Đề tài Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mượn trả dựa trên thẻ từ

Lời nói đầu Máy tính điện tử ra đời vào năm 1946 tại Hoa Kỳ, từ đó đã phát triển rất mạnh và đến nay đã trải qua 5 thế hệ. Sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ tin học hiện nay, ở bất kỳ một lĩnh vực nào cũng xuất hiện các hệ thống thông tin cùng các phần mềm ứng dụng, hoạt động dựa trên các máy vi tính để hỗ trợ trong công việc, giúp cho chúng ta giảI quyết nhanh chóng nhiều vấn đề được đặt ra Trong xu hướng phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc tiếp cận với công nghệ đòi hỏi mỗi người chúng ta phảI xác định cho bản thân phương pháp tiếp cận nhanh nhất. Việc cập nhật, phân tích, tổ chức và xử lý thông tin là vấn đề vô cùng quan trọng. Để có thể xây dựng và triển khai một hệ thống thông tin. Chúng ta cần phảI tiếp cận hệ thống, xác định được nhiệm vụ chính của hệ thống, các nguồn dữ liệu chính cần cung cấp cho hệ thống. Từ đó, ta tổ chức và thiết kế hệ thống một các hợp lý nhất. Hiện nay : “Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mượn trả dựa trên thẻ từ “ là một trong những hệ thống thông tin hiện đại và khá mới mẻ. Đây là một hệ thống thông tin phức tạp và mang tính thực tế cao. Với những hiểu biết có hạn. Em xin được trình bày cách tiếp cận, phân tích và thiết kế hệ thống nói trên, trong những phần sau của để tài. Đặt vấn đề Từ trước tới nay, khi học tập và nghiên cứu, ít nhiều chúng ta đã từng đọc và mượn sách tại thư viện. Ta thấy rằng, khi đến thư viện, việc đầu tiên chúng ta phảI làm là viết phiếu yêu cầu và nộp cho thủ thư. Thủ thư kiểm tra số thẻ bạn đọc và số sách yêu cầu mượn. Nếu thoả mã thì tìm sách, lập phiếu mượn và giao sách cho bạn đọc. Ta thử hình dung, nếu việc quản lý bạn đọc, quản lý sách, quản lý việc trả sách cũng được thực hiện thủ công như vậy, thì sẽ phải cần nhiều nhân sự, qua nhiều công đoạn . Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là ngành khoa học máy tính. Việc sử dụng chúng làm công cụ để phục cho cuộc sống ngày càng trở nên rộng rãi. Vậy thì tại sao chúng ta lại không áp dụng tin học hoá vào khâu quản lý. Khi đó, việc quản lý thông tin về sách, bạn đọc và hoạt động mượn trả sách sẽ trở nên đơn giản hơn. Bởi mọi thứ đều được lưu trữ, xử lý trên máy tính thông qua chương trình phần mềm. Các thông tin về sách, bạn đọc, mượn trả đều được quản lý bằng cơ sở dữ liệu (CSDL). Việc thêm mới, cập nhật, thống kê tìm kiếm sách hay bạn đọc đều được thực hiện nhờ chương trình phần mềm cài đặt trên máy tính. Một trong những cách đó là ta quản lý dựa trên thẻ từ. Theo cách này, mỗi bạn đọc khi làm thẻ thư viện sẽ được cấp một thẻ từ. Trên đó có ghi đầy đủ số thẻ, họ tên,Những thông tin này đã được lưu trong một cơ sở dữ liệu dùng để quản lý bạn đọc. Tương tự như vậy đối với sách, sau khi được phân loại, ta dán cho mỗi quyển một mã vạch riêng. Mỗi mã vạch thể hiện thông tin của một cuốn sách. Khi đến thư viện, muốn mượn sách hoặc trả sách, bạn đọc đều phải xuất trình thẻ đó để thủ thư kiểm tra. Đối với cách quản lý thông thường, để kiểm tra bạn đọc thủ thư sẽ phải nhập vào máy tính số thẻ của bạn đọc, máy tính kiểm tra, nếu hợp lệ thì bạn được phép tiến hành các hoạt động mượn trả. Sau khi kiểm tra bạn đọc, để kiểm tra sách, thủ thư cũng phảI nhập mã sách vào máy tính. Đối với cách quản lý bằng thẻ từ thì toàn bộ thông tin bạn đọc sẽ được mã hóa và lưu trên thẻ từ. Khi bạn xuất trình thẻ, thủ thư chỉ việc dùng máy quét thẻ từ đó. Máy tính sẽ tự động đọc và kiểm tra các dữ liệu trên thẻ từ, sau đó sẽ đưa ra các thông tin liên quan đến thẻ từ đó. Máy quét thẻ từ được sử dùng để đọc thẻ từ và quét mã vạch của sách. Việc kiểm tra sách cũng sẽ trở nên đơn giản hơn. Bởi vì thủ thư sẽ không phảI nhập, mà chỉ việc dùng máy để quét mã vạch của cuốn sách. Với công nghệ dùng thẻ từ, việc quản lý sách, việc quản lý bạn đọc và các hoạt động mượn, trả sách của bạn đọc sẽ đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn và có độ chính xác cao, bởi vì đều được tự động hoá. Tuy nhiên cho đến nay công nghệ thẻ từ dùng cho thư viện ở Việt Nam vẫn chưa phát triển rộng rãi. Chi tiết về việc mô tả hệ thống, phân tích hệ thống và thiết kế hệ thống sẽ được trình bày ở các phần sau của đề tài “hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mượn trả dựa trên thẻ từ”. Nội dung đề tài các phần chính sau: Phần I: Mô tả hệ thống. Quy trình hoạt động gồm các chức năng chính: Quản lý bạn đọc Quản lý sách Quản lý mượn trả Thống kê và tìm kiếm Mẫu biểu: Mẫu đơn đăng ký làm thẻ thư viện. Phần II: Phân tích hệ thống. Phân tích hệ thống về chức năng : Sơ đồ chức năng nghiệp vụ. Sơ đồ dòng dữ liệu: sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh. các sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh. Đặc tả tiến trình Phân tích dữ liệu. Mô hình thực thể liên kết Mô hình dữ liệu quan hệ Phần III: Thiết kế hệ thống. Một số giao diện chính. Cơ sở dữ liệu. Phần I : Mô tả hệ thống I. mô tả hoạt động của hệ thống : Hệ thống quản lý thư viện dựa trên thẻ từ được xây dựng nhằm mục đích. Giúp cho thủ thư quản lý bạn đọc, quản lý sách, theo dõi các hoạt động mượn, trả sách của bạn đọc, in các báo cáo thống kê, in phiếu đòi sách, in phiếu phạt, một cách nhanh chóng mà không phảI thực hiện nhiều thao tác. Qua hệ thống này, bạn đọc cũng sẽ không phải mất nhiều thời gian để loàm thủ tục mượn, trả sách. Thư viện có thể có nhiều phòng đọc. Hệ thống máy tính dùng để đọc thẻ từ và quét mã vạch sách, dự kiến sẽ được đặt gần của ra vào của mỗi phòng đọc. Hệ thống sẽ bao gồm các chức năng chính sau: 1.Chức năng quản lý bạn đọc: Nếu bạn đọc là người mới, để có thể mượn sách của thư viện, bạn đọc phải đăng ký làm thẻ thư viện. Muốn làm thẻ thư viện, bạn phải xin giấy giới thiệu, đến thư viện nộp giấy giới thiệu và khai đầy đủ các thông tin vào mẫu đăng ký làm thẻ thư viện đã được thảo sẵn. Sau 1 tuần bạn sẽ nhận được thẻ bạn đọc là thẻ từ. Khi bạn đọc được cấp thẻ, trên thẻ từ sẽ có một mã số riêng, đồng thời các thông tin cá nhân của bạn đọc sẽ được cập nhật vào một cơ sở dự liệu trong máy tính. Bao gồm : Số thẻ, Tên bạn đọc, Năm sinh, Giới tính, Nghề nghiệp, Trình độ, Ngày đăng ký, Ngày hết hạn, Nơi công tác, Điện thoại, Địa chỉ liên hệ, Email. Cơ sở dữ liệu về bạn đọc, liên kết với các cơ sở dữ liệu khác thông qua mã thẻ. Mỗi năm, bạn đọc phảI xin gia hạn sử dụng thẻ một lần. Nếu không xin gia hạn, coi như thẻ mất hiệu lực. Qua chức năng quản lý bạn đọc, thủ thư có thể cập nhật hồ sơ bạn đọc mới, thống kê, tìm kiếm bạn đọc, dễ dàng nắm bắt được những thông tin về bạn đọc: + Các thông tin cá nhân của bạn đọc + Thẻ của bạn đọc có hợp lệ không + Đã hết hạn sử dụng hay chưa + Đã xin gia hạn sử dụng chưa + Bạn đọc hiện đang mượn những cuốn sách nào + Những vi phạm của bạn đọc như : làm hỏng sách, mất sách Thủ thư sẽ dựa vào những thông tin này để quản lý và xử lý bạn đọc : + Gia hạn sử dụng thẻ nếu bạn đọc xin gia hạn và không vi phạm nội qui + Tạm dừng hạn sử dụng thẻ nếu bạn đọc vi phạm(làm hỏng hoặc làm mất sách) 2. Chức năng quản lý sách: Chức năng quản lý sách sẽ làm các công việc : + Bổ sung sách mới + Cập nhật thông tin sách(xem, sửa, xoá) + Thống kê, tìm kiếm để biết tình trạng sách + In các báo cáo thống kê Sách mới được bổ sung bằng nhiều nguồn khác nhau. Tại đây sách được đánh số cá biệt và phân loại theo: tác giả,ngày xuất bản, nhà xuất bản, lĩnh vực, ngôn ngữ,Các thông tin về sách cũng được lưu trong một cơ sở dữ liệu để quản lý. Mỗi cuốn sách sẽ được dán một mã vạch riêng. Cũng tương tự như chức năng quản lý bạn đọc, thủ thư dùng chức năng này để bổ sung sách mới. Thống kê, tìm kiếm sách theo tên tác giả, nhà xuất bản, ngày xuất bản, lĩnh vực, ngôn ngữQua đó, thủ thư có thể biết được tình trạng của sách trong thư viện. Thủ thư sẽ in báo cáo theo tháng hoặc theo quí, báo cáo lên cấp trên về số sách mới được bổ sung, về tình trạng của sách trong thư viện. Sách quá cũ, rách nát, bị mất hoặc nội dung không còn phù hợp nữa thì loại bỏ khỏi hệ thống, nghĩa là dữ liệu về cuốn sách đó sẽ bị xoá khỏi cơ sở dữ liệu, không còn lưu trữ trong máy tính nữa. Thư viện cũng cho phép bạn đọc dùng chức năng tìm kiếm để tìm kiếm những cuốn sách mà mình cần tìm nhờ vào sự trợ giúp của hệ thống máy tính trong thư viện. Bạn đọc chỉ có thể xem thông tin về sách, tìm kiếm sách, nhưng không thể xoá hoặc sửa những thông tin đó. 3. Chức năng mượn, trả sách: Những mục trước, đã nói về cách thức hoạt động của các chức năng : quản lý sách, quản lý bạn đọc. Ta thấy rằng, các chức năng đó chưa phải là đặc điểm vượt trội của “hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mượn trả dựa trên thẻ từ”. Đặc điểm vượt trội của hệ thống này được thể hiện ở chức năng mượn, trả sách. Khi đến thư viện, nếu đã có thẻ thư viện, bạn đọc có thể tự mình tìm sách trong kho sách hoặc dùng chức năng tìm kiếm trên máy tính. Sau khi đã tìm được những cuốn sách mà mình muốn mượn, bạn đọc phảI đến nơI đặt hệ thống máy tính quét thẻ từ để làm thủ tục mượn. Tại đây, cùng với sự trợ giúp của hệ thống, thủ thư sẽ giúp bạn đọc làm thủ tục mượn sách. Trước tiên, thủ thư dùng máy quét thẻ từ để kiểm tra thẻ thư viện của bạn đọc. Máy tính sẽ tự đọc số thẻ. Tìm bạn đọc trong cơ sở dữ liệu, xử lý dữ liệu và đưa ra các thông báo: + Nếu thẻ bạn đọc hợp lệ(chưa hết hạn sử dụng) + Nếu bạn đọc không nợ sách. Thủ thư dùng máy quét mã vạch của từng cuốn sách bạn đọc muốn mượn. Mỗi bạn đọc chỉ được mượn tối đa năm cuốn sách. Máy tính sẽ ghi số thẻ bạn đọc và thông tin về những cuốn sách bạn đọc mượn vào một bản ghi, trong cơ sở dữ liệu mượn trả. Việc trả sách cũng được tiến hành tương tự như vậy. Khi bạn đọc đến trả sách, thủ thư cũng dùng máy quét thẻ từ để đọc số thẻ của bạn đọc. Máy tính sẽ tìm bản ghi chứa số thẻ của bạn đọc, trong cơ sở dữ liệu mượn trả. + Nếu bạn đọc mang trả đủ sách + Nếu sách không bị hỏng Sau đó quét mã vạch của từng cuốn sách bạn đọc mang trả. Máy tính sẽ tự động xoá bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu. + Nếu bạn đọc còn nợ sách, máy tính sẽ không xoá cả bản ghi mà chỉ xoá thông tin những cuốn sách bạn đọc mang trả. + Nếu bạn đọc làm mất hoặc hỏng sách thì xử lý phạt. ii. mẫu biểu : Phiếu đăng ký làm thẻ thư viện: Thư viện thành phố hà nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ab phiếu đăng ký làm thẻ thư viện Họ và tên : Nam,Nữ : Năm sinh : Nơi sinh : Nghề nghiệp : Trình độ : Địa chỉ cơ quan : Địa chỉ nhà riêng : Điện thoại : E-mail: Khi cần : Báo tin cho ai : ở đâu : Tôi xin cam đoan những điều khai trên là hoàn toàn đúng. 2 ảnh 3x4 2 ảnh 3x4 Ngàythángnăm Người khai ký tên Phần II : Phân tích hệ thống I. phân tích hệ thống về chức năng : 1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ : Hệ thống này gồm có 3 chức năng chính. Mỗi chức năng chính lại được phân rã thành các chức năng con: a. Chức năng quản lý bạn đọc: Quản lý hồ sơ bạn đọc : - Cập nhật hồ sơ bạn đọc : + nhập mới hồ sơ bạn đọc + xem bản ghi + sửa bản ghi + xoá bản ghi - Thống kê, tìm kiếm bạn đọc Quản lý thẻ bạn đọc : - Cấp thẻ bạn đọc - Gia hạn thẻ bạn đọc - Huỷ thẻ bạn đọc b. Chức năng quản lý sách : Cập nhật thông tin sách : - Bổ sung sách mới - Xem bản ghi - Sửa bản ghi - Xoá bản ghi Thống kê, tìm kiếm sách c. Chức năng quản lý hoạt động mượn trả : Quản lý mượn sách : - Kiểm tra bạn đọc - Khống chế số lượng sách mượn - Tạo và lưu bản ghi trong kho mượn trả Quản lý trả sách : - Xác nhận bạn đọc trả sách - Kiểm tra tình trạng sách - Tìm và xoá bản ghi trong kho mượn trả Báo cáo thống kê - Thống kê sách mượn quá hạn - In phiếu đòi sách Sơ đồ chức năng nghiệp vụ: Quản lý thư viện Quản lý mượn trả Kiểm tra bạn đọc Khống chế số lượng sách mượn Bổ sung sách mới Quản lý thẻ bạn đọc Cấp thẻ bạn đọc Huỷ thẻ bạn đọc Gia hạn thẻ bạn đọc Quản lý bạn đọc Cập nhật hồ sơ bạn đọc Thống kê, tìm kiếm bạn đọc Quản lý hồ sơ bạn đọc Xem bản ghi Xoá bản ghi Sửa bản ghi Tạo và lưu bản ghi Xác nhận bạn đọc trả sách Thống kê sách mượn quá hạn In phiếu đòi sách Tìm và xoá bản ghi Kiểm tra tình trạng sách Quản lý sách Cập nhật thông tin sách Thống kê, tìm kiếm sách Xem bản ghi Sửa bản ghi Xoá bản ghi Nhập mới hồ sơ bạn đọc Quản lý mượn sách Quản lý trả sách Báo cáo thống kê 2. Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ (Data Flow Diagrams): Một số ký hiệu sử dụng trong các sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ: Chức năng hoặc tiến trình Dòng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Hệ thống quản lý thông tin sách, bạn đọc và mượn trả bằng thẻ từ gồm có : a. Các chức năng chính : Quản lý bạn đọc Quản lý sách Quản lý mượn trả b. Các kho dữ liệu chính : Kho bạn đọc Kho sách Kho mượn trả c. Các tác nhân ngoài : Bạn đọc Thủ thư Nguồn cung cấp sách Ban giám đốc thư viện jjjjjjjjjjjjjjjjjjjjj Quản lý mượn trả Bạn đọc Bạn đọc Nguồn cung cấp sách Sách Mượn trả sách Quản lý bạn đọc Quản lý sách Yêu cầu cấp thẻ Trả lời yêu cầu Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh Sách mới Thông tin sách cần tìm Kết quả tra cứu Yêu cầu mượn sách Trả lời yêu cầu Thủ thư Thẻ bạn đọc Mã vạch sách Bạn đọc Trả Sách Thông tin phản hồi Bạn đọc Ban giám đốc thư viện Yêu cầu báo cáo Báo cáo thống kê Yêu cầu báo cáo Báo cáo thống kê Chức năng quản lý bạn đọc Quản lý hồ sơ bạn đọc Bạn đọc Bạn đọc Mượn trả sách Phiếu đăng ký làm thẻ Cấp thẻ Thông tin bạn đọc Kết quả tìm kiếm Quản lý thẻ bạn đọc Thủ thư Bạn đọc Trả lời Kết qủa cập nhật Thủ thư Báo cáo thống kê Thông tin bạn đọc Phiếu đăng ký làm thẻ Xin gia hạn thẻ Chức năng quản lý sách Nguồn cung cấp sách Cập nhật thông tin sách Mượn trả sách Sách Thông tin sách Kết quả cập nhật Kết quả tìm kiếm Thủ thư Sách mới Thống kê tìm kiếm sách Bạn đọc Thông tin sách cần tìm Thủ thư Kết quả tìm kiếm Báo cáo thống kê Thông tin sách Kết quả thống kê Quản lý trả Quản lý mượn Báo cáo thống kê Bạn đọc Bạn đọc Sách Mượn trả sách Yêu cầu mượn sách Trả lời yêu cầu Chức năng quản lý mượn trả Phiếu đòi sách Thủ thư Thẻ bạn đọc Mã vạch sách Bạn đọc Trả Sách Thông tin phản hồi Bạn đọc Thủ thư Thẻ bạn đọc Mã vạch sách Báo cáo thống kê Sách Bạn đọc 3. Đặc tả tiến trình : Tiến trình mượn sách : Tiến trình : hoạt động mượn sách. Dữ liệu vào : Thẻ bạn đọc Sách Mã số thẻ Mã vạch sách Dữ liệu ra : Bản ghi mượn sách đối với từng bạn đọc Mô tả : Với mỗi bạn đọc đến mượn sách Kiểm tra thẻ bạn đọc K:= Mã số thẻ bạn đọc If K=ỉ Thì Dừng lại và thông báo thẻ không hợp lệ Kiểm tra bạn đọc tiếp theo Ngược lại Kiểm tra hạn sử dụng của thẻ If K.Ngày hết hạn > Ngày hiện tại Thì Dừng lại và thông báo thẻ đã hết hạn sử dụng Kiểm tra bạn đọc tiếp theo If K. Số sách mượn quá hạn > 0 Thì Dừng lại Kiểm tra bạn đọc tiếp theo Ngược lại x:= K. Số sách đã mượn d:=ỉ (Số sách sắp mượn) Tổng:=x+d While Tổng <Số lượng qui định and vẫn muốn tiếp tục Do Đọc số cá biệt của sách Tạo bản ghi Tổng:=Tổng+1 Thông báo mượn thành công Lưu bản ghi vào kho mượn trả Đóng các kho dữ liệu Quay lại kiểm tra bạn đọc tiếp theo Tiến trình trả sách : Tiến trình : hoạt động trả sách Dữ liệu vào : Thẻ bạn đọc Sách Mã số thẻ Mã vạch sách Dữ liệu ra : Kết quả của hoạt động trả sách Mô tả : Với mỗi bạn đọc đến trả sách : K:= Mã số thẻ bạn đọc M:=Mã vạch sách t:= ỉ While vẫn muốn tiếp tục Do If M. Số cá biệt = Mượn trả. Số cá biệt and t < K. Số sách đã mượn Thì Xoá thông tin quyển sách này khỏi bản ghi t:=t+1 If t=K. Số sách đã mượn Thì Xoá bản ghi(K) trong kho mượn trả Kết thúc Đóng các kho dữ liệu Quay lại kiểm tra bạn đọc tiếp theo ii. phân tích hệ thống về dữ liệu : 1. Mô hình thực thể liên kết : Hệ thống trên có những bảng thực thể sau : Sách : lưu trữ các thông tin của sách Sách ( Số cá biệt, Tên sách, Mã lĩnh vực, Mã ND, Ngôn ngữ, Tác giả, Nhà XB, Năm XB, Lần tái bản, Ngày nhập kho ) Lĩnh vực : Lĩnh vực ( Mã lĩnh vực, Tên lĩnh vực ) Nội dung tóm tắt : lưu nội dung tóm tắt của một cuốn sách ND tóm tắt (Mã ND, Số trang, Nội dung) Bạn đọc : lưu trữ các thông tin về bạn đọc Bạn đọc (Mã thẻ BĐ, Họ và tên, Năm sinh, Giới tính, Địa chỉ, Điện thoại, Trình độ, Nghề nghiệp, Nơi công tác, Ngày cấp thẻ, Ngày hết hạn) Mượn trả : Mượn trả (Mã phiếu mượn, Mã thẻ BĐ, Số cá biệt, Ngày mượn, Ngày hẹn trả) Xử lý bạn đọc : Xử lý BĐ (Mã phiếu mượn, Mã thẻ BĐ, Số phiếu đòi, Tiền phạt) Mối quan hệ giữa các thực thể Sách, Nội dung tóm tắt và Lĩnh vực: Thuộc n 1 ND tóm tắt Sách Có 1 1 n 1 Số cá biệt Mã lĩnh vực Năm XB Ngày nhập kho Số cá biệt Mã lĩnh vực Mã ND Số cá biệt Mã ND Mã lĩnh vực Thuộc Lĩnh vực Mối quan hệ giữa các thực thể Bạn đọc, Sách Sách n Bạn đọc Mượn 1 1 n Mã phiếu mượn Mã thẻ BĐ Số cá biệt Ngày mượn Ngày hẹn trả Trả Mã phiếu mượn Mã thẻ BĐ Số cá biệt Ngày mượn Ngày trả 2. Mô hình dữ liệu quan hệ : Mượn sách Mã phiếu mượn Mã thẻ BĐ Số cá biệt Ngày mượn Ngày hẹn trả Bạn đọc Mã thẻ BĐ Họ và tên Năm sinh Giới tính Địa chỉ Điện thoại Trình độ Nghề nghiệp NơI công tác Ngày cấp thẻ Ngày hết hạn Lĩnh vực Mã lĩnh vực Tên lĩnh vực Sách Số cá biệt Tên sách Mã lĩnh vực Mã ND Ngôn ngữ Tác giả Nhà XB Năm XB Lần tái bản Ngày nhập kho Mô hình dữ liệu quan hệ Xử lý BĐ Mã phiếu mượn Mã thẻ BĐ Số phiếu phạt Số tiền phạt Phần Iii : Thiết kế hệ thống i. thiết kế giao diện : 1. Giao diện chính : Giao diện trên sẽ hiện lên màn hình khi ta khởi động chương trình. Để có thể truy nhập vào hệ thống, nhân viên thư viện phải nhập mật khẩu của hệ thống. Sau đó, nhân viên thư viện phảI nhập mã số và mật khẩu của mình để hệ thống phân quyền sử dụng. Mỗi bộ phận chỉ có quyền sử dụng một phần của hệ thống : + Bộ phận quản lý nhân sự chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý nhân sự + Bộ phận quản lý bạn đọc chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý bạn đọc + Bộ phận quản lý sách chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý sách + Bộ phận quản lý mượn trả chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý mượn trả 2. Form cập nhật thông tin bạn đọc : Form này sẽ xuất hiện khi nhân viên thư viện truy cập vào mục cập nhật thông tin bạn đọc, trong menu quản lý bạn đọc. Form cho phép xem thông tin của tất cả bạn đọc. Từ form này, cán bộ quản lý có thể nhập mới, sửa, xoá, tìm kiếm thông tin bạn đọc. 3. Form nhập bạn đọc mới: Nhập mới Form này sẽ hiện ra khi ấn vào nút trong form cập nhật thông tin bạn đọc. Từ form này, thông tin về bạn đọc mới sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu. Cập nhật thông tin sách cũng sẽ có các form tương tự như cập nhật thông tin bạn đọc. Vì vậy chỉ cần mô tả nhưng form cập nhật thông tin bạn đọc. 4. Form mượn sách : Sau khi kiểm tra thẻ bạn đọc, nếu thẻ không hợp lệ hoặc thẻ đã hết hạn thì thông báo sẽ hiện ra như trên màn hình. Bạn đọc không thể thực hiện hoạt động mượn sách. Nếu thẻ bạn đọc hợp lệ nhưng bạn đọc đang nợ sách. Form sau sẽ hiện ra : Nếu bạn đọc mượn sách thành công. Form sau sẽ hiện ra : Giao sách Quay lại Loại bỏ Thủ thư ấn để lưu phiếu mượn vào kho mượn trả. Trong trường hợp bạn đọc thay đổi yêu cầu. Thủ thư có thể trực tiếp loại bỏ sách trong phiếu mượn. Bằng cách chọn những dòng cần loại bỏ và ấn Nếu bạn đọc muốn huỷ bỏ yêu cầu. Thủ thư ấn để huỷ bỏ. Đến đây thủ tục mượn sách đã hoàn tất. Các thủ tục trả sách cũng sẽ diễn ra tương tự 5. Form trợ giúp bạn đọc : Bạn đọc có thể tìm kiếm và xem thông tin sách qua Website của thư viện. - ii. dự kiến thiết kế cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu sử dụng trong “Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mượn trả dựa trên thẻ từ” dự kiến thiết kế bằng Access và gồm các bảng sau: a) Sách: Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc Socabiet Text Số cá biệt 10 Not Null Khoá chính Tensach Text Tên sách 35 Not Null MaLV Text Mã lĩnh vực sách 5 Not Null Khoá ngoại MaND Text Mã nội dung tóm tắt 5 Not Null Khoá ngoại Ngonngu Text Ngôn ngữ viết sách 15 Not Null Tacgia Text Tên tác giả 35 Not Null NhaXB Text Tên nhà xuất bản 35 NamXB Date/Time Năm xuất bản Not Null Lantaiban Number Lần táI bản Byte NgayNK Date/Time Ngày nhập sách Not Null b) Lĩnh vực: Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc MaLV Text Mã lĩnh vực sách 5 Not Null Khoá chính TenLV Text Tên lĩnh vực sách 15 Not Null c) Nội dung tóm tắt: Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc MaND Text Mã nội dung tóm tắt 5 Not Null Khoá chính Sotrang Number Số trang sách Integer Not Null Noidung Text Nội dung tóm tắt 100 Not Null d) Bạn đọc : Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc MatheBD Text Mã thẻ bạn đọc 10 Not Null Khoá chính Hovaten Text Họ và tên bạn đọc 35 Not Null Namsinh Text Nội dung tóm tắt 100 Not Null Gioitinh Text Giới tính 5 Diachi Text Địa chỉ bạn đọc 45 Not Null Dienthoai Text Số điện thoại 10 Trinhdo Text Trình độ của bạn đọc 15 Nghenghiep Text Nghề nghiệp 15 Noicongtac Text NơI công tác 45 Ngaycapthe Date/Time Ngày cấp thẻ Not Null Ngayhethan Date/Time Ngày hết hạn thẻ Not Null e) Mượn trả : Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc Maphieumuon Text Mã phiếu mượn 10 Not Null Khoá chính MatheBD Text Mã thẻ bạn đọc 10 Not Null Socabiet Text Số cá biệt sách 10 Not Null Khoá ngoại Ngaymuon Date/Time Ngày mượn sách Not Null Ngayhentra Date/Time Ngày hẹn trả sách Not Null f) Xử lý bạn đọc : Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc Maphieumuon Text Mã phiếu mượn 10 Khoá chính MatheBD Text Mã thẻ bạn đọc 10 Sophieudoi Number Số lần in phiếu đòi sách Byte Tienphat Number Số tiền phạt Phần IV : Kết luận I. kết quả đạt được : Qua ba phần của đề tài, tuy chưa thể phân tích một cách kỹ lưỡng. Nhưng một phần nào đó nó đã cho ta cái nhìn toàn diện về hệ thống. Ta thấy rằng, mỗi một hệ thống, cho dù có hoàn hảo đến mấy thì cũng đều có cả ưu điểm và nhược điểm. Đối với “Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mượn trả dựa trên thẻ từ” vừa phân tích ta thấy răng : + Thông tin bạn đọc được mã hoá trên thẻ, nên khi bạn đọc xuất trình thẻ, thủ thư chỉ cần dùng máy quét lên thẻ từ để cập nhật thông tin vào máy tính, bớt đi thao tác nhập số thẻ vào máy tính. + Mỗi quyển sách đều có mã vạch riêng, nên khi bạn đọc mượn, trả sách, thủ thư cũng chỉ cần dùng máy quét lên mã vạch của cuốn sách để cập nhật thông tin vào máy tính. Máy tính sẽ tự động xử lý thông tin theo chương trình phần mềm đã cài đặt. + Bạn đọc đến mượn sách cũng không phải mất thời gian viết phiếu yêu cầu và đợi thủ thư xử lý phiếu yêu cầu. Bời vì, bạn đọc có thể tự mình tìm sách trong thư viện hoặc nhờ sự trợ giúp của hệ thống máy tính. + Qua hệ thống này, các thủ tục trong công tác quản lý thư viện đều được tự động hoá, nên sẽ giảm bớt phần nào khó khăn cho các cán bộ thư viện, tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc. ii. Nhược điểm cần khắc phục : Tuy nhiên, mọi vấn đề đều có những mặt trái của nó : - Thẻ từ tuy tiện lợi nhưng có một số nhược điểm : + Thẻ dễ bị hỏng do tiếp xúc liên tục + Rất dễ bị ảnh hưởng bởi từ tính, ánh sáng mặt trời. + Lớp từ tính có thẻ bị bong, bạn đọc sẽ phải làm lại thẻ. + Nếu thẻ bị gẫy hoặc bị bẻ cong coi như hỏng. + Mã vạch của mỗi cuốn sách có thể bị mờ, dẫn đến hệ thống không thê nhận dạng được. + Nếu một bộ phận của hệ thống bị trục trặc(ví dụ : máy quét thẻ từ bị trục trặc) sẽ làm tê liệt cả hệ thống. Khi đó, khắc phục sự cố sẽ vô cùng khó khăn. + Ngoài ra, việc lắp đặt và bảo trì hệ thống cũng không phải là điều đơn giản iii. hướng phát triển tương lai : Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ tin học. Rất nhiều những hệ thống thông tin hiện đại đã được triển khai và lắp đặt. Giúp con người giải quyết một khối lượng công việc vô cùng lớn. Là một kỹ sư tin học tương lai, em rất mong có thể góp một phần kiến thức nhỏ bé của mình vào công cuộc hiện đại hoá đất nước. Do thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế, nên đề tài của em sẽ không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè. Tài liệu tham khảo Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Tác giả : Đào Thanh Tĩnh - NXB Quân Đội Nhân Dân Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Tác giả : Nguyễn Văn Ba - NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Tác giả : Lê Văn Phùng