Đề tài Hệ thống thông tin quản lý cấp phép các hoạt động văn hoá

ro. Các bài học rút ra từ dự án. Tìm và tổng kết tư liệu liên quan. daotuananh@yahoo.com Phụ trách tài chính dự án Đỗ Minh Tuấn Phát biểu phạm vi. Ước tính chi phí, Viết tổng kết về MBTI của nhóm. tuanphthanoi@yahoo.com 2. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Kịch bản: Nhóm đã đề cử anh Nguyễn Gia Đăng làm Quản lý dự án “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá”. Anh Đăng là kỹ sư tin học có gần 10 năm kinh nghiệm, hiện đang công tác tại viện CNTT. Anh đã tham gia rất nhiều dự án cho một số công ty với vai trò thiết kế, thi công, chuyển giao công nghệ. Các nhiệm vụ: Phát triển Hợp đồng Nhóm (Team Contract) Hợp đồng nhóm – Team Contract Tên dự án : “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá” Họ tên các thành viên dự án và chữ ký: Họ tên Chữ ký Đào Tuấn Anh Nguyễn Gia Đăng Vũ Mạnh Sướng Đỗ Minh Tuấn Qui tắc chung khi làm việc: Nhóm dự án sẽ Xem quyền lợi của dự án là trên hết. Bảo đảm các thành viên được thông đạt về dự án. Ưu tiên phân công công việc theo đúng sở trường, điều kiện của mỗi người. Tôn trọng ý kiến các thành viên. Tham gian dự án đến hoàn tất. Tuân thủ thực hiện các quy định về kế hoạch, yêu cầu công việc và thời gian. Khi tham gia: Các thành viên sẽ. Tạo điều kiện bình đẳng cho mọi thành viên. Khuyến khích đưa ra các ý tưởng cải tiến, sáng tạo. Báo cáo kịp thời tiến độ công việc cho người quản trị dự án. Chân thật và cởi mở trong các hoạt động dự án. Khuyến khích phong cách làm việc linh động uyển chuyển. Thông báo trước khi vắng mặt 1 buổi họp. Truyền thông: Các thành viên sẽ Khi gửi email về thông tin liên quan dự án thì phải cc cho mọi thành viên. Trả lời email có liên quan dự án kịp thời . Tập trung giải quyết vấn đề phát sinh, không khích bác nhau. Trình bày ý tưởng một cách gọn gàng , dễ hiểu. Nêu ngay thắc mắc khi không hiểu rõ 1 chi tiết nào đó. Lưu lại nội dung các thảo luận liên quan theo trình tự. Mỗi thời điểm chỉ đưa ra một vấn đề để thảo luận. Giải quyết vấn đề: Các thành viên sẽ Khuyến khích mọi người cùng tham gia giải quyết vấn đề. Chỉ nên phê bình có tính chất xây dựng. Khi được yêu cầu giải quyết một vấn đề, phải phản hồi hoặc đưa giải pháp. Có tinh thần đồng đội chung sức giải quyết vấn đề. Hội họp : Các thành viên sẽ Tham gia họp hàng tuần để báo cáo tình hình của nhóm cả tuần. Ghi chép nội dung cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề đã đưa ra trong vòng 24 giờ. Chấp hành, thực hiện đúng quyết định, giải pháp đã thống nhất trong cuộc họp. Bảng phân tích các bên liên quan PHÂN TÍCH CÁC BÊN LIÊN QUAN CHO DỰ ÁN Người viết (Prepared by): Nguyễn Gia Đăng Ngày ( Date):01-06-2007 Khách hàng Trưởng nhóm kỹ thuật Người dùng Thuộc tổ chức Sở VHTT Nhóm thực hiện dự án Sở VHTT Vai trò trong dự án Đưa ra yêu cầu và Quyết định nghiệm thu dự án Thực hiện các yêu cầu của khách hàng Vận hành HT khi nghiệm thu và sử dụng hệ thống sau khi bàn giao Một sự kiện duy nhất về BTG Đặt hàng Nghiệm thu, tổng kết dự án Vận hành hệ thống Mức độ quan tâm 8 8 7 Mức độ ảnh hưởng 9 8 7 Đề xuất về quản lý các mối quan hệ Luôn lắng nghe các yêu cầu. Cần có các giao kết yêu cầu giữa 2 bên Xây dựng kế hoạch làm việc chặt chẽ, kiểm tra theo dõi tiến độ thực hiện các phần của dự án. Tạo liên kết thông tin tốt giữa các bộ phận kỹ thuật Theo dõi theo quen, tìm hiểu các mong muốn của người dùng. Phát triển một bản tuyên bố phạm vi (scope statement) dự án . PHÁT BIỂU VỀ PHẠM VI- Scope Statement Tên dự án –Project title: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá” Người viết –Prepared by: Đỗ Minh Tuấn Ngày-Date : 01-06-2007 Lý giải về dự án - Project Justification Mục tiêu của dự án là khảo sát các quy trình nghiệp vụ về cấp phép các loại hình dịch vụ văn hoá tại Sở VHTT. Từ đó xây dựng một hệ thống nhằm tin học hoá các quy trình đó. Các giai đoạn dự kiến: Khảo sát hiện trạng tin học và trình độ tin học của các cán bộ tại Sở Khảo sát các quy trình nghiệp vụ Thiết kế các chức năng của hệ thống Xây dựng phần mềm Thử nghiệm hệ thống Chuyển giao tài liệu và chương trình Các tính chất và yêu cầu của sản phẩm (Product Characteristics and Requirements) Quản lý các hồ sơ xin cấp phép dịch vụ văn hoá trên máy Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin nhanh chóng, chính xác Lập và xem báo cáo thống kê dễ dàng, thuận tiện Có thể tra cứu kết quả đăng ký xin cấp phép trên Web Thông tin dữ liệu được quản lý tập trung Hệ thống được bảo mật tốt Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án (Summary of Project Deliverables) Các kết quả liên quan đến quản lý dự án : ngữ cảnh dự án, văn bản tôn chỉ, hợp đồng nhóm, phát biểu phạm vi, WBS, chi phí dự trù, báo cáo tiến độ, báo cáo hòan tất, bài học kinh nghiệm. Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án (Project Success Criteria) Hệ thống chạy ổn định, dễ sử dụng Đáp ứng cho nhu cầu quản lý các hồ sơ xin cấp phép các dịch vụ văn hóa Chi phí chấp nhận được Tiến độ thực hiện dự án đúng kế họach Phối hợp tốt trong thực hiện dự án Mô hình của Hệ thống như sau: CSDL tại Sở VHTT CSDL tại phòng VHTT Quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá - HS xin cấp phép DVVH - Đơn thư tố cáo, khiếu nại - Kết quả xét duyệt,thanh tra - Thông tin tra cứu chủ sở hữu HS xin cấp phép DVVH - Kết quả xét duyệt - Thông tin tra cứu Phòng VHTT huyện Kết quả xét duyệt Kết quả thanh tra P.Quản lý Văn hoá Thanh tra Sở VHTT - TT về thanh tra, kiểm tra - TT xử lý TT về đơn thư khiếu nại tố cáo Tiếp nhận hồ sơ Kết quả xét duyệt Cập nhật thông tin Dự kiến về kinh phí: 50.000.000 VNĐ Trong đó: Kinh phí khảo sát hệ thống: 5.000.000 (VNĐ) Kinh phí phân tích thiết kế: 20.000.000 (VNĐ) Kinh phí lập trình xây dựng phần mềm: 20.000.000 (VNĐ) Kinh phí triển khai: 5.000.000 (VNĐ) Phát triển WBS (Work Breakdown Structure) WBS – DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP PHÉP CÁC DỊCH VỤ VĂN HOÁ Khảo sát hệ thống Đánh giá hiện trạng Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ của Sở VHTT Hiện trạng tổ chức và các phòng ban của Sở Xác định các đối tượng tham gia trong hệ thống Tìm hiểu các quy trình nghiệp vụ Phân tích yêu cầu Yêu cầu chức năng Chức năng quản lý cấp phép các loại hình dịch vụ văn hóa: Karaoke, vũ trường Mở cửa hàng băng đĩa hình Quảng cáo Biểu diễn nghệ thuật Xuất bản phẩm ra nước ngoài Sử dụng Anten Parabol Xây dựng tượng đài Triển lãm tranh ảnh mỹ thuật Các hoạt động văn hóa nơi công cộng Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hóa. Chức năng quản lý các văn bản liên quan đến lĩnh vực văn hóa. Yêu cầu phi chức năng Phân tích hệ thống Xây dựng mô hình DFD Xây dựng mô hình dữ liệu Xây dựng mô hình trạng thái Xây dựng mô hình xử lý Thiết kế và xây dựng hệ thống Thiết kế cơ sở dữ liệu Hiện thực chương trình Chức năng quản lý hệ thống Chức năng quản lý cấp phép cho các hồ sơ đăng ký Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra Chức năng quản lý các văn bản về lĩnh vực VHTT Chức năng tra cứu, tìm kiếm Chức năng báo cáo thống kê Kiểm tra và sửa lỗi Viết Test-case Thực hiện việc kiểm tra Sửa lỗi Chuyển giao sản phẩm Hỗ trợ cài đặt, cấu hình Hỗ trợ bảo trì, sửa lỗi 5. Dùng WBS đã xây dựng , tạo ra sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng trong MS Project 2003 cho dự án. Ước lượng thời gian kéo dài của từng tác vụ và nhập vào những phụ thuộc thích hợp. In sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng. SƠ ĐỒ GANTT Người tạo: Vũ Mạnh Sướng Ngày: 03-04-2007 6. Tạo một ma trận tác động/khả năng có thể xảy ra và danh sách những rủi ro được đưa lên hàng đầu cho dự án. Gồm có ít nhất 10 rủi ro. DANH SÁCH MỨC ĐỘ RỦI RO TRONG DỰ ÁN Người tạo: Đào Tuấn Anh Ngày: 03-04-2007 Mã rủi ro Mức độ Rủi ro tiềm ẩn Cách khắc phục R01 2 Sự phân công nhân lực kém Xem xét lại khả năng của tất cả các thành viên trong nhóm. R02 3 Nhân sự thực hiện dự án: ốm đau, tai nạn. Xây dựng phương án dự phòng về nhân sự. R03 1 Xây dựng kế hoạch dự án không phù hợp Tìm hiểu kỹ về khả năng và thời gian của nhân sự tham gia dự án R04 1 Khách hàng thay đổi yêu cầu trong quá trình thực hiện dự án Phân tích, tìm hiểu thật kỹ bài toán R05 1 Các bộ phận phối hợp không tốt, nắm bắt và thực hiện không đúng yêu cầu, không hoàn thành công việc ảnh hưởng đến các bộ phận khác,… Tạo sự đoàn kết, trao đổi cởi mở, thẳng thắn, giúp đỡ và tương tác thường xuyên giữa các nhân viên thực hiện dự án R06 3 Xác định phạm vi dự án kém ảnh hưởng đến thời gian và chi phí thực hiện dự án Phân tích và xác định rõ yêu cầu của khách hàng ngay từ đầu R07 3 Ước tính thời gian dự án kém dẫn đến không hoàn thành dự án đúng thời hạn Xác định rõ yêu cầu của dự án, trình độ của nhân viên tham gia dự án R08 2 Ước tính chi phí kém Phân tích và tìm hiểu mọi yếu tố về giá cả thị trường, các yêu tố liên quan đến chi phí cho dự án R09 2 Quản lý chưa giám sát tốt tiến độ công việc của mỗi nhân viên Người quản lý dự án phải thực sự quan tâm tới dự án, quan tâm sát sao tới nhân viên và tiến độ công việc R10 2 Cơ sở vật chất và trình độ tin học của đối tác yếu Đề nghị phía đối tác tổ chức những khóa học nhằm nâng cao trình độ tin học của nhân viên Ghi chú : Mức 1 là cao nhất THỰC HIỆN DỰ ÁN Sau khi đã lên kế hoạch và xác định được các công việc phải làm, trưởng dự án đã quyết định triệu tập cuộc họp nhóm để cùng các thành viên trong nhóm đưa ra những phân tích về chức năng của chương trình đồng thời lên kế hoạch chi tiết cho việc thiết kế và lập trình. Trong buổi họp các các thành viên trong nhóm đã nêu lên những khó khăn và thuận lợi của từng nghiệp vụ. Sau cuộc họp trưởng dự án có các cột mốc phải hoàn thành trong mỗi giai đoạn để tất cả các thành viên trong nhóm cùng theo dõi và thực hiện Danh sách các công việc của dự án [Statement of Work for Project Name] [Scope of Work]Phạm vi công việc: [Describe the work to be done to detail. Specify the hardware and software involved and the exact nature of the work.] [Mô tả chi tiết công việc , các phần mềm và phần cứng sử dụng trong các giai đoạn] Soạn kịch bản cho từng giai đoạn Hợp đồng nhóm Khảo sát thị trường của dự án Phân tích các bên liên quan của dự án Phạm vi dự án Lập WBS Đánh giá rủi ro Bảng quản lý thời gian Dùng phần mềm MS Project 2003 Phân tích thiết kế chương trình Viết mã chương trình Kiểm thử và sửa lỗi Các giai đoạn thực hiện[Period of Performance]: Specify when the work is expected to start and end, working hours, number of hours that can be billed per week, where the work must be performed, and related schedule information. Khởi động 3 days Sun 01/04/07 Tue 03/04/07 Phân tích 7 days Wed 04/04/07 Tue 10/04/07 Thiết kế 30 days Wed 11/04/07 Thu 10/05/07 Cài đặt 40 days Fri 11/05/07 Wed 20/06/07 Test và sửa lỗi 6 days Thu 21/06/07 Tue 26/06/07 Chuyển giao 4 days Wed 27/06/07 Sun 01/07/07 Điều khiển, kiểm soát(CONTROLLING) [Project Name] Hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá [Kickoff Meeting] 01/04/2007 [Time]Thời gian : 17h30 – 20h30 [Attendees]Số người tham gia: Vũ Mạnh Sướng Nguyễn Gia Đăng Đào Tuấn Anh Đỗ Minh Tuấn [Meeting Objective]Mục tiêu cuộc họp: 1.Lập kế hoạch cho dự án. 2.1 Lập bảng hợp đồng nhóm 2.2 Lập bảng WBS(Work Breakdown Structure) 2.3 Lập bảng phân tích các bên tham gia 2.4 Lập lịch biểu quản lý thời gian dự án 2.5 Lập bảng quản lý nguồn nhân lực dự án Phân chia công việc Agenda: Thảo luận các mô-đun chính của dự án . Xác định chức năng của từng mô-đun. Xác định các công việc để lập kế hoạch cho dự án Phân chia công việc Công việc Thời gian (ngày) Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Người làm Khởi động 3 01/04/2007 03/04/2007 Cả nhóm Phân tích 7 04/04/2007 10/04/2007 Lấy yêu cầu và phân tích yêu cầu 4 04/04/2007 07/04/2007 Cả nhóm Làm tài liệu tổng quan 3 08/04/2007 10/04/2007 T.Anh, Tuấn Báo cáo trạng thái công việc 3 08/04/2007 10/04/2007 Đăng, Sướng Thiết kế 30 11/04/2007 10/05/2007 Viết tài liệu use-case 10 11/04/2007 20/04/2007 Cả nhóm Viết thiết kế chức năng 6 21/04/2007 26/04/2007 Tuấn, Anh Viết thiết kế giao diện 10 27/04/2007 06/05/2007 Anh, Tuấn Thiết kế cơ sở dữ liệu 4 07/05/2007 10/05/2007 Tuấn, Anh Thiết kế framework 10 21/04/2007 30/04/2007 Đăng, Sướng Thiết kế component,class 10 01/05/2007 10/05/2007 Đăng, Sướng Cài đặt 40 11/05/2007 20/06/2007 Cài đặt các class dùng chung 5 11/05/2007 15/05/2007 Cả nhóm Modul quản lý cấp phép các dịch vụ VH 20 16/05/2007 05/06/2007 Đăng, Sướng Modul quản lý công tác thanh tra, kiểm tra 15 06/06/2007 20/06/2007 Đăng, Sướng Modul quản lý văn bản liên quan đến dịch vụ VH 15 16/05/2007 31/05/2007 Tuấn, Anh Modul tra cứu, tìm kiếm 10 01/06/2007 10/06/2007 Tuấn, Anh Modul tạo lập báo cáo 10 11/06/2007 20/06/2007 Tuấn, Anh Kiểm lỗi và sửa lỗi 6 21/06/2007 26/06/2007 Cả nhóm Đào tạo và chuyển giao 4 27/06/2007 30/06/2007 Cả nhóm Ghi chú: a)Mỗi thành viên của nhóm sẽ khảo sát các công việc chính của qui trình phỏng vấn ứng viên ở đơn vị mình công tác và thảo luận . Đã gởi thông tin thu thập cho tất cả mọi người và thống nhất các mô-đun chính. Phân công mỗi người tìm hiểu và lập bảng câu hỏi khảo sát cho mô-đun. b) Người thực hiện phân tích một mô-đun tìm hiểu qui trình thực hiện (Activity diagram), các thành phần tương tác (class diagram) , và xác định các mô-đun liên quan. c)Thiết kế giao diện,use-case và các chức năng của mô-đun. d) Bảng quản lý thời gian, nhân lực và rủi ro có thể điều trong suốt quá trình phân tích , thiết kế dự án 5. Kết thúc dự án: Bài học kinh nghiệm Người viết: Nguyễn Gia Đăng Ngày: 01-07-2007 Tên dự án: Hệ thống thông tin quản lý cấp phép các hoạt động dịch vụ văn hoá. Giám đốc dự án: Nguyễn Gia Đăng. Ngày bắt đầu dự án: 01-04-2007 Ngân sách: 50 Triệu Dự án thành công tốt đẹp nhờ những yếu tố: Thu hẹp phạm vi dự án. Thay đổi cách tiếp cận hiện trường mạng máy tính tại trường Bổ sung nhân sự hợp lý. Những bài học chính về quản lý từ dự án này: Quản lý phạm vi: phạm vi dự án phải phù hợp với khả năng và tình hình thực tế của hiện trường. Quản lý nhân sự: phải có theo dõi và điều chỉnh kịp thời trong quá trình thực thi dự án. Quản lý chi phí: phải ước lượng chính xác về chi phí thực hiện dự án, phân tích kỹ điểm hoà vốn khi đầu tư. Quản lý rũi ro: dự đoán các rũi ro, thường xuyên theo dõi và cập nhật các rũi ro. Tham khảo ý kiến cấp trên khi cần thiết. Sự thành công đáng quan tâm nhất trong dự án này là triệu tập cuộc họp ban quản trị kịp thời sau giai đoạn 1. Bên cạnh đó là sự thay đổi phạm vi dự án và chuyên gia tư vấn. Sự thất bại cần lưu ý trong dự án này là sự chậm chạp trong việc đánh giá sự thất bại của dự án trong giai đoạn 1. Ngoài ra sự tin tưởng chuyên gia tư vấn làm việc không hiệu quả trong thời gian dài cũng là một bài học cần quan tâm. Nếu thực hiện các dự án tương tự, cần chú ý các vấn đề sau: Phân chia thời gian hợp lý (chia dự án thành nhiều giai đoạn). Tổ chức các cuộc họp đánh giá thường xuyên. Theo dõi và đánh giá kịp thời sự thất bại của dự án. Thay đổi phạm vi và nhân sự dự án nếu cần thiết. Báo cáo tổng kết dự án Người viết: Nguyễn Gia Đăng Ngày: 26-06-2007 Tên dự án: Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá. Giám đốc dự án: Nguyễn Gia Đăng. Ngày bắt đầu dự án: 01-04-2007 Ngân sách: 50 Triệu Mô tả ngắn về dự án: Dự án phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá là một lĩnh vực mới của mà nhóm triển khai. Lý do phát triển dự án: Văn hoá thông tin là một lĩnh vực hoạt động nhạy cảm và phức tạp. Nhằm nâng cao hiệu quả, rút ngắn thời gian, tự động hoá, đơn giản hoá và làm gọn nhẹ các quy trình giải quyết, xử lý các các hồ sơ thủ tục hành chính trong việc cung cấp dịch vụ công cho người dân, đặc biệt là các dịch vụ công mang tính liên ngành, theo mô hình "một cửa" để giảm các thủ tục phiền hà, giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ và công minh theo đúng pháp luật là một trong những mục tiêu trọng tâm của chương trình Những kết quả đạt được: Dự án đã thành công tốt đẹp sau những điều chỉnh rất kịp thời. Nhóm dự án đã thu thập được nhiều dữ liệu chính xác, thiết lập nhiều mối quan hệ. Kết quả, xây dựng thành công HTTT quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá và được mọi người đánh giá cao. Đánh giá về kết quả dự án: Dự án đã thành công tốt đẹp mặc dù có nhiều khó khăn trong thời gian đầu. Các công cụ hỗ trợ: MS Project 2003: dùng để quản lý dự án. MS Excel: dùng để phân tích các số liệu, ước lượng chi phí MS Word: dùng để viết các báo cáo trong dự án. MS PowerPoint: dùng để xây dựng các presentation cho các cuộc họp. MS Outlook: dùng để gửi mail và quản lý thời gian cá nhân. Dùng các phần mềm giao tiếp như e-mail và Web để hỗ trợ liên lạc. Bài học kinh nghiệm Sự thành công đáng quan tâm nhất trong dự án này là triệu tập cuộc họp ban quản trị kịp thời sau giai đoạn 1. Bên cạnh đó là sự thay đổi phạm vi dự án và chuyên gia tư vấn. Sự thất bại cần lưu ý trong dự án này là sự chậm chạp trong việc đánh giá sự thất bại của dự án trong giai đoạn 1. Ngoài ra sự tin tưởng chuyên gia tư vấn làm việc không hiệu quả trong thời gian dài cũng là một bài học cần quan tâm. Những bài học chính về quản lý từ dự án này: Quản lý nhân sự: phải có theo dõi và điều chỉnh kịp thời trong quá trình thực thi dự án. Quản lý chi phí: phải ước lượng chính xác về chi phí thực hiện dự án, phân tích kỹ điểm hoà vốn khi đầu tư. Quản lý rũi ro: dự đoán các rũi ro, thường xuyên theo dõi và cập nhật các rũi ro. Tham khảo ý kiến cấp trên khi cần thiết. Bài học rút ra từ dự án Người viết: Đào Tuấn Anh Ngày: 26-06-2007 Tên dự án: Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá. Giám đốc dự án: Nguyễn Gia Đăng. Ngày bắt đầu dự án: 01-04-2007 Ngân sách: 50 Triệu Khi nhóm cùng nhau theo dõi việc tiến độ dự án, nhóm sẽ làm việc nhanh hơn, hiệu quả và chắc chắn hơn. Đánh giá chính là ở kết quả của cả nhóm. Phân công công việc ghi chép lại nội dung các cuộc họp. Được quyết định bởi cả nhóm. Các yếu tố cần cân nhắc: tự nguyện, kinh nghiệm, nguyện vọng, cách thông báo các báo cáo cuộc họp. Xem các báo cáo để theo dõi tiến độ công việc. Xem cách thức cả nhóm sẽ liên lạc với nhau. Gặp trực tiếp: thời gian, địa điểm. Danh sách số điện thoại và thời gian thuận tiện để gọi địa chỉ email. Tóm tắt các mục tiêu. Gợi ý từng thành viên tự thảo ra từ 2-3 mục tiêu chính. Cả nhóm so sánh, và từ đó quyết định. Quyết định quá trình và cách đạt được mục đích. Sử dụng các chương trình lên lịch (Gantt, Critical Path, PERT). Các chương trình hỗ trợ trình bày (Word, Microsoft Project, PowerPoint ..). Các bước thực hiện lịch làm việc. Phân tích/Tìm hiểu. Kiểm tra thường xuyên lên kế hoạch cho những chỗ trống kêu gọi sự giúp đỡ nếu cần. Khi làm việc theo nhóm, cần sự chia sẻ thông tin, nguồn lực và thống nhất về phương thức thực hiện. Nhóm nào làm việc hiệu quả thường biết kết hợp các yếu tố này. Tuy nhiên, từng nhóm hoặc từng cá nhân làm việc sẽ hiệu quả chỉ khi họ luôn sẵn sàng chia sẻ và tôn trọng các thành viên khác trong nhóm. Làm việc trong nhóm dựa trên sự tôn trọng và khích lệ lẫn nhau. Thường thì tính sáng tạo thường mơ hồ. Các ý tưởng là vô cùng quan trọng với thành công của dự án, chứ không phải là tính cách cá nhân. Sức mạnh của một nhóm là ở khả năng thực hiện và phát triển các ý tưởng mà từng thành viên đem lại. Mâu thuẩn có thể là sự mở rộng của sự sáng tạo. Để giải quyết mâu thuẫn, các thành viên trong nhóm luôn phải tôn trọng ý kiến của nhau. Nói cách khác, làm dự án theo nhóm mang tính chất cộng tác, hơn là cạnh tranh. Hai mục tiêu chính trong làm dự án theo nhóm: thứ nhất là học được gì? Các tài liệu, thông tin cũng như quá trình làm việc. Thứ hai là sản phẩm cuối cùng: bài báo cáo viết, trình bày miệng, hay là các sản phẩm có hình ảnh, âm thanh khác… Đôi khi, nhóm có đạt được thành công hay không là phụ thuộc rất nhiều vào sự mạch lạc trong giải thích yêu cầu dự án. Công việc của nhóm là giải nghĩa các hướng dẫn đó và thống nhất cách giải quyết vấn đề. Quá trình công việc sẽ chỉ có hiệu quả khi có trưởng nhóm dự án hướng dẫn trong quá trình thực thi dự án. Dự án làm theo nhóm không đơn giản như việc học theo nhóm. Các thành viên trong nhóm cần nắm rõ và chuẩn bị kỹ càng cho dự án. Các dự án cần được xây dựng sao cho không thành viên nào trong nhóm bỏ qua nỗ lực công việc của các thành viên khác. Tính điểm: Khen thưởng thường là điều không thể thiếu được cho quá trình, các thành viên nhận được phần thưởng của mình từ những gì họ đóng góp cho dự án. Các động lực khác (như điểm số…) có thể được chấm điểm dựa trên sự tiến bộ, trái ngược với cách tính điểm một cách tương đối. Thường thì tính điểm tương đối thì cách đánh giá với những thành viên không đạt hiệu quả cao. Đánh giá dựa trên tiến bộ của toàn nhóm và của cá nhân. Tuy nhiên, phương pháp này có thể gây hậu quả không hay khi mà những thành viên bị điểm thấp sẽ bị coi là "bỏ đi" và không ai chú ý đến họ nữa. Hiểu nhanh và hiểu chậm: Người hiểu nhanh thường giúp và chỉ cho các thành viên còn gặp khó khăn. Khi chỉ cho những người khác, chính là chúng ta cũng học để hiểu sâu hơn. Đôi khi, những câu hỏi đơn giản sẽ khiến chúng ta nhìn lại vấn đề dưới cách nhìn mới mẻ hơn. Khi giải thích, chúng ta sẽ hiểu sâu hơn. Có thể coi như người gặp khó khăn lại "dạy" lại người đã hiểu. Quy tắc chung khi làm việc theo nhóm: Xem quyền lợi của dự án là trên hết. Bảo đảm các thành viên khác của nhóm được thông báo về thông tin liên quan đến dự án. Tập trung vào những gì tốt nhất cho toàn bộ nhóm dự án. Làm việc để đưa ra được kết quả đảm bảo chất lượng cho công ty. Tôn trọng, quan tâm các ý kiến của các thành viên khác trong nhóm. Tham gia dự án cho đến khi kết thúc. Khi tham gia dự án nhóm, các thành viên sẽ: Tạo điều kiện như nhau cho mỗi thành viên. Khuyến khích thành viên đưa ý kiến của mình về các ý tưởng và các sản phẩm làm ra. Trình bày các ý tượng mới hay các cách tiếp cận đem lại lợi ích cho nhóm. Báo cáo kịp thời tình trạng công việc cho người quản trị dự án. Nên chân thật và cởi mở trong tất cả các hoạt động dự án. Khuyến khích sự linh động, uyển chuyển trong phong cách làm việc nhóm. Thông báo sớm cho các thành viên trong nhóm nếu bạn sẽ vắn mặt trong một cuộc họp. Về phần truyền thông, các thành viên sẽ: Khi gởi mail về các thông tin liên quan dự án thì phải gởi cho tất cả các thành viên trong nhóm. Trả lời những email liên quan một cách kịp thời. Tập trung giải quyết vấn đề, không được công kích người khác. Trình bày các ý tưởng một cách rõ ràng và súc tích. Phải đặt câu hỏi khi cảm thấy không rõ về các chỉ dẫn hay các ý kiến của người khác. Lưu lại nội dung các cuộc thảo luận liên quan theo mình trình tự nhất định. Chỉ đưa ra một vấn đề thảo luận tại một thời điểm trong cuộc họp. Về phần giải quyết vấn đề, các thành viên sẽ: Khuyến khích mọi người cùng tham gia giải quyết các vấn đề. Chỉ nên sử dụng những phê bình có tính xây dựng. Đưa ra các ý kiến phản hồi hoặc giải pháp khi được yêu cầu giải quyết một vấn đề nào đó. Đấu tranh để xây dựng dựa trên các ý kiến của mỗi người. Về phần hội họp, các thành viên sẽ: Tham gia các cuộc họp báo cáo tình hình hàng tuần của nhóm. Ghi chép nội dung các cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề đề ra trong cuộc họp trong vòng 24 giờ. Xây dựng một chương trình nghị sự trước tất cả các cuộc họp. 6. MBTI CỦA NHÓM Người viết: Đỗ Minh Tuấn Ngày: 25-06-2007 MBTI cá nhân : Nguyễn Gia Đăng MSSV: CH0602007 Nguồn:www.humanmetrics.com Thử nghiệm Test MBTI cho cá nhân Theo kết quả test, cá tính Đăng thuộc dạng INFJ :Introversion - Intuition -Thinking – Judging (Hướng nội - Trực quan – Khách quan - Linh hoạt). Những người thuộc dạng này thường có xu hướng chỉ đạo (Drivers). Và trong lĩnh vực công nghệ thông tin, những người này phù hợp với vai là kỹ sư phần mềm. Những người này thường hơi ít nói, sống thiên về nội tâm và hay suy tư lặng lẽ. Có thể vẻ ngoài giữ một vẻ lạnh lùng và chả quan tâm đến bất cứ thứ gì ngoài sự "im lặng". Nhưng thực ra, họ là người hay quan sát, luôn để mắt theo dõi từng diễn biến nhỏ nhặt xảy ra xung quanh mình. Các mối quan hệ được họ vun trồng theo cách "chậm mà chắc". Một chút bí ẩn rắc rối tồn tại trong con người họ làm mọi người muốn khám phá và giải mã. Chính điều này tạo ra "sự cuốn hút" của họ. Sau đây là quan điểm của bà Marina Margaret Heiss về loại người (INTJ) này trên trang web : Đối với người ngoài cuộc, những người loại INTJ có thể xuất hiện với dự án toát ra một sự rõ ràng, tự tin. Sự tự tin này, đôi khi bị nhầm với sự kiêu ngạo, trên thực tế rất cụ thể hơn là bản tính chung; Nguồn của nó nằm trong các hệ thống kiến thức chuyên môn hoá mà hầu hết những người INTJ bắt đầu xây dựng nó từ độ tuổi còn nhỏ (thời kỳ rất sớm). Khi nó đến với các lĩnh vực chuyên môn của chính họ - những người INTJ có một số lĩnh vực như vậy - Họ sẽ có thể nói ngay lập tức với bạn là họ có thể giúp đỡ bạn hay không và giúp như thế nào. Những người INTJ biết họ biết gì và có lẽ quan trọng hơn họ biết họ không biết gì. INTJ là loại người cầu toàn, với m