Đề tài Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động

g ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về các hoạt động và tài sản của mình, tổ chức và hoạt động theo pháp luật . Công ty có trụ sở chính tại số 11E phố Cát Linh quận đống Đa - Hà Nội. - Mục đích của Công ty là thông qua hoạt động kinh doanh bán buôn, bán lẻ trong nước, Xuất nhập khẩu và liên doanh hợp tác đầu tư để khai thác có hiệu quả các nguồn vật tư nguyên liệu hàng hoá làm giàu cho đất nước . - Công ty có phạm vi hoạt động như sau: + Kinh doanh hàng tạp phẩm, Bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng điện tử, điện lạnh, văn phòng phẩm, Mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, vật tư nguyên liệu . + Xuất khẩu hàng bách hoá, nông sản, thực phẩm, rau quả, may mặc, thủ công mỹ nghệ, sản phẩm gỗ, các mặt hàng do liên doanh liên kết tạo ra. + Đại lý cho các hãng trong và ngoài nước về mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty. * Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty: - Xây dựng chiến lược ngành hàng, lập kế hoạch, định hướng phát triển dài hạn, trung hạn và hàng năm của Công ty trình bộ Thương Mại duyệt. - Tổ chức các hoạt động kinh doanh và đầu tư phát triển theo kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của Công ty. - Thực hiện phương án đầu tư chiều sâu các cơ sở kinh doanh của Công ty nhằm đem lại hiệu quả kinh tế trong kinh doanh . - Kinh doanh theo ngành, nghề đã đăng kí, đúng mục đích thành lập doanh nghiệp. Thực hiện những nhiệm vụ mà nhà nước giao. - Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ nhằm tạo ra sản phẩm mới. - Nhân vốn, bảo toàn vốn và phát triển vốn nhà nước giao. - Đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách của nhà nước đối với công nhân viên chức. - Công ty có quyền chủ động trong kinh doanh kí kết các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, hợp tác đầu tư, liên doanh, được vay vốn bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng Việt Nam. + Được tổ chức bộ máy quản lý, mạng lưới sản xuất kinh doanh . + Được tiếp thị tại hội chợ triển lãm, quảng cáo hàng hoá đặt văn phòng đại diện, chi nhánh kinh doanh ở trong nước và nước ngoài. + Được quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm, tuyển dụng, điều động lao động, cho thôi việc, nâng hạ bậc lương, khen thưởng kĩ luật theo chính sách của nhà nước và qui chế của Công ty. + Uỷ quyền sử dụng và đề ra các chỉ tiêu sử dụng vốn cho các đơn vị cơ sở. + Phân cấp hoạt động kinh doanh và giao kế hoạch cho các đơn vị phụ thuộc. + Chịu sự thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 2. Mô hình tổ chức. Công ty Tạp phẩm và bảo hộ lao động có mô hình cơ cấu tỏ chức bộ máy gồm ban giám đốc và 9 phòng ban chức năng được bố trí theo sơ đồ cơ cấu chức năng. Tổng số cán bộ công nhân viên cửa Công ty hiện nay là 129 người trong đó lao động chính chiếm đa số. Trình độ đại học và trung học chiếm phần lớn. Độ tuổi trung bình của Công ty là 45 tuổi. Công ty hoạt động theo điều lệ được bộ thương mại quyết định ngày 5/8/1995 của Công ty. Về đội ngũ cán bộ quản lý, hiện nay Công ty đang cố gắng hoàn thiện đội ngũ cán bộ. Cụ thể là Công ty đã có kế hoạch tuyển dụng thêm một số cán bộ trẻ có năng lực để dự trữ nhằm thay thế một số cán bộ đã sắp đến tuổi về hưu. 3. Các thành tựu đã đạt được, các nhiệm vụ, kế hoạch cho giai đoạn tới . a. Tình hình kết quả kinh doanh. Giai đoạn 1998 - 2000, nhiều nhân tố khách quan đã tác động bất lợi đến kết quả kinh doanh của Công ty như: Bước vào năm 1998, Tình hình kinh tế - Xã hội của nước ta vừa bị ảnh hưởng nặng nề của thiên tai trên nhiều vùng, vừa bị tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế khu vực ngày càng mạnh hơn. Năm 1999, bối cảnh kinh tế gặp nhiều khó khăn, thị trường lắng xuống, ít sôi động, giá cả giảm liên tục, có ít hàng giá tăng nhẹ, sức mua giảm sút, cạnh tranh gay gắt. Năm 2000 hoạt động của Công ty cũng gặp nhiều khó khăn, cuối năm do biến đổi tỷ giá đồng ngoại tệ làm ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh về hàng xuất nhập khẩu: Tuy nhiên với sự phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên, Được sự chỉ đạo của Bộ Thương Mại và các cơ quan có liên quan : Kết quả kinh doanh 3 năm của Công ty được như sau: Biểu1: Tình hình kết quả kinh doanh của Công ty Tạp Phẩm và BHLĐ Đơn vị tính: Triệu đồng Số TT Chỉ tiêu 1998 1999 2000 Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện 1 2 3 4 Doanh thu. - Tạp phẩm. - BHLĐ - Dịch vụ - Xuất xưởng - TT nội địa Nộp NS Lợi nhuận Thu nhập bình quân/người/tháng 150.000 100.000 50.000 10.385.000 510 228.969 166.312 62.657 8.195,714 520 0,985 181.000 130.000 50.000 1000 10.000 170.000 25.010 600 198.968 149.249,4 48.370,6 1.348 3.685 195.283 21.734 515,617 0,916 181000 130.000 50.000 1.000 10.000 180.000 25.013 550 240.000 188.000 51.800 1.200 551 239.449 24.181 516 1,042 Nguồn: Báo cáo tổng kết hàng năm của Công ty Tạp Phẩm và Bảo Hộ Lao Động . * Những việc làm được chưa làm được về tình hình hoạt động kinh doanh . - Công ty đã đánh giá được thực trạng diễn biến phức tạp của thị trường, Từng mặt hàng. Có phương án xử lý thích hợp kịp thời cho mỗi thương vụ. Nắm bắt thông tin nhanh nhạy để tìm kiếm nhu cầu và khả năng của khách hàng. - Duy trì các mặt hàng truyền thống và luôn tận dụng được cơ hội đối với các mặt hàng mới . - Kinh doanh mạnh dạn, tự chủ, sáng tạo trên thương trường với sự ràng buộc trên cơ chế, qui định trên quản lý, không để xẩy ra sai phạm mất tiền hàng. - Chưa chú trọng đầu tư phát triển thị trường toàn diện, hệ thống kênh tiêu thụ chưa đủ mạnh, năng lực cạnh tranh còn hạn chế. - Một số đơn vị chưa tìm ra mặt hàng có chiến lược lâu dài. - Mặt hàng truyền thống có hướng teo lại. - Một vài mặt hàng lớn đầu tư chưa thích hợp còn chia cắt hiệu quả chưa tương xứng với qui mô đầu tư, thị trường không tập trung, thiếu sự liên kết. - Thị trường xuất nhập khẩu trực tiếp còn quá yếu, bị hạn chế cả về cán bộ chuyên sâu xuất nhập khẩu và kinh nghiệm. Quan hệ với đối tác bị lệ thuộc, chưa có mặt hàng xuất - nhập khẩu ổn định và có chiều hướng phát triển vững chắc . * Về việc thực hiện qui chế dân chủ cơ sở, chống tham nhũng, công tác thanh tra, bảo vệ, hoạt động của các tổ chức quần chúng, công tác thi đua, hoạt động xã hội, nhìn chung trong công tác này, Công ty thực hiện tốt. b. Phương hưỡng nhiệm vụ của Công ty cho giai đoạn tới. - Mục tiêu cơ bản của Công ty trong giai đoạn 2001 - 2005 là: + Cũng cố phát huy thế mạnh các mặt hàng truyền thống của Công ty như Sứ Hải Dương, nhôm men Hải Phòng, Bóng đèn. phích nước, Rượu, Găng tay, giầy vải... + Thiết lập hệ thống kênh phân phối trên cả nứơc sao cho mỗi tỉnh có nhất 2 đến 3 điểm bán hàng cho Công ty đặc biệt là các tỉnh thông thôn và miền núi. + Đẩy mạnh công tác xuất nhập khẩu. + Lợi nhuận hành năm tăng 7%. + Từng bước nâng cao hơn nữa đời sống của cán bộ công nhân viên, phấn đấu thu nhập bình quân mỗi tháng trên 1 triệu đồng 1 người . + Không có nợ quá hạn, khó đòi. + Nộp ngân sách đầy đủ, kịp thời. - Phương hướng giải pháp. + Căn cứ vào nhu cầu, khả năng từng đơn vị để có sự đầu tư phù hợp nhất là vào thời vụ có nhu cầu đột xuất. + Phát triển mặt hàng mới. + Gắn liền với các nhà sản xuất theo hướng cùng sản xuất cùng tiêu thụ, cùng chịu trách nhiệm quản lý . + Lựa chọn hàng nước ngoài để làm tổng đại lý khi cơ hội hội nhâp kinh tế đến gần. + Phát huy mạnh nhập khẩu theo hình thức tự kinh doanh, hạn chế nhập uỷ thác bị động, khó quản lý. + Tiếp cận với các nhà máy, hầm mỏ, khu công nghiệp để nắm yêu cầu nhằm cung ứng hàng bảo hộ lao động . + Phát triển hình thức tham gia đấu thầu, bao tiêu sản phẩm . + Coi trong mỗi bạn hàng, khách hàng, khơi dậy bạn hàng truyền thống. + Hoàn thiện bộ máy quản lý, đặc biệt là tăng cường cán bộ tiếp thị, nghiên cứu thị trường, xuất khẩu. II. Phân tích bộ máy quản lý của Công ty Tạp Phẩm Và Bảo Hộ Lao Động . 1. Cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty . 1.1. Loại hình cơ cấu. Công ty Tạp Phẩm Và Bảo Hộ Lao Động là một Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ của nhà nước. Tương tự nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, Công ty đã xây dựng một cơ cấu bộ máy theo loại hình cơ cấu trực tuyến - chức năng ( xét theo quan điểm tiếp cận hệ thống). Bao gồm ban giám đốc Công ty và 9 phòng ban chức năng bao gồm các phòng ban sau. - Phòng tổ chức hành chính. - Phòng kế toán, kế hoạch. - Phòng nghiệp vụ thị trường. - Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1. - Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2. - Cửa hàng bảo hộ lao động. - Cửa hàng bách hoá số 1. - Cửa hàng bách hoá số 2. - Trạm bách hoá Hà Nội. Ban giám đốc và các phòng ban, cửa hàng, trạm được bố trí theo sơ đồ sau: Ban Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán kế hoạch Phòng nghiệp vụ thị trường Phòng nghiệp vụ BHLĐ 1 Phòng nghiệp vụ BHLĐ 2 Cửa hàng bảo hộ lao động Cửa hàng bách hoá số 1 Cửa hàng bách hoá số 2 Trạm bách hoá Hà Nội Sơ đồ có cơ cấu tổ chức của Công ty cho thấy, cơ cấu được xây dựng theo loại hình trực tuyến - chức năng bao gồm 2 cấp đó là cấp Công ty ( Ban giám đốc )và cấp đơn vị chức năng ( các phòng ban ). Trong cơ cấu trên, bên cạnh các cửa hàng bảo hộ lao động, cửa hàng bách hoá số 1, số 2 ; trạm bách hoá Hà Nội có nhiệm vụ trực tiếp bán hàng, kinh doanh ; còn có các phòng chức năng là : Phòng tổ chức hành chính ; kế toán, kế hoạch ; phòng nghiệp vụ thị trường ; phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1; ; phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2 với nhiệm vụ thu nhập và xử lý thông tin về lĩnh vực quản lý đồng thời giúp người lãnh đạo ( Ban giám đốc ) trong quá trình chỉ đạo thực hiện và kiểm tra trong việc ra quyết định và ra quyết định nếu được giám đốc uỷ quyền. * Ưu điểm của cơ cấu trên: Cơ cấu trên có các ưu điểm của loại hình cơ cấu trực tuyến chức năng tức là : - Thực hiện chế độ 1 thủ trưởng đó là giám đốc Công ty . - Giám đốc Công ty nắm trực tiếp các phòng chức năng nên việc ra và thực hiện quyết định được nhanh chóng, kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh được thống nhất. * Nhược điểm của cơ cấu trên: Ta có thể thấy rằng mô hình cơ cấu trên còn tồn tại nhiều nhược điểm là: - Cơ cấu trên là một mô hình cơ cấu có nhiều chức năng đặc biệt là sự tồn tại tách biệt của ba phòng nghiệp vụ ( Nghiệp vụ thị trường, Nghiệp vụ BHLĐ1; nghiệp vụ BHLĐ2 ) Và do vẩytở nên cồng kềnh so với qui mô Công ty và hình thành nên nhiều đầu mối quản lý . - Việc phối hợp hoạt động giữa tất cả các phòng ban trở nên khó khăn do tồn tại nhiều phòng ban như vậy. 1.2 Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. 1.2.1 Ban giám đốc. - Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty do Bộ Trưởng Thương Mại bổ nhiệm. Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung, điều khiển vĩ mô. Phối hợp hoạt động giữa các phòng ban ra quyết định và phân công nhiệm vụ các phòng ban, các cửa hàng, trạm thực hiện và tổ chức kiểm tra, giám sát công việc. - Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc. Do đặc điểm lịch sử của Công ty là việc sát nhập giữa Công ty tạp Phẩm và Công ty bảo hộ lao động. Do vậy, một phó giám đốc giúp giám đốc về phụ trách khối tạp phẩm và phó giám đốc còn lại phụ trách khối bảo hộ lao động. - Các phó giám đốc do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ Trưỏng Bộ thương Mạibổ nhiệm và miễn nhiệm. Các phó giám đốc được giám đốc phân công lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vự đã được phân công. 1.2.2. Phòng tổ chức hành chính. * Phòng tổ chức hành chính có chức năng như sau: - Phòng tổ chức hành chính có chức năng tổ chức bộ máy, chức năng nhân sự nhằm quản lý việc tuyển dụng bố trí lao động, di chuyển đề bạtcán bộ, thù lao lao động, khen thưởng kỹ luật... - Thực hiện chức năng hành chính pháp chế. - Tổ chức đời sống tập thểvà hoạt động xã hội văn hoá, thể thao... * Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính: - Thực hiện toàn bộ Công tác tổ chức quản lý, nhân sự, sắp xếp điều phối lao động. - Giải quyết các chế độ chính sách, các công việc nội bộ . - Bảo vệ an toàn cho Công ty như chống trộm cắp, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt... - Tham mưu cho ban giám đốc về vấn đề nhân sự. Đứng đầu phòng tổ chức hành chính là trưởng phòng phụ trách chung các chức năng của phòng và phụ trách khâu cán bộ, giải quyết các công việc nội bộ . Giúp việc cho trưởng phòng có các phó phòng phụ trách các công việc hành chính, văn thư... Một chuyên viên tổ chức phụ trách việc xây dựng quy chế soạn thảo văn bản, phân tích chiến lược về cán bộ, nhân sự, xây dựng các kế hoạch nhằm tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và cho thôi việcđối với cán bộ công nhân viên. Một nhân viên phụ trách công việc giấy tờ, công văn, quản lý con dấu. Các nhân viên bảo vệ và thường trực có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của Công ty. 1.2.3 Phòng kế toán kế hoạch. Hiện nay Công ty tạp Phẩm và bảo Hộ Lao Động đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa phân tán vừa tập trung. Tập trung là toàn bộ chứng từ gốc được các đơn vị cơ sở hạch toán và lập bảng kê cuối tháng mới đưa lên phòng kế toán kiểm tra sau đó lập bảng kê đưa vào sổ kế toán tổng hợp cuối mỗi quí mới baó cáo. Phòng kế toán kế hoạch có các chức năng sau: - Hạch toán việc kinh doanh của Công ty . - Quản lý vốn, tài sản của Công ty bao gồm công tác huy động, tạo nguồn vốn. - Xây dựng các kế hoạch tài chính cho Công ty. - Giám sát quá trình kinh doanh của Công ty . * Nhiệm vụ của phòng kế toán kế hoạch. - Giúp giám đốc thực hiện Công tác kế toán, thống kê theo qui định của nhà nước. - cung cấp thông tin để xử lý các vấn đề tài chính. - Thanh toán luân chuyển chứng từ cho nhà cung cấp khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế. - Tính toán chi phí, thu nhập, lỗ lãi hàng ngày của Công ty thông qua hệ thống tài khoản, chứng từ sổ và từ đó lập các báo cáo tài chính hàng tháng quí năm. - Tham gia giám sát tình hình hoạt động của Công ty thông qua các tài khoản liên quan. * Phòng kế toán bao gồm: - Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo công việc của phòng theo đúng điều lệ tổ chức kế toán mà nhà nước đã ban hành, lập kế hoạch tài chính. Phân tích các hoạt động kinh tế duyệt kí các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. - Các kế viên bao gồm các kế toán vốn - tiền, kế toán công nợ, kế toán các cửa hàng, kế toán hàng hoá tồn kho và toán tiêu thụ hàng hoá ; Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiêu thụ tài sản cố định: Các kế toán này có nhiệm vụ theo dõi ghi chép những nghiệp vụ mình được phân công công tác. - Bộ phận thống kê thực hiện quá trình thông tin bao gồm việc thu thập và xữ lý thông tin về tình hình kinh doanh của Công ty. - Bộ phận kế hoạch căn cứ những thông tin, phân tích và lập các phương án kế hoạch tài chính cho Công ty . * Tổ chức phòng kế toán kế hoạch được phản ánh theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán vốn, tiền Kế toán công nợ Kế toán hàng tồn kho Kế toán các cửa hàng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ Thống kê kế hoạch 1.2.4 Phòng ngiệp vụ thị trường . * Chức năng: Phòng nghiệp vụ thị trường có chức năng phân tích và lập kế hoạch về thị trường tiêu thụ sản phẩm. Tổ chức nguồn hàng cùng với ban giám đốc tiến hành các nhiệm vụ kinh doanh. - Thực hiện chức năng Marketing bao gồm việc xác định và thực hiện các chiến lược sản phẩm, chiến lược giá, thiết lập các kênh phân phối, têu thụ sản phẩm, chiến lược quảng cáo sản phẩm, chiến lược quảng cáo khuyến mại... * Nhiệm vụ: - Tham mưu cho ban giám đốc trong việc mở rộng phát triển kinh doanh trong và ngoài nước về ngành hàng tạp phẩm, dụng cụ trong gia đình. - Xây dựng kế hoạch xuất nhập kế hoạchẩu dài hạn, ngắn hạn và các biện pháp chỉnh để tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt - Liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước tổ chức sản xuất tạo ra hàng tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. - Chủ động nắm nhu cầu của thị trường để cải tiến phương thức kinh doanh đa dạng hoá mặt hàng thích ứng được với cơ chế thị trường. Phòng nghiệp vụ thị trường bao gồm trưởng phòng trực tiếp chỉ đạo các công việc của phòng theo đúng qui định của qui chế tổ chức và hoạt động của Công ty. 2 phó phòng nghiệp vụ thị trường 1 phụ trách thị trường trong nước và 1 phó phòng phụ trách nghiệp vụ xuất khẩu. Các cán bộ nghiệp vụ thị trường có nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích sự biến động của thị trường, quan hệ với các nhà cung cấp, kế hoạchách hàng nhằm thực hiện việc tổ chức nguồn hàng và thiết lập hệ thống tiêu thụ 1.2.5 Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động I và Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động II. Chức năng và nhiệm vụ của 2 phòng này kế hoạchông có sự cách biệt rõ ràng. Hai phòng này cũng có các chức năng, nhiệm vụ tương tự phòng nghiệp vụ thị trường, tuy nhiên phòng nghiệp vụ thị trường phụ trách các loại hàng tạp phẩm và dụng cụ gia đình còn hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động phị trách các nghiệp vụ thị trường đối với hang bảo hộ lao động như hàng vải, quần áo, các thiết bị bảo hộ lao động. * Chức năng. Hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động có chức năng phân tích và lập kế hoạch về kinh doanh hàng bảo hộ lao động. - Thực hiện chức năng marketinh về hàng bảo hộ lao động. * Nhiệm vụ: - Tham mưu cho ban giám đốc về việc kinh doanh trong và ngoài nước về hàng bảo hộ lao động. - phân tích thị trường hàng bảo hộ lao động. - Bám sát các nhà máy, hầm mỏ, các công trình lớn nhằm mắm nhu cầu và cung ứng hàng bảo hộ lao động. Đứng đầu phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động là trưởng phòng phụ trách công việc chung của phòng. Giúp việc cho trưởng phòng là các phó phòng phụ trách từng lĩnh vực được phân công. Các cán bộ nghiệp vụ, nhân viên có nhiệm vụ bám sát các cơ sở của nhà cung ứng và khách hàng, tạo nguồn hàng tiêu thụ đánh giá chât lượng mẫu mã của sản phẩm. 1.2.6 Các đơn vị trực tiếp kinh doanh: Các đơn vị trực tiếp kinh doanh bao gồm cửa hàng bảo hộ lao động tại 12 Đoàn Thị Điểm, cửa hàng bách hoá số 1 và số 2 Cát Linh, trạm bách hoá Hà Nội tai đường Giải phóng có chức năng trực tiếp kinh doanh . Nhiệm vụ của các cửa hàng, trạm này là : - Tổ chức kinh doanh, bán buôn bán lẻ hàng tạp phẩm bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng, hàng điện tử điện lạnh, văn phòng phẩm, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, vật tư, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. - Trực tiếp xuất khẩu hàng bách hoá, nông sản, thực phẩm rau quả, may mặc, thủ công mỹ nghệ, sản xuất gỗ, các mặt hàng liên doanh liên kết tạo ra kể cả hàng tạm nhập, tái xuất . - Thực hiện các dịch vụ cung ứng hàng xuất khẩu, tổ chức tiêu thụ hàng nhập kế hoạchẩu cho các đơn vị trong và ngoài nước. - Đại lý cho các hãng sản xuất, kinh doanh về những mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty theo đúng qui định của nhà nước. - Đứng đầu các cửa hàng, trạm là các cửa hàng trưởng và trạm trưởng quản lý việc mua bán xuất nhập kho của cửa hàng, trạm. Bán buôn và bán lẻ được thực hiện bởi các nhân viên bán hàng của Công ty . 2.3. Nhận xét chung về cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty. Từ cơ sở lý luận, đặc điểm, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty ta có thể rút ra được một số kết luận chung sau đây : - Cơ cấu trực tuyến chức năng hiện tại của Công ty là phù hợp đối với Công ty bởi vì Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động là môtj Công ty hoạt động chỉ đơn thuần trong lĩnh vực thương mại và có qui mô thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhỏ ( vốn chủ sở hữu là 5.153tỷ VNĐ, số cán bộ công nhân viên là 129 người ). Vì vậy mô hình trực tuyến chức năng là loại hình cơ cấu phù hợp nhất đối với Công ty . - Việc áp dụng mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng sẽ dẫn đến những ưu điểm và hạn chế như đã phân tích ở phần trước . - Nhìn chung, cơ cấu bộ máy của Công ty đã đáp ứng được những yêu cầu của kinh doanh, tuy nhiên khi phân tích các phòng ban chức năng và nhiệm vụ cửa nó thì ta thấy cơ cấu này chưa thực sự tối ưu mà cần phải hoàn thiện . * Những nhược điểm của cơ cấu này là : + Một số phòng ban quá tổng hợp các chức năng như phòng kế toán - kế hoạch : ta thấy phòng này có 3 bộ phận cơ bản đó là kế toán - thống kê - kế hoạch và nhiệm vụ của bộ phận kế hoạch là quá tổng hợp và không chi tiết điều đó ảnh hưởng xấu đến khả năng lập và quản lý các kế hoạch và tác động đến kết quả kinh doanh của Công ty. + Việc sát nhập hai Công ty là Công ty tạp phẩm và Công ty bảo hộ lao động của Bộ Thương Mại là sáng suốt . Tuy nhiên trong cơ cấu của Công ty hai bbọ phận này hoạt động tương đối biệt lập và từ đó tồn tại đồng thời phòng nghiệp vụ thị trường và hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động với chức năng và nhiệm vụ tương tự nhau và vì vậy chưa đạt được tính tối ưu của bộ máy, bộ máy chưa hoàn toàn tinh giảm. Trên thực tế, hàng bảo hộ lao động như giày vải, quần áo,, thiết bị bảo hộ lao động, vải... cũng có tính chất (xét về thương mại ) không khác nhiều với hàng tạp phẩm và dụng cụ gia đình như bóng đèn phích nước, giấy, rượu, điện tử, điện lạnh, nguyên vật liệu ... Và do đó tách biệt thành hai bộ phận trong cơ cấu là một điểm chưa hoàn toàn hợp lý Thêm vào đó, việc tồn tại hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động với chức năng gần giống nhau và càng làm cho bộ máy thêm cồng kềnh mà hiệu quả của việc tồn tại đồng thời hai phòng đó chắc chắn là không cao . Từ những phân tích trên cho thấy Công ty cần có biện pháp để hoàn thiện hơn nữa cơ cấu bộ máy cửa mình . 2. Cán bộ của Công ty và công tác cán bộ. 2.1. Cán bộ của Công ty. a. Số lượng cán bộ . * Năm 2000, tổng số cán bộ công nhân vên của toàn Công ty là 129 người . Theo định nghĩa 2 về cán bộ quản lý ( Cán bộ quản lý là những người có thẩm quyền ra quyết định dù là được phân quyền hay uỷ quyền ) ta có thể rút ra số cán bộ của Công ty là 25người bao gồm: + 1 giám đốc và 2 phó giám đốc . + 1 trưởng phòng tổ chức hành chính + 2 phó phòng TC- HC + 1 kế toán trưởng + 2 phó phòng kế toán + 1 trưởng phòng nghiệp vụ thị trường + 2 phó phòng . + 2 trưởng phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động + 2 phó phòng. + 3 cửa hàng trưởng + 3 cửa hàng phó + 1 trạm trưởng + 2 trạm phó Theo định nghĩa 1 (cán bộ quản lý là những người thực hiện những mục tiêu nhất định thông qua những người khác) thì số lượng cán bộ quản lý được cộng thêm các chuyên viên các cán bộ công nhân viên khác làm việc ở các phòng ban. Khi đó tổng số cán bộ quản lý của Công ty là 63 người. Bộ phận còn lại là lao động trực tiếp như nhân viên bán hàng, lái, bảo vệ, vệ sinh ... Trong các báo cáo đánh giá thực trạng lao động tại Công ty như sau : - Cán bộ quản lý : là những người làm công tác tổ chức, lãnh đạo, quản lý các hoạt động kinh doanh của Công ty như giám đốc phó giám đốc, kế toán, các chuyên viên, các bộ nghiệp vụ thị trường trưởng phó các phòng ban đơn vị . - Nhân viên quản lý hành chính : Là những người làm công tác quản lý hành chính thi đua, khen thưởng, văn thư, đánh máy ... - Nhân viên khác : Là những người lao động trực tiếp của Công ty Số lượng lao động trong 3 năm: 1998, 1999, 2000như sau: Loại lao động Năm 1998 Năm 1999 Năm2000 I - Cán bộ quản lý. II - Nhân viên quản lý hành chính III - Nhân viên khác . Tổng số 47 13 75 135 51 10 72 133 56 9 66 129 Năm 1998 Công ty đã quyết định tách nghiệp vụ bảo hộ lao động thành hai phòng để phân chia công việc chuyên môn hoá cho từng phòng sự tách phòng này vào cuối năm 1998 nên trong báo cáo đánh giá thực trạng lao động của Công ty năm 1999 ta thấy số lao động quản lý đã tăng lên 1 người. Đồng thời cũng trong năm 1999 Công ty đã chuyển 2 người thuộc bộ phận nhân viên quản lý hành chính sang phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động II làm chức năng cửa cán bộ nghiệp vụ thị trường. Sang năm 2000 Công ty tiếp tục bố trí thêm 4 cán bộ vào hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động vì vậy số lượng lao động quản lý đã tăng lên. Troang giai đoạn 1998 - 2000 Công ty đã giải quyết cho nghỉ hưu 9 lao động theo đúng chế độ, chuyển 4 nhân viên quản lý hành chính sang bộ phận kinh doanh tại hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động. Đồng thời tuyển dụng thêm 3 lao động vào năm 2000. Từ biểu trên ta có tỷ lệ giữa lao động quản lý ( gián tiếp ) so với tổng số lao động toàn Công ty như sau - Năm 1998: 60/135.100 = 44,44%. - Năm 1999: 61/129.100 = 45,85%. - Năm 200065/129.100 = 50,39%. Tỷ lệ cán bộ quản lý tăng lên là do sự tách phòng ban năm 1998 đòi hỏi phải bố trí thêm 1 số lao động quản lý . b. Chất lượng đội ngũ cán bộ của Công ty . Ta thấy, để đánh giá chất lượng của cán bộ quản lý thì chỉ tiêu đánh giá có thể là mức dộ hiệu quả mà cán bộ đó hoạt động . Tuy nhiên để xác định được hiệu quả công việc của mỗi cán bộ là rất khó khăn Vì vậy để đánh giá chất lượng công nhân ta thường căn cứ vào các chỉ tiêu cơ bản như trình độ, tuổi đời và sự làm việc đúng chuyên môn hay hay không của cán bộ đó . Nhìn một cách tổng thể, toàn Công ty có 129 cán bộ công nhân viên trong đó không có cán bộ nào có trình độ trên đại học số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học là 51 người chiếm 51/129.100 = 39,53%.Trong đó có 35 người là nữ. Các cán bộ chủ chốt như giám đốc, phó giám đốc, trưởng phó các phòng ban, đơn vị là 25 người và đều có trình độ đại học. * Chất lượng lao động của Công ty có thể được biểu diễn theo biểu sau: STT Phòng ban Số lượng Trình độ Tuổi trung bình Chuyên môn ĐH TH CS >50 40-50 <40 Đúng Sai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ban gi