suất: 9.000BTU/h Người lập Kế toán trưởng Giám đốc SỔ CHI TIẾT TSCĐ Năm 2006 Loại TS: Máy móc thiết bị * Tăng TSCĐ do mua sắm phải qua lắp đặt Đối với Công ty mua TSCĐ về chưa đưa vào sử dụng ngay mà phải thông qua quá trình lắp đặt. Khi hoàn thành bàn giao. Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan đến đã hoàn thành ghi vào sổ. Trước khi vào sổ kế toán phải tập hợp lại chứng từ cho các khoản chi phí đầu tư. Ví dụ: Tháng 01 năm 2006, căn cứ vào nhu cầu sử dụng điện của Công ty để phục vụ khách đến nghỉ tại khách sạn được tốt hơn, Giám đốc công ty đã có công văn trình Ban tài chính quản trị thành uỷ Hà Nội và Sở điện lực quận Đống Đa về việc lắp đặt một trạm biến thế tại khách sạn Sao Mai thuộc Công ty Dịch vụ Du lịch Sao Mai. Đến tháng 3 năm 2006 Ban tài chính Thành uỷ Hà Nội và Sở điện lực quận Đống Đa mới có công văn phúc đáp cho phép Công ty được lắp đặt một trạm biến thế công suất là 0,4 KV. Quá trình lắp đặt và cung cấp máy do sở điện lực Đống Đa tư vấn thiết kế theo hợp đồng số 258/HĐKT- ĐLĐĐ ngày 28/03/2006. Quá trình lắp đặt và đưa vào sử dụng tiến hành trong 02 tháng, từ ngày 01 tháng 04 đến ngày 31 tháng 05 năm 2006 thì thiết bị được lắp đặt hoàn thành. Căn cứ vào bản quyết toán mua và lắp đặt trạm biến thế sau kế toán tiến hành hạch toán và ghi sổ TSCĐ. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội ngày 31 tháng 05 năm 2006 BIÊN BẢN QUYẾT TOÁN TRẠM BIẾN THẾ 0.4KV Căn cứ vào công văn số 420/CV - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 Căn cứ vào quyết định số 368/QĐ-ĐLĐĐ ngày 25/03/2006 của sở điện lực Đống Đa Hà Nội. Căn cứ vào chứng từ đầu tư quyết toán của doanh nghiệp I. Thành phần: Công ty Dịch vụ Du lịch Sao Mai Ông Phạm Dương Hiển - Giám đốc Công ty Ông Phạm Quốc Dũng - Chức vụ: Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Bà Lê Thanh Hương - Chức vụ: Kế toán trưởng II. Thành phần: Sở điện lực Đống Đa Hà Nội Ông Đào Mạnh Hà: Trưởng phòng quản lý và lắp đặt thiết bị điện sở điện lực Đống Đa. III. Thành phần: Ban tài chính Quản trị Thành uỷ Hà Nội Bà Lê Thị Thu Hằng: Phó trưởng Ban Tài chính Quản trị thành uỷ Hà Nội IV. Các khoản chi phí đầu tư Giá mua trạm hạ thế 0.4 KV : 62.500.000. Trụ sứ : 2.500.000. Dây điện : 1.450.182. Vật tư xây dựng trạm biến thế : 2.545.000 Công lắp đặt : 3.500.000 Tổng cộng giá nhập tài sản là : 72.495.182 đồng Biên bản lập hồi 16 giờ ngày 31/05/2006 Các thành viên trong công ty (Ký) Giám đốc công ty (Ký) Đại diện Sở điện lực Đống Đa Hà Nội Ban tài chính Quản trị Thành uỷ HN (ký) (Ký ) Căn cứ vào nghiệp vụ xảy ra kế toán căn cứ vào chứng từ (phiếu), công văn cho phép đầu tư lắp trạm biến thế của Ban tài chính quản trị Thành Uỷ Hà Nội. Biên bản hợp đồng kinh tế, phiếu chi 145 ngày 30 tháng 05 năm 2006, kế toán định khoản BT1: Tập hợp chi phí mua sắm, lắp đặt thực tế phát sinh Nợ TK 2411 72.495.182 Nợ TK 133 7.249.518 Có TK 111 79.744.700 BT2: Kết chuyển ghi tăng nguyên giá TSCĐ khi lắp đặt hoàn thành bàn giao vào ngày 31 tháng 05 năm 2006 Nợ TK 211 72.495.182 Có TK 2411 72.495.182 Sau đó kế toán căn cứ vào Sổ nhật ký chung, các chứng từ gốc liên quan tiến hành lập thẻ TSCĐ số 103 ngày 31 tháng 05 năm 2006 ghi nhận trạm biến thế 0.4 KV là TSCĐ , đưa vào sử dụng từ ngày 31 tháng 05 năm 2006 sau đó vào sổ chi tiết tài sản cố định. 2. Kế toán giảm TSCĐ Trong quá trình sử dụng TSCĐ sẽ dẫn đến một số TSCĐ bị cũ, hao mòn, lạc hậu không phù hợp với sản xuất của công ty sẽ bị loại bỏ. Trên thực tế một tài sản TSCĐ được đầu tư còn mới và thời gian sử dụng còn dài nhưng thực sự không có lợi ích cho sản xuất kinh doanh nên để sử dụng chỉ gây lãng phí vốn trong khi công ty lại cần vốn cho việc cải tiến mua sắm máy móc mới nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Do vậy, công ty cần phải thanh lý hoặc nhượng bán TSCĐ đi để có thể thu hồi vốn nhanh. * Giảm TSCĐ do thanh lý: Công ty có một đội xe chuyên phục vụ khách đi tuor và khách thuê cho đoàn đi lẻ, trong một số năm gần đây, mảng kinh doanh cho khách thuê xe của Công ty làm ăn không mấy hiệu quả. Nhận thấy điều đó, Ban giám đốc căn cứ vào tình hình thực tế của đội xe, đã quyết định bán thanh lý một số xe hoạt động không hiệu quả. - Trong tháng 9 năm 2006 công ty đã hoàn thiện thủ tục bán thanh lý 01 xe ôtô NISSAN SUNNY 1600cc, được mua năm tháng 01 năm 1998, với nguyên giá là 270.450.000 đồng, với khung thời gian sử dụng tối đa là 10 năm. Công ty đã sử dụng xe được 8 năm 9 tháng, luỹ kế khấu hao đến thời điểm thanh lý xe là 236.643.750 đồng.Thủ tục thanh lý xe và hoàn thiện chứng từ kế toán của công ty như sau: Công ty phải lập “Tờ trình xin thanh lý TSCĐ” gửi lên Ban tài chính quản trị Thành uỷ trong đó bao gồm các nội dung chính sau: - Lý do xin thanh lý, nhượng bán - Các loại TSCĐ xin thanh lý, nhượng bán Sau khi tờ trình được duyệt, công ty thành lập hội đồng thanh lý (gồm đại diện phòng kỹ thuật và đại diện phòng kế toán). Hội đồng thanh lý chịu trách nhiệm