Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty du lịch và xúc tiến thương mại

ng ty được thành lập dựa trên cơ sở sáp nhập hai Công ty Khách sạn và du lịch Hoa Lan - Bộ Nội Thương và khách sạn kinh tế Đối Ngoại của Bộ kinh tế đối ngoại theo quyết định số 912/TCCBTM ngày 10/9/1993 của Bộ Thương Mại. Tel: 84.4.8344677. Fax: 84.4.8343165. Mã số thuế: 01.0010765.2-1. Khách sạn là ngành kinh doanh chính của Công ty thể hiện khách sạn Thương mại chiếm tỷ trọng 93% toàn Công ty. Bên cạnh việc kinh doanh dịch vụ khách sạn như cho thuê phòng, tổ chức các tua du lịch, Công ty còn kinh doanh các dịch vụ khác như nhận đặt tiệc, tổ chức hội thảo, xuất nhập khẩu đồ thủ công mỹ nghệ và dịch vụ xuất nhập cảnh. Khách sạn đi vào hoạt động từ tháng 1 năm 1995. Khách sạn có 5 tầng bao gồm 60 phòng nghỉ trong đó có 3 loại phòng theo các loại giá khác nhau từ loại 1 đến loại 3. Khách sạn có 3 phòng ăn, 12 phòng massage, phòng giải trí và phòng internet đều ở tầng 2. Giám đốc của công ty là ông Vũ Đường đã từng giữ cương vị giám đốc sở Thương mại tỉnh Nam Định. Với kinh nghiệm của mình, ông đã giữ Công ty trụ vững và phát triển trong cơ chế thị trường đầy cạnh tranh của các Công ty nước ngoài. 1.2. Bối cảnh ra đời và chức năng nhiệm vụ của Công ty: 1.2.1. Bối cảnh ra đời của Công ty: Công ty Du lịch và xúc tiến thương mại ra đời gắn với sự ra đời của Bộ Thương Mại. Việc sáp nhập hai bộ: Bộ Nội Thương và Bộ Kinh Tế đối ngoại có thể coi là lý do chính trị cho việc sáp nhập Công ty dịch vụ Hoa Lan và khách sạn Ngọc Khánh để trở thành Công ty du lịch và xúc tiến thương mại. Vào những năm 1993 khi đất nước bước vào giai đoạn mở cửa thị trường, các Công ty nước ngoài liên tục đầu từ vào Việt Nam. Với chủ trương liên doanh với các đối tác nước ngoài để có thể thu lợi nhuận và học hỏi thêm bên bạn nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh Công ty dịch vụ Hoa Lan thuộc bộ nội thương ở số 19 Phạm Đình Hổ đã quyết định liên doanh với bên Malayxia để thành lập khách sạn Sunway là một khách sạn sang trọng ở Hà Nội hiện nay. Bên cạnh mục tiêu liên doanh để phát triển ngành du lịch và công ty muốn mở rộng quy mô kinh doanh, muốn tạo dựng cho ngành thương mại mới thành lập một khách sạn lớn hơn với đội ngũ nhân viên và quản lý tinh nhuệ hơn. Đây là một quyết định táo bạo của ban lãnh đạo Công ty cũng như Bộ thương mại. Trước kia Công ty khách sạn và dịch vụ Hoa Lan cũng như Công ty khách sạn Ngọc Khánh đều chỉ là khách sạn nhỏ phục vụ nhu cầu trong nội bộ. Việc xây dựng khách sạn Thương Mại đạt tiêu chuẩn 3 sao đặt ra cho các thành viên sáng lập cùng ban lãnh đạo Công ty rất nhiều khó khăn. Thứ nhất về mặt nội lực đòi hỏi Công ty cần phải nâng cao trình độ vè mặt quản lý. Sự thay đổi này cần thiết là sự thay đổi về chất, do vậy Công ty đã liên tục tổ chức các khoá đào tạo chuyên nghiệp cho các cán bộ quản lý. Tuyển nhân viên mới có trình độ cao. Ngay cả các đội ngũ nhân viên cũ cũng được đào tào lại để có thể phục vụ cho khách sạn mới với phương trâm "con người là một nửa của khách sạn". Thứ hai Do việc sáp nhập hai Công ty để thành lập Công ty mới dẫn đến việc dư thừa nhiều lao động nên Công ty chỉ có thể giữ lại theo cơ chế sàng lọc những nhân viên tốt phù hợp nhất với công việc mới. Việc dừ thừa nhiều lao động dẫn đến việc Công ty phải bố trí lại việc làm cho họ. Theo khoản 1 điều 17 Bộ luật lao động: "Trong trường hợp do thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ mà người lao động đã làm thường xuyên trong doanh nghiệp từ 1 năm trở lên bị mất việc làm, thì người sử dụng lao động có trách nhiệm đào tạo lại họ để tiếp tục sử dụng họ vào những chỗ làm mới; nếu không thể giải quyết vào công việc mới, phải cho người lao động thôi việc thì phải trợ cấp mất việc làm, cứ mỗi năm làm việc phải trả một tháng lương, nhưng thấp nhất cũng bằng hai tháng lương". Ngay từ khi thành lập ban lãnh đạo mới của Công ty đã phải đối mặt với những thách thức không nhỏ trong việc bố trí lao động. Theo điều 31 Bộ luật lao động: "Trong trường hợp sáp nhập phân chia doanh nghiệp, chuyển quyền sở hữu, quyền quản lý hoặc quyền sử dụng tài sản doanh nghiệp thì người sử dụng lao động kế tiếp phải chịu trách nhiệm tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động với người lao động cho tới khi 2 bên thoả thuận sửa đổi, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới". Bên cạnh những khó khăn Công ty có những thuận lợi trong quá trình sáp nhập, đặc biệt là về thủ tục hành chính. Đây là điều dễ hiểu do Công ty là Công ty trực thuộc Bộ thương mại. Sau đây tôi xin trích một số điều trong quyết định sáp nhập của bộ trưởng Bộ thương mại Lê Văn Triết đã ký: Điều 1: Nay hợp nhất Công ty khách sạn và du lịch Hoa Lan và Công ty khách sạn Ngọc Khánh thành Công ty du lịch và xúc tiến thương mại. Trụ sở chính của Công ty tại Hà Nội. Điều 2: Công ty là một doanh nghiệp nhà nước, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ ở ngân hàng; có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước với tên: "Công ty du lịch và xúc tiến thương mại". Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của Công ty theo điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty khách sạn và dịch vụ Hoa Lan đã được Bộ thương mại phê duyệt. Điều 3: Công ty do giám đốc điều hành, có một số phó giám đốc Công ty để giúp việc. Ông giám đốc có trách nhiệm xây dựng phương án sản xuất kinh doanh sắp xếp lại tổ chức bộ máy của Công ty hợp lý, hoạt động có hiệu quả. Điều 4: Giao trách nhiệm cho các ông giám đốc Công ty (quy định tại điều 1) làm thủ tục bàn giao nhiệm vụ, tài sản, vốn, hàng hoá hiện có, tổ chức cán bộ, hồ sơ tài liệu có liên quan đến cho ông giám đốc Công ty Du lịch và xuc tiến thương mại theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước và của Bộ thương mại. Vụ Tài Chính kế toán và các vụ, ban chức năng của Bộ có trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo các Công ty thực hiện bàn giao theo đúng quyết định của Nhà nước. Sau khi có quyết định sáp nhập của Bộ trưởng đến ngày 27/9/93 Bộ trưởng ra quyết định bổ nhiệm Giám đốc cho Công ty du lịch và xúc tiến thương mại. Đây là 1 quyết định rất khẩn trương và kịp thời bởi lúc này khi Công ty đang rất cần một lãnh đão có kinh nghiệm để có thể giúp Công ty đi vào guồng hoạt động sao cho hiệu quả nhất và nhanh nhất. Sau đây là tóm tắt nội dung quyết định: Điều 1: Điều động đông chí: Tô Đính (tức Vũ Đường), giám đốc sở Thương mại và du lịch tỉnh Nam Hà giữ chức Giám đốc Công ty du lịch và xúc tiến thương mại. Điều 2: Lương và các khoản phụ cấp của đồng chí Vũ Đường do cơ quan mới trả theo giấy thôi trả lương của cơ quan cũ. Sau một năm xây dựng khách sạn Thương mại - Khách sạn chủ lực của Công ty với đầy đủ cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng nhằm phục vụ cho kinh doanh khách sạn đến ngày 15/3/1995 Công ty được cấp giấy đăng ký kinh doanh. Uỷ ban kế hoạch nhà nước (hiện là bộ kế hoạch và đầu tư) là cơ quan cấp giấy ĐKKD với những ngành nghề sau: Kinh doanh khách sạn và dịch vụ du lịch (mặt hàng kinh doanh theo điều lệ đã được phê duyệt). Kinh doanh xuất nhập khẩu đầu tư, thiết bị nội thất, thủ công mỹ nghệ. Đại lý bán hàng giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hỗ trợ sản xuất, XNK theo yêu cầu của doanh nghiệp trong va ngoài nước, dịch vụ xuất nhập cảnh, vận tải hành khách. Hiện nay Công ty lấy kinh doanh khách sạn là chủ yếu do những năm gần đây rất phát triển, Việt Nam chúng ta đã trở thành điểm đến của du khách 4 phương. Tuy nhiên phòng kinh doanh của Công ty vẫn luôn thường xuyên trình giám đốc chiến lược XNK các sản phẩm thủ công mỹ nghệ nhằm tăng thêm doanh thu và đa dạng hoá loại hình kinh doanh cho doanh nghiệp. Đặc biệt dịch vụ xuất nhập cảnh và vận chuyển hành khách những năm gần đây đặc biệt phát triển. Tuy nhiên Công ty vẫn chưa đủ sự chuyên nghiệp để có thể làm trọn gói cho một tua du lịch của khách. Ví dụ như Công ty vẫn còn thiếu đội ngũ hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp hay Công ty vẫn chưa thể đáp ứng được mọi địa điểm mà khách muốn tham quan. Có thể tóm tắt quá trình ra đời của Công ty qua sơ đồ sau: 1993 Bộ Thương Mại Bộ Nội Thương Bộ Kinh Tế Đối Ngoại 24/5/1993 Bộ trưởng BTM trình thủ tướng CP về việc sáp nhập 2 công ty Thủ tướng CP ra thông báo về việc đồng ý để Bộ trưởng sáp nhập 2 công ty và thành lập doanh nghiệp mới 24/7/1993 Bộ trưởng ra quyết định sáp nhập 2 công ty và thành lập công ty du lịch và xúc tiến thương mại - đồng thời ra quyết định bổ nhiệm giám đốc mới cho công ty 24/9/1993 Công ty thực hiện việc đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật. Công ty du lịch và xúc tiến thương mại chính thức ra đời 1/3/1994 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty: + Xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty theo quy chế hiện hành để thực hiện mục đích và nội dung các hoạt động của Công ty được quy định tại phần trên. + Tự tạo ra nguồn vốn, quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn đó, mở rộng đầu tư sản xuất, đổi mới trang thiết bị, bù đắp chi phí, cân đối giữa xuất và nhập, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. + Tuân thủ các chính sách, chế độ, luật pháp của Nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán và các văn bản mà Công ty đã ký kết. + Quản lý, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Công ty theo quy chế hiện hành của Nhà nước. + Thực hiện đúng chính sách cán bộ, bồi dưỡng, đào tạo không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ các mặt cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty. + Làm tốt công tác bảo hộ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản XHCN, bảo vệ an ninh quốc phòng. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh: 2.1. Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Du lịch và xúc tiến thương mại: Giám đốc Phó giám đốc Công ty liên doanh khách sạn Hà Nội Sunway Phòng tổ chức hành chính Lễ tân Phòng kế toán tài vụ Phòng kinh doanh nghiệp vụ Cửa hàng KD tổng hợp Tràng Tiền Khách sạn Thương mại Trung tâm dịch vụ Thương mại Đội Cấn Buồng Nhà hàng Quầy bar Bảo vệ Kỹ thuật 2.2. Cơ cấu tổ chức và quản lý Công ty: Qua sơ đồ ta có thể thấy cơ cấu tổ chức va quản lý của Công ty tương đối đơn giản và thống nhất. Công ty du lịch và xúc tiến thương mại có phạm vị kinh doanh rộng và bên cạnh khách sạn Thương mại (giữa vai trò quan trọng nhất của Công ty) còn có cửa hàng Tràng Tiền và trung tâm dịch vụ Đội Cấn nên các Công ty trực thuộc cũng vẫn có sự độc lập cần thiết để chủ động trong kinh doanh. Khách sạn Sunway là một khách sạn liên doanh với tập đoàn Sunway của Malayxia, phần góp vốn của Công ty là 29 %, có 2 thành viên trong hội đồng quản trị nên có thể dễ dàng thấy rằng tiếng nói của Công ty trong liên doanh không thể so sánh với nước bạn. Tuy nhiên chủ trương liên doanh là tất yếu trong bối cảnh hội nhập nền king tế thế giới và để thúc đẩy ngành du lịch đầy tiềm năng nhưng thiếu vốn đầu tư của chúng ta. Trung tâm dịch vụ Đội Cấn cũng có ngành nghề kinh doanh chính là khách sạn. Trung tâm hoạt động theo kiểu lấy thu bù chi, nộp khấu hao tài sản, hạch toán báo sổ. Trung tâm tự chủ về kế hoạch kinh doanh, tài chính, nhân sự lao động và tiền lương song phải phù hợp với kế hoạch chung của Công ty và báo cáo với Công ty trước khi thực hiện. Cũng giống với trung tâm dịch vụ Đội Cấn, cửa hàng Tràng Tiền hoạt động theo nguyên tắc lấy thu bù chi, tuy nhiên cửa hàng có thể chủ động dễ dàng trong việc thay đổi ngành nghề kinh doanh để phù hợp với thị trường. Ví dụ trước kia cửa hàng kinh doanh đồng hồ còn bây giờ cửa hàng chuyển sang kinh doanh đồ thủ công mỹ nghệ. 2.3. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: Theo sơ đồ trên thì Giám đốc là người điều hành cao nhất, là người có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm chung đối với hoạt động kinh doanh của Công ty trước Bộ thương mại và pháp luật. Giám đốc trực tiếp điều hành, quản lý hoạt động của 3 phòng: Phong tổ chức hành chính, phòng kế toán tài vụ, phòng kinh doanh nghiệp vụ. Riêng khách sạn Sunway là khách sạn liên doanh với Malayxia thì hoạt động có những đặc thù riêng. Phần vốn góp của Công ty trong liên doanh là 29%, công ty cử hai thành viên tham gia vào hội đồng quản trị, một giữ chức phó tổng giám đốc, một tham gia vào phòng quản lý nhân sự, ngoài ra còn có một người phụ trách kế toán. Phó giám đốc có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch các chính sách kinh doanh và trực tiếp phụ trách công việc kinh doanh của Công ty và khách sạn. Các phòng giúp việc cho Giám đốc sẽ điều phối hoạt động của cửa hàng kinh doanh tổng hợp Tràng Tiền, trung tâm dịch vụ thương mại Đội Cấn và khách sạn Thương Mại theo chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng. Cụ thể như sau: + Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất phục vụ kinh doanh, tổ chức xây dựng bộ máy quy hoạch cán bộ, quản lý nhân sự, xây dựng và quản lý định mức lao động, tiền lương, ... + Phòng kế toán: có nhiệm vụ xây dựng và quản lý về ngân quỹ, theo dõi thu chi, quản lý tài chính vốn, quản lý hướng dẫn hoá đơn chứng từ, tình hình thực hiện chi tiêu tài chính và các hoạt động kế toán của Công ty. + Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng chiến lược chính sách kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn trực tiếp kinh doanh các mặt hàng xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ, trang trí nội thất, thực phẩm ăn uống phục vụ cho kinh doanh khách sạn. Việc tổ chức tiếp thị quảng cáo, tổ chức hội nghị, tiệc cưới, hướng dẫn du lịch, lữ hành cũng là nhiệm vụ của phòng. Khách sạn Thương mại bao gồm các bộ phận: Lễ tân, tổ buồng, tổ bar, nhà hàng, tổ bảo vệ, tổ kỹ thuật đây là những bộ phận lao động trực tiếp trong khách sạn. Bộ phận lễ tân: là bộ phận quan trọng nhất đòi hỏi nhân viên phải thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ và nắm vững nghiệp vụ kinh doanh của khách sạn, nhạy bén trong giao tiếp. Mọi yêu cầu của khách hàng đều được thông qua phòng lễ tân, rồi từ đó nhân viên lễ tân sẽ liên lạc đến các bộ phận cần thiết khác để phục vụ khách nhanh nhất, tốt nhất. Bộ phận nhà hàng: phục vụ khách hàng 24/24 giờ và cũng đảm nhiệm phục vụ tiệc hay hội thảo khi có sự kiện đó diễn ra. Bộ phận buồng: bộ phận này chịu trách nhiệm về toàn bộ nội ngoại thất phòng ở khách sạn. Các nhân viên thuộc bộ phận này có nhiệm vụ phải dọn dẹp, làm vệ sinh phòng cho khách hàng ngày và theo yêu cầu của khách, ngoài ra họ còn phải đảm bảo đầy đủ đồ dùng hàng ngày cho khách như: khăn mặt, khăn tắm, xà bông, ... Bộ phận bếp: có chức năng chế biến các món ăn phục vụ theo yêu cầu hàng ngày của khách hàng. Chất lượng phục vụ của bộ phận này được đánh giá rất cao, đặc biệt là các món ăn Trung Quốc, Hàn Quốc, Pháp. Đây là kết quả của việc tuyển chọn khắt khe cùng với chế độ ưu đãi đặc biệt với các đầu bếp của Công ty. Bộ phận bảo vệ: Bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo an toàn an ninh cho khách sạn và cho khách hàng đang lưu trú tại khách sạn. Bộ phận kỹ thuật: Có nhiệm vụ theo dõi, bão dưỡng, sửa chữa các thiết bị về điện nước ... của khách sạn. Bộ phận tạp vụ: bộ phận này phụ trách công việc thu dọn vệ sinh sạch sẽ toàn khuôn viên của khách sạn. Ngoài ra, bộ phận này có trách nhiệm cung cấp đầy đủ dụng cụ, đồ dùng cần thiết cho nhà hàng và khách sạn. 3. Đặc điểm hoạt động, kinh doanh du lịch và dịch vụ có ảnh hưởng đến hạch toán kế toán: Kinh doanh du lịch và dịch vụ là việc cung cấp những lao vụ, dịch vụ phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt và thoả mãn nhu cầu đời sống văn hoá tinh thần của nhân dân. Nhu cầu đó rất đa dạng vì vậy để đáp ứng một nhu cầu thường có một loại hình dịch vụ riêng. Tuy vậy, dù là loại hình kinh doanh dịch vụ du lịch nào thì đều có chung những điểm chủ yếu sau: + Ngành du lịch và dịch vụ là một ngành kinh tế đòi hỏi có vốn đầu tư ban đầu cao nhưng đây lại là ngành có hiệu quả cao, tỉ lợi nhuận trên vốn đầu tư lớn. + Hoạt động kinh doanh du lịch mang tính thời vụ, phụ thuộc nhiều vào điều kiện kinh tế văn hoá xã hội, điều kiện di sản lịch sử văn hoá, phong cảnh, chùa chiền và còn phụ thuộc nhiều vào điều kiện tư nhiên. + Đối tượng phục vụ của ngành du lịch rất đa dạng và luôn di động. Sở dĩ như vậy là vì, bất kì ai có đủ điều kiện về kinh tế và có nhu cầu tiêu dùng dịch vụ thì đều là đối tượng của ngành dịch vụ, du lịch. Tuy nhiên, đối tượng phục vụ của ngành du lịch cũng rất phức tạp. Ví dụ như cùng một yêu cầu về ăn nhưng mỗi người lại có một sở thích và có cách lựa chọn khác nhau. Do đối tượng phục vụ luôn di động nên việc tổ chức hoạt động du lịch khá phân tán và không ổn định. + Kinh doanh du lịch, dịch vụ là ngành kinh tế tổng hợp, bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như kinh doanh phòng nghỉ, ăn uống, khách sạn, ... Các hoạt động này có quy trình công nghệ khác nhau, chi phí kinh doanh cũng khác nhau... Mỗi loại dịch vụ có những đặc trưng riêng về chi phí sản xuất kinh doanh. Ví dụ chi phí kinh doanh buồng ngủ thì chi phí về khấu hao tài sản cố định chiếm tỉ trọng đa số trong cơ cấu giá thành kinh doanh. Bởi vì, chi phí khấu hao TSCĐ phản ánh chất lượng của dịch vụ kinh doanh phòng ngủ. + Nếu sản phẩm của các ngành công nghiệp sản xuất là các sản phẩm có hình thái vật chất cụ thể như hàng hoá, ... thì hầu hết sản phẩm của ngành du lịch, dịch vụ không mang hình thái vật chất do vậy mà không có quá trình nhập kho, xuất kho sản phẩm. Đặc biệt đó là không có chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kì cuối kì. + Sản phẩm của ngành dịch vụ được tiêu dùng ngay khi sản xuất có nghĩa là quá trình sản xuất và tiêu thụ được tiến hành đồng thời, ngay cùng một địa điểm. Công ty du lịch và xúc tiến thương mại hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh du lịch dịch vụ nên có những đặc điểm giống như các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này. Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty mang tính giản đơn. Các nguyên liệu đầu vào là các sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, nông nghiệp. Các nguyên liệu này có thể được qua chế biến rồi đưa vào tiêu dùng hoặc đưa thẳng vào phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Tiêu thụ Chế biến Mua vào II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Du lịch và xúc tiến thương mại. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, toàn đơn vị chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cơ sở) ở đơn vị chính, còn ở các đơn vị trực thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng. Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn công ty. Còn ở các đơn vị trực thuộc, phòng kế toán trung tâm chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ (định kỳ ngắn) chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Ngoài ra để phục vụ cho yêu cầu quản lý về hạch toán thống kê, phòng kế toán trung tâm giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành công việc hạch toán khác như ghi chép các chỉ tiêu cần thống kê, ghi chép hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể. Về cơ cấu của bộ máy kế toán của công ty, bao gồm có 5 người. Một nhân viên kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, một kế toán khách sạn, một kế toán về thanh toán, một kế toán về nguyên vật liệu, hàng hoá, công cụ, một nhân viên làm thủ quỹ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Du lịch và xúc tiến thương mại. Kế toán khách sạn Kế toán TSCĐ, vật liệu Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán khách sạn có nhiệm vụ ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các lĩnh vực như phòng nghỉ, điện thoại, giặt là, massage kế toán phản ánh nghi chép doanh thu từ các dịch vụ, các khoản điều chỉnh doanh thu như hoạt động massage chịu thuế tiêu thụ đặc biệt – một khoản giảm trừ doanh thu, kế toán theo dõi tình hình kinh doanh phòng nghỉ trên cơ sở các bảng thống kê của nhân viên lễ tân về số lượng phòng đang đưa vào kinh doanh hay phòng có khách, số lượng phòng vẫn còn trống. Ngoài ra kế toán còn theo dõi tình hình kinh doanh hàng hoá là các đồ lưu niệm bán cho khách du lịch v.v Kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán có nhiệm vụ ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng). Kế toán ghi chép, tổng hợp và kế toán chi tiết các khoản tiền vay, các khoản công nợ (các khoản nợ phải thu, phải trả) và nguồn vốn chủ sở hữu. Kế toán tài sản cố định, vật liệu có nhiệm vụ ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ tồn kho, nguyên vật liệu tồn kho, kế toán định kỳ khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ tính trị giá vốn vật liệu xuất kho. Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, công cụ dụng cụ ở các bộ phận trong công ty. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản toàn bộ lượng tiền mặt trong két sắt, nhập-xuất quỹ tiền mặt. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: trực tiếp phụ trách phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước cơ quan tài chính cấp trên và giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác hạch toán kế toán của công ty, kiểm tra công tác chỉ đạo, công tác quản lý, tạo nguồn vốn, sử dụng tiền vốn theo đúng chế độ tài chính nhà nước ban hành. Ngoài ra, kế toán trưởng là người tổng hợp tất cả các số liệu từ nhật ký chứng từ, bảng kê để lập báo cáo kế toán quyết toán tài chính theo quy định nhà nước và đảm nhiệm các phần hành kế toán còn lại. Để góp phần đảm bảo độ chính xác cho thông tin kế toán, đồng thời giảm nhẹ khối lượng công việc, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán vào công tác quản lý hạch toán. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 114TTC-QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính đã bổ xung. Kế toán công ty sử dụng hình thức Nhật ký-chứng từ. 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Công ty Du lịch và xúc tiến thương mại. 2.1. Đặc điểm hình thức hạch toán Nhật ký chứng từ. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký-chứng từ. Hình thức này có một số đặc điểm đó là kết hợp trình từ ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp riêng biệt gọi là sổ Nhật ký-chứng từ. Sổ này vừa là sổ nhật ký của các nghiệp vụ cùng loại vừa là chứng từ ghi sổ để ghi sổ Cái cuối tháng (số tổng công cuối tháng ở Nhật ký chứng từ là định khoản kế toán để ghi sổ cái). Người ta lấy bên có của tài khoản kế toán làm tiêu thức để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hay nói cách khác là nhật ký chứng từ được mở cho bên có của tài khoản kế toán để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các tài khoản này theo trật tự thời gian phát sinh của chung trong suốt tháng. Hình thức kế toán này sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. 2.2. Các loại sổ kế toán của hình thức nhập ký chứng từ. ở hình thức kế toán này, sổ kế toán tổng hợp bao gồm các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái. Các sổ chi tiết là các sổ kế toán được mở theo từng hoạt động kinh doanh, từng đối tượng tập hợp chi phí, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp. Hệ thống sổ tổng hợp của hình thức nhật ký chứng từ bao gôm 10 Nhật ký chứng từ được đánh số từ 1 đến 10. Trong thực tế, doanh nghiệp thường sử dụng 4 Nhật ký chứng từ chủ yếu và một số bảng kê thông dụng. Sau đây là hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ được sử dụng ở doanh nghiệp. Bảng kê một số Nhật ký chứng từ và bảng kê được sử dụng ở công ty Bảng kê Nhật ký chứng từ -Bảng kê chi tiết TK 131. -Bảng kê chi tiết TK 133. -Bảng kê chi tiết TK 138. -Bảng kê các khoản tạm ứng. -Bảng kê chi tiết TK 152. -Tổng hợp bảng kê TK 156. -Bảng kê chi tiết TK 214. -Bảng kê chi tiết TK 311. -Bảng kê chi tiết TK 331. -Bảng kê chi tiết TK 333 -Nhật ký chứng từ số 1. -Nhật ký chứng từ số 2. -Nhật ký chứng từ số 7. -Nhật ký chứng từ số 8. Ngoài việc sử dụng một số sổ kế toán tổng hợp, để phục vụ cho công tác quản lý hạch toán và yêu cầu của doanh nghiệp, kế toán còn mở thêm các sổ kế toán chi tiết như sổ thu, sổ chi, sổ theo dõi tiền lương và thu nhập đối với cán bộ công nhân viên, sổ chi tiết thanh toán đối với người bán TK 331, sổ chi tiết thanh toán dối với khách hàng TK 131 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Sổ cái Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Qua sơ đồ trên ta thấy việc hạch toán xuát phát từ chứng từ gốc sau đó được hạch toán vào sổ quỹ, sổ kế toán chi tiết và ghi vào bảng phân bổ. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên do đố việc hạch toán được thực hiện hàng ngày. Cuối tháng, số liệu được tổng hợp trên sổ chi tiết để ghi vào các bảng kê, các nhật ký chứng từ có liên quan. Từ nhật ký chứng từ, việc ghi các sổ cái được thực hiện dựa vào số công có, công nợ trên các nhật ký chứng từ có liên quan. Báo cáo kế toán được lập dựa trên các bảng