Đề tài Hoàn thiện chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Thương Mại Toàn Mỹ

tin của kế toán về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm luôn là những thông tin quan trọng. Dựa trên các thông tin này, các nhà quản lý sẽ phân tích, đánh giá được tình hình sử dụng, tập hợp, quản lý chi phí sản xuất của công ty để từ đó có những biện pháp phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất cũng như kinh doanh. Tuỳ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp mình mà mỗi doanh nghiệp lại đưa ra những biện pháp khác nhau như đầu tư vào máy móc công nghệ, đào tạo, nâng cao tay nghề công nhân, đào tạo trình độ quản lý của nhân viên... nhưng tất cả đều phục vụ cho lợi ích phát triển toàn diện của công ty. Qua quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương Mại Toàn Mỹ em đã nhận thấy tầm quan trọng đặc biệt của việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong toàn bộ công tác hạch toán cũng như đối với sự phát triển của công ty. Với sự tham khảo ý kiến của cô Phạm Thị Thuỷ và sự giúp đỡ nhiệt tình của quý công ty nhất là Phòng kế toán em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Thương Mại Toàn Mỹ“ làm đề tài thực tập của mình. Nội dung chính của chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chương. Chương I: Giới thiệu chung về công ty Chương II: Thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty TNHH Thương Mại Toàn Mỹ Chương III: Một số ý kiến đóng góp hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Thương Mại Toàn Mỹ. CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TOÀN MỸ. Tiền thân của hệ thống Công ty TNHH SX& TM Toàn Mỹ hiện nay là Công ty TNHH Xây dựng Gia Phát. Trong quá trình phát triển công ty đã đổi tên thành Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Gia Phát-Toàn Mỹ vào năm 1995. Lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính của công ty trong thời gian đầu hoạt động chính là xây dựng các công trình công nghiệp cũng như công trình dân dụng. Công ty đã rất thành công trong lĩnh vực này. Nhưng trong quá trình phát triển với sự nhạy bén trong kinh doanh ban giám đốc công ty đã nhận thấy xu hướng ứng dụng inox để trang trí cũng như sủ dụng loại chất liệu mới này trong đồ dùng nội thất. Việc sử dụng inox để thay thế các chất liệu như sắt thép, nhựa, gỗ... ngày một nhiều. Vì vậy Công ty đã đưa ra một quyết định quan trọng là chuyển hướng đầu tư vào lĩnh vực sản xuất kinh doanh các sản phẩm inox. Tuy đây là lĩnh vực mới nhưng cùng với kinh nghiệm và nỗ lực học hỏi Công ty đã rất thành công ở lĩnh vực này. Ngoài mặt hàng bồn chứa nước bằng inox, Công ty còn đầu tư nhiều hệ thống dây chuyền máy móc, thiết bị hiện đạị để phát triển và đa dạng hoá các sản phẩm như: kệ bếp, chậu rửa, bếp ga có kỹ thuật cao. Với mẫu mã đa dạng và giá cả hợp lý các sản phẩm inox của Toàn Mỹ đã được người tiêu dùng cả nước tín nhiệm và bầu chọn là “hàng Việt Nam chất lượng cao“ trong 6 năm liền (1999-2005). Cùng với sự phát triển, Công ty đã mở rộng mô hình sản xuất kinh doanh gồm một hệ thống các công ty sản xuất và kinh doanh trên cả nước. Bên cạnh đó, là một hệ thống phân phối sản phẩm của hơn 450 đại lý trải dài từ Bắc vào Nam với quy mô rộng lớn. Hiện nay, hệ thống Công ty Toàn Mỹ gồm 4 công ty: Công ty TNHH TM&SX Toàn Mỹ Bình Dương Công ty TNHH Thương Mại Toàn Mỹ Công ty TNHH TM & SX Toàn Mỹ Miền Trung Công ty TNHH TM & SX Toàn Mỹ Miền Tây II.ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TOÀN MỸ. 1.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. *Đặc điểm ngành nghề kinh doanh và các loại sản phẩm chính Công ty TNHH Thương Mại Toàn Mỹ là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng Inox. Nguyên liệu để sản xuất là Inox SUS 304 của Nhật Bản dưới dạng cuộn, tấm, băng được mua từ nhiều nguồn khác nhau (nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu uỷ thác, mua của các doanh nghiệp kinh doanh Inox trong nước như công ty Đông Á, Hoàng Vũ, Thuận Phát...) với nhiều kích cỡ khác nhau. Mỗi loại khổ Inox lại được dùng vào một công việc khác nhau với mục đích là tận dụng tối đa nguyên vật liệu. Các mặt hàng chính của công ty là: Bồn nước, Chậu rửa, Kệ bếp có chất lượng cao cả về Kỹ và Mỹ thuật. Trong đó Bồn nước và Kệ bếp là sản phẩm do công ty sản xuất còn Chậu rửa là mặt hàng do công ty nhập mua. Công ty có ba tổ sản xuất chính là tổ Bồn, tổ Kệ, tổ Đá. Trong đó nhiệm vụ chính của mỗi tổ là như sau. -Tổ Bồn: Nhiệm vụ của tổ là sản xuất bồn từ những Nguyên vật liệu chính như: Thân bồn (VT nhập từ công ty mẹ tại Bình Dương), Chân bồn được chế tạo từ các cuộn V nhập mua đủ kích cỡ cho các loại bồn khác nhau. Sau khi chân bồn được kiểm tra chất lượng các mối hàn, cùng với Nắp bồn, Cổ bồn mà công ty nhập mua và những VT phụ khác Bồn nước được hoàn thiện, làm vệ sinh và dán nhãn mác. Sản phẩm Bồn nước hoàn thiện được bộ phận kiểm tra chất lượng kiểm tra về kỹ thuật một lần nữa rồi mới đưa vào nhập kho. -Tổ Đá: Nhiệm vụ của tổ là từ những tấm đá nhập mua và chậu sẽ chế theo các kích cỡ của các kệ bếp theo đơn đặt hàng ra bán thành phẩm. Sau đó chuyển sang tổ kệ để hoàn thành các giai đoạn cuối cấu thành kệ bếp. -Tổ Kệ: Nhiệm vụ của tổ là nhập bán thành phẩm từ tổ đá sau đó lắp vào các khung kệ theo mẫu của đơn đặt hàng sản phẩm hoàn thành. Sau khi được bộ phận kiểm tra chất lượng kiểm tra về kỹ thuật cũng như mẫu mã sản phẩm mới được đưa vào nhập kho. *Đặc điểm thị trường tiêu thụ Thị trường chính của Công ty TNHH Thương Mại Toàn Mỹ là thị trường Hà Nội và các tỉnh miền Bắc. Hiện nay Công ty có rất nhiều chi nhánh và các đại lý ở các tỉnh thành trên miền Bắc. Tại công ty luôn có một bộ phận chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đến tận các chi nhánh, tại đây các chi nhánh chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm cho các đại lý trực thuộc trách nhiệm quản lý của mình. + Chi nhánh tại Hà Nội: chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm thông qua các cửa hàng giới thiệu sản phẩm và các đại lý ở Hà Nội và một số tỉnh lân cận. Đây là thị trường chính của công ty nên việc phát triển thị trường luôn được đặt lên hàng đầu. + Chi nhánh Hải Phòng: chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm ở Hải Phòng và các tỉnh lân cận thông qua các đại lý và cửa hàng của chi nhánh. Có nhiệm vụ phát triển hệ thống đại lý tại khu vực này. + Chi nhánh Nam Định: có trách nhiệm phân phối và mở rộng thị trường tại Nam Định và các tỉnh lân cận. Hệ thống các cửa hàng đại lý của công ty tại đây tuy không lớn mạnh bằng ở Hà Nội nhưng cũng khá phát triển với nhiều đại lý lớn nhỏ khác nhau. Chịu trách nhiệm mở rộng hệ thống đại lý tại khu vực mình quản lý. + Chi nhánh tại Vinh: có trách nhiệm phân phối sản phẩm cho các đại lý tại Vinh và các tỉnh lân cận thông qua hệ thống các đại lý và cửa hàng giới thiệu sản phẩm của chi nhánh. Đồng thời có nhiệm vụ phát triển thị trường tại các khu vực này. 2. Các chỉ tiêu tài chính và chính sách định hướng phát triển của công ty. A: Chỉ tiêu tài chính: Tổng vốn điều lệ của công ty khi mới thành lập là 1 tỷ đồng, với một nhà máy và của hàng giới thiệu sản phẩm. Hiện nay công ty đã có 4 chi nhánh và rất nhiều đại lý trực thuộc ở các tỉnh miền Bắc cùng với một dự án đang được xây dựng ở Hải Dương. Cùng với sự phát triển về quy mô, thì tổng doanh thu và lợi nhuận trước thuế của công ty cũng tăng lên. Điều đó được thể hiện qua bảng sau: Bảng: Các chỉ tiêu tài chính Năm Tổng doanh thu (VNĐ) Lợi nhuận trước thuế (VNĐ) Thu nhập bình quân/tháng (VNĐ) Tổng số công nhân viên 2003 17.365.527.230 1.910.207.995 935.000 47 2004 22.988.542.850 2.528.739.710 972.000 51 2005 30.852.923.359 3.393.821.570 1.100.000 53 Nhìn qua bảng chúng ta có thể thấy rằng năm 2004 tổng doanh thu của công ty đã tăng 32,38% so với năm 2003 và năm 2005 tăng 34,21% so với năm 2004. Điều đó cho thấy các chính sách phát triển của công ty đã có tác động không nhỏ tới việc phát triển của công ty, và hướng đi của công ty là đúng đắn. Khi mới thành lập số công nhân viên mới chỉ có trên 35 người, với mức lương cơ bản là 610.000 VNĐ/tháng, và mức lương bình quân là 800.000/tháng VNĐ. Đến nay công ty đã có 66 công nhân viên với mức lương cơ bản là 800.000 và mức lương bình quân là 1.100.000 VNĐ/tháng. Mục tiêu của công ty trong những năm tới là tiếp tục mở rộng thị trường tiêu thụ trong cả nước, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ chăm sóc khách hàng nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường. Trong đó mục tiêu cụ thể của năm 2006 là có mức tăng tổng doanh thu trên 35% và thu nhập bình quân đầu người đạt 1.200.000 VNĐ/tháng. B: Định hướng phát triển của công ty: *Triển khai và duy trì chính sách chất lượng làm phương châm cho mọi hoạt động - Đối với khách hàng và thị trường: + Thoả mãn nhu cầu của khách hàng về hàng hoá và các dịch vụ + Tăng lợi thế cạnh tranh cạnh tranh bằng chất lượng dịch vụ +Tăng lợi thế cạnh tranh bằng chủng loại, chất lượng sản phẩm - Đối với cán bộ công nhân viên: + Có nhiều chế độ ưu đãi, khuyến khích công nhân viên làm việc + Tăng hiệu suất sử dụng thiết bị để phục vụ ngày càng nhiều nhu cầu khách hàng + Tăng hiệu quả sử dụng nguyên liệu, giảm tỷ lệ phần trăm sản phẩm không phù hợp để hạ giá thành sản phẩm. *Định hướng phát triển: - Đối với thị trường nội địa: + Tiếp tục là công ty đứng đầu trong lĩnh vực Inox ở thị trường miền Nam (hiện nay chiếm 40% thị phần miền Nam). + Từng bước chiếm lĩnh thị trường miền Bắc ( hiện nay chiếm 30% thị phần miền Bắc). + Phát huy thế mạnh của mình trong thị phần bồn nước tại các khu vực nhiễm phèn ( hiện nay chiếm 60% thị phần tại các khu vực này). + Tiếp tục đầy mạnh mục tiêu chiếm lĩnh thị trường chậu rửa ở phía Nam (30% thị phần). + Ổn định và theo đuổi mục tiêu chiếm lĩnh thị trường chậu rửa ở miền Bắc (mới chỉ chiếm 20% thị phần tại miền Bắc) + Ổn định thị trường kệ bếp trên cả nước (20% thị phần). -Đối với thị trường nước ngoài: + Định hướng xuất khẩu sang các nước châu Âu và Singapore. + Xuất khẩu hàng cơ khí công nghiệp và gia dụng (chiếm lĩnh từ 5-10% trên tổng doanh thu toàn công ty). - Đầu tư mở rộng: hiện nay Việt Nam đã ra nhập AFTA và chuẩn bị gia nhập WTO đã mở ra nhiều cơ hội mới cũng như những thách thức mới cho công ty. Trước tình hình đó công ty đã chú trọng đến việc đầu tư phát triển nguồn nhân lực cho công ty, cụ thể: tổ chức huấn luyện đào tạo nâng cao tay nghê cho công nhân, đưa cán bộ đi tu nghiệp ở nước ngoài để nâng cao trình độ quản lý. - Với việc 6 năm liền đạt danh hiệu “sản phẩm Việt Nam chất lượng cao“ công ty tiếp tục triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000. Luôn lắng nghe ý kiến đóng góp của khách hàng để nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ của công ty. - Hiện nay công ty đang đầu tư xây dựng dự án Hải Dương với tổng số vốn đầu tư ước tính khoảng 10.5 tỷ đồng. III. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. 1. Đặc điểm tổ chức: Công ty TNHH Thương Mại Toàn Mỹ là một công ty thuộc hệ thống Công ty Toàn Mỹ. Trong đó Công ty TNHH Thương Mại Toàn Mỹ được hình thành Tên giao dịch: Toàn Mỹ Co.Ltd Ngày thành lập: 26/03/1999 Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VNĐ Ngành nghề KD: Sản xuất và Kinh doanh các sản phẩm cơ khí Inox Địa chỉ: Ba Hàng-Lĩnh Nam-Thanh Trì-Hà Nội ĐT: 04.644.1317 – 04.644.5200 Fax: 04.644.1316 Hệ thống phân phối: Khu vực Thành phố Hà Nội và toàn bộ thị trường khu vực phía Bắc. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thể hiện rõ tài khả năng quản lý và hoạt động của bộ máy quản lý của công ty. Điều này được thể hiện rõ qua sự phát triển lớn mạnh về mọi mặt và danh hiệu “ sản phẩm Việt Nam chất lượng cao“ của công ty. Những thành tựu đã đạt được của công ty trong quá trình hoạt động đã cho thấy công ty có một bộ máy quản lý phù hợp, gọn nhẹ và luôn gắn kết với nhau. Là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập và có đầy đủ tư cách pháp nhân, Công ty TNHH Thương Mại Toàn Mỹ tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng để tránh tình trạng tập trung quá mức quyền lực vào một số người hay chồng chéo hoặc bỏ sót nên các chức năng quản lý được ban lãnh đạo phân cấp rõ ràng và phù hợp. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty như sau: BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG SẢN XUẤT Phßng hµnh chÝnh PHÒNG KẾ HOẠCH 2. Chức năng của bộ máy quản lý: -Ban giám đốc: giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, điều hành mọi hoạt động trong công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Pháp luật đồng thời đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong công ty. -Phòng kế toán: Đứng đầu là kế toán trưởng có nhiệm vụ cập nhật, giải quyết, xử lý các thông tin về nghiệp vụ kế toán. Hàng tháng, quý, năm phải báo cáo tình hình tài chính cho Ban giám đốc và Giám đốc công ty. Ngoài ra còn tư vấn, kiến nghị cho Ban giám đốc về tài chính. -Phòng Kinh doanh: Đứng đầu là trưởng phòng kinh doanh phụ trách công việc bán hàng cho công ty và đưa ra các dự án, chương trình khuyến mại... trong việc bán hàng của công ty. Phòng Kinh doanh được chia làm hai bộ phận: +Bộ phận bán hàng: Chịu trách nhiệm bán hàng qua mọi hình thức, trực tiếp giao dịch, liên hệ với khách hàng. Đây cũng là bộ phận đảm nhiệm việc phân phối sản phẩm cho các chi nhánh của công ty tại Hà Nội và các tỉnh toàn miền Bắc. +Bộ phận đại lý: gồm việc phụ trách các chi nhánh và đại lý tại Thành phố Hà nội và các tỉnh khu vực phía Bắc. Hai bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi công việc kinh doanh của các của hàng và đại lý của công ty. Có trách nhiệm nộp báo cáo về tình hình kinh doanh cũng như các thông tin kiến nghị của khách hàng và các đại lý cho Ban giám đốc và các phòng ban khác có liên quan. -Phòng Sản xuất: bao gồm phòng kỹ thuật và các phân xưởng sản xuất. +Phòng kỹ thuật: Đứng đầu là trưởng phòng kỹ thuật. Với trách nhiệm bảo dưỡng và sửa chữa máy móc đảm bảo đúng tiến độ sản xuất của công ty. Đồng thời đưa ra những ý kiến, kiến nghị về việc ứng dụng các khoa học công nghệ tiên tiến trên thế giới và báo cáo thường xuyên cho Ban giám đốc và các phòng ban có liên quan. +Các phân xưởng sản xuất: Đứng đầu là trưởng phòng sản xuất với trách nhiệm sản xuất sản phẩm theo đúng yêu cầu và thời gian theo kế hoạch đã đặt ra và báo cáo các thường xuyên cho Ban giám đốc và các phòng ban có liên quan. -Phòng Hành chính: chịu trách nhiệm quản lý hành chính và những vấn đề có liên quan đến nhân sự của toàn công ty. Bên cạnh đó bộ phận hành chính còn quản lý về chấm công công nhân viên qua máy và tính lương cho công nhân viên rồi chuyển cho phòng kế toán thanh toán lương. -Phòng Kế hoạch: +Đứng đầu là trưởng phòng kế hoạch. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất cũng như các dự án đầu tư dài hạn hoặc ngắn hạn trong việc phát triển cho công ty. +Phối hợp với các phòng ban khác để giúp họ lập kế hoạch cụ thể cho bộ phận mình dựa trên kế hoạch tổng thể của công ty nhằm giúp cho các phòng ban đó và toàn công ty có thể thực hiện công việc hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo đúng kế hoạch đã đề ra. IV.ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN 1. Đặc điểm bộ máy kế toán trong công ty. *Đặc điểm: Chức năng của phòng kế toán là ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty một cách chính xác, cập nhật, giải quyết các thông tin về nghiệp vụ vào máy, lên báo cáo cho Ban giám đốc hàng hàng hoặc theo yêu cầu của Ban giám đốc. Sơ đồ bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TIỀN MẶT, DOANH THU, CÔNG NỢ KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG KẾ TOÁN VẬT TƯ THỦ QUỸ *Chức năng: +Kế toán trưởng: là người lãnh đạo cao nhất trong phòng kế toán, có trách nhiệm đưa ra kế hoạch và theo dõi, giám sát toàn bộ các hoạt động trong phòng kế toán và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về mọi hoạt động của phòng mình. Là người lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo thuế. +Kế toán tổng hợp: cùng với kế toán trưởng, kế toán tổng hợp có trách nhiệm theo dõi mọi công tác kế toán trong công ty. Từ các báo cáo của các kế toán phụ trách về các mảng khác, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp tông tin để nộp lên kế toán trưởng. +Kế toán tiền mặt, doanh thu, công nợ: -Có trách nhiệm theo dõi tài khoản tiền mặt của công ty -Có trách nhiệm theo dõi toàn bộ doanh thu của công ty -Theo dõi các khoản nợ, nợ bất thường cho công ty và báo cáo lên kế toán tổng hợp, kế toán trưởng để đưa ra các phương án thu nợ nhanh nhất +Kế toán tiền gửi ngân hàng: thực hiện các giao dịch với ngân hàng, theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty. +Kế toán vật tư: là người theo dõi toàn bộ tình trạng nguyên vật liệu, tài sản cố định, công cụ dụng cụ trong công ty. +Thủ Quỹ: chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt trong công ty 2.Hình thức kế toán: *Khái quát chung Để thực hiện chức năng ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Mỗi doanh nghiệp lại lựa chọn một hình thức sổ kế toán khác nhau phản ánh khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô doanh nghiệp, khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít, nhu cầu hạch toán, trình độ quản lý, trang thiết bị vật chất. Nhưng hình thức sổ đó phải phù hợp và tuân thủ theo tiêu chuẩn của Bộ tài chính đã quy định về mẫu mã, quy cách sổ, cách thức vào sổ.... Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung để làm phương pháp ghi sổ. Đây là hình thức đang được nhiều đơn vị sử dụng vì việc ghi chép theo hình thức này đơn giản, dễ ghi, dễ đối chiếu và kiểm tra... Phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà công ty sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Sở dĩ công ty sử dụng hai phương pháp hạch toán này là do quy mô sản xuất của công ty là khá lớn. Hệ thống tài khoản mà công ty đang áp dụng là hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng để tính trích khấu hao TSCĐ. Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N Doanh nghiệp nộp VAT theo phương pháp khấu trừ. *Trình tự ghi sổ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung là hình thức ghi sổ đơn giản, phổ biến, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Với kết cấu sổ sách đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với việc triển khai kế toán máy. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sổ sách sử dụng chủ yếu bao gồm sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ cái và các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ, cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3. Đặc điểm hệ thống chứng từ kế toán. Hiện nay công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định số 1141/TC-QĐ-CĐTC ban hành ngày 01/01/1995 với tất cả các mẫu chứng từ, sổ sách theo quy định của Bộ Tài chính như: phiếu tạm ứng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng tính lương, phiếu chi..... Ngoài ra theo nhu quản lý riêng của công ty nên bên cạnh những mẫu chứng từ kế toán bắt buộc công ty còn có một số mẫu riêng như: phiếu nhu cầu vật tư, phiếu yêu cầu tạm ứng... Việc sử dụng các mẫu này đều dựa theo hướng dẫn của công ty và được bộ phận kế toán lưu lại chúng từ gốc để theo dõi và kiểm tra trong từng trường hợp phát sinh. 4. Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán. Mặc dù Bộ tài chính đã có thay đổi theo quyết định vào 03/2006 về hệ thống tài khoản và chế độ kế toán hiện hành, nhưng công ty hiện nay do nhiều lý do khách quan vẫn chưa thực hiện theo quyết định mới. Hiện nay công ty vẫn đang sử dụng hệ thống kế toán cũ của Bộ tài chính được ban hành theo quyết định số 1141/TC-QĐ-CĐTC ban hành ngày 01/01/1995. Doanh nghiệp sử dụng rất nhiều tài khoản có liên quan như: -Về hạch toán chi phí sản xuất có: TK 627, 622, 621, 642, 641... -Về tính tiền lương có: 334, 338, 141, 111, 112... Nguyên vật liệu, CCDC, TSCĐ: 152, 153, 211, 213, 214... .... 5. Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán. Ngoài các loại báo cáo tài chính cuối tháng của phòng Kế toán như báo cáo thuế, Báo cáo phân tích tình hình kinh doanh, Báo cáo chi tiết tài sản cố định.... Cuối tháng các phòng ban đều phải lập các báo cáo nội bộ để nộp lên Ban giám đốc hay phục vụ cho các yêu cầu của các phòng ban khác. Ví dụ như Kế toán vật tư phải lập Báo cáo tồn kho về các loại nguyên vật liệu hiện nộp cho phòng kế hoạch để phòng này lên kế hoạch sản xuất; hay phòng kế hoạch phải đưa ra các kế hoạch cụ thể cho các phòng ban khác để các phòng ban này cũng lên kế hoạch thực hiện trong tháng cho phòng mình; phòng Kế hoạch dựa trên các kế hoạch cụ thể để tính ra lượng nguyên vật liệu cần dùng trong tháng từ đó lập Bảng nhu cầu vật tư để nộp cho Ban giám đốc thông qua để đặt mua các loại nguyên vật liệu cần thiết; các tổ sản xuất khi muốn lấy nguyên vật liệu về dùng cho tổ mình phải có Phiếu nhu cầu vật tư để nộp cho Kế toán vật tư lập Phiếu xuất kho nguyên vật liệu .... 6. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu. A: Kế toán Vật tư: * Trách nhiệm: - Cập nhật, kiểm tra nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu sản xuất - Lập phiếu nhập - xuất kho vật liệu, hàng hoá - Đối chiếu công nợ vật tư hàng tháng - Kiểm kê và tính giá nguyên vật liệu cũng như hàng hoá tồn kho vào ngày cuối cùng của tháng - Tính giá thành nguyên vật liệu xuất dùng. * Phần hành cụ thể: - Hàng ngày kế toán vật tư nhận Phiếu nhu cầu vật tư từ tổ sản xuất để lập phiếu xuất kho vật tư và Phiếu xuất hàng hoá theo đơn mua hàng được chuyển đến từ bộ phận bán hàng. - Lập phiếu nhập kho khi nhập vật tư vào kho - Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kế toán sửa lại tên đối tượng, tài khoản sử dụng, dạng nhập xuất, giá nguyên vật liệu thực nhập. Số liệu thực nhập, thực xuất trên chứng từ phải khớp đúng với số thực tế về chủng loại, mẫu mã, số lượng, đơn giá nguyên vật liệu. Nếu hàng hoá, vật tư nhập về bị thiếu hụt, sai mẫu mã, quy cách, chất lượng vì bất cứ lý do gì thì phải lập phiếu trình xác nhận của người giao hàng và người kiểm tra hàng cho ban lãnh đạo và bên giao hàng. Từ đó dựa trên chỉ đạo của Ban giám đốc, kế toán sẽ tiến hành xử lý thông tin qua các nghiệp vụ kế toán. - Tập hợp chi phí tính giá thành vật tư nhập lại từ gia công của các đơn vị ngoài cũng như các đơn vị thành viên. - Theo dõi vật tư xuất nhập bảo hành trong tháng. Yêu cầu các đơn vị nhập trả lại theo đúng thời gian quy định về bảo hành. -Tiến hành đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp. Đối chiếu theo lô hàng hoặc theo quý, tháng tuỳ từng đối tượng. Báo cáo công nợ phải khớp đúng với số thực nhập và đơn giá. Lập Bảng đối chiếu công nợ sau khi đã kiểm tra đúng với nhà cung cấp để chuyển cho nhà cung cấp để tiến hành trả nợ. - Cùng với phòng kế hoạch và phòng sản xuất kiểm tra việc sử dụng nguyên liệu có đúng định mức hay không. Tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu và hàng hoá cũng như sản phẩm dở dang vào cuối tháng. Nếu có sự chênh lệch, sai sót thì phải điều tra và điều chỉnh. So sánh kết quả với phần mềm máy vi tính cho khớp đúng. - Cuối tháng tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm. Giá thành được tính dựa trên cơ sở các chi phí phát sinh được cập nhật chính xác và đúng kỳ. - Kiểm tra trên máy vi tính, trên sổ cái TK 621. - Từ các hoá đơn vật tư, phiếu nhập xuất vật tư để tách thuế GTGT đầu vào và lên bảng kê khai thuế. - Vì công ty có các mặt hàng khác nhau, vì vậy việc tính lượng nguyên vật liệu cần trong tháng cũng dựa trên từng mặt hàng một. Căn cứ vào định mức cho từng mặt hàng và số lượng sản xuất trong tháng, kế toán sẽ tính được số lượng nguyên vật liệu cần thiết. - Sau khi có được số lượng vật tư cần cho sản xuât, kế toán sẽ tạm tính giá xuất vật tư. Cuối tháng sau khi đã có đầy đủ số liệu chính xác về doanh thu, chi phí, kế toán sẽ tính lại giá xuất vật tư theo phương pháp bình quân gia quyền. - Lưu trữ dữ liệu trên máy tính, tài liệu, chứng từ, sổ sách liên quan. Chuyển các tài liệu liên quan cho Ban giám đốc, kế toán trưởng và các phòng ban có liên quan khác. B: Kế toán tính giá thành *Trách nhiệm - Dựa trên các số liệu của kế toán vật tư, trên bảng tính lương của phòng hành chính, các chứng từ hoá đơn về tất cả chi phí chung của công ty, kế toán tổng hợp sẽ lập bảng tính giá thành của từng loại sản phẩm một. * Phần hành cụ thể: - Cuối tháng, dựa trên số liệu tính giá thành nguyên vật liệu xuât kho cho việc sản xuất của kế toán vật tư, và số lượng hàng hoá nhập kho, số lượng sản phẩm dở dang, nguyên vật liệu còn tồn tại mỗi dây chuyền sản xuất, định mức sản xuất, chi phí nhân công, các loại chi phí sản xuất chung kế toán tổng hợp sẽ tính giá thành sản phẩm. - Sau khi tính giá thành cụ thể kế toán tổng hợp sẽ đối chiểu với phiếu xuất hàng để tính giá thành cụ thể cho từng đơn đặt hàng. - Nếu tháng nào đó có định mức tiêu hao vật liệu vượt quá mức cho phép, sẽ làm giá thành sản phẩm bị tăng lên, kế toán phải báo cáo với Ban giám đốc, các phòng ban liên quan để đưa ra biện pháp điều chỉnh. C. Một số nhận xét chung: Do quy mô của công ty khá l