Đề tài Hoàn thiện bộ máy quản lý

. Bảng B: Công tác kinh doanh năm 2001 3. Chiến lược phát triển của Chi nhánh trong thời gian tới(9) Ta biết mỗi một tổ chức được thành lập ra đều có những mục đích của nó, nếu tổ chức thành lập mà không có một mục đích gì thì việc thành lập ra chẳmg có nghĩa lí gì. Điều đó cho thấy Chi nhánh thành lập ra phải có những mục đích của nó. Mục đích hoạt động của Chi nhánh: Tổ chức mở rộng thị trường sản xuất kinh doanh, phát huy vai trò kinh doanh thương mại Nhà nước cở các tỉnh phía Bắc. Tổ chức nghành hàng, vật tư phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu thụ. Khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, tài sản, sức lao động của doanh nghiệp để góp phần đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước tạo nguồn hàng xuất khẩu, mở rộng phát triển ngành hàng của Công ty giao. Nội dung hoạt động của Chi nhánh: Giới thiệu, quảng cáo, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, dịch vụ các nghành hàng : Điện tử, điện lạnh, điện gia dụng, khí cụ điện, vật tư linh kiện phụ tùng ô tô, xe máy, vải sợi may mặc, thực phẩm công nghệ, hoá mỹ phẩm... và các mặt hàng Công ty được phép kinh doanh. Tuân thủ các chế độ chính sách, Pháp luật của Nhà nước và qui định của Công ty. Quản lý, chỉ đạo Trung tâm thương mại Điện Biên Phủ và các cửa hàng trực thuộc Chi nhánh. Được đại lý mua bán các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty đối với các tổ chức kinh tế khác. (9) Xem chương III nhiệm vụ và - quyền hạn của Chi nhánh Công ty điện máy TP. Hồ chí minh, Trang 3, 4. Qua việc xem xét mục đích và nội dung hoạt động của Chi nhánh, trong thời gian tới chiến lược phát triển của Chi nhánh như sau: + Nắm bắt nhu cầu thị trường và sản xuất ở các tỉnh phía Bắc làm cơ sở hoạch định nguồn hàng, mặt hàng cho từng kỳ kế hoạch để mở rộng thị trường mạng lưới tiêu thụ. Tiếp tục gắn kết với các doanh nghiệp sản xuất - dịch vụ trong nước và ngoài nước để có nguồn hàng ổn định phong phú đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước và xuất khẩu, đồng thời là nơi phát luồng hàng tiêu thụ cho Công ty. + Nghiên cứu nhu cầu thị trường trong nước và ngoài nước để xây dựng và thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức lực lượng hàng phong phú, đa dạng về cơ cấu, chủng loại, chất lượng cao, phù hợp với thị hiếu thị trường trong nước. + Tổ chức sản xuất kinh doanh theo luật thương mại qui định và pháp luật hiện hành, thực hiện các chế độ, chính sách về quản lý, sử dụng tiền vốn, bảo toàn và phát triển vốn của Nhà nước và Công ty giao. + Tiếp tục tuyển dụng lao động theo yêu cầu nhiệm vụ và đúng luật hiện hành, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, quản lý toàn bộ cán bộ công nhân viên của Chi nhánh thực hiện các chính sách chế độ Nhà nước qui định đối với người lao động và theo thoả ước lao động của Công ty, chăm lo đời sống, tạo điều kiện làm việc cho người lao động và nộp đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo chế độ hiện hành. II. Phân tích thực trạng của bộ máy quản lý của Chi nhánh 1. Thực trạng bộ máy quản lý 1.1. Cơ cấu tổ chức Bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà nội là bộ máy được xây dựng theo kiểu trực tuyến - chức năng. Đây là kiểu cơ cấu được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp Nhà nước. Bộ máy quản lý của Chi nhánh bao gồm: Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và một phó giám đốc Phòng chức năng: Gồm có Phòng tài chính kế toán. Phòng quản trị, nhân sự. Phòng kế hoạch, đầu tư, kinh doanh, xuất nhập khẩu. Trung tâm thương mại số 05 Điện Biên Phủ. Hai cửa hàng thuộc Chi nhánh (gồm cửa hàng Nguyễn Công Trứ và cửa hàng số 8 Phan Bội Châu). Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh năm 2001 Giám Đốc (1) Phó Giám Đốc (1) Phòng tổ chức hành chính (32) Phòng tài chính kế toán (6) Phòng kinh doanh XNK (4) Cửa hàng số 08 Phan Bội Châu (11) Cửa hàng Nguyễn Công Trứ (10) Trung tâm thương mại (41) Phân công lao động: Hệ thống quản lý của Chi nhánh được chia ra nhiều chức năng. Chi nhánh căn cứ theo đặc điểm này để phân công lao động theo chức năng. Việc phân công theo chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn và nghề nghiệp thích hợp cùng các điều kiện lao động khác của lao động quản lý, kết hợp với bảng qui định theo cấp của Nhà nước phân nhóm lao động quản lý, kết hợp với bảng theo cấp qui định của Nhà nước phân nhóm lao động quản lý cùng chức năng vào một bộ phận các phòng ban. Các phòng ban với các chức năng đã được phân bổ để ra nhiệm vụ cụ thể của phòng mình để phân công cho các lao động ở trong phòng đảm nhiệm từng nhiệm vụ đã đề ra. b. Hiệp tác lao động: Phân công lao động trong lĩnh vực quản lý đặt ra yêu cầu cần phải hiệp tác lao động quản lý. Đó là người chịu trách nhiệm chung ở các phòng chức năng trong Chi nhánh là trưởng phòng, sau đó là phó phòng chịu trách nhiệm mảng công việc là khác nhau, từng lao động quản lý được bố trí làm một hoặc một số công việc nào đó, cho nên sự phối hợp và hợp tác của lao động quản lý trong phòng và giữa các phòng với nhau là rất cần thiết. Việc hợp tác giữa các phòng ban chức năng là: Trong quá trình thực hiện công tác của mình, bộ phận này sử dụng kết quả, tài liệu của phòng ban kia để xây dựng kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ của phòng ban kia và ngược lại. Ví dụ như phòng kế toán tài chính phải sử dụng tài liệu của phòng kinh doanh XNK. Tuy nhiên, do đặc điểm của Chi nhánh về quá trình sản xuất kinh doanh mà việc phân công và hiệp tác là rất cao, cho nên để đảm bảo hoạt động thì sự hợp tác trong quản lý đòi hỏi phải rất chặt chẽ thì mới có thể làm cho bộ máy quản lý hoạt động tốt và có hiệu quả được. 1.2. Phân tích kết cấu lao động quản lý của Chi nhánh a. Đặc điểm lao động của Chi nhánh: Lực lượng lao động của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh qua 3 năm 1999, 2000 và 2001 được phân theo chức năng thành các nhóm cơ bản sau: - Nhân viên quản lý: Là những người làm công tác tổ chức lãnh đạo, quản lý các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh như Giám đốc, phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trưởng, các cán bộ công nhân viên công tác ở các phòng ban, bộ phận như kế toán, kế hoạch, lao động tiền lương. - Nhân viên quản lý hành chính: Là những người làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua, khen thưởng, văn thư, đánh máy... - Nhân viên khác: Là những nhân viên không làm việc quản lý, trực tiếp làm việc. Chẳng hạn như nhân viên bán hàng, nhân viên bảo vệ... Biểu1: Đặc điểm của lao động Chi nhánh trong 3 năm gần đây Loại lao động Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Số lượng % Số lượng % Số lượng % I. Tổng số CNV 76 100 80 100 96 100 II. Nhân viên quản lý 20 26 26 32 34 35 1. Nhân viên quản lý 17 85 23 88 29 85 2. Nhân viên quản lý HC 3 15 3 12 5 15 III. Nhân viên khác 56 73 54 67 62 65 (Nguồn: đánh giá chất lượng lao động quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà nội trong 3 năm 1999, 2000, 2001) Nhận xét: Biểu 1 Nhìn vào Biểu 1 ta thấy, số CBCNV của Chi nhánh tăng dần theo từng năm, từ năm 1999 tới năm 2000, số lượng CBCNV tăng lên chỉ có 4 người. Điều đó được giải thích như sau: trước năm 1999 Chi nhánh chỉ có 4 cửa hàng, lúc đó chưa có Trung tâm thương mại. Nhưng sau năm 1999 Chi nhánh bỏ đi hai cửa hàng, còn lại hai cửa hàng đó là cửa hàng số 8 Phan Bội Châu và cửa hàng Nguyễn Công Trứ, nhưng đồng thời sau thời điểm này Trung tâm thương mại số 05 Điện Biên Phủ được ra đời tính toàn bộ số CBCNV của Trung tâm tại thời điểm ra đời chỉ có khoảng 24 người còn số CBCNV của hai cửa hàng bỏ đi khoảng 20 người. Nên nếu nói thực chất của nó là tăng 24 người so với năm 1999 nhưng do 20 người này chuyển sang làm việc ở hai cửa hàng và ở Trung tâm nên số lượng trên danh nghĩa chỉ tăng có 4 người. Mặt khác cũng trong Biểu 1 cho ta biết số nhân viên quản lý cũng tăng theo từng năm, điều đó nói nên bộ máy quản lý của Chi nhánh ngày càng được nâng cao về chất lượng lao động, điều đó cũng là một tất yếu đối với các tổ chức muốn tồn tại trong nền kinh tế thị trường khắc nhiệt như hiện nay đòi hỏi phải có những con người có trình độ và hiểu biết kinh nghiệm. b. Phân tích số lượng lao động quản lý: Biểu 2: Số lượng lao động quản lý của các bộ phận của Chi nhánh trong 3 năm 1999, 2000, 2001 Đơn vị: Người TT Bộ phận Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1 Ban giám đốc Chi nhánh 2 2 2 2 Phòng kế toán tài chính 5 5 6 3 Phòng tổ chức hành chính 5 5 5 4 Phòng kinh doanh XNK 4 4 4 5 Trung tâm thương mại 0 8 15 6 C.hàng Nguyễn Công Trứ 1 1 1 7 Cửa hàng Phan Bội Châu 1 1 1 8 Cửa hàng 1 0 0 9 Cửa hàng 1 0 0 10 Tổng số lao động quản lý 20 26 34 11 Tổng số CBCNV 76 80 96 12 LĐQL/CBCNV 26% 32% 35% (Nguồn:Báo cáo tổng kết chất lượng lao động quản lý của Chi nhánh trong 3 năm 1999, 2000, 2001) Nhận xét: Biểu 2 Qua Biểu 2 ta thấy tổng số lao động quản lý qua các năm 1999, 2000, 2001 tăng dần theo các năm. Năm 2000 so với năm 1999 tăng thêm 6 người, chủ yếu nằm ở Trung tâm thương mại còn các phòng ban khác hầu như không có sự thay đổi về số lượng lao động quản lý. Năm 2001 so với năm 2000 tăng thêm 8 người vẫn chủ yếu tập trung ở Trung tâm thương mại. Còn xét về tỷ lệ lao động quản lý trên tổng số CBCNV qua các năm ta có: Năm 1999: 20/76*100 = 26%. Năm 2000: 26/80*100 = 32%. Năm 2001: 34/96*100 = 35%. c. Phân tích chất lượng lao động quản lý theo trình độ thành thạo: Biểu 3: Chất lượng lao động quản lý tại Chi nhánh năm 2001 (Đơn vị: Người) TT Tên bộ phận SL Trình độ Tuổi đời Chuyên môn ĐH TC SC <40 40-45 >50 Đúng Sai 1 Ban giám đốc 2 2 0 0 1 1 0 2 0 2 Tổ chức hành chính 5 4 1 0 2 1 2 4 1 3 Phòng kế toán TC 6 5 1 0 3 1 2 6 0 3 Kinh doanh XNK 4 3 1 0 2 1 1 4 0 4 Trung tâm thương mại 15 6 9 0 10 3 2 5 10 5 CH. Nguyễn Công Trứ 1 0 1 0 1 0 0 0 1 6 CH. Phan Bội Châu 1 0 1 0 1 0 0 0 1 7 Tổng số 34 20 14 0 20 7 7 21 13 8 % 100 58 42 0 58 21 21 61 39 (Nguồn: Báo cáo chất lượng lao động quản lý của Chi nhánh năm 2001) Nhận xét: Biểu 3 Thứ nhất: về trình độ, trong tổng số lao động quản lý nhìn chung những cán bộ có trình độ đại học chiếm tỷ lệ cao nhất so với cán bộ có trình độ trung cấp và sơ cấp. Cụ thể nhìn vào Biểu 3 ta thấy ngay trong tổng số 34 người cán bộ có trình độ đại học chiếm 20 người tương ứng với tỷ lệ 58%, còn cán bộ có trình độ trung cấp chiếm 14 người tương ứng với tỷ lệ 42%, cán bộ có trình độ sơ cấp không có một người nào. Những cán bộ có trình độ đại học vẫn chủ yếu tập trung vào các phòng ban chức năng, còn cán bộ có trình độ trung cấp chủ yếu tập trung vào Trung tâm thương mại và hai cửa hàng. Thứ hai: về độ tuổi, trong tổng số lao động quản lý số người nằm trong độ tuổi 50 cũng chiếm với tỷ lệ như vậy. Thứ ba: về chuyên môn, số cán bộ quản lý được đào tạo đúng chuyên môn chiếm 21 người tương ứng với tỷ lệ 61% đó là một tỷ lệ thấp so với các doanh nghiệp hiện nay trong thời gian tới cần có những biện pháp đào tạo bồi dưỡng những cán bộ thêm những nghiệp vụ có liên quan tới hoạt động của Chi nhánh. 1.3. Phân tích chức năng nhiệm vụ các phòng ban(10) Ban giám đốc chi nhánh: Bao gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc có chức năng điều kiển vĩ mô các phòng. Giám đốc Chi nhánh: Đứng đầu chi nhánh là giám đốc chi nhánh do giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc chi nhánh quản lý điều hành mọi hoạt động của chi nhánh theo chế độ thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Công ty và tập thể cán bộ công nhân viên của chi nhánh. (5) Xem Chương IV tổ chức bộ máy của Chi nhánh Công ty điện máy TP. Hồ Chí Minh, trang 5,6. Giám đốc chi nhánh có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của Công ty giao và đề ra biện pháp thực hiện xây dựng chiến lược thị trường, chiến lược mặt hàng kinh doanh, liên kết với các chủ thể kinh tế trong và ngoài nước, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện theo đúng luật pháp Nhà nước qui định. Có trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản Nhà nước do Công ty uỷ quyền và nguồn vốn chi nhánh khai thác kinh doanh để đem lại hiệu quả cao nhất. Trình giám đốc Công ty phê duyệt tổ chức bộ maý quản lý và mạng lưới kinh doanh của Chi nhánh, trực tiếp điều hành quản lý và giao nhiệm vụ cho các tổ chức kinh doanh trực thuộc chi nhánh, có qui định cụ thể về tổ chức, nhiệm vụ hoạt động đối với từng đơn vị theo qui chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh đã duyệt. Trực tiếp kí hợp đồng lao động công nhật, hợp đồng lao động thời vụ, hợp đồng lao động có xác định thời hạn từ 1 năm trở xuống đối với người lao động của Chi nhánh. Phó giám đốc chi nhánh: Giúp việc giám đốc Chi nhánh, có một hoặc hai phó giám đốc chi nhánh, phó giám đốc Chi nhánh do giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm. Phó giám đốc được phân công phụ trách một hay một số công việc và chịu trách nhiệm trước giám đốc chi nhánh về lĩnh vực công tác được phân công. Có trách nhiệm cùng với giám đốc Chi nhánh hoạch định kế hoạch biện pháp tổ chức kinh doanh cho từng kỳ kế hoạch của Chi nhánh, tổ chức thị trường, mạng lới bán buôn bán lẻ, đại lý kinh doanh ở phía Bắc. Khi giám đốc Chi nhánh đi vắng, được Giám đốc Chi nhánh uỷ quyền giải quyết một số công việc của Chi nhánh, phải chụi trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh trong công việc được uỷ quyền và báo cáo kết quả công việc cho Giám đốc Chi nhánh biết. Việc bố trí và sử dụng lao động trong ban giám đốc được thể hiện như sau: Biểu 4: Số lượng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của ban giám đốc TT Chức danh Ngành nghề đào tạo Trình độ Tuổi Thời gian Số lần khảo sát % thời gian làm việc chức năng Làm đúng chức năng Không làm việc 1 Giám đốc(1) QTKD ĐH 42 435 30 30 93 2 Phó giám đốc(1) QTKD ĐH 38 430 35 30 92 3 Trung bình 40 432,5 32,5 30 92,5 (Nguồn: Đánh gia chất lượng lao động của các phòng trong Chi nhánh năm 2001) Nhận xét: Biểu 4 Ban giám đốc thực hiện đầy đủ chức năng quản lý, lao động trong bộ phận này chất lượng đồng đều, tương đối cao và phù hợp với công việc: 92,5 % là tỷ lệ thời gian làm việc đứng chức năng, do vậy số lượng và chất lượng trong ban giám đốc là tương đối phù hợp. b.Tổ chức bộ máy văn phòng của Chi nhánh: Phòng tài chính kế toán: Chi nhánh là đơn vị kinh tế phụ thuộc Công ty, thực hiện hạch toán đầy đủ, được chủ động huy động các nguồn vốn đáp ứng cho nhu cầu kinh doanh. Trưởng phòng kế toán của Chi nhánh có trách nhiệm giúp Giám đốc Chi nhánh bố trí mạng lưới kế toán và chỉ đạo nghiệp vụ kế toán từ Trung tâm bán hàng chất lượng cao đến các cửa hàng trực thuộc Chi nhánh. Có nhiệm vụ tổ chức nguồn vốn để đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu vốn theo kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc. Đơn vị sử dụng vốn của Chi nhánh phải sử dụng vốn vay đúng mục đích, bán hàng đến đâu phải nộp tiền về Chi nhánh đến đó, phải trả nợ đúng hạn. Ghi chép, số liệu báo cáo phản ánh chính xác, trung thực kịp thời. Hàng tháng từng đơn vị trực thuộc phải lên bảng cân đối tài khoản kèm theo bảng chi tiết hàng tồn kho công nợ và hàng quí báo cáo quyết toán nộp về phòng kế toán Chi nhánh tổng hợp và gửi về Công ty. Chịu trách nhiệm trước nhà nước, Giám đốc công ty, giám đốc Chi nhánh về công tác hoạch toán kế toán của Chi nhánh. Chấp hành các chế độ nộp thuế đối với nhà nước theo pháp luật hiện hành và nghiệp vụ đối với Công ty. Việc bố trí và sử dụng lao động trong phòng tài chính kế toán được thể hiện như sau: Biểu 5: Số lượng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của phòng tài chính kế toán trong Chi nhánh TT Chức danh Ngành nghề đào tạo Trình độ Tuổi Thời gian Số lần khảo sát % thời gian làm việc chức năng Làm đúng chức năng Không làm việc 1 Trưởng phòng(1) TC-KT ĐH 42 405 60 30 87 2 Phó phòng(1) TC-KT ĐH 39 400 65 30 86 3 KT thanh toán ngoại(1) TC-KT ĐH 38 415 50 30 89 4 KT làm tổng hợp, T.kê(1) TC-KT ĐH 52 380 85 30 81 5 KT tín dụng(1) TC-KT ĐH 31 376 89 30 80 6 Thủ quỹ(1) TC-KT TC 51 387 78 30 83 7 Trung bình 42 393 72 30 84,3 (Nguồn: Đánh giá chất lượng lao động của phòng tài chính kế toán trong Chi nhánh năm 2001) Nhận xét: Biểu 5 Đối với phòng kế toán tài chính của Chi nhánh về ngành nghề đào tạo tương đối phù hợp với công việc của phòng này, trình độ chủ yếu là đại học. Phòng kế toán có 6 người, thực hiện đầy đủ chức năng được giao, có phân công rõ ràng cho các thành viên theo mức độ phức tạp của công việc và trình độ, khẳ năng của họ, lao động trong phòng làm đúng chuyên mô tỷ lệ thời gian làm đúng chức năng là 84,3%, độ tuổi trung bình trong phòng là 42. Như vậy việc phân công và hiệp tác lao động trong phòng là tương đối hợp lý. Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện các chính sách chế độ của Nhà nước về lao động, đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Quản lý hồ sơ nhân viên Chi nhánh, tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và sử dụng bố trí lao động hợp lý, xây dựng định mức tiền lương lập bảng lương, theo dõi lập sổ bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm y tế cho người lao động, cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên. Quản lý tài sản, hàng hoá, trang thiết bị phục vụ cho công tác kinh doanh của Chi nhánh, công tác thi đua thanh tra, bảo vệ tài sản hàng hoá. Xây dựng qui chế điều hành, tuyển dụng nâng lương, khen thưởng kỷ luật, nội qui lao động... của Chi nhánh dựa trên các qui định của Công ty. Quan hệ tốt với các cơ quan địa phương trên địa bàn Chi nhánh đóng trụ sở, đảm bảo an ninh trật tự, công tác xã hội, tuân thủ qui định của chính quyền địa phương. Công tác phục vụ (hành chính quản trị, tạp vụ, nhà bếp, trông xe, thường trực). Việc bố trí và sử dụng lao động trong phòng tổ chức hành chính được thể hiện như sau: Biểu 6: Số lượng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của phòng tài tổ chức hành chính trong Chi nhánh TT Chức danh Ngành nghề đào tạo Trình độ Tuổi bình quân Thời gian bình quân Số lần khảo sát % thời gian làm việc chức năng Làm đúng chức năng Không làm việc 1 Trưởng phòng(1) KTLĐ ĐH 53 405 60 30 87 2 Phó phòng(1) KTLĐ ĐH 51 393 72 30 78 3 CNV LĐTL(1) KTLĐ ĐH 39 395 70 30 80 4 Văn thư(1) KTLĐ TC 31 385 80 30 82 5 Lễ tân + P. Vụ(1) QTKD ĐH 43 384 81 30 81,5 6 Tổ bảo vệ(15) TC 38 297 88 30 73 7 Tổ vệ sinh(2) TC 42 241 224 30 51 8 Tổ lái xe(6) TC 31 300 125 30 70 9 Tổ nhà bếp(4) TC 41 250 200 30 55 10 Trung bình 30 73,7 (Nguồn: Đánh giá chất lượng lao động của phòng tổ chức hành chính trong Chi nhánh năm 2001) Nhận xét: Biểu 6 Về nghành ngề đào tạo tương đối phù hợp với chức năng nhiệm vụ của phòng này, những chức vụ quan trọng trong phòng chủ yếu có trình độ đại học, trong thời gian tới chỉ cần đào tạo thêm chuyên môn nâng cao nghiệp vụ phục vụ công việc thực tế đặt ra. Còn về % thời gian làm việc đúng chức năng chiếm khoảng 73,7% do tỷ lệ phần trăm hơi thấp chủ yếu tập trung vào tổ vệ sinh, tổ bảo vệ và tổ nhà bếp. Còn những người nắm các chức vụ quan trọng thì tỷ lệ % làm đúng chức năng vẫn chiếm tỷ lệ tương đối cao. Trong thời gian tới kết hợp với chiến lược phát triển của Chi nhánh cần giảm một số lao động gián tiếp không cần thiết. Phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu: Thu nhập thông tin nắm bắt khả năng cung cầu tiêu dùng ở phía Bắc giúp Giám đốc Chi nhánh xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh cho từng kỳ kế hoạch quý, năm và dài hạn. Tổ chức mạng lưới marketing, kinh doanh và đại lý, tạo nguồn hàng chiếm lĩnh thị trường phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của Chi nhánh và Trung tâm. Trực tiếp tính toán từng phương án kinh doanh mang lại hiệu quả cho đơn vị và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về phương án và hợp đồng trình ký. Tổ chức đầu mối khai thác mặt hàng sản xuất ở các thành phần kinh tế trong nước và liên doanh, tạo nguồn hàng cung ứng cho các đơn vị trực thuộc. Chủ động đầu tư, liên doanh liên kết tổ chức sản xuất kinh doanh. Trực tiếp thực hiện hợp đồng kinh tế xuất nhập khẩu đúng chính sách qui địng của Nhà nước về luật thương mại và thông lệ quốc tế qui định. Tăng cường chế độ trách nhiệm trước tập thể và Giám đốc Chi nhánh. Báo cáo kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh và tiến độ thực hiện kế hoạch cho Giám đốc Chi nhánh và Công ty chính xác kịp thời theo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm. Việc bố trí và sử dụng lao động trong phòng kinh doanh XNK được thể hiện như sau: Biểu 7: Số lượng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của kinh doanh XNK trong Chi nhánh TT Chức danh Ngành nghề đào tạo Trình độ Tuổi Thời gian Số lần khảo sát % thời gian làm việc chức năng Làm đúng chức năng Không làm việc 1 Trưởng phòng(1) TMQT ĐH 46 420 45 30 90 2 Phó phòng(1) TMQT ĐH 41 415 50 30 89 3 Thống kê tổng hợp(1) TK ĐH 36 400 65 30 86 4 Nhân viên giao nhận(1) Mar TC 31 380 85 30 81 5 Trung bình 38 403 61,5 30 86,5 (Nguồn: Đánh giá chất lượng lao động của phòng kinh doanh XNK trong Chi nhánh năm 2001) Nhận xét: Biểu 7 Đối với phong kinh doanh XNK về nghành nghề đào tạo tưông đối hợp lý, trình độ của lao động quản lý trong phòng này chủ yếu có trình độ đại học chiếm khoảng 80%, tuổi đời trung bình 38 nhưng những người nắm chức vụ trưởng phòng và phó phòng đều có tuổi đời trên 40, đối với lứa tuổi này về kinh nghiệm cũng đã có nhiều. Còn về tỷ lệ % làm việc chức năng cũng tương đối cao chiếm 86,5%. Trong thời gian tới dựa vào chiến lược của Chi nhánh cần có sự bổ sung và sắp sếp lại cho lao động phòng này và đồng thời không ngừng nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên trong phòng. c. Trung tâm thương mại: Là nơi trưng bầy giới thiệu, tổ chức bán buôn và bán lẻ các mặt hàng chất lượng đảm bảo phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng với chất lượng phục vụ tốt nhất, bảo đảm uy tín doanh nghiệp Nhà nước. Được sự uỷ quyển của Giám đốc Chi nhánh trong liên kết, liên doanh, hợp tác với các thành phần kinh tế tổ chức khai thác nguồn hàng chiếm lĩnh thị trường, phong phú về chủng loại, có chất lượng cao hợp thị hiếu người tiêu dùng và nhu cầu của khách hàng. Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp Nhà nước và các qui định cuả Công ty về quản lý, sử dụng vốn và tài sản, bảo toàn phát triển vốn, thực hiện các chế độ hạch toán lấy thu bù chi, bảo đảm kinh doanh có hiệu quả. Mọi hàng hoá phải niêm yết giá mua, bán và phương thức kinh doanh cho phù hợp với nhu cầu thị trường. Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát, tự chịu trách nhiệm trong kinh doanh. Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ giám khâu nấc, phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh, thực hiện được yêu cầu của Công ty và Chi nhánh đề ra. Quản lý lực lượng cán bộ công nhân viên của Trung tâm theo đúng chính sách pháp luật của Nhà nước, thường xuyên chăm lo đời sống, tạo điều kiện làm việc trả lương thưởng trên nguyên tắc phân phối theo lao động, thực hiện tốt các chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và mọi quyền lợi khác của người lao động. Bảo vệ tài sản, tiền, hàng. Bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội theo qui định của pháp luật. Tác động tích cực với các nhà sản xuất trong việc cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm phát triển mặt hàng mới hợp với người tiêu dùng và phương hướng phát triển kinh doanh của Công ty góp phần củng cố quan hệ sản xuất xã hội chủ nghĩa. Nắm thông tin và nhu cầu tiêu thụ các mặt hàng, nhóm hàng và nghành hàng phản ánh, báo cáo kịp thời, chính xác để phục vụ tốt việc quản lý, chỉ đạo kinh doanh của Công ty và Chi nhánh. Được chủ động trong giao dịch, ký kết hợp đồng mua bán. Đại lý liên doanh hợp tác đầu tư kinh doanh tạo ra hàng hoá vầ thực hiện đấy đủ cam kết trong hợp đồng mua bán, hoạt động liên doanh, hợp tấc đầu tư với các thành phần kinh tế trong nước. Theo sự phân cấp và uỷ quyền của Giám đốc Chi nhánh. Được mua hàng trả chậm, nhận hàng gửi bán của khách. Đến hạn, từ kết quả hàng đã bán, Trung tâm làm giấy đề nghị Chi nhánh trả tiền trực tiếp cho khách hàng. Kết thúc ca bán hàng nhân viên bán hàng làm báo cáo bán hàng và nộp tiền về Chi nhánh. Trung tâm không được phép tiêu chi tiền bán hàng. Được tham gia hội chợ triển lãm hàng hoá. Đứng đầu trung tâm là Giám đốc Trung tâm do Giám đốc Công ty bổ nhiệm và bãi nhiệm chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Chi nhánh về điều hành kinh doanh, quản lý tốt hàng hoá và lao động. Giúp việc Giám đốc có một hoặc hai giám đốc Trung tâm do Giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm, phó giám đốc Trung tâm được giám đốc Trung tâm phân công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về lĩnh vực công tấc được phân công. Trung tâm có các nghành hàng kinh doanh, tổ dịch vụ sửa chữa, lắp đặt, bảo hành bảo trì sản phẩm bán ra do Giám đốc Chi nhánh quyết định. Việc bố trí và sử dụng lao động của Trung tâm thương mại được thể hiện như sau: Biểu 8: Số lượng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của Trung tâm thương mại trong Chi nhánh TT Chức danh Ngành nghề đào tạo Trình độ Tuổi trung bình Thời gian bình quân Số lần khảo sát % thời gian làm việc chức năng Làm đúng chức năng Không làm việc 1 Giám đốc siêu thị(1) QTKD ĐH 38 380 85 30 82 2 Phó giám đốc siêu thị(1) QTKD ĐH 41 376 89 30 81 3 Kế toán siêu thị(5) TC-KT ĐH 38 415 40 30 93 4 Cá