Đề tài Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất thương mại dịch vụ Hoàng Dũng

các bên tham gia ký kết hợp đồng. Ở đây là việc mua bán hàng hóa và thực hiện việc mua bán hàng hóa theo thỏa thuận có có căn cứ hợp lý, có cơ sở hợp pháp. Để bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp, đề cao trách nhiệm của các bên trong quan hệ kinh tế (quan hệ mua bán hàng hóa này). Giám đốc Phó giám đốc 2 Bảng kê hàng hóa. (chứng từ nội bộ) - Tên, địa chỉ của công ty, mã số thuế. - Tên chứng từ “Bảng kê hàng hóa”. - Ngày, tháng lập bảng kê. - Tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân đặt hàng; ngày, tháng giao hàng. - Tên, quy cách, số lượng, sản phẩm (hàng hóa). - Xác nhận của người lập, xác nhận của người có trách nhiệm, quyền hạn. Thông tin, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: - Thông báo cho quản lý phân xưởng, các bộ phận sản xuất đặc điểm, quy cách sản phẩm, hàng hóa cần sản xuất. - Làm căn cứ để quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư và đề xuất kịp thời lên Ban giám đốc. - Làm căn cứ để bộ phận sản xuất lên kế hoạch sản xuất. - Xác nhận tính hợp lệ của hoạt động sản xuất của bộ phận sản xuất. Phó giám đốc Quản lý phân xưởng 3 Phiếu đề xuất vật tư. (chứng từ nội bộ) - Tên, địa chỉ của công ty, mã số thuế. - Tên chứng từ “Phiếu đề xuất vật tư”. - Họ tên người đề nghị, bộ phận, lý do đề nghị. - Số thứ tự, tên quy cách hàng hoá vật tư, đơn vị tính, số lượng, ghi chú,... - Ngày, tháng, năm lập phiếu. - Xác nhận của bộ phận đề nghị. Thông tin, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: - Thông báo cho ban giám đốc, bộ phận mua hàng đặc điểm, quy cách hàng hóa, vật tư cần mua về để thực hiện hợp đồng. - Làm căn cứ để bộ phận mua hàng mua được hàng hóa phù hợp, đầy đủ. - Xác nhận tính hợp lệ của hoạt động mua hàng của bộ phận mua hàng. - Là cơ sở để xác nhận trách nhiệm và kiểm soát quá trình quản lý hàng tồn kho (vật tư). Quản lý phân xưởng Giám đốc 4 Phiếu xuất kho. (chứng từ nội bộ) - Tên, địa chỉ của công ty, mã số thuế. - Căn cứ lập (mẫu số 02 vt,…) - Tên chứng từ “Phiếu xuất kho”. - Ngày, tháng, năm lập phiếu. - Số chứng từ. - Ghi nhận vào sổ sách kế toán (Nợ:…..Có:……) - Họ tên người nhận hàng, địa chỉ (bộ phận). - Lý do xuất. - Xuất tại kho (ngăn lô). - Số thứ tự; tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa); mã số; đơn vị tính; Số lượng (yêu cầu, thực xuất); đơn giá; thành tiền. - Xác nhận của người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, giám đốc. Thông tin, cơ sở ghi nhận kế toán, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: - Thông báo cho Ban giám đốc, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán đặc điểm, quy cách, số lượng hàng hóa xuất ra. - Là căn cứ để kế toán ghi nhận vào sổ sách kế toán biến động của hàng tồn kho và các tài khoản khác có liên quan. - Là căn cứ xác nhận tính hợp lệ, hợp pháp của hàng hóa được xuất ra, phục vụ cho công tác quản lý hàng tồn kho, công tác kiểm soát nội bộ của công ty. - Là căn cứ xác nhận sự chuyển giao (quyền sở hữu, quyền kiểm soát) hàng hóa giữa người bán và người mua, làm cơ sở lập hóa đơn và thu tiền. - Phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu việc ghi nhận sổ sách của kế toán, của thủ kho, đối chiếu với đơn đặt hàng của khách hàng và hợp đồng. thủ kho Bộ phận giao hàng 5 Hóa đơn bán hàng - Tên hóa đơn “ HÓA ĐƠN GIA TRỊ GIA TĂNG”. - Căn cứ lập (mẫu số 01 GTKT – 3LL) - Số hóa đơn. - Số liên - Ngày, tháng, năm lập háo đơn. - Tên, địa chỉ, số tài khoản, điện thoại của đơn vị bán hàng (công ty Hoàng Dũng). - Họ tên, đơn vị, địa chỉ, số tài khoản, hình thức thanh toán, mã số thuế của khách hàng. - Số thứ tự, Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng tiền hàng. - Thuế suất GTGT, tiền thuế, tổng cộng tiền thanh toán. - Xác nhận của người mua hàng, của người bán hàng, của thủ trưởng đơn vị. Thông tin, cơ sở ghi nhận kế toán, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: - Chủ yếu phục vụ cho mục đích xác nhận mang tính chất pháp lý và làm cơ sở ghi nhận doanh thu và các các tài khoản liên quan (tiền, khoản phải thu, thuế GTGT,…), cùng mục đích kiểm tra của kiểm toán viên độc lập, cơ quan thuế. - Ngoài ra, đây còn là cơ sở quan trọng để đối chiếu kế toán giữa kế toán tổng hợp và chi tiết. Kế toán trưởng (kế toán tổng hợp) Kế toán chi tiết (thủ quỹ) 6 Phiếu thu - Tên, địa chỉ của công ty. - Căn cứ lập (mẫu số 01 tt,…) - Tên chứng từ “Phiếu thu”. - Ngày, tháng, năm lập phiếu. - Số chứng từ. - Ghi nhận vào sổ sách kế toán (Nợ:…..Có:……) - Họ tên người nộp tiền, địa chỉ (bộ phận). - Lý do nộp. - Số tiền (bằng số, bằng chữ). - Số chứng từ gốc kèm theo. - Xác nhận của giám đốc, kế toán trưởng, người nộp tiền, người lập phiếu, thủ quỹ. Thông tin, cơ sở ghi nhận kế toán, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: Chủ yếu để xác nhận và làm cơ sở cho việc ghi nhận kế toán (tăng tiền hoặc giảm khoản phải thu), đồng thời cũng xác nhận cho việc thực hiện nghĩa nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng của người mua hàng. - Ngoài ra, phiếu thu cũng phục vụ cho mục đích kiểm tra, đối chiếu công nợ của kế toán các khoản phải thu, kiểm tra quỹ tiền mặt của thủ quỹ. Thủ quỹ (Kê toán chi tiết ) Thủ quỹ (kê toán chi tiết) IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI CHI TIẾT Tài khoản Tài khoản Tên Kết cấu TK (mở mấy cấp, tên gọi cụ thể từng cấp Đối tượng theo dõi chi tiết của TK (nếu có) 111 Tiền mặt Mở 2 cấp: - Cấp 1: tài khoản 111 – tiền mặt. - Cấp 2: Tài khoản 1111 Tiền mặt Việt Nam. 112 Tiền gửi ngân hàng. Mở 2 cấp: - Cấp 1: tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng. - Cấp 2: + Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam. + Tài khoản 1122 - Ngoại tệ. - Tài khoản 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. 131 Phải thu khách hàng Mở 2 cấp: - Cấp 1: Phải thu khách hàng. - Cấp 2: + Tài khoản 1311: Phải thu khách hàng sản xuất. + Tài khoản 1312: Phải thu khách hàng xây dựng. Khách hàng. 155 Thành phẩm Mở 1 cấp: Tài khoản 155: Thành phẩm Thành phẩm 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Mở 3 cấp: - Cấp 1: Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. - Cấp 2: + Tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp. + Tài khoản 3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp. + Tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân. + Tài khoản 3336 - Thuế tài nguyên. + Tài khoản 3337 - Thuế nhà đất, tiền thuê đất. + Tài khoản 3338 - Các loại thuế khác. + Tài khoản 3339 - Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác. - Cấp 3: + Tài khoản 33311 - Thuế giá trị gia tăng đầu ra. + Tài khoản 33381 – Thuế môn bài. 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Mở 3 cấp - Cấp 1: Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Cấp 2: Tài khoản 5112- Doanh thu bán các thành phẩm. - Cấp 3: + Tài khoản 51121: Doanh thu bán các thành phẩm hoạt động sản xuất. + Tài khoản 51122: Doanh thu bán các thành phẩm hoạt động xây dựng. 632 Giá vốn hàng bán Mở 2 cấp: - Cấp 1: Tài khoản 632 -Giá vốn hàng bán. - Cấp 2: + Tài khoản 6321: Giá vốn thành phẩm sản xuất. + Tài khoản 6322: Giá vốn thành phẩm xây dựng. Chi tiết cho từng thành phẩm sản xuất và xây dựng VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN VII_ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT CỦA CHU TRÌNH 7.1_Kiểm soát nghiệp vụ Quá trình Nhận diện rủi ro Thủ tục kiểm soát đang áp dụng Nguyên nhân Đánh giá Ảnh hưởng Đề xuất Bán hàng Hoạt động tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu: Doanh nghiệp chấp nhận những đơn đặt hàng không có khả năng thanh toán. Ghi nhận sai thông tin về hàng hóa (bao gồm mã hàng, số lượng hàng, mặt hàng…); khách hàng (bao gồm mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng…) khi nhập liệu thông tin. - Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng do doanh nghiệp tự thiết kế, nhiều khi theo mẫu của khách hàng (thông thường là hợp đồng hoặc giấy đề nghị mua hàng). - Đơn đặt hàng được giám đốc của đơn vị xét duyệt trước khi chuyển cho phó giám đốc. - Căn cứ vào các chính sách bán hàng của đơn vị, phó giám đốc lập lệnh bán hàng (bản kê danh sách hàng hóa sẽ cung cấp), - Sau khi lệnh bán hàng đã được giám đốc xét duyệt, sẽ chuyển 1 liên cho phòng kế toán, 1 liên cho bộ phận kho, 1 liên chuyển lên giám đốc xem xét, 1 liên lưu tại phòng, 1 liên giao cho khách hàng xác nhận mặt hàng đã đặt mua. - Bộ phận xét duyệt của công ty chưa rà soát, nhận dạng kỹ đối tượng khách hàng hoặc đánh giá sai khách hàng. Bộ phận khai báo khai thông tin không hợp lệ, không trung thực. - Không có sự đối chiếu, kiểm tra xem giá trị đơn đặt hàng có nằm trong hạn mức tín dụng cho phép của công ty hay không. - Sự xác minh các thông tin hơp lệ về sự đặt hàng của khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ…) mang tín ước lệ, không kĩ càng. - không có sự đối chiếu, so sánh thông tin mà khách hàng cung cấp về hàng hóa (số lượng, mẫu mã, quy cách…) cũng như so sánh giữa giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá của đơn vị. - Không thu được nợ. Lỗ do nợ khó đòi. Cung cấp sai hàng hóa. Giao sai khách hàng. Thông tin về giá cả giữa khách hàng và đơn vị nhiều khi không đồng nhất tạo sự mâu thuẫn, gây mất uy tín cho doanh nghiệp Xét duyệt kỹ càng đối tượng mua hàng trước khi đi đến quyết định cung cấp hàng hóa. Bộ phận ghi chép cần xem xét kỹ trước đối tượng hàng hóa, khách hàng, có thể đối chiếu thường xuyên giữa sổ sách và hệ thống kế toán. - Đối chiếu, so sánh chi tiết giữa thông tin nhận được và thông tin cung cấp lại cho khách hàng. - lưu trữ đơn đặt hàng cũ , ghi số đơn đặt hàng mới của khách hàng cũ sau khi có sự sữa chữa để tiện lợi cho việc theo dõi công nợ Hoạt động xuất, giao hàng, lập chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển: Xuất kho, giao hàng có thể không đúng đối tượng nhận do thông tin về khách hàng bị khai báo không chính xác. Xuất kho, giao hàng có thể sai số liệu, sai mặt hàng, kiểu dáng do lúc khai báo về thông tin hàng hóa bị sai, thiếu chính xác. Thời gian giao hàng có thể bị sai lệch, hoặc bị chậm so với thời gian ghi trên hợp đồng. Có thể mất hàng trong quá trình xuất kho để giao hàng. - Bộ phận kho kiểm tra, xem xét lệnh bán hàng từ phòng kinh doanh xem đã được xét duyệt chưa, nếu chưa có chữ ký và dấu đã xét duyệt, bộ phận kho chuyển ngược lại phòng kinh doanh. - Nếu đã được xét duyệt, quản lý xưởng sẽ liệt kê những mặt hàng cần phải xuất, (chứng từ giao hàng) chuyển lên cho phòng kế toán. - Kế toán chi tiết lập phiếu xuất kho (2 liên), 1 liên chuyển cho người giao hàng, 1 liên cho khách hàng giữ. - Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng (phiếu giao hàng), nếu có chênh lệch thì thông báo cho bộ phận xử lý đơn hàng, hoặc nếu thiếu thì báo quản lý kho hàng xử lý. - Căn cứ số lượng trên phiếu giao hàng, nếu đã đủ số hàng mà khách hàng đặt mua, kế toán chi tiết lập hóa đơn bán hàng (3 liên), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển kế toán tổng hợp, 1 liên lưu tại sổ. Do mất hàng Do giao nhầm cho khách hàng. Do sơ suất của thủ kho, nhân viên giao hàng. Do tiến độ sản xuất của công ty chậm bởi những yếu kém về mặt kỹ thuật. Công nghệ còn non kém. Ý thức đạo đức của nhân viên giao hàng. Yếu tố môi trường tác động (mưa gió, bão, lụt lội,..) - Sơ sài trong việc đối chiếu chi tiết về số lượng hàng giao, đặc điểm về mặt hàng của quản lý kho. - Đồng nhất giữa phiếu giao hàng với chứng từ vận chuyển khi đơn vị đi, giao hàng cho khách hàng, tạo ra sai sót về số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời hạn. - Không có sự kiểm tra đối chiếu về tính chính xác trên hóa đơn bán hàng do kế toán chi tiết lập như số lượng, số lượng, thông tin về khách hàng cũng như kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định. - Làm mất hàng hóa. Khách hàng bị xáo trộn. - Làm mất uy tín của công ty. Không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Giao hàng trễ, phát sinh chi phí, mất uy tín của doanh nghiệp. Làm mất mát tài sản của công ty, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của công ty. Rà soát kỹ đối tượng nhận hàng hóa. Đối chiếu, kiểm tra số lượng giao. Đầu tư kỹ thuật công nghệ sản xuất. Quản lý chặt chẽ quá trình sản xuất để đáp ứng tiến độ sản xuất. Thắt chặt thời gian giao hàng, đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp. Có thể đầu tư thêm công nghệ nhằm giảm thiểu thời gian chế tạo, cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm Kiểm tra, đối chiếu số lượng hàng hóa khi xuất. Thu tiền Hoạt động thu tiền. Có thể lúc thu tiền bị thiếu, con số bị sai. Thũ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp số tiền khách hàng thanh toán trước khi ghi vào sổ sách Có thể không thu được tiền của khách hàng. Một số trường hợp nợ khó đòi đã bị xóa mà không thông qua bước xét duyệt. Nhân viên có thể thông đồng với bộ phận khác để chiếm dụng số tiền phải thu khách hàng sau đó đề nghị xóa sổ với lý do nợ khó đòi. Có thể xảy ra trường hợp kế toán bù trừ giữa khoản phải thu và khoản phải trả không đúng (về đối tượng lẫn số liệu) đối với trường hợp khách hàng vừa là người mua hàng hóa của đơn vị lại vừa cung cấp một số mặt hàng cho đơn vị. Vì lợi ích cá nhân, chạy theo doanh thu đạt được nên một số nhân viên bán hàng có thể có những động thái “ép” hoặc “khuyến khích quá mức”để khách hàng mua nhiều hơn hoặc nới lỏng tiêu chuẩn bán hàng để đạt chỉ tiêu doanh thu và cho phép khách hàng trả lại hàng. Bán hàng thu tiền mặt: Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hoặc thẻ tín dụng. Sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng cũng như khuyến khích khách hàng sử sụng hóa đơn. Định kỳ kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ. Bán chịu: Định kỳ kiểm tra đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ liên quan, hay giữa số liệu kế toán và các bộ phận khác như giao hàng, bán hàng... Sử dụng hệ thống sổ sách theo dõi chi tiết nợ phải thu nhằm bảo đảm quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, cung cấp dữ liệu nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho thích hợp. Ban hành chính sách xóa sổ nợ phải thu đối với những khách hàng không còn khả năng thanh toán. Định kỳ cần in các báo cáo về số dự phòng phải thu khó đòi đề nghị trích lập, số nợ khó đòi đã xóa sổ theo từng nhân viên theo dõi công nợ. Bộ phận thu tiền thu sai số tiền trên hóa đơn. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty bị nới lỏng. Bộ phận xét duyệt đánh giá sai đối tượng khách hàng. Sai sai từ bộ phận kế toán, thu tiền, xét duyệt. Ý thức, lòng tham của nhân viên. - Theo dõi tài khoản công nợ của khách hàng không được rõ ràng, chi tiết. - Do hiện tượng chạy theo doanh thu của nhân viên bán hàng - Chưa có sự tách biệt giữa chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán việc thu tiền trên sổ cái - Chưa có sự thống nhất trong việc phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền thũ quỹ ghi chép. - Sự đối chiếu công nợ với khách hàng, về thông tin của khách hàng, tình trạng nợ hiện tại, cũng như khả năng thanh toán của khách hàng. - hệ thống sổ sách kế toán chưa phân định chi tiết từng khoản phải thu, phải trả của cùng một đối tượng khách hàng. - Chính sách xóa nợ phải thu khó đòi chưa quy định rõ các tiêu chuẩn để được đề nghị xóa sổ và việc cấp có thẩm quyền cho phép nợ phải thu khó đòi đang còn chung chung. Làm mất tài sản của doanh nghiệp. Làm mất mát tài sản. Làm mất tài sản. Việc trình bày trên báo cáo tài chính có thể không chính xác, thông tin thiếu sự tin cậy, hợp lý. - Ảnh hưởng tiêu cực tới chính sách bán hàng, tồn trữ cũng như tới hiệu quả của đơn vị và tạo nên những ấn tượng giả tạo về tình hình tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. Bộ phận xét duyệt đánh giá, rà soát lại đối tượng khách hàng. Thực hiện các thủ tục xét duyệt đầy đủ. - Xây dựng hệ thống sổ sách chi tiết theo dõi từng khoản nợ cụ thể của khách hàng, bao gồm những khoản khách hàng nợ công ty cũng như những khoản mục mà đơn vị nợ khách hàng. - Thiết lập chế độ khen thưởng nhân viên hợp lý nhằm khuyến khích, động viên nhân viên để giảm thiểu trường hợp vì chạy theo doanh thu mà ảnh hưởng đến các chính sách bán hàng của đơn vị, cũng như ngăn ngừa những hành vi thiêú đạo đức trong việc ăn chăn lạm dụng, lấy tiền của công ty làm của riêng. Hiện tượng trả lại hàng của khách hàng ít xảy ra nên những rủi ro cũng như thủ tục kiểm soát của công ty đối với trường hợp này dường như không được đề cập đến. 7.2_ Kiểm soát trong môi trường máy tính 7.2.1_ Đánh giá kiểm soát chung Tổ chức bộ máy xử lý thông tin: khá đon giản. Chỉ có bộ phận vận hành/xử lý, thực hiện các hoạt động kiểm soát dữ liệu, nhập liệu và xử lý dữ liệu, không có bộ phận phát triển hệ thống và bộ phận kỹ thuật. Kiểm soát truy cập từ bên ngoài Việc kiểm soát còn khá lỏng lẻo, vì các phòng lien kết với nhau, phòng kế toán không tách bạch với các phòng khác. Kiểm soát truy cập logic _ Không có nhận dạng người sử dụng. Cả hệ thống dùng chung một password. Khả năng người không có phận sự truy cập vào hệ thống là rất cao. Do đó, tính bảo mật của dữ liệu hầu như không được đảm bảo. _ Về việc phân quyền truy cập, ta xem xét ma trận truy cập sau: (theo như phỏng vấn). Kế toán trưởng (kiêm KTTH) Thủ quỹ (kiêm KTCT) Khai báo + khách hang X,T,S,D X + Hàng hóa X,T,S,D X Nhập liệu +xuất kho X X,T +lập HĐBH X X,T +Thu tiền X X,T Cập nhật + Các báo cáo Không tìm hiểu Tuy nhiên, trên thực tế, mô hình này hầu như không được áp dụng một cách triệt để. Khả năng nhờ vả nhau giữa các nhân viên tương đối lớn, do các nhân viên làm việc hầu như là dựa trên sự quen biết và tin tưởng lẫn nhau hơn là một mô hình thiết lập sẵn. 4- Đảm bảo hoạt động liên tục Doanh nghiệp có thực hiện sao lưu dự phòng dữ liệu 5- Kế hoạch khắc phục hậu quả nếu xảy ra: Doanh nghiệp có tham gia mua bảo hiểm hệ thống, có sao lưu dự phòng chương trình nguồn, dữ liệu. Theo phỏng vấn, các kế hoạch đều được thể hiện dưới dạng văn bản. Tuy nhiên, do nhóm không có điều kiện tiếp cận và xác minh nên không thể đưa ra nhận xét đánh giá. 7.2.2_ Kiểm soát ứng dụng Ô Nhập Liệu Mục Tiêu Kiểm soát trình tự Kiểm soát giới hạn kiểm soát kiểu dữ liệu kiểm soát trùng lặp kiểm soát mặc định kiểm soát tự động Ngày chứng từ -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập). -Hợp lệ: trong kỳ hiện hành, đúng kiểu ngày. -Chính xác: đúng ngày trên chứng từ nhập liệu. xü xü xü O Xü O Số chứng từ -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: không được trùng lặp, đúng kiểu số (bao nhiêu số). - Chính xác: đúng số chứng từ nhập liệu. xü O xü xü O O Loại chứng từ -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: kiểu chữ ( ví dụ: PC,PT) - Chính xác: đúng loại chứng từ nhập liệu. O O O O Xü O Đối tượng nợ Đối tượng có -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: số hiệu tài khoản chi tiết theo khách hàng + mã đối tượng, kiểu số trước + kiểu chữ sau. -Chính xác: Đúng tài khoản cần quản lý. xü O xO O xO O Mã đối tượng (mã khách hàng) -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: mã đối tượng hợp lệ, đúng cấu trúc mã theo quy định ( số hiệu tài khoản chi tiết theo khách hàng + mã đối tượng , kiểu số trước + kiểu chữ sau, chữ hoa không dấu) VD:131 COLOA). -Chính xác: mã khách hàng phải đúng với giao dịch. xü O xü xü xO O Tên đối tượng -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập). -Hợp lệ: khách hàng hợp lệ, phù hợp với mã đối tượng đã chọn ở trên. -Chính xác: đúng với khách hàng giao dịch. O O O O O Xü Diễn giải - Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu. -Chính xác: đúng nội dung nghiệp vụ xảy ra. xü O O O O O Mã thành phẩm -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: mã đối tượng hợp lệ, đúng cấu trúc mã theo quy định. -Chính xác: mã hàng phải đúng với loại hàng giao dịch. xü O xü xü xO O Tên thành phẩm -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập). -Hợp lệ: tên thành phẩm hợp lệ. -Chính xác: đúng với thành phẩm cần giao dịch. O O O O O Xü Đơn vị tính -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập). -Hợp lệ: cái . O O O O O Xü Số lượng -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: kiểu số, > 0, nhỏ hơn số lượng hàng tồn kho. -Chính xác: nhập chính xác số lượng giao dịch. xü xü xü O O O Đơn giá -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: kiểu số, > 0, nhỏ hơn số lượng hàng tồn kho. -Chính xác: chính xác theo đơn giá đã quy định trước (nếu khai báo thêm khi có thay đổi thì máy tự động tính theo đơn giá bình quân) O O O O O Xü Thành tiền -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: bằng số lượng nhân đơn giá, kiểu số, > 0. -Chính xác: đúng theo giá trị giao dịch. O O ü O ü xO X: Kiểm soát đề nghị, , O: chưa áp dụng, ü: Đang áp dụng Rủi ro xử lý thông tin: - Về đối tượng nợ, đối tượng có, không phải tự động mà do người sử dụng tự khai, do đó dễ dẫn đến sai sót, dữ liệu không đầy đủ è khó quản lý, vì khi nhập sai mã đối tượng, sai tên đối tượng giao dịch sẽ dẫn đến việc xử lý ghi sổ theo dõi công nợ của các khách hàng sai, hoặc có thể giao nhầm hàng… Phần đơn giá, do tự nhập vào nên khả năng sai sót là không tránh khỏi. Bên cạnh đó, ngoài khả năng sai sót do vô ý của nhân viên, còn có khả năng nhân viên gian lận trong quá trình nhập đơn giá… Thành tiền: do tự tính ngoài và nhập vào nên có thể tính và nhập sai tổng trị giá giao dịch. - Không kiểm soát đối chiếu kết quả xử lý giữ hai nguồn khác nhau cho các dữ liệu nhập (kế toán dùng phần mềm ATC, nhưng quản lý kho dùng Excel, cuối tháng mới đối chiếu)à thông tin dễ sai, không phát hiện kịp thời. VIII_ GIẢ ĐỊNH DOANH NGHIỆP ĐƯA PHẦN MỀM TTSOFT VÀO SỬ DỤNG TẠI DOANH NGHIỆP, THIẾT KẾ: 7.1_ Danh mục màn hình nhập liệu chứng từ của chu trình tại doanh nghiệp QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG Tên màn hình nhập liệu Dữ liệu của màn hình Người nhập Doanh thu bán hàng Ngày chứng từ, số chứng từ, ngày ghi sổ, đối tượng, họ tên, địa chỉ/bộ phận, nội dung, kho hàng, + Bút toán: tài khoản nợ, tại khoản có, đối tượng có, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền, ĐVTT, ghi chú. + Hóa đơn: phân loại, kí hiệu HĐ, số, ngày lập, tên khách hàng, mã số thuế, VAT, tiền hàng, tiền thuế, hàng hóa. Kế toán chi tiết kiêm thủ quỹ Xuất kho Hàng bán Ngày chứng từ, số chứng từ, ngày ghi sổ, đối tượng, họ tên, địa chỉ/bộ phận, nội dung, kho hàng, chứng từ liên quan, tài khoản nợ, tại khoản có, đối tượng có, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền, ĐVTT, ghi chú. Kế toán chi tiết (kiêm thủ quỹ) QUÁ TRÌNH THU TIỀN Tên màn hình nhập liệu Dữ liệu của màn hình Người nhập Phiếu thu tiền Ngày chứng từ, số chứng từ, ngày ghi sổ, đối tượng, họ tên, địa chỉ/bộ phận, nội dung, kho hàng, + Bút toán: tài khoản nợ, tại khoản có, đối tượng có, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền, ĐVTT, ghi chú. + hóa đơn: phân loại, kí hiệu HĐ, số, ngày lập, tên khách hàng, mã số thuế, VAT, tiền hàng, tiền thuế, hàng hóa Kế toán chi tiết kiêm thủ quỹ Giấy báo Có Ngày chứng từ, số chứng từ, ngày ghi sổ, đối tượng, nội dung, tài khoản nợ, tài khoản có, đối tượng có, số tiền, ĐVTT, ghi chú. Kế toán chi tiết kiêm thủ quỹ 7.2_ Tổ chức bộ máy kế toán xử lý chu trình tại doanh nghiệp Do quy mô sản xuất hiện tại của công ty chưa lớn lắm, và những nghiệp vụ phức tạp ít phát sinh cho chu trình doanh thu nói riêng và các chu trình khác nói chung nên việc tổ chức bộ máy kế toán khi áp dụng phần mềm xử lý TTSoft cần đảm bảo một số yêu cầu sau: Gọn, nhẹ. Đảm bảo cho việc vận hành hữu hiệu và hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Ghi nhận, phản ánh đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ. Phù hợp với đặc điểm kinh doanh, nguồn lực và tình hình của doanh nghiệp. Nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn đảm bảo. Được tập huấn kỹ về phần mềm TTSoft. Đề xuất: Trên thực tế, đa số những doanh nghiệp nhỏ luôn muốn có một bộ máy kế toán gọn nhẹ để tiết kiệm chi phí, do đó việc kiêm nhiệm trong những doanh nghiệp này là rất cao. Tuy nhiên, nếu chúng ta biết cách phân công công việc một cách đúng đắn thì cũng có thể giảm thiểu một số rủi ro do viêc kiêm nhiệm gây ra. Theo đề xuất cảu nhóm, công ty cần thiết nên tách bạch giữa kế toán tiền và kế toán khoản phải thu, kế toán tiền và thủ quỹ, để tránh trường hợp chiếm dụng và biển thủ tiền, không ghi vào sổ sách kế toán. Tuy nhiên tất nhiên, rủi ro xảy ra gian lận còn rất nhiều. Với số lượng hai là nhân viên như thế, nhóm xin đề xuất mô hình sau đây: 1 Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tiền: thực hiện việc khai báo chung, quản lý, tổ chức kế toán, xử lý các trường hợp sai sót, nghiệp vụ phức tạp, theo dõi thu chi tiền… 1 Kế toán chi tiết kiêm thủ quỹ và kế toán các khoản phải thu,kế toán doanh thu: ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, ghi nhận doanh thu lập hóa đơn bán hàng, theo dõi khoản phải thu khách hàng, cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời việc thu chi tiền mặt tại công ty vào sổ quỹ và báo cáo cho ban giám đốc và kế toán trưởng (kế toán tiền),… QUY TRÌNH XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU: Giả định: Kế toán 1: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tiền. Kế toán 2: Kế toán chi tiết kiêm thủ quỹ và kế toán các khoản phải thu, kế toán doanh thu. Sau khi quá trình xét duyệt bán hàng và giao hàng được thực hiện, căn cứ vào phiếu xác nhận giao hàng của bộ phận giao hàng chuyển đến