Đề tài Hệ thống quản lý dược phẩm bệnh viện quận 2 - Thành phố Hồ Chí Minh

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TOÁN ỨNG DỤNG ------------------
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Đề tài: HỆ THỐNG QUẢN LÝ DƯỢC PHẨM BỆNH VIỆN QUẬN 2 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Giảng viên hướng dẫn: LÊ MẬU LONG Sinh viên thực hiện: NGUYỂN HOÀNG THIỆN NGUYỄN LÊ MINH TUẤN Lớp : 07TH3D Khoá : 2007-2011 TP. Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2011 LỜI CÁM ƠN Để hoàn thành luận văn này, chúng tôi đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ và góp ý nhiệt tình của quí thầ cô trường Đại học Tôn Đức Thắng. Trước hết, chúng tôi xin chân thành cảm ơn đến quí thầy cô trường Đại học Tôn Đức Thắng, đặc biệt là những thầy cô đã tận tình dạy bảo cho chúng tôi suốt thời gian học tập tại trường. Chúng tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến thầy Lê Mậu Long đã dảnh rất nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn nghiên cứu và giúp chúng tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Nhân đây, chúng tôi cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ công nhân viên bệnh viện quận 2, đặc biệt là bác sĩ Trương Thanh Trung – giám đốc bệnh viện đã hết lòng tạo điều kiện, hỗ trợ, giúp đỡ chúng tôi về vấn đề chuyên môn trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Mặc dù chúng tôi đã cố gắng hoàn thiện luận văn bằng tất cả sự nhiệt tình và năng lực của mình, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quí báu của thầy cô và các bạn. NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN 3 LỜI MỞ ĐẦU 10 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 11 1.1. Giới thiệu hệ thống 11 1.1.1. Mô tả phạm vi hệ thống 11 1.1.2. Ràng buộc hệ thống 11 1.1.2.1. Các qui định về nghiệp vụ 11 1.1.2.2. Các hạn chế về nhân lực 12 1.1.2.3. Các hạn chế về thời gian khảo sát hiện trạng 12 1.1.2.4. Các hạn chế về thời gian thực hiện dự án 12 1.1.3. Phát sinh về quản lí 12 1.1.3.1. Các thành viên tham gia 12 1.1.3.2. Vai trò của từng thành viên 12 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH 13 2.1. Phỏng vấn 13 2.1.1. Chi tiết buổi phỏng vấn số 1 14 2.1.2. Chi tiết buổi phỏng vấn số 2 16 2.1.3. Chi tiết buổi phỏng vấn số 3 18 2.2. Phân tích hiện trạng 20 2.2.1. Tổ chức chính quyền/sở y tế 20 2.2.2. Ban giám đốc bệnh viện 20 2.2.3. Bộ phận quản lí dược phẩm 20 2.2.4. Nhân viên nhà thuốc bệnh viên 20 2.2.5. Bộ phận tài chính kế toán 20 2.3. Phân tích yêu cầu hệ thống 21 2.3.1. Yêu cầu chức năng 21 2.3.2. Yêu cầu phi chức năng 22 2.3.3. Yêu cầu về khối lượng dữ liệu có thể 22 2.3.4. Yêu cầu bảo mật 22 2.3.5. Yêu cầu về giao diện 22 2.3.6. Yêu cầu an toàn 22 2.4. Phân tích dữ liệu 23 2.4.1. Mô hình ER cho hệ thống 23 2.4.2. Mô hình DFD của hệ thống 24 2.4.2.1. Mô hình DFD tổng quan: 24 2.4.2.3. Mô hình DFD cấp 2 26 2.4.2.3.1. Phân rã ô xử lí số 1 ở mô hình cấp 2 – Quản lí dược phẩm 26 2.4.2.3.2. Phân rã ô xử lí số 2 ở mô hình cấp 2 35 2.4.3. Mô hình tổ chức dữ liệu 37 2.4.4. Mô hình vật lí dữ liệu 38 2.4.4.1. KhachHang (MaKH, TenKH, DiaChi, Tuoi, GioiTinh, DienThoai, HienThi) 38 2.4.4.2. BietDuoc(MaBD, TenBD, MaLoaiSP, MaNhaCC, MaNuocSX, MaLoaiBD, MaHoatChat, MaDVT, HamLuong, GhiChu, DieuKienBQ, HienThi) 38 2.4.4.3. LoaiBietDuoc (MaLoaiBD, TenLoaiBD, HienThi) 39 2.4.4.4. HoatChat (MaHoatChat, TenHoatChat, HienThi) 39 2.4.4.5. SanPhamKhac (MaSPK,TenSPK, MaLoaiSP, MaNhaCC, MaNuocSX, MaDVT, DieuKienBQ, HienThi) 40 2.4.4.6. NuocSanXuat (MaNuocSX, TenNuocSX, HienThi) 40 2.4.4.7. NhaCungCap (MaNhaCC, TenNhaCC, DiaChi, DienThoai, Fax, SoDKKD, GhiChu, HienThi) 41 2.4.4.8. DonViTinh (MaDVT, TenDVT, HienThi) 41 2.4.4.9. ChanBenh (MaBenh, TenBenh, HienThi) 42 2.4.4.10. HoaDonNhap (STT, MaHDN, NgayLapHD, NgayNhap, LiDoNhap, HienThi) 42 2.4.4.11. HoaDonXuat (STT, MaHDX, NgayLapHD, NgayXuat, LiDoXuat, HienThi) 42 2.4.4.12. ChiTietHoaDonNhap(MaCTHDN, MaHDN, MaLoaiSP, MaLoaiBD, MaBD, MaSPK, MaDVT, NgaySanXuat, NgayHetHan, MaNuocSX, MaNhaCC, SoLo, SoLuong, GiaBan, VAT, HienThi) 43 2.4.4.13. ChiTietHoaDonXuat(MaCTHDX, MaHDX, MaLoaiSP, MaLoaiBD, MaBD, MaSPK, MaDVT, MaNuocSX, MaKH, MaBenh, SoLuong, GiaBan, VAT, CachDung, HienThi) 44 2.4.4.14. NguoiDung (TenNguoiDung, MatKhau, VaiTro, HienThi) 45 2.4.4.15. LoaiSanPham (MaLoaiSP, TenLoaiSP) 45 CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 46 3.1. Cấu trúc chức năng hệ thống 46 3.1.1. Chức năng về danh mục/ số liệu ban đầu 46 3.1.2. Chức năng hệ thống: 46 3.1.3. Thống kê báo cáo 47 3.1.4. Trợ giúp 47 3.2. Cây cấu trúc chức năng phần mềm 48 3.3. Thiết kế chức năng phần mềm 48 3.3.1. Mô hình ba lớp 48 3.3.2. Thiết kế chức năng 50 3.3.2.1. Giao diện 50 3.3.2.2. Xử lí 51 3.3.2.3. Cơ sở dữ liệu 56 3.3.2.4. Sơ đồ liên kết các giao diện 68 3.3.2.5. Danh sách các màn hình giao diện 69 CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT 72 4.1. Môi trường lập trình và các công cụ hỗ trợ phát triển đã sử dụng 72 4.1.1. Mã nguồn 72 4.1.2. Cơ sở dữ liệu 72 4.1.3. Báo cáo - biểu mẫu 72 4.1.4. Trợ giúp 72 4.1.5. Tạo bộ cài đặt chương trình 72 4.1.6. Chế độ màn hình hiển thị tốt nhất 72 4.1.7. Font chữ - bộ gõ tiếng Việt 72 4.1.8. Hệ điều hành hỗ trợ 73 4.2. Giao diện chương trình 73 4.2.1. Màn hình chính của chương trình (form Main) 73 4.2.2. Hệ thống menu 74 4.2.2.1. Danh mục 74 4.2.2.2. Hóa đơn 74 4.2.2.3. Báo cáo 75 4.2.2.4. Hệ thống 75 4.2.2.5. Trợ giúp 75 4.2.3. Giao diện các màn hình con 76 4.2.3.1. Giao hiện đăng nhập 76 4.2.3.2. Giao diện quản lí người dùng 76 4.2.3.3. Giao diện tìm kiếm 77 4.2.3.4. Giao diện danh mục biệt dược 78 4.2.3.5. Giao diện danh mục loại biệt dược 78 4.2.3.6. Giao diện danh mục hoạt chất 79 4.2.3.7. Giao diện danh mục sản phẩm khác 79 4.2.3.8. Giao diện danh mục nước sản xuất 80 4.2.3.9. Giao diện danh mục nhà cung cấp 80 4.2.3.10. Giao diện danh mục loại bệnh 81 4.2.3.11. Giao diện danh mục đơn vị tính 81 4.2.3.12. Giao diện hóa đơn nhập 82 4.2.3.13. Giao diện báo cáo hóa đơn nhập 83 4.2.3.14. Giao diện hóa đơn xuất 84 4.2.3.15. Giao diện báo cáo hóa đơn xuất 85 4.2.3.16. Giao diện hướng dẫn sử dụng 86 4.2.3.17. Giao diện giới thiệu 87 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 88 5.1. Kết luận 88 5.2. Hạn chế 88 5.3. Hướng phát triển đề tài 88 CHƯƠNG 6: DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Tên hình vẽ  Trang   Hình 2.2: Sơ đồ hiện trạng Hình 2.4.1: Mô hình ER cho hệ thống Hình 2.4.2.1: Mô hình DFD tổng quan Hình 2.4.2.2: Mô hình DFD cấp 1 Hình 2.4.2.3.1: DFD xử lí biệt dược Hình 2.4.2.3.2: DFD xử lí loại biệt dược Hình 2.4.2.3.3: DFD xử lí hoạt chất Hình 2.4.2.3.4: DFD xử lí sản phẩm khác Hình 2.4.2.3.5: DFD xử lí nhà cung cấp Hình 2.4.2.3.6: DFD xử lí nước sản xuất Hình 2.4.2.3.7: DFD xử lí đơn vị tính Hình 2.4.2.3.8: DFD xử lí chẩn bệnh Hình 2.4.2.3.9: DFD xử lí chẩn bệnh Hình 2.4.2.3.2.1: DFD xử lí hoá đơn nhập Hình 2.4.2.3.2.2: DFD xử lí hoá đơn xuất Hình 3.2: Cây cấu trúc phần mềm Hình 3.3.1: Mô hình 3 lớp Hình 3.3.2.2: Màn hình danh mục đơn vị tính Hình 3.3.2.2.1: Xử lí thêm mới trong form Đơn vị tính Hình 3.3.2.2.2: Xử lí ghi vào cơ sở dữ liệu trong form Đơn vị tính Hình 3.3.2.2.3: Xử lí xóa trong cơ sở dữ liệu trong form Đơn vị tính Hình 3.3.2.2.4: Mô hình Diagrams Hình 3.3.2.3: Bảng cơ sở dữ liệu Hình 3.3.2.4: Sơ đồ liên kết các giao diện Hình 4.2.1: Giao diện chính của chương trình. Hình 4.2.2.1: Giao diện menu danh mục. Hình 4.2.2.2: Giao diện menu hóa đơn. Hình 4.2.2.3: Giao diện menu báo cáo. Hình 4.2.2.4: Giao diện menu hệ thống. Hình 4.2.2.5: Giao diện menu trợ giúp. Hình 4.2.3.1: Giao diện đăng nhập Hình 4.2.3.2: Giao diện quản lí người dùng. Hình 4.2.3.3: Giao diện tìm kiếm. Hình 4.2.3.4: Giao diện danh mục biệt dược. Hình 4.2.3.5: Giao diện danh mục loại biệt dược. Hình 4.2.3.6: Giao diện danh mục hoạt chất. Hình 4.2.3.7: Giao diện danh mục sản phẩm khác Hình 4.2.3.8: Giao diện danh mục nước sản xuất. Hình 4.2.3.9: Giao diện danh mục nhà cung cấp. Hình 4.2.3.10: Giao diện danh mục loại bệnh. Hình 4.2.3.11: Giao diện danh mục đơn vị tính. Hình 4.2.3.12: Giao diện hóa đơn nhập. Hình 4.2.3.13: Giao diện báo cáo hóa đơn nhập. Hình 4.2.3.14: Giao diện hóa đơn xuất. Hình 4.2.3.15: Giao diện báo cáo hóa đơn xuất. Hình 4.2.3.16: Giao diện hướng dẫn sử dụng. Hình 4.2.3.17: Giao diện giới thiệu.  21 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 48 49 51 52 53 54 55 56 68 73 74 74 75 75 75 76 76 77 78 78 79 79 80 80 81 81 82 83 84 85 86 87   LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống, trong đó có lĩnh vực quản lí. Tin học hóa công tác quản lí giúp nâng cao hiệu suất công việc, đảm bảo tính chính xác cao. Mỗi bệnh viện dù lớn hay nhỏ, bên cạnh cơ cấu quản lí nhân sự , tiền lương, đào tạo… thì cơ cấu quản lí dược phẩm là một vấn đề quan trọng và phức tạp, nhất là đối với những bệnh viện lớn. Được sự hỗ trợ nhiệt tình của ban giám đốc, các cán bộ công nhân viên bệnh viện quận 2, chúng tôi có cơ hội khảo sát qui trình quản lí dược phẩm tại nhà thuốc của bệnh viện. Đây là một trong những đơn vị điển hình, đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lí. Bệnh viện quận 2 là một trong những bệnh viện lớn tại thành phố Hồ Chí Minh với số lượng nhân viên trên 100 người, phụ trách việc chăm sóc sức khỏe cho nhân dân quận 2 và các vùng lân cận. Nhà thuốc bệnh viện với số lượng dược phẩm lên tới trên một ngàn loại, việc quản lí dược phẩm của các cán bộ công nhân viên tại nhà thuốc gặp phải nhiều khó khăn, sai sót là không thể tránh được. Vì vậy nhu cầu ứng dụng tin học vào việc quản lí dược phẩm là một nhu cầu tất yếu. Từ năm 2005 đến nay, sự có mặt của tin học đã giúp nhân viên nhà thuốc đỡ vất vả hơn trong việc quản lí, với phần mềm chạy trên nền Windows XP cùng với cơ sở dữ liệu Oracle. Do một số hạn chế về tính năng nên chương trình chưa thỏa mãn được các nhu cầu phức tạp của cán bộ chuyên trách. Để hỗ trợ nhân viên nhà thuốc có được một công cụ quản lí thuận tiện, chính xác, tiết kiệm thời gian cũng như tận dụng tốc độ xử lí của máy tính, chúng tôi xây dựng phần mềm “QUẢN LÍ NHÀ THUỐC BỆNH VIỆN QUẬN 2”. Sau khi tìm hiểu kĩ qui trình quản lí dược phẩm, căn cứ vào tình hình và nhu cầu thực tế tại nhà thuốc bệnh viện, chúng tôi quyết định xây dựng chương trình trên nền tảng ngôn ngữ C# và chọn cơ sở dữ liệu là SQL Server 2005. Bước đầu phần mềm này sẽ cung cấp những chức năng cơ bản, cần thiết nhất đối với công tác quản lí dược phẩm tại nhà thuốc bệnh viện, hỗ trợ việc lập và quản lí hóa đơn nhập/xuất dược phẩm cũng như hỗ trợ việc kết xuất những loại báo cáo thường xuyên sử dụng tại bệnh viện cho người sử dụng. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN Giới thiệu hệ thống Mô tả phạm vi hệ thống Cơ cấu tổ chức quản lí dược phẩm ở nhà thuốc bệnh viện bao gồm các bộ phận: Bộ phận quản lí dược phẩm: quản lí về dược phẩm. Bộ phận tài chính kế toán: quản lí về tiền nhập/xuất dược phẩm. Trên cơ sở số lượng dược phẩm hiện có, bộ phận quản lí dược phẩm sẽ lưu trữ, cập nhật, quản lí các thông tin về dược phẩm như tên dược phẩm, loại dược phẩm (thuốc hay sản phẩm khác thuốc), nhóm thuốc, hoạt chất, ngày sản xuất, ngày hết hạn, số lô, nhà cung cấp, nước sản xuất. Hàng tháng, bộ phận quản lí dược phẩm sẽ tiến hành lập kế hoạch mua dược phẩm mới, ban giám đốc sẽ xét duyệt sau đó chuyển cho bộ phận tài chính kế toán tiến hành thanh toán. Hàng tháng, bộ phận quản lí dược phẩm sẽ tiến hành cập nhật lại số lương của từng loại thuốc, thống kê những loại thuốc sắp hết hạn, kết xuất các báo cáo để báo cáo lên cấp trên. Trong quá trình công tác, bộ phận quản lí dược phẩm sẽ theo dõi và kiểm soát chất lượng dược phẩm, tiến hành loại bỏ những dược phẩm không đạt chất lượng hay hết hạn sử dụng. Bệnh viện thực hiện lưu trữ, quản lí các hóa đơn nhập/xuất dược phẩm để phục vụ cho việc thống kê, kiểm soát định kì. Ràng buộc hệ thống Các qui định về nghiệp vụ Mỗi loại dược phẩm (bao gồm thuốc và sản phẩm khác thuốc) được đánh mã số theo qui định của bệnh viện, Giá dược phẩm phụ thuộc vào giá mà nhà cung cấp đưa ra. %giá/ dược phẩm bệnh viện thu là theo qui định của sở y tế, nhà thuốc bệnh viện không được tùy tiện tăng số % này như những nhà thuốc tư nhân bên ngoài. Các quyết định thêm loại dược phẩm, nhập dược phẩm mới, chọn nhà cung cấp dược phẩm… đều thông qua sự xét duyệt, phê chuẩn của ban giám đốc bệnh viện và theo qui chế của Nhà nước. Các báo cáo phải gửi đúng hạn, theo biểu mẫu định sẵn chung cho tất cả các bệnh viện, được qui định bởi tổ chức chính quyền và Sở y tế. Các hạn chế về nhân lực Thành viên thực hiện hệ thống chỉ có hai người, bao gồm các công việc khảo sát hiện trạng, thu thập sưu liệu, phân tích, thiết kế, cài đặt, kiểm tra lỗi, bảo trì. Các hạn chế về thời gian khảo sát hiện trạng Hạn chế về thời gian tiếp xúc với các cán bộ chuyện trách các nghiệp vụ quản lí của bệnh viện. Đa số là trong giờ hành chính, tối đa khoảng 3-5 buổi. Mỗi buổi khoảng 0.5 giờ. Các hạn chế về thời gian thực hiện dự án Do nhu cầu cấp thiết cần có một hệ thống quản lí dược phẩm vì số lượng dược phẩm (thuốc và sản phẩm khác thuốc) ngày càng lớn, công việc quản lí trở nên phức tạp, dễ dẫn đến sai sót, nhất là trong việc theo dõi, lập báo cáo vốn đòi hỏi sự chính xác cao. Phát sinh về quản lí Các thành viên tham gia Tất cả các cán bộ viên chức đang đảm nhận nhiệm vụ tại nhà thuốc bệnh viện. Các cán bộ các phòng ban, bộ phận có liên quan. Người quản trị. Vai trò của từng thành viên Các cán bộ viên chức sẽ nhập liệu và cập nhật trên máy vi tính, tức là sẽ làm công tác nhập liệu và khai thác dữ liệu. Riêng người quản trị có thêm nhiệm vụ phân quyền cho từng thành viên được truy cập và thay đổi thông tin nào về dược phẩm hay hóa đơn đã được lưu trong cơ sở dữ liệu. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH Phỏng vấn Kế hoạch phỏng vấn tổng quan Hệ thống: HỆ QUẢN LÍ DƯỢC PHẨM NHÀ THUỐC BỆNH VIỆN QUẬN 2 Người lập: Nguyễn Hoàng Thiện Nguyễn Lê Minh Tuấn Ngày lập: 09/04/2011   STT  Chủ đề  Yêu cầu  Bắt đầu  Kết thúc   1  Qui trình quản lí thông tin các loại dược phẩm trong nhà thuốc bệnh viện.  Nắm rõ các thông tin của các loại dược phẩm mà nhà thuốc bệnh viện chắc chắn muốn quản lí.  10/04/2011  14/04/2011   2  Qui trình quản lí xuất/nhập các loại dược phẩm trong nhà thuốc bệnh viện.  Nắm rõ qui trình xuất/nhập các loại dược phẩm trong nhà thuốc bệnh viện, các thông tin cần lưu trữ về việc xuất/nhập các loại dược phẩm.  10/04/2011  14/04/2011   3  Hệ thống máy móc, phần mềm  Nắm rõ tài nguyên máy móc, trang thiết bị, hệ điều hành mà nhà thuốc hiện đang sử dụng.  10/04/2011  14/04/2011   Chi tiết buổi phỏng vấn số 1 Chi tiết buổi phỏng vấn số 1 Chủ đề: QUI TRÌNH QUẢN LÍ THÔNG TIN CÁC LOẠI DƯỢC PHẨM TRONG NHÀ THUỐC BỆNH VIỆN QUẬN 2. Người phỏng vấn: Nguyễn Hoàng Thiện, Nguyễn Lê Minh Tuấn. Người được phỏng vấn: Trương Thanh Trung Vị trí/chức vụ hiện tại: Giám đốc bệnh viện Ngày lập: 10/04/2011   STT  Câu hỏi  Ghi nhận   1  Qui trình quản lí dược phẩm của nhà thuốc bệnh viện hiện nay tuân theo những tiêu chí nào?  Vì đây là một cơ quan nhà nước nên các qui trình quản lí đều phải tuân theo các chỉ thị và công văn của tổ chức chính quyền và Sở y tế một cách nghiêm ngặt.   2  Xin cho biết cụ thể hơn về vai trò của tổ chức chính quyền và Sở y tế đối với hoạt động của bệnh viện?  Quản lí các thông tin và ban hành các quyết định, nghị định cơ bản hướng dẫn quản lí dược phẩm trong nhà thuốc bệnh viện.   3  Đối với mỗi loại dược phẩm, nhà thuốc bệnh viện cần lưu trữ những thông tin gì?  Hiện tại nhà thuốc bệnh viện chia dược phẩm làm hai loại chính: thuốc và sản phẩm khác thuốc. Với thuốc thì nhà thuốc lưu trữ các thông tin như tên thuốc, loại thuốc, hoạt chất chính của thuốc, ngày sản xuất, ngày hết hạn, số lô, điều kiện bảo quản, đơn vị tính, nước sản xuất, nhà cung cấp Với sản phẩm khác thuốc thì nhà thuốc lưu trữ các thông tin như tên sản phẩm, ngày sản xuất, ngày hết hạn, số lô, điều kiện bảo quản, đơn vị tính, nước sản xuất và nhà cung cấp.   4  Nhà thuốc bệnh viện quản lí dược phẩm như thế nào?  Nhà thuốc quản lí thuốc theo nhóm thuốc, theo hoạt chất chính của chúng.   5  Hiện tại nhà thuốc đang quản lí bao nhiêu nhóm thuốc?  Tôi sẽ cung cấp cho bạn danh mục nhóm thuốc mà nhà thuốc hiện đang sử dụng.   6  Hiện tại có bao nhiêu loại hoạt chất mà nhà thuốc đang quản lí?  Đây là danh mục hoạt chất mà bệnh viện hiện đang sử dụng.   7  Một loại thuốc có thể thuộc nhiều nhóm thuốc hay không?  Một loại thuốc chỉ thuộc một nhóm thuốc duy nhất.   8  Đối với những loại thuốc không còn được bán nữa, nhà thuốc xử lí như thế nào?  Chúng tôi xóa chúng ra khỏi danh mục thuốc hiện thời nhưng vẫn giữ lại trong cơ sở dữ liệu.   9  Tại sao không xóa hẳn những loại thuốc đó khỏi cơ sở dữ liệu?  Để phục vụ cho việc đối chiếu số liệu cũng như tra cứu về sau khi có nhu cầu.   10  Các loại báo cáo nào nhà thuốc phải trình lên cho ban giám đốc phê duyệt?  Báo cáo nhập thêm loại dược phẩm mới. Báo cáo dược phẩm sắp hết hạn sử dụng. Báo cáo dược phẩm sắp hết số lượng. Hóa đơn nhập dược phẩm.   11  Các loại báo cáo trên có theo một biểu mẫu qui định nào không?  Có. Tôi sẽ cung cấp mẫu cho bạn.   Chi tiết buổi phỏng vấn số 2 Chi tiết buổi phỏng vấn số 2 Chủ đề: QUI TRÌNH QUẢN LÍ XUẤT NHẬP DƯỢC PHẨM TẠI NHÀ THUỐC BỆNH VIỆN QUẬN 2. Người trực tiếp phỏng vấn: Nguyễn Hoàng Thiện, Nguyễn Lê Minh Tuấn. Người được phỏng vấn: Trương Thanh Trung Vị trí/chức vụ hiện tại: Giám đốc bệnh viện Ngày lập: 12/04/2011   STT  Câu hỏi  Ghi nhận   1  Xin cho biết tổng quan về qui trình quản lí nhập/xuất dược phẩm tại bệnh viện?  Qui trình quản lí nhập xuất dược phẩm tuân theo các nguyên tắc, qui định về quản lí dược phẩm theo tiêu chuẩ n nhà thuốc GPP do Nhà nước ban hành.   2  Xin cho biết cụ thể hơn về qui trình nhập/xuất dược phẩm tại nhà thuốc?  Qui trình chung đối với việc nhập dược phẩm bao gồm các bước: Lập kế hoạch mua thuốc: bao gồm các kế hoạch mua hàng thường kì (hàng tuần, hàng tháng, hàng quí, đột xuất). Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín. Đàm phán kí hợp đồng. Lập đơn đặt hàng. Gửi đơn đặt hàng trực tiếp hoặc email … Kiểm nhận hàng. Qui trình chung đối với việc xuất dược phẩm bao gồm các bước: Tiếp nhận đơn thuốc. Kiểm tra đơn thuốc. Lựa chon thuốc, tư vấn nếu có. Lập phiếu tính tiền – báo giá – thu tiền.   3  Nhà thuốc có cần lưu trữ lại danh mục các nhà cung cấp không?  Có chứ.   4  Vậy trong danh mục đó cần lưu những thông tin gì?  Danh mục đó bao gồm các nội dung: tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, số fax, số đăng kí kinh doanh.   5  Xin hỏi việc kiểm nhận hàng cụ thể là như thế nào?  Việc kiểm nhận hàng bao gồm các bước: Nhân viên nhà thuốc sẽ kiểm tra chủng loại, tên thuốc, hàm lượng, số lô, hạn dùng trên hóa đơn và thực tế phải trùng khớp nhau. Nếu có sai lệch thì đề nghị chỉnh sửa lại hóa đơn hoặc không nhận đơn hàng đó. Dược sĩ nhà thuốc chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng thuốc khi nhập hàng. Nếu thấy thuốc đạt chất lượng, hóa đơn chứng từ phù hợp thì cho nhận hàng, nhập thông tin mua hàng vào phần mềm.   6  Việc xuất thuốc có theo nguyên tắc nào không?  Có. Theo nguyên tắc FIFO (thuốc nhập trước cấp phát trước) và FEFO (thuốc hết hạn trước xuất trước).   7  Việc kiểm soát chất lượng thuốc được tiến hành thế nào?  Bao gồm các bước: Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc, xuất xứ của thuốc. Kiểm tra cảm quan chất lượng thuốc. Kiểm tra điều kiện bảo quản của từng loại thuốc. Sử dụng phần mềm theo dõi hạn dùng của tất cả các loại thuốc.   8  Nhà thuốc lập hóa đơn xong có cần gửi hóa đơn đó đi đâu không?  Hóa đơn đó sẽ được trình lên ban giám đốc xét duyệt sau đó chuyển xuống cho phòng tài vụ thanh toán.   9  Bao lâu thì lập hóa đơn nhập dược phẩm một lần?  Định kì là một tháng một lần. Tuy nhiên vẫn có trường hợp đột xuất, chẳng hạn như xuất hiện bệnh dịch.   10  Các hóa đơn đó có cần theo một biểu mẫu qui định nào không?  Có. Đây là mẫu hóa đơn.   11  Có bao giờ xảy ra sai sót trong việc lập hóa đơn không?  Thỉnh thoảng vẫn có.   12  Lí do xảy ra sai sót?  Do số lượng thuốc mỗi lần nhập về là khá lớn nên sai sót là khó tránh khỏi.   Chi tiết buổi phỏng vấn số 3 Chi tiết buổi phỏng vấn số 3 Chủ đề: HỆ THỐNG MÁY MÓC, THIẾT BỊ, PHẦN MỀM. Người trực tiếp phỏng vấn: Nguyễn Hoàng Thiện, Nguyễn Lê Minh Tuấn. Người được phỏng vấn: Trương Thanh Trung Vị trí/chức vụ hiện tại: Giám đốc bệnh viện Ngày lập: 14/04/2011   STT  Câu hỏi  Ghi nhận   1  Hiện tại nhà thuốc có sử dụng phần mềm nào để quản lí dược phẩm trong nhà thuốc không?  MediSoft   2  Môi trường của phần mềm này là gì?  C#   3  Phần mềm chạy trên hệ điều hành nào?  Windows.   4  Hiện tại bệnh viện có bao nhiêu máy tính dành cho việc quản lí ?  3 máy.   5  Cấu hình cụ thể của từng máy? Và hệ điều hành nào đang được sử dụng ở mỗi máy?  Máy 1: CPU: Pentium 4 - 2.6 Ghz. RAM: 256 Mb. HDD: 80 Gb. OS: Windows XP. Máy 2: CPU: Pentium 4 - 2.4 Ghz. RAM: 256 Mb. HDD: 80 Gb. OS: Windows XP. Máy 3: CPU: Pentium 4 – 3.0 Ghz. RAM: 256 Mb. HDD: 80 Gb. OS: Windows XP.   6  Dữ liệu quản lí dược phẩm ở nhà thuốc được lưu trữ ra sao?  Bệnh viện có 1 cơ sở dữ liệu Oracle dùng chung cho tất cả các máy.   7  Bệnh viện có quan tâm tới tốc độc xử lí công việc của máy tính không?  Không quan tâm lắm.   8  Hiện tại các máy tính trong bệnh viện có nối mạng cục bộ không?  Có. Các máy tính trong bệnh viện có nối mạng cuc bộ ngang hàng.   9  Bệnh viện có nhu cầu nối mạng internet cho các máy tính không?  Không. Vì đây là dữ liệu quan trọng nên chúng tôi không nối mạng internet vì vấn đề bảo mật dữ liệu.   Phân tích hiện trạng Tổ chức chính quyền/sở y tế Quản lí các thông tin và ban hàng các quyết định, nghị định, các qui định cơ bản hướng dẫn quản lí dược phẩm tại nhà thuốc bệnh viện. Cung cấp các thông tin, tiêu chuẩn, quyết định để hệ thống quản lí dược phẩm tại nhà thuốc bệnh viện hoạt động. Ban giám đốc bệnh viện Xét duyệt, kí các văn bản liên quan đến việc quản lí dược phẩm tại nhà thuốc bệnh viện . Bộ phận quản lí dược phẩm Có chức năng quản lí, sắp xếp, lưu trữ các thông tin về dược phẩm, theo dõi và tiến hành kiểm soát chất lượng dược phẩm định kì. Lập kế hoạch mua thuốc thường kì (hàng tuần, hàng tháng, hàng quí, đột xuất) và các hóa đơn nhập/xuất dược phẩm. Kết xuất các báo biểu trình lên bao giám đốc duyệt. Nhân viên nhà thuốc bệnh viên Là những người chịu sự quản lí theo các qui định của các bộ phận trên. Bộ phận tài chính kế toán Thực hiện kế toán tiền mua/bán dược phẩm dựa trên các văn bản đã được trình kí và đóng mộc. Hình 2.2: Sơ đồ hiện trạng Phân tích yêu cầu hệ thống Yêu cầu chức năng Hỗ trợ nghiệp vụ nhập, lưu trữ, quản lí thông tin dươc phẩm (bao gồm thuốc và sản phẩm khác thuốc). Hỗ trợ nghiệp vụ nhập, lưu trữ, quản lí các thông tin khác có liên quan như khách hàng, nhà cung cấp, nước sản xuất, đơn vị tính, loại bệnh. Hỗ trợ nghiệp vụ lập hóa đơn nhập/xuất dược phẩm. Hỗ trợ cảnh báo dược phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hỗ trợ chức năng tìm kiếm theo tên dược phẩm, theo mã hóa đơn hay theo ngày lập hóa đơn. Kết xuất các báo cáo, in ấn các báo biểu có liên quan theo mẫu qui định. Yêu cầu phi chức năng Người sử dụng phần mềm Quản lí dược phẩm có thể không biết nhiều về máy tính do đó phần hướng dẫn sử dụng phải rõ ràng, dễ hiểu. Chương trình có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Chương trình không được tiêu tốn quá nhiều bộ nhớ, chạy được trên các máy tính có cấu hình phổ thông. Yêu cầu về khối lượng dữ liệu có thể Đáp ứng được khối lượng thông tin lưu trữ cho toàn bộ số lượng dược phẩm của nhà thuốc bệnh viện. Thời gian xử lí, kết xuất báo cáo, truy xuất dữ liệu của hệ thống ở mức chấp nhận được. Yêu cầu bảo mật Các thông tin thuộc về nghiệp vụ quản lí dược phẩm cũng như thông tin các hóa đơn không cho phép người ngoài truy cập ngoại trừ những cán bộ viên chức có liên quan. Để đăng nhập được vào cơ sở dữ liệu đòi hỏi phải người dùng phải nhập đúng mật khẩu.