Đề tài Hoàn thiện bộ mỏy quản lý của Công ty TNHHNN 1 thành viên cơ khí Hà Nội

ệ thống trực tuyến. Đặc biệt, cần nhấn mạnh: Cỏc phũng chức năng khụng cú quyền ra mệnh lệnh cho cỏc phõn xưởng, cỏc bộ phận sản xuất. Hiện nay kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng là tương đối phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Đó tạo được sự ổn định về mặt tổ chức cũng nhu đảm bảo cỏc mối quan hệ trong Cụng ty. Tuy nhiờn để gúp phần nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, bộ mỏy quản trị của Cụng ty cần được cải tiến ngày càng hoàn thiện hơn. Để hiểu rừ hơn ta tỡm hiểu chức năng nhiệm vụ của ban lónh đạo cũng như cỏc phũng ban trong Cụng ty. II. Chức năng nhiệm vụ của ban lónh đạo Cụng ty Đối với bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào thỡ cỏn bộ lónh đạo luụn đúng vai trũ quan trọng, họ được coi là bộ nóo của Cụng ty quyết định sự thành cụng hay thất bại của doanh nghiệp. Để Cụng ty phỏt triển trong điều kiện hiện nay khi mà khoa học cụng nghệ ngày càng phỏt triển và thị trường cạnh tranh vụ cựng khắc nghiệt, yờu cầu của khỏch hàng về kiểu dỏng mẫu mó và chất lượng hàng hoỏ ngày càng cao. Do đú khụng ngừng đũi hỏi nhà lónh đạo phải cú trỡnh độ năng lực chuyờn mụn phẩm chất chớnh trị vững vàng tạo ra sức mạnh tập thể đoàn kết nội bộ đảm bảo sự ăn khớp thường xuyờn và sự phối hợp linh hoạt giữa đối tượng quản lý và đối tượng bị quản lý thực hiện tốt mục tiờu của doanh nghiệp. Ở Cụng ty hiện nay ban lónh đạo bao gồm một chủ tịch Cụng ty kiờm Tổng Giỏm đốc và ba Phú tổng giỏm đốc phụ trỏch cỏc lĩnh vực khỏc nhau. 1. Tổng giỏm đốc Cụng ty: Tổng giỏm đốc là đại diện phỏp nhõn của Cụng ty là người điều hành mọi hoạt động trong Cụng ty và chịu trỏch nhiệm trước cơ quan quản lý trực tiếp và phỏp luật về cỏc hoạt động sản xuất kinh hoanh của Cụng ty. - Chức năng: Phụ trỏch chung mọi hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty cũng như cỏc hoạt động khỏc theo điều lệ Cụng ty đồng thời điều hành giỏm sỏt cỏc hoạt động của một số đơn vị trong Cụng ty như: bộ phận nghiờn cứu đầu tư và quản lý dự ỏn, bộ phận kinh doanh, phũng kinh doanh xuất nhập khẩu, trường THCN chế tạo mỏy, phũng kế toỏn thống kờ tài chớnh, phũng tổ chức nhõn sự. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Xõy dựng chiến lược phỏt triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Cụng ty, xõy dựng cỏc phương ỏn hợp tỏc kinh doanh trong và ngoài nước cũng như cỏc phương ỏn sản xuất của Cụng ty. + Xõy dựng và tổ chức bộ mỏy đủ về số lượng mạnh về chất lượng cú thể đỏp ứng yờu cầu của sản xuất kinh doanh mà Cụng ty đó đề ra. + Đề ra cỏc chớnh sỏch chất lượng của Cụng ty. + Quyết định xõy dựng và xem xột theo định kỳ cỏc hoạt động của hệ thống bảo đảm cú chất lượng. + Quyết định giỏ mua, giỏ bỏn cỏc sản phẩm dịch vụ của Cụng ty phự hợp với cơ chế thị trường. + Cú quyền ra quyết định xử lý, kỷ luật cỏc cỏ nhõn đơn vị vi phạm nghiờm trọng cỏc nội quy quy chế của Cụng ty cũng như khen thưởng cỏc cỏ nhõn, đơn vị cú thành tớch xuất sắc, cú sỏng kiến làm lợi cho Cụng ty. 2. Phú tổng giỏm đốc phụ trỏch điều hành sản xuất: - Chức năng: Giỳp Tổng giỏm đốc tổ chức thực hiện kế hoạch đồng thời trực tiếp điều hành giỏm sỏt việc thực hiện cụng việc của một số phũng và một số xưởng như: Xớ nghiệp Đỳc, xưởng kết cấu thộp, xưởng cơ khớ lớn, xưởng cơ khớ chớnh xỏc, xưởng cơ khớ chế tạo, xưởng lắp rỏp, xưởng bỏnh răng, xưởng cỏn thộp, trung tõm kĩ thuật điều hành sản xuất, bộ phận chế tạo chuẩn bị dụng cụ gỏ lắp, xớ nghiệp sửa chữa thiết bị, phũng vật tư, kho vật tư. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Xõy dựng cỏc phương ỏn sản xuất, sắp xếp cỏc lao động quản lý. + Ký cỏc lệnh sản xuất cỏc văn bản, quy chế quy định cú liờn quan đến điều hành sản xuất, vật tư cơ điện của Cụng ty, đồng thời chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc đối với cỏc quyết định và việc điều hành sản xuất của mỡnh. + Đề ra cỏc giải phỏp kỹ thuật và xử lý cỏc hiện tượng phỏt sinh gõy ỏch tắc trong quỏ trỡnh sản xuất cũng như vật tư phục vụ sản xuất. + Cú quyền thay mặt Tổng giỏm đốc ký cỏc hợp đồng gia cụng bờn ngoài phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất của Cụng ty. + Đề nghị thưởng phạt đối với cỏc cỏ nhõn và tập thể trong lĩnh vực mỡnh phụ trỏch theo quy định của Cụng ty. 3. Phú tổng giỏm đốc phụ trỏch điều hành kỹ thuật, khoa học cụng nghệ, chất lượng sản phẩm. - Chức năng: Giỳp Tổng giỏm đốc quản lý và điều hành cỏc phũng ban như: trung tõm thiết kế tự động húa, phũng quản lý chất lượng sản phẩm. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Hướng dẫn cỏc quy trỡnh cụng nghệ, quy trỡnh quy phạm kỹ thuật, tiờu chuẩn chất lượng, quản lý bảo dưỡng sửa chữa mỏy múc thiết bị đảm bảo cỏc biện phỏp kỹ thuật tối ưu cho sản xuất. + Nghiờn cứu thiết kế cỏc sản phẩm mới. + Cú quyền khen thưởng những đơn vị cỏ nhõn cú thành tớch xuất sắc cũng như kỷ luật những người vi phạm kỷ luật sản xuất. + Tổng kết bổ sung hoàn thiện quy trỡnh cụng nghệ nhằm nõng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mó, nhằm chiếm lĩnh thị trường trong và ngoài nước. 4. Phú tổng giỏm đốc phụ trỏch đời sống, bảo vệ, xõy dựng cơ bản. - Chức năng: giỳp Tổng giỏm đốc đề ra cỏc kế hoạch xậy dựng cơ bản phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, chăm súc sức khoẻ, nõng cao tinh thần làm việc thụng qua cỏc hoạt động văn hoỏ xó hội, đồng thời điều hành quản lỹ, giỏm sỏt cỏc hoạt động của phũng quản trị đời sống, phũng bảo vệ, phũng y tế, trung tõm xõy dựng cơ bản, trường mầm non Hoa Sen. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Đề cao cỏc kế hoạch xõy dựng mở rộng cơ sở hạ tầng, cỏc phương ỏn nõng cao tinh thần, chất lượng cuộc sống cho người lao động và chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc về cỏc quyết định và tỡnh hỡnh thực hiện do mỡnh quản lý. + Thay mặt Tổng giỏm đốc ký kết cỏc hợp đồng xõy dựng cơ bản cú giỏ trị đến 200 triệu đồng. + Cú quyền khen thưởng cỏc đơn vị cỏ nhõn thuộc đơn vị mỡnh phụ trỏch khi cú thành tớch hoặc vi phạm kỷ luật, nội quy, quy chế Cụng ty. 5. Trợ lý giỳp việc giỏm đốc. Cú trỏch nhiệm tập hợp thụng tin, cỏc văn bản phỏp lý trong và ngoài cụng ty, phõn loại, bỏo cỏo giỏm đốc và cỏc phú giỏm đốc được ủy quyền giải quyết, truyền đạt những ký kết của ban giỏm đốc về việc xử lý cỏc thụng tin và cỏc văn bản hành chớnh đến cỏc đơn vị chịu trỏch nhiệm thực hiện, thiết lập kế hoạch làm việc của giỏm đốc trong tuần, chuẩn bị cho giỏm đốc cỏc cuộc họp, hội nghị, lễ tõn và tiếp khỏch. Nhỡn vào bảng dưới ta thấy : Cụng ty với tổng số nhõn viờn là 997 người cũng như ngành nghề sản xuất kinh doanh là ngành cơ khớ thỡ việc bố trớ một TGĐ và ba Phú tổng giỏm đốc là tương đối hợp lý. Trỡnh độ của Tổng giỏm đốc và cỏc Phú giỏm đốc đều là trỡnh độ đại học. Đõy là một điều kiện vụ cựng quan trọng giỳp cho việc quản lý và ra quyết định của cỏc giỏm đốc. Bảng 8: Chất lượng lao động trong ban lónh đạo Cụng ty. TT Chức danh Tổng số Trỡnh độ Ngành Tuổi <40 Tuổi 40-50 Tuổi >50 1 Tổng GĐ 1 ĐH Kinh tế 1 2 PTGĐ sản xuất 1 ĐH Cơ khớ 1 3 PTGĐ kỹ thuật, KHCN, CLSP 1 ĐH Cơ khớ 1 4 Phú TGĐ phụ trỏch bảo vệ đời sống 1 ĐH Cơ khớ 1 5 Tổng cộng 4 0 4 0 Nguồn: bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực tế về số lượng lao động của Cụng ty đầu năm 2006 của phũng tổ chức. * Nhận xột Toàn bộ ban lónh đạo Cụng ty đều đó qua cỏc lớp bồi dưỡng và lý luận chớnh trị, quản lý kinh tế, quản lý hành chớnh, chuyờn mụn nghiệp vụ và ngoại ngữ. Đõy là một thuận lợi đối với Cụng ty vỡ trong nền kinh tế thị trường cú sự cạnh tranh gay gắt hiện nay khụng ngừng đũi hỏi ban lónh đạo Cụng ty phải vững về chuyờn mụn nghiệp vụ mà cũn phải cú kiến thức về quản lý phỏp luật và ngoại ngữ mới cú thể điều hành doanh nghiệp một cỏch hiệu quả. Trong ban lónh đạo Cụng ty hiện nay cú tới 4 người trong độ tuổi 40- 50. Đõy là một thuận lợi cho Cụng ty vỡ kết hợp được cả kinh nghiệm quản lý cũng như sự năng động sỏng tạo, đồng thời họ đó cú thời gian gắn bú lõu dài với Cụng ty. Chớnh những điều này sẽ là một điều kiện để Cụng ty phỏt triển trong những năm tới. III. Thực trạng cỏc bộ phận quản lý của cụng ty 1. Chức năng nhiệm vụ và tỡnh hỡnh thực hiện chức năng nhiệm vụ ở cỏc phũng ban trong Cụng ty 1.1. Văn phũng giỏm đốc Cụng ty. - Tổng hợp thụng tin, cỏc văn bản phỏp lý hành chớnh trong và ngoài Cụng ty. - Truyền đạt những ý kiến của Tổng giỏm đốc và cỏc Phú tổng giỏm đốc về việc xử lý cỏc thụng tin và cỏc văn bản phỏp lý hành chớnh đến cỏc đơn vị hoặc cỏ nhõn chịu trỏch nhiệm thực hiện. - Tổ chức, quản lý: lưu trữ chu chuyển cỏc thụng tin và cỏc văn bản quản lý, thiết lập chương chỡnh làm việc của ban giỏm đốc, chuẩn bị cho cỏc hội nghị lễ tõn, tiếp khỏch. Trỡnh độ và tuổi đời: Khi đỏnh giỏ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cỏ phũng ban chức năng thỡ trỡnh độ và tuổi đời là 2 chỉ tiờu vỡ quan trọng. Đối với văn phũng giỏm đốc thể hiện bảng sau: Bảng 9: tỡnh hỡnh lao động của văn phũng Cụng ty. TT Chức danh Tổng số Trỡnh độ Ngành Tuổi <40 Tuổi 40-50 Tuổi >50 Nhiệm vụ 1 Chỏnh văn phũng 1 ĐH Kinh tế 1 Phụ trỏch trực tiếp cụng việc 2 Nhõn viờn quản lý hành chớnh 1 ĐH Kinh tế 1 quản lý tài chớnh của cụng ty 3 Nhõn viờn phụ Trỏch chớnh sỏch và tiết kiệm 1 ĐH KT lao động 1 Đưa ra chớnh sach về TK 4 Chuyờn viờn 2 ĐH Kinh tế 1 1 Nghiờn cứu-thụng tin 5 Nhõn viờn văn thư 1 THCN Văn thư 1 quản lý dữ liệu trong Cụng ty 6 Lỏi xe 4 4 Tổng 10 6 2 2 Nguồn: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh lao động của Cụng ty đầu năm 2006. + Tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chức năng nhiệm vụ của văn phũng giỏm đốc với tầm quan trọng của một Cụng ty lơn cũng như tỡnh chất cụng việc khỏ phức tạp và cụng việc trong Cụng ty là rất nhiều do vậy ban lónh đạo Cụng ty thành lập văn phũng Giỏm đốc do Tổng giỏm đốc trực tiếp quản lý với biờn chế hiện nay là 10 người chiếm 2.93% trong tổng số lao động giỏn tiếp và được phõn cụng như sau: Chỏnh văn phũng là người phụ trỏch trực tiếp cỏc cụng việc trong phũng và những cụng việc do Tổng giỏm đốc uỷ nhiệm cỏc nhõn viờn cú trỏch nhiệm tuõn thủ và hoàn thành cỏc cụng việc do trưởng phũng phõn cụng và những cụng việc phỏt sinh khi trưởng phũng giao cho. * Nhận xột: - Trỡnh độ của cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong phũng đa phần đều là trỡnh độ đại học chỉ cú một người là cú bằng trung cấp. Do vậy văn phũng giỏm đốc đó đảm nhận chức năng nhiệm vụ mà Cụng ty giao cho, đảm bảo khụng cú sự chồng chộo với cỏc phũng ban khỏc. - Về tuổi đời: Tuổi đời của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong phũng như hiện nay là hợp lý chỉ cú 2 người trờn 50 tuổi. 1.2. Phũng tổ chức nhõn sự. - Chức năng: Giỳp Tổng giỏm đốc Cụng ty ra cỏc quyết định, quy định, nội quy, quy chế về lao động tiền lương cũng như cỏc chớnh sỏch của Nhà nước đối với người lao động, tổ chức nhõn sự và giải quyết cỏc vấn đề về nhõn sự. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Xõy dựng dự thảo cỏc văn bản, nội quy, quy chế về tổ chức nhõn sự, lao động tiền lương và liờn hệ với cỏc cơ quan bảo hiểm làm thủ tục giải quyết chế độ chớnh sỏch sau khi được Tổng giỏm đốc quyết định và giải quyết cỏc vấn đề xó hội khỏc theo quy chế của Cụng ty đó ban hành. + Nghiờn cứu và đề xuất cỏc chủ trương, biện phỏp, mụ hỡnh cụ thể để cải tiến bộ mỏy tổ chức quản lý nhằm thực hiện cụng việc hiệu quả hơn. + Dự thảo cỏc văn bản về tổ chức nhõn sự, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo phỏt triển tài nguyờn nhõn sự. + Tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chức năng, nhiệm vụ của phũng: Hiện nay phũng tổ chức cú 6 cỏn bộ cụng nhõn viờn chiếm 1,78% lao động giỏn tiếp của Cụng ty, do Tổng giỏm đốc trực tiếp quản lý và phõn cụng như sau: Một trưởng phũng (Vũ Khắc Nghĩa) là người được Tổng giỏm đốc bổ nhiệm cú trỏch nhiệm phụ trỏch chung mọi mặt hoạt động trong phũng, thường xuyờn bỏo cỏo trực tiếp với tổng giỏm đốc về tỡnh hỡnh hoạt động của phũng và chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc về cỏc hoạt động trong phũng. Nhõn viờn phụ trỏch chế độ tiền lương cú trỏch nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và điều hành cỏc cụng việc trong phũng khi trưởng phũng đi vắng. Cỏc nhõn viờn khỏc giỳp việc cho trưởng phũng. Bảng 10: tỡnh hỡnh lao động của phũng tổ chức nhõn sự. TT Chức danh Tổng số Trỡnh độ Ngành Tuổi <40 40-50 >50 Nhiệm vụ 1 Trưởng phũng 1 ĐH Cơ khớ 1 Quản lý số lượng, chất lượng LĐ 2 NV phụ trỏch chế độ tiền lương 1 ĐH Kinh tế 1 Trả lương, thương theo QĐ cho CN 3 NV bảo hiểm lao động 1 ĐH Bảo hiểm 1 Đúng và chi cho CN tiền BH nếu cú 4 NV theo dừi lao động 1 ĐH KT lao động 1 Giỏm sỏt lao động của CN 5 NV theo dừi bảo hiểm 1 ĐH Bảo hiểm 1 Giỏm sỏt việc thực hiện BH 6 NV theo dừi chớnh sỏch 1 ĐH Cơ khớ 1 Theo dừi việc thực hiện CS Tổng 6 3 2 1 Nguồn: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh lao động của Cụng ty đầu năm 2006. Nhận xột: Chức năng mà Cụng ty giao cho phũng tổ chức như trờn là hợp lý nhưng về nhiệm vụ thỡ cú điểm chưa hợp lý là khối lượng cụng việc mà phũng đảm nhận là hơi nhỏ so với quy mụ và tớnh chất của phong tổ chức. Với số lượng 6 người như hiện nay thỡ là phự hợp với khối lượng cụng việc mà phũng đảm nhận, khụng chồng chộo. Việc bố trớ cụng việc đó phần nào đỳng chuyờn mụn của từng người. Do vậy phỏt huy được khả năng của nhõn viờn phục vụ cho Cụng ty. Điều này tạo điều kiện rất lớn cho phũng luụn hoàn thành tốt nhiệm vụ và thực hiện được đầy đủ chức năng mà văn phũng đảm nhiệm. Tuy nhiờn Trưởng phũng lại là người cú bằng tốt nghiệp chuyờn ngành cơ khớ vỡ vậy đụi khi khụng phự hợp với chức năng và nhiệm vụ của phũng tổ chức. Cụng ty nờn cho trưởng phũng đi học tập thờm một chuyờn ngành về kinh tế để cú thể quản lý tốt hơn cụng việc được giao. Về trỡnh độ: Cỏn bộ cụng nhõn viờn phũng cú trỡnh độ khỏ cao, cú tới 6/6 người cú trỡnh độ đại học, chiếm 100% so với cả phũng. Điều này cho thấy cỏn bộ cụng nhõn viờn trong phũng hoàn toàn cú khả năng đảm nhận cỏc chức năng và nhiệm vụ mà Cụng ty giao cho. Về tuổi đời: Tuổi đời của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong phũng là khỏ trẻ cú 2 người cú độ tuổi từ 40-50 chiếm 33.3%, 3 người cú độ tuổi <40 chiểm 50,% và chỉ cú một người trờn 50 tuổi. Đõy cũng là một điều kiện thuận lợi cho Cụng ty. 1.3. Phũng tài chớnh kế toỏn, thống kờ. - Chức năng: Giỳp tổng giỏm đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn, thống kờ, thụng tin kinh tế và hạch toỏn kinh tế trong Cụng ty theo quy chế quản lý của Nhà nước ban hành. Quản lý thu chi trong Cụng ty và cỏc khoản nộp ngõn sỏch theo quy định của phỏp luật. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Tổ chức cụng tỏc kế toỏn, cụng tỏc thống kờ và bộ mỏy kế toỏn thống kờ phự hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Cụng ty theo yờu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, khụng ngừng cải tiến tổ chức bộ mỏy và cụng tỏc kế toỏn thống kờ. + Tổ chức ghi chộp, tớnh toàn và phản ỏnh chớnh xỏc kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phõn tớch kết quả sản xuất kinh doanh của Cụng ty. + Tớnh toỏn và trớch nộp đỳng, đủ, kịp thời cỏc khoản nộp ngõn sỏch nhà nước, cỏc khoản nộp cấp trờn, cỏc quỹ để lại Cụng ty và thanh toỏn đỳng hạn cỏc khoản tiền vay, cụng nợ phải thu, phải trả. + Thực hiện chế độ thành toỏn tiền mặt, vay tớn dụng và cỏc hợp đồng kinh tế. Tạm ứng và thanh toỏn tiền lương của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty đỳng kỳ hạn. - Tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chức năng nhiệm vụ của phũng: Đối với bất kỳ một cơ quan nào thỡ phũng kế toỏn cũng đúng vai trũ quan trọng. Cụng ty cơ khớ Hà nội cũng khụng ngoại lệ, phũng chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng giỏm đốc. Với biờn chế như hiện nay là 15 người chiếm 4,02% tổng số lao động giỏn tiếp toàn Cụng ty và được phõn cụng như sau: Một trưởng phũng cú trỏch nhiệm phụ trỏch chung về mọi mặt hoạt động của phũng. Thường xuyờn bỏo cỏo với Tổng giỏm đốc tỡnh hỡnh trong phũng. Một phú phũng cú trỏch nhiệm giỳp trưởng phũng và điều hành cỏc hoạt động trong phũng khi trưởng phũng đi vắng. Bảng 11: Cơ cấu lao động trong phũng Kt- Tk-Tc. TT Chức danh Tổng số Trỡnh độ Ngành Tuổi <40 40-50 >50 Nhiệm vụ 1 Trưởng phũng 1 ĐH Kế toỏn 1 Theo dừi, hoạch định KH làm việc 2 Phú phũng 1 ĐH Kế toỏn 1 Trợ giỳp trưởng phũng KT 3 NV kế toỏn tổng hợp 1 ĐH Kế toỏn 1 Trợ giỳp NV kế toỏn khỏc 4 NV kế toỏn lương 1 ĐH Kế toỏn 1 Xỏc định lương cho từng CN 5 NV kế toỏn TSCĐ 1 ĐH Kế toỏn 1 Theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng TSCĐ 6 NV kế toỏn NVL 1 ĐH Kế toỏn 1 Theo dừi chi tiờu cho mua NVL 7 NV tớnh giỏ xưởng đỳc 1 ĐH Kế toỏn 1 Tớnh giỏ thành SP đỳc 8 NV tớnh giỏ xưởng cơ khớ 1 ĐH Kế toỏn 1 Tớnh giỏ thành SP cơ khớ 9 NV tớnh giỏ xưởng 1 ĐH Kế toỏn 1 Theo dừi chi tiờu ở cỏc xưởng 10 NV tớnh giỏ kết cấu thộp 1 ĐH Kế toỏn 1 Tớnh giỏ thành của SP thộp 11 NV tớnh giỏ xưởng bỏnh răng 1 ĐH Kế toỏn 1 Tớnh giỏ thành sản phẩm 12 NV theo dừi mua bỏn v.tư 1 ĐH Thống kờ 1 đảm bảo tốt nhất võt tư đầu vào 13 NV kế toỏn thanh toỏn 1 ĐH Kế toỏn 1 Theo dừi khoản thu chi của Cty 14 NV viết phiếu hoỏ đơn 1 CĐ Kế toỏn 1 Ký hoỏ đơn thanh toỏn 15 NV thủ quỹ 1 T.Cấp Kế toỏn 1 Theo dừi cỏc quỹ trong Cty 16 Tổng số 15 12 2 1 Nguồn: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh lao động của Cụng ty đầu năm 2006. - Nhận xột: Nhỡn chung sự phõn cụng cụng việc trong phũng hiện nay là phự hợp với chức năng và nhiệm vụ được giao. Để cú thể làm tốt được cụng việc về kế toỏn và tài chớnh là một cụng việc rất khú khăn. Chớnh vỡ vậy đũi hỏi phải cú sự phõn cụng rừ ràng nhiệm vụ của từng người trong phũng và mỗi người phải cú trỏch nhiệm về phần cụng việc của mỡnh . + Trỡnh độ của cỏn bộ và nhõn viờn trong phũng khỏ cao gồm 13 người cú trỡnh độ đại học 1 cao đẳng và 1 trung cấp. Đõy là điều kiện thuận lợi cho phũng cú thể hoàn thành cụng việc cũng như thực hiện tốt cỏc chức năng nhiệm vụ của mỡnh. + Về tuổi đời: Trong phũng cú 2 người ở độ tuổi 40-50, 12 người ở độ tuổi < 40 và chỉ cú 1 người trờn 50 tuổi. Hiện nay phỏp luật kế toỏn ở nước ta chưa hoàn chỉnh và thường xuyờn thay đổi để phự hợp với chế độ hiện hành và phỏp luật quốc tế do đú đũi hỏi cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong phũng phải khụng ngừng nõng cao trỡnh độ để theo kịp sự thay đổi và nắm bắt được cỏc chớnh sỏch của Nhà nước. Hiện nay trưởng phũng Kế toỏn TKTC là ụng: Phan Phạm Hà 1.4. Bộ phận kinh doanh. - Chức năng: Giỳp Tổng giỏm đốc tổ chức giao dịch, nghiờn cứu thị trường, tỡm kiếm ký kết cỏc hợp đồng bỏn hàng, thực hiện cỏc chiến dịch quảng cỏo, khuyến mại, xỳc tiến bỏn hàng, thực hiện cỏc dịch vụ hậu mói của Cụng ty. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Giao dịch và nghiờn cứu thị trường: Giao dịch với cỏc đối tỏc để tạo dựng những mối quan hệ sản xuất kinh doanh cho Cụng ty trong hiện tại và tương lai. Đụn đốc việc giữ đỳng tiến độ của cỏc hợp đồng nhằm giữ gỡn uy tớn của Cụng ty. Tiến hành cỏc hoạt động marketing gắn liền với chiến lược phỏt triển sản xuất kinh doanh của Cụng ty. + Hợp đồng bỏn hàng: Thiết lập và theo dừi thực hiện cỏc hợp đồng kinh tế của Cụng ty ký kết với cỏc khỏch hàng và nhà thầu liờn quan đến sản xuất kinh doanh cung ứng vật tư, thiết bị, vận tải + Thiết lập và quản lý mạng lưới đại lý bỏn hàng của Cụng ty. Theo dừi, đụn đốc cỏc phũng ban và cỏc cỏ nhõn trong và ngoài Cụng ty cựng khỏch hàng nghiờm tỳc thực hiện đỳng cỏc điều khoản đó của hợp đồng kinh tế đó ký kết. - Tỡnh hỡnh thực hiện chức năng nhiệm vụ của phũng kinh doanh: Đối với bất kỳ một Cụng ty nào thỡ việc giao dịch thương mại cũng đúng vai trũ đặc biệt quan trọng, Cụng ty làm ăn cú lói hay khụng một phần nhờ vào việc ký kết cỏc hợp đồng. Cụng ty cú mở rộng được hỡnh ảnh của mỡnh khụng là phụ thuộc vào cỏc chiến lược quảng cỏo và phỏt triển sản phẩm của Phũng kinh doanh. Với tầm quan trọng đú Tổng giỏm đốc đó thành lập phũng kinh doanh dưới sự quản lý trực tiếp của Tổng giỏm đốc. Hiện nay phũng cú 12 người chiếm 3,2% tổng số lao động giỏn tiếp toàn Cụng ty và được phõn cụng như sau: Một giỏm đốc( Nguyễn Ngọc Hựng) là người phụ trỏch chung mọi mặt hoạt động trong phũng, thường xuyờn bỏo cỏo cỏc hoạt động với Tổng giỏm đốc và chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động của phũng mỡnh. Ba phú giỏm đốc là người giỳp việc cho giỏm đốc cú trỏch nhiệm giỳp giỏm đốc những mảng cụng việc mà được giỏm đốc giao cho, tuõn thủ sự chỉ đạo của giỏm đốc, cỏc nhõn viờn khỏc trong phũng cú nhiệm vụ thực hiện cỏc cụng việc mà Giỏm đốc và Tổng giỏm đốc giao cho. Bảng 12: Tỡnh hỡnh lao động của phũng kinh doanh. TT Chức danh Tổng số Trỡnh độ Ngành Tuổi <40 40-50 >50 Nhiệm vụ 1 Giỏm đốc 1 ĐH CK 1 Theo dừi, hoạch định KH KD 2 PGĐ phụ trỏch hợp đồng 1 ĐH CK 1 Tim kiếm, thực hiện HĐ 3 PGĐ phụ trỏch N.Cứu thị trường và giao dịch 1 ĐH CK 1 Cung cấp cho GĐ thụng tin về thị trường 4 PGĐ phụ trỏch bỏn hàng 1 ĐH CK 1 Xỳc tiến việc tiờu thụ SP 5 NV giao nhận hợp đồng 1 ĐH CK 1 Theo dừi việc thực hiện HĐ 6 NV giao dịch 1 ĐH KT 1 Thực hiện cỏc giao dịch 7 NV tớnh giỏ 1 ĐH KT 1 Đưa ra giỏ hợp lý nhất 8 NV bỏn hàng 1 TC KT 1 Tiờu thụ nhiều nhất SP C.Ty 9 NV kho 1 TC CK 1 Theo dừi tỡnh hỡnh ra vào kho: NVL, SP 10 NV lỏi cẩu trục 1 LĐPT CK 1 Di chuyển hàng đến nơi 11 NV bốc xếp 1 LĐPT CK 1 Giỳp chuyển nhận hàng 12 KTV 1 ĐH CK Tổng 12 5 4 3 Nguồn: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh lao động của Cụng ty đầu năm 2006. - Nhận xột: Việc phõn cụng chức năng nhiệm vụ trong phũng là tương đối hợp lý, đó đỏp ứng được phần lớn cụng việc mà Cụng ty giao cho. Qua bảng trờn ta thấy trỡnh độ của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong phũng cú 8 người cú trỡnh độ đại học, 2 người cú trỡnh độ trung cấp và 2 lao động phổ thụng. Tuy nhiờn cỏc vị trớ trong phũng đều cú trỡnh độ và bằng cấp thớch hợp với chức năng nhiệm vụ của mỡnh. Do vậy tạo điều kiện cho phũng hoạt động cú hiệu quả. Mặt khỏc tuổi trung bỡnh của cỏn bộ trong phũng cũng khỏ cao, cú 3 người ở độ tuổi trờn 50 chiếm 25% tổng cỏn bộ cụng nhiờn viờn trong phũng. Trong khi đặc tớnh của phũng là tớnh năng động sỏng tạo mà đặc tớnh đú lại ở lớp trẻ. Do vậy Cụng ty phải cú biện phỏp đào tạo nõng cao trỡnh độ và trẻ hoỏ đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn phũng kinh doanh để hoạt động cú hiệu quả hơn. 1.5. Phũng quản lý chất lượng sản phẩm. - Chức năng: Phũng cú chức năng kiểm tra, giỏm sỏt, theo dừi toàn bộ chất lượng sản phẩm hàng hoỏ dịch vụ cũng như cỏc vấn đề về mụi trường trong phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty đồng thời bỏo cỏo kịp thời cỏc hoạt động liờn quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cho Tổng giỏm đốc. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Nắm vững từng kế hoạch, tiến độ, thời gian của cỏc hợp đồng sản xuất đối với hàng đơn lẻ và hàng loạt theo kế hoạch của trung tõm kỹ thuật điều hành sản xuất. + Tổ chức phõn cụng lao động trong đơn vị hợp lý theo chức năng nhiệm vụ quyền hạn của từng người và chịu trỏch nhiệm về kết quả kiểm tra chất lượng phục vụ sản xuất đạt hiệu quả cao. + Xõy dựng cỏc phương ỏn quản lý chặt chẽ chất lượng sản phẩm, mụi trường trong Cụng ty, định kỳ kiểm tra đỏnh giỏ chất lượng tài sản, vật tư bỏn thành phẩm theo quy định của Cụng ty. - Tỡnh hỡnh thức hiện chức năng nhiệm vụ : Phũng cú 25 nhõn viờn chiếm 6,43% tổng số lao động giỏn tiếp toàn Cụng ty được phõn cụng như sau: Một trưởng phũng là người được Tổng giỏm đốc bổ nhiệm và là người điều hành cao nhất trong phũng, cú trỏch nhiệm giải quyết mọi cụng việc của phũng theo chức năng nhiệm vụ được Tổng giỏm đốc giao cho. Hiện nay trưởng phũng là ụng: Hà Đỡnh Phương. Bốn phú phũng là những người do trưởng phũng đề nghị cú trỏch nhiệm giỳp đỡ trưởng phũng về chuyờn mụn mà họ được giao. Bảng 13: Tỡnh hỡnh lao động trong phũng quản lý chất lượng sản phẩm. TT Chức danh Tổng số Trỡnh độ Ngành Tuổi <40 40-50 >50 Nhiệm vụ 1 Trưởng phũng 1 ĐH Cơ khớ 1 Giỏm sỏt SX, bỏo cỏo lảnh đạo 2 Phú phũng phụ trỏch CLSP 1 ĐH Cơ khớ 1 Đảm bỏo SP luụn cú CL tốt nhất 3 Phú phũng phụ trỏch mụi trường 1 ĐH Cơ khớ 1 Đảm bảo SX khụng ảnh hưởng MT 4 Phú phũng phụ trỏch hoỏ phõn tớch 1 ĐH Húa học 1 Nghiờn cứu SP đưa giải ra phỏp 5 Phú phũng phụ trỏch khối núng 1 ĐH HPT 1 kiểm tra, đảm bảo SX liờn tục 6 KTV-KCS 11 ĐH Cơ khớ 1 4 6 Giỏm sỏt, đảm bỏo CLSP tốt 7 KTV-KCS 2 TC Cơ khớ 2 Giỏm sỏt, đảm bỏo CLSP tốt 8 KTV-MT 2 ĐH Cơ tin 1 1 Xem sột ảnh hưởng SX đến MT 9 KTV-MT 1 T.Cấp Mụi trường 1 Xem sột ảnh hưởng SX đến MT 10 KTV-HPT 2 ĐH HPT 2 Phõn tớch ảnh hưởng MT đến SP 11 KTV-HPT 1 T.Cấp Cơ khớ 1 Phõn tớch ảnh hưởng MT đến SP Tổng 25 7 10 8 Nguồn: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh lao động của Cụng ty đầu năm 2006. - KTV-KCS: kĩ thuật viờn KCS. - KTV-MT : kĩ thuật viờn mụi trường. -KTV-HPT: kĩ thuật viờn húa phõn tớch. -Nhận xột: qua bảng trờn ta thấy. + Về trỡnh độ: Số lượng cỏn bộ cụng nhõn viờn trong phũng cú trỡnh độ khỏ cao: 21 người cú trỡnh độ đại học, 4 người cú trỡnh độ trung cấp và khụng ai cú trỡnh độ sơ cấp. Điều này cho thỏy cỏn bộ cụng nhõn viờn trong phũng hoàn toàn cú đủ khả năng để hoàn thành cụng việc mà Cụng ty giao cho. + Về tuổi đời: Phần lớn cỏn bộ trong phũng cú tuổi đời khỏ cao, 10 người cú độ tuổi từ 40-50 chiếm 41,67% trong tổng số cỏn bộ của phũng, 8 người trờn 50 tuổi và chỉ cú 7 người dưới 40 tuổi. Một điều kiện thuận lợi là phũng cú thể tận dụng kinh nghiệm làm việc của những nhõn viờn này. Bờn cạnh đú phũng cũng phải cú kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhõn viờn mới chuẩn bị cho những cỏn bộ sắp về hưu. 1.6. Phũng vật tư. - Vị trớ: Điều hành cụng việc mua sắm