Đề tài Hệ thống phần mền kế toán cho doanh nghiệp Thanh Tùng

ục của form ManHinhChinh, hệ thống sẽ hiển thị form FormHangHoa. - Khi muốn thêm hàng hóa thì nhân viên kế toán chọn nút “Thêm” trong FormHangHoa để các trường nhập hiện lên. - Nhân viên kế toán phải nhập và chọn đầy đủ những thông tin mà hệ thống yêu cầu bao gồm : mã hàng hóa, tên hàng hóa, loại hàng, đơn vị rồi nhấn vào nút “Thêm”. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật xuống cơ sở dữ liệu. - Khi nhân viên kế toán không muốn thêm dữ liệu nửa nhấn nút “Kết Thút”. - Khi muốn xóa hàng hóa, nhân viên kế toán chọn vào dòng hàng hóa cần xóa trong danh mục hàng hóa và nhấn vào nút “Xóa”. - Hệ thống sẽ hiển thị form thông báo hỏi nhân viên kế toán có thực sự muốn xóa hàng hóa này không. - Nhân viên kế toán chọn nút “Có”, đồng thời hệ thống sẽ trở lại FormHangHoa. - Khi muốn sửa hàng hóa, nhân viên kế toán chọn một dòng hàng hóa cần sửa trong danh mục hàng hóa rồi nhấn vào nút “Sửa” . - Hệ thống sẽ hiển thị các textbox có chứa tất cả thông tin của dòng hàng hóa đã chọn sửa. - Nhân viên kế toán nhập và chọn lại các thông tin của hàng hóa cần thay đổi rồi nhấn nút “Xác Nhận”. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật vào cơ sở dữ liệu đồng thời hiển thị form thông báo cập nhật thành công. Dòng sự kiện ngoại lệ - Nếu nhân viên kế toán không nhập và chọn đầy đủ thông tin hoặc nhập thông tin không hợp lệ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu nhân viên kế toán nhập hoặc chọn lại những thông tin. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Không” của form thông báo có thực sự muốn xóa hàng hóa này không thì dòng hàng hóa được chọn xóa sẽ vô hiệu lực. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Hủy Bỏ” thì cơ sở dữ liệu sẽ không thay đổi đồng thời quay lại FormHangHoa. - Nếu nhân viên kế toán nhấn nút “Thoát” thì hệ thống sẽ quay lại form chọn trước đó. Kết quả - Chức năng Thêm thành công khi nhân viên kế toán đã thêm hàng hóa mới vào cơ sở dữ liệu. - Chức năng Xóa thành công khi hàng hóa đã chọn xóa không còn trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Sửa thành công khi nhân viên kế toán đã cập nhật hàng hóa vào cơ sở dữ liệu. 6 Quản Lý Nhà Cung Cấp Mô tả tóm tắt - Chức năng này hổ trợ cho nhân viên kế toán quản lý được nhà cung cấp hàng hóa của Doanh Nghiệp. Actor tương tác - Kế toán trưởng. Điều kiện tiên quyết - Nhân viên kế toán trưởng phải đăng nhập vào hệ thống với quyền user đăng nhập. Dòng sự kiện chính - Nhân viên kế toán chọn chức năng này bằng cách click vào mục danh mục nhà cung cấp trong phần Danh Mục của ManHinhChinh, hệ thống sẽ hiển thị form FormNhaCungCap. - Khi muốn thêm nhà cung cấp, nhân viên kế toán nhấn vào nút “Thêm” trong FormNhaCungCap để các trường nhập hiện lên. - Nhân viên kế toán phải nhập đầy đủ những thông tin mà hệ thống yêu cầu bao gồm : mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, số tài khoản rồi nhấn vào nút “Thêm”. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật xuống cơ sở dữ liệu. - Khi nhân viên kế toán không muốn thêm dữ liệu nửa nhấn nút “Kết Thút”. - Khi muốn xóa nhà cung cấp, nhân viên kế toán chọn vào một dòng nhà cung cấp cần xóa trong lưới của danh sách nhà cung cấp rồi nhấn vào nút “Xóa”. - Hệ thống sẽ hiển thị form thông báo hỏi nhân viên kế toán có thực sự muốn xóa nhà cung cấp này không. - Nhân viên kế toán chọn nút “Có”, đồng thời hệ thống sẽ trở lại form FormNhaCungCap. - Khi muốn sửa nhà cung cấp, nhân viên kế toán chọn một dòng nhà cung cấp cần sửa trong lưới của danh sách nhà cung cấp rồi nhấn vào nút “Sửa”. - Hệ thống sẽ hiển thị textbox có chứa tất cả thông tin của dòng nhà cung cấp đã chọn sửa. - Nhân viên kế toán nhập lại các thông tin của nhà cung cấp cần thay đổi rồi nhấn nút “Xác Nhận”. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật vào cơ sở dữ liệu đồng thời hiển thị form thông báo cập nhật thành công. Dòng sự kiện ngoại lệ - Nếu nhân viên kế toán không nhập đầy đủ thông tin hoặc nhập thông tin không hợp lệ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu nhân viên kế toán nhập lại những thông tin. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Không” của form thông báo có thực sự muốn xóa nhà cung cấp này không thì dòng nhà cung cấp được chọn xóa sẽ vô hiệu lực. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Hủy Bỏ” thì cơ sở dữ liệu sẽ không thay đổi đồng thời quay lại form FormNhaCungCap. - Nếu nhân viên kế toán nhấn nút “Thoát” thì hệ thống sẽ quay lại form chọn trước đó. Kết quả - Chức năng Thêm thành công khi nhân viên kế toán đã thêm nhà cung cấp mới vào cơ sở dữ liệu. - Chức năng Xóa thành công khi nhà cung cấp đã chọn xóa không còn trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Sửa thành công khi nhân viên kế toán đã cập nhật nhà cung cấp vào cơ sở dữ liệu. 7 Quản Lý Khách Hàng Mô tả tóm tắt - Chức năng này hổ trợ cho nhân viên kế toán quản lý được khách hàng của Doanh Nghiệp. Actor tương tác - Kế toán trưởng. Điều kiện tiên quyết - Nhân viên kế toán trưởng phải đăng nhập vào hệ thống với quyền user đăng nhập. Điều kiện tiên quyết Dòng sự kiện chính - Nhân viên kế toán chọn chức năng này bằng cách click vào mục danh mục khách hàng trong phần Danh Mục của ManHinhChinh, hệ thống sẽ hiển thị form FormKhachHang. - Khi muốn thêm khách hàng, nhân viên kế toán nhấn nút “Thêm” trong FormKhachHang để các trường nhập sáng lên. - Nhân viên kế toán phải nhập đầy đủ những thông tin mà hệ thống yêu cầu bao gồm : mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, số tài khoản rồi nhấn vào nút “Thêm”. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật xuống cơ sở dữ liệu. - Khi nhân viên kế toán không muốn thêm dữ liệu nửa nhấn nút “Kết Thúc”. - Khi muốn xóa khách hàng, nhân viên kế toán chọn vào một dòng khách hàng cần xóa trong lưới của danh sách khách hàng rồi nhấn vào nút “Xóa”. - Hệ thống sẽ hiển thị form thông báo hỏi nhân viên kế toán có thực sự muốn xóa khách hàng này không. - Nhân viên kế toán chọn nút “Có”, đồng thời hệ thống sẽ trở lại form FormKhachHang. - Khi muốn sửa Khách Hàng, nhân viên kế toán chọn dòng khách hàng cần sửa trong lưới của danh sách khách hàng rồi chọn nhấn vào nút “Sửa”. - Hệ thống sẽ hiển thị textbox chứa tất cả thông tin của dòng khách hàng đã chọn sửa. - Nhân viên kế toán nhập lại các thông tin của khách hàng cần thay đổi rồi nhấn nút “Xác Nhận”. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật vào cơ sở dữ liệu đồng thời hiển thị form thông báo cập nhật thành công. Dòng sự kiện ngoại lệ - Nếu nhân viên kế toán không nhập đầy đủ thông tin hoặc nhập thông tin không hợp lệ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu nhân viên kế toán nhập lại những thông tin. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Không” của form thông báo có thực sự muốn xóa khách hàng này không thì dòng khách hàng được chọn xóa sẽ vô hiệu lực. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Hủy Bỏ” thì cơ sở dữ liệu sẽ không thay đổi đồng thời quay lại form FormKhachHang. - Nếu nhân viên kế toán nhấn nút “Thoát” thì hệ thống sẽ quay lại form chọn trước đó. Kết quả - Chức năng Thêm thành công khi nhân viên kế toán đã thêm khách hàng mới vào cơ sở dữ liệu. - Chức năng Xóa thành công khi khách hàng đã chọn xóa không còn trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Sửa thành công khi nhân viên kế toán đã cập nhật khách hàng vào cơ sở dữ liệu. 8 Quản Lý Chứng Từ Mua Hàng Mô tả tóm tắt - Chức năng này hổ trợ cho nhân viên kế toán quản lý được chứng từ mua hàng của Doanh Nghiệp. Actor tương tác - Kế toán chứng từ. Điều kiện tiên quyết - Nhân viên kế toán chứng từ phải đăng nhập vào hệ thống với quyền user. Dòng sự kiện chính - Nhân viên kế toán chọn chức năng này bằng cách ở form FormManHinhChinh vào phần Chứng Từ click chọn mục nhập chứng từ phát sinh, hệ thống hiển thị form “Nhập Chứng Phát Sinh” và chọn vào nút radio là Mua Hàng ở phần bên trái của form đó, đồng thời trong form đó cũng hiển thị những thông tin tương ứng. - Khi muốn thêm chứng từ mua hàng, nhân viên kế toán chọn nút “Thêm Chứng Từ” trong form đó để các trường nhập sáng lên. - Nhân viên kế toán phải nhập và chọn đầy đủ những thông tin mà hệ thống yêu cầu bao gồm : số chứng từ, ngày chứng từ, ngày ghi sổ, diễn giải, tài khoản nợ, tài khoản có, số phát sinh, mã nhà cung cấp, mã hàng hóa,… rồi nhấn vào nút “Ghi”. - Trường hợp khi chứng từ mua hàng đó phát sinh nhiều nợ hoặc nhiều có, trong quá trình nhập dữ liệu để thêm chứng từ mua hàng nhân viên kế toán phải chọn nút “Thêm Định Khoản” rồi nhập thêm phát sinh nợ hoặc có, số phát sinh,… theo yêu cầu của hệ thống. - Trường hợp khi chứng từ mua hàng đó có nhiều chi tiết hàng hóa trong quá trình nhập dữ liệu để thêm chứng từ mua hàng nhân viên kế toán phải chọn nút “Thêm Chi Tiết” rồi nhập thêm chi tiết của hàng hóa … theo yêu cầu của hệ thống. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật xuống cơ sở dữ liệu. - Khi nhân viên kế toán không muốn thêm dữ liệu nửa nhấn nút “Kết Thúc”. - Khi muốn xóa chứng từ mua hàng, nhân viên kế toán chọn vào một dòng chứng từ cần xóa trong lưới rồi nhấn vào nút “Xóa”. - Hệ thống sẽ hiển thị form thông báo hỏi nhân viên kế toán có thực sự muốn xóa chứng từ mua hàng này không. - Nhân viên kế toán chọn nút “Có”, đồng thời hệ thống sẽ trở lại form “Nhập Chứng Từ Phát Sinh”. - Khi muốn sửa một chứng từ mua hàng, nhân viên kế toán chọn dòng chứng từ cần sửa trong lưới rồi chọn nhấn vào nút “Sửa”, tất cả những thông tin của chứng từ mua hàng chọn sửa đó sẽ hiện lên theo các trường tương ứng. - Nhân viên kế toán nhập lại các thông tin của chứng từ cần thay đổi rồi nhấn nút “Xác Nhận”. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật vào cơ sở dữ liệu đồng thời hiển thị form thông báo cập nhật thành công. Dòng sự kiện ngoại lệ - Nếu nhân viên kế toán không nhập và chọn đầy đủ thông tin hoặc nhập thông tin không hợp lệ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu nhân viên kế toán nhập và chọn lại những thông tin. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Không” của form thông báo có thực sự muốn xóa chứng từ mua hàng này không thì dòng chứng từ được chọn xóa sẽ vô hiệu lực. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Hủy Bỏ” trong quá trình cập nhật lại chứng từ mua hàng thì cơ sở dữ liệu sẽ không thay đổi đồng thời quay lại trạng thái thêm chứng từ. - Nếu nhân viên kế toán nhấn nút “Thoát” thì hệ thống sẽ quay lại form chọn trước đó. Kết quả - Chức năng Thêm Chứng Từ Mua Hàng thành công khi nhân viên kế toán nhấn nút “Ghi” thì đã có chứng từ mua hàng mới vào cơ sở dữ liệu. - Chức năng Thêm Định Khoản thành công khi chứng từ mua hàng đó có nhiều hơn một tài khoản phát sinh nợ hoặc có trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Thêm Chi Tiết thành công khi chứng từ mua hàng đó có nhiều hơn một chi tiết hàng hóa trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Xóa thành công khi chứng từ mua hàng đã chọn xóa không còn trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Sửa thành công khi nhân viên kế toán đã cập nhật chứng từ mua hàng vào cơ sở dữ liệu. 9 Quản Lý Chứng Từ Bán Hàng Mô tả tóm tắt - Chức năng này hổ trợ cho nhân viên kế toán quản lý được chứng từ bán hàng của Doanh Nghiệp. Actor tương tác - Kế toán bán hàng. Điều kiện tiên quyết - Nhân viên kế toán bán hàng phải đăng nhập vào hệ thống với quyền user Dòng sự kiện chính - Nhân viên kế toán chọn chức năng này bằng cách ở form FormManHinhChinh vào phần Chứng Từ click chọn mục nhập chứng từ phát sinh, hệ thống hiển thị form “Nhập Chứng Phát Sinh” và chọn vào nút radio là “Bán Hàng” ở phần bên trái của form đó, đồng thời trong form đó cũng hiển thị những thông tin tương ứng. - Khi muốn thêm chứng từ bán hàng, nhân viên kế toán chọn nút “Thêm Chứng Từ” trong form đó để các trường nhập sáng lên. - Nhân viên kế toán phải nhập và chọn đầy đủ những thông tin mà hệ thống yêu cầu bao gồm : số chứng từ, ngày chứng từ, ngày ghi sổ, diễn giải, tài khoản nợ, tài khoản có, số phát sinh, mã khách hàng, mã hàng hóa,… rồi nhấn vào nút “Ghi”. - Trường hợp khi chứng từ bán hàng đó phát sinh nhiều nợ hoặc nhiều có, trong quá trình nhập dữ liệu để thêm chứng từ bán hàng nhân viên kế toán phải chọn nút “Thêm Định Khoản” rồi nhập thêm phát sinh nợ hoặc có, số phát sinh,… theo yêu cầu của hệ thống. - Trường hợp khi chứng từ bán hàng đó có nhiều chi tiết hàng hóa trong quá trình nhập dữ liệu để thêm chứng từ bán hàng nhân viên kế toán phải chọn nút “Thêm Chi Tiết” rồi nhập thêm chi tiết của hàng hóa … theo yêu cầu của hệ thống. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật xuống cơ sở dữ liệu. - Khi nhân viên kế toán không muốn thêm dữ liệu nửa nhấn nút “Kết Thúc”. - Khi muốn xóa chứng từ bán hàng, nhân viên kế toán chọn vào một dòng chứng từ cần xóa trong lưới rồi nhấn vào nút “Xóa”. - Hệ thống sẽ hiển thị form thông báo hỏi nhân viên kế toán có thực sự muốn xóa chứng từ bán hàng này không. - Nhân viên kế toán chọn nút “Có”, đồng thời hệ thống sẽ trở lại form “Nhập Chứng Từ Phát Sinh”. - Khi muốn sửa một chứng từ bán hàng, nhân viên kế toán chọn dòng chứng từ cần sửa trong lưới rồi chọn nhấn vào nút “Sửa”, tất cả những thông tin của chứng từ bán hàng chọn sửa đó sẽ hiện lên theo các trường tương ứng. - Nhân viên kế toán nhập lại các thông tin của chứng từ cần thay đổi rồi nhấn nút “Ghi”. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật vào cơ sở dữ liệu đồng thời hiển thị form thông báo cập nhật thành công. Dòng sự kiện ngoại lệ - Nếu nhân viên kế toán không nhập và chọn đầy đủ thông tin hoặc nhập thông tin không hợp lệ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu nhân viên kế toán nhập và chọn lại những thông tin. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Không” của form thông báo có thực sự muốn xóa chứng từ bán hàng này không thì dòng chứng từ được chọn xóa sẽ vô hiệu lực. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Hủy Bỏ” trong quá trình cập nhật lại chứng từ bán hàng thì cơ sở dữ liệu sẽ không thay đổi đồng thời quay lại trạng thái thêm chứng từ. - Nếu nhân viên kế toán nhấn nút “Thoát” thì hệ thống sẽ quay lại form chọn trước đó. Kết quả - Chức năng Thêm Chứng Từ Bán Hàng thành công khi nhân viên kế toán nhấn nút “Xác Nhận” thì đã có chứng từ bán hàng mới vào cơ sở dữ liệu. - Chức năng Thêm Định Khoản thành công khi chứng từ bán hàng đó có nhiều hơn một tài khoản phát sinh nợ hoặc có trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Thêm Chi Tiết thành công khi chứng từ bán hàng đó có nhiều hơn một chi tiết hàng hóa trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Xóa thành công khi chứng từ bán hàng đã chọn xóa không còn trong cơ sở dữ liệu. -Chức năng Sửa thành công khi nhân viên kế toán đã cập nhật chứng từ bán hàng vào cơ sở dữ liệu. 10 Quản Lý Chứng Từ Kết Chuyển Mô tả tóm tắt - Chức năng này hổ trợ cho nhân viên kế toán kết chuyển Actor tương tác - Kế toán chứng từ. Điều kiện tiên quyết - Nhân viên kế toán chứng từ phải đăng nhập vào hệ thống với quyền user đăng nhập. Dòng sự kiện chính - Nhân viên kế toán chọn chức năng này bằng cách ở form FormManHinhChinh vào phần Chứng Từ click chọn mục nhập chứng từ phát sinh, hệ thống hiển thị form “Nhập Chứng Phát Sinh” và chọn vào nút radio là Khác ở phần bên trái của form đó, đồng thời trong form đó cũng hiển thị những thông tin tương ứng. - Khi muốn thêm chứng từ, nhân viên kế toán chọn nút “Thêm Chứng Từ” trong form đó để các trường nhập sáng lên. - Nhân viên kế toán phải nhập và chọn đầy đủ những thông tin mà hệ thống yêu cầu bao gồm : số chứng từ, ngày chứng từ, ngày ghi sổ, diễn giải, tài khoản nợ, tài khoản có, số phát sinh,… rồi nhấn vào nút “Xác Nhận”. - Trường hợp khi một chứng từ phát sinh nhiều nợ hoặc nhiều có, trong quá trình nhập dữ liệu để thêm chứng từ nhân viên kế toán phải chọn nút “Thêm Định Khoản” rồi nhập thêm phát sinh nợ hoặc có, số phát sinh,… theo yêu cầu của hệ thống. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật xuống cơ sở dữ liệu. - Khi muốn xóa chứng từ khác, nhân viên kế toán chọn vào một dòng chứng từ cần xóa trong lưới rồi nhấn vào nút “Xóa”. - Hệ thống sẽ hiển thị form thông báo hỏi nhân viên kế toán có thực sự muốn xóa chứng từ khác này không. - Nhân viên kế toán chọn nút “Yes”, đồng thời hệ thống sẽ trở lại form “Nhập Chứng Từ Phát Sinh”. - Khi muốn sửa một chứng từ khác, nhân viên kế toán chọn dòng chứng từ cần sửa trong lưới rồi chọn nhấn vào nút “Sửa”, tất cả những thông tin của chứng từ chọn sửa đó sẽ hiện lên theo các trường tương ứng. - Nhân viên kế toán nhập lại các thông tin của chứng từ cần thay đổi rồi nhấn nút “Cập Nhật”. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật vào cơ sở dữ liệu đồng thời hiển thị form thông báo cập nhật thành công. Dòng sự kiện ngoại lệ - Nếu nhân viên kế toán không nhập và chọn đầy đủ thông tin hoặc nhập thông tin không hợp lệ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu nhân viên kế toán nhập và chọn lại những thông tin. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “No” của form thông báo có thực sự muốn xóa chứng từ này không thì dòng chứng từ được chọn xóa sẽ vô hiệu lực. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Không Cập Nhật” trong qua trình cập nhật lại chứng từ thì cơ sở dữ liệu sẽ không thay đổi đồng thời quay lại trạng thái thêm chứng từ. - Nếu nhân viên kế toán nhấn nút “Kết Thúc” thì hệ thống sẽ quay lại form ManHinhChinh. Kết quả - Chức năng Thêm Chứng Từ thành công khi nhân viên kế toán nhấn nút “Xác Nhận” thì đã có chứng từ khác mới vào cơ sở dữ liệu. - Chức năng Thêm Định Khoản thành công khi chứng từ khác đó có nhiều hơn một tài khoản phát sinh nợ hoặc có trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Xóa thành công khi chứng từ khác đã chọn xóa không còn trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Sửa thành công khi nhân viên kế toán đã cập nhật chứng từ vào cơ sở dữ liệu. 11 Quản Lý Chứng Từ Khác Mô tả tóm tắt - Chức năng này hổ trợ cho nhân viên kế toán khác hạch toán ngoài các loại chứng từ : mua hàng, bán hàng, tạm ứng lương, khấu hao tài sản cố định, tăng tài sản cố định, giảm tài sản cố định thì mọi chứng từ còn lại sẽ hạch toán vào chứng từ khác. Actor tương tác - Kế toán chứng từ. Điều kiện tiên quyết - Nhân viên kế toán chứng từ phải đăng nhập vào hệ thống với quyền user đăng nhập. Dòng sự kiện chính - Nhân viên kế toán chọn chức năng này bằng cách ở form FormManHinhChinh vào phần Chứng Từ click chọn mục nhập chứng từ phát sinh, hệ thống hiển thị form “Nhập Chứng Phát Sinh” và chọn vào nút radio là Khác ở phần bên trái của form đó, đồng thời trong form đó cũng hiển thị những thông tin tương ứng. - Khi muốn thêm chứng từ, nhân viên kế toán chọn nút “Thêm Chứng Từ” trong form đó để các trường nhập sáng lên. - Nhân viên kế toán phải nhập và chọn đầy đủ những thông tin mà hệ thống yêu cầu bao gồm : số chứng từ, ngày chứng từ, ngày ghi sổ, diễn giải, tài khoản nợ, tài khoản có, số phát sinh,… rồi nhấn vào nút “Ghi”. - Trường hợp khi một chứng từ phát sinh nhiều nợ hoặc nhiều có, trong quá trình nhập dữ liệu để thêm chứng từ nhân viên kế toán phải chọn nút “Thêm Định Khoản” rồi nhập thêm phát sinh nợ hoặc có, số phát sinh,… theo yêu cầu của hệ thống. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật xuống cơ sở dữ liệu. - Khi nhân viên kế toán không muốn thêm dữ liệu nửa nhấn nút “Kết Thút”. - Khi muốn xóa chứng từ khác, nhân viên kế toán chọn vào một dòng chứng từ cần xóa trong lưới rồi nhấn vào nút “Xóa”. - Hệ thống sẽ hiển thị form thông báo hỏi nhân viên kế toán có thực sự muốn xóa chứng từ khác này không. - Nhân viên kế toán chọn nút “Có”, đồng thời hệ thống sẽ trở lại form “Nhập Chứng Từ Phát Sinh”. - Khi muốn sửa một chứng từ khác, nhân viên kế toán chọn dòng chứng từ cần sửa trong lưới rồi chọn nhấn vào nút “Sửa”, tất cả những thông tin của chứng từ chọn sửa đó sẽ hiện lên theo các trường tương ứng. - Nhân viên kế toán nhập lại các thông tin của chứng từ cần thay đổi rồi nhấn nút “Xác Nhận”. - Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ, cập nhật vào cơ sở dữ liệu đồng thời hiển thị form thông báo cập nhật thành công. Dòng sự kiện ngoại lệ - Nếu nhân viên kế toán không nhập và chọn đầy đủ thông tin hoặc nhập thông tin không hợp lệ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu nhân viên kế toán nhập và chọn lại những thông tin. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Không” của form thông báo có thực sự muốn xóa chứng từ này không thì dòng chứng từ được chọn xóa sẽ vô hiệu lực. - Nếu nhân viên kế toán chọn nút “Hủy Bỏ” trong quá trình cập nhật lại chứng từ thì cơ sở dữ liệu sẽ không thay đổi đồng thời quay lại trạng thái thêm chứng từ. - Nếu nhân viên kế toán nhấn nút “Thoát” thì hệ thống sẽ quay lại form chọn trước đó. Kết quả - Chức năng Thêm Chứng Từ thành công khi nhân viên kế toán nhấn nút “Xác Nhận” thì đã có chứng từ khác mới vào cơ sở dữ liệu. - Chức năng thêm định khoản thành công khi chứng từ khác đó có nhiều hơn một tài khoản phát sinh nợ hoặc có trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Xóa thành công khi chứng từ khác đã chọn xóa không còn trong cơ sở dữ liệu. - Chức năng Sửa thành công khi nhân viên kế toán đã cập nhật chứng từ vào cơ sở dữ liệu. 12 Sổ Chi Tiết Hàng Hóa Mua Vào Mô tả tóm tắt - Chức năng này hổ trợ cho nhân viên kế toán quản lý được sổ chi tiết của hàng hóa mua vào của Doanh Nghiệp trong việc báo cáo. Actor tương tác - Kế toán sổ sách. Điều kiện tiên quyết - Nhân viên kế toán sổ sách phải đăng nhập vào hệ thống với quyền user. Dòng sự kiện chính - Nhân viên kế toán chọn chức năng này bằng cách ở form FormManHinhChinh trong phần Sổ Kế Toán xuống mục Sổ Chi Tiết chọn “Hàng Hóa Mua Vào”, hệ thống hiển thị form “Hàng Hóa Mua Vào” chứa danh sách chi tiết hàng hóa mua vào của Doanh Nghiệp. - Khi muốn Xem Và In Danh Sách Chi Tiết Hàng Hóa Mua Vào của doanh nghiệp theo một khoảng thời gian hoặc theo nhà cung cấp hoặc cả hai, nhân viên kế toán phải chọn khoảng thời gian hoặc nhà cung cấp hoặc cả hai cần báo cáo trong form đó rồi nhấn vào nút “XemVàIn”. - Hệ thống sẽ hiển thị danh sách chi tiết hàng hóa đã mua vào theo điều kiện đã chọn trong mẫu báo cáo định sẵn. Dòng sự kiện ngoại lệ - Nếu nhân viên kế toán không chọn khoảng thời gian hoặc nhà cung cấp thì khi nhấn nút “XemVaIn”, hệ thống sẽ hiển thị danh sách chi tiết hàng hóa mua vào theo mặc định điều kiện của hệ thống. - Nếu nhân viên kế toán nhấn nút “Thoát” của form “Hàng Hóa Mua Vào” thì hệ thống sẽ quay lại form ManHinhChinh. Kết quả - Chức năng XemVaIn thành công khi nhân viên kế toán đã hiển thị được mẫu danh sách chi tiết hàng hóa mua vào đúng như điều kiện. 13 Sổ Chi Tiêt Hàng Hóa Bán Ra Mô tả tóm tắt - Chức năng này hổ trợ cho nhân viên kế toán quản lý được sổ chi tiết của hàng hóa bán ra của Doanh Nghiệp trong việc báo cáo. Actor tương tác - Kế toán sổ sách. Điều kiện tiên quyết - Nhân viên kế toán sổ sách phải đăng nhập vào hệ thống với quyền user Dòng sự kiện chính - Nhân viên kế toán chọn chức năng này bằng cách ở form FormManHinhChinh trong phần Sổ Kế Toán xuống mục Sổ Chi Tiết chọn “Hàng Hóa Bán Ra”, hệ thống hiển thị form “Hàng Hóa Bán Ra” chứa danh sách chi tiết hàng hóa đã bán ra của Doanh Nghiệp. - Khi muốn xem và in danh sách chi tiết hàng hóa bán ra của doanh nghiệp theo một khoảng thời gian hoặc theo khách hàng hoặc cả hai, nhân viên kế toán phải chọn khoảng thời gian hoặc Khách Hàng hoặc cả hai cần báo cáo trong form đó rồi nhấn vào nút “XemVaIn”. - Hệ thống sẽ hiển thị danh sách chi tiết hàng hóa đã bán ra theo điều kiện đã chọn trong mẫu báo cáo định sẵn. Dòng sự kiện ngoại lệ - Nếu nhân viên kế toán không chọn khoảng thời gian hoặc khách hàng thì khi nhấn nút “XemVàIn”, hệ thống sẽ hiển thị danh sách chi tiết hàng hóa bán ra theo mặc định điều kiện của hệ thống. - Nếu nhân viên kế toán nhấn nút “Thoát” của form “Hàng Hóa Bán Ra” thì hệ thống sẽ quay lại form chọn trước đó. Kết quả - Chức năng XemVàIn thành công khi nhân viên kế toán đã hiển thị được mẫu danh sách chi tiết hàng bán ra vào đúng như điều kiện. 14 Sổ Chi Tiết Phải Trả Người Bán Mô tả tóm tắt - Chức năng này hổ trợ cho nhân viên kế toán quản lý được sổ chi tiết phải trả người bán của doanh nghiệp trong việc báo cáo. Actor tương tác - Kế toán sổ sách. Điều kiện tiên quyết - Nhân viên kế toán sổ sách phải đăng nhập vào hệ thống với quyền user Dòng sự kiện chính - Nhân viên kế toán chọn chức năng này bằng cách ở form FormManHinhChinh trong phần Sổ Kế Toán xuống mục Sổ Chi Tiết chọn “Phải Trả Người Bán”, hệ thống hiển thị form “Phải Trả Người Bán” chứa danh sách chi tiết phải trả người bán của Doanh Nghiệp. - Khi muốn xem và in danh sách chi tiết phải trả người bán của doanh nghiệp theo một khoảng thời gian hoặc theo nhà cung cấp hoặc cả hai, nhân viên kế toán phải chọn khoảng thời gian hoặc nhà cung cấp hoặc cả hai cần báo cáo trong form đó rồi nhấn vào nút “XemVàIn”. - Hệ thống sẽ hiển thị danh sách chi tiết phải trả người bán theo điều kiện đã chọn trong mẫu báo cáo định sẵn. Dòng sự kiện ngoại lệ - Nếu nhân viên kế toán không chọn khoảng thời gian hoặc nhà cung cấp thì khi nhấn nút “XemVaIn”, hệ thống sẽ hiển thị danh sách chi tiết phải trả người bán theo mặc định điều kiện của hệ thống. - Nếu nhân viên kế toán nhấn nút “Thoát” của form “Phải Trả Người Bán” thì hệ thống sẽ quay lại form chọn trước đó. Kết quả - Chức năng XemVàIn thành công khi nhân viên kế toán đã hiển thị được