Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty liên doanh Việt – Nhật

theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên một quyển sổ kế toán thực hiên duy nhất là Nhật ký-Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào Nhật ký –Sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Trình tự hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 9: Chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết các TK131,511,531,532,641,156... Sổ quỹ Nhật ký –Sổ cái TK 632, 641, 642, 511, 911... Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kết quả kinh doanh 3. Hình thức “Chứng từ-Ghi sổ”. Đặc điểm: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc để lập Chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ kế toán. Việc thực hiện ghi sổ kế toán bao gồm: -Ghi theo trình tự thời gian: Được thực hiện trên sổ “Đăng ký Chứng từ ghi sổ”. -Ghi theo nội dung kinh tế: Được thực hiện trên sổ Cái CT-GS do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc, mọi bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế. CT-GS được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký CT-GS) có đính kèm chứng từ gốc và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Sơ đồ 10: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký CT-GS Chứng từ-Ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ(thẻ) kế toán chi tiết các TK131,511,531 532,641,156... Sổ Cái TK511,632,641,642,911,131,111... Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kết quả kinh doanh 4. Hình thức “Nhật ký chứng từ” Đặc điểm: Tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích tài khoản đó theo các tài khoản đối ứng. Thực tế tổ chức sổ Nhật ký chứng từ theo vế Có và tổ chức phân tích chi tiết theo vế Nợ của tài khoản đối ứng. Sơ đồ 11: Chứng từ gốc, bảng phân bổ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết các TK 131,511,156,632.. Nhật ký chứng từ số 8 Bảng kê số1,5,8,10,11... Sổ Cái TK511,632,156... Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu V. Những vấn đề kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong chuẩn mực kế toán quốc tế và kế toán quốc tế. Trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế quản lý quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường, hệ thống kế toán nước ta đang từng bước thay đổi. Tuy nhiên, với việc hình thành nhiều công ty, tập đoàn liên doanh với nước ngoài, với quá trình nền kinh tế Việt Nam đang từng bước tham gia và hoà nhập với nền kinh tế thế giới thì việc nghiên cứu và tìm hiểu các chuẩn mực kế toán quốc tế cũng như hệ thống kế toán(đang áp dụng tại các nước có nền kinh tế phát triển) là điều cần thiết đối với người làm công tác kế toán và quản lý ở nước ta. ở Việt Nam hiện nay, ngoài các doanh nghiệp trong nước còn có rất nhiều các doanh nghiệp nước ngoài như công ty liên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, các công ty cổ phần có vốn đầu tư nước ngoài...Tất cả các doanh nghiệp này đều hoạt động theo luật pháp tại Việt Nam.Tuy nhiên về công tác kế toán thì trong khuôn khổ cho phép các doanh nghiệp này có thể vận dụng kế toán của các nước khác nhau. Hệ thống kế toán của các nước khác nhau lại có những đặc điểm và mang những tiện ích riêng. Vì vậy chúng ta cần phải tìm hiểu về kế toán tại các nước khác nhau đó làm sao để phát huy được công tác kế toán phục vụ cho tiến trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới của Việt Nam hiện nay. 1. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế. Hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ với sự quan trọng của nó đã được hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế đề ra chuẩn mực chung(chuẩn mực số 18-Doanh thu). Chuẩn mực đã đề cập đến những nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng như sau: Doanh thu bán hàng được công nhận khi: -Rủi ro và lợi ích quan trọng của việc sở hữu hàng hóa được chuyển sang cho người mua. -Doanh nghiệp không tiếp tục tham gia quản lý quyền sở hữu cũng không giám sát hiệu quả hàng đã bán ra. -Số doanh thu có thể được tính toán một cách chắc chắn. -Doanh nghiệp có khả năng là sẽ thu được lợi ích kinh tế giao dịch. -Chi phí giao dịch có thể được tính toán một cách chắc chắn. Trong chuẩn mực kế toán Việt Nam về doanh thu và thu nhập thì doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoã mãn 5 điều kiện trên. Bên cạnh đó chuẩn mực cũng nêu rõ những khoản hoàn trả đã nhận được từ bán hàng sẽ được chuyển về sau như một khoản nợ cho tới khi doanh thu được công nhận. Tính không chắc chắn về khả năng thu những khoản thu đã được tính trong doanh thu sẽ được coi như một khoản chi phí chứ không phải là một khoản điều chỉnh doanh thu. Trên cơ sở chuẩn mực kế toán quốc tế, mỗi quốc gia tuỳ thuộc vào đặc điểm và trình độ của mình mà có sự vận dụng linh hoạt. Hai hệ thống kế toán được biết đến nhiều nhất và khá hoàn chỉnh là hệ thống kế toán Tây Âu và hệ thống kế toán Bắc Mỹ. 2. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong hệ thống kế toán Tây Âu và Bắc Mỹ. 2.1. Trong hệ thống kế toán Tây Âu. -Khác với kế toán Việt Nam, tại Pháp kế toán chỉ sử dụng phương pháp hạch toán KKĐK và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đặc điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. -Trong hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá kế toán chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán ngoài thuế GTGT và các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu mà không quan tâm tới giá vốn hàng tiêu thụ. Các khoản giảm, bớt giá, hồi khấu được hạch toán riêng vào tài khoản tương ứng và cuối kỳ ghi giảm doanh thu. Nhưng quy mô các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu được tính trên doanh số ngoài thuế (kể cả chiết khấu thanh toán). Khi các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu và chiết khấu thanh toán phát sinh, kế toán phải tính và ghi giảm thuế GTGT thu hộ Nhà nước ứng với số tiền mà doanh nghiệp cho khách hàng hưởng. Đây là điểm khác biệt và chặt chẽ hơn so với kế toánViệt Nam. Kế toán Việt Nam mới chỉ ghi giảm thuế GTGT thu hồi Nhà nước ứng với các trường hợp như giảm giá, bớt giá, hồi khấu còn chiết khấu thanh toán vẫn tính trên doanh số có thuế -Khi bán hàng, hàng đã giao nhưng hoá đơn chưa lập tức chưa có chứng từ dùng cho việc hạch toán nhưng khoản thu nhập này vẫn được ghi nhận và việc theo dõi khách hàng sẽ được chi tiết trên tài khoản 418-Khách hàng hoá đơn chưa lập và bút toán này là bút toán điều chỉnh thu nhập cuối năm vì đây là thu nhập thuộc hoạt động của năm báo cáo nên phải đưa về năm báo cáo. Đây là điểm khác biệt so với kế toán Việt Nam, kế toán chỉ ghi nhận doanh thu khi đã có cơ sở chắc chắn từ phía khách hàng. ở Việt Nam, trường hợp này thường đưa qua TK157-Hàng gửi bán và chỉ khi nào khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán thì mới ghi nhận doanh thu. Việc xác định kết quả hoạt động được kế toán thực hiện vào cuối kỳ hạch toán. Đối với hoạt động kinh doanh: Kế toán xác định chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu và dự trữ sản xuất khác trên tài khoản “chênh lệch tồn kho” để điều chỉnh chi phí bằng cách kết chuyển số chênh lệch đấy sang tài khoản “xác định kết quả”. Mặt khác, kế toán phải xác định tồn kho sản phẩm và dở dang trên tài khoản “chênh lệch tồn kho sản phẩm và dở dang” để điều chỉnh thu nhập bằng cách kết chuyển số chênh lệch này sang tài khoản xác định kết quả. Số phát sinh trên các tài khoản phản ánh chi phí và các tài khoản phản ánh thu nhập được kết chuyển hết sang tài khoản xác định kết quả để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Để phản ánh kết quả kinh doanh, kế toán sử dụng 2 tài khoản để phản ánh lãi, lỗ của các hoạt động kinh doanh. Về sổ sách thì kế toán Pháp sử dụng hình thức sổ Nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. 2.2. Trong hệ thống kế toán Bắc Mỹ. Kế toán ở các doanh nghiệp thương mại theo hệ thống kế toán Bắc Mỹ phần hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ cũng có những điểm tương đồng và khác biệt so với kế toán Việt Nam. Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại cũng áp dụng phương pháp KKTX và phương pháp KKĐK để kế toán hàng tồn kho và xác định trị giá hàng bán. Do đó các bút toán ghi nhận doanh thu và giá vốn cũng tương tự Việt Nam. Về thuế thì theo luật thuế của Mỹ, tại các bang đều có luật thuế về doanh thu bán lẻ. Thuế này chỉ tính một lần vào doanh thu bán lẻ. Do đó nó loại trừ được các khoản tính trùng trong thuế tiêu thụ. Khi xác định thu nhập thuần từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại vào cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán khoá sổ cho các tài khoản doanh thu chi phí. Tuy nhiên, khác với kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Mỹ kết chuyển số dư trên tài khoản “Doanh thu hàng bán bị trả lại” và “Doanh thu được chiết khấu” vào tài khoản “Tổng hợp thu nhập” chứ không qua tài khoản “Doanh thu” như ở Việt Nam. Riêng về hạch toán giá vốn hàng bán nếu dùng phương pháp KKTX thì hạch toán giống kế toán Việt Nam, nhưng nếu dùng phương pháp KKĐK thì do khi xuất bán không ghi nhận giá vốn nên cuối kỳ kế toán ghi nhận 3 bút toán: Bút toán1: Nợ TK tổng hợp thu nhập Có TK giá vốn hàng tồn kho (đầu kỳ) Bút toán 2: Nợ TK giá vốn hàng tồn kho (cuối kỳ) Có TK tổng hợp thu nhập Bút toán 3: Nợ TK tổng hợp thu nhập Có TK hàng hóa Về sổ sách thì hệ thống kế toán Mỹ sử dụng hình thức Nhật ký chung đảm bảo tính chặt chẽ của số liệu và thông tin kế toán. Qua phân tích đặc điểm hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hệ thống kế toán của một số nước trên thế giới ta thấy kế toán Việt Nam có nhiều điểm tương đồng với kế toán quốc tế trong việc ghi nhận doanh thu, giá vốn, hạch toán kết quả...Tuy nhiên cũng có một số nét khác biệt nhỏ như việc hạch toán giảm giá, bớt giá..Nhìn chung, sự khác biệt là không đáng kể và chế độ kế toán Việt Nam đang từng bước hoàn thiện cho phù hợp với nền kinh tế thị trường và hoà nhập với thông lệ kế toán quốc tế. Đó là xét trên khía cạnh văn bản, chế độ còn thực tế tại từng doanh nghiệp, việc vận dụng có sự linh hoạt sao cho phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng doanh nghiệp.Vì vậy việc đi sâu nghiên cứu công tác hạch toán kế toán tại một doanh nghiệp cụ thể là hết sức cần thiết. Phần II và phần III của chuyên đề chính là để đáp ứng yêu cầu này. VI. Quản lý tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại. Trong nền kinh tế thị trường khi mà các doanh nghiệp phải tự mình quyết định 3 vấn đề trọng tâm (sản xuất cái gì, sản xuất như thế nàovà sản xuất cho ai) phải tự mình chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh thì tiêu thụ có ý nghĩa sống còn đối với mỗi doanh nghiệp. Hoạt động chủ yếu của một doanh nghiệp thương mại là mua và bán hàng hóa. Do đó, quản lý ở doanh nghiệp thương mại là quản lý các chi phí phát sinh và các vấn đề liên quan tới 2 hoạt động này. Nhà quản trị trong doanh nghiệp thương mại sẽ không phải quan tâm tới việc cung cấp nguyên vật liệu cho giai đoạn sản xuất, cũng như máy thi công như các doanh nghiệp xây lắp. Trong hàng tồn kho của doanh nghiệp thương mại họ cũng không phải lưu ý xem kỳ này có bao nhiêu sản phẩm của mình đã được hoàn thành và bao nhiêu sản phẩm dở dang. Cái mà nhà quản trị doanh nghiệp thương mại quan tâm là mua hàng gì, mua như thế nào cho vừa kinh tế, vừa hiệu quả. Bán hàng ở đâu, bằng cách nào với giá bao nhiêu, hàng hóa trong kho sẽ phải bảo quản như thế nào, dự trữ như thế nào để vừa không gây ngừng trệ công việc kinh doanh do thiếu hàng, vừa không gây ách tắc vốn do quá nhiều hàng dự trữ. Yêu cầu quản lý đề ra đối với doanh nghiệp thương mại sẽ quy định đặc điểm hạch toán kế toán trong đơn vị kinh doanh thương mại đó là: Thứ nhất : Khác với đơn vị sản xuất công nghiệp và các tổ chức kinh tế khác, nội dung chủ yếu trong đơn vị kinh doanh thương mại là việc hạch toán mua hàng và bán hàng. Thứ hai: Gắn với quá trình kinh doanh thương mại là các khoản chi phí bỏ ra để mua hàng và bán hàng. Thứ ba: Khác với đơn vị sản xuất, cách xác định kết quả củađơn vị kinh doanh thương mại có những đặc điểm riêng. Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - (Giá mua của hàng hoá tiêu thụ + Chi phí thu mua của hàng tiêu thụ) Lợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp - CPBH- CPQLDN -Thứ tư: Hàng hóa trong khâu dự trữ được tính theo giá vốn, tức là giá mua cộng chi phí thu mua tương ứng với hàng dự trữ. Phần II: Thực trạng tổ chức công tác tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty liên doanh Việt Nhật. I. Tình hình hoạt động kinh doanh và quản lý tại công ty liên doanh Việt Nhật. Lịch sử hình thành và phát triển. Đầu tư nước ngoài đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế đất nước nhất là sau khi nền kinh tế nước ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước. Đầu tư nước ngoài góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng đất nước tiến bộ và phát triển.Hoạt động đầu tư nước ngoài vào Việt Nam được nhà nước ta có chủ trương chính sách khuyến khích thông qua luật đầu tư nước ngoài ban hành ngày 26/3/1990. Trong thời gian đó công ty liên doanh Việt –Nhật đã được thành lập theo giấy phép đầu tư số 243/GP ngày24/9/1991 của UBNN về hợp tác và đầu tư (nay là bộ kế hoạch và đầu tư).Công ty được hình thành trên cơ sở liên doanh giữa tổng công ty sản xuất cung ứng vật tư giao thông vận tải và bưu điện và công ty Max-Round Co ltd Nhật Bản. Hoạt động chính của công ty là nhập khẩu máy móc , thiết bị của Nhật về sữa chữa tân trang và kinh doanh tại thị trường Việt Nam.Vì vậy trong bài viết này em chú trọng đến lĩnh vực kinh doanh này. Công ty liên doanh Việt- Nhật có trụ sở chính tại 201 Minh Khai-Quận Hai Bà Trưng –Hà Nội. Là công ty trách nhiệm hữu hạn được thành lập trên cơ sở liên doanh với nước ngoài, tên giao dịch quốc tế là MAXVITRACO.LTD. Hoạt động của công ty không tuân theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước, công ty hoạt động bằng chính năng lực của bản thân. Vốn kinh doanh của công ty do hai bên Việt Nam và Nhật Bản góp (mổi bên 50%). Những năm đầu đi vào hoạt động công ty đạt được kết quả khá cao, góp phần đóng góp vào ngân sách nhà nước, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động. Nhưng cũng giống như một số doanh nghiệp khác hoạt động trong cơ chế thị trường công ty đã gặp một số khó khăn trong giai đoạn tiếp theo. Do vậy để tồn tại được thì công ty đã có những thay đổi nhất định được bổ sung theo quyết định 243/GPĐC ngày 7/9/1994 và quyết định GPĐC1 ngày 31/12 /1996 của bộ trưởng Bộ kế hoạch và đầu tư về việc bổ sung hoạt động trên các lĩnh vực sau: -Nhập khẩu máy móc thiết bị về sửa chữa tân trang và kinh doanh tại thị trường Việt Nam. -Lắp ráp gia công các linh kiện điện tử cho phía Nhật Bản. -Thi công các công trình xây dựng. Công ty liên doanh Việt Nhật được thành lập với quy mô nhỏ.Tổng số vốn đầu tư từ 1.000.000 USD đến 3.000.000 USD trong đó vốn lưu động từ 500.000USD đến 2.000.000 USD.Vốn cố định từ 500.000USD đến 1.000.000USD.Phía Việt Nam góp 500.000USD (gồm nhà xưởng, kho bãi...theo khung giá thuê bao quy định của nhà nước Việt Nam trong vòng 15 năm). Phía Nhật Bản góp 500.000 USD (gồm trang thiết bị phục vụ sản xuất nông nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng...với tỷ lệ sử dụng còn từ 60% đến 80%). Với cơ cấu vốn như trên là hợp lý với loại hình doanh nghiệp thương mại. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây được trình bày trong bảng sau: Biểu số 01: Đơn vị: 1000 đ Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm2001 1. Doanh thu bán hàng 27.561.310 31.133.516 32.375.848 Các khoản giảm trừ 570.322 598.569 780.871 -Thuế xuất khẩu -Giảm giá 570.322 598.569 780.871 -Hàng bán bị trả lại 2. Doanh thu thuần 26.990.980 30.534.947 31.594.977 3. Giá vốn hàng bán 23.658.520 25.498.670 25.500.780 4. Lãi gộp 3.332.460 5.036.277 6.094.197 5 Chi phí bán hàng 1.958.368 2.579.400 3.067.573 6. Chi phí quản lý 1.374.092 1.195.522 1.727.251 7. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1.074.654 1.261.355 1.299.373 Nhìn vào bảng trên ta thấy trong 3 năm 1999, 2000, 2001 tất cả các chỉ tiêu của công ty đều tăng, tuy không ổn định nhưng nói lên công ty làm ăn có hiệu quả. Điều này thể hiện rõ ở chỉ tiêu lợi nhuận. Năm 1999 lợi nhuận là 1.074.654.000 đ tới năm 2000 lợi nhuận đạt 1.261.355.000 đ tăng 17,37% so với năm 1999, đạt 1.299.373.000 đ năm 2001 tăng 3% so với năm 2000. Đây là kết quả khả thi mà công ty đã đạt được trong những năm qua. Ngành hàng và thị trường kinh doanh. Ngành hàng kinh doanh của công ty là hàng vật tư thiết bị. Các mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là: *Thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất nông nghiệp, giao thông vận tải gồm: máy cày, máy xới máy kéo, máy bơm nước, máy nổ, máy phát điện, máy xúc, máy lu, ô tô... *Mặt hàng điện tử gồm có: tivi,radio, casstte, máy giặt, xe đạp, xe gắn máy.... Công ty thường nhập khẩu máy móc thiết bị giao thông vận tải và các linh kiện điện tử từ phía Nhật Bản, Đức, Hàn Quốc, Đài Loan...nhưng chủ yếu là từ phía Nhật Bản. Đối với máy móc thiết bị là những máy móc, thiết bị đã qua sử dụng. Sau khi nhập công ty tiến hành sữa chữa, tân trang sau đó mới đem ra thị trường tiêu thụ. Đối với các linh kiện điện tử thì công ty tiến hành lắp ráp thành thành phẩm rồi xuất trở lại thị trường. Máy móc thiết bị giao thông công ty nhập đều là của những nước có nền công nghiệp phát triển, là những quốc gia hàng đầu về chế tạo máy móc nên sản phẩm nhập khẩu tuy cũ nhưng vẫn thuộc vào hàng tốt trên thị trường Việt Nam. Với mục đích đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh tế, phát huy mọi thế mạnh của mình để khẳng định vị trí của công ty trên thị trường. Sản phẩm của công ty được tiêu thụ trên khắp các tỉnh từ Hà Nội đến thành phố Đà Nẵng. Khách hàng của công ty bao gồm nhiều loại hình doanh nghiệp nhưng chủ yếu là các Tổng công ty xây dựng của Nhà nước và các công ty chuyên ngành xây dựng. Các khách hàng thường xuyên của công ty như Sở giao thông vận tải Ninh Bình, Tổng công ty xây dựng cầu Thăng Long, Sở giao thông vận tải Nam Định,Tổng công ty xây dựng CTGT 5....Sản phẩm điện tử của công ty tiêu thụ trên thị trường Nhật Bản. Tổ chức hệ thống kinh doanh và quản lý của công ty. Công ty MAXVITRA CO.LTD được thành lập theo hình thức liên doanh giữa hai đối tác một bên là Việt Nam, bên kia là Nhật Bản. do đó, cơ cấu tổ chức quản lý điều hành của công ty được thực hiện theo quy định của Nhà nước Việt Nam về hoạt động của những doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam. Hội đồng quản trị là cơ quan cao nhất của công ty liên doanh.Theo luật định thì hội đồng quản trị bao gồm 4 người, mỗi bên hai người được hai bên thoả thuận cử ra. Ngoài ra còn có các phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc đảm nhận các công việc được phân công (xem sơ đồ 12) Sơ đồ 12: Tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng dự án đầu tư Phòng kỹ thuật thiết bị Phòng kinh doanh Văn phòng Chánh văn phòng Phòng kế toán tài chính Xí nghiệp lắp ráp linh kiện điện tử Xí nghiệp xây dựng công trình giao thông Việt -Nhật Xưỡng sửa chữa tân trang Kết cấu nhân sự của công ty được bố trí dàn trải ra các phòng ban và các đơn vị trực thuộc:Cụ thể: -Hội đồng quản trị : 4 người. Cơ quan tổng giám đốc: 3 người -Phòng kế toán tài chính: 5 người -Phòng kinh doanh : 5 người -Phòng hành chính : 3 người -Phòng kỹ thuật thiết bị: 2 người -Xí nghiệp xây dựng công trình 100 người trong đó 30 người là hợp đồng chính thức còn 70 người là hợp đồng tài vụ -Xí nghiệp lắp ráp điện tử : 120 người -Xưởng sửa chữa tân trang: 10 người. Hầu hết các cán bộ công nhân viên của công ty đều được đào tạo thông qua các trường lớp như: đại học, đào tạo công nhân viên...và đã có những kinh nghiệm trong sản xuất , sửa chữa, tân trang. Công ty sẽ làm hết sức mình để phục vụ khách hàng một cách có hiệu quả nhất. *Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban +Hội đồng quản trị: Ra các quyết định tại các kỳ họp của mình, hội nghị thường kỳ và các kỳ họp đột xuất. +Cơ quan tổng giám đốc: Thực hiện kế hoạch đã duyệt, tổ chức thực hiện các nghị quyết của hội đồng quản trị và báo cáo kết quả của việc thực hiện các nghị quyết đó. Tuyển dụng lao động thông qua hợp đồng lao động. +Phòng kế toán tài chính: Là phòng tham mưu, quản lý chỉ đạo thực hiện nghiệp vụ về công tác kế toán, tài chính, thống kê của công ty. +Phòng kinh doanh: Tham mưu cho các cán bộ công ty về quản lý nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, xây dựng kế hoạch nhập khẩu. +Phòng kỹ thuật thiết bị: Quản lý các vấn đề về mặt kỹ thuật sao cho sản phẩm đưa ra thị trường đạt kết quả tốt. +Văn phòng: Là nơi tổ chức các cuộc hội thảo, các cuộc họp thường kỳ, đột xuất của công ty. Đây cũng là nơi giao tiếp mua bán của công ty với nước ngoài. +Phòng dự án đầu tư: Nghiên cứu và thiết lập những dự án đầu tư sao cho có lợi nhất 4.Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán. Công ty liên doanh Việt –Nhật có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Bên cạnh đó công ty còn thực hiện chức năng là lắp ráp các linh kiện điện tử và xây dựng công trình giao thông vận tải. Do đặc điểm đó nên mô hình bộ máy kế toán của công ty cũng được bố trí cho phù hợp. Bộ máy kế toán của công ty được thành lập theo mô hình hai cấp: Kế toán công ty và kế toán tại các xí nghiệp trực thuộc. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo phòng: phòng kế toán tài chính. Phòng kế toán tài chính bao gồm 5 cán bộ kế toán, tất cả đều có trình độ đại học. Ngoài ra công ty còn tổ chức thêm 6 cán bộ kế toán dưới các xí nghiệp. Bộ máy kế toán này đã phối hợp nhịp nhàng, luôn đảm bảo chất lượng công việc, đáp ứng mọi nhu cầu công tác trong ban lãnh đạo công ty. Phòng kế toán nằm cạnh các phòng ban khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nên rất thuận tiện cho việc thu thập thông tin và xử lý số liệu. Phòng kế toán có chức năng thu thập thông tin và xử lý, cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, giám đốc bằng đồng tiền việc sử dụng vật tư, lao động tiền vốn và mọi hoạt động kinh doanh của công ty, thúc đẩy thực hiện chế độ hạch toán kinh tế, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hiện nay, do số lượng thành viên ít , cũng như khối lượng công việc ở một số phần hành không đáng kể nên mổi nhân viên trong phòng phải thực hiện sự kiêm nhiệm đối với một số phần hành nhất định. -Kế toán trưởng: Có chức năng giúp việc cho giám đốc về toàn bộ công tác kế toán của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tổ chức điều hành công tác thống kê, kế toán phù hợp với tình hình kinh doanh và điều hành hoạt động cụ thể của công ty theo đúng hệ thống kế toán tài chính. -Phó phòng kế toán chuyên phụ trách tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm tổng hợp các phần hành kế toán của kế toán viên và làm các phần hành kế toán còn lại.Giám sát và kiểm tra các hoạt động tài chính của công ty. Tổ chức lưu trữ các tài liệu kế toán theo dõi công tác kế toán của các đơn vị trực thuộc, nhận báo cáo của các đơn vị này, vào sổ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán của toàn công ty. -Thủ quỹ: Căn cứ vào các chứng từ phát sinh như phiếu thu ,phiếu chi để lập hoặc xuất quỹ tiền mặt, ngân phiéu, sau đó ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho kế toán quỹ ghi sổ. Sổ quỹ được khóa vào cuối mổi ngày. Hàng tháng căn cứ vào công nợ để ghi sổ sách, lên bảng số dư để theo dõi thu hoàn tạm ứng của từng người. -Kế toán quỹ: Hạch toán toàn bộ chứng từ thu chi do thủ quỹ nộp lên hàng ngày, đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ, với kết quả kiểm kê quỹ. Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ phát sinh như các chứng từ về thanh toán tiền mặt, tiền séc, các khoản thanh toán lương...để chuyển tiền và làm thủ tục thanh toán. Tập hợp các chứng từ về thu chi, tiền gửi, tiền vay ngân hàng và làm thủ tục vay các chỉ tiêu đã được giám đốc phê duyệt. -Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản phải thu phải trả nội bộ, phải thu, phải trả khách hàng. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán mở sổ riêng để theo dõi thanh toán. Còn đối với khách hàng, nhà cung cấp không thường xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ. Điều này hoàn toàn phù hợp với nguyên tắc hạch toán. Ta có thể khái quát sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty liên doanh Việt Nhật như sau: Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng kế toán) Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán quỹ Kế toán tại các xí nghiệp *Hình thức sổ kế toán Là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên hình thức sổ kế toán mà công ty sử dụng là hình thức chứng từ- ghi sổ. Đi đôi với việc áp dụng hình thức chứng từ- ghi sổ để ghi sổ kế toán, số lượng và số loại sổ sách kế toán của công ty được mở phù hợp với yêu cầu của hình thức này và bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại công ty (số lương nghiệp vụ, tính chất kinh doanh, nhu cầu quản lý thông tin kế toán). Hệ thống sổ sách của công ty nhìn chung bao gồm đầy đủ các laọi sổ tổng hợp, sổ kế toán chi tiết theo đúng như quy định trong chế độ kế toán hiện hành cho hình thức chứng từ ghi sổ. Hệ thống chứng từ kế toán và tài khoản kế toán cũng được xây dựng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và với các phần hành kế toán tại công ty. C