Đề tài Hạch toán vốn bằng tiền và việc tăng cường quản lý lưu chuyển tiền tệ tại công ty TNHH Mai Văn Đáng, Nhà máy sản xuất phụ tùng ô tô, xe máy tại khu công nghiệp Hoà Xá - Thành phố Nam Định

ng cáo với các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có một lượng tiền dự trữ đều nhằm mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều đó đòi hỏi các nhà quản lý và sử dụng tiền mặt như thế nào để có hiệu quả cao nhất và khi đó cho phép tính toán chính xác việc thu, chi tiền mặt và các số dư của chúng, ngăn ngừa hiện tượng do mất mát, trộm cắp hay gian lận. Duy trì một khoản tiền mặt vào mọi thời điểm để thực hiện các khoản chi trả cần thiết. Phải có một số dư hợp lý phòng khi bất trắc, ngăn ngừa việc ứ đọng các khoản tiền mặt lớn trong tài khoản ngân hàng mà không mang lại hiệu quả cao mà chỉ mang lại khoản thu nhập không đáng kể từ lãi suất ngân hàng. Việc quản lý vốn bằng tiền đôi khi chỉ được coi là biện pháp phòng ngừa tình trạng gian lận, lợi dụng, trộm cắp. Tuy nhiên, một hệ thống quản lý tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về kế toán chính xác các nghiệp vụ tiền mặt và duy trì số dư tiền mặt vừa đủ nhưng không thừa. Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là một chu kỳ đầu tư hoàn vốn và tái đầu tư. Việc lập các khoản phải thu từ khách hàng, doanh nghiệp lại có tiền để thanh toán, chi phí. Vì vậy các tài sản lưu động nói chung và vốn bằng tiền nói riêng được quay vòng thông qua kinh doanh theo một chu kỳ hoạt động. Nếu một doanh nghiệp không có khả năng hoàn thiện một số tiền dưới dạng vốn đã đem đầu tư một cách nhanh để trả các món nợ khi đến hạn thì doanh nghiệp phải đi vay hoặc lấy tiền mặt từ các nguồn khác mới đảm bảo khả năng tồn tại của bản thân doanh nghiệp. Trong bảng cân đối kế toán mô tả toàn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định trong thời kỳ tuần hoàn: Đầu tư, hoàn vốn đầu tư Một bản kê khai tình hình thu, chi cho thấy số tiền thu được từ các nguồn nào và được tiêu dùng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh ra sao. Theo góc độ nào đó, số phận của doanh nghiệp được thể hiện trong bản kê khai tình hình thu, chi tiền mặt. Vì nó phản ánh mỗi giai đoạn có doanh thu lớn hay nhỏ hơn chi phí và các nguồn chi phí đã được sử dụng để tạo ra doanh thu này. Một bảng kê khai chi tiết tình hình thu, chi của doanh nghiệp giúp ta hiểu sự biến động về tình hình tài chính và sự biến động này diễn ra như thế nào trong một giai đoạn. Do đó, nắm bắt được các nguồn thu của doanh nghiệp cũng như cách thức sử dụng chúng trong kinh doanh chúng ta có thể giải đáp được vấn đề trọng yếu như: Hoạt động thông thường của doanh nghiệp có mang lại những thu nhập cần thiết đủ để doanh nghiệp trang trải đủ nợ nần hay không. Một doanh nghiệp dù hoạt động có lãi song vốn lưu động thiếu vẫn có thể trở nên không trả được nợ nần do tình trạng không đảm bảo được lượng tiền cần thiết. Vốn bằng tiền đối với nhà quản lý, phần lớn các doanh nghiệp thường soạn thảo bảng kê khai về tình hình thu, chi tiền mặt để giúp đỡ các chủ doanh nghiệp quản lý, hoạch định và kiểm soát số dư. Phần II. Thực trạng hạch toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Mai Văn Đáng (nMsX phụ tùng ô tô, xe máy) I/ Quá trình hình thành và phát triển. Công ty TNHH Mai Văn Đáng theo Quyết định số 1666/1999/ QĐ - UB ngày 02 tháng 11 năm 1999 của uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định, do phó chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh ký quyết định. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 046370 ngày 4 tháng 11 năm 1999 của Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Nam Định cấp. Trước tháng 2 năm 2003, trụ sở giao dịch chính của công ty đặt tại số 5 đường Trường Chinh – Thành phố Nam Định. Công ty phải thuê mặt bằng để hoạt động sản xuất tại nhà máy động cơ và công ty cổ phần cơ khí Nam Hà trên đường Điện Biên Phủ – Thành phố Nam Định. Ngày 4 tháng 2 năm 2002, Công ty được uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định phê duyệt đầu tư tại Quyết định số 331/2002/ QĐ - UB cho phép công ty thực hiện dự án đầu tư tại lô đất C10-1 và C10-5 tại khu công nghiệp phía tây thành phố Nam Định (Khu công nghiệp Hoà Xá). Ngày 9 tháng 4 năm 2002 Uỷ ban nhân dân tỉnh đã ra Quyết định số 974/2002/ QĐ-UB cho công ty thuê đất tại khu công nghiệp để thực hiện dự án đầu tư đã được phê duyệt. Được sự cho phép của Uỷ ban nhân dân tỉnh, công ty đã tiến hành xây dựng cơ sở vật chất với tổng kinh phí xây dựng trên 5 tỷ đồng, bao gồm các hạng mục công trình sau: + Nhà xưởng sản xuất. + Nhà kho. + Nhà văn phòng. + Trạm điện. + San nền và tường bao xung quanh xí nghiệp. Chức năng chủ yếu của công ty là sản xuất phụ tùng các loại xe gắn máy, ngoài ra công ty còn sản xuất một số mặt hàng phụ như: như phụ tùng xe đạp và máy móc nông nghiệp. Sau năm năm hoạt động, trước những biến đổi của cơ chế thị trường và những chính sách đầu tư của nhà nước, công ty đã có nhiều thuận lợi trong quá trình đầu tư phát triển, nhưng cũng gặp không ít khó khăn. Tuy nhiên, dưới sự dẫn dắt của ban giám đốc công ty cùng với sự nhiệt, cần cù chịu khó của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty đã đưa công ty không ngừng phát triển và đứng vững trong cơ chế thị trường. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty TNHH Mai Văn Đáng là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản tại ngân hàng công thương tỉnh Nam Định. Nhà máy sản xuất phụ tùng ô tô, xe máy thuộc công ty, nằm trên toàn bộ lo đất của công ty. Chức năng là cung cấp các sản phẩm ra thị trường như đối với các công ty LIFAN, LISOHACA, ... ngoài ra còn cung cấp một số máy móc thiết bị nhập khẩu từ nước ngoài để cung ứng cho thị trường trong nước. Là doanh nghiệp sản xuất là chủ yếu nhưng bên cạnh đó vẫn có hoạt động thương mại nên việc tổ chức kinh doanh là hết sức cần thiết và phức tạp. Việc tìm kiếm thị trường thu mua và tiêu thụ là hoạt động chính trong công tác quản lý kinh doanh. Công ty cũng tham gia một số gian hàng tại hội chợ triển lãm và có đặt một số cửa hàng giới thiệu sản phẩm trong và ngoài tỉnh. Từ khi mới thành lập, vốn sản xuất kinh doanh của công ty chỉ có 4,5 tỷ đồng. Trong đó: Vốn cố định là 1,5 tỷ đồng, Vốn lưu động là 3 tỷ đồng. Hiện nay, công ty TNHH Mai Văn Đáng có 235 cán bộ công nhân viên, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, nhà cửa vững chắc. Các phòng làm việc tại công ty đều được trưng bị máy móc đầy đủ. Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và tích luỹ cho đến nay nguồn vốn sản xuất kinh doanh của công ty là 10,753 tỷ đồng. Trong đó: Vốn cố định là 4,123 tỷ đồng, Vốn lưu động là 6,63 tỷ đồng. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm. Các chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1. Tổng doanh thu 25.397.600.000 45.639.700.000 35.372.100.000 2. Tổng nộp NSNN 1.537.300.000 2.740.200.000 1.230.600.000 3. Lợi nhuận sau thuế 150.400.000 234.400.000 78.900.000 4. Tiền lương BQ người/ tháng 800.000 870.500 920.000 So sánh các số liệu của công ty qua 3 năm hoạt động ta thấy năm 2002 là năm khởi sắc về hoạt động sản xuất kinh doanh, đóng góp một lượng đáng kể vào ngân sách nhà nước. Tuy nhiên năm 2003 do có một số yếu tố tác động như các chính sách đầu tư của nhà nước chưa phù hợp với tình hình của công ty, nên kết kết quả hoạt động của công ty chưa tương xứng với tiềm lực thực tế, doanh thu giảm, nộp ngân sách giảm. mặc dù thu nhập bình quân của người lao động vẫn tăng lên so với năm trước. Điều đó chứng tỏ đời sống cán bộ công nhân ở công ty vẫn được đảm bảo. Nhờ vào những nổ lực không ngừng của tập thể ban lãnh đạo công nhân viên công ty đang dần hồi phục. Trên cơ sở đó công ty đã vach ra được những kế hoạch sản xuất tiếp theo. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Trong quá trình hoạt động kinh doanh của một công ty trên, một cơ quan nào cũng phải có sự chỉ đạo một hệ thống hợp lý phù hợp với từng đặc trưng của công ty đó. Chính vì vậy bộ máy quản lý của công ty TNHH Mai Văn Đáng cũng được bố trí theo một hệ thống nhất định, tạo điều kiện cho người lãnh đạo quản lý chỉ đạo công việc một cách tốt nhất, hợp lý nhất, đảm bảo cho quá trình kinh doanh nắm bắt thông tin nhanh, có hiệu quả tạo điều kiện cho việc chỉ đạo được dễ dàng hơn. Quyền quyết định các vấn đề liên quan đến công ty thuộc về ban giám đốc. Bộ máy thực hiện chức năng quản lý công ty bao gồm: phòng kinh doanh, phòng kế toán tài chính, phòng kỹ thuật, phòng hành chính, các phòng này đều có người làm trưởng phòng. Trưởng phòng là những người có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn. Các chức năng chung: Thực hiện công việc chuyên môn, phục vụ nhiệm vụ kinh doanh của văn phòng công ty. Thực hiện công việc phụ vụ và quản lý về mọi mặt, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị thành viên của đơn vị hoạt động bình thường. Chức năng cụ thể: Ban giám đốc: Giám đốc: là người phụ trách toàn bộ công ty, có quyền hạn cao nhất, có quyền quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp phụ trách các phòng ban quan trọng nhất. Phó giám đốc: Hỗ trợ giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn đơn vị. Các phòng ban. Phòng tổ chức hành chính. Tổ chức lao động hợp lý, theo dõi tình hình lao động, tổ chức tiền lương, có trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ hợp lý, các hoạt động liên quan đến tiền lương, thưởng, phúc lợi của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng kỹ thuật. Chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề máy móc, khuôn mẫu, chất lượng sản phẩm sản xuất ra... Phòng tài chính kế toán. Có các nghiệp vụ quản lý vốn của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về thực hiện các nguyên tắc, chế độ kế toán nhà nước, phản ánh theo dõi các khoản thu chi, phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, theo dõi hoạt động tài chính của đơn vị, giúp giám đốc nắm bắt được tình hình tài chính của đơn vị. Ngoài ra phòng tài chính kết hợp với phòng kinh doanh, như: có trách nhiệm về mặt tài chính kịp thời giúp phòng kinh doanh thuận tiền trong việc mua bán hàng hoá kịp thời, đồng thời tổ chức đánh giá và tổng hợp chi phí để xác định kết quả kết quả kinh doanh sao cho có hiệu quả cao nhất. Phòng kinh doanh. Tìm kiếm thị trường, ổn định đầu vào, đầu ra của của doanh nghiệp. Theo dõi quá trình nhập, xuất hàng hoá để có phương án sản xuất và nhập nguyên vật liệu phụ vụ kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Giám đốc P.Giám đốc TCHC Kỹ thuật TCKT Kinh doanh Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý. 1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. Đặc điểm tổ chức kế toán. Việc tổ chức, thực hiện các chức năng nghiệp vụ, nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận. Vì vậy, việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả là điều quan trọng để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác, trung thực và đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ (năng suất lao động của mỗi kế toán). Công ty TNHH Mai Văn Đáng tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán. Để phục vụ việc ghi chép, xử lý thông tin và báo cáo kế toán. Công ty cũng đã trang bị hệ thống máy tính hiện đại để từng bước tin học hoá, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Công ty tổ chức tính giá hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ Kế toán NL, VL Kế toán bán hàng Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Mỗi người đều có chức năng, nhiệm vụ riêng và theo định kỳ báo cáo tình hình thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho kế toán trưởng. Hình thức sổ kế toán. Về hình thức sổ kế toán, công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trong nhiều năm để ghi sổ kế toán. Hình thức này phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh và trình độ kế toán của nhân viên kế toán. Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ Công ty TNHH Mai Văn Đáng. Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Kiểm tra, đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng II/ Hạch toán tiền mặt tại Công ty TNHH Mai Văn Đáng. Vốn bằng tiền của Công ty TNHH Mai Văn Đáng bao gồm: Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng còn tiền đang chuyển tại công ty không sử dụng. Trong Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng thì công ty không có những nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Do công ty là một Doanh nghiệp sản xuất nên các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền chủ yếu là các nghiệp vụ thu tiền bán hàng, vận chuyển, chi tiền mua nguyên vật liệu,… Quá trình tiêu thụ sản phẩm chủ yếu là công ty bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hay ngoại tệ. Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt tại quỹ của Công ty TNHH Mai Văn Đáng. Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 111 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Phiếu thu, phiếu chi Bảng TH chứng từ thu, chi TM Sổ quỹ tiền mặt Các sổ chi tiết có liên quan đến TK111 Kiểm tra, đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Mọi khoản thu, chi bảo quản tiền mặt của đơn vị đều do thủ quỹ được thủ trưởng quyết định bổ nhiệm. Thủ quỹ không được trực tiếp mua bán hay không được làm kế toán. Sau khi đã tập hợp được phiếu thu, phiếu chi số, thủ quỹ giữ lại và ghi vào sổ quỹ kiêm sổ báo cáo quỹ. Sổ quỹ được ghi sổ hàng ngày và cuối tháng khoá sổ. Sổ quỹ tiền mặt (kiêm báo cáo quỹ) Ngày 3 tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Thu Chi Thu Chi 1 2 3 4 5 6 Số dư đầu ngày 3/1/2004 5.200.000 Số phát sinh 01 Thu tiền bán háng của Cty LISOHAKA 131 250.000.000 01 Trả tiền mua hàng của Cty hoá chất 331 125.000.000 … … … … … … Tổng số phát sinh trong ngày 255.200.000 250.000.000 Số dư cuối ngày 3/1/2004 10.200.000 Kèm theo 2 chứng từ thu. Kèm theo 4 chứng từ chi. Ngày 3 tháng 1 năm 2004 Thủ quỹ ký Tiền mặt tồn tại quỹ của công ty không có định mức hay tiêu chuẩn cụ thể mà nó phụ thuộc vào các nghiệp vụ thu, chi phát sinh hàng ngày như: Trả lương cán bộ công nhân viên, tiền mua văn phòng phẩm, tạm ứng … tuỳ thuộc vào kế hoạch chi tiêu hàng ngày, từng kỳ mà phải xác định lượng tiền mặt tại quỹ là bao nhiêu. Để theo dõi quá trình biến động tại quỹ, kế toán sử dụng TK 111 Hạch toán kế toán thu tiền mặt. Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, kế toán tiền mặt căn cứ vào những nội dung cụ thể được từng nghiệp vụ đó, hay chứng từ gốc để lập phiếu thu, sau đó trình giám đốc hay kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển tiền lên thủ quỹ. Kế toán phần hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan. Trong tháng 1năm 2004. Công ty TNHH Mai Văn Đáng đã phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt chủ yếu như sau: Ngày 3 tháng 1: Phiếu thu số 01: Công ty thu tiền bán hàng của công ty LISOHAKA số tiền là: 250.000.000 đồng. Ngày 4 tháng 1: Phiếu thu số 02: Công ty thu tiền bán phế liệu. Số tiền 7.000.000 đồng. Ngày 5 tháng 1: Phiếu thu số 03: Công ty thu tiền bán thanh lý TSCĐ số tiền 150.000.000 đồng. Ngày 9 tháng 1 : Phiếu thu số 04. Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt : 200.000.000 đồng. … Từ các chứng từ thu, kế toán định khoản và ghi vào các sổ chi tiết, sổ cái liên quan. Ngày 3 tháng 1: PT 01 TK 111 250.000.000 đ TK 131 250.000.000 đ Cty LISOHAKA Ngày 4 tháng 1: PT 02 TK 111 7.000.000 đ TK 711 7.000.000 đ Ngày 5 tháng 1: PT 03 TK 111 150.000.000 đ TK 711 150.000.000 đ Ngày 9 tháng 1: PT 04 TK 111 200.000.000 đ TK 112 200.000.000 đ Kế toán viết đầy đủ các mục trên phiếu thu, trên quyển phiếu thu có đánh số quyển, trong sổ có đánh số trang luỹ kế theo thời gian, mỗi lần lập phiếu thu có một liên chính và hai liên giấp than, liên chính lưu tại quyển phiếu thu, 2 liên: liên 1 giao cho người nộp tiền, liên 3 làm cơ sở ghi sổ kế toán và cuối kỳ huỷ bỏ. Ví dụ: Ngày 3 tháng 1 năm 2004. Bà Nguyễn Thị Loan – nhân viên kế toán công ty lắp ráp xe máy LISOHAKA thanh toán tiền mua hàng. Kế toán lập phiếu thu như sau: ĐV: Cty TNHH Mai Văn Đáng KCN HTX – Nam Định Phiếu thu Ngày 3 tháng 1 năm 2004 Số: 01 Mẫu số: 01 – 77 Ban hành theo QĐ 1141 TC/QD/CDKT Nợ TK: 111 ......... Có TK: 131 ......... Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Lan Địa chỉ: Số 06 – Trần Khát Chân – TP Hải Phòng Lý do nộp tiền: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 250.000.000 đồng Kèm theo 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): Hai trăm năm mươi triệu đồng chẵn Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Ngày 31 tháng 01 năm 2004 Thủ quỹ Người nộp tiền Từ phiếu thu, kế toán vào sổ tiền mặt, bảng tổng hợp chứng từ thu chivà các sổ chi tiết TK 111 như sau: Sổ chi tiết TK 111 – Tiền mặt Tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền SH NH Nợ Có 1 2 3 4 5 6 Số trang trước chuyển sang …… PT 01 3/1 Thu tiền bán háng của Cty LISOHAKA 131 250.000.000 PC 01 3/1 Trả tiền mua hàng của Cty hoá chất 331 125.000.000 PC 02 4/1 Trả tiền cước vận chuyển 641 10.500.000 … Cộng Chuyển sang trang sau Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên các sổ chi tiết để lập lên chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ Số 01 Ngày 31 tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thu tiền bán háng của Cty LISOHAKA 111 131 250.000.000 Thu tiền bán phế liệu 111 711 7.000.000 Thu tiền bán thanh lý TSCĐ 111 711 150.000.000 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ TM 111 112 200.000.000 Thu tiền bán hàng 111 131 120.500.000 Thu tiền thừa khi kiểm kê chi tiết 111 1388 1.700.000 Cộng 729.200.000 Kèm theo 06 chứng từ gốc. Ngày 31 tháng 1 năm 2004 Người lập phiếu Kế toán trưởng Từ các chứng từ ghi sổ ta vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. ĐV: Cty TNHH Mai Văn Đáng KCN HTX – Nam Định Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 01 01/04 729.200.000 … … … … … … Tổng Sổ này có … trang. Ngày mở sổ: 31 tháng 1 năm 2004 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Hạch toán chi tiền mặt. Khi nhận được các chứng từ gốc, đã được giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt trước khi chi tiền mặt, kế toán làm thủ tục chi tiền mặt và kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ rồi mới viết phiếu chi số. Phiếu chi số được viết thành 3 liên, 1 liên lưu lại quyển phiếu chi số, 2 liên giấy than, trong đó 1 liên giao cho người nhận tiền, 1 liên giao cho kế toán làm cơ sở ghi sổ và cuối kỳ làm báo cáo chi tiền mặt. Sau khi viết phiếu chi số, kế toán tiền mặt sẽ chuyển cho người có liên quan ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ làm thủ tục chi tiền có chữ ký của người nhận. Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2004 phiếu chi số Công ty TNHH Mai Văn Đáng có phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến hợp đồng như sau: Ngày 3 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 01 Công ty trả tiền cho công ty hoá chất số 93 Đức Giang – Long Biên – Hà Nội số tiền 125.700.000 đồng. Ngày 4 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 02 thanh toán tiền cước vận chuyển ống thép số tiền 10.500.000 đồng. Ngày 5 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 03 Chi tiền mua văn phòng phẩm 250.000 đồng. Ngày 5 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 04 chi tiền tạm ứng cho anh Nguyễn Văn Nguyên đi mua nguyên vật liệu số tiền 105.000.000 đồng. Ngày 10 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số số 05 chi tiền tạm ứng cho công nhân đội I 50.000.000 đồng. Ngày 12 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 06 chi tiền tiếp khách 5.000.000 đồng. Ngày 21 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 07 chi tiền tu sửa Tài sản cố định: 15.000.000 đồng. Ngày 25 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 08 Trả tiền thuế VAT 30.000.000 đồng. Ngày 27 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 09 thanh toán tiền mua ống cho Công ty TNHH Sunsteel thành phố Hồ Chí Minh số tiền 200.000.000 đồng. Ngày 31 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 10 thanh toán tiền lương cho công nhân viên số tiền 150.000.000 đồng. Kế toán tiến hành định khoản như sau: Ngày 3/1/04 phiếu chi số 01 Nợ TK 331 125.700.000 đồng Có TK 111 125.700.000 đồng Ngày 4/1/04 phiếu chi số 02 Nợ TK 642 10.500.000 đồng Có TK 111 10.500.000 đồng Ngày 5/1/04 phiếu chi số 03 Nợ TK 641 250.000.000 đồng Có TK 111 250.000.000 đồng Ngày 5/1/04 phiếu chi số 04 Nợ TK 141 105.000.000 đồng Có TK 111 105.000.000 đồng Ngày 10/1/04 phiếu chi số 05 Nợ TK 334 50.000.000 đồng Có TK 111 50.000.000 đồng Ngày 12/1/04 phiếu chi số 06 Nợ TK 642 5.000.000 đồng Có TK 111 5.000.000 đồng Ngày 21/1/04 phiếu chi số 07 Nợ TK 642 15.000.000 đồng Có TK 111 15.000.000 đồng Ngày 25/1/04 phiếu chi số 08 Nợ TK 333 30.000.000 đồng Có TK 111 30.000.000 đồng Ngày 27/1/04 phiếu chi số 09 Nợ TK 331 200.000.000 đồng Có TK 111 200.000.000 đồng Ngày 31/1/04 phiếu chi số 010 Nợ TK 334 150.000.000 đồng Có TK 111 150.000.000 đồng Đối với TK 141 – tạm ứng. Thực chất khi xuất tiền cho cán bộ công nhân viên tạm ứng là các khoản phải thu của đơn vị. Khi cán bộ công nhân viên thanh toán các khoản tạm ứng sẽ trở thành khoản chi phí hay các tài sản trong đơn vị. Muốn được tạm ứng, người nhận phải có giấy đề nghị tạm ứng, nói rõ mục đích được ứng và sử dụng khoản tạm ứng được giám đốc k‎ý duyệt và làm căn cứ để làm phiếu chi tiền. C.ty TNHH Mai Văn Đáng Khu công nghiệp Hoà Xá - Nam Định Giấy đề nghị tạm ứng Kính gửi: Giám đốc công ty TNHH Mai Văn Đáng Tên tôi là: Vũ Văn An Địa chỉ: Phòng kinh doanh – Công ty TNHH Mai Văn Đáng Lý do tạm ứng: Mua nguyên vật liệu Đề nghị tạm ứng: 105.000.000 đồng Số tiền bằng chữ: Một trăm linh năm triệu đồng chẵn Ngày 5 tháng 1 năm 2004 Người xin tạm ứng Người duyệt tạm ứng Khi giám đốc ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng, chuyển sang phòng kế toán viết phiếu chi và rút tiền tại thủ quỹ. C.ty TNHH Mai Văn Đáng Khu công nghiệp Hoà Xá - Nam Định Phiếu chi Ngày 5 tháng 1 năm 2004 Số: 04 Quyển 01 Mẫu 02. TT QĐ số 1141 TC/ CĐKT Nợ TK 141 .... Có TK 111 .... Họ và tên người nhận tiền: Vũ Văn An Địa chỉ: Phòng kinh doanh – Công ty TNHH Mai Văn Đáng L‎ý do chi: Mua nguyên vật liệu Đề nghị tạm ứng: 105.000.000 đồng Kèm theo 01 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Đã nhận đủ số tiền bằng chữ: Một trăm linh năm triệu đồng chẵn Ngày 5 tháng 1 năm 2004 Người nhận tiền Thủ quỹ Khi thanh toán tạm ứng, phải lập báo cáo thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ chứng minh số tiền tạm ứng đó đã sử dụng đúng much đích. Người tạm ứng chỉ được số tiền lần sau khi đã thanh toán số tiền tạm ứng trước đó. Số tiền không chi hết phải hoàn lại quỹ hay khấu trừ vào lương. Tuyệt đối cấm người tạm ứng chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. C.ty TNHH Mai Văn Đáng Khu công nghiệp Hoà Xá - Nam Định Giấy thanh toán Xuất cho: Vũ Văn An Địa chỉ: Phòng kinh doanh – Công ty TNHH Mai Văn Đáng Đề nghị thanh toán mua nguyên vật liệu số tiền 105.000.000 đồng Số tiền bằng chữ: Một trăm linh năm triệu đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ gốc Ngày 25 tháng 1 năm 2004 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đã nhận đủ số tiền: Một trăm linh năm triệu đồng chẵn Người nhận Chứng từ ghi sổ số 2 Ngày 31 tháng 1 năm 2001 Đơn vị tính: đồng NTGS Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Thanh toán tiền mua hoá chất 331 111 125.700.000 Thanh toán tiền cước v/c 331 111 10.500.000 Tiền mua văn phòng phẩm 642 111 250.000 Chi tiền tạm ứng ông An 141 111 105.000.000 Chi tiền lương đội I 334 111 50.000.000 Chi tiền tiếp khách 642 111 5.000.000 Chi tiền sửa chữa TSCĐ 642 111 15.000.000 Chi tiền nộp thuế 333 111 30.000.000 Tiền mua nguyên vật liệu 331 111 200.000.000 Thanh toán lương công nhân 334 111 150.000.000 Tổng cộng Kèm theo 10 chứng từ gốc. Người lập phiếu Kế toán trưởng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. ĐV: Cty TNHH Mai Văn Đáng KCN HTX – Nam Định Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng CTGS Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 02 03/01 691.450.000 … … … … … … Tổng Sổ này có … trang, được đánh số từ 1 đến Ngày mở sổ: 31 tháng 1 năm 2004 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Sau đó dựa vào số liệu tổng hợp ở các sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái TK 111 – tiền mặt Sổ cái TK 111 Tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng NTGS CTGS Diễn giải SH TK Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 750.200 Số phát sinh 3/1 PT01 3/1 Thu tiền BH cty LISOHAKA 131 250.000.000 3/1 PC01 3/1 Trả tiền mua hoá chất 331 125.700.000 4/1 PT02 4/1 Bán phế liệu 711 7.000.000 4/1 PC02 4/1 Thanh toán tiền cước v/c 641 10.500.000 5/1 PC03 5/1 Chi tiền mua văn phòng phẩm 642 250.000 5/1 PC04 5/1 Chi tiền tạm ứng 141 105.000.000 10/1 PC05 10/1 Chi tạm ứng lương đội I 334 50.000.000 10/1 PT04 10/1 Rút tiền gửi NH nhập quỹ 112 200.000.000 12/1 PC06 12/1 Chi tiếp khách 642 5.000.000 18/1 PT05 18/1 Thu tiền bán hàng 131 120.500.000 21/1 PC07 21/1 Chi tiền sửa chữa TSCĐ 642 15.000.000 25/1 PC08 25/1 Trả tiền thuế VAT 333 30.000.000 27/1 PC09 27/1 Thanh toán tiền mua hàng 331 200.000.000 30/1 PT06 30/1 Thu tiền thừa tại quỹ khi kiểm kê 1388 1.700.000 31/1 PC10 31/1 Thanh toán tiền lương 334 150.000.000 Tổng số phát sinh 729.200.000 691.450.000 Dư cuối tháng 38.500.200 III/ Hạch toán TGNH Công ty TNHH Mai Văn Đáng là một công ty hạch toán độc lập, các đối tượng như khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu là ở