Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng tại Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh

cái (Trích) Tài khoản: 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 01/12/2007 Đến ngày 31/12/2007 ĐVT : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ ... ... 01/12 HĐ 44164 01/12 Bán thuốc cho Cty Dược Hải Dương 131 52.820.000 01/12 HĐ 44165 01/12 Bán thuốc NT Hàng Quyền 111 8.944.286 02/12 HĐ 44169 02/12 Công ty Dược Thái Nguyên 1311 4.100.000 . 03/12 HĐ 44174 03/12 Công ty Dược Yên Bái 111 4.656.000 . 31/12 31/12 K/c doanh thu 911 704.078.198 Cộng 704.078.198 704.078.198 Ngày.. tháng.. năm .. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Biểu 09 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội nhật ký bán hàng (Trích) Từ ngày 1/12/2007 Đến ngày 31/12/2007 ĐVT :Đồng NT GS Chứng từ Khách hàng TK đ/ư Phát sinh có SH NT 5111 33311 01/12 HĐ 44164 01/12 Công ty Dược HảI Dương 1311 52.820.000 5.282.000 01/12 44165 01/12 NT Hằng Quyền- Sơn La 111 9.893.714 989.371 01/12 HĐ 44166 01/12 Công ty Dược Phú yên 1311 5.197.803 519.780 01/12 HĐ 44167 01/12 Cty CP Dược Hưng yên 111 16.793.745 1.679.374 02/12 HĐ 44169 02/12 Công ty Dược TháI Nguyên 1311 4.100.000 410.000 03/12 HĐ 44174 03/12 Công ty Dược Yên Bái 111 4.656.000 465.600 .. Cộng 704.078.198 77.407.819 Ngày 31. tháng 12. năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) 2.2.3 . Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.3.1. Kế toán chiết khấu thương mại Hiện nay Công ty không thực hiệnchính sách chiết khấu bán hàng mà chỉ thực hiện chính sách giảm giá hàng bán đối với khách hàng mua với số lương lớn 2.2.3.2. Kế toán giảm giá hàng bán Giảm giá hàng bán là khoản tiền được công ty chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thỏa thuận vì lý do sản phẩm, hàng hoá của công ty kém phẩm chất không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế hoặc hàng bán chậm. Khi phát sinh khoản giảm giá hàng bán, phòng kinh doanh của công ty cùng với khách hàng phải lập Biên bản giảm giá hàng bán. Căn cứ vào biên bản này kế toán kê khai điều chỉnh thuế đầu ra cho thích hợp. Khoản giá giảm công ty sẽ trả cho khách hàng trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng hoặc trừ vào số nợ của khách hàng. Tài khoản sử dụng: Các khoản giảm giá hàng bán được phản ánh vào tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán và chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ sau khi đã có Hóa đơn bán hàng. Trong kỳ hạch toán, khoản giảm giá hàng bán phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán. Cuối kỳ, kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán vào tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ. Tài khoản 532 được chi tiết như sau: TK 5321- Giám giá hàng bán: Hàng hoá Quy trình nhập liệu: Căn cứ vào Biên bản giảm giá do phòng kinh doanh lập, kế toán tiến hành nhập dữ liệu trên máy tính như sau: Trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” chọn Phiếu kế toán (Phụ lục) Số chứng từ, ngày chứng từ Tài khoản 5321, 131 Diễn giải Số phát sinh: Kế toán nhập số phát sinh nợ vào cột phát sinh nợ tại dòng của Tài khoản 5321 hoặc 5322 và 3331. Sau khi nhập số hiệu tài khoản 131 Chương trình sẽ tự động cập nhật số phát sinh vào cột phát sinh có tại dòng tài khoản 131, Sau khi nhập các thông tin có liên quan, kế toán kích vào nút Lưu, máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 5321, 5322 theo định khoản sau: Nợ TK 5321, Nợ TK 3331 Có TK 131 Trong trường hợp công ty trả khoản giảm giá cho khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, thì sau khi nhập Phiếu kế toán trên, kế toán phải nhập Phiếu chi hoặc Giấy báo có của ngân hàng theo định khoản: Nợ TK 131 Có TK 1111, 1121... Số liệu vừa nhập sẽ được chương trình tự động kết chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu, kế toán vốn bằng tiền. Ví dụ: Trong tháng 12 phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán cho Công ty CP Dược TháI Nguyên. Căn cứ vào biên bản giảm giá do phòng kinh doanh lập kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ xử lý số liệu và điền vào các sổ liên quan. Biểu 10 Biên bản giảm giá hàng bán Người yêu cầu giảm giá: Công ty CP dược TháI Nguyên Hoá đơn được giảm giá: Hoá đơn GTGT số 44169 ngày 02/12/2007 STT Tên hàng ĐVT Lý do giảm ĐG HĐ Số lượng Tỷ lệ giảm giá(%) Thành tiền 1 Lục vị ẩm Hộp Hàng bán chậm 3.050 1.000 10 305.000 2 Bổ tỳ Hộp Hàng bán chậm 10.500 100 10 105.000 Cộng 410.000 Ngày 30 tháng 12 năm 2007 Người yêu cầu Phó phòng kinh doanh Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 11 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) TK 5321– Giảm giá hàng bán: Hàng hóa Từ ngày 01/01 /2007 Đến ngày 31/12/2007 ĐVT: Đồng NT GS Chứng từ TK Số phát sinh Ngày Số Diễn giải ĐƯ Nợ Có 01/12 01/12 PKT1 Công ty Dược HảI Dương 1311 230.000 . 30/12 30/12 PKT5 Công ty CP dược Nam Định 1311 410.000 31/12 31/12 PKT KC 5321 -> 5111 5111 11.850.876 Cộng 11.850.876 11.850.876 Số dư cuối kỳ Ngày tháng . năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu 2.2.3.3 Kế toán hàng bán bị trả lại Chứng từ sử dụng: Trong trường hợp hàng đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do không đúng theo hợp đồng; hàng bán quá hạn sử dụng mà không thương lượng với khách hàng được hoặc cửa hàng trả lại do hàng không tiêu thụ được sẽ phát sinh khoản hàng bán bi trả lại. Khi trả lại hàng, khách hàng phải lập Phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về và Hoá đơn ghi rõ lý do trả lại hàng. Hàng hoá bị trả lại phải qua ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại bao gồm cán bộ phòng kinh doanh, thủ kho, kế toán, cán bộ phòng kiểm tra chất lượng. Ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại sẽ lập biên bản kiểm nghiệm và viết Phiếu nhập hàng bị trả lại hoặc ký xác nhận luôn vào “ Phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về kiêm biên bản nhập lại hàng” Tài khoản sử dụng: TK 531- Hàng bán bị trả lại. Tài khoản này được chi tiết như sau: TK 5311- Hàng bán bị trả lại: Hàng hoá Quy trình nhập liệu: Trong phân hệ kế toán “Hàng tồn kho”, chọn Phiếu nhập hàng bán bị trả lại và tiến hành nhập số liệu: Ngày, số chứng từ, số seri ; Mã khách công nợ; Diễn giải ;Mã nhập xuất (tài khoản đối ứng); Mã hàng (chương trình tự động lên tên, đơn vị tính của hàng bị trả lại); Thuế suất, tài khoản thuế. Chương trình sẽ tự động lên tài khoản trả lại, tài khoản kho, tài khoản giá vốn. Do công ty tính giá vốn theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên khi nhập hàng bán bị trả lại có hai trường hợp như sau: Trong trường hợp hàng bán ra tháng trước bị trả lại tháng này, kế toán phải nhập lại với giá vốn của tháng trước do đó phải dùng Phiếu nhập hàng bán bị trả lại với giá vốn đích danh. Để biết giá vốn bán ra cần lọc lại chứng từ khi bán hàng, xem lại giá và gõ lại giá này vào phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Trong trường hợp hàng bán ra và bị trả lại trong cùng một tháng, giá vốn nhập lại bằng giá vốn trung bình của tháng đó. Giá trung bình này do máy tự động tính toán và cập nhật cho cả các phiếu nhập hàng bán bị trả lại vào cuối tháng. Sau khi kế toán thực hiện nhập phiếu nhập hàng bán bị trả lại, chương trình sẽ tự động cập nhật số liệu vào các phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu... để lên các báo cáo, sổ chi tiết công nợ với người mua, báo cáo Nhập xuất tồn, kho nhật ký chung, nhật ký bán hàng, sổ cái tài khoản theo định khoản sau: + Giảm doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 5311 Nợ TK 3331 Có TK 1111, 131 + Giảm giá vốn: Nợ TK 155, 156 Có TK 632 + Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại làm giảm doanh thu thuần Nợ TK 5111 Có TK 531 Ví dụ: Trong tháng 12 phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng Biểu 12 Phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về ( Kiêm biên bản kiểm nhập lại hàng) Nơi trả về: Nhà thuốc Hằng Quyền Tháng 12 năm 2007 Khiếu nại chất lượng Quyết định nhập lại Số TT Tên sản phẩm SKS HD Đvt Số lượng Tình trạng, nguyên nhân SL nhập SL không nhập 1 Bobina Lọ 135 Hàng bán chậm. 135 2 xịt mũi PV Lọ 150 Hàng bán chậm. 150 Cộng Ngày 11 tháng 12 năm 2007 Người khiếu nại Ngày 30 tháng 12 năm 2007 Thành phần nhập lại Stt Họ và tên Chức vụ Ký tên 1 Hoàng Thị Rược Phó phòng kinh doanh 2 Đỗ Duy Huyền Thủ kho 3 Trần Thanh Mai Kế toán 4 Trần Hồng Minh Theo dõi hàng nhập lại Căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm do Ban kiểm nghiệm lập, phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu nhập kho thành 3 liên: 1 liên do phòng kinh doanh thu, 1 liên do kế toán hàng tồn kho lưu để nhập số liệu vào máy tính, 1 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho. Đơn giá của lượng hàng bị trả lại chính là giá vốn của đơn vị thành phẩm lúc xuất kho cho tiêu thụ. Căn cứ vào phiếu nhập kho này, kế toán tiến hành nhập trên phiếu nhập hàng bị trả lại trong phân hệ kế toán “Bán hàng” Biểu 13 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội MS: 01-VT QĐ số 15/2006/QĐ/BTC Ngày 20/03/2006 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 25 tháng 12 năm 2007 Số:87 Nợ:.156......... Có::632......... Họ tên người giao hàng: Nhà thuốc Hằng Quyền Theo........... số........... ngày........ tháng.......năm 2007 Của....( Khách hàng công ty nhập lại) Nhập tại kho: Công ty Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Bobina Lọ 135 135 15.752 2.835.360 2 xịt mũi PV Lọ 250 250 12.635 3.168.750 Cộng 6.004.110 ( Sáu triệu không trăm linh bốn ngàn một trăm một đồng chẵn) Nhập ngày 25 tháng 12 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 14 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) TK 5311 - Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/12 /2007 Đến ngày 31/12/2007 ĐVT: Đồng NT GS Chứng từ TK Số phát sinh SH Ngày Diễn giải đ/ư Nợ Có .. 25/12 PN 87 25/12 Nhập lại hàng Nhà thuốc Hằng Quyền 131 6.004.110 .. 31/12 PN 91 31/12 Nhập lại hàng Q20- GiảI Phóng 131 146.577 31/12 31/12 KC 5311 -> 5111 5111 9.400.744 Cộng 9.400.744 9.400.744 Số dư cuối kỳ Ngày tháng . năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu 2.2.4. Kế toán quá trình thanh toán với khách hàng Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hưởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, cần thiết phải tổ chức kế toán tình hình thanh toán với khách hàng. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay :bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán phải cập nhật cả 2 chứng từ: Hoá đơn bán hàng và Phiếu thu tiền (hoặc giấy báo có của ngân hàng). Việc khử chứng từ trùng (lựa chọn thông tin từ các chứng từ chứa thông tin giống nhau của cùng 1 nghiệp vụ) sẽ do chương trình tự động thực hiện. Trong trường hợp bán hàng trả chậm: Kế toán sử dụng Tài khoản 131-Phải thu của khách hàng. Sau khi nhập liệu cho “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”, chương trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, số cái tài khoản 131 (Biểu 15,16) theo định khoản sau: Nợ TK 131 Có TK 5112 Khi khách hàng thanh toán, kế toán tiến hành nhập liệu cho “Phiếu thu tiền mặt”, sau đó chương trình tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái Tài khoản 131 theo dịnh khoản sau: Nợ TK 1111 Có TK 131 Sổ chi tiết công nợ: Sổ này được mở riêng cho từng khách hàng để theo dõi các khoản nợ của khách hàng theo từng hóa đơn và tình hình thanh toán của khách hàng. Số liệu chi tiết và tổng hợp của sổ này sẽ được máy tính cập nhật vào Sổ cái tài khoản 131 và Bảng cân đối phát sinh công nợ. Khi muốn in ra sổ chi tiết của khách hàng nào, kế toán vào phân hệ Bán hàng- Công nợ phải thu. Chọn menu Báo cáo công nợ phải thu và kích chuột vào Sổ chi tiết của một khách hàng và đánh mã khách hàng tại ô mã khách. Màn hình sẽ hiển thị Sổ chi tiết tương ứng với mã khách đó và cho phép in ra khi có lệnh. Biểu 15 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ chi tiết công nợ (Trích) Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Khách hàng: Bắc- Hiệu thuốc TX Bắc Ninh Từ ngày đến ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư nợ đầu kỳ: 10.000.500đ NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 40.256.000 02/12 PT 4 02/12 Thanh toán tiền hàng 1111 6.898.000 03/12 HĐ44187 03/12 Mua hàng 5111 585.848 03/12 HĐ44187 03/12 VAT 10% 33311 58.585 04/12 PT 37 04/12 Thanh toán tiền hàng 1111 4.010.000-. 06/12 HĐ44973 06/12 Mua hàng 511 3.645.454 06/12 HĐ44973 06/12 VAT 10% 33311 364.545 Cộng 38.623.000 48.596.000 Số dư cuối kỳ 30.283.000 Ngày tháng . năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 16 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Từ ngày01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư nợ đầu kỳ: 154.647.700đ NT GS Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/12 01/12 PT58 Cty Dược HảI Dương Mua hàng 5111 52.820.000 VAT 10% Mua hàng 3331 5.282.000 02/12 02/12 PT 59 Bắc- NT TX Bắc Ninh Thanh toán tiền hàng 1111 6.898.000 02/12 02/12 PT 68 NT Hằng- Quyền, Sơn la Thanh toán tiền hàng 1111 2.590.000 03/12 03/12 PT 20 Bắc- NT TX Bắc Ninh Thanh toán tiền hàng 1111 4 60.000 . . 06/12 06/12 HĐ44973 Bắc- NT TX Bắc Ninh Mua hàng 511 3.645.454 06/12 06/12 HĐ44973 Bắc- NT TX Bắc Ninh Mua hàng 3331 182.273 06/12 06/12 HĐ44974 Bích - Quầy 9 CTD Cao Bằng Mua hàng 511 2.335.454 06/12 06/12 44974 Bích - Quầy 9 CTD Cao Bằng Mua hàng 3331 116.773 Cộng 770.454.217 599.658.500 Số dư cuối kỳ 328.443.417 Ngày tháng . năm.. 2.2.5. Kế toán thuế GTGT Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh là đơn vị sản xuất kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tất cả các mặt hàng công ty tiêu thụ đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: hầu hết thành phẩm của công ty chịu mức thuế suất 5%, các hoá chất chịu mức thuế suất 10%. Để hạch toán thuế GTGT, chương trình phần mềm Fast đã thiết kế các bảng kê và tờ khai thuế phù hợp với biểu mẫu do Bộ Tài Chính quy định. Cuối mỗi tháng, khi có lệnh chương trình sẽ cho phép kết xuất in ra Bảng kê chứng từ hàng hoá mua vào, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, Tờ khai thuế GTGT và sổ cái Tài khoản 3331-Thuế GTGT phải nộp để kế toán làm căn cứ , cơ sở pháp lý thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra Nội dung: Kê khai các hoá đơn GTGT của thành phẩm bán ra theo các nội dung: ký hiêu hoá đơn, số hoá đơn, ngày tháng năm phát hành hoá đơn, tên người mua, mã số thuế, doanh số bán ra, thuế GTGT. Tác dụng: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa bán ra được in ra vào cuối tháng làm căn cứ xác định số thuế GTGT đầu ra phải nộp trong kỳ của đơn vị Sau khi nhập liệu và tiến hành lưu vào hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, chương trình sẽ tự động chuyển các thông tin cần thiết vào Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Nội dung: Kê khai các hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào trong tháng về ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, ngày tháng năm phát hành hóa đơn, tên người bán, mã số thuế , doanh số mua vào chưa có thuế, thuế GTGT đầu vào. Tác dụng: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào được in ra vào cuối tháng làm căn cứ xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và là cơ sở pháp lý để cơp quan thuế tiến hành điều tra khi cần thiết. Thông tin về các hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào được khai báo khi kế toán nhập liệu cho Phiếu chi (đối với các khoản chi thanh toán bằng tiền mặt) hược Phiếu kế toán (đối với các khoản chưa thanh toán cho người bán) hược Hoá đơn mua hàng (đối với các khoản mua vật tư, công cụ dụng cụ có liên quan đến quá trình sản xuất). Sau khi khai báo xong, chương trình sẽ tự động chuyển dữ kiệu vào Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào. Biểu 17 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Tháng 12 năm 2007 Chứng từ Khách hàng Doanh số mua vào(chưa thuế) Thuế GTGT Mã số thuế Ngày Số 01/12 44164 CT Dược HảI Dương 52.820.000 5.282.000 0800011081-1 01/12 44165 Nhà thuốc Hằng Quyền 9.893.714 989.371 46001031702 Cộng 704.078.198 70.407.819 Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Mỗi một dòng của Sổ cái Tài khoản 3331-Thuế GTGT phải nộp phản ánh số tiền thuế GTGT của một hoá đơn GTGT thành phẩm bán ra. Một hoá đơn GTGT thành phẩm bán ra chỉ được sử dụng cho các thành phẩm có cùng một mức thuế suất. Cuối tháng, sau khi thực kết chuyển thuế GTGT đều vào được khấu trừ, chương trình sẽ tự động tính số thuế GTGT Công ty còn phải nộp dưa trên công thức: Thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ = Thuế GTGT còn phải nộp + Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ - Thuế GTGT đã nộp trong kỳ 2.2.6. Kế toán giá vốn hàng bán a. Phương pháp hạch toán giá vốn hàng xuất bán ở Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Mọi nghiệp vụ nhập xuất thành phẩm đều được phản ánh hàng ngày vào các chứng từ gốc và chuyển cho kế toán tổng hợp để tiến hành nhập liệu vào máy. ở phần khai báo danh mục thành phẩm, kế toán đã đăng ký phương pháp thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng, sau khi đã nhập đầy đủ các phiếu nhập thành phẩm, hàng hoá, thì tiến hành tính giá vốn cho hàng bán. Kế toán vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và chạy “Tính giá trung bình”, sau đó chương trình sẽ tự động tính giá vốn trung bình cho các loại thành phẩm, hàng hoá theo công thức sau: Giá thực tế thành phẩm + Giá thực tế thành phẩm Giá thực tế thành tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Số lượng thành phẩm xuất bán = x phẩm xuất bán trong kỳ Số lượng thành phẩm + Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ nhập trong kỳ b. Quy trình hạch toán Tại phân hệ kế toán tổng hợp, vào thực đơn “Cập nhật số liệu”, trong thực đơn này kích chuột vào thực đơn con “Phiếu kế toán”. Chương trình sẽ lọc ra 5 phiếu kế toán được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình Phiếu kế toán. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập liệu. Kích chuột vào nút mới để bắt đầu vào dữ liệu cho phiếu kế toán. Trong màn hình giao diện Phiếu kế toán, kế toán tiến hành nhập các thông tin sau: Số chứng từ: Được máy tự động đánh số. Mỗi khi nhập một phiếu kế toán mới, chương trình tự động tạo số chứng từ mới bằng số chứng từ cuối cùng cộng thêm một. Tuy nhiên, kế toán có thể sửa lại số chứng từ này trong những trường hợp cần thiết. Ngày hạch toán, ngày lập chứng từ: Phản ánh ngày nhập liệu cho phiếu kế toán. Tài khoản: Nhập số liệu tài khoản nợ, tài khoản có. Phần mềm Fast cho phép kế toán có thể phản ánh bút toán 1 nợ nhiều có hoặc 1 có nhiều nợ trên một phiếu kế toán. Phát sinh nợ VND: Nhập số tiền phát sinh nợ tương ứng với tài khoản ghi nợ Phát sinh có VND: Nhập số tiền phát sinh có tương ứng với tài khoản ghi có. Diễn giải: Ghi nội dung của nghiệp vụ phản ánh trong phiếu kế toán. Ngoài các thông tin trên, thông tin về mã đơn vị được máy tự động hiện thị khi nhập liệu cho phiếu kế toán. Sau khi nhập xong các thông tin, kế toán kích chuột vào nút lưu để máy tự động lưu Phiếu kế toán. Sau khi lưu phiếu kế toán, chương trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ cái các tài khoản có liên quan theo các định khoản: Nợ TK 632 Có TK 155,156 Hàng ngày công ty chỉ theo dõi thành phẩm, hàng hóa về mặt số lượng nhập, xuất trong Sổ chi tiết vật tư và các chứng từ có liên quan. Đến cuối kỳ sau khi giá trung bình được tính, các số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ cái tài khoản 155, 156, 632. Công ty không mở sổ chi tiết để theo dõi giá vốn của từng mặt hàng. Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động để kết chuyển giá vốn hàng bán sang tài khoản 911, sau đó thực hiện lệnh để in ra sổ cái TK 632 Sổ cái Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Phản ánh giá vốn của thành phẩm, hàng hóa xuất bán trực tiếp và gửi bán trong kỳ. Biểu 18 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 ĐVT : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có 01/12 PX19 01/12 Xuất bán dược Hải Dương 155 41.832.000 01/12 PX20 01/12 Xuất bán dược Hải Phòng 155 20.820.000 . . 25/12 PN87 25/12 CTy Dược TháI Nguyên trả lại hàng 155 6.004.110 31/12 PX 82 31/12 Xuất bán dược Sơn La 155 78.912.512 31/12 Kết chuyển Giá vốn hàng bán 911 556.522.144 Cộng 556.522.144 556.522.144 Số dư cuối kỳ Ngày tháng . năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Biểu 19 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 155 – Thành phẩm Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 ĐVT: Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có 01/12 Số dư đầu kỳ 124.843.654 . 01/12 PX19 01/12 Bán hàng Cty Dược HảI Dương 632 41.832.000 01/12 PX20 01/12 Xuất bán dược Hải Phòng 632 20.820.000 03/12 PX25 03/12 Trả hàng trình bày T12/06 632 20.119.964 .. . 25/12 PN80 25/12 Sản phẩm hoàn thành nhập kho 154 10.885.204 25/12 PN87 25/12 Nhập kho hàng bán trả lại 632 6.004.110 31/12 PX 82 31/12 Xuất bán Dược Sơn La 155 78.912.512 Cộng 623.000.254 418.596.000 Số dư cuối kỳ 329.247.908 Ngày tháng . năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) 2.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh 2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng a. Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng tại công ty là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, bao gồm: - Lương nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương. - Chi vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì phục vụ cho việc bán hàng. - Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ. - Chi phí bằng tiền khác: chi tiếp thị, quảng cáo, chiết khấu bán hàng. Ngoài ra, hàng hoá của Công ty là do bộ phận bán hàng tự thu mua để tiêu thụ và khoản chi phí mua hàng phát sinh tương đối nhỏ, do đó, công ty hạch toán luôn khoản này vào trong chi phí bán hàng. b. Tài khoản sử dụng Hiện tại Công ty đang sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản như sau: TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Phí, lệ phí TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. c. Trình tự hạch toán Tuỳ vào từng loại chi phí bán hàng phát sinh mà kế toán vào các phân hệ kế toán có liên quan và tiến hành hạch toán vào tài khoản 641. Đối với khoản chi phí nhân viên bán hàng: Cuối tháng, căn cứ vào Bảng phân tích lương, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho phiếu kế toán để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương theo định khoản sau: Nợ TK 6411 Có TK 334, 3382, 3383, 3384 Sau khi lưu Phiếu kế toán, máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các tài khoản có liên quan. Đối với khoản chi phí vật liệu bán hàng: Khi xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì từ kho cho bộ phận bán hàng, căn cứ vào Phiếu xuất kho kế toán vật tư tiến hành nhập liệu cho cho chứng từ Phiếu xuất kho trong phân hệ Kế toán hàng tồn kho theo định khoản sau: Nợ TK 6412 Có TK 152 (153) Đối với chi phí khấu hao TSĐ dùng cho bộ phận bán hàng: cuối tháng căn cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành nhập liệu cho Phiếu kế toán để phản ánh khoản trích khấu hao TSCĐ theo nghiệp vụ sau: Nợ TK 6414 Có TK 2141 Đối với khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: nếu thanh toán tiền ngay, kế toán lập Phiếu chi rồi căn cứ vào đó tiến hành nhập liệu cho Phiếu chi tiền mặt trong phân hệ kế toán “ Tiền mặt – Ngân hàng” theo định khoản sau: Nợ TK 6417 (6418) Nợ TK 1331 Có TK 1111 Nếu thanh toán chậm, căn cứ vào Hoá đơn của người bán, kế toán nhập liệu cho Phiếu kế toán theo định khoản sau: Nợ TK 6417 (6418) Nợ TK 1331 Có TK 331 Các khoản làm giảm chi phí bán hàng được hạch toán vào các phân hệ kế toán tương ứng theo định khoản ngược lại như sau: Nợ TK 1111, 152... Có TK 641 ( 6411, 6412...) Cuối kỳ chương trình tự động kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 theo định khoản: Nợ TK 911 Có TK 641 ( 6411, 6412) Việc hạch toán CPBH tại công ty do kế toán bán hàng đảm nhiệm. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như Phiếu chi, Phiếu xuất kho vật liệu, Bảng phân bổ lương và BHYT – BHXH, B