Đề tài Hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính

ập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bắt kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng cho rằng: trách nhiệm và công việc cần đựoc phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Nguyên tắc bắt kiêm nhiệm quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Dựa trên các nguyên tắc ngày các thủ tục kiểm soát được thiết lập và được thực hiện thông qua các hoạt động kiểm soát. Sau đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu thích hợp cho việc kiểm soát kế toán của đơn vị. Một là: phân chia trách nhiệm đầy đủ: Hoạt động này đựoc thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản là: nguyên tắc phân công, phân nhiệm và nguyên tắc bắt kiêm nhiệm nghĩa là không để cho một bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc mà phải được phân chia cho nhiều người, nhiều bộ phận thực hiện; không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong các chức năng: phê chuẩn, thực hiện, ghi sổ nghiệp vụ và bảo quản tài sản của đơn vị. Thông qua việc phân chia trách nhiệm này, các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau. Do đó các sai sót sảy ra có thể đựoc phát hiện một cách nhanh chóng và giảm thiểu cơ hội cho bất kỳ cá nhân nào đó có thể gây ra những sai sót và gian lận trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Việc phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây: - Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: nhằm ngăn chặn những hành vi tham ô tài sản. - Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: ngăn chặn khả năng thâm lạm, chiếm đoạt tài sản của đơn vị. - Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: nhằm không để cho thông tin bị phản ánh sai lệch trên các sổ sách kế toán hoặc các báo cáo tài chính. Hai là: kiểm soát quá trình xử lý thông tin. Để đảm bảo cung cấp một hệ thống thông tin đáng tin cậy, nhất là các thông tin kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ phải thực hiện liên tiếp các hoạt động kiểm soát. Thông qua các hoạt động cụ thể như kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp những thông tin mà tưf các nhà quản lý có thể đưa ra những kết luận chính xác. Các hoạt động kiểm soát có thể được áp dụng cho tất cả các hoạt động có liên quan đến quá trình xử lý thông tin (kiểm soát chung) hoặc chỉ được áp dụng cho từng hoạt động cụ thể (kiểm soát ứng dụng). Các hoạt động kiểm soát cụ thể cần đảm bảo hai nội dung sau: Thứ nhất: có một hệ thống chứng từ và sổ sách đầy đủ: Nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác. Muốn có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt cần chủ ý những vấn đề sau: - Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy nhập khi cần thiết. - Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Khoảng thời gian giữa lúc nghiệp vụ phát sinh và khi ghi sổ càng ngắn càng giảm cơ hội sai lầm. - Chứng từ cần được kẽ rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau. - Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học và kịp thời, tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn. Thứ hai: phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Tất các các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn nếu muốn thoả mãn các quá trình kiểm soát, các nghiệp vụ phát sinh phải đựoc phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi và quyền hạn cho phép. Sự phê chuẩn có thể chung chung (áp dụng cho toàn đơn vị) hoặc cụ thể (áp dụng cho từng nghiệp vụ riêng biệt) Các cá nhân hoặc bộ phận được uỷ quyền để thực hiện phê chuẩn phải giữ chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Ba là: kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách. Biện pháp bảo vệ quan trong nhất để bảo vệ tài sản và sổ sách là việc sử dụng những biện pháp đề phòng vật chất. Các hình thức bảo vệ vật chất cũng cần thiết đối với sổ sách và chứng từ. Hoạt động kiểm soát này đựoc thực hiện cho sổ sách và tất cả những tài sản khác, kể cả những chứng từ đã được đánh số. Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ. Nếu phát hiện có bất kỳ sự chênh lệch nào đó thì hệ thống kiểm soát nội bộ phải tìm ra được nguyên nhân. Từ đó phát hiện ra những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ và tìm cách khắc phục. Bốn là: kiểm soát độc lập việc thực hiện. Đây là công việc tiến hành bởi các cá nhân hoặc bộ phận khác với các cá nhân và bộ phận không thực hiện nghiệp vụ. Yêu cầu đối với cá nhân hoặc bộ phận thực hiện công việc kiểm tra là họ phải độc lập đối với các đối tượng được kiểm tra. Đối với một hệ thống kiểm soát nội bộ có khuynh hướng ngày càng giảm sút tính hữu hiệu thì nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập càng tăng. Tuy nhiên sự hữu hiệu của hoạt động kiểm soát sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra thiếu đi tính độc lập vì bất cứ lý do nào. Năm là: soát xét lại việc thực hiện. Hoạt động này là sự xem xét lại cẩn thận và liên tục những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu ở những kỳ trước và những dữ liệu khác có liên quan; đồng thời xem xét lại một cách tống quát các hoạt động để đánh giá quá trình thực hiện. Từ hoạt động này nhà quản lý biết được một cách tổng quát mọi hoạt động của các thành viên và các hoạt động đó có đạt hiệu quả hay không. Qua đó nhà quản lý có những thay đổi kịp thời, có những điều chỉnh thích hợp các kế hoạch hay chiến lược hoạt động của doanh nghiệp. 3.4. Kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, nó cung cấp sự giám sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. 3.4.1. Khái niệm về kiểm toán nội bộ. Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IAFC): Kiểm toán là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ. Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa kỳ ban hành năm 1978 “ Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả. 3.4.2. Chức năng của kiểm toán nội bộ. Với hai chức năng của mình, kiểm toán nội bộ cung cấp sự quan sát đánh giá về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thông qua như hoạt động hữu hiệu của bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động của doanh nghiệp, chất lưọng hoạt động kiểm soát nhằm điều chỉnh kịp thời và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Phạm vi của hai chức năng kiểm tra và đánh giá luôn gắn liền với những công việc cụ thể mà các kiểm toán viên nội bộ phải thực hiện. Thông qua việc kiểm tra, đánh giá mức độ thực hiện các mục tiêu của tổ chức, kiểm toán nội bội rút ra kết luận, nhận xét tất cả các hoạt động của đơn vị. Từ đó giúp cho các nhà quản lý có những biện pháp điều chỉnh các hành vi, hoạt động trong doanh nghiệp. Chức năng kiểm tra, đánh giá được thực hiện cụ thể như sau: Xem xét về mức độ tin cậy và trung thực của các thông tin tài chính và thông tin hoạt động, phương pháp được sử dụng để ghi nhận, đo lường, phân loại và báo cáo những thông tin đó. Xem xét hệ thống được thành lập có phù hợp với kế hoạch, chính sách và quy định của đơn vị không? Đồng thời tiến hành việc xác định mức độ tuân thủ chúng của đơn vị. Xem xét phương thức bảo vệ tài sản và sự hiện hữu của những tài sản này. Đánh giá việc sử dụng các nguồn lực có tiết kiệm và hiệu quả hay không? Xem xét những hoạt động có đáp ứng được mục tiêu đề ra không? 4. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. Một hệ thống kiểm soát nội bộ đựoc thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sự sai phạm có thể xảy ra. Đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nộ bộ. Trong thực tế không có một hệ thống kiểm soát nội bộ nào hoàn hảo nghĩa là ngăn ngừa mọi hậu quả xấu có thể xảy ra. Một hệ thống kiểm soát tốt cũng chỉ hạn chế tối đa những sai phạm. Theo VSA400 về “ Đánh giá rủi ro và kiểm soát nôi bộ”, những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ được xác định như sau: Một là: Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thống kiểm soát nộ bộ không vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại. Hai là: phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không chú ý đến các hoạt động bất thường. Ba là: sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc. Bốn là: Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những ngươì khác trong hay ngoài đơn vị. Năm là: khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình. Sáu là: do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc vi phạm. II. Đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính. Các chuẩn mực kiểm toán đã quy định là kiểm toán viên phải đạt được một sự hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng trong mọi cuộc kiểm toán. 1. Mục đích nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên. Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, kiểm toán phải có những hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và triển khai cách tiếp cận kiểm toán có hiệu quả. Trong phạm vi kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên chủ yếu quan tâm đến các chính sách, thr tục của hệ thống kiểm soát nội bộ có liên quan đến cơ sở dấu hiệu của báo cáo tài chính. Thông qua việc tìm hiểu hệ thống kiếm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán sẽ giúp cho kiểm toán viên: - Đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nộ bộ nói chúng cũng như từng khoản mục, từng bộ phận. - Hiểu được việc thiết kế và thực hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Từ đó kiểm toán viên xác định được khối lượng cũng như tính chất công việc; xác định phương hướng và phạm vi kiểm tra, thiết kế các thủ tục kiểm toán. 2. Trình tự nghiên cứu cử kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ Khi nghiên cứ về hệ thống kiểm soát nội bộ, nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục tìm hiểu có thể thay đổi tuỳ từng điều kiện cụ thể. Tuy nhiên bất kỳ kiểm toán viên nào khi tiến hành nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đều tuân theo một trtình tự nhất định gồm các bước sau: Bước 1: Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ và lập kế hoạch kiểm toán. Trong bước này, kiểm toán viên tìm hiểu từng yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ trên hai mặt chủ yếu: Thiết kế kiểm soát nội bộ (thiết kế về quy chế kiểm soát và thiết kế bộ máy kiểm soát) và hoạt động liên tục, có hiệu lực của kiểm soát nội bộ. Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên được sử dụng để: - Xác định các loại sai sót tiềm tàng. - Xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến các rủi ro của việc khai báo sai trọng yếu. - Thiết kế các thử nghiệm cơ bản. Bước 2: đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 “Sau khi hiểu được hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dấu hiệu cho số dư mỗi tài khoản trọng yếu”. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát chính là việc đánh giá tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm trong hoạt động tài chính - kế toán của doanh nghiệp. Bước 3: Thiết kế và thử nghiệm kiểm soát trong chương trình kiểm toán Đây là bước công việc thực hiện sau khi kiểm toán viên đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát. Mục đích của việc thiết kế và thử nghiệm kiểm soát là nhằm thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu cuả các quy chế và thủ tục kiểm soát để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Bước công việc này được quy định trong chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400. Bước 4: lập bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Những đánh giá này dựa theo những thông tin và các tiêu chuẩn đánh giá về một hệ thống kiểm soát nội bộ được tổng hợp qua các bước đã thực hiện ở trên. Sau khi lập bảng đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải đánh giá lại rủi ro kiểm soát và nếu thấy cần thiết thì phải thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản đã dự kiến. Trong trường hợp kiểm toán viên đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát là tối đa thì không cần thiết lập các thử nghiệm cơ bản (bước 3) và thực hiện đánh giá lại và điều chỉnh những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến (bước 4). 3. Đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính. Trong kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nộ bộ và rủi ro kiểm soát. Qua đó kiểm toán viên xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ và xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị. Trên thực tế hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ có mặt ở hầu hết các yếu tố quan trọng liên quan đến qúa trình kiểm toán. Nếu tất cả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tốt và có độ tin cậy cao thì có thể thu hẹp phạm vi, nội dung, khối lượng công việc kiểm toán và tiết kiệm chi phí kiểm toán. 3.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán Kiểm toán viên phải có sự hiểu biết đầy đủ về các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ để phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Sự hiểu biết này bao gồm hai phương diện: Hệ thống kiểm soát nội bộ có được thiết kế phù hợp không? chúng có được đơn vị thực hiện trên thực tế hay không? Việc tìm hiểu hệ thống kiểm sáot nội bộ của khách hàng theo từng yếu tố cơ bản giúp kiểm toán viên: - Đánh giá xem xét các báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay không. - Nhận diện và đánh giá các sai phạm tiềm tàng. - Quyết định về mức đánh giá thích hợp của sự rủi ro kiểm soát ảnh hưởng đến rủi ro phát hiện từ đó ảnh kưởng đến quyết định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập. - Có kế hoạch thiết kế các cuộc khảo sát thích hợp. Tài liệu rủi ro kiểm soát được đánh giá Tài liệu rủi ro kiểm soát được đánh giá Có thể giảm thấp mức rủi ro trong kiểm soát thực tế Cân đối giữa chi phí và lợi ích Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ Tài liệu chứng minh cho sự hiểu biết Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát Thiết kế những thử nghiệm cơ bản Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát Đánh giá lại rủi ro kiểm soát Mức rủi ro kiểm soát được đánh giá có giống như dự kiến Thay đổi những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến Không có Không Có Sơ đồ trình bày các bước chính về trình tự nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ 3.1.1. Tìm hiểu các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tìm hiểu về môi trường kiểm soát: Nghiên cứu về môi trường kiểm soát, kiểm toán viên phải tìm hiểu đầy đủ về các nhân tố trong môi trường kiểm soát. Từ những hiểu biết này kiểm toán viên có thể nhận định được tình hình cũng như kết quả của các hoạt động kiểm soát có đúng như báo cáo hay không. Khi tìm hiểu về môi trường kiểm soát yếu tố quan trọng nhất là phảt tập trung vào thực chất, nội dung các hoạt động của nhà quản lý. Bởi vì qua phong cách điều hành của nhà quản lý cơ thể sẽ phản ánh được sác thái của môi trường kiểm soát. Tìm hiểu về hệ thống kế toán. Khi tìm hiểu về hệ thống kế toán, kiểm toán viên cần thực hiện tìm hiểu các loại nghiệp vụ chính trong đơn vị, xem xét việc xử lý các nghiệp vụ và tiến trình lập các báo cáo tài chính. Kiểm toán viên có thể xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu trình nghiệp vụ ( chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình sản xuất, chu trình tiền lương và nhân viên...) Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát tốt sẽ có ảnh hưởng tốt tới các bộ phận, nhân viên trong đơn vị. Nhưng điều đó không có nghĩa là sẽ đảm bảo chắc chắn rằng các thủ tục kiểm soát là hữu hiệu. Do đó các kiểm soát viên cần có những hiểu biết đầy đủ về các thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp. Khi tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát kiểm toán viên phải dựa trên những hiểu biết về môi trường kiểm soát và kết quả hoạt động của hệ thống kế toán. Cách thức tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát ở mỗi cuộc kiểm toán có sự khác nhau đáng kể. Tuỳ từng đối tượng khách hàng mà quá trình kiểm soát sẽ khác nhau. Do đó việc nhận diện các quá trình kiểm soát trong giai đoạn tìm hiểu các thủ tục kiểm soát cũng hoàn toàn khác nhau, thích hợp với từng khách hàng. Tìm hiểu về kiểm toán nội bộ. Hoạt động của kiểm toán nội bộ sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của thông tin trong đơn vị. Công việc của các kiểm toán viên nội bộ đã đóng góp đáng kể vào việc tăng cường tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó khi tìm hiểu về kiểm toán nội bộ cần gắn với những biện pháp kiểm tra được xây dựng ngay trong hệ thống kế toán và các hệ thống khác trong đơn vị. 3.1.2. Phương pháp tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi tìm hiểu về kiểm toán nội bộ, kiểm toán viên thường áp dụng các phương pháp sau đây: Một là: dựa vào kinh nghiệm trước đây của kiểm toán viên với khách hàng. Dựa vào kinh nghiệm trước đây của kiểm toán viên là nguồn thông tin đầu tiên để đánh giá khách hàng. Do các cuộc kiểm toán đối với một công ty được thực hiện hàng năm nên khi bắt đầu cuộc kiểm toán, kiểm toán viên có thể thu nhập được một khối lượng lớn thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ từ những kinh nghiệm thu được từ các cuộc kiểm toán trước hoặc từ các kiểm toán viên tiền nhiệm. Hai là: thẩm vấn nhân viên của công ty khách hàng. Thông qua việc phỏng vấn này, kiểm toán viên thu thập được những thông tin ban đầu hoặc những thay đổi của hệ thống kiểm soát nội bộ trong năm hiện hành. Ba là: xem xét các sổ tay về thủ tục và chế độ của công ty khách hàng. Những tài liệu của đơn vị mà kiểm toán viên cần kiểm tra gồm: sơ đồ tổ chức, sổ tay chính sách, sơ đồ hạch toán, sổ nhật ký... Qua xem xét và thảo luận với khách hàng về các tài liệu này kiểm toán viên có thể hiểu rõ các thủ tục, chế độ kiên quan đến hệ thống kiểm soát nôị bộ của công ty khách hàng. Bốn là: kiểm tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất. Việc áp dụng các thủ tục, chế độ của công ty được thể hiện khá rõ trên các chứng từ, sổ sách, các báo cáo tài chính. Do đó thông qua việc kiểm tra này, kiểm toán viên có thể thấy được việc vận dụng các thủ tục chế độ tại công ty khách hàng có tốt hay không? Năm là: quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của công ty khách hàng. Công việc này củng cố thêm sự hiểu biết và kiến thức về thực tế sử dụng các thủ tục và chính sách kiểm soát nộibộ tại công ty khách hàng. 3.1.3. Tài liệu chứng minh cho sự hiểu biết. Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, kiểm toán viên phải tài liệu hoá các thông tin đã thu thập để chứng minh đã tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong hồ sơ kiểm toán. Để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sử dụng một trong ba phưoqng pháp sau: Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ, Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ, lưu đồ. Tuỳ vào quy mô và sự phức tạp của các nghiệp vụ cũng như loại thủ tục kiểm soát nội bộ của khách hàng các kiểm toán viên có thể áp dụng kết hợp cả ba phương pháp. Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ: Là một bảng liệt kê một loạt các câu hỏi được chuẩn bị trước về các quá trình kiểm soát trong từng lĩnh vực kiểm toán. Bảng này thường đưa ra các câu hỏi theo từng mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong hầu hết các trường hợp, bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “có” hoặc “không”. Các câu trả lời “có” biểu thị điều kiện thuận lợi, còn các câu trả lời “không” sẽ cho thấy sự yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ và từ những yếu kém đó những sai sót có thể xảy ra. Ưu điểm của bảng câu hỏi này là được chuẩn bị trước nên kiểm toán viên có thể tiến hành nhanh chóng, không bị sót vấn đề quan trọng. Hơn nữa, bảng câu hỏi có thể được chuẩn bị riêng cho từng phần của mỗi chu trình nghiệp vụ nên rất thuân lợi. Tuy nhiên, bảng câu hỏi này do được thiết kế chung nên có thể nó không phù hợp với mọi loại hình đơn vị. Bảng tường thuật về hệ thống kiểm soát nội bộ. Là sự mô tả bằng văn bản về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng. Bảng này cung cấp thêm sự phân tích về cơ cấu kiểm soát giúp kiểm toán viên hiểu biết đầy đủ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi sử dụng bảng tường thuật, kiểm toán viên cần chú ý bố cục và cách trình bày cho rõ ràng, dễ hiểu. Một bảng tường thuật đúng cách phải trình bày đủ bốn điểm sau đây. - Phải mô tả nguồn gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống. - Mô tả tất cả các quá trình đã xảy ra. - Mô tả sự chuyển giao mọi chứng từ, sổ sách trong hệ thống. - Chỉ rõ các hoạt động kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát. Lưu đồ: là sự trình bày toàn bộ các quá trình kiểm soát áp dụng cũng như mô tả các chứng từ tài liệu kế toán cùng quá trình vận độngvà luân chuyển khác bằng các ký hiệu và biểu đồ. Các kiểm toán viên có thể sử dụng một số ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng một cách đơn giản, rõ ràng đối với từng loại nghiệp vụ, đối với trình tự luân chuyển của từng chứng từ cũng như các thủ tục kiểm soát... Lưu đồ cung cấp cái nhìn khái quát, súc tích về toàn bộ hệ thống cung như mối quan hệ giữa các bộ phận, giữa các chứng từ sổ sách... Lưu đồ về hệ thống kiểm soát nội bộ giúp kiểm toán viên nhân xét chính xác hơn về các thủ tục kiểm soát cần bổ sung. Tuy nhiên hạn chế nổi bật của lưu đồ là việc mô tả thường mất nhiều thời gian. 3.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát. Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bổ trong việc ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, thông qua cách thiết kế và sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm toán viên sẽ đưa ra những đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát cho từng mục tiêu kiểm soátt chi tiết. 3.2.1. Nghiên cứu những thông tin thu thập được qua việc tìm hiểu. Sau khi đã mô tả sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ tiến hành phân tích các tài liệu này. Trong quá trình nghiên cứu những tài liệu, thông tin thu thập được, kiểm toán viên sẽ nhận được các mục tiêu kiểm soát và quá trình kiểm soát đặc thù kiểm toán viên phải xác định những loại sai sót tiềm tàng và xem xét những yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro có những sai sót trọng yếu. Việc vận dụng các mục tiêu kiểm soát nội bộ cụ thể cho từng nghiệp vụ chủ yếu của khách hàng sẽ là cơ sở để các kiểm toán viên có thể đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục. 3.2.2. Xác đinh những loại sai sót tiềm tàng và những thủ tục kiểm soát chủ yếu. Khi nghiên cứu về hệ thống kiểm soat nội bộ, kiểm toán viên nhận diện, đánh giá các nhược điểm của hệ thống. Những nhược điểm này của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trên Báo cáo tài chính. Do đó kiểm toán viên phải nhận biết được các sai sót tiềm tàng và các thủ tục kiểm soát chủ yếu. Sau đó kiểm toán viên phải trình bày các sai sót tiềm tàng và những thủ tục kiểm soát chủ yếu để ngăn chặn hoặc phát hiện những sai sót đó. 3.2.3. Đánh giá rủi ro kiểm soát. Sau khi nghiên cứu những thông tin đã thu thập và xác định được những loại sai sót tiềm tàng, kiểm toán viên phải tiến hành đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêu kiểm soát cụ thể của từng loại nghiệp vụ kinh tế. Khi đánh giá rủi ro kiểm soát, kiểm toán viên thường dự kiến ở mức cao trong một số trường hợp: Hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ không được áp dụng đúng. Việc đánh giá sự áp dụng của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ được xem là không đầy đủ. Do đó để đi đến kết luận chính thức về mức rủi ro kiểm soát, kiểm toán viên cần phải bổ sung thêm những bằng chứng có được từ kết quả thực hiện các thể nghiệm kiểm soát. Mối quan hệ giữa việc đánh giá rủi ro kiểm soát và việc xác định các thử nghiệm áp dụng: Trong trườn