Đề tài Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Hồng Phong

ình thành: Thực hiện đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển thành phần kinh tế theo định hướng XHCN. Thực hiện Nghị quyết Trung ương Đảng lần thứ V của ban chấp hành TW Đảng cộng sản Việt Nam về “ Sự nghiệp Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nướcvà đổi mới cơ chế, chính sách khuyến khích và tạo điều kiện phát triển các thành phần kinh tế ”. Trong chiến lược phát triển kinh tế của Tỉnh giai đoạn trước mắt và lâu dài. Việc đầu tư mở rộng và phát triển hạ tầng cơ sở đối với tỉnh Lạng Sơn đã được các nhà hoạch định chiến lược xác định: Đã đến lúc quan tâm ưu tiên. Đây là yếu tố quan trọng cho sự phát triển kinh tế của Tỉnh. Là Tỉnh có nhiều tiềm năng phát triển kinh tế. Có nhiều cửa khẩu giao lưu với Trung Quốc. Có nhiều tuyến đường giao thông quan trọng về ý nghĩa ninh Quốc gia và sự phát triển kinh tế đất nước. Nhưng hầu hết các cơ sở hạ tầng này đều không đáp ứng được yêu cầu trong tình hình hiện tại. Trước những đòi hỏi đó. Công ty TNHH Hồng Phong đã được thành lập theo Quyết định số 561QD/UB – SXKD, ngày 09/08/1993 của UBND tỉnh Lạng Sơn. Với các ngành nghề kinh doanh chủ yếu như sau: Khai thác khoáng sản. Sản xuất vật liệu xây dựng (các loại đá thông thường) phục vụ cho xây dựng dân dụng, xây dựng giao thông, cầu đường. Kinh doanh vận tải phục vụ vận chuyển vật liệu đến tận chân công trình cho các đơn vị có nhu cầu. Hiện nay Công ty có 03 mỏ khai thác đá: Mỏ số 01: xã Hồng Phong, huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn. Mỏ số 02: xã Cai Kinh , huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn. Mỏ số 03: xã Tô Hiệu, huyện Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn. Tổng số vốn đầu tư tính đến tháng 10 năm 2005 là 15 376 782 147 đồng. Trong đó: * Vốn của Công ty: 11 556 782 147 đồng. * Vốn huy động các đội sản xuất đầu tư vào để làm ra sản phẩm bán cho Công ty: 3 820 000 000 đồng. Về mặt năng lực xe máy, thiết bị phục vụ sản xuất, kinh doanh hiện nay Công ty có: + Máy nghiền đá có 2 bộ. + Máy xúc các loại có 08 máy. + Ô tô vận tải có 18 xe. Công ty TNHH Hồng Phong sau khi được thành lập đã chính thức sản xuất kinh doanh từ tháng 7 năm 1994. Là cơ sở sản xuất đá của tỉnh Lạng Sơn. Sản phẩm của Công ty đã và đang cung cấp hầu hết cho các Công trình xây dựng, giao thông cầu đường, thuỷ lợi,và các công trình dân dụng, công nghiệp trên địa bàn toàn Tỉnh. Trữ lượng tài nguyên mỏ rất dồi dào. Năng lực sản xuất tính đến thời điểm tháng 10 năm 2005: 300.000 m3/năm. Dây truyền sản xuất cơ giới hoá đồng bộ để sản xuất đá Base và đá Subbase. Dây truyền sản xuất bán cơ giới chuyên để sản xuất các loại đá đòi hỏi độ sạch cao như: đá 20 m m.x 40 m m ; 10 m m.x 20 m m ; 5 m m.x 10 m m ; 0 m m.x 0,475 m m . Sản phảm của Công ty đa dạng về chủng loại. Đã được Viện Khoa học và Công nghệ – Bộ GTVT kiểm tra cho thử nghiệm đạt tiêu chuẩn về cỡ hạt, thành phần hạt và tính chất cơ lý. Việc Công ty TNHH Hồng Phong được thành lập đã góp phần tích cực cho sự nghiệp phát triển Kinh tế – Xã hội của tỉnh Lạng Sơn nói riêng và sự nghiệp CNH – HĐH đất nước nói chung. Nó phù hợp với chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước. Về ý nghĩa sự ra đời của Công ty cụ thể như sau: Đáp ứng kịp thời nhu cầu vật liệu đá xây dựng các loại cho các dự án của TW cũng như của Tỉnh. Góp phần vào việc thi công các công trình đúng tiến độ, giảm đáng kể cự ly vận chuyển. Chính đã làm hạ giá thành công trình, tiết kiệm ngân sách cho Nhà nước. Về ý nghĩa chính trị là đi đúng chủ trương đường lối của Đảng đã được xác định tại Nghị quyết Đại hội IX của Đảng: “ Thực hiện nhất quán chính sách của phát triển kinh tế nhiều thành phần. Các thành phần kinh tế kinh doanh theo pháp luật đều là bộ phận cấu thành quan trọng của nền kinh tế thị trường, định hướng XHCN, cùng phát triển lâu dài, hợp tác và cạnh tranh lành mạnh” . 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh: * Với tính chất công việc của ngành khai thác lộ thiên. Cùng với những khó khăn ban đầu do mới thành lập Công ty. Công ty cũng không tránh khỏi một số khó khăn cụ thể như sau: - Kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm sản xuất kinh doanh còn hạn chế. - Trình độ chuyên môn, trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân chưa cao. - Nguồn vốn cho sản xuất kinh doanhcòn hạn chế. Từ thực tế khó khăn của Công ty cơ sở ban đầu xây dựng ở vùng xa vào diện khó khăn, ngành nghề được Nhà nước khuyến khích. Căn cứ vào nghị định số 07/NĐCP năm 1998 của chính phủ. Công ty đã được UBND tỉnh Lạng Sơn cấp giấy phép ưu đãi kinh doanh và được Nhà nước giải quyết cho vay nguồn vốn ưu đãi. - Cơ sở hạ tầng của Công ty còn nhiều khó khăn và thiếu thốn. - Đặc thù khai thác mỏ lộ thiên, sản xuất làm việc trong môi trường độc hại, nặng nhọc cộng với sự vất vả do phải làm việc ngoài trời. - Cơ sở sản xuất của Công ty ở địa bàn thuộc diện vùng xa. Đã khó khăn lại càng khó khăn hơn như: + Đường xã đi lại khó khăn, điện nước chưa có. Điều kiện dân trí còn nhiều hạn chế. Khắc phục những vấn đề này Công ty phải vừa đầu tư XDKTCB vừa sản xuất. Có thể nói đay là giai đoạn khó khăn chồng chất đối với Công ty. Nó kéo dài từ ngày thành lập cho đến nửa đầu năm 1995 sau đó mọi việc đã được dần ổn định, sản xuất kinh doanh từng bước phát triển. *Từ năm 1995 cho đến nay Công ty luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm đề ra. Kết quả sản xuất kinh doanh bao giờ năm sau cũng cao hơn năm trước. Đóng góp thêm cho ngân sách Nhà nước (thuế). Ngoài ra Công ty còn tạo được việc làm có thu nhập ổn định cho 281 lao động. Trong đó: Có 81 lao động ký hợp đồng lao động không thời hạn và 200 lao động ký hợp đồng thời vụ. Đây là điều đã làm giảm bớt 1 phần nhỏ khó khăn tiêu cực góp phần làm ổn định xã hội. * Những năm qua Công ty đã không ngừng đàu tư khoa học kỹ thuật mở rộng sản xuất. Đặc biệt từ ngày thành lập Công ty cho đến nay, sản phẩm của Công ty đã cung cấp ra thị trường. Nên đã làm ổn định già vật liệu XD trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn. Trước ngày Công ty chưa thành lập. Giá VLXD trên thị trường thay đổi từng quý. Nhất là cao điểm vào mùa XD. Nguyên nhân chủ yếu ngày đó là thiếu hàng hoá. Quá trình hoạt động Công ty là một đơn vị luôn chấp hành các chính sách của Nhà nước thực hiện đầy đủ các chế độ đối với người lao động ) chế độ BHXH, BHYT, trích nộp kinh phí Công đoàn). Cán bộ công nhân viên của Công ty được học tập nâng cao nhận thức về tư duy chính trị và tư duy kinh tế. Thông qua các hoạt động của chính quyền và các tổ chức đoàn thể như : Công đoàn dưới sự lãnh đạo của cấp uỷ chi bộ Công ty đã hoạt động một cách đồng bộ thường xuyên và có chất lượng. Về công tác chất lượng sản phẩm, từ năm 1995 sản xuất của Công ty đi vào ổn định. Công tác chất lượng sản phẩm Công ty đã xác định đây là 1 chính sách cực kỳ quan trọng. Nên sản phẩm của Công ty luôn được bạn hàng đánh giá cao và tin tưởng. Điều đó thể hiện sự cố gắng không ngừng của Công ty. Song cũng có thể ở một vài lần riêng sản phẩm đá 40x60 sản xuất tại khu vực 1 mỏ I về chất lượng chưa được mỹ mãn. Chủ yếu là độ mài mòn và cường độ kháng nén. Để chủ động khắc phục Công ty đã chuyển mặt hàng đá 40x60 sang sản xuất ở khu vự 2 mỏ số I, sản phẩm đã đạt yêu cầu về chất lượng. Từ những bài học và kinh nghiệm trên Công ty đã sớm có các biện pháp về chính sách chất lượng sản phẩm. Một quy trình giám sát chặt chẽ nghiêm ngặt đựơc gắn kết trách nhiệm và quyền lợivật chất từng khâu, từng bộ phận và từng người lao động. Đến nay Công ty xin cam kết đảm bảo với các nhà đầu tư, các nhà quản lý và các bạn hàng: HÃY YÊN TÂM SỬ DỤNG CÁC SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY CHÚNG TÔI VỀ CHẤT LƯỢNG Vì quan điểm nhất quán của lãnh đạo, CBCNV Công ty luôn lấy chữ tín làm đầu. Nó đồng nghĩa với mục tiêu phấn đấu toàn Công ty được thể hiện 5 chữ: PHẨM CẤP TẠO THỊNH VƯỢNG Cùng với kết quả sản xuất kinh doanh công tác BHLĐ Công ty luôn được coi trọng. Nên suốt từ năm thành lập cho đến nay chưa để xảy ra vụ tai nạn nặng nào. Giảm tối thiểu số vụ TNLĐ nhẹ. Công ty đã đầu tư hàng trăm triệu đồng cho những giải pháp, biện pháp đảm bảo về an toàn lao động. Nên điều kiện làm việc của người lao động đã dần dần được cải thiện. Đặc biệt ở đây không có lao động nữ làm việc ở điều kiện nặng nhọc, hoặc ở môi trường độc hại. Phân loại sức khoẻ hàng năm thấy loại 1, loại 2 tăng lên. Đây cũng có 2 nguyên nhân: - Nguyên nhân cơ bản là đời sống vật chất tinh thần và điều kiện làm việc của công nhân đã được cải thiện. - Nguyên nhân thứ 2: Lao động được tuyển dụng qua khám tuyển chặt chẽ. Đây cũng là lực lượng bổ sung làm trẻ hoá đội ngũ. Vượt qua tất cả các khó khăn. Trong những năm qua kết quả SXKD của Công ty đã được những thành tích sau: NĂM CÁC CHỈ TIÊU SẢN LƯỢNG SX- KD M3 THỰC HIỆN DOANH THU (ĐỒNG) NỘP THUẾ (Đ) SỐ LAO ĐỘNG THU NHẬP Đ/NGƯỜI/ THÁNG 1 2 3 4 5 6 2003 143 492 7 679 604 000 483 790 000 75 LĐ + 170HĐTV 1 100 000 2004 165 759 9 401 242 000 288 262 000 80 LĐ + 200 HĐTV 1 130 000 2005 291 000 17 176 544 000 610 394 601 81 LĐ + 220 HĐTV 1 250 000 Cùng với những hoạt động sản xuất kinh doanh. Các hoạt động xã hội Công ty luôn tích cực tham gia nhiệt tình và có trách nhiệm. Như tham gia các phong trào, các hội thao do các cơ quan ban ngành của Tỉnh hoặc huyện Cao Lộc tổ chức. Đặc biệt năm 2002 Công ty đã được Cục thuế Lạng Sơn tặng giấy khen và Bộ tài chính tặng bằng khen do đơn vị có thành tích chấp hành tốt nghĩa phục vụ nộp thuế. Ngoài ra Công ty đã trích từ quỹ phúc lợi để ủng hộ các quỹ các đợt quyên góp do cơ quan ban ngành của Tỉnh và địa phương phát động. Như quỹ đền ơn đáp nghĩa, ủng hộ ngày thương binh liệt sỹ. đồng bào bị thiên tai, lũ lụt và ủng hộ phong trào xây dựng nhà tình nghĩa. Những năm gần đây đội ngũ cán bộ công nhân viên chức của Công ty ngày càng cao về trình độ quản lý, chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ ùng với cơ chế quản lý đổi mới đưa vào vận có hiệu quả. Tất cả những điều đó là yếu tố quyết định đưa Công ty không ngừng phát triển, đồng thời cũng đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Để tiếp tục hoàn thiện đổi mới công nghệ SX, nâng cao chất lượng sản phẩm và công tác quản lý để không bị tụt hậu trước sự đổi mới về KH- KT và sự cạnh tranh lành mạnh trên thị trường. Hiện nay về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý từ Công ty xuống các mỏ đã được quan tâm sắp xếp và kiện toàn lại. Đội ngũ CBCNV có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao đáp ứng được sự phát triển của Công ty. Sau đay là bảng kê trình độ chuyên môn và kỹ thuật của CBCNV Công ty. TT Trình độ chuyên môn & kỹ thuật. Số lượng Thâm niên Ghi chú /2 năm /5 năm /10 năm /15 năm Kỹ sư khai thác 3 3 Kỹ sư ôtô 1 1 Kỹ sư Địa chất 1 1 Cử nhân kinh tế 3 3 2 CAO ĐẲNG 3 3 3 TRUNG CẤP 11 4 1 1 5 4 THỢ KỸ THUẬT 82 22 34 24 2 Lái xe 18 2 10 4 2 Thợ vận hành máy xúc 14 10 4 Thợ vận hành máy nghiền 15 5 10 Thợ mìn, thợ khoan 30 5 10 15 Thợ sửa chữa 5 5 2.Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh: 2.1. Cơ cấu giám đốc, các phòng ban và các bộ phận sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Hồng Phong: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế hoạch Phòng tài chính - kế toán Phòng TCHC - LĐTL (1) Giám đốc: *Nhiệm vụ: - Tổ chức điều hành hoạt động của công ty. - Trực tiếp quản lý công tác tài chính và đầu tư phát triển. - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh với các cơ quan quản lý có thẩm quyền . *Quyền hạn : - Đổi mới công nghệ trang thiết bị. - Sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh theo khả năng của công ty và nhu cầu thị trường. _ Quyết định giá mua giá bán sản phẩm, dịch vụ, trừ sản phẩm và dịch vụ do nhà nứoc định giá. - Ban hành các quy chế , quy định quản lý nội bộ phù hợp pháp luật và. xây dựng , áp dụng các định mức lao động, vật tư, đơn giá tiềng lưong trên đơn vị sản phẩm, dịch vụ trong khuôn khổ định mức, đơn giá của nhà nước. - Tuyển chọn thuê mướn bố trí , sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn hình thức trả lưong khen thưởng và các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật lao động. (2): Phó giám đốc: Phó giám đốc đựoc giám đốc uỷ quyền phụ trách công tác điều hành sản xuất kinh doanh và thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công uỷ quyền. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực được phân công uỷ quyền. *Nhiệm vụ: _ Trực tiếp chỉ đạo các chi nhánh thực hiện công tác tiếp thị , tìm kiếm việc làm. Đề xuất các biện pháp khuyến khích động viên, thúc đẩy công tác tiếp thị. _Chỉ đạo cơ quan chuẩn bị nội dung hợp đồng kinh tế. Đàm phán hoặc uỷ quyền đàm phán hợp đồng theo phân công, tổ chức triển khai các bước để thực hiện hợp đồng theo phân công của giám đốc. _Chỉ đạo đơn vị lập kế hoạch tiến độ và kế hoạch bảo đảm. Chỉ huy chỉ đạo việc hợp đồng thực hiện tiến độ và kế hoạch. _ Tham mưu cho giám đốc trong việc mở rộng thị trường, xây dựng chiến lựoc phát triển và kế hoạch của từng thời kỳ. _Thực hiện công tác báo cáo kịp thời. *Quyền hạn: _ Thực hiện quyền hạn theo uỷ quyền . Đối với nhiệm vụ được phân công chủ động triển khai ra chỉ thị mệnh lệnh về điều hành, sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trứoc giám đốc về các quyết định đó. _Ký các hợp đồng kinh tế theo uỷ quyền. _Về tài chính : được ký duyệt chi trong phạm vi uỷ quyền . *Mối quan hệ: _ Thừa uỷ quyền của giám đốc thực hiện nhiệm vụ quản lý điều hành sản xuất kinh doanh. (3): Phòng kế hoạch: *Chức năng : Là cơ quan tham mưu giúp giám đốc tổng hợp lập kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh và thừa lệnh giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đã được phê duyệt. *Nhiệm vụ: _ Cùng các bộ phận khác tổng hợp, xây dựng quản lý điều hành kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh tháng, quý , năm và kế hoạch dài hạn. Tiến hành phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo từng thời kỳ , từ đó tham mưu cho giám đốc các biện pháp nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, phối hợp cùng các phòng tài chính , tổ chức lao động đưa ra phương thức tổ chức hạch toán phù hợp. _ Tổ chức giao dịch, tiếp xúc với khách hàng của công ty để thu thập các thông tin có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời cùng các bộ phận liên quan lập các hợp đồng khoán. *Quyền hạn: Tham gia đàm phán quản lý các hợp đồng kinh tế, tiến hành kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ đối với các đơn vị cơ sở về chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, vật tư kỹ thuật đồng thời truyền đạt chỉ thị mệnh lệnh hoặc kết luận của giám đốc, phó giám đốc đến các chi nhánh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. *Mối quan hệ: _Chịu sự chỉ huy , chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. _Phòng kế hoạch thực hiện chức năng đôn đốc và nắm kết quả các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của các chi nhánh trong công ty. Quan hệ hiệp đồng với các chi nhánh trong công ty cùng thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. *Cơ cấu tổ chức : Gồm có trưởng phòng phụ trách quản lý chung, có phó trưởng phòng để giúp việc từng mặt công tác , trợ lý kế hoạch vật tư và nhân viên thống kê kế hoạch. (4): Phòng tài chính : *Chức năng : Tham mưu giúp ban giám đốc về công tác tài chính toàn công ty. Thừa lệnh giám đốc điều hành, tổ chức quản lý mọi hoạt động tài chính của các chi nhánh. Đồng thời thực hiện việc kiểm tra giám sát, đôn đốc thực hiện các hoạt động tài chính. *Nhiệm vụ: _Phối hợp cùng các chi nhánh xây dựng kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính quý năm. _ Đảm bảo tài chính kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phát triển va xây dựng cơ sở hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật, đời sống của công ty. _Hướng dẫn các chi nhánh thực hiện đúng quy định, nguyên tắc chế độ tài chính nề nếp công tác quản lý tài chính và hạch toán . _Thường xuyên kiểm tra đôn đốc các chi nhánh thực hiện công tác tài chính, thanh quyết toán đúng quy định. _Quản lý lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán đúng quy định. *Quyền hạn : _Thừa lệnh giám đốc quản lý hoạt động tài chính của các chi nhánh trong toàn công ty. ._Kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với các chi nhánh của công ty về việc chấp hành và thực hiện công tác tài chính. *Trách nhiệm: _Chịu trách nhiệm trực tiếp với ban giám đốc công ty về việc tổ chức quản lý , điều hành hoạt động tài chính của công ty. _Chịu trách nhiệm gián tiếp về tình hình thực hiện công tác tài chính của các chi nhánh. *Mối quan hệ: _Chịu sự lãnh đạo chỉ huy trực tiếp của ban giám đốc. _Quan hệ hiệp đồng với các chi nhánh trong công ty cùng thực hiện nhiệm vụ công tác tài chính . _ Là cơ quan chức năng cấp trên đối với các chi nhánh. *Cơ cấu tổ chức : Gồm trưởng phòng phó phòng và các nhân viên kế toán . (5): Phòng tổ chức hành chính & lao động tiền lương: *Chức năng : Tham mưu đầu mối giúp việc ban giám đốc quản lý chỉ đạo và thừa lệnh giám đốc điều hành về các mạt công tác tổ chức biên chế, lao động tièn lương, chính sách xã hội đào tạo của công ty. Giúp ban giám đốc và thừa lệnh giám đốc điều hành các công việc đối nội và đối ngoại với các cơ quan để thực hiện nhiệm vụ được giao. *Nhiệm vụ: Tham mưu giúp giám đốc trong việc tổ chức biên chế và quản lý lao động như: Xây dựng kế hoạch tổ chức lao động hàng năm và từng thời kỳ theo phương án sản xuất kinh doanh của công ty, xác định số lao động tăng giảm hàng năm và theo từng thời kỳ phát triển của doanh nghiệp, xây dựng quy chế tuyển dụng và tổ chức quản lý theo yêu cầu, ký kết các hợp đồng lao độngvà thực hiện một số nhiệm vụ khác về BHXH, về chế độ bảo hộ lao động, về đào tạo nghề quản lý tiền lương, quản lý BHXH,BHYT. Thực hiện các nghiệp vụ: nghiệp vụ văn phòng- hành chính, nghiệp vụ văn thư , công tác tạp vụ, quản lý và sử dụng phương tiện. Đồng thời tham mưu cho giám đốc: Đào tạo tập huấn cho cán bộ viên chức chuyên mnôn nghiệp vụ cũng như những người làm công tác lao động tiền lương để kịp thời bổ sung và hoàn chỉnh bảo vệ quyền lợi người lao động. *Quyền hạn: _ Quan hệ với các cơ quan đơn vị trong và ngoài công ty, để thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng được giao, thừa lệnh giám đốc công ty trực tiếp chỉ đạo và thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn được giao , đựoc kiểm tra định kỳ, đột xuất về công tác tổ chức lao động, tiền lương và thực hiện các chính sách xã hội đối với người lao động ở các chi nhánh và được quyền can thiệp và đình chỉ công việc khi xét thấy không đảm bảo an toàn lao động cho người và thiết bị trong trường hợp cần thiết và chịu trách nhiệm về quyết định đó, sau đó báo cáo ngay với giám đốc công ty. Thực hiện đúng chức năng văn phòng, giữ gìn quan hệ và quan hệ với chính quyền địa phương phục vụ cho nhiệm vụ, thừa lệnh giám đốc kiểm tra nhắc nhở các bộ phận , ký giấy giới thiệu liên hệ công tác, giấy công tác, sao các văn bản. Đồng thời kiểm tra, quản lý việc sử dụng con dấu, soạn thảo các văn bản kèm theo quy chế văn thư đã được ban hành. *Mối quan hệ: Phòng tổ chức lao động chịu sự chỉ huy, chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc đồng thời chịu sự chỉ đạo của phòng kế hoạch, phối hợp với phòng kế hoạch tính toán, quản lý phần lương, tiền công. Phòng chịu sự chỉ đạo của phòng tài chính về nghiệp vụ tài chính , phối hợp với phòng tài chính trong việc chi trả lương , tiền công thu nộp các loại bảo hiểm. _Với các phòng khác : Là quan hệ hợp đồng phối hợp cùng thực hiện. _ Với các chi nhánh: phòng thừa lệnh giám đốc hướng dẫn kiểm tra đôn đốc thực hiện các chế độ, quy định của nhà nước về tổ chức biên chế, lao động tiền lương và các chính sách xã hội. II. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH HỒNG PHONG. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. 1.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán. Để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời , chính xác và đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ của cán bộ nghiệp vụ kế toán thì tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán, vào đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào tình hình phân cấp quản lý, khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế- tài chính cũng như yêu cầu trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với hình thức tổ chức công tác kế toán. Tại Công ty TNHH Hồng Phong, các phòng ban chức năng thực hiện vai trò quản lý điều hành tập trung bên dưới là những đơn vị thực thi những nhiệm vụ cụ thể. Từ đó kế toán với vai trò là công cụ đắc lực cung cấp thông tin tài chính cho hoạt động tác nghiệp của nhà quản trị, được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán là rất hợp lý, phản ánh chi tiết mọi hoạt động bên dưới vừa tổng hợp xử lý thông tin đảm bảo nguyên tắc tập trung, luôn theo sát nhu cầu quản trị cấp cao. 1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Trưởng phòng Phó phòng kế toán TH Kế toán tiêu thụ Kế toán giá thành Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ và vật tư Kế toán thanh toán Nhiệm vụ phụ trách chung: _Trưởng phòng tài chính có nhiệm vụ phụ trách chung . _Phó phòng: Phụ trách kế toán tổng hợp. _ Nhân viên kế toán: phụ trách các mảng kế toán nghiệp vụ . 1.3. Cơ cấu bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của các phần hành trong bộ máy kế toán. Để tiến hành nghiệp vụ kế toán có hiệu quả, đội ngũ kế toán của công ty được chia thành các bộ phận khác nhau, với từng nhiệm vụ riêng biệt cụ thể: _Trưởng phòng tài chính: Là ngưòi chịu trách nhiệm cao nhất trước ban giám đốc về tổ chức hoạt động hạch toán của công ty, thực hiện vai trò là nhà quản trị tài chính doanh nghiệp, đưa ra các giải pháp tài chính để tăng sự vận động của vốn, tài sản. _Phó trưởng phòng tài chính :tham gia hỗ trợ trưởng phòng tổ chức hoạt động hiệu quả, trực tiếp thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động tài chính của công ty, là kế toán tổng hợp, chịu trách nhiệm lập và phân tích các báo cáo tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động qua số liệu hạch toán. _Kế toán tiền mặt tiền gửi ngân hàng : Nhiệm vụ ghi chép phản ánh chính xác, kiểm soát quỹ chặt chẽ, báo cáo hàng ngày về thực trạng quỹ, thực hiện việc xuất quỹ chi cho các hoạt động của công ty theo lệnh của giám đốc và kế toán trưởng. Thực hiện và theo dõi thanh toán với khách hàng, đối soát với kế toán công nợ, kiểm soát khối lượng. _Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng khách hàngvà nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng vụ việc phát sinh, cũng như việc kiểm soát nghĩa vụ của đơn vị mình với nhà cung cấp, kịp thời đưa ra đề nghị thanh toán để cấp trên phê duyệt. Kế toán công nợ còn phải tổng hợp số liệu cung cấp cho kế toán tổng hợp để lập, phân tích các báo cáo tài chính. _Kế toán tài sản cố định, hàng hoá , vật tư( HHVT): theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá vật tư, tài sản cố định, tính toán giá trị hao mòn kịp thời phản ánh vào chi phí hoạt động trong kỳ, chi tiết đến từng bộ phận. Đưa ra các giải pháp , kiến nghi lên thủ trưởng về biện pháp quản lý nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định, giảm trách cao nhất hao mòn vô hình TSCĐ,HHVT về mặt vốn tài chính cũng như hiện vật, đặc biệt nguồn vốn khấu hao, nhằm tạo lập quỹ thanh toán nợ trong đơn vị nếu đơn vị đang trong giai đoạn đầu tư lớn, nguồn tài trợ chủ yếu từ nguồn vốn vay. Với HHVT đảm bảo lưu trữ mức thích hợp tránh thiếu hụt trong những trường hợp đặc biệt, đồng thời tăng hệ số quay vòng vốn lưu động. - Kế toán chi phí giá thành: Đây là phần hành quan trọng nhất trong hệ thống kế toán mà bộ phận kế toán đảm trách ở Công ty đã thực hiện tốt. Các chi phí phát sinh được tập hợp chính xác đến từng công trình chi tiết theo khoản mục, phản ánh đúng diễn biến chi phí phát sinh đảm bảo cung cấp kịp thời theo yêu cầu quản lý những thông tin tài chính hữu ích , tính toán giá thành hợp lý, đúng đắn và kịp thời, góp phần đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc, đạt hiệu quả kinh tế cao. 2. Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp Để phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh , phù hợp với yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang bị phương tiện , kỹ thuật tính toán , xử lý thông tin của mình, công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này, hàng ngày , căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ , tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh . Sau khi đối chiếu khớp đúng , số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. *Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ; Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Thẻ hoặc sổ chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng