Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vật liệu tại Xi nghiệp in và sản xuất bao bì

đối cao. IV/ Hạch toán tổng hợp tình hình biến động NVL 1. Kế toán tổng hợp NVL 1.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Tại bất kì thời điểm nào cũng có thể xác định được lượng nhập- xuất- tồn vật liệu. Tuy nhiên phương pháp này không nên áp dụng đối với những doanh nghiệp có giá trị đơn vị hàng tồn kho nhỏ, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152- nguyên liệu, vật liệu: theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện có, tăng giảm qua kho doanh nghiệp. - TK 151- Hàng mua đi đường: dùng theo dõi giá trị NVL mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua nhưng chưa về nhập kho. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 113, 112, 111, 331... Trình tự hạch toán: kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. (sơ đồ 4 phần phụ lục) 1.1.1Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Khi mua vật liệu, vật liệu về có chứng từ kèm theo: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112.331... Vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo: vẫn làm thủ tục nhập kho vật liệu về hiện vật nhưng chưa ghi sổ kế toán ngay mà đợi đến cuối tháng nếu hóa đơn về thì ghi sổ giống trường hợp trên. Nếu cuối tháng chứng từ vẫn chưa về thì ghi sổ theo tỷ giá tạm tính. Sang tháng sau nếu chứng từ về, so sánh giá thực tế với giá tạm tính để ghi sổ. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hoá đơn vào tâph hồ sơ riêng. Nếu trong tháng hàng về nhập kho, kế toán ghi sổ giống trường hợp cả hàng và hoá đơn cùng về. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán ghi sổ: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Sang đầu tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Trường hợp DN mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 111,112,331 Có TK 515 Trường hợp hàng thừa hoặc thiếu so với hoá đơn: Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Nếu nhập kho toàn bộ (kể cả hàng thừa) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có Tk 111, 112, 331 Có TK 338(1) Khi xử lý giá trị hàng thừa Nợ TK 338(1) Có Tk 642 Có TK 711 Có TK 331 Có TK 152 Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Nợ TK 152 Nợ TK 138(1) Nợ TK 133 Có TK 331,111,112 Khi xử lý giá trị hàng thừa: Nợ TK 642 Nợ TK 1388,334 Nợ TK 415,821,411 Có TK 1381 * Vật liệu do nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp hoặc của các cá nhân, cổ đông góp, các bên góp vốn liên doanh hoặc được tặng thưởng. Nợ TK 152 Có TK 411 Nhận lại vốn góp liên doanh trước đây bằng NVL Nợ TK 152 Có TK 222,128,228 Nhập kho vật liệu chế biến hoặc thuê ngoài chế biến Nợ TK 152 Có TK 154 1.1.2 Hạch toán tổng hợp xuất NVL: Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu để phân bổ vật liệu vào TK chi phí phù hợp Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 152 Xuất vật liệu để gia công chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 Xuất vật liệu để góp vốn liên doanh: khi góp vốn phải tính lại giá vật liệu Số vốn góp LD là vật liệu bằng giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Có TK 152 Số vốn góp LD là vật liệu lớn hơn giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Có TK 152 Có TK 412 Số vốn góp LD là vật liệu nhỏ hơn giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Nợ TK 412 Có TK 152 Bán vật liệu thừa, ứ đọng, chậm luân chuyển Thu tiền bán vật liệu: Nợ TK 111,112 Có TK 511 Có TK 3331 Kết chuyển giá vốn của vật liệu đã tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 152 1.2 Theo phương pháp kiểm kê định kì Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá... trên các tài khoản không phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kì và cuối kì của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kì, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác không cao, tiết kiệm được công việc ghi chép, thích hợp với các đơn vị kinh doanh chủng loại vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 6111- mua NVL): dùng theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế, từ đó xác định giá trị vật tư xuất dùng. - TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: phản ánh giá trị thực tế tồn kho của NVL. - TK 151- Hàng mua đi đường: dùng để phản ánh giá trị số hàng mua nhưng đang đi đường hay gửi tại kho người bán. Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác như 133, 331, 111, 112... có nội dung và kết cấu như phương pháp kê khai thường xuyên. Trình tự hạch toán: * Kết chuyển tồn đầu kỳ Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Nợ TK 611 Có TK 152, 151 Đối với vật liệu nhập trong kỳ: -Tăng do mua: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Do nhà nước cấp, cấp trên cấp, các cá nhân cổ đông góp vốn, được biếu tặng bằng vật liệu Nợ TK 611 Có TK 411 Kiểm kê vật liệu phát hiện thừa Nợ TK 611 Có TK 3381 Tính giá lại vật liệu nếu tăng giá: Nợ TK 611 Có TK 412 Cuối kỳ kế toán Xác định vật liệu đã có hoá đơn nhưng cuối tháng chưa về kho Nợ TK 151 Có TK 611 Kiểm kê kho vật liệu, sau đó xác định giá trị vật liệu tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối cùng. Nợ TK 152 Có TK 611 Trong kỳ nếu được hưởng giảm giá khi mua vật liệu: Nợ TK 111, 112 Có TK 611 Nếu trả lại vật liệu cho nhà cung cấp Nợ TK 111,112 Có TK 611 Có TK 133 Tính giá trị vật liệu xuất sử dụng trong kỳ: Giá trị VL xuất sử dụng trong kỳ= Giá trị VL nhập trong kỳ + giá trị VL tồn ĐK- giá trị VL tồn CK- Giảm giá VL khi mua- giá trị VL mua trả lại người bán Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 611 Nếu vật liệu sử dụng cho nhiều mục đích phải áp dụng phương pháp phân bổ phù hợp để tính giá vật liệu cho từng mục đích sử dụng 2. Sổ kế toán tổng hợp NVL Tuỳ theo mỗi hình thức kế toán khác nhau, người ta thiết kế một hệ thống sổ kế toán có thể khác nhau để ghi chép, hệ thống hoá thông tin, số liệu theo trình tự và đặc điểm riêng của hình thức kế toán đó. Hiện nay, có 4 hình thức kế toán: - Hình thức kế toán Nhật kí sổ cái - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán Nhật kí chung - Hình thức kế toán Nhật kí chứng từ Tuy nhiên, trong một doanh nghiệp thì chỉ có thể lựa chọn một trong bốn hình thức kế toán đó để sử dụng. Trong phần này, em xin trình bày hình thức kế toán " Nhật kí chung" để thuận lợi cho việc theo dõi ở phần sau (sơ đồ 6 phần phụ lục) Sử dụng các sổ sách kế toán sau: Sổ kế toán tổng hợp Nhật kí chung Sổ cái tài khoản 151, 152, 611 Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Phần thứ hai thực trạng hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì I- Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Thực tế vài năm trở lại đây cho thấy ngành sản xuất bao bì tại Việt Nam còn kém phát triển, trong khi đó, thị trường tiêu dùng bao bì phục vụ bao gói sản phẩm ngày càng phát triển, mở rộng và đòi hỏi chất lượng cao, mẫu mã đẹp. Trong điều kiện ấy, tháng 04/1994, Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì đã thành lập một xưởng thực nghiệm và sản xuất bao bì trên cơ sở tiền thân của nó là dự án VIE90-009 do Liên Hiệp quốc tài trợ năm 1991. Công ty đầu tư mua sắm thêm 01 chiếc máy bế hộp của hãng BOBST- Thuỵ sĩ, trị giá 5,3 tỉ đồng để cùng với 01 máy in mẫu của CHLB Đức với dự án VIE90-009 hợp thành một dây chuyền sản xuất bao bì chất lượng cao. Trong thời gian này, Xưởng in thực nghiệm và sản xuất bao bì thuộc sự quản lí của Trung tâm nghiên cứu phát triển và ứng dụng kĩ thuật bao bì trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì. Trải qua một thời gian hoạt động, Xưởng đã thu hút được một số khách hàng truyền thống, số lượng sản xuất tăng dần, đòi hỏi phải có sự thay đổi về cơ chế quản lí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, tới tháng 7-1996, Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì đã xin phép Bộ Thương mại nâng cấp Xưởng in thực nghiệm và sản xuất bao bì thành Xí nghiệp in và sản xuất bao bì, trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu và sản xuất bao bì, Xí nghiệp có trụ sở tại 139 phố Lò Đúc, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Xí nghiệp in và sản xuất bao bì được thành lập theo quyết định QĐ186 ngày 04-07-1996 của Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì. Giấy phép kinh doanh số 00036/87 do Uỷ ban kế hoạch thành phố Hà nội cấp. Nhiệm vụ sản xuất của Xí nghiệp bao gồm: in nhãn hiệu hàng hoá, in và sản xuất bao bì hộp phẳng, kinh doanh nhập, xuất khẩu vật tư phục vụ cho sản xuất bao bì, nhận gia công sản xuất các loại bao bì khác. Là một Xí nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ, nhưng do được trang bị máy móc thiết bị hiện đại. Giá trị tài sản của Xí nghiệp tương đối lớn, tổng trị giá tài sản là 7,4 tỉ đồng, trong đó: Một máy in Đức : 1,2 tỉ đồng Một máy dập hộp Thuỵ sĩ : 5,3 tỉ đồng Nhà xưởng : 0,4 tỉ đồng Vốn lưu động : 0,5 tỉ đồng Sau một thời gian hoạt động từ 1996 đến nay, Xí nghiệp đã sản xuất và tiêu thụ được một số sản phẩm đáng kể trên thị trường. Có thể thấy kế quả hoạt động của Xí nghiệp trong 3 năm trở lại đây: Biểu: Quy mô kết quả hoạt động của Xí nghiệp Chỉ tiêu 1999 2000 2001 Vốn cố định (tỉ đồng) 6.9 6.9 6.9 Vốn lưu động (tỉ đồng) 0.5 0.5 0.5 Doanh thu (tỉ đồng) 4.836620 4.905900 5.089825 Nộp Công ty (tỉ đồng) 0.589650 0.758020 0.834930 Nộp ngân sách (tỉ đồng) 0.125340 0.130690 0.134700 Thu nhập bình quân (nghìn đồng) 600 750 800 Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in và sản xuất bao bì do xí nghiệp thuộc loại hình quy mô nhỏ nên bộ máy quản lí Xí nghiệp gọn nhẹ bao gồm: Ban giám đốc, gồm có: Giám đốc: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung trong toàn xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước Công ty về việc thực hiện các chỉ tiêu Công ty giao cho Xí nghiệp, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Công ty về bảo toàn và quản lí tài sản tiền vốn của Công ty giao cho. Nếu xảy ra thất thoát tài sản tiền vốn thì phải bồi thường theo qui định của Công ty. Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm chính về công tác kinh doanh của Xí nghiệp, phải xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh, mở rộng thị trường. Phối hợp cùng Phó Giám đốc sản xuất để bảo đảm chất lượng hàng và thời gian giao hàng cho khách. Phụ trách việc tính giá sản phẩm cho khách. Cụ thể là duyệt lại giá do Phòng nghiệp vụ chuyển sang, có thể kí Hợp đồng với khách hàng khi Giám đốc bận công tác (có uỷ quyền), tham mưu cho Giám đốc trong các Hợp đồng kinh tế, giúp Giám đốc trong việc đối nội, đối ngoại để tìm thêm khách hàng cho Xí nghiệp, đồng thời giúp Giám đốc kí hợp đồng gia công trong các phần việc trong dây chuyền sản xuất để tăng thêm chất lượng và mẫu mã sản phẩm. Phó Giám đốc sản xuất: Phụ trách điều động kế hoạch sản xuất cho toàn Xí nghiệp để bảo đảm cho sản xuất được tiến hành liên tục. Phụ trách về kĩ thuật máy móc thiết bị, đôn đốc các bộ phận làm công tác bảo dưỡng thường xuyên theo lịch trong tuần (01 tuần một lần vào sáng thứ 6). Kí lệnh sản xuất và xuất kho theo các loại nguyên vật liệu cho sản xuất theo lịch sản xuất do Phòng nghiệp vụ lập và chuyển sang. Phối hợp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh về tiến độ giao hàng để đáp ứng thời gian theo Hợp đồng kinh tế đã kí. Phòng nghiệp vụ: Thực hiện các công việc cụ thể về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu là: phục vụ công việc sản xuất kinh doanh, cụ thể là: Làm công tác kế toán từ chi tiết đến tổng hợp, làm báo cáo quyết toán với Công ty. Cung cấp số liệu cho Giám đốc về tình hình sử dụng vốn và tài sản của Công ty, tham mưu cho Giám đốc trong việc chi tiêu đúng chế độ. Cung cấp thông tin kịp thời giúp Ban giám đốc có chiến lược chỉ đạo sản xuất kinh doanh phù hợp với thị trường. Làm lệnh sản xuất và phiếu báo việc cho từng tổ sản xuất. Tiếp nhận vật tư và giao sản phẩm cho khách hàng. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Giám đốc PGĐ kinh doanh PGĐ sản xuất Các tổ sx Ph. nghiệp vụ Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, số lượng sản phẩm bao bì tiêu thụ được nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mẫu mã, chất lượng bao bì, nhãn hiệu. Trong những năm gần đây, cơ cấu mặt hàng của xí nghiệp là các loại hộp rượu, hộp mứt, hộp bánh kẹo các loại, hộp thuốc lá, hộp xà phòng. Việc sản xuất bao bì tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì được thực hiện theo dây chuyền công nghệ. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất của Xí nghiệp In và sản xuất bao bì Bản kẽm in từ tổ chế bản Giấy từ tổ xén Tổ bế hộp Tổ in Tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp được chia làm 04 tổ sản xuất. Tổ chế bản: Có nhiệm vụ chủ yếu Nhận được phiếu báo việc thì tổ chức chế bản căn cứ vào market sản phẩm mà khách hàng yêu cầu để tiến hành làm những việc cần thiết chuẩn bị cho khâu bình bản như kiểm tra phim, công tác thêm phim nếu cần. Vẽ market cho từng loại sản phẩm để biết được trên 1 tờ in được bao nhiêu sản phẩm, đồng thời phối hợp với tổ bế hộp để bình phim sao cho phù hợp với việc làm khuôn, dập dễ và tích kiệm nhất. Sau khi chuẩn bị xong khâu bình bản, tiến hành phơi kẽm chuyển cùng market mầu in cho tổ in để tiến hành in sản phẩm. Tổ in có nhiệm vụ: Là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ dây chuyền sản xuất của Xí nghiệp, bởi vì khâu in sẽ quyết định rất lớn đối với chất lượng bao bì về mẫu mã in ấn, ảnh mẫu có hài hoà không. Tổ in nhận được phiếu sản xuất, nhận bản vẽ và market in có gì sai sót không. Nếu không thì tiến hành lắp bản vẽ lên máy và nhận giấy tại tổ xén để in sản phẩm. Trong quá trình in, công nhân trực tiếp đứng máy phải thường xuyên kiểm tra độ chồng màu lên sản phẩm, chế độ nước cho sản phẩm, nếu sai hỏng quá định mức phải bồi thường theo quy định của Xí nghiệp. Tổ xén có nhiệm vụ: Xén tất cả các loại giấy phục vụ cho tổ in và tổ bế hộp. Đồng thời phải xén tất cả các loại nhãn hiệu hàng hoá theo quy cách ghi trên phiếu giao việc. Do quy mô của Xí nghiệp nhỏ, do đó ngoài nhiệm vụ chính là xén giấy, xén sản phẩm thì tổ xén còn phải làm công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi in (loại những sản phẩm không đủ chất lượng ra ngoài) Tổ bế hộp có nhiệm vụ: Là khâu cuối cùng trong quá trình sản xuất sản phẩm. Tổ bế hộp có nhiệm vụ chính là dập toàn bộ số lượng hộp và làm khuôn cho từng loại sản phẩm theo phiếu giao việc. Có nhiệm vụ bao gói sản phẩm theo yêu cầu của khách, vận chuyển, bốc xếp hàng lên xe cho khách, phối hợp với tổ chế bản vẽ market, bình phim cho từng sản phẩm. II- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp Bộ máy kế toán ở xí nghiệp được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, mọi nghiệp vụ phát sinh đều được hạch toán tại phòng nghiệp vụ. Xí nghiệp sử dụng hệ thống sổ sách theo hình thức Nhật kí chung và phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phòng nghiệp vụ: thực hiện mọi nhiệm vụ hướng dẫn, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu. Ghi chép sổ sách, hạch toán, cuối tháng tổng hợp các số liệu vào Bảng tổng hợp chi tiết để làm báo cáo. ở các tổ không tổ chức hạch toán riêng, cụ thể: Phòng nghiệp vụ của Xí nghiệp biên chế gồm 4 người. Phụ trách kế toán: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung là người có trách nhiệm quản lí theo dõi tình hình tài chính của Xí nghiệp, tổ chức và điều hành công tác kế toán làm kế toán tổng hợp. Tính giá cho các hợp đồng kinh tế, tham mưu cho Giám đốc trong việc kí kết Hợp đồng kinh tế, viết các lệnh sản xuất cho từng tổ sản xuất để hoàn thành các hợp đồng. Theo dõi thanh toán các khoản công nợ phải thu, phải trả, tham mưu giúp cho Ban giám đốc trong việc quản lí tài sản và vốn của Công ty giao cho Xí nghiệp. Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan, tập hợp tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình sản xuất để tính giá thành sản phẩm, đồng thời tập hợp các các chi phí khác để xác định kết quả. Kế toán vật liệu và tài sản cố định: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn từng loại vật liệu, dựa vào chứng từ ban đầu, các nghiệp vụ về vật liệu để ghi vào sổ chi tiết vật liệu, theo dõi tình hình tăng, giảm và trích khấu hao tài sản cố định khi có chứng từ liên quan tới nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định, kế toán tài sản cố định lập thẻ tài sản cố định và ghi vào chi tiết tài sản cố định. Thực hiện công việc tính khấu hao và lập bảng phân bổ khấu hao. Viết phiếu xuất vật tư khi có giấy đề nghị xuất vật tư kèm theo lệnh sản xuất. Viết phiếu nhập vật tư khi có vật tư của Công ty chuyển xuống hoặc mua của bên ngoài. Sau đó vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp vật liệu hàng tháng, đối chiếu với thủ kho để phát hiện thừa thiếu. Lập bản tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, cuối tháng chuyển cho phụ trách kế toán để tính giá thành sản phẩm của từng đơn hàng. Kế toán thanh toán và tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán với người bán, người mua, các khoản tạm ứng, thanh toán với công nhân viên, các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng khi có nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, viết phiếu thu, phiếu chi. Theo dõi hợp đồng giao hàng cho khách, giao dịch với ngân hàng, thường xuyên theo dõi báo cáo việc thanh lí hợp đồng với khách hàng mua sản phẩm và khách hàng nhận gia công sản phẩm của xí nghiệp mình, báo cáo với phụ trách kế toán tình hình công nợ. Cuối tháng tập hợp chứng từ, phân loại chi phí chuyển cho phụ trách kế toán. Thủ kho kiêm thủ quỹ Căn cứ phiếu thu, chi, nhập xuất tiến hành thu, chi tiền, nhập xuất vatạ tư. Cuối tháng cộng sổ đối chiếu với kế toán kế toán vật tư. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In và sản xuất bao bì Phụ trách kế toán (tổng hợp và tính giá thành sản phẩm) Thủ kho kiêm thủ quỹ Kế toán vật liệu và tài sản cố định Kế toán thanh toán và tiêu thụ, tiền mặt và TGNH Xí nghiệp in và sản xuất bao bì là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật kí chung, trên cơ sở đó các loại sổ sách sau đang được sử dụng tại xí nghiệp: Sổ nhật kí chung Sổ cái Sổ Nhật kí quỹ Sổ chi tiết vật liệu Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ theo dõi tài sản cố định Sổ chi tiết thanh toán với người mua Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên Sổ theo dõi thuê ngoài gia công II/ Tổ chức hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì 1. Đặc điểm và phân loại vật liệu ở Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Nguyên vật liệu sử dụng dùng cho sản xuất bao bì có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất bao bì của Xí nghiệp in và sản xuất bao bì. Nhất là trong điều kiện hiện nay, yêu cầu của thị trường rất cao đối với chất lượng và mẫu mã, vì mẫu mã bao bì có đẹp thì mới hấp dẫn người tiêu dùng, chất lượng bao bì phải tốt và giá thành hạ thì các doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng mới đặt hàng. Nguyên liệu giấy dùng cho sản xuất bao bì có tính chất cơ lí không ổn định, nhất là với điều kiện khí hậu ở nước ta, đòi hỏi Xí nghiệp phải có hệ thống nhà kho bảo quản, có máy điều hoà nhiệt độ để đảm bảo tính cơ lí của giấy, không bị co giãn, vì nếu không thì khi in sản phẩm sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, cụ thể là hình ảnh hoặc mẫu mã bị nhoè, không đúng theo market. Mặt khác, giấy dùng cho sản xuất bao bì toàn là giấy nhập khẩu, do vậy giá trị của giấy tương đối lớn. Vì vậy, đòi hỏi Xí nghiệp phải quản lí tốt việc thu mua bảo quản giấy nhằm đạt hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí, từ đó tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất , làm cơ sở cho việc hạ giá thành sản phẩm để có thể cạnh tranh, đứng vững trên thị trường. Nguyên liệu dùng trong sản xuất bao gồm rất nhiều loại giấy, nhiều loại mức khác nhau, nhập của nhiều nước khác nhau. Để giúp cho công tác hạch toán chính xác với từng vật liệu thì kế toán Xí nghiệp in và sản xuất bao bì phải phân loaị vật liệu theo từng loại của từng nước riêng để nhằm quản lí tốt tình hình kho và sự biến động của từng thứ vật liệu. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ vật liệu, do đó có thể cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ vật liệu. Căn cứ vào công dụng kế toán của vật liệu, Xí nghiệp đã phân loại vật liệu thành các loại chủ yếu như sau: Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu,là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm như: Giấy Duplex Nam Triều Tiên Giấy Duplex Đài Loan Giấy Duplex Inđo Trong mỗi loại được chia thành các nhóm có định lượng khác nhau như: Giấy Duplex Nam Triều Tiên 250g/m2 Giấy Duplex Nam Triều Tiên 270g/m2 Giấy Duplex Nam Triều Tiên 300g/m2 ... Giấy Duplex Nam Triều Tiên 500g/m2 Giấy Đài Loan và Inđô cũng được chia như vậy. Vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại, tuy không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo neen mẫu mã của bao bì tăng chất lượng sản phẩm như: Các loại mực: trong các loại mực được chia thành từng nhóm do các nước sản xuất khác nhau và trong mỗi nhóm lại được chia thành các nhóm khác nhau: Nhóm mực Nhật: mực xanh, mực đỏ cờ, mực đỏ sen, mực vàng, mực đen. Nhóm mực Đức: các màu xanh, đỏ, vàng, đen. Nhóm mực nhũ vàng 3 sao của Anh. 2. Đánh giá vật liệu Tại Xí nghiệp, kế toán sử dụng giá thực tế để hạch toán. Đối với vật liệu nhập kho: do Xí nghiệp mua vật liệu từ công ty xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì nên giá vật liệu nhập trong tháng là giá thực tế nhập kho của lô hàng đó, bao gồm giá mua trên hoá đơn và chi phí thu mua trong quá trình thu mua (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản...) Đối với vật liệu xuất kho: giá vật liệu xút trong kì là giá bình quân gia quyền của cả kì hạch toán. Trong kì, kế toán không ghi chép giá trị vật liệu xuất trong kì mà đến cuối mỗi kì căn cứ vào đơn giá bình quân gia quyền của từng loại vật liệu, kế toán mới tiến hành ghi chép giá trị vật liệu xuất dùng. Đơn giá bình quân gia quyền = Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kì + Giá trị thực tế vật liệu nhập trong kì Số lượng vật liệu tồn đầu kì + Số lượng vật liệu nhập trong kì Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho * Đơn giá bình quân gia quyền Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 126 ngày 14/-03 và lệnh sản xuất số 86 cùng phiếu xuất số 250 ngày 17-03 ta có thể tính giá xuất kho của giấy Duplex350: Đơn giá bình quân của giấy Duplex 350 = 17,209,125+15,189,300 = 6,273.34đ/kg 2,753.46+ 2,411 Giá thực tế xuất kho của giấy Duplex 350: 51,236 x 6,273.34 = 32,141,880đ 3. Hạch toán chi tiết vật liệu ở Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo doic chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu cho từng loại cả về số lượng và chủng loại. Tại Xí nghiệp áo dụng phương pháp thẻ song song. - Các chứng từ kế toán được sử dụng trong kế toán NVL: Phiếu nhập vật tư; phiếu xuất vật tư Hoá đơn GTGT Sổ chi tiết tăng giảm; Thẻ kho - Trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì. Thủ tục nhập kho vật liệu: đối với NVL mua ngoài nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có), phòng nghiệp vụ lập phiếu nhập kho thành 3 liên. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được của phòng nghiệp vụ thủ kho tiến hành nhận vật liệu nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập. Phiấu nhập sau khi đã có chữ kí của người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho gửi kèm cả biên bản thừa, thiếu (nếu có), thủ kho giữ lại một bản để ghi vào thẻ kho số lượng nhập, một liên và hoá đơn GTGT gửi về phòng kế toán làm căn cứ để thanh toán cho người bán và lập bảng kê thuế GTGT đầu vào. Một liên lưu ở phòng nghiệp vụ (liên 1) Sơ đồ 11: Sơ đồ trình tự nhập kho vật liệu tại Xí nghiệp in và sản xuất bao bì Một liên được kèm cùng hoá đơn mua hàng để làm thủ tục thanh toán phòng kế toán (liên 2) Tại kho: thủ kho ghi số lượng vào phiếu nhập Phòng nghiệp vụ lập phiếu nhập kho Một liên thủ kho dùng để ghi thẻ kho số lượng thực nhập (liên 3) Ví dụ: ngày 02-03-1999, Xí nghiệp mua giấy của Công ty Xuất nhập khẩu và kĩ thuật bao bì, Xí nghiệp nhận được chứng từ sau: Hoá đơn GTGT số 045659 (Biểu số 02 phần phụ lục) Trên cơ sở đó phòng nghiệp vụ viết phiếu nhập kho- phiếu nhập kho số 124 (biểu số 3 phần phụ lục) Thủ tục xuất kho vật liệu: vật liệu sau khi mua về được sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm. Trên thực tế, Xí nghiệp in và sản xuất bao bì theo đơn dặt hàng thông qua việc kí kết Hợp đồng kinh tế, mỗi loại bao bì được dùng cho một loại sản phẩm hàng hoá nhất định. Căn cứ vào số lượng từng loại đã kí kết Hợp đồng kinh tế với khách hàng thì bộ phận sản xuất viết lệnh sản xuất. Phòng kế toán (kế toán vật tư) căn cứ lệnh sản xuất phòng nghiệp vụ tiến hành viết phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được viết thành 3 liên. Một liên lưu ở phòng Nghiệp vụ (liên 1) Một liên giao tổ sản xuất (liên 3) Phòng nghiệp vụ: căn cứ vào lệnh sản xuất viết phiếu xuất kho (3 liên) Tại kho: Nhận được lệnh sản xuất