Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty du lịch và xúc tiến thương mại

ra đời của Công ty Công ty Du lịch và xúc tiến thương mại ra đời gắn với sự ra đời của Bộ Thương Mại. Việc sáp nhập hai bộ: Bộ Nội Thương và Bộ Kinh Tế đối ngoại có thể coi là lý do chính trị cho việc sáp nhập Công ty dịch vụ Hoa Lan và khách sạn Ngọc Khánh để trở thành Công ty du lịch và xúc tiến thương mại. Vào những năm 1993 khi đất nước bước vào giai đoạn mở cửa thị trường, các Công ty nước ngoài liên tục đầu từ vào Việt Nam. Với chủ trương liên doanh với các đối tác nước ngoài để có thể thu lợi nhuận và học hỏi thêm bên bạn nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh Công ty dịch vụ Hoa Lan thuộc bộ nội thương ở số 19 Phạm Đình Hổ đã quyết định liên doanh với bên Malayxia để thành lập khách sạn Sunway là một khách sạn sang trọng ở Hà Nội hiện nay. Bên cạnh mục tiêu liên doanh để phát triển ngành du lịch và công ty muốn mở rộng quy mô kinh doanh, muốn tạo dựng cho ngành thương mại mới thành lập một khách sạn lớn hơn với đội ngũ nhân viên và quản lý tinh nhuệ hơn. Đây là một quyết định táo bạo của ban lãnh đạo Công ty cũng như Bộ thương mại. Trước kia Công ty khách sạn và dịch vụ Hoa Lan cũng như Công ty khách sạn Ngọc Khánh đều chỉ là khách sạn nhỏ phục vụ nhu cầu trong nội bộ. Việc xây dựng khách sạn Thương Mại đạt tiêu chuẩn 3 sao đặt ra cho các thành viên sáng lập cùng ban lãnh đạo Công ty rất nhiều khó khăn. Thứ nhất về mặt nội lực đòi hỏi Công ty cần phải nâng cao trình độ vè mặt quản lý. Sự thay đổi này cần thiết là sự thay đổi về chất, do vậy Công ty đã liên tục tổ chức các khoá đào tạo chuyên nghiệp cho các cán bộ quản lý. Tuyển nhân viên mới có trình độ cao. Ngay cả các đội ngũ nhân viên cũ cũng được đào tào lại để có thể phục vụ cho khách sạn mới với phương trâm "con người là một nửa của khách sạn". Thứ hai Do việc sáp nhập hai Công ty để thành lập Công ty mới dẫn đến việc dư thừa nhiều lao động nên Công ty chỉ có thể giữ lại theo cơ chế sàng lọc những nhân viên tốt phù hợp nhất với công việc mới. Việc dừ thừa nhiều lao động dẫn đến việc Công ty phải bố trí lại việc làm cho họ. Theo khoản 1 điều 17 Bộ luật lao động: "Trong trường hợp do thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ mà người lao động đã làm thường xuyên trong doanh nghiệp từ 1 năm trở lên bị mất việc làm, thì người sử dụng lao động có trách nhiệm đào tạo lại họ để tiếp tục sử dụng họ vào những chỗ làm mới; nếu không thể giải quyết vào công việc mới, phải cho người lao động thôi việc thì phải trợ cấp mất việc làm, cứ mỗi năm làm việc phải trả một tháng lương, nhưng thấp nhất cũng bằng hai tháng lương". Ngay từ khi thành lập ban lãnh đạo mới của Công ty đã phải đối mặt với những thách thức không nhỏ trong việc bố trí lao động. Theo điều 31 Bộ luật lao động: "Trong trường hợp sáp nhập phân chia doanh nghiệp, chuyển quyền sở hữu, quyền quản lý hoặc quyền sử dụng tài sản doanh nghiệp thì người sử dụng lao động kế tiếp phải chịu trách nhiệm tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động với người lao động cho tới khi 2 bên thoả thuận sửa đổi, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới". Bên cạnh những khó khăn Công ty có những thuận lợi trong quá trình sáp nhập, đặc biệt là về thủ tục hành chính. Đây là điều dễ hiểu do Công ty là Công ty trực thuộc Bộ thương mại. Hiện nay Công ty lấy kinh doanh khách sạn là chủ yếu do những năm gần đây rất phát triển, Việt Nam chúng ta đã trở thành điểm đến của du khách 4 phương. Tuy nhiên phòng kinh doanh của Công ty vẫn luôn thường xuyên trình giám đốc chiến lược XNK các sản phẩm thủ công mỹ nghệ nhằm tăng thêm doanh thu và đa dạng hoá loại hình kinh doanh cho doanh nghiệp. Đặc biệt dịch vụ xuất nhập cảnh và vận chuyển hành khách những năm gần đây đặc biệt phát triển. Tuy nhiên Công ty vẫn chưa đủ sự chuyên nghiệp để có thể làm trọn gói cho một tour du lịch của khách. Ví dụ Công ty vẫn còn thiếu đội ngũ hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp hay Công ty vẫn chưa thể đáp ứng được mọi địa điểm mà khách muốn tham quan. Có thể tóm tắt quá trình ra đời của Công ty qua sơ đồ sau 1993 Bộ Thương Mại Bộ Nội Thương Bộ Kinh Tế Đối Ngoại 24/5/1993 Bộ trưởng BTM trình thủ tướng CP về việc sáp nhập 2 công ty Thủ tướng CP ra thông báo về việc đồng ý để Bộ trưởng sáp nhập 2 công ty và thành lập doanh nghiệp mới 24/7/1993 Bộ trưởng ra quyết định sáp nhập 2 công ty và thành lập công ty du lịch và xúc tiến thương mại - đồng thời ra quyết định bổ nhiệm giám đốc mới cho công ty 24/9/1993 Công ty thực hiện việc đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật. Công ty du lịch và xúc tiến thương mại chính thức ra đời 1/3/1994 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty + Xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty theo quy chế hiện hành để thực hiện mục đích và nội dung các hoạt động của Công ty được quy định tại phần trên. + Tự tạo ra nguồn vốn, quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn đó, mở rộng đầu tư sản xuất, đổi mới trang thiết bị, bù đắp chi phí, cân đối giữa xuất và nhập, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. + Tuân thủ các chính sách, chế độ, luật pháp của Nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán và các văn bản mà Công ty đã ký kết. + Quản lý, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Công ty theo quy chế hiện hành của Nhà nước. + Thực hiện đúng chính sách cán bộ, bồi dưỡng, đào tạo không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ các mặt cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty. + Làm tốt công tác bảo hộ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản XHCN, bảo vệ an ninh quốc phòng. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1. Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Du lịch và xúc tiến thương mại Giám đốc Phó giám đốc Công ty liên doanh khách sạn Hà Nội Sunway Phòng tổ chức hành chính Lễ tân Phòng kế toán tài vụ Phòng kinh doanh nghiệp vụ Cửa hàng KD tổng hợp Tràng Tiền Khách sạn Thương mại Trung tâm dịch vụ Thương mại Đội Cấn Buồng Nhà hàng Quầy bar Bảo vệ Kỹ thuật 2.2. Cơ cấu tổ chức và quản lý Công ty Qua sơ đồ ta có thể thấy cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty tương đối đơn giản và thống nhất. Công ty du lịch và xúc tiến thương mại có phạm vi kinh doanh rộng và bên cạnh khách sạn Thương mại (giữ vai trò quan trọng nhất của Công ty) còn có cửa hàng Tràng Tiền và trung tâm dịch vụ Đội Cấn nên các Công ty trực thuộc cũng vẫn có sự độc lập cần thiết để chủ động trong kinh doanh. Khách sạn Sunway là một khách sạn liên doanh với tập đoàn Sunway của Malayxia, phần góp vốn của Công ty là 29 %, có 2 thành viên trong hội đồng quản trị nên có thể dễ dàng thấy rằng tiếng nói của Công ty trong liên doanh không thể so sánh với nước bạn. Tuy nhiên chủ trương liên doanh là tất yếu trong bối cảnh hội nhập nền kinh tế thế giới và để thúc đẩy ngành du lịch đầy tiềm năng nhưng thiếu vốn đầu tư của chúng ta. Trung tâm dịch vụ Đội Cấn cũng có ngành nghề kinh doanh chính là khách sạn. Trung tâm hoạt động theo kiểu lấy thu bù chi, nộp khấu hao tài sản, hạch toán báo sổ. Trung tâm tự chủ về kế hoạch kinh doanh, tài chính, nhân sự lao động và tiền lương song phải phù hợp với kế hoạch chung của Công ty và báo cáo với Công ty trước khi thực hiện. Cũng giống với trung tâm dịch vụ Đội Cấn, cửa hàng Tràng Tiền hoạt động theo nguyên tắc lấy thu bù chi, tuy nhiên cửa hàng có thể chủ động dễ dàng trong việc thay đổi ngành nghề kinh doanh để phù hợp với thị trường. Ví dụ, trước kia cửa hàng kinh doanh đồng hồ còn bây giờ cửa hàng chuyển sang kinh doanh đồ thủ công mỹ nghệ. 2.3. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận Theo sơ đồ trên thì Giám đốc là người điều hành cao nhất, là người có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm chung đối với hoạt động kinh doanh của Công ty trước Bộ thương mại và pháp luật. Giám đốc trực tiếp điều hành, quản lý hoạt động của 3 phòng: Phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài vụ, phòng kinh doanh nghiệp vụ. Riêng khách sạn Sunway là khách sạn liên doanh với Malayxia thì hoạt động có những đặc thù riêng. Phần vốn góp của Công ty trong liên doanh là 29%, công ty cử hai thành viên tham gia vào hội đồng quản trị, một giữ chức phó tổng giám đốc, một tham gia vào phòng quản lý nhân sự, ngoài ra còn có một người phụ trách kế toán. Phó giám đốc có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch các chính sách kinh doanh và trực tiếp phụ trách công việc kinh doanh của Công ty và khách sạn. Các phòng giúp việc cho Giám đốc sẽ điều phối hoạt động của cửa hàng kinh doanh tổng hợp Tràng Tiền, trung tâm dịch vụ thương mại Đội Cấn và khách sạn Thương Mại theo chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng. Cụ thể như sau: + Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất phục vụ kinh doanh, tổ chức xây dựng bộ máy quy hoạch cán bộ, quản lý nhân sự, xây dựng và quản lý định mức lao động, tiền lương, ... + Phòng kế toán: có nhiệm vụ xây dựng và quản lý về ngân quỹ, theo dõi thu chi, quản lý tài chính vốn, quản lý hướng dẫn hoá đơn chứng từ, tình hình thực hiện chi tiêu tài chính và các hoạt động kế toán của Công ty. + Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng chiến lược chính sách kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn trực tiếp kinh doanh các mặt hàng xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ, trang trí nội thất, thực phẩm ăn uống phục vụ cho kinh doanh khách sạn. Việc tổ chức tiếp thị quảng cáo, tổ chức hội nghị, tiệc cưới, hướng dẫn du lịch, lữ hành cũng là nhiệm vụ của phòng. Khách sạn Thương mại bao gồm các bộ phận: Lễ tân, tổ buồng, tổ bar, nhà hàng, tổ bảo vệ, tổ kỹ thuật đây là những bộ phận lao động trực tiếp trong khách sạn. Bộ phận lễ tân: là bộ phận quan trọng nhất đòi hỏi nhân viên phải thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ và nắm vững nghiệp vụ kinh doanh của khách sạn, nhạy bén trong giao tiếp. Mọi yêu cầu của khách hàng đều được thông qua phòng lễ tân, rồi từ đó nhân viên lễ tân sẽ liên lạc đến các bộ phận cần thiết khác để phục vụ khách nhanh nhất, tốt nhất. Bộ phận nhà hàng: phục vụ khách hàng 24/24 giờ và cũng đảm nhiệm phục vụ tiệc hay hội thảo khi có sự kiện đó diễn ra. Bộ phận buồng: bộ phận này chịu trách nhiệm về toàn bộ nội ngoại thất phòng ở khách sạn. Các nhân viên thuộc bộ phận này có nhiệm vụ phải dọn dẹp, làm vệ sinh phòng cho khách hàng ngày và theo yêu cầu của khách, ngoài ra họ còn phải đảm bảo đầy đủ đồ dùng hàng ngày cho khách như: khăn mặt, khăn tắm, xà bông, ... Bộ phận bếp: có chức năng chế biến các món ăn phục vụ theo yêu cầu hàng ngày của khách hàng. Chất lượng phục vụ của bộ phận này được đánh giá rất cao, đặc biệt là các món ăn Trung Quốc, Hàn Quốc, Pháp. Đây là kết quả của việc tuyển chọn khắt khe cùng với chế độ ưu đãi đặc biệt với các đầu bếp của Công ty. Bộ phận bảo vệ: Bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo an toàn an ninh cho khách sạn và cho khách hàng đang lưu trú tại khách sạn. Bộ phận kỹ thuật: Có nhiệm vụ theo dõi, bão dưỡng, sửa chữa các thiết bị về điện nước ... của khách sạn. Bộ phận tạp vụ: bộ phận này phụ trách công việc thu dọn vệ sinh sạch sẽ toàn khuôn viên của khách sạn. Ngoài ra, bộ phận này có trách nhiệm cung cấp đầy đủ dụng cụ, đồ dùng cần thiết cho nhà hàng và khách sạn. 3. Những hoạt động kinh doanh của công ty Du lịch và xúc tiến thương mại Công ty Du lịch và xúc tiến thương mại chủ yếu kinh doanh ngành khách sạn. Khách sạn Thương mại của công ty chiếm tỷ trọng 93% toàn công ty. Khách sạn Thương mại kinh doanh dịch vụ lưu trú là chủ yếu. Khách sạn có 60 phòng nghỉ với mức giá khác nhau từ loại 1 đến loại 3. Bên cạnh dịch vụ lưu trú các hoạt động như nhận đặt tiêc cưới, phục vụ hội thảo, cho thuê hội trường, kinh doanh đồ lưu niệm, dịch vụ massage... cũng thuộc sự quản lí của khách sạn. Ngoài khách sạn Thương mại , nhà hàng Thương mại và nhà hàng Hàn Quốc kinh doanh hoạt động ăn uống đáp ứng nhu cầu ẩm thực của khách lưu trú tại khách sạn và khách du lịch. Nhà hàng Hàn Quốc chuyên phục vụ các món ăn hải sản và các món ăn truyền thống của Hàn Quốc. Nhà hàng Thương mại phục vụ đồ ăn sáng cho khách lưu trú và đảm nhận tiệc cưới, phục vụ hội thảo khi các sự kiện đó diễn ra. Các quầy Mini Bar, Lobby Bar phục vụ các đồ uống và đồ ăn nhanh cho khách. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Du lịch và xúc tiến thương mại. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức tổ chức này, toàn đơn vị chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cơ sở) ở đơn vị chính, còn ở các đơn vị trực thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng. Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn công ty. Còn ở các đơn vị trực thuộc, phòng kế toán trung tâm chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ (thường là một tuần) chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Ngoài ra để phục vụ cho yêu cầu quản lý về hạch toán thống kê, phòng kế toán trung tâm giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành công việc hạch toán khác như ghi chép các chỉ tiêu cần thống kê, ghi chép hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể. Về cơ cấu bộ máy kế toán của công ty bao gồm có 5 người. Một nhân viên kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, một kế toán khách sạn, một kế toán về thanh toán, một kế toán về nguyên vật liệu, hàng hoá, công cụ, một nhân viên làm thủ quỹ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Du lịch và xúc tiến thương mại Kế toán khách sạn Kế toán TSCĐ, vật liệu Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán khách sạn có nhiệm vụ ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các lĩnh vực như phòng nghỉ, điện thoại, giặt là, massage… kế toán phản ánh nghi chép doanh thu từ các dịch vụ, các khoản điều chỉnh doanh thu như hoạt động massage chịu thuế tiêu thụ đặc biệt – một khoản giảm trừ doanh thu, kế toán theo dõi tình hình kinh doanh phòng nghỉ trên cơ sở các bảng thống kê của nhân viên lễ tân về số lượng phòng đang đưa vào kinh doanh hay phòng có khách, số lượng phòng vẫn còn trống. Ngoài ra kế toán còn theo dõi tình hình kinh doanh hàng hoá là các đồ lưu niệm bán cho khách du lịch v.v… Kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán có nhiệm vụ ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng). Kế toán ghi chép, tổng hợp và kế toán chi tiết các khoản tiền vay, các khoản công nợ (các khoản nợ phải thu, phải trả) và nguồn vốn chủ sở hữu. Kế toán tài sản cố định, vật liệu có nhiệm vụ ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ tồn kho, nguyên vật liệu tồn kho, kế toán định kỳ khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ tính trị giá vốn vật liệu xuất kho. Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ ở các bộ phận trong công ty. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản toàn bộ lượng tiền mặt trong két sắt, nhập-xuất quỹ tiền mặt. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: trực tiếp phụ trách phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước cơ quan tài chính cấp trên và giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác hạch toán kế toán của công ty, kiểm tra công tác chỉ đạo, công tác quản lý, tạo nguồn vốn, sử dụng tiền vốn theo đúng chế độ tài chính nhà nước ban hành. Ngoài ra, kế toán trưởng là người tổng hợp tất cả các số liệu từ nhật ký chứng từ, bảng kê để lập báo cáo kế toán quyết toán tài chính theo quy định nhà nước và đảm nhiệm các phần hành kế toán còn lại. Để góp phần đảm bảo độ chính xác cho thông tin kế toán, đồng thời giảm nhẹ khối lượng công việc, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán vào công tác quản lý hạch toán. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141TC-QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính đã bổ xung. Kế toán công ty sử dụng hình thức Nhật ký-chứng từ. 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Công ty Du lịch và xúc tiến thương mại. 2.1. Đặc điểm hình thức hạch toán Nhật ký chứng từ. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký-chứng từ. Hình thức này có một số đặc điểm đó là kết hợp trình từ ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp riêng biệt gọi là sổ Nhật ký-chứng từ. Sổ này vừa là sổ nhật ký của các nghiệp vụ cùng loại vừa là chứng từ ghi sổ để ghi sổ Cái cuối tháng (số tổng cộng cuối tháng ở Nhật ký chứng từ là định khoản kế toán để ghi sổ cái). Nhật ký chứng từ được sử dụng ở công ty, phân loại các nghiệp vụ có liên quan đến bên có và bên nợ của một tài khoản ví dụ như nhật ký chứng từ số 1 được ghi vào cuối tháng dựa trên cơ sở sổ thu tiền, sổ chi tiền ( các sổ này được ghi chép hàng ngày). 2.2. Các loại sổ kế toán của hình thức nhật ký chứng từ. ở hình thức kế toán này, sổ kế toán tổng hợp bao gồm các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái. Các sổ chi tiết là các sổ kế toán được mở theo từng hoạt động kinh doanh, từng đối tượng tập hợp chi phí, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp. Hệ thống sổ tổng hợp của hình thức nhật ký chứng từ bao gồm 10 Nhật ký chứng từ được đánh số từ 1 đến 10. Trong thực tế, doanh nghiệp thường sử dụng 4 Nhật ký chứng từ chủ yếu và một số bảng kê thông dụng. Sau đây là hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ được sử dụng ở doanh nghiệp. Bảng kê một số Nhật ký chứng từ và bảng kê được sử dụng ở công ty Bảng kê Nhật ký chứng từ -Bảng kê chi tiết TK 131. -Bảng kê chi tiết TK 133. -Bảng kê chi tiết TK 138. -Bảng kê các khoản tạm ứng. -Bảng kê chi tiết TK 152. -Tổng hợp bảng kê TK 156. -Bảng kê chi tiết TK 214. -Bảng kê chi tiết TK 311. -Bảng kê chi tiết TK 331. -Bảng kê chi tiết TK 333 -Nhật ký chứng từ số 1. -Nhật ký chứng từ số 2. -Nhật ký chứng từ số 7. -Nhật ký chứng từ số 8. Ngoài việc sử dụng một số sổ kế toán tổng hợp, để phục vụ cho công tác quản lý hạch toán và yêu cầu của doanh nghiệp, kế toán còn mở thêm các sổ kế toán chi tiết như sổ thu, sổ chi, sổ theo dõi tiền lương và thu nhập đối với cán bộ công nhân viên, sổ chi tiết thanh toán đối với người bán TK 331, sổ chi tiết thanh toán dối với khách hàng TK 131… 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Sổ cái Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 2.4. Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm dịch vụ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký chứng từ 1,2… Bảng phân bổ Tiền lương, BHXH… Công cụ, dụng cụ, chi phí sửa chữa. Khấu hao TSCĐ Bảng tập hợp chi phí theo hoạt động kinh doanh Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái Bảng tính giá thành Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. II. Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty Du lịch và xúc tiến thương mại. 1. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Công ty Du lịch và xúc tiến thương mại kinh doanh hoạt dộng du lịch và dịch vụ do đó mà việc xác định đối tượng để tập hợp chi phí là rất quan trọng. Đối tượng tập hợp chi phí chính là các hoạt động kinh doanh nhà hàng, hoạt động kinh doanh bar… Mỗi hoạt động là một đối tượng tập hợp chi phí. Như vậy, kế toán tập hợp chi phí theo địa điểm và thời gian phát sinh chi phí, theo từng hoạt động kinh doanh. Do đối tượng tập hợp chi phí khá nhiều nên để thuận tiện cho việc minh hoạ về cách hạch toán chi phí, em chọn hoạt động kinh doanh buồng ngủ để trình bày các thức hạch toán của công ty. Đối với hoạt động kinh doanh buồng ngủ, các chi phí phát sinh phục vụ cho hoạt động kinh doanh này đều được xác định là các chi phí thuộc hoạt động kinh doanh buồng. Các chi phí phục vụ cho kinh doanh buồng nghỉ bao gồm các chi phí có thể hạch toán trực tiếp ( như: hoa quả để bàn, đồ dùng đặt tại phòng, các chi phí cảu nhân viên trực tiếp phục vụ buồng) và các chi phí được tập hợp riêng do liên quan đến nhiều hoạt động kinh doanh để cuối tháng tiến hành phân bổ cho từng hoạt động ( thường đó là các chi phí khấu hao tài sản cố định, các chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước, điện thoại). 2. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của hoạt động kinh doanh buồng ngủ. Nguyên vật liệu trực tiếp được sử dụng phục vụ cho hoạt động kinh doanh buồng ngủ rất phong phú. Trong chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường bao gồm các chi phí ăn sáng của khách, chi phí về các đồ dùng đặt phòng như bàn chải đánh răng, kem đánh răng, giấy vệ sinh, xà phòng, hoa để bàn, hoa quả đặt phòng, hoá chất phục vụ cho hoạt động vệ sinh như thuốc tẩy, bột giặt…ngoài ra còn một số đồ dùng nhỏ khác. Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Để hạch toán các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của hoạt động buồng như chi phí ăn sáng, chi phí đồ dùng đặt phòng, kế toán phải căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi tiền. Để hạch toán chi phí ăn sáng của khách ở phòng nghỉ, kế toán dựa vào các phiếu xuất kho cho nhà bếp phục vụ ăn sáng để ghi vào sổ chi tiết thực phẩm của nhà hàng Thương Mại. Ví dụ: ngày 16 tháng 12 năm 2003, xuất kho một số vật liệu phục vụ cho ăn sáng như sau: Đơn vị… Mẫu số 02-VT Địa chỉ… Ban hành theo QĐ số 1141 Mẫu biểu số 01 TC/QĐ/CĐKT- ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ tài chính Phiếu xuất kho số 15 Ngày 16 tháng 12 năm 2003 Nợ… Có… Họ tên người nhận hàng: Anh Thành. Bộ phận: Nhà hàng Lý do xuất kho: Phục vụ ăn sáng Xuất tại kho: Chị Lan. STT Tên Mã số Đơn vị tính Yêu cầu Số lượng thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Thịt gà Xương Bò bắp Cồn Chanh ớt Hành mùi Miến Dầu ăn Mỳ chính Tỏi gừng Cộng Kg Kg Kg Lọ Kg Kg Lít Gói Kg 1 2 1 2 2 2 2 0.8 38000 5500 50000 12000 10000 13850 11000 10000 38000 11000 50000 24000 10000 10000 20000 27700 22000 8000 220700 Xuất ngày 16 tháng 12 năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng. Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi có giấy xuất kho các vật liệu trên, kế toán sẽ hạch toán vào sổ chi tiết thực phẩm của nhà hàng Thương Mại theo giá trị xuất dùng. Mẫu biểu số 02 Sổ thực phẩm của nhà hàng Thương Mại Tháng 12 năm 2003 Đơn vị: Đồng Chứng từ Ngày Nội dung Bếp Kinh doanh Mini bar X15 X19 ..... 16 20 .... Xuất ăn sáng Tiệc cưới ....... 220700 ...... 4548518 ....... ..... Cộng 5518500 28547600 9840673 Số tổng cộng ở cột giá trị xuất cho nhà bếp là chi phí phục vụ cho ăn sáng của khách ở phòng nghỉ. Ngoài việc tập hợp chi phí ăn sáng của khách, kế toán phải hạch toán các chi phí khác như chi phí về bàn chải đánh răng, kem đánh răng, giấy vệ sinh, xà phòng…cũng dựa vào các phiếu xuất kho để ghi vào các sổ chi tiết vật tư. Ví dụ: Ngày 20 tháng 12 năm 2003 xuất kho một số vật tư phục vụ cho hoạt động kinh doanh buồng. - Giấy ăn 2 lớp 40 hộp - Khăn mặt 36 chiếc - Thuốc tẩy 5 hộp Kế toán sau khi phản ánh vào phiếu xuất kho thì ghi vào các sổ chi tiết vật tư. Mẫu biểu số 03 Sổ chi tiết vật tư Mẫu số 17-VT QĐ Liên bộ TCTK-TC Số 583-LB Danh điểm vật tư… Số thẻ… Tên vật tư: Giấy ăn 2 lớp. Số tờ. Nhãn hiệu quy cách. Đơn vị tính: hộp Giá kế hoạch Kho : Chị Mai Ngày tháng CT Trích yếu Nhập Xuất Tồn N X SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tháng 12/2003 70 5000 350000 20 12 Hà- Buồng 40 5000 200000 23 10 Mua ngoài 30 5000 150000 25 20 Minh-buồng 20 5000 100000 Dư cuối tháng 40 5000 200000 Sau đó kế toán phản ảnh vào sổ tổng hợp vật liệu phụ- TK 1522- Vật liệu phụ. Sổ này được phản ánh hàng ngày và là cơ sỏ để phân bổ giá tri vật liệu phụ cho từng bộ phận và là cơ sở để đối chiếu với sổ cái vật liệu. Mẫu biểu số 03 a Sổ tổng hợp vật liệu phụ tháng 12 năm 2003 Tài khoản 1522- Vật liệu phụ Đơn vị: đồng Số dư đầu tháng: 6528400 Ngày Số CT Họ tên SL ĐG Diễn giải TK đối ứng Nợ Có 20 X12 Thanh Hà 40 5000 Giấy ăn 2 lớp –buồng 621 200000 23 N10 30 5000 Mua giấy ăn 2 lớp 1111 150000 25 X20 Cao Minh 20 5000 Giấy ăn 2 lớp- buồng 621 100000 .... ...... ........ ..... ...... .......... ..... ..... ..... Cộng số phát sinh 6456780 7478280 Số dư cuối tháng 5506900 Các chi phí về vật liệu trực tiếp phục vụ buồng nghỉ là các vật tư như trên thì cuối tháng dựa vào biên bản kiểm kê số lượng tồn kho, số lượng xuất kho, nhập kho và giá trị nhập, tồn đầu kỳ để tính ra giá trị vật liệu xuất trong tháng vì kế toán sử dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ. Hàng ngày, những chi phí về mua vật liệu và xuất dùng trực tiếp cho hoạt động kinh doanh buồng được hạch toán trên sổ Chi tiền- các khoản chi đó thường là các chi phí mua hoa quả, hoa cắm đặt phòng nghỉ. Mẫu biểu số 04 Sổ Chi Tiền Tháng 12 năm 2003 * Tiền mặt TK 1111 Đơn vị: đồng Chứng từ Ghi nợ Các TK Nội dung TK 11