Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội

uất nhập khẩu như nhập khẩu máy móc thiết bị, gọi vốn đầu tư nước ngoài, xây dựng phương án đầu tư. Phòng tổ chức: có trách nhiệm tham mưu cho ban lãnh đạo về cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý lao động, ban hành một số qui chế về tiền lương của cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng kế hoạch: điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở nhu cầu tiêu thụ của khách hàng và các thông tin trên thị trường. Có chức năng xây dựng kế hoạch thu mua vật tư hàng hoá, kế hoạch giá thành sản phẩm, sản lượng tiêu thụ nhằm đạt được lợi nhuận cao nhất. Phòng kỹ thuật, ISO (phòng QC ): có nhiệm vụ xây dựng và quản lí các qui trình, qui phạm trong quá trình sản xuất. Sản xuất thử các sản phẩm đưa ra các kiểu mẫu hình dáng do đơn đặt hàng ký kết. Phòng tài chính kế toán: có trách nhiệm giúp lãnh đạo công ty trong công tác hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh. Báo cáo tình hình tài chính với các cơ quan chức năng của nhà nước, xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, xác định nhu cầu về vốn, tình hình hiện có và sự biến động của các loại tài sản của công ty. Phòng hành chính: có trách nhiệm xây dựng lịch trình làm việc của ban giám đốc, đón tiếp khách của công ty, tham mưu tổng hợp các nghiệp vụ về văn phòng… 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: 1.4.1. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận: Hình thức công tác kế toán là hình thức nửa tập trung, nửa phân tán. Công việc kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh ở các bộ phận trực thuộc, do phòng kế toán ở các bộ phận đó thực hiện rồi định kỳ gửi số liệu tổng hợp lên phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán của công ty bao gồm 6 người: 1 kế toán trưởng và 5 nhân viên kế toán: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán, thực thi theo đúng chính sách, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán ở dưới bộ phận trực thuộc cũng như công ty. - Nhân viên kế toán tổng hợp: thực hiện công tác kế toán tổng hợp (ghi sổ cái) theo dõi mảng kế toán tài chính, lập báo cáo kế toán. - Nhân viên kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: theo dõi việc gửi tiền hoặc rút tiền ở ngân hàng, đồng thời kiêm kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. - Nhân viên kế toán tài sản cố định, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định và tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Nhân viên kế toán thanh toán: theo dõi chi tiết thanh toán với người bán, thanh toán lương, bảo hiểm cho công nhân viên. Đồng thời theo dõi tình hình trích lập và sử dụng các quỹ, tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Nhân viên kế toán thành phẩm và phụ trách vấn đề tiêu thụ thành phẩm: theo dõi thu nhập và tính kết quả. Các nhân viên kế toán có mối quan hệ chặt chẽ thường xuyên đối chiếu, so sánh nhằm thực hiện đồng bộ nhịp nhàng bộ máy kế toán. 1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Công ty Da Giầy Hà Nội: 1.4.2.1. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại đơn vị: Công ty tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Với hệ thống sổ sách bao gồm nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,7,9,10; các bảng kê số 1,2,3,4,5,6; bảng phân bổ số 1,2,3 và sổ cái các tài khoản. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, đánh giá vật tư hàng hoá theo phương pháp nhập trước xuất trước. Hạch toán thuế theo phương pháp khấu trừ. SƠ đồ số 3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Bảng kê Bảng phân bổ Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp số liệu chi tiết 2. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội: 2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp Giầy Vải: Mỗi loại sản phẩm có những đặc thù riêng điều này quyết định tới yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu. Do đặc trưng của loại sản phẩm giầy vải là một hàng tiêu dùng phải đảm bảo chất lượng, kiểu dáng, mẫu mã phù hợp với từng lứa tuổi, giới tính, công việc và giá cả phải hợp lý. Vì vậy, sản phẩm giầy vải rất phong phú về chủng loại, mẫu mã, kiểu dáng; đa dạng về màu sắc. Đáp ứng được những yêu cầu trên của loại sản phẩm này đòi hỏi nguyên vật liệu sản phẩm ra nó cũng phải rất phong phú, đa dạng. Thật vậy, chỉ cần xét đến nguyên vật liệu chính để may mũ giầy cũng có tới 60 – 70 loại vải với nhiều màu sắc khác nhau (vải phin, kaky, catilon…). Chất lượng vải phải đảm bảo tính mềm, dẻo dai, bền màu… Xét đến vải màu mũ giầy có thể thấy sự đa dạng của nguyên vật liệu, đi kèm theo đó là các loại chỉ để may mũ giầy phải phù hợp với từng loại vải nên có các loại chỉ xanh, đỏ, vàng, nâu, đen, trắng… Sợi chỉ phải đảm bảo chắc, dai, không phai mầu. Các loại đế giầy được sản xuất từ cao su dập khuôn theo các kích cỡ khác nhau cũng phải đảm bảo độ đàn hồi, êm… Mặt khác, sản phẩm giầy vải của xí nghiệp ngoài việc sản xuất để tiêu thụ tại thị trường trong nước còn để xuất khẩu ra thị trường nước ngoài mà chủ yếu là Đông Âu và Hàn Quốc. Mỗi đơn đặt hàng cần tới các loại nguyên vật liệu khác nhau tuỳ thuộc vào khách hàng. Nghĩa là, nguyên vật liệu để sản xuất ở mỗi đơn đặt hàng sẽ thay đổi. Hiện nay, xí nghiệp Giầy Vải đã được trang bị máy móc thiết bị hiện đại thay thế cho các máy móc đã quá cũ, mỗi phân xưởng được trang bị máy móc theo chức năng riêng của mình, có sự chuyên môn hoá cao. Vì vậy, đối tượng sử dụng nguyên vật liệu là ít thay đổi. Ví dụ: các loại vải, mút, bạt chỉ được xuất cho phân xưởng chặt với nhiệm vụ chặt vải, mút ra từng miếng theo từng mẫu khác nhau rồi chuyển sang phân xưởng may. Như vậy, phân xưởng may chỉ sử dụng nguyên vật liệu là vải, mút, bạt và ngược lại các loại nguyên vật liệu này cũng không được sử dụng ở các phân xưởng khác như phân xưởng may, phân xưởng gò… Còn các loại chỉ, oze, các loại dây viền, guy băng… được sử dụng ở phân xưởng may để may ra bán thành phẩm là mũ giầy. Phân xưởng gò với nhiệm vụ lắp ráp thành thành phẩm chưa hoàn tất từ các bán thành phẩm mũ giầy, đế cao su… Ngoài những loại nguyên vật liệu trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, xí nghiệp còn có một số nguyên vật liệu phụ khác góp phẩn trợ giúp cho sản xuất như các loại băng keo, hoá chất dùng để đính đế và mũ giầy. Các nguyên vật liệu này được bảo quản riêng, qui định rõ thời gian sử dụng, phòng tránh tiếp xúc nhiều. Các loại nhiên liệu để sản xuất như xăng, dầu, nhớt được xây dựng hệ thống phòng cháy chữa cháy. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, quản lý sử dụng tốt nguồn tài sản này sẽ giúp doanh nghiệp ổn định sản xuất, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất. Không ai có thể phủ nhận được vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Nhận thức được điều đó, xí nghiệp đã tổ chức hệ thống kho tàng dự trữ nguyên vật liệu hợp lý gần các phân xưởng sản xuất, để tạo điều kiện thuận lợi cho vận chuyển, cung ứng kịp thời cho sản xuất. Xí nghiệp tổ chức qui hoạch duy nhất một kho dùng để chứa tất cả các loại vật tư trừ hoá chất được để riêng tại một kho của công ty, nhiên liệu máy móc được gửi sang kho của xí nghiệp cao su để bảo quản hộ. Hệ thống kho tàng của xí nghiệp được xây dựng qui mô, khang trang, được trang bị các phương tiện cân, đo, đong, đếm hiện đại, đội ngũ thủ kho và nhân viên bảo vệ có trách nhiệm đảm bảo thực hiện chính xác các nghiệp vụ quản lý, bảo quản, hạch toán chặt chẽ các hoạt động nhập xuất tồn nguyên vật liệu cũng như việc bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu cung ứng kịp thời để sản xuất diễn ra liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng, không xảy ra trường hợp ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hay do chất lượng nguyên vật liêụ kém. 2.2. Phân loại nguyên vật liệu: Có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau nhưng do đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp rất đa dạng, nhiều chủng loại nên xí nghiệp đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu chính: là nguyên vật liệu mà sau quá trình chế biến sẽ tạo thành hình thái vật chất của sản phẩm. Bao gồm các loại vải, các loại mút, bạt, đế giầy là thành phần chính cấu thành nên sản phẩm giầy vải. Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ cho sản xuất, bao gồm các loại chỉ, dây buộc, chun, khoá, oze, dây viền, guy băng, hạt chống ẩm, túi ni lông… Chúng được dùng kết hợp để tạo ra hình dáng sản phẩm, làm tăng chất lượng sản phẩm, giúp hoàn thành sản phẩm hoàn chỉnh. Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu đảm bảo cung cấp cho máy móc hoạt động. Phụ tùng thay thế: bao gồm kim, chân vịt dùng để sửa chữa và thay thế cho máy may, ngoài ra còn có dao chặt, dao cắt viền. Phế liệu thu hồi: đặc trưng của sản phẩm giầy vải là được sản xuất từ nguyên vật liệu chính là vải nên phế liệu thu hồi là các loại vải vụn, mếch, giầy hỏng. Phế liệu thu hồi sẽ được đem bán gây quĩ. Việc phân loại nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp quản lý theo dõi số lượng, chất lượng của từng loại từ đó có biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản, sử dụng tốt hơn. Tuy nhiên, hiện tại ở xí nghiệp không lập sổ danh điểm vật tư là một thiếu sót lớn vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung. Điều này sẽ rất khó khăn cho doanh nghiệp khi kiểm tra, đối chiếu, tìm kiếm khi cần vì nó rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Đồng thời nó còn hạn chế những tính năng của máy tính khi tham gia vào quá trình hạch toán nguyên vật liệu. 2.3. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu chân thực, thống nhất. Tính giá nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của xí nghiệp được nhập từ các nguồn trong và ngoài nước, không có nguyên vật liệu tự chế, chỉ có nguyên vật liệu trong công ty luân chuyển nội bộ. Hạch toán nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế của vật liệu. Xí nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế không bao gồm thuế GTGT. 2.3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ: Nguyên vật liệu của xí nghiệp nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhưng chủ yếu là mua ngoài do phòng kế hoạch đảm nhận. Đối với các đơn đặt hàng của nước ngoài thì nguyên vật liệu do chính bên đặt hàng cung cấp, giá cả sẽ được thoả thuận và bù trừ tiền hàng sau khi hợp đồng kết thúc. Điều này giúp doanh nghiệp giảm nhẹ chi phí khi tìm kiếm nguồn cung cấp. Với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ, xí nghiệp sử dụng giá thực tế, giá này được xác định theo từng nguồn nhập. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài từ các nguồn trong nước: + Đối với nguyên vật liệu được cung cấp ngay tại kho thường là các vật liệu phụ: giá thực tế của nguyên vật liệu là giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT không bao gồm chi phí vận chuyển. + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài từ vùng khác chuyển đến: giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT cộng với chi phí thực tế liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu. + Đối với nguyên vật liệu luân chuyển nội bộ giữa các xí nghiệp trong công ty: giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá thực tế xuất kho nguyên vật liệu của các xí nghiệp chuyển sang, cuối kỳ sẽ được công ty giảm nợ, bù trừ lẫn nhau. Đối với nguyên vật liệu mua từ nước ngoài: + Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại: giá thực tế nhập kho nguyên vật liệu bao gồm giá mua tính theo tiền Việt Nam (tỷ giá ngoại tệ là tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm nhập). + Đối với nguyên vật liệu nhận gia công theo đơn đặt hàng của nước ngoài: nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp nên giá trị nhập nguyên vật liệu là giá thực tế nguyên vật liệu bên gia công giao theo thoả thuận hai bên ký kết. Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh: giá thực tế nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được (giá thị trường tại thời điểm nhập ). 2.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất trong kỳ: Giống như ở tất cả các doanh nghiệp sản xuất khác, nguyên vật liệu của xí nghiệp chủ yếu xuất dùng cho sản xuất, phế liệu thu hồi thì được xuất để bán, xuất gia công chế biến chỉ xảy ra khi xí nghiệp phải thực hiện gấp các đơn đặt hàng. Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho có rất nhiều phương pháp khác nhau. Xí nghiệp hiện đang áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế từng số hàng xuất. Ưu điểm của phương pháp là giúp xí nghiệp hạch toán thống nhất theo thứ tự thời gian phù hợp với hình thức ghi sổ của xí nghiệp là hình thức nhật ký chứng từ. Phương pháp này cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Ngoài ra, còn cho phép kiểm tra liên tục số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho, từ đó sử dụng nguyên vật liệu đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng, sử dụng tiết kiệm, tránh tình trạng lãng phí, ứ đọng vốn. Nhược điểm, tính toán nhiều dễ nhầm lẫn vì có nhiều nguyên vật liệu cũng như nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên. Mặt khác, nếu giá nguyên vật liệu có xu hướng tăng lên thì giá trị tồn kho cao, giá trị xuất giảm làm giá thành sản xuất sản phẩm giảm. Và ngược lại, nếu giá mua nguyên vật liệu có xu hướng giảm thì giá trị tồn kho giảm, chi phí trong kỳ tăng, làm giá thành tăng, lợi nhuận giảm. Ví dụ: Với bạt 9921 trắng. Chỉ tiêu Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT 1.Tồn đầu kỳ 2. Nhập trong kỳ - Lần 1 - Lần 2 3. Xuất trong kỳ - Lần 1 - Lần 2 4. Tồn cuối kỳ 9970 9772 9770 9770 9770 9772 9770 100 58 977200 566660 50 50 100 488500 488500 977200 100 58 977000 566660 Phương pháp nhập trước xuất trước là phương pháp phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, tuy vậy số lượng danh điểm nguyên vật liệu quá nhiều nên gặp không ít khó khăn trong quá trình hạch toán. 2.4. Thủ tục nhập, xuất kho: Thủ tục nhập xuất kho đã được giám đốc xí nghiệp qui định cụ thể rõ ràng như sau: “ Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập, xuất vật tư hàng hoá tại xí nghiệp, đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác quản lý chung tại xí nghiệp. Giám đốc xí nghiệp Giầy Vải qui định: Vật tư hàng hoá mua về sau khi được kiểm tra chất lượng và qui cách sản phẩm, nếu đạt yêu cầu buộc phải nhập kho trước khi đưa vào sản xuất và làm thủ tục nhập kho ngay trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng, phiếu xác nhận chất lượng vật tư hàng hoá do phòng kỹ thuật lập. Trong trường hợp hàng về chưa có hoá đơn cán bộ mua vật tư phải sử dụng mẫu “ Phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, làm chứng từ nhập kho. Mẫu này phải được ban giám đốc xí nghiệp, phòng kế toán, thủ kho xác nhận. Trong trường hợp cán bộ vật tư không lập “ Phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, thủ kho không được cho vật tư, hàng hoá vào kho. Vật tư hàng hoá mua về có giá trị trên 100,000 đồng phải có hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho được viết theo thứ tự và bao gồm 3 liên: Cán bộ mua vật tư: 01 liên. Thủ kho: 01 liên. Lưu phòng kế toán: 01 liên. Thủ kho cập nhật phiếu nhập, xuất kho theo số phiếu phát hành, hàng ngày lên báo cáo nhập, xuất, tồn kho hàng tháng gửi phòng kế toán xí nghiệp đối chiếu vào ngày mồng 5 tháng tiếp theo. Thủ kho hàng ngày tổng hợp lượng hàng hoá, vật tư xuất trong ngày để phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho đối với lượng hàng đã xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên gồm: Phân xưởng nhận vật tư: 01 liên. Thủ kho : 01 liên. Lưu phòng kế toán : 01 liên. Qui định này được áp dụng từ ngày 01/01/2000. Đề nghị các đơn vị có liên quan chỉ đạo thực hiện nghiêm túc theo qui định”. Việc giám đốc xí nghiệp qui định đúng đắn, rộng rãi đã giúp cho xí nghiệp có cơ sở để tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu cũng như việc xuất dùng đúng định mức, đúng mục đích, tiết kiệm mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Qui định của xí nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, đồng thời nó đã được cụ thể hoá để phù hợp với hoạt động riêng của xí nghiệp. Đặc biệt đối với thủ kho và phòng kế toán hạch toán được đúng đắn, dễ dàng. Xí nghiệp mua nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh. Sau khi nhà cung cấp tiến hành giao hàng, doanh nghiệp tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng, phiếu xác nhận chất lượng vật tư hàng hoá do phòng kỹ thuật lập. Ví dụ: Hoá đơn gtgt Liên 2: Ngày 17 tháng 2 năm 2002. Đơn vị bán: Công ty Dệt Công Nghiệp Hà Nội. Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội. Địa chỉ: 409 Nguyễn Tam Trinh Hà Nội. Số TK: Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Bạt 10 mộc m 100 22136 2213600 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán 2213600 221360 2434960 Số tiền bằng chữ: Hai triệu bốn trăm ba mươi tư nghìn chín trăm sáu mươi đồng. Người mua hàng: Kế toán trưởng: Thủ trưởng đơn vị: Phòng QC sau khi kiểm tra chất lượng, nếu đủ điều kiện thì phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 2 năm 2002 Số 45 Họ tên người giao hàng: Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội. Nhập tại kho: Xí nghiệp Giầy Vải. STT Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Bạt 10 mộc m 100 100 22136 2213600 Cộng 2213600 Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Hai triệu một trăm ba mươi sáu ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho Tiếp đó trên cơ sở định mức đã duyệt, căn cứ vào yêu cầu của sản xuất, phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 2 năm 2002 số 58 Họ và tên người nhận hàng: Chị Yến – Phân xưởng Chặt. Lý do xuất dùng: dùng cho sản xuất. Xuất tại kho: Xí nghiệp Giầy Vải STT Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bạt 10 mộc m 90 90 22136 1992240 Cộng 1992240 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu chín trăm chín mươi hai nghìn hai trăm bốn mươi ngàn đồng. Thủ trưởng đơn vị: Phụ trách bộ phận sử dụng: Người nhận hàng: Thủ kho: Sơ đồ số 4: Qui trình hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp giầy vải trực thuộc công ty da giầy hà nội Nhật ký chứng từ số 1 Chứng từ nhập, xuất NVL Sổ chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn NVL Bảng phân bổ NVL, CCDC Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính NKCT số 5 Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội: Nguyên vật liệu thường xuyên biến động thông qua các nghiệp vụ nhập, xuất để quản lý tình hình biến động này, cần tiến hành hạch toán nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán. Hiện nay, xí nghiệp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán được thực hiện như sau: +Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn trên cơ sở căn cứ vào các chứng từ theo từng thứ nguyên vật liệu về chỉ tiêu khối lượng. Các chứng từ trước khi ghi sổ phải được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, sau đó ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Định kỳ 3 – 5 ngày chuyển lên phòng kế toán. Mỗi thẻ kho theo dõi một loại nguyên vật liệu, đầu tháng thủ kho ghi số lượng tồn đầu kỳ, căn cứ vào số tồn cuối kỳ của tháng trước, mỗi nghiệp vụ nhập, xuất được ghi một dòng trên thẻ kho theo chứng từ. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng nhập xuất tồn của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho. Số nguyên vật liệu tồn cuối tháng được tính như sau: Số tồn cuối tháng = Số tồn đầu tháng + Số nhập trong tháng – Số xuất trong tháng. Ví dụ: Với phiếu nhập kho và phiếu xuất kho như ví dụ trên vào thẻ kho như sau: Thẻ kho Mẫu số 06 - VT Doanh nghiệp: Xí nghiệp Giầy Vải Ngày lập thẻ: 1 - 1 - 2002 Tên kho: Tờ số: 28 Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư hàng hoá: Bạt 10 mộc Đơn vị tính: m Mã số Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất A B C D E 1 2 3 4 5/1 10/1 15 /1 16/1 20/1 22/1 23/1 26/1 17/2 20/2 40 41 42 43 44 45 55 56 57 58 5/1 10/1 15/1 16/1 20/1 22/1 23/1 26/1 17/2 20/2 Cộng trang trước Nhập kho Xuất kho Nhập kho Nhập kho Xuất kho Nhập kho Nhập kho Xuất kho Nhập kho Xuất kho 1420 1450 540 500 400 100 800 1900 1720 90 120 740 830 10 + Tại phòng kế toán: Khác với thủ kho, kế toán phải theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Sau khi xem xét, xác nhận vào Thẻ kho kế toán căn cứ vào phiếu nhập xuất kho mà thủ kho chuyển lên, kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 1521, 1522. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK 1521, 1522 lập Báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu TK 1521, 1522: Dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, sổ được ghi chép hàng ngày ngay sau khi nhận được phiếu nhập xuất kho do thủ kho chuyển lên. Căn cứ ghi sổ: chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thẻ kho. Phương pháp lập: Số dư đầu tháng: số dư cuối tháng trước. Số phát sinh trong tháng: căn cứ vào chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng. Số dư cuối tháng: Số tồn kho = số dư đầu kỳ + số nhập trong kỳ – số xuất trong kỳ. Mỗi trang sổ được dùng cho một loại nguyên vật liệu, ghi cho cả hai chỉ tiêu số lượng và thành tiền đồng thời định khoản luôn tài khoản đối ứng. Các nghiệp vụ nhập xuất được ghi một dòng trên sổ chi tiết nguyên vật liệu. VD: Từ phiếu nhập kho số 45 và phiếu xuất kho số 58, thẻ kho tờ số 28 hàng ngày kế toán tiến hành ghi chép như sau: xem trang sau. Từ số liệu trên sổ chi tiết TK 1521, 1522 kế toán vào bảng chi tiết TK 1521, 1522. - Bảng chi tiết TK 1521, 1522: theo dõi tình hình nhập xuất chi tiết từng loại nguyên vật liệu thông qua việc định khoản các nghiệp vụ. Số tồn đầu kỳ bảng chi tiết TK 1521, 1522 được lấy trên cơ sở sổ chi tiết TK 1521, 1522. Bảng chi tiết được ghi chép tương tự sổ chi tiết 1521, 1522. Sau khi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và bảng chi tiết nguyên vật liệu cuối tháng kế toán lập báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu: phản ánh tình hình tổng hợp số liệu vật tư thông qua các chỉ tiêu trên báo cáo là số liệu và thành tiền ở các cột tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu. Xí nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và thực hiện một cách đầy đủ, khoa học của phương pháp nhằm phát huy tối đa ưu điểm của phương pháp. Nhưng vẫn còn một số vấn đề chưa được hợp lý trong việc sử dụng phương pháp này để hạch toán do đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp. 2.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Xí nghiệp là đơn vị hạch toán các nghiệp vụ nguyên vật liệu độc lập với công ty nhưng công nợ với người bán và các chi phí liên quan khác do công ty thanh toán. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, hình thức sổ nhật ký chứng từ. Tài khoản được sử dụng Biến động của nguyên vật liệu được theo dõi trên tài khoản: + TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. Chi tiết thành các tài khoản: TK 1521: Nguyên vật liệu chính như vải, đế, bạt… TK 1522: Vật liệu phụ như chỉ, khoá, chun, oze… + TK 154: Chí phí sản xuất kinh doanh dở dang dùng phản ánh nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất. + Ngoài ra, còn sử dụng các tài khoản khác như tài khoản 621, 622, 627, 331, 136, 336… 2.6.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Xí nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng thực chất việc kê khai thuế chỉ có tính chất thống kê mà không được phản ánh trên tài khoản. Đối với từng trường hợp mua nguyên vật liệu khác nhau mà kế toán ghi chép, luân chuyển chứng từ, sắp xếp số sách cho phù hợp. + Đối với trường hợp mua ngoài từ nguồn trong nước chưa trả tiền: Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm nhận chất lượng nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT định khoản nghiệp vụ rồi vào sổ chi tiết TK 331, từ đó tổng cộng số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Định khoản: Nợ TK 152 (1521, 1522 ) Có TK 331 Sổ chi tiết TK 331 “Thanh toán với người bán”: dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Sổ được mở chung, mỗi trang theo dõi cụ thể một đối tượng là nhà cung cấp, ghi giá trị thực tế nhập của từng loại nguyên vật liệu và tình hình thanh toán công nợ của xí nghiệp. Các căn cứ để ghi số liệu: Cột dư đầu kỳ được ghi trên cơ sở cột tồn cuối kỳ của tháng trước của sổ chi tiết TK 331. Các phát sinh trong kỳ tập hợp dựa vào các chứng từ thanh toán, phiếu đề nghị thanh toán của xí nghiệp, cùng các phiếu chi của công ty. Các nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu chưa thanh toán ngay được theo dõi trên sổ chi tiết “Phải trả người bán” theo từng nhà cung cấp và theo từng tháng, trong tháng kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên đối chiếu với nhân viên phòng vật tư về các nghiệp vụ thu mua trong tháng, cuối