Đề tài Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật

oàn bộ và kỹ thuật - XNK và kinh doanh thiết bị phụ tùng, phương tiện vận tải, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng. - Kinh doanh thiết bị toàn bộ và kỹ thuật các loại công trình, máy móc, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu phục vụ sản xuất , khoáng sản , sản phẩm hoá học, nông sản, cao su, sản phẩm bằng dao su, tơ tằm, sợi, lâm sản, hàng thủ công mỹ nghệ. - Kinh doanh nguyên kiệu phục vụ chế biến nuôi trồng thuỷ sản. - Xuất khẩu than, kinh doanh trang thiết bị y tế. - Xuất khẩu lao động (trong đó tổ chức đào tạo ngoại ngữ, giáo dục định hướng nghề nghiêp cho người lao động nước ngoài). - Kinh doanh xuất nhập khẩu ( trực tiếp – uỷ thác) các mặt hàng tổng hợp khác phù hợp với quy định của pháp luật. 2.1.3.3. Thị trường kinh doanh Trước năm 1989, Công ty chủ yếu quan hệ với các hãng, các Công ty thuộc các nước Liên Xô cũ, cỏc nước xó hội chủ nghĩa ở Đụng Âu và một số thị trường thuộc cỏc nước tư bản chủ nghĩa. Từ năm 1989 đến nay, nền kinh tế chuyển đổi cơ chế thị trường, Công ty đã không ngừng mở rộng quan hệ bạn hàng với các nước khác và các khu vực khác trên thế giới như các nước Đông Nam á, EU…Phát huy thế mạnh này, Công ty không chỉ nhập khẩu trực tiếp mà còn thực hiện các nhiệm vụ nhập khẩu uỷ thác. Trong những năm gần đây tình hình của Công ty nói riêng cũng như của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung đang gặp những khó khăn đáng kể, đặc biệt là thị trường xuất khẩu. Việt Nam chủ yếu xuất khẩu các mặt hàng thô chất lượng kém và giá cả thấp. Năm 2001 được coi là năm khó khăn hơn cả trong những năm gần đây, kinh tế thế giới lâm vào tình trạng suy thoái, an ninh thế giới phức tạp, nạn khủng bố, cạnh tranh sắc tộc...liên tục sảy ra. Bên cạnh đó Trung Quốc là một thị trường rộng lớn , vừa ra nhập WTO . Do đó đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Technôimprort nói chung phải tăng cường các hoạt động Marketing quốc tế nhằm củng cố và mở rộng hơn nữa thị trường ra nước ngoài. 2.1.3.4. Phương thức kinh doanh chủ yếu Công ty đã đa dạng hoá nhiều hình thức kinh doanh như cung cấp các dịch vụ vận tải, tư vấn, lập phương án kinh doanh, XNK trực tiếp, XNK uỷ thác luôn là một thế mạnh của Công ty. Đối với thiết bị toàn bộ chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài, tuỳ theo mô hình và tính chất của máy móc thiết bị, việc nhập khẩu phải được tiến hành theo một trong các tiêu thức sau: - Đấu thầu mở rộng hay đấu thầu hạn chế - Mua bán trực tiếp thông qua chào hàng cạnh tranh Quy trình nhập khẩu uỷ thác thiết bị toàn bộ thường được Công ty thực hiện như sau: Trước hết phải có đơn đặt hàng của khách hàng ( chủ đầu tư), Công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng này để thực hiện uỷ thác các công việc sau (việc uỷ thác phải được làm thành có chữ ký của bên uỷ thác( chủ đầu tư ) và bên nhận uỷ thác( Technoimport) và đi kèm với đơn đặt hàng: -Nghiên cứu thị trường -Gọi chào hàng -Lựa chọn đối tác -Lập phương án kinh doanh -Giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng -Thực hiện hợp đồng Trong đó bước gọi chào hàng có thể được thực hiện theo một trong các phương thức là đấu thầu quốc tế, gọi chào hàng cạnh tranh hoặc mua sắm trực tiếp. Tại Công ty, phương thức đấu thầu quốc tế chỉ được áp dụng để nhập khẩu thiết bị toàn bộ bằng nguồn vốn ngân sách cuả Nhà nước hoặc vốn vay của nước ngoài phải do chủ đầu tư yêu cầu thực hiện đấu thầu quốc tế. Khi đó, Technoimport với tư cách là Công ty tư vấn nhân danh chủ đầu tư để thực hiện công tác đấu thầu quốc tế thiết bị toàn bộ. Kết thúc công tác đấu thầu quốc tế Công ty sẽ quay lại thực hiện nhập khẩu uỷ thác thiết bị toàn bộ mà đối tác sẽ là nhà thầu trúng thầu do chủ đầu tư quyết định. 2.1.4. Cơ cấu và đặc điểm đội ngũ lao động của Công ty Do đặc trưng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu thiết bị toàn bộ là có liên quan đến rất nhiều lĩnh vực khác nhau vì vậy nó đòi hỏi CBCNV trong Công ty phải có kiến thức sâu rộng trong nhiều lĩnh vực. Hiện nay, đội ngũ CBCNV của Công ty rất có năng lực, có trình độ chuyên môn và có kinh nghiệm. Tuy nhiên, tuổi đời tương đối cao . Do đó, để nâng cao hiệu quả kinh doanh và thực hiện tốt chức năng của mình thì Công ty cần có kế hoạch đào tạo cho các CBCNV để tiếp cận với những thay đổi mới của cơ chế thị trường. Cơ cấu đội ngũ lao động trong Công ty được phân theo trình độ lao động, tính chất hợp đồng và giới tính. 2.1.4.1. Phân theo trình độ lao động Bảng2.1:Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo năm 2005. Số lượng Trình độ đào tạo Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Đại hoc, cao đẳng 97 78.2 Sơ cấp, trung cấp 9 7.3 CNKT 0 0 Lao động phổ thông 18 14.5 Tổng 124 100 (Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ) Theo số liệu trên ta thấy tổng CBCNV ở Công ty là 124 người trong đó lượng người có bằng đại học, cao đẳng là 97 người chiếm 78,2%. Điều đó thể hiện lượng lao động có trình độ và bằng cấp trong Công ty là khá lớn, đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của Công ty nhằm đem lại kết quả cao. Tiếp đó, lượng người tốt nghiệp sơ cấp ,trung cấp là 9 người chiếm 7,3%. Đây là một số lượng không phải là ít và họ làm những công việc như: văn thư, kế toán, chuyển fax…để phục vụ cho Công ty. Là một Công ty chuyên về xuất nhập khẩu, với đặc trưng của Công ty là như vậy nên trong Công ty không có lượng công nhân kỹ thuật. Trong Công ty có lượng lao động phổ thông là 18 người chiếm 14,5% và chuyên làm những công việc như: lễ tân, đánh máy…Như vậy, số lượng và trình độ lao động của mỗi một bộ phận là khác nhau, tuỳ theo từng vị trí công việc yêu cầu mà ban lãnh đạo trong Công ty sắp xếp hợp lý đúng người, đúng việc để đem lại hiệu quả cao . Với số lượng và chất lượng lao động của Công ty như trên ảnh hưởng đến cơ cẩu tổ chức bộ máy quản lý . Với số lượng 124 CBCNV thì Công ty thuộc loại doanh nghiệp vừa nên chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến- chức năng và với chất lượng lao động quản lý tương đối cao thì phạm vi của cán bộ quản lý nên giữ nguyên hoặc thu hẹp lại để có điều kiện kiểm tra, kiểm soát được nhân viên dưới quyền của mình. 2.1.4.2. Phân theo tính chất hợp đồng Bảng 2.2:Cơ cấu lao động theo địa điểm và loại hợp đồng. Năm Địa điểm 2004 2005 Dài hạn Ngắn hạn Dài hạn Ngắn hạn Hà Nội 85 3 82 6 Hồ Chí Minh 17 1 17 0 Hải Phòng 15 0 15 0 Đà Nẵng 4 0 4 0 Tổng 121 4 118 6 ( Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ) Công ty có trụ sở chính là ở Hà Nội, ngoài ra còn có 3 chi nhánh tại 3 thành phố là Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng. So với năm 2004 thì năm 2005 số lượng lao động ký hợp đồng dài hạn ở Hà Nội có giảm 3 người do đến tuổi về hưu, nhưng số lượng lao động có hợp đồng ngắn hạn lại tăng lên do tuyển dụng mới vào làm việc. Còn ở 3 chi nhánh thì số lượng lao động ký hợp đồng dài hạn và ngắn hạn là không thay đổi. Như vậy, tính đến cuối năm 2005 thì số lượng lao động trong Công ty có hợp đồng dài hạn là 118 người và hợp đồng ngắn hạn là 6 người. Sang năm 2006 Công ty tiến hành cổ phần hoá thì số lượng lao động sẽ thay đổi , Công ty tuyển dụng thêm lao động trẻ để bắt kịp với tình hình hoạt động mới, Công ty giải quyết số lượng lao động dôi dư vì vậy hợp đồng lao động trong Công ty cũng sẽ thay đổi. 2.1.4.3. Phân theo giới tính Bảng 2.3 :Cơ cấu lao động theo giới tính năm 2005 Số lượng Giới tớnh Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Nam 66 53 Nữ 58 47 (Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ)Ta thấy số lượng CBCNV nam trong Công ty là 66 người chiếm 53% còn nữ là 58 người chiếm 47%. Như vậy là cơ cấu theo giới tính của CBCNV tương đối cân đối. Lượng lao động nam và nữ đều thuân tiện cho việc sinh hoạt đoàn thể, làm việc theo tổ nhóm đồng thời giúp cho bầu không khí làm việc trong Công ty được tốt góp phần đem lại hiệu quả cao . 2.1.4.4. Phõn theo số lượng lao động. Cụng ty bước vào cổ phần hoỏ doanh nghiệp thỡ số lượng ngày một giảm được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.4 : Số lượng lao động của Công ty qua m ột số năm gần đây. Năm 2002 2003 2004 2005 Số lượng( người) 245 200 180 124 ( Nguồn : Phòng Tổ chức cán bộ ) Qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng CBCNV trong Công ty giảm đi một lượng đáng kể qua từng năm. Đến năm 2006 khi hoàn tất việc cổ phần hoá thành Công ty cổ phần thì số lượng CBCNV của Công ty dự kiến là 80 người. Và tất yếu trong Công ty sẽ xuất hiện một lượng đáng kể lao động dôi dư và khi đó cần có chính sách hợp lý để giải quyết lượng lao động dôi dư này. 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây Tháng 6/2005 Công ty bắt đầu tiến hành cổ phần hoá thành Công ty cổ phần nên kết quả hoạt động kinh doanh chỉ tính cho 3 năm gần đây là 2002, 2003, 2004. Bảng 2.5: Kết quả kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây. Năm Chỉ tiêu Đơn vị tính 2002 2003 2004 KH TH Chênh lệch TH/KH KH TH Chênh lệch TH/KH KH TH Chênh lệch TH/KH Nộp ngân sách Tỷ VNĐ 28,343 49,04 73,02% 16,69 44,86 168,8% 15,22 33,36 119,2% Xuất khẩu Triệu USD 70,5 71,5 1,42% 40 35,91 -10,2% 5,5 7,4 34,5% Nhập khẩu Triệu USD 4,9 5,4 10,2% 5,2 5,6 7,69% 35 27,15 -22,4% Tổng doanh thu Tỷ VNĐ 257 325,7 26,7% 256 329,2 28,6% 140 173,7 24,1% Lợi nhuận sau lương Triệu VNĐ 500 556 11,2% 600 610,8 1,8% 650 808,6 24,4% ( Nguồn : Phòng Tổ chức cán bộ ) Từ bảng 4 trên đây ta thấy, về nộp ngân sách kỳ thực hiện so với kỳ kế hoạch qua 3 năm đều tăng nhất là năm 2003 tăng 168,8%.Về xuất khẩu thì năm 2002 tăng 1,42%, đến năm 2003 do gặp khó khăn nên xuất khẩu giảm 10,2%, nhưng năm 2004 thì lại tăng 34,5% góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh của Công ty. Tình hình nhập khẩu của năm 2002 và 2003 thì tăng một lượng đáng kể là 10,2% và 7,69%, nhưng năm 2004 thì lại giảm mạnh chiếm 22,4% nguyên nhân là do sự cạnh tranh ở thị trường trong nước diễn ra ngày càng gay gắt, giá cả quốc tế có những biến đổi rất mạnh đặc biệt là mặt hàng xăng dầu đã gây ảnh hưởng đến chỉ số giá tiêu dùng vì vậy đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Tuy tình hình như vậy nhưng tổng doanh thu của Công ty qua các năm kỳ thực hiện so với kỳ kế hoạch vẫn tăng tương đối đều, giữ ở mức trên 20% một năm. Lợi nhuận sau lương của Công ty cũng đạt và vượt mức kế hoạch đặt ra, đặc biệt là năm 2004 dù nhập khẩu giảm nhưng lợi nhuận tăng 24,4%, chính điều này đã góp phần vào việc nâng cao thu nhập cho CBCNV trong Công ty. Tóm lại, về kết quả kinh doanh của Công ty qua các năm đều có lãi và hoàn thành kế hoạch được giao, cũng như đáp ứng tốt và kịp tiến độ phục vụ cho các hợp đồng mà Công ty đã ký kết. Thu nhập của người lao động: Trong những năm qua, công tác tổ chức cán bộ và chính sách đãi ngộ người lao động của Công ty luôn được quan tâm hàng đầu, Công ty luôn chú trọng đến việc rà soát và điều chỉnh với mục tiêu phù hợp cho nhu cầu sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ, đảm bảo mức thu nhập ổn định tối thiểu cho cán bộ công nhân viên. Điều đó được thể hiện cụ thể qua số liệu sau: Bảng2. 6: Quỹ lương và thu nhập CBCNV năm 2002, 2003, 2004. Năm Chỉ tiêu Đơn vị tính 2002 2003 2004 Tổng quỹ lương Tỷ VNĐ 3,016 3,720 2,957 Tiền thưởng Triệu VNĐ 189,26 317,42 596,21 Tổng thu nhập Tỷ VNĐ 3,205 4,038 3,553 Thu nhập bình quân Triệu đồng 1,482 1,682 1,93 (Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ) Tổng quỹ lương của Công ty năm 2003 so với năm 2002 tăng 23,3%, nhưng đến năm 2004 quỹ lương giảm xuống là do số lượng CBCNV trong Công ty giảm đi một lượng đáng kể. Tiền thưởng tăng lên qua các năm làm cho tổng thu nhập của Công ty tăng lên dẫn đến thu nhập bình quân / đầu người / tháng của từng CBCNV cũng tăng lên. Qua bảng số liệu trên thì ta thấy thu nhập bình quân qua các năm của Công ty ngày một tăng. Cụ thể là năm 2002 thu nhập 1,482 triệu đồng thì đến năm 2003 là 1,682 triệu đồng tăng 11,3 %. Năm 2004 thu nhập là 1,93 triệu đồng so với năm 2003 tăng 11,4 %. Thu nhập bình quân trong Công ty tăng lên có tác dụng lớn làm kích thích CBCNV trong Công ty hăng hái làm việc, gắn bó lâu dài với Công ty. Không chỉ chú trọng đến việc tăng thu nhập cho CBCNV mà bộ máy quản lý của Công ty còn không ngừng nâng cao đời sống tinh thần cho họ, tạo ra những điều kiện thuận lợi trong lao động, khả năng thăng tiến trong công việc đặc biệt là với những cán bộ có trình độ. Điều này giúp cho CBCNV yên tâm làm việc, gắn bó với Công ty và qua đó đóng góp nhiều hơn cho Công ty. 2.2. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.2.1. Cơ cẩu tổ chức bộ máy quản lý 2.2.1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Trước khi tiến hành cổ phần hoá thì bộ máy tổ chức quản lý của Công ty gồm có ban Giám đốc, các đơn vị trực thuộc, các phòng chức năng và các phòng nghiệp vụ. Cơ cấu tổ chức của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Tổng giám đốc Các phó tổng giám đốc Các đơn vị trực thuộc Phòng XNK 3 Các phòng chức năng Các phòng nghiệp vụ Phòng XNK 1 Phòng Hành chính quản trị Phòng Tổ chức cán bộ Phòng Kế hoạch Tài chính Trung tâm tư vấn và đầu tư Trung tâm XNK và hợp tác lao động quốc tế Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh Chi nhánh tại TP Hải Phòng Chi nhánh tại TP Đã Nẵng Phòng XNK 2 Phòng XNK 7 Phòng XNK 5 Phòng XNK 4 Sơ đồ 2 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức . ( Nguồn : Phũng TCCB ) 2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ máy lãnh đạo Ban giám đốc Tổng Giám đốc: là người đại diện trong mọi trường hợp cho mọi quyền lợi và mọi nghĩa vụ của Công ty trước pháp luật, trước các cơ quan quản lý Nhà nước và trước Bộ trưởng Bộ Thương mại, chịu trách nhiệm tổ chức điều hành mọi hoạt động của toàn Công ty theo chế độ thủ trưởng. Các Phó Tổng Giám đốc: là những người giúp cho Tổng Giám đốc, được Tổng Giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc những lĩnh vực công tác được giao. Trong quá trình điều hành phần việc được giao, nếu phát sinh các vấn đề liên quan đến chủ trương, chính sách đối sách lớn, tổ chức và nhân sự phải báo cáo Tổng Giám đốc và chỉ thực hiện sau khi có ý kiến của Tổng Giám đốc. Kế toán trưởng Công ty Kế toán trưởng có chức năng giúp đỡ Tổng Giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công việc kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế của toàn Công ty. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc về mọi mặt. Các vấn đề liên quan đến vay vốn, mua ngoại tệ của ngân hàng, phân bổ sử dụng vốn cho từng đơn vị phải báo cáo Tổng Giám đốc trước khi thực hiện. 3. Các phòng Trưởng phòng: là người tổ chức điều hành mọi hoạt động của phòng mình phụ trách theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm mọi mặt trước Tổng Giám đốc. Trước khi giảI quyết các vấn đề quan trọng nảy sinh thuộc hoạt động của phòng phải xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc phụ trách. Phải báo cáo Giám đốc khi đi đâu công tác hoặc vắng mặt quá 1 ngày. Phó trưởng phòng: là những người giúp cho trưởng phòng , được trưởng phòng phân công điều hành trực tiếp mọt số công việc cụ thể của phòng. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ phải chủ động phát huy tính năng động, sáng tạo và có trách nhiệm báo cáo với Trưởng phòng kết quả công việc đã thực hiện để trưởng phòng nắm được và khi cần có sự phối hợp chỉ đạo những công việc lớn. 4.Các chi nhánh Giám đốc chi nhánh: hoạt động theo sự phân công và chỉ đạo của Tổng Giám đốc, thay mặt Tổng Giám đốc tổ chức điều hành mọi hoạt động của Chi nhánh theo chế độ thủ trưởng và là người đại diện trong mọi trường hợp cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của chi nhánh trước cơ quan pháp luật và cơ quan Nhà nước tại địa phương nơi Chi nhánh đặt trụ sở. Giám đốc Chi nhánh chịu mọi trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và phải báo cáo Tổng Giám đốc định kỳ, hoặc đột xuất về tình hình hoạt động mọi mặt của đơn vị. Phó giám đốc chi nhánh: là những người giúp cho Giám đốc Chi nhánh và trực tiếp điều hành một số lĩnh vực công việc theo sự phân công của Giám đốc. Mọi vấn đề liên quan đến phần việc được phân công đều phải thống nhất với Giám đốc Chi nhánh trước khi thực hiện. 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các đơn vị trong Công ty 2.2.2.1. Nguyên tắc chủ đạo Các phòng, ban , Chi nhánh thuộc Công ty không phân biệt chức năng, nhiệm vụ , địa bàn hoạt động là một thể thống nhất. Toàn Công ty chỉ có 1 thủ trưởng. Trong các hoạt động kinh doanh dù bất kỳ bất kỳ đơn vị nào thực thi thì trách nhiệm đều thuộc về Công ty, mỗi thành công hay thất bại đều là của toàn Công ty. 2.2.2.2. Cụ thể hoá nhiệm vụ và mối quan hệ của các đơn vị trong Công ty 1. Phòng kế hoạch tài chính Vai trò: Giám đốc đồng tiền cho toàn bộ hoạt động của Công ty, thực hiện chế độ hạch toán tập trung. Mọi vấn đề liên quan đến tài chính dưới bất cứ hình thức nào đều phải qua phòng kế hoạch tài chính trước khi trình Giám đốc duyệt. Nhiệm vụ + Lập kế hoạch tài chính cả năm báo cáo Bộ duyệt và giao kế hoạch tài chính năm cho các phòng ban, Chi nhánh trong Công ty. Theo dõi tổng kết phân tích tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính đã giao cho các đơn vị, tính toán hiệu quả kinh doanh từng thời kỳ kịp thời, chính xác để giúp Giám đốc chỉ đạo kinh doanh. + Thống kê, báo cáo nhanh cho Bộ Thương mại, Tổng cục thống kê chỉ tiêu tài chính theo quy định tháng, quí, 6 tháng, 9 tháng và 1 năm. + Bám sát tình hình kinh doanh của từng đơn vị, tham mưu cho Giám đốc để có kế hoạch cân đối vốn đầy đủ, kịp thời đáp ứng yêu cầu kinh doanh, đồng thời giải quyết chế độ liên quan đến đời sống của cán bộ công nhân viên Công ty. + Tăng nhanh vòng quay vốn, đề xuất các biện pháp khai thác, sử dụng viín có hiệu quả coa nhất. Theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc lập phương án vay vốn trong các trường hợp cần thiết. + Đảm bảo ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh của Công ty. Cân đối thu chi và báo cáo Giám đốc theo qui định. + Lập và nộp báo cáo quyết toán kế toán Công ty theo đúng các loại biểu mẫu Nhà nước quy định đúng thời gian, có chất lượng cao theo định kỳ cho Bộ Thương mại và Tổng cục Thống kê theo qui định chung. + Đảm bảo chất lượng khi tiến hành kiểm kê tài sản, vật tư, tiền vốn theo thời gianqui định và kết quả kiểm kê phải báo cáo Tổng Giám đốc. + Tham mưu cho lãnh đạo Công ty giám sát việc thực hiện hợp đồng và đôn đốc các đơn vị trong Công ty thanh quyết toán các hợp đồng đúng thời hạn cam kết. Hạch toán kế toán kịp thời, đúng, đủ đối với từng phương án kinh donah. + Tham mưu, cố vấn cho Tổng Giám đốc về tài chính. Thường xuyên báo cáo Tổng Giám đốc về các vấn đề nảy sinh, liên quan đến lĩnh vực phụ trách để có biện pháp xử lý kịpthời nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của Công ty ổn định. + Thực hiện đào tạo tại chỗ đối với cán bộ trong phòng, nâng cao nghiệp vụ, phát huy tính năng động, liêm khiết, kỷ luật để đáp ứng kịp thời hoạt động kinh doanh của Công ty trong cơ chế mới. + Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạc tài chính cả năm, báo cáo các cơ quan quản lý xin xét duyệt thực hiện kế hoạch năm và xét thưởng nếu có. + Thường xuyên giám sát tình hình vốn, bảo toàn vốn của Công ty để báo cáo Tổng Giám đốc. Khi có những biến động về tài chính đột xuất phải khẩn trương báo cáo Tổng Giám đốc để tìm giải pháp xử lý. Trách nhiệm của phòng Kế hoạch tài chính đối với các chi nhánh + Bảo đảm kịp thời tới mức cao nhất các nhu cầu tiền tệ cho hoạt động kinh doanh của các đơn vị, Chi nhánh. + Giám sát động tác thu, chi của các đơn vị theo nguyên tắc quản lý tài chính do Nhà nước qui định dưới sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc. + Theo dõi, nắm chắc số lượng hàng tồn kho, đôn đốc các phòng chủ quản bán hàng thu hồi vốn, tăng vòng quay vốn. + Tham gia xây dựng và kiểm tra tính hiệu quả, tính khả thi các phương án kinh doanh của các đơn vị trong Công ty. Đóng góp ý kiến trong khâu thanh toán đối với các hợp đồng ngoại và hợp đồng kinh tế trước khi trình lãnh đạo Công ty duyệt, bảo đảm tính công bằng, nhất quán trong việc sử dụng vốn kinh doanh cho các đơn vị. + Theo dõi việc nộp thuế XNK cuả các đơn vị tại Hà Nội và cẩcc khẩu không có đại diện hoặc Chi nhánh của Công ty. Phối hợp và đôn đốc các đơn vị thanh toán, thu hồi công nợ và nộp thuế XNK đúng thời hạn qui định để không cản trở hoạt động chung của toàn Công ty. Trách nhiệm của các đơn vị chi nhánh đối với phòng KHTC. + Mọi phương án kinhdoanh, mọi dự trù chi tiêu phải tham khảo ý kiến của phòng Kế hoạch tài chính trước khi trình giám đốc duyệt. + Phương án kinh doanh sau khi được Giám đốc duyệt phải giao lại phòng Kế hoạch tài chính 1 bản để theo dõi , đối chiếu khi cần thiết. + Phải thông báo hoặc kết hợp cùng phòng Kế hoạch tài chính kiểm tra, theo dõi đôn đốc các khoản nợ phải thu về tài sản của Công ty. + Định kỳ một quí 1 lần kế toán của từng đơn vị phải cùng phòng Kế hoạch tài chính đối chiếu số liệu tài chính phát sinh trong kỳ, kịp thời phát hiện sai lệch và tìm biện pháp khắc phục. Như vậy , phũng KHTC cú vai trũ nhiệm vụ rất cụ thể, được Cụng ty phõn theo chức năng để hoạt động. Trong phũng cỏc thành viờn thường xuyờn, phối hợp, giao tiếp và hợp tỏc với nhau để thực hiện cụng việc của Cụng ty một cỏch tốt nhất. Đồng thời phũng KHTC cú trỏch nhiệm đối với cỏc đơn vị khỏc trong Cụng ty cũng như là cỏc đơn vị khỏc phải cú trỏch nhiệm đối với phũng KHTC để thực hiện cỏc cụng việc khi cần cú sự kết hợp giải quyết của cỏc phũng ban trong Cụng ty. Trước những nhiệm vụ, vai trò và trách nhiệm của người làm công tác ở phòng KHTC mà Công ty đã đưa ra, để làm được những nhiệm vụ đó thì các cán bộ công nhân viên trong phòng cần có được sự hiểu biết nhất định về công việc của mình đú là: + Nắm chắc tổ chức công việc kế toán, tổ chức bộ máy kế toán của các loại hình kinh doanh. + Có lý luận và thực tiễn của ngành về chiến lược và tình hình tài chính. + Nắm được hệ thống pháp luật kinh tế, các chế độ chính sách, tài chính tín dụng của Nhà nước và của ngành. + Biết xử lý số liệu bằng vi tính, hiểu biết và nắm vững nghiệp vụ thanh toán quốc tế và thanh toán ngân hàng. 2. Trung tâm tư vấn đầu tư và Thương mại Nhiệm vụ: làm tham mưu cho Tổng Giám đốc, cho các đơn vị kinh doanh XNK , cho các Chi nhánh trong toàn Công ty về những vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty. Trách nhiệm của Trung tâm tư vấn Đầu tư và Thương mại với các đơn vị + Hiệu đính bản dịch, công văn, điện tín đối ngoại của các đơn vị tại Hà Nội. + Góp ý sửa đổi điều khoản hợp đồng ngoại của các đơn vị + Cử cán bộ trực tiếp tham gia giúp đỡ các Chi nhánh hoặc các đơn vị kinh doanh XNK trong việc đàm phán một số hợp đồng hoặc công tác tư vấn theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc. + Tập hợp các chào hàng của các hãng, Công ty nước ngoài, định kỳ thông báo cho các đơn vị XNK , các Chi nhánh thuộc Công ty để tìm đối tác kinh doanh trong nước. + Tập hợp các tài liệu, thông tư, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành chức năng, Bộ Thương mại liên quan đến công tác XNK để tư vấn cho các đơn vị trong Công ty kinh doanh đúng pháp luật. Trách nhiệm của các đơn vị và chi nhánh đối với TTTV Đầu tư và Thương mại. + Bản dịch các công văn, điện tín gửi đi phải qua TTTV Đầu tư và Thương mại trước khi trình Tổng Giám đốc. + Những hợp đồng về công trình thiết bị toàn bộ, dây chuyền công nghệ, liên doanh có giá trị lớn, hoặc có độ phức tạp, có những điều khoản đặc biệt, không theo thông lệ thì bắt buộc phải tham khảo ý kiến của Trung tâm tư vấn đầu tư và Thương mại trước khi thực hiện. + Phát hiện và cung cấp các thông tin về các văn bản mới nhất của Nhà nước, các Bộ, ngành có liên quan đến hoạt động của Công ty cho TTTV Đầu tư và Thương mại để tìm biện pháp thu thập và phổ biến đến các đơn vị khác trong Công ty. 3. Các chi nhánh của Công ty Nhiệm vụ: là đơn vị đại diện cho Công ty hoạt động Thương mại tại một số địa phương. Chi nhánh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và thay mặt Giám đốc giải quyết một số công việc có liên quan đối với các cơ quan hữu quan tại địa bàn đặt trụ sở hoặc một số khu vực xung quanh tuỳ theo đặc điểm hoạt động . Ngoài việc kinh doanh XNk thì các Chi nhánh còn có nhiệm vụ chung là thay mặt Công ty làm các thủ tục giao nhận, vận tải hàng hoá của các đơn vị XNK ở các cửa khẩu được chỉ định phụ trách. Trách nhiệm của chi nhánh đối với các đơn vị XNK trong khâu giao nhận và vận tải. + Thay mặt các Chi nhánh với danh nghĩa Công ty làm đầy đủ thủ tục giao nhận đối với tất cả các loại hàng hoá nhập hoặc xuất qua cửa khẩu được phân công phụ trách. + Yêu cầu các đơn vị cung cấp đầy đủ , chính xác các hồ sơ, tài liệu cần thiết cho việc làm thủ tục giao nhận hàng hóa tại cửa khẩu. + Thông báo kịp thời cho các đơn vị những vướng mắc, sai sót cần bổ sung để hoàn chỉnh hồ sơ cho việc làm thủ tục giao nhận hàng hoá tại cửa khẩu. + Thoả thuận với các đơn vị XNK về cước phí và phương thức vận tải hàng hoá để đưa hàng đến địa điểm chỉ định. + Thoả thuận với chủ hàng về phương thức vận tải hàng hoá đến địa điểm chỉ định. Trách nhiệm của các đơn vị XNK với chi nhánh. + Cung cấp đầy đủ hồ sơ, giấy tờ và hướng dẫn bằng văn bản về đặc điểm hàng hóa, áp mã thuế, tên , địa điểm chủ hàng cho Chi nhánh để làm thủ tục giao nhận. + Khi uỷ thác cho chủ hàng tự đi làm thủ tục hoặc trong trường hợp đặc biệt, các phòng XNK được Tổng Giám đốc cho phép cử người cùng chủ hàng đi nhận hàng đều phải qua Chi nhánh để phối hợp thực hiện và đảm bảo chức năng quản lý của Chi nhánh. + Phải cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đ