Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1 - 5

ản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu. Để đáp ứng nhu cầu thị trường, công ty từng bước xác lập lại cơ cấu sản phẩm và dần dần tiến tới chế tạo các sản phẩm chủ đạo và chiếm lĩnh thị trường bằng chính những sản phẩm ấy. Các sản phẩm mà công ty sản xuất, chế tạo: - Thiết bị máy công trình: phục vụ cho việc nhào trộn các vật liệu để xây dựng, như: + Trạm trộn bê tông Asphalt + Trạm cấp phối + Trạm nghiền sỏi đá + Lu bánh lốp. - Lắp ráp, chế tạo ôtô: + Ôtô khách 44 - 51 chỗ ngồi + Ôtô tải 2,5 - 3,5 tấn - Kết cấu thép: + Cầu giao thông nông thôn + Trạm thu phí + Cầu cáp dây căng. 2.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm: Với sự đa dạng về chủng loại, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, và đồng thời chiến dịch Marketing rầm rộ, xây dựng hàng loạt các đại lý trong cả nước, các sản phẩm của công ty đã chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước góp phần xây dựng và phát triển hệ thống đường xá, cầu giao thông, và hệ thống phương tiện giao thông trong nước, đồng thời góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và phát triển đổi mới đất nước. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần thiết và không thể thiếu được để đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình SXKD của doanh nghiệp. Để phát huy và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức lại cơ cấu lao động, các phòng ban, phân xưởng cho phù hợp với yêu cầu quản lý chung. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến gồm có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban, xí nghiệp phân xưởng của công ty. Mỗi phòng ban, xí nghiệp, phân xưởng trong công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng. Nhưng giữa chúng đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau làm cho bộ máy quản lý của công ty tạo thành một khối thống nhất. * Giám đốc công ty: Là người phụ trách chung, quản lý công ty về mọi mặt hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của công ty mình. Giám đốc không chỉ quản lý các phòng ban của mình thông qua các phó giám đốc mà còn có thể xem xét trực tiếp từng nơi làm việc khi cần thiết. Giám đốc có các phó giám đốc và các trưởng phòng giúp đỡ trong việc điều hành của công ty. * Phó giám đốc: Là người giúp việc của giám đốc trong việc quản lý công ty. Công ty có 2 phó giám đốc: - Phó giám đốc KD: Phụ trách mặt kinh doanh của công ty, quản lý các phòng: +Phòng kinh tế - thị trường. + Phòng điều hành sản xuất. - Phó giám đốc kĩ thuật: Phụ trách về mặt kĩ thuật sản xuất sản phẩm của công ty và quản lý các phòng. + Phòng thiết kế ôtô + Phòng thiết kế máy công trình + Phòng KCS + Phòng chuyển giao công nghệ + Trung tâm bảo hành + Ban cơ điện * Phòng kinh tế- thị trường (KT- TT): thực hiện chào hàng, tiếp xúc với khách hàng, tiêu thụ sản phẩm, cung cấp các thông tin về thị trường như sự biến động về giá cả các sản phẩm ; thực thi các chính sách Marketing để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm. * Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX): Tổ chức việc tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp cho đầu vào, tức là tổ chức mua các nguyên vật liệu, CCDC, TSCĐ cần thiết phục vụ cho sản xuất và quản lý dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất sản phẩm và định mức kĩ thuật đã xác định * Phòng thiết kế ôtô, phòng thiết kế máy công trình: Tổ chức tính toán các định mức kỹ thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm máy công trình, ôtô, kết cấu thép và đưa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm. * Phòng KCS: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng mua vào và các thành phần của công ty. * Phòng chuyển giao công nghệ: Là phòng có trách nhiệm trước giám đốc về khâu chuyển giao công nghệ máy công trình. * Trung tâm bảo hành sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi sản phẩm phải tu, bảo hành, bảo trì các sản phẩm đã giao cho khách hàng. * Phòng tổ chức lao động: Tổ chức cán bộ quản lý trong công ty, điều động - tuyển dụng lao động cho các bộ phận, phòng ban, tính lương, thưởng, các chế độ khác cho lao động trong công ty, xây dựng mức tiền lương. * Ban cơ điện: quản lý, sửa chữa các thiết bị máy móc phục vụ trong toàn công ty. * Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ soạn thảo, nhận gửi, lưu trữ các công văn, giấy tờ cần thiết, giúp công ty thực hiện các hoạt động trong quan hệ giao dịch. * Ban y tế - vệ sinh: Khám chữa bệnh định kỳ hoặc đột xuất cho CBCNV trong toàn công ty, vệ sinh môi trường công ty. * Phòng bảo vệ: Phụ trách quản lý tài sản trong phạm vi quản lý của công ty 24/24h. * Các bộ phận sản xuất bao gồm: - Phân xưởng cơ khí: gia công cơ khí, chế tạo các chi tiết sản phẩm phục vụ cho việc lắp ráp chế tạo ôtô, máy công trình, các sản phẩm khác. - Xí nghiệp ôtô: Lắp ráp, sửa chữa, đại tu ôtô - Xí nghiệp sản xuất xe khách: sản xuất các loại xe khách 29 - 30 chỗ - Xí nghiệp MCT và kết cấu thép: chuyên sản xuất lắp ráp các thiết bị MCT, cầu giao thông, các trạm bơm trộn bê tông, lu bánh lốp Giám đốc thực hiện việc quản lý trực tiếp các bộ phận sản xuất này. Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty như sau: Giám đốc Phòng đầu tư thị trường Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch sản xuất Phòng khoa học công nghệ Phòng KCS PX cơ khí PX ô tô Ban cơ điện PX MCT 1 PX MCT 2 PGĐ Kinh doanh PGĐ Kỹ thuật 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và hệ thống sổ kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1 -5: 4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán- tài vụ của công ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu vào sổ sách kế toán, thống kê, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc, thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SP. Phòng kế toán gồm có 9 người dưới sự lãnh đạo của 1 kế toán trưởng và phó phòng kế toán. Ngoài ra còn có 4 nhân viên thống kê phân xưởng tương ứng với một phân xưởng và 3 xí nghiệp có nhiệm vụ thu thập thông tin từng phân xưởng, xí nghiệp cho kế toán trưởng. Bốn nhân viên phòng này ngoài sự quản lý của kế toán trưởng còn có sự quản lý của phân xưởng, và các xí nghiệp. Trong phòng kế toán, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế toán nhưng sự phân công này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của thông tin kế toán. Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán như sau: * Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động của phòng cũng như phân xưởng, xí nghiệp, kí các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn GTGT của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty,chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán; tạo vốn cho công ty, tham mưu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty. Định kỳ, kế toán trưởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của công ty như ngân hàng, tổng công ty, các nhà đầu tư, các nhà cung cấp * Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán để lên can đối, lập báo cáo cuối kỳ. Phó phòng kế toán phụ trách điều hành các kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Cuối tháng phó phòng lên cân đối số phát sinh, tính ra các số dư tài khoản và sổ cái các tài khoản. Hàng quý lập báo cáo tài chính. Đối với kế toán tổng hợp: Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp các khoản thu chi, lập bảng kê số 1, NKCT số 1, NKCT số 8,7,10 chịu trách nhiệm trong kế toán thanh toán và bảng trìn vốn vay. * Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ: - Định kỳ kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC để phản ánh, theo dõi trên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3. Cuối tháng căn cứ vào các NKCT liên quan vào bảng kê số 3 để xác định hệ số chênh lệch và tính giá thực tế xuất dùng theo từng khoản mục chi phí trên Bảng phân bổ số 2. Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập- xuất VL, CCDC đối chiến với thẻ kho. - Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của công ty, kiểm nhận lượng tiền vào ra hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Cuối ngày thủ quỹ đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán thanh toán với người bán lập. *Kế toán thanh toán với người bán: Kiểm tra các hoá đơn mà phòng ĐHSX nộp lên để phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng vào NKCT số 5. Định kỳ, kế toán thanh toán với người bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thúê GTGT đầu vào để kế toán doanh thu lên báo cáo thuế. * Bộ phận phiếu xuất vật tư: Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật đã được phê duyệt và căn cứ vào nhu cầu vật tư của các phân xưởng, xí nghiệp, bộ phận này viết phiếu vật tư theo từng loại sản phẩm, từng phân xưởng, xí nghiệp. * Kế toán ngân hàng kiêm kế toán tiền lương. - Giao dịch với ngân hàng, chuyển tiền, chuyển séc, mở L/C và các hình thức thanh toán khác của công với ngân hàng, lập bảng kê số 2, NKCT số 2. - Tính toán và thanh toán lương cho toàn bộ CBCNV. Kế toán lương có liên hệ chặt chẽ với phòng TC- LĐ về các vấn đề liên quan đến hệ số lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. * Kế toán TSCĐ và XDCB: - Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Theo dõi tình hình xây dựng cơ bản và lập quyết toán XDCB. * Kế toán thanh toán tạm ứng: Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của CBCNV trong công ty phản ánh các nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng. * Kế toán doanh thu, thu hồi công nợ và thuế. Phản ánh các khoản doanh thu bán hàng, thuế và khoản phải thu. Chịu trách nhiệm trong thu hồi nợ Lập báo cáo thuế theo định kỳ. * Bốn nhân viên thống kê: Hàng tháng, các kế toán viên phải đối chiếu ngang với nhau và đối chiếu với nhân viên thống kê để lên tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Ngoài ra trong phòng kế toán cũng được trang bị thêm một số máy tính để phục vụ cho công tác kế toán. Sơ dồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng KT tổng hợp Kế toán NVL kiêm quỹ Kế toán tiền lương kiêm NH Kế toán TSCĐ vvà XDCB Kế toán doanh thu, thu hồi công nợ, thuế Kế toán thanh toán tạm ứng Kế toán thanh toán với người bán 4.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán: Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ NKCT để hạch toán tổng hợp với phương pháp hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo hình thức NKCT bộ sổ kế toán của công ty gồm: - Các Nhật ký chứng từ: 1,2,5,7,8, 10,4,6. - Bảng kê: 1,2,3,4,5,6,,8,9,11; các sổ cái TK. - Sổ chi tiết: TK 331, TK 131, vật tư, 511 - Bảng phân bổ: 1,2,3. - Các TK sử dụng TK 111, 112 (chi tiết cho từng ngân hàng) 152, 153, 154, 155, 211, 241, 214, 621, 627, 642, 532 Sơ đồ hạch toán tổng hợp theo hình thức NKCT được khái quát như sau: Sơ đồ 2.3: Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT. Chứng từ gốc, các bảng phân bổ NKCT Thẻ (sổ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng kê Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1 -5: 1. Khái quát chung tình hình nguyên vật liệu tại công ty: 1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty: Công ty cơ khí ô tô 1 -5 là công ty chuyên sản xuất, lắp ráp, chế tạo các sản phẩm này được cấu thành từ nhiều chi tiết khác nhau và đòi hỏi phải sử dụng nhiêù loại nguyên vật liệu khác nhau. Nguyên vật liệu ở công ty rất phong phú về chủng loại và quy cách, có khoảng 700 loại như tôn, thép, sơn xi măng Các loại nguyên vật liệu này chủ yếu được mua ở trong nước, ngoài ra còn nhập ngoại (như các loại sơn, nướclàm mát) nguyên vật liệu mua về công ty đều phải qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho cho nên đảm bảo chất lượng và đúng thông số kỹ thuật. Do đặc điểm của các sản phẩm mà công ty chế tạo là các sản phẩm cơ khí, đòi hỏi nhiều loại nguyên vật liệu, nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm (chiếm tỷ trọng khoảng 75 - 80%). Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Song muốn làm được điều này thì công ty phải có những biện pháp khoa học và thuận tiện để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ Và để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tổ chức hạch toán chính xác đảm bảo công việc dễ dàng không tốn kém nhiều công sức, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở côngdụng kinh tế cảub nguyên vật liệu đối với qúa trình sản xuất sản phẩm. Vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại: tôn, thép, nhôm - Nguyên vật liệu phụ: que hàn, đinh, sơn bulông, ốc, vít các loại - Nhiên liệu: đất đèn, ga ôxy, xăng - Phế liệu thu hồi: Phôi tôn, thép... trong quá trình gia công các chi tiết sản phẩm . Cách phân loại trên giúp cho công ty đánh giá được vai trò của từng loại nguyên vật liệu để từ đó xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất. Hơn nữa cách phân này định giá sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính 1 cách dễ dàng và xác định chi phí giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ được chính xác hơn. 1.2. Công tác quản lý vật liệu ở công ty: Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong quá trình hoạt động, công ty phải thực hiện quản lý tốt nguyên vật liệu. Công tác quản lý vật liệu tại công ty được thể hiện qua các công việc sau: Một là, tổ chức hệ thống kho tàng: Vật tư ở công ty được tổ chức bảo quản ở 2 kho phù hợp với tính chất của vật liệu và với nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu và sản xuất sản phẩm: + Kho 1: Bảo quản các loại nguyên vật liệu chính. + Kho 2: Bảo quản các loại nguyên vật liệu có tính chất dễ cháy nổ. + Kho 3: Vật liệu phụ, phụ tùng thay thế. ở mỗi kho, thủ kho được trang bị đầy đủ phương tiện cân, đo, đong, đếm. ở các xí nghiệp, phân xưởng của công ty cũng có các kho riêng và do thống kê phân xưởng quản lý. Đây là những kho nhỏ có tính chất tạm thời giữ vật tư mà xí nghiệp phân xưởng nhận về chưa đưa vào sản xuất, sau đó vật tư được giao cho các tổ, đội sản xuất. Hai là, công ty còn xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Đây cũng là biện pháp quan trọng để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu. Phòng thiết kế ôtô và máy công trình có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, sản phẩm dựa trên định mức kinh tế kĩ thuật đã quy định chung của nhà nước. Như vậy, khi các phân xưởng, xí nghiệp có nhu cầu về vật tư thì thống kê phân xưởng, xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu vật tư do tổ trưởng phân xưởng, xí nghiệp đề nghị sẽ lên phòng kế toán yêu cầu viết phiếu xuất vật tư. Ba là, công ty giao trách nhiệm cho các thủ kho. Các thủ kho ngoài việc quản lý, bảo quản tốt vật tư còn phải cập nhật số liệu vào sổ sách về mặt số lượng, tình hình biến động của từng thứ vật liệu, kiểm kê kho hàng đồng thời có trách nhiệm phát hiện và báo cáo lên phòng kế toán các trường hợp vật liệu tồn đọng trong kho làm ứ đọng vốn giảm khả năng thu hồi vốn sản xuất của công ty. 2. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty: Tính giá là 1 khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán. Việc tính giá nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ, hợp lý thì mới biết được chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh trong qúa trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm. Tại Công ty cơ khí ô tô 1- 5, thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. 2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: - Đối với NVL mua trong nước thì giá thực tế nhập bao gồm giá ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) các chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí cho nhân viên thu mua. - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Giá thực tế nhập kho bao gồm tổng giá trị thanh toánvới người bán cộng (+) thuế nhập khẩu cộng (+) chi phí thu mua - Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập bằng giá bán phế liệu trên thị trường. 2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: ở công ty, nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp hệ số giá: Hệ số giá NVL = tổng giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Tổng giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trongkỳ Giá thực tế VL xuất kho = Tổng giá hạch toán NVL xuất trong kỳ x Hệ số giá NVL Phương pháp này tương đối phù hợp với việc tính giá nguyên vật liệu ở 1 công ty có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, xuất dùng thường xuyên. 3. Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty: 3.1. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu. a. Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng ĐHSX lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu. Hàng tháng sau khi nhân viên tiếp liệu mang vật tư về, bộ phận KCS sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sau khi đã đối chiếu hoá đơn mua hàng. Hoá đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trưởng phòng kế toán và phòng KCS. Sau đó phòng ĐKSX căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các phòng ban: Một liên lưu ở phòng ĐHSX, một liên giao cho thủ kho (khi nhập hàng) để vào thẻ kho, định kỳ 3 hoặc 5 ngày kế toán vật liệu xuống lấy phiếu nhập cùng thẻ kho để tính giá và đối chiếu. Một liên đính kèm với hoá đơn của người bán. Hàng ngày (định kỳ), kế toán thanh toánvới người bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với người bán (bên có TK 331), cuối tháng vào NKCT số 5. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư ghi số lượng thực nhập, quy cách, chủng loại, mã kí hiệu.. và cùng người giao hàng kí vào 2 bản. Nguyên vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư và an toàn trong bảo quản, cháy nổ. Biểu 2.2. Mẫu số 01GTKT-3LL Hoá đơn GTGT GT: 199 - B Liên 2( giao cho KH) No: 011246 Ngày 4-3-2004 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp vật tư Đông Anh Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - Hà Nội Điện thoại Mã số Họ tên người mua: Ông Huỳnh Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1 -5 Số tài khoản Hình thức thanh toán: Trả chậm Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - HN Mã số thuế: 0100104073-1 STT Tên VT, hàng hoá ĐVT Số lượng (kg) Đơn giá (VNĐ/kg) Thành tiền (VNĐ) 1 Thép ống F26,6 m 250 11.200 2.800.000 2 Tôn 3 ly m 6.000 4.500 27.000.000 3 Tôn 10 ly chịu nhiệt kg 300 8.450 2.535.000 Cộng 32.335.000 Thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.615.750 Tổng số tiền thanh toán 33.950.750 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu chín trăm năm mươi nghìn bảy trăm năm mươi đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (kí) (kí) (kí) Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài thì có hoá đơn sau: Biểu 2.3: Huyndai Corporation Ltd. Seul, Hàn Quốc. Hoá đơn Hợp đồng số: New 2KY053/Ref.000218/AMC 1-5. Hoá đơn số: 2004 EX 0326 Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1-5 Ngày 12 - 3- 2004 Vận chuyển từ Seul, Hàn Quốc đến Việt Nam Stt Tên VT Số lượng ĐVT Đơn giá (USD) Thành tiền VNĐ 1 Sơn 189 Kg 189 Kg 9 1.701 25.719.120 2 Nước làm mát 163 Kg 9,5 1.548,5 23.413.320 Thuế nhập khẩu 3% 97,485 1.473.973 Tổng giá trị: 3346,985 50.606.413 Công ty Huyndai Công ty AMC 1-5 Kí Kí Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, phòng ĐHSX căn cứ vào HĐ GTGT lập phiếu nhập kho (chỉ ghi số lượng). Biểu 2.4 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05 - VT Ngày 6 - 3 - 2004 QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1-5 Căn cứ vào hoá đơn số 011246 ngày 4 - 3 - 2004 của xí nghiệp Vật tư Đông Anh. Biên bản kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Nguyễn Duy Mạnh - Phòng ĐHSX - trưởng ban. 2. Ông Nguyễn Quang - Phòng KCS - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Tên VT ĐVT Phương thức KK Số lượng dtừ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng thực tế kn Số lượng đúng phẩm chất Số lượng sai phẩm chất 1.Thép ống F26,6 m đo 250 250 250 0 2.Tôn 3 ly m đo 6000 6000 6000 0 3.Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg cân 300 300 300 0 Kết quả kiểm nghiệm: đều đúng quy cách, phẩm chất. Trưởng ban Uỷ viên Uỷ viên Biểu 2.5 Mẫu số 91 - VT Công ty cơ khí ôtô 1-5 QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Số 270 Phiếu nhập kho Ngày 6 - 3- 2004. Họ tên người giao:Ông Huỳnh. Địa chỉ: Phòng ĐHSX Theo biên bản kiểm nghiệm VTsố 22/3 của phòng KCS. Nhập tại kho 1 (NVL chính). Stt Tên VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú thực nhập Chứng từ 1 Thép ống F26,6 m 250 250 2 Tôn 3 ly m 600 6000 3 Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg 300 300 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao Thủ kho Thủ trưởng đơn vị b. Đối với nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng thiết kế máy công trình và thiết kế ôtô, thống kê phân xưởng lên phòng kế toán đề nghị bộ phận viết phiếu xuất vật tư. Bộ phận này lập phiếu xuất thành 2 liên. Liên 1: đưa cho người lĩnh vật tư để xuống kho vật tư, liên này phải có chữ ký của bộ phận viết phiếu xuất và chữ kí của kế toán trưởng. Liên 2 phải có chữ kí của lĩnh vật tư, liên này gửi xuống đơn vị nhận vật tư. Sau khi nhận vật tư người lĩnh vật tư sẽ đưa cho thủ kho liên 1 và ghi vào thẻ kho số thực nhập. Liên này phải có chữ kí của người nhận vật tư và thủ kho. Định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra và nhận phiếu xuất kho. Biểu 2.6 Phiếu xuất kho Số 277. Ngày 4 - 3 -2004 Họ tên người nhận: Trạm trộn 91. Đơn vị: Cơ khí. Lý do xuất: làm móng thép . Xuất tại kho: 1 Stt Tên VT Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Tôn 3 ly m 1200 1200 Phụ trách cung tiêu KTT Bxuất phiếu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng Kí Kí Kí Kí Kí Kí Trường hợp vật liệukém phẩm chất không đảm bảo chất lượng sản phẩm, theo lệnh của giám đốc, phòng kinh tế thị trường thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng làm 3 liên. Công ty kiểm trra ký duyệt thanh toán rồi đưa liên 2 cho khách hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất vật tư giao cho khách hàng và cùng khách hàng kí vào liên 3. Liên 1 lưu ở phòng Kt - TT, liên 3. Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư tính thành tiền và ghi sổ. Biểu 2.7 Hoá đơn GTGT Liên 3 (ghi sổ) Ngày 10 tháng 03 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty cơ khí ôtô 1-5 Địa chỉ: TTĐA - HN Điện thoại: Mã số thuế: 0100704073 - 1 Họ tên người mua: Trần Hùng Địa chỉ: Công ty TNHH Đông Hà Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Stt Tên hàng, VT Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép F 27 m 9 9.000 81.000 Cộng tiền hàng 81.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuê GTGT 4.050 Tổng giá thanh toán 85.050 Bằng chữ: Tám mươi lăm ngàn không trăm năm mươi đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thủ kho Kí Kí Kí Kí 2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ôtô 1-5 Do đặc điểm đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu thường xuyên nên công ty lập sổ danh điểm nguyên vật liệu theo cách phân loại theo công dụng và vai trò của nguyên vật liệu. Tuy nhiên lập sổ như thế còn nhiều hạn chế, chưa khoa học. Sổ danh điểm nguyên vật liệu, Kho 1 (NVL chính). Số thẻ Tên vật liệu 1 Tôn d4 2 Tôn 10 ly 3 Tôn 3 ly 4 Thép F 26,6 Công ty sử dụng phương pháp giá hạch toán và hạch toán chi tiết theo hình thức sổ số dư Sơ đồ 2.3: Sơ đồ khái quát hạch toán chi tiết NVL liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Bảng tổng hợp N-X-T Bảng kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sổ số dư được lập theo cách phân loại nguyên vật liệu (từng kho). ở kho: Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu, thủ kho đánh số danh điểm vào thẻ kho. Thẻ kho được lập từ đầu năm và được đánh số thứ tự theo sổ danh điểm nguyên vật liệu. Định kỳ 5 hoặc 7 ngày. Thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất cho kế toán và cuối tháng vào sổ số dư. Trên thẻ kho còn ghi giá hạch toán cho từng loại vật liệu. Biểu 2.8 Thẻ kho Lập ngày 1-1-2004 Tên nhãn hiệu, quy cách VT: Tôn 3 ly Đơn vị tính: Kg Giá hạch toán: 4500đ/kg Tờ thẻ số 3 Ngày N-X chứng từ Ntháng Diễn giải Số lượng Xác nhận của KT 3 hiệu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tháng 3-2002 3.000 270 6-3 Xí nghiệp VT Đông Anh 6000 9000 277 4-3 Trạm trộn 91-cơ khí 1.200 7.800 379 8-3 Trạm trộn 84-cơ khí 1.700 6.100 315 18,3 Công ty CPTM Hà Anh 2000 8.100 ở phòng kế toán: Định kỳ 5 hoặc 7 ngày nhận được chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu, kế toán vật tư định khoản, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với phiếu nhập - xuất vật liệu, và tính giá cho từng phiếu nhập - xuất - theo giá hạch toán, ghi vào bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu (biểu 2.9).Cuối tháng tính tiền trên sổ số dư do thủ