Đề tài Hạch toán vốn bằng tiền bằng phần mềm Microsoft Access tại xí nghiệp xây dựng 759

không ngần ngại đưa ra quyết định thành lập chi nhánh xây dựng Gia Lai (nay là xí nghiệp xây dựng 759) và đã được sự ủng hộ nhiệt tình cuả Ban lãnh đạo cấp tỉnh Nghành xây dựng cho đến nay với nhu cầu phát triển kinh tế thị trường của Xí nghiệp xây dựng 759 cũng góp phần quan trọng trong công cuộc xây dựng tỉnh nhà. Tiền thân của Xí nghiệp 759 là chi nhánh xây dựng Gia Lai được thành lập vào ngày 05 tháng 01 năm 1996 đơn vị trực thuộc Công ty xây dựng số 7 ở 329 – Trần Cao Vân – TP Đà Nẵng. Tháng 11 năm 2000 được đổi tên thành Xí nghiệp xây dựng 759 thuộc Công ty xây dựng và sản xuất vật liệu 75 – Tổng công ty xây dựng Miền Trung. Căn cứ vào tờ trình số 467/CT-TCHC ngày 01/04/1996 của Giám đốc xí nghiệp xây dựng 759. Sở xây dựng Gia Lai cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng số hiệu T32 _ 00/HĐXD ngày 26/05/1996. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì vấn đề đặt ra hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp là cần phải có một lượng vốn đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra một cách thuận lợi Xí nghiệp xây dựng 759 là một doanh nghiệp sản xuất tại thời điểm 31/12/2004 có là: ĐVT:1000 đồng Chỉ tiêu ĐVT Năm Vốn cố định VNĐ 2003 2004 Vốn lưu động VNĐ 9.150.000 9.956.000 Lao động Người 43 53 Lương bình quân VNĐ/người/tháng 540 620 Qua bảng số liệu ta thấy năm 2004 phát triển tương đối nhanh hơn so với năm 2003 do nhu cầu phát triển kinh doanh và sự thúc đẩy của đất nước nên làm cho doanh nghiệp phát triển dưới sự quản lý điều hành của Giám đốc Nguyễn Thanh Hoàng và các nhân viên Xí nghiệp hổ trợ đắc lực. 2. Qúa trình phát triển của Xí nghiệp xây dựng 759. 2.1. Khó khăn: Khi mới thành lập Xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn như: là một đơn vị phụ thuộc cơ sở vật chất kỹ thuật còn thô sơ, tiến độ thi công công trình còn gặp nhiều khó khăn do chưa quen với địa hình đồi núi, có một số công trình ở xa nên việc cung ứng vật tư nhiều lúc chưa kịp thời do một số cán bộ chưa có kế hoạch dự bị. Tại các công trình chưa có sự kết hợp tốt giữa kỹ thuật và công nhân viên nên nhiều lúc làm quá trình sản xuất kinh doanh chưa đạt theo mục đích đề ra. 2.2. Những bước chuyển mình phát triển của Xí nghiệp: Xí nghiệp xây dựng 759 vốn tổng nguồn vốn kinh doanh ban đầu là 1.500.000.000 chuyên thực thi những công trình có qui mô lớn và đã được đánh giá cao về chất lượng nhiều công trình tiêu biểu như: Công viên Diên Hồng, tòa án nhân dân Huyện Ngọc Hồi, và nhiều công trình có uy tín trong thương trường. Trong những năm 2002 có công trình trường PTTH Pleiku đạt huy chương vàng chất lượng cao và trường dạy nghề CN-TTCN Gia Lai được tặng Bằng chất lượng cao. Đến nay Xí nghiệp đã thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch do nhà nước giao góp phần xây dựng tỉnh nhà giàu mạnh về sản xuất vật liệu xây dựng. II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759: 1. Chức năng của Xí nghiệp xây dựng 759: Thi công các công trình dân dụng và công trình công nghiệp, giao thông, thủy điện,công trình kỹ thuật, hạ tầng đô thị, khu công nghiệp ... Thi công lắp đặt máy móc thiết bị phục vụ cho xây dựng, sản xuất kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng. Kinh doanh đầu tư phát triển hạ tầng xây đô thị, khai thác nguyên vật liệu, phi kim loại, khai thác phục vụ hóa đồng ruộng. Thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh khác theo sự phân công của Giám Đốc qua sự kiểm tra của nhà nước và nhân viên Xí nghiệp. 2. Nhiệm vụ của Xí nghiệp xây dựng 759: Tổ chức nhận thầu thi công xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp, do nhà nước hay các thành phần kinh tế đầu tư xây dựng. Thực hiện các hợp đồng thi công xây lắp đã ký với các chủ đầu tư, đảm bảo đúng tiến độ thi công, đạt chất lượng kỹ mỹ thuật đã nhận. Ngoài ra Xí nghiệp có trách nhiệm quản lý sử dụng và bảo vệ, phát triển vốn, tài sản, thiết bị máy móc để đạt kết quả cao nhất. Chấp hành đúng các chế độ chính sách do nhà nước ban hành về quản lý vật tư, tiền vốn và các thiết bị đồng thời tổ chức bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ kỹ thuật quản lý cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. 3. Đặc điểm về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp xây dựng 759 : Xí nghiệp xây dựng 759 chủ yếu thi công xây dựng các công trình dân dụng thuộc chức năng thi công của xí nhgiệp. ở đầu vào chủ yếu là vật liệu xây dựng như xi măng, Cát, Đá, Sắt, Thép và các loại Gạch. Nguồn lao động chủ yếu là lao động như công nhân, máy móc thi công... Xí nghiệp xây dựng xây dựng 759 còn là một đơn vị kinh doanh các sản phẩm do công ty sản xuất như Xi Măng Cosevco, tôn lợp, Gạch men Cosevco,nhựa trần, ông nhựa PVC và một số sản phẩm khác do các đơn vị thuộc tổng công ty xây dựng và sản xuất vật liệu 75 sản xuất III. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759: 1. Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp xây dựng 759: 1.1. Sơ đồ: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Giám đốc xí nghiệp XƯỞNG SẢN XUẤT ĐỘI XÂY DỰNG PHÒNG VẬT TƯ DỊCH VỤ PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Phó Giám đốc kinh tế Phó Giám đốc kỹ thuật thi công Ghi chú: Quan hệ chức năng 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban . 1.2.1. Giám đốc Xí nghiệp : Là người quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật vàhoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp lãnh đạo các bộ phận như phòng ban, đội xây dựng và các xưởng sản xuất trong Xí nghiệp. 1.2.2. Phó giám đốc kinh tế kế hoạch: Phụ trách việc cho Giám Đốc chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi vi phạm pháp luật, có thể thay mặt Giám Đốc ký các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách như ký hóa đơn thuế VAT và các phiếu chi, phiếu thu tài chính khi được trưởng phòng Tài chính kế toán ký và Giám Đốc. 1.2.3. Phó Giám Đốc kỹ thuật thi công: là người ủy quyền các công việc khi Giám Đốc đi vắng trực tiếp chỉ đạo phòng kế hoạch kỹ thuật, chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi vi phạm pháp luật. Đồng thời thay mặt Giám Đốc duyệt các hồ sơ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật và các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách. 1.2.4. Phòng tổ chức hành chính : Tham mưu với lãnh đạo Xí nghiệp về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự theo theo phân cấp của Xí nghiệp. Quản lý các nghiệp vụ hành chính, lao động tiền lương... Nhiệm vụ: Triển khai và kiểm tra đôn đốc các phòng ban bộ phận của Xí nghiệp hoàn thành công tác mà Giám Đốc Xí nghiệp đã giao trong các cuộc họp giao ban. Đồng thời quản lý văn phòng, về các văn thư lưu trữ. tài sản của đơn vị . 1.2.5. Phòng tài chính kế toán: Chức năng: Tham mưu cho giám đốc Xí nghiệp vềà vấn đề tài chính kế toán trong toàn Xí nghiệp theo đúng điều lệ thống kê kế toán . Nhiệm vụ: Tổ chức điều hành công việc của phòng để hoàn thành các nhiệm vụ đựơc giao, tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh. Lập baựo cáo kế tóan thống kê, phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế toán của Xí nghiệp. Lưu trữ hồ sơ tài chính kế toán toàn Xí nghiệp, mặt khác thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám Đốc phân công. 1.2.6. Phòng kế hoạch kỹ thuật: Chức năng: Tham mưu với lãnh đạo Xí nghiệp các lĩnh vực về kỹ thuật kế hoạch – thị trường. Lập đấu thầu và quản lý kế hoạch sản xuất đầu tư, ứng dụng khoa học kỹ thuật và các công tác dự toán . Nhiệm vụ : Bám sát thị truờng nắm bắt và xử lý thông tin đề xuất với lãnh đạo về phương án để nhận thầu công trình xây dựng. Lập trình Giám Đốc ký ban hành các quy định về quản lý kỹ thuật, chất lượng công trình và sản phẩm làm ra. Tham mưu cùng các phòng chức năng lập các luận chứng kinh tế kỹ thuật và đầu tư mới công nghệ thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Lưu trữ hồ sơ công trình toàn Xí nghiệp. 1.2.7. Phòng vật tư dịch vụ: Chức năng: Tham mưu cho Giám Đốc trong lĩnh vực quản lý kho tàng vật tư, công cụ dụng cụ, thiết bị phục vụ thi công... phụ trách chung về tổ chức quản lý điều hành bộ máy văn phòng. Nhiệm vụ: Phối hợp với các phòng ban lập hợp đồng mua bán vật tư, sữa chữa máy móc thiết bị và lặp dự trù mua sắm. Cấp phát bảo hộ lao động cho Cán bộ công nhân viên theo quy định của Xí nghiệp và các quy định hiện hành của nhà nước. Đồng thời trực tiếp chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho thủ kho. 1.2.8. Các đội xây dựng : Chức năng: Tổ chức thi công các công trình đảm bảo chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật, an toàn lao động và đạt kết quả cao khi thực hiện công trình. Hoàn thành trách nhiệm do cấp trên giao. Nhiệm vụ: Phối hợp và tổ chức thường xuyên chăm lo quản lý bảo dưỡng máy móc, thiết bị được giao đồng thời tham gia đề xuất ý kiến, cải tiến quá trình sản xuất đảm bảo năng xuất chất lượng sản phẩm cao. Động viên công nhân viên phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất và thanh toán lương cho công nhân trong xưởng. 1.2.9. Xưởng sản xuất: Chức năng: Thực hiện các nhiệm vụ tổ chức thi công công trình đảm bảo chất lượng kỹ mỹ thuật, an toàn lao động và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nhiệm vụ: Phải luôn phấn đấu thực hiện nhiệm vụ sản xuất sản phẩm và gia công các loại sản phẩm do Xí nghiệp giao và quản lý nhân lực thi công tại công trình. Làm việc nhiệt tình góp phần phát triển Xí nghiệp. 2. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp xây dựng 759: 2.1. Sơ đồ tổ chức: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Thủ quỹ Kế toán bán hàng Kế toán công nợ, thu hồi Kế toán vật tư, CCDC Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán tổng hợp Trưởng phòng tài chính kế toán Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo Quan hệ chức năng 2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên: Trưởng phòng Tài chính kế toán: là người trực tiếp tổ chức và điều hành bộ máy kế toán tại Xí nghiệp là người tham mưu trự tiếp với Giám Đốc về tình hình tài chính của Xí nghiệp. Đồng thời quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ thanh quyết toán công trình Xí nghiệp thi công, chỉ đạo thực hiện toàn bộ các hoạt động kinh tế và các công văn đi, đến của Xí nghiệp và điều hành nhân viên. Kế toán tổng hợp kiểm tra: Thực hiện các phần công việc kế toán còn lại và các công việc liên quan đến lập báo cáo kế toán định kỳ, kiểm tra kế toán đối với tất cả các phần điều hành công việc kế toán ở các bộ phận kế toán trong Xí nghiệp. Cuối năm lập báo cáo tài chính trình lên phụ trách Kế toán. Kế toán thanh toán Ngân hàng và thuế: Theo dõi thực hiện các khoản thanh toán liên quan đến giao dịch với ngân hàng, cuối tháng kiểm kê khai báo cáo thuế, theo dõi chi tiết các khoản tiền vay, tiền gửi Ngân hàng. Theo dõi công nợ với hách hàng, mở và ghi chép vào sổ chi tiết khi phát sinh các nghiệp vụ có liên quan đồng thời quản lý việc xuất hóa đơn thuế GTGT và các hóa đơn khác theo pháp lệnh Tài chính kế toán mà nhà nước ban hành. Kế toán vật tư công cụ, dụng cụ, Tài sản cố định: Theo dõi và trực tiếp xuất kho vật tư cho các công trình mà Xí nghiệp thi công, kiểm tra chứng từ gốc và thể kho công trình. Cuối tháng lập bảng kê chi tiết nhập kho, xuất kho và vật liệu tồn kho đồng thời lập danh mục cho từng công trình, tính chi phí Nguyên vật liệu cho từng công trình. Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ có liên quan trước khi chuyển sang lưu trữ hay xuất đi cuối tháng chuyển kho Kế toán tổng hợp và thực hiện các nhiệm vụ khác khi trưởng phòng giao. Kế toán công nợ thu hồi vốn: Làm công tác liên quan đến việc theo dõi đối chiếu các công nợ khách hàng toàn Xí nghiệp, phải thu các chủ đầu tư. Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan công nợ và công tác thu hồi vốn trước khi chuyển sang lưu trữ.Thực hiện công việc khi thi công. Kế toán bán hàng: Làm công tác kế toán liên quan đến hàng hóa và công nợ, kiểm tra toàn bộ hàng hóa trước khi nhập kho đồng thời theo dõi vào sổ chi tiết cập nhật hàng hóa thực tế nhập kho, lượng hàng xuất kho và kiểm tra đến từng đối tượng khách hàng. Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ có liên quan đến cưả trứơc khi chuyển sang lưu trữ, cuối tháng đối chiếu với kế toán công nợ. Thủ quỹ: Làm công tác lưu trữ tiền mặt, thực hiện công việc thu, chi tiền mặt. Thực hiện ghi sổ cập nhật hàng ngày các phiếu thu, phiếu chi vào sổ quỹ hàng tháng, cuối hàng tháng phải khớp với kế tóan thanh toán. Chịu trách nhiệm về sự thất thoát nhầm lẫn vềứ tiền mặt.Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan trước khi chuyển sang lưu trữ đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác khi trưởng phòng phân công. 3. Hình thức ghi sổ kế toán tại Xí nghiệp xây dựng 759: Hình thức nhật ký chung áp dụng trong Xí nghiệp thể hiện bằng sơ đồ sau SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra + Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức Nhật Ký Chung: Bứơc 1: Hàng ngày chứng từ gốc, định khoản ghi trực tiếp vào Nhật Ký Chung theo thứ tự thời gian, định khoản những nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết. Bước 2: Định kỳ từ Nhật Ký Chung ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ cái theo tài khỏan liên quan, còn đối với Nhật ký đặc biệt là cuối kỳ lấy sổ tổng cộng ghi vào sổ cái . Bước 3: Cuối kỳ căn cứ vào các số tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Sổ Cái sau đó lập Báo cáo kế toán. IV. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759: Được thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế sau: Chỉ tiêu Năm So sánh Doanh thu bán hàng và cung cấp DV 2003 2004 1. Doanh thu thuần 14.388.943 16.762.854 Tăng 16,5% 2. Gía vốn hàng bán 13.525.606 15.757.083 Tăng 16,5% 3. Lợi nhuận gộp 863.337 1.005.771 Tăng 17% 4. Doanh thu hoạt động tài chính 5. Chi phí tài chính 6. Chi phí bán hàng 230.976 260.023 Tăng 13% 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 209.648 238.485 Tăng 14% 8. Các hoạt động SX kinh doanh 422.677 507.263 Tăng 20% Nhận xét: Qua bảng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp xây dựng 759 trong năm 2003 và năm 2004 em thấy: Doanh thu năm 2004 đã tăng 16,5% so với 2003 với nguồn vốn chiếm 94%, doanh thu thực tế dã tăng theo mức dự đoán của Xí nghiệp, do Xí nghiệp đã thực hiện một số chính sách tiết kiệm chi phí đặc biệt như tiếựt kiệm Nguyên vật liệu có hiệu quả kéo theo giá vốn hàng bán của năm 2004 tăng 16% so với năm 2003 do giá của Nguyên vật liệu tăng phải nhập từ ngoài tỉnh vào. Chi phí bán hàng của năm 2004 tăng 16% so với năm 2003 và kết quả của chi phí quản lý doanh nghiệp của năm 2004 tăng 14% so với năm 2003. Do trong năm 2004 Xí nghiệp đã tuyển dụng thêm một số cán bộ công nhân viên phục vụ cho công tác kinh doanh, bán hàng hóa. Mặt khác Xí nghiệp thực hiện mở rộng thị trường về mặt hàng, sản phẩm của Xí nghiệp đồng thời bổ sung thêm công tác đào tạo và quảng cáo nâng cao uy tín chất lượng của sản phẩm của Xí nghiệp. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 A. ĐẶC ĐIỂM VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI XÍ NGHIỆP. Trong quá tình sản xuất kinh doanh hiện nay, bất cứ một công ty hay một doanh nghiệp nào cũng cần một lượng vốn nhất định. Đặc biệt là vốn bằng tiền, đây chính là mạch máu lưu thông của các công ty.Và cũng chính là tiền đề tạo nên các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các doanh nghiêp . Vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nhất nên đòi hỏi phải có nguyên tắc quản lý chặt chẽ nhất định để tránh gian lận, thất thóat.Tại Xí nghiệp xây dựng 759 vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. I. HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ: Hạch toán tăng tiền mặt tại quỹ: + Đây là phần hạch toán tăng các khoản phải thu giữ Xí nghiệp với các cá nhân,đơn vị khác trong và ngoài Xí nghiệp. * Chứng từ sử dụng: + Hạch toán tăng tiền mặt tại quỹ Xí nghiệp sử dụng các chứng từ sau: Phiếu thu. + Cách lập và luân chuyển:Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên sau khi thủ quỹ kiểm tra và đóng dấu đã thu, Kế toán trưởng và Giám Đốc ký duyệt rồi chuyển đến cho kế toán thanh toán và kiểm tra cùng với chứng từ gốc đính kèm để ghi vào bảng tổng hợp và được lưu trữ tại phòng kế toán. * Tài khoản sử dụng: + Để hạch toán tăng tiền mặt Xí nghiệp sử dụng tài khoản +TK 111 Tiền mặt +TK 131 Phải thu của khách hàng +TK 141 Tạm ứng +TK 1388 Phải thu khác +TK 112 Tiền gửi ngân hàng + Thanh toán tiền mặt tại Xí nghiệp bằng cách ghi Nợ TK 111 ghi có các tài khoản liên quan. +Phương pháp hạch toán tại Xí nghiệp được minh họa bằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày như sau: +Ngày 6/01/05 phiếu thu số 01/1 Bà Hương rút tiền vay ngân hàng nhập quỹ số tiền là 250.000.000 Nợ TK 111 250.000.000 Có TK 311 250.000.000 +Ngày 10/01/05 phiếu thu số 03/1 Ông Sỹ nộp tiền bảo hành công trình: nhà công vụ công an với số tiền là :2.150.000 Nợ TK 111 2.150.000 Có TK 3388 2.150.000 +Ngày 28/01/05 phiếu thu số 06/1 Bà Hương rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ số tiền là 50.000.000 Nợ TK 111 50.000.000 Có TK 1121 50.000.0000 + Thu tiền công trình công an tỉnh Gia lai 30/01/05 với số tiền là 200.000 đồng. Nợ TK 1111 200.000 Có TK 131 200.000 +Hàng ngày khi có nhiệm vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu tiền, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu) kiểm tra tính chính xác, hợp lý hợp lệ, của các chứng từ đó, rồi tiến hành định khoản trên các chứng từ để ghi vào bảng kê chứng từ sau đó lên bảng tổng hợp tài khoản. Đến cuối kỳ kế toán căn cứ vào để ghi sổ cái và lập báo cáo kế toán.  +Xí nghiệp sử dụng phiếu thu ẹễN Về: Maóu soỏ 01 - TT Qẹ soỏ 1141 – TC/CẹKT Maừ soỏ thueỏ PHIEÁU THU Soỏ: Ngaứy 1 thaựng1 naờm 1995 Cuỷa boọ taứi chớnh Ngaứy thaựng naờm 200 Nụù: …………………………….. Coự: Hoù, teõn ngửụứi noọp: ẹũa chổ: Lyự do noọp: Soỏ tieàn: ủ (vieỏt baống chửừ): Keứm theo: Chửựng tửứ goỏc. Ngaứy ......thaựng..... naờm 200… Thuỷ trửụỷng ủụn vũ Keỏ toaựn trửụỷng Ngửụứi laọp phieỏu Ngửụứi noọp tieàn Thuỷ quyừ (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) 2. Hạch toán giảm tiền mặt tại Xí nghiệp. + Đây là phần hạch toán các khoản phải trả giữa Xí nghiệp với các doanh nghiệp khác , các cá nhân trong và ngoài Xí nghiệp. + Chứng từ sử dụng: + Hạch toán giảm tiền mặt tại quỹ Xí nghiệp sử dụng Phiếu Chi, Giấy đề nghị tạm ứng + Cách lập và luân chuyển chứng từ . + Phiếu chi do kế toán lập thành hai liên. Sau khi kế toán trưởng và Giám Đốc ký duyệt thì thủ quỹ mới được xuất quỹ. Thũ qũy chuyển chứng từ gốc cho kế toán thanh toán sau khi kiểm tra tính hợp lệ kế toán ghi vào nhật ký chi tiền và chứng từ gốc được lưu tại phòng kế toán. + Thanh toán tiền mặt tại Xí nghiệp bằng cách ghi Có TK 111 và ghi Nợ các TK liên quan. + Phương pháp hạch toán tại Xí nghiệp được minh họa bằng các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày như sau: + Ngày 7/01/05 phiếu chi số 01/01 Dũng ứng mua nhiên liêu xe số tiền là 10.000.000 Nợ TK 141 10.000.000 Có TK 111 10.000.000 + Ngày 10/01/05 phiếu chi số 04/01 Phương thanh toán tiền mua văn phòng phẩm tháng 1/2005 số tiền là 2.985.000 Nợ TK 6428 2.985.000 Có TK 111 2.985.000 + Ngày 27/01/05 phiếu chi số 08/1 Trung thanh toán tiền mua vật tư số tiền là 10.081.500 Nợ TK 1521 10.081.500 Có TK 111 10.081.500 + Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc chi tiền kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu chi) rồi kiểm tra tính chính xác hợp lý hợp lệ các khoản chứng từ đó và tiến hành ghi vào bảng chứng từ. Cuối tháng cuối kỳ căn cứ vào số liệu tổng hợp trên, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp TK 111 rồi ghi vào sổ cái. + Sổ sách sử dụng: Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng COÂNG TY XAÂY DệẽNG & SXVL 75 Quyeỏn soỏ: XÍ NGHIEÄP XAÂY DệẽNG 759 Soỏ: ẹềA CHặ: 88 LYÙNAM ẹEÁ–PLEIKU- GIA LAI PHIEÁU CHI Nụù: MST:4100385343002 Ngaứy thaựng naờm Coự: Hoù vaứ teõn ngửụứi nhaọn: ẹũa chổ: Lyự do chi: Soỏ tieàn: ( vieỏt baống chửừ) Keứm theo: chửựng tửứ goỏc. Thuỷ trửụỷng ủụn vũ Phuù traựch keỏ toaựn Ngửụứi laọp phieỏu (Kyự, hoù teõn, ủoựng daỏu) (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) ẹaừ nhaọn ủuỷ tieàn( vieỏt baống chửừ) Ngaứy thaựng naờm Thuỷ quyừ Ngửụứi nhaõn tieàn (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) Coõng ty xaõy dửùng vaứ SXVL 75 Coõọng hoứa xaừ hoọi chuỷ nhgiaừ Vieọt Nam Xớ nghieọp xaõy dửùng 759 ẹoọc laọp – Tửù do – Haùnh phuực ------—Y–------ -------—&–--------- GIAÁY ẹEÀ NGHề TAẽM ệÙNG Kớnh gửỷi: - Giaựm ủoỏc Xớ nghieọp xaõy dửùng 759 - Phoứng taứi chớnh – keỏ toaựn Toõi teõn laứ: ẹũa chổ: ẹeà nghũ taùm ửựng: ủoàng. Baống chửừ: Lyự do taùm ửựng: Thụứi haùn thanh toaựn : Pleiku, ngaứy…..thaựng…..naờm 2005 THUÛ TRệễÛNG ẹễN Về PHUẽ TRAÙCH P.KEÁ TOAÙN PHUẽ TRAÙCH BOÄ PHAÄN NGệễỉI XIN TAẽM ệÙNG (Kyự , hoù teõn) 3. Kế toán tiền gửi ngân hàng: + Kế toán tiền gửi ngân hàng phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi Ngân hàng của Xí nghiệp. + Tại Xí nghiệp hàng ngày khách hàng có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi Ngân hàng như giấy báo có, ủy nhiêm chi + Căn cứ vào các chứng từ này kế toán phản ánh được tình hình tăng giảm tiền gửi vào ngân hàng của Xí nghiệp. + Uỷ nhiệm chi Xí nghiệp uỷ nhiệm chi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của Xí nghiệp chuyển trả tiền cho đơn vị cung cấp. Lúc đó kế toán lập 4 liên uỷ nhiệm chi trong đó + 1 liên giao cho ngân hàng + 1 liên giao cho bên mua + 1 liên giao cho đơn vị ngân hàng + 1 liên giao cho đơn vị bán hàng +Ví dụ : Lập uỷ nhiệm chi chuyển tiền bảo hành công trình Trưòng quân sự địa phương sang tiền gửi là 14.400.000 đồng . + Sổ sách sử dụng: UYÛ NHIEÄM CHI soỏ: Laọp / Phaàn do NH ghi Teõn ủụn vũ traỷ tieàn: Taứi khoaỷn nụù Soỏ taứi khoaỷn: Taùi ngaõn haứng: Tổnh/TP Teõn ủụn vũ nhaọn tieàn: Taứi khoaỷn coự Soỏ taứi khoaỷn: Taùi ngaõn haứng: Tổnh/TP Soỏ tieàn baống chửừ: Soỏ tieàn baống soỏ Noọi dung thanh toaựn: ẹụn vũ traỷ tieàn Ngaõn haứng A Ngaõn haứng B Keỏ toaựn Chuỷ TK Ghi soồ ngaứy Ghi soồ ngaứy Keỏ toaựn Trửụỷng phoứng KT Keỏ toaựn Trửụỷng phoứng KT +Bảng kê nộp séc: + Đối với Xí nghiệp khi nhân séc của đơn vị mua hàng, lãnh đạo đóng dấu và nộp ngay vào Ngân hàng. Khi nhận được giấy báo của ngân hàng về khoản tiền này kế toán ghi tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng. +Kế toán ghi Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 131 Phải thu khách hàng NGAÂN HAỉNG ẹAÀU Tệ & PHAÙT NGAÂN HAỉNG ẹAÀU Tệ VAỉ PHAÙT TRIEÅN VIEÄT NAM TRIEÅN VIEÄT NAM Chi nhaựnh: AH 192095 SEÙC (CHECK) AH 192095 Soỏ tieàn: Yeõu caàu traỷ cho: Soỏ CMT: ........................................ Traỷ cho: ẹũa chổ: .......................................... Soỏ hieọu taứi khoaỷn: ......................... Soỏ CMT: Taùi:................................................. Ngaứy: / /19 Soỏ tieàn baống chửừ:........................... Nụi caỏp: ẹũa chổ: Ngaứy phaựt haứnh:............................. ẹũa chổ:........................................... Taùi: Soỏ hieọu taứi khoaỷn:.......................... BAÛO CHI Ngaứy ..... thaựng ...... naờm ....... Ngaứy thaựng naờm Ngaứy...thaựng....naờm.... Daỏu Keỏ toaựn trửụỷng Ngửụứi phaựt haứnh Ngửụứi phaựt haứnh Kyự teõn, ủoựng daỏu Phaàn daứnh choNH ghi TK Nụù: TK Coự: Soỏ tieàn (baống soỏ) PHẦN BA THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CONG VIỆC THU CHI TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 CHƯƠNG I PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU I. THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA 1. Thông tin đầu vào: + Thông tin đầu vào gồm các bảng danh mục: + Danh mục tài khoản + Danh mục loại chứng từ + Các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, ủy nhiệm chi được nhập vào bảng Chứng từ và Chứng từ chi tiết. 2. Thông tin đầu ra: + Bảng báo cáo quỹ tiền mặt: + Bảng kê nợ TK 111 + Bảng kê có TK 111 + Chứng từ ghi sổ Nợ TK 111 + Chứng từ ghi sổ Có TK 111 + Sổ cái TK 111 + Báo cáo quỹ tiền gửi ngân hàng: + Bảng kê nợ TK 112 + Bảng kê có TK 112 + Chứng từ ghi sổ Nợ TK 112 + Chứng từ ghi sổ Có TK 112 + Sổ cái TK 112 3. Quy trình xử lý thông tin: Sơ đồ khối của chương trình tiền mặt Danh muùc taứi khoaỷnù , Danh muùc loaùi chửựng tửứ Chửựng tửứ, chửựng tửứ chi tieỏt(phieỏu thu, phieỏu chi) (1) (2) Baựo caựo quyừ (3) Baỷng keõ Nụù, Coự (4) Chửựng tửứ ghi soồ (5) Soồ caựi Sơ đồ khối của chương trình tiền gửi Danh muùc loaùi chửựng tử,danh muùc taứi khoaỷnứ Chửựng tửứ, chửựng tửứ chi tieỏt(UNC,GBC) (1) (2) Baựo caựo quyừ (3) Baỷng keõ Nụù, Coự (4) Chửựng tửứ ghi soồ Soồ caựi (5) * Giải thích các bước trong sơ đồ khối: (1) Các phiếu thu. Chi, UNC, GBC ta có thể nhập vào chứng từ và chứng từ chi tiết và liệt kê ra các bảng danh mục tài khoản,danh mục loại chứng từ (2) Từ chứng tù và chứng từ chi tiết ta lên báo cáo quỹ. (3) Từ báo cáo quỹ ta lên được bảng kê Nợ, Có (4) Từ bảng kê ta lên được chứng từ ghi sổ (5) Từ bảng kê Có và bảng kê Nợ người kế toán có thể đối chiếu các số liệu trên bảng kê và lên sổ cái II. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH + Như ta đã thấy trong cong tác qủn lý tại Xí nghiệp là phức tạp và mất nhiều công sức do: + Khối lượng nghiệp vụ phát sinh quá nhiều + Một chứng từ gốc phát sinh thì ghi vào rất nh