Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH (PMC)

doanh nghiệp, TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” có thể mở thêm một số tài khoản cấp II để phản ánh một số nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp. 3.4.2. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 642 Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” như sau: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có - Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. - Các khoản giảm CPQLDN. - Kết chuyển CPQLDN trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quản kinh doanh” hoặc vào bên Nợ TK 142 “Chi phí trả trước”. Cuối kỳ, TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp” không có số dư. TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” có các tài khoản cấp II như sau: + TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: phản ánh chi phí và tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp + TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: phản ánh trị giá vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng vật kiến trúc, máy móc thiết bị . . . + TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. + TK 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, máy móc thiết bị . . . + TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí: phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất, tiền thu trên vốn, các khoản phí . + 6426- Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi + 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước, điện thoại, tiền thuê nhà, tiền thuê ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận văn phòng + 6428- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí trên như chi phí cho hội nghị, tiếp khách, công tác phí, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh 3.4.3. Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: - Tính các khoản thanh toán với nhân viên quản lý, nhân viên bộ phận văn phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6421) Có TK 334 “Phải trả công nhân viên” Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” - Xuất kho vật liệu dùng cho công tác quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp” (6422) Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” - Xuất công cụ dụng cụ đồ dùng văn phòng phân bổ 100%, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423) Có Tk 153 “Công cụ dụng cụ” - Trường hợp xuất công cụ dụng cụ, vật liệu quản lý có giá trị lớn, loại phân bổ nhiều lần, kế toán tiến hành phân bổ dần hàng kỳ như sau: + Khi xuất dùng: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” Có TK 153 “ Công cụ dụng cụ” + Khi phân bổ dần chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423) Có TK 142 “Chi phí trả trước” - Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ phân bổ co chi phí doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6424) Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ” - Khi tính thuế nhà đất, thuế trước bạ, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6425) Có TK 333 “Thuế và các khoản thanh toán với NSNN” - Khi phát sinh các khoản lệ phí: Phí cầu đường . . . kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6435) Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có 331 “Phải trả người bán” - Các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426) Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Có TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” - Khi phát sinh các chi phí dịch vụ thuê ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427) Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có 331 “Phải trả người bán” -Trường hợp sửa chữa TSCĐ, thiết bị quảng cáo doanh nghiệp chưa xác định tự làm hay thuê ngoài, kế toán ghi: + Khi trích trước, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428) Có TK 335 “Chi phí phải trả” + Khi chi phí sửa chữa phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 335 “Chi phí phải trả” Có TK 331 “Phải trả người bán” Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” - Khi phát sinh các chi phí hội nghị, tiếp khách công tác phí, chi phí đào tạo cán bộ, các chi phí bằng tiền thuộc phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp ngoài cấc khoản chi phí trên, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428) Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” - Cuối kỳ, kế toán tổng hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp rồi kết chuyển vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả: Nợ TK 911 “Xấc định kết quả kinh doanh” Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Nếu đơn vị có chu kì sản xuất kinh doanh dài, trong kì không có sản phẩm tiêu thụ, ghi: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” (1422) Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Trình tự kế toán tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau: TK 334, 338 . . . TK 911 TK 142 Đơn vị có chu kì SXKD dài TK 111, 112, 331 33331 Chi phí dự phòng TK 133 Chi phí khác bằng tiền chi phí DV mua ngoài Thuế VAT được khấu trừ trong kì không có sản phẩm tiêu thụ K/c khi có tiêu thụ TK 642 Tính tiền lương, BHXH, BHYT của nhân viên quản lý TK 152, 153, 335 Chi phí CCDC, đồ dùng văn phòng TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 333 Thuế, phí, lệ phí TK 139, 159 Cuối kì K/c CP QLDN sang TK 911 Sơ đồ hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp Cuối kỳ K/c CP QLDN sang TK 911 Thuế, phí, lệ phí TK 333 CP khấu hao TSCĐ TK 214 Chi phí CCDC, đồ dùng văn phòng TK 152, 153, 335 . . . Tính tiền lương, BHXH, BHYT của nhân viên QL TK 642 3.4.4. Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp: Được tiến hành chi tiết theo yếu tố. Việc tổ chức ghi sổ và trình tự luân chuyển chứng từ tương tự chi phí bán hàng. Các sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi thêm khoản mục chi phí so với chi phí bán hàng. Đó là chi phí dự phòng, chi phí về thuế, lệ phí. 4. Các hình thức sổ kế toán để thực hiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Các doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh để lựa chọn một trong bốn hình thức hạch toán: Nhật kí chung, Nhật kí - Sổ cái, Chứng từ - ghi sổ, Nhật kí chứng từ. Trình tự hệ thiống hoá thông tin của các hình thức như sau: Nhật kí chung Chứng từ kế toán Nhật kí đặc biệt Nhật kí chung Sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số PS Báo cáo kế toán Định kì Chứng từ kế toán Nhật kí sổ cái Báo cáo kế toán Nhật kí sổ cái Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật kí sổ cái Nhật kí Chứng từ Chứng từ kế toán Bảng phân bổ Nhật kí - chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng kê Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ chung Sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số PS Báo cáo kế toán Chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối kỳ. Đối chiếu so sánh Phần II Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty TNHH (PMC) 1. Đặc điểm chung về Công ty TNHH (PMC) - Thủ quỹ : Đảm nhiệm việc xuất nhập tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu số dư tiền mặt ở sổ quỹ với lượng tiền mặt thực có ở quỹ. 1.2 Hệ thống chứng từ Các chứng từ ở công ty bao gồm nhiều loại: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giáy báo có của ngân hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán tiền lương, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tài sản cố định Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ và phản ánh chúng trên máy vi tính 1.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán mới phù hợp với đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu. Các TK cấp I được sử dụng là: Loại I gồm: TK 111, 112, 113, 128, 131, 133, 136, 139, 141, 142, 144, 152, 153, 154, 155, 156, 157. Loại II gồm: 211, 213, 214, 222, 241, 244. Loại III gồm: 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341, 342. Loại IV gồm: 411, 413, 414, 421, 431, 441. Loại V gồm: 511, 532 Loại VI gồm: 621, 622, 627, 632, 641, 642. Loại VII gồm: 711, 721. Loại VIII gồm: 811, 821. Loại IX gồm: 911 1.4. Hệ thống sổ và hình thức sổ kế toán Hiện nay công ty TNHH (PMC) đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký - sổ cái trên phần mềm máy tính và hệ thống tài khoản trên phần mềm máy tính và hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định 1141/CĐKT ngày 01/01/1995 để theo dõi, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh các đơn vị. - Do phòng kế toán công ty được trang bị máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán nên công việc được giảm nhẹ đi rất nhiều, chủ yếu do máy tính thực hiện. ở phòng kế toán, trên cơ sở các chứng từ hàng ngày, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, của chứng từ vào máy. Máy vi tính sẽ tự sử lý thông tin, tự ghi chép vào các sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp. Cuối kỳ, kế toán lập các bút toán kết chuyển (bút toán khoá sổ) và nhập vào máy, máy tự xử lý và hoạch toán trên các sổ kế toán. 1.5. Hệ thống báo cáo kế toán Công ty hiện đang sử dụng các loại báo cáo kế toán như: - Bảng cân đối kế toán - Kết quả hoạt động kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính 2. Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công tyTNHH (PMC) ở công ty TNHH (PMC), kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được giao cho một nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ cao đảm nhiệm. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận kế toán này là. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán và chi phí quản lý doanh nghiệp, xem xét các khoản chi có đúng chế độ kế toán không và ghi chép phản ánh số phát sinh hàng ngày vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Tính toán chi phí và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp đã tập hợp được cho các đối tượng chịu chi phí. Để thấy rõ hơn tình hình hoạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty, ta xem xét lần lượct các vấn đề sau: 2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH bao gồm nhiều loại: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, các chứng từ về tiền lương, về khấu hao TSCĐ, phiếu xuất kho, khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán liên quan tiến hành lập chứng từ. Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ và phản ánh chúng trên máy vi tính. Máy sẽ tự động phản ánh trên các sổ kế toán tổng hợpvà kế toán chi tiết (các bảng kê chứng từ ) chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi tiến hành phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí. Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp được luân chuyển qua các khâu hợp lý theo sự phân công và bố chí của kế toán trưởng. Cuối cùng được lưu trữ và bảo quản theo chế độ lưu trữ của Nhà nước. Ví dụ: Khi có chứng từ đề nghị thanh toán tiền điện thoại tại văn phòng công ty đã được giám đốc và kế toán trưởng duyệt, kế toán tiền mặt lập phiếu chi thành hai liên và chuyển qua thủ quỹ một liên, còn kế toán giữ lại một liên để ghi sổ kế toán. Sau đó, kế toán tiền mặt chuyển chứng từ cho kế toán chi phí. Kế toán chi phí kiểm tra tính hợp lệ, chúng được lưu lại ở bộ phận kế toán tiền mặt. Quá trình xử lý chứng từ trong điều kiện áp dụng máy vi tính có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Dữ liệu đầu vào :( Chứng từ gốc) - Nhập các chứng từ CPBH, CPQLDN, - Các bút toán giảm trừ chi phí - Các bút toán kết chuyển chi phí. - Các tiêu thức cơ phân bổ CPBH, CPQLDN Khai báo thông tin đầu ra Cho máy vi tính Thông tin đầu ra: - Các sổ kế toán kliên quan: Bảng kê - chứng từ, sổ cái TK 642., 641 - Báo cáo kết quả kinh doanh Máy vi tính thông tin và đưa ra sản phẩm 2.2. Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phín bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH (PMC) 2.2.1 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng Chi phí bán hàng ở công ty TNHH (PMC) bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu bao bì. - Chi phí dụng cụ đồ dùng. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Cước vận tải hàng . - Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác. Như vậy nội dung chi phí bán hàng ở công ty TNHH (PMC) nói chung là đúng theo quy định của nhà nước. Nhưng do điểm đặc thù là công ty xuất nhập khẩu nông sản nên các mặt hàng thường phải trải qua sự kiểm tra, kiểm dịch nhằm đảm bảo chất lượng hàng hoá xuất nhập khẩu. Do vậy khi xác định phạm vi chi phí bán hàng công ty TNHH (PMC) đã bổ sung khoản mục chi phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng vào chi phí bán hàng. Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, phòng kế toán công ty đã sử dụng TK TK 641: “Chi phí bán hàng” Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 “chi phí bán hàng” như sau. Bên nợ: - Phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Bên có: - Phản ánh các khoản giảm chi phí. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh. *Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng Để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí, kế toán công ty đã mở chi tiết các TKcấp II, III như sau: - TK 6411” Chi phí nhân viên”: TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCK phải trả cho nhân viên bán hàng. Trong đó, phòng kế toán mở chi tiết cho từng hoạt động như sau: Tk 64111 “Chi phí nhân viên làm hàng NK” TK 64112 “Chi phí nhân viên làm hàng kinh doanh nội địa” - TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì “:TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá quá trình vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu phụ dùng cho sửa chữa,bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng. Để quản lý chi tiết hơn chi phí vật liệu bao bì, kế toán công ty mở chi tiết cho 3 bộ phận. đó là. TK 64121 “Chi phí vật liệu bao bì hàng nhập khẩu” TK 64122 “ Chi phí vật liệu bao bì hàng nội địa” - TK 6413 ”chi phí dụng cụ, đồ dùng “: TK này phản ánh về chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. TK này mở chi tiết như sau: TK 64131 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nhập khẩu” TK 64132 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nội địa” - TK 6414 “ chi phí khấu hao TSCĐ”: TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, phương tiện vận chuyển ... TK này mở chi tiết như sau: TK 64141 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nhậpkhẩu”. TK 64142 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nội địa”. - TK 6415 “Cước vận tải”: TK này dùng để phản ánh chi phí về vận chuyển hàng hoá từ kho của doanh nghiệp đến cảng bán hàng hoá hoặc đến một địa điểm đã xác định trước trong hợp đồng. Nó bao gồm chi phí thuê vận tải, tự vận tải và các lao vụ trong vận tải . Cước vận tải hàng được xác định bằng công thức như sau: Cước vận tải hàng = Lượng hàng vận chuyển X Quãng đường vận chuyển X Giá cước từng loại hình Cước vận tải hàng theo dõi chi tiết cho từng hoạt động trên các TK cấp III như sau: TK 64151 “Cước vân tải hàng nhập khẩu” TK 64152 “Cước vận tải hàng nội địa” - TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh chi phí mua ngoài khác cho qúa trình kinh doanh thuế sửa chữa TSCD, tiền thuê kho bãi , tiền bốc vác, vận chuyển, tiền điện nước, điện thoại, tạp chí.... Các TK cấp III bao gồm: TK 64171 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nhập khẩu” TK 64172 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nội địa” - TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: phải ánh các chi phí phát sinh phục vụ công tác bán ngoài các khoản chi phí nêu trên như chi phí quảng cáo, chào hàng, bán hàng. Các TK cấp III như sau: TK64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng nhập khẩu” TK64282 “Chi phí bằng tiền khác hàng nội địa” *Trình tự kế toán như sau: 1/ Kế toán căn cứ vào quyết toán quĩ lương từng hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán ghi như sau: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6411) (Chi tiết Nợ TK 64111 “ Chi phí nhân viên làm hàng nhập khẩu” (Chi tiết Nợ TK 64112 “Chi phí nhân viên làm hàng nội địa” Có TK 334 “Phải trả công nhân viên” Có TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384) Ví dụ: Căn cứ vào bảng chấm công tháng 7 của nhân viên làm hàng máy in nhập khẩu kế toán ghi. Nợ TK 641 (64111): 4 313 750 Có TK 334 3 625 000 Có TK 338 688 750 2/ Khi xuất vất liệu, nhiên liệu phục vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng ” (6411) (Chi tiết Nợ TK 64111 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64112 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng KDNĐ”) Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. 3/ Hàng tháng, căn cứ vào chứng từ có liên quan để xác định. Phân bổ CCDC theo tiêu thức 50% hoặc 100%. - Khi xuất CCDC giá trị phân bổ 50% được hạch toán và chi phí bán hàng, 50% còn lại được hạch toán vào chi phí trả trước a. Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6413) (Chi tiết Nợ TK 64131 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64132 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng hàng KDNĐ”) Có TK 153 “công cụ , dụng cụ”. b. Nợ TK 142 “ Chi phí trả trước” Có TK 153 “Công cụ dụng cụ” - Khi báo hỏng công cụ thì kế toán phân bổ 50% giá trị còn lại : Có TK 142 “Chi phí trả trước” . 4. Cuối kỳ, kế toán că cứ vào bảng quyết toán khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khâu bán hàng để ghi : (Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6414) (Chi phí Nợ TK 64151 “Chi phí khấu hao TSCĐ hàng NK”) (Chi phí Nợ TK 64152 “ Chi phí khấu hao TSCĐ hàng KDNĐ”) Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ”. 5. Khi nhận hoá đơn vận chuyển, bản thanh toán cước được lập thành bản kê thanh toán cước vân chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 641 “ Chi phí bán hàng” (6415) (Chi tiết Nợ TK 64151 “Cước vận tải hàng NK”) (Chi tiết nợ TK 64152 “Cước vận tải hàng KDNĐ”) Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”. Ví dụ: Căn cú vào phiếu chi số 527 ngày 24/7 về việc thanh toán cước vận chuyển lô hàng máy in công nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 641(64151): 6 000 000 Có TK 111(1111): 6 000 000 6. Hàng tháng, kế toáncăn cứ vào giấy báo của hải quan và một sổ chứng từ khác có liên quan (Phiếu chi, giấy báo nợ, của NH...) và ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6417) (Chi tiết Nợ TK 64171 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64172 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng NĐ”) CóTK 331 “Phải trả người bán” Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi số 601 ngày 14/8 về việc chi tiền gửi CT+ mua tờ khai HQ, kế toán ghi: Nợ TK 641(64172): 224 500 Có Tk 111(1111) 224 500 7/ Khi phát sinh chi phí quảng cáo, hội nghị khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6418) (Chi tiết Nợ TK 64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64182 “Chi phí bằng tiền khác hàng KDNĐ”) Có TK 111, TK 112.... Ví dụ: CĂn cứ vào phiếu chi số 193 ngày 20/3 về việc tiếp khách Đan Mạch sang làm việc, kế toán ghi: Nợ TK 641(64182): 1 320 000 Có TK 111(1111) 1 320 000 8. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng tập hợp sang bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả, kế toán ghi: Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” (Chi tiết Nợ TK 9112 “Xác định kết quả kinh doanh hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 9113 “Xác định kết quả kinh doanh KDNĐ”) Có TK 641 “Chi phí bán hàng” Đối với kế toán chi tiết chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các loại bảng kê chứng từ sau: Bảng kê chứng từ theo đối tượng. Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng. Bảng kê chứng từ theo vụ việc. Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản. Mỗi bảng kê đáp ứng yêu cầu kế toán quản trị khác nhau. Bảng kê chứng từ theo tiêu khoản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí. Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí từ các bảng tổng hợp trên máy vi tính rồi kết chuyển toàn bộ chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Bảng tổng hợp tại công ty gồm: - Bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo TK đối ứng. - Bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo tiểu khoản. - Bảng tổng hợp phát sinh theo đối tượng. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo đối tượng. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kế toán có thể sử dụng một trong các bảng tổng hợp trên. Chẳng hạn kế toán sử dụng bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí của từng hoạt động kinh doanh. Trình tự hệ thống hoá thông tin của kế toán CPBH được minh hoạ theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản Tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản Sổ cái Biểu số 2 Tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản Từ ngày 01/01/00 đến 31/12/00 Tài khoản 641 PS nợ PS có 1985002712 1985002712 Tiểu khoản PS nợ PS có 641 chi phí bán hàng 6411 chi phí nhân viên 64111 chi phí nhân viên làm hàng XK 64112 chi phí nhân viên làm hàng NK 1 985 002 712 548 400 683 199 885 000 348 515 683 1 985 002 712 548 400 683 199 885 000 348 515 683 6415 cước vận tải hàng 64151 cước vận tải hàng XK 64152 cước vận tải hàng NK 64153 cước vận tải hàng KDNĐ 1 047 193 987 331 631 969 573 726 418 141 835 600 1 047 193 987 331 631 969 573 726 418 141 835 600 6416 phí HQ, KD, HT 64161 phí HQ, KD, HT hàng XK 64162 phí HQ, KD, HT hàng NK 64163 phí HQ, KD, HT hàng KDNĐ 37 523 146 22 539 390 13 055 386 1 928 370 37 523 146 22 539 390 13 055 386 1 928 370 6417 chi phí dịch vụ mua ngoài 64171 chi phí DV mua ngoài hàng XK 64172 chi phí DV mua ngoài hàng NK 64173 chi phí DV mua ngoài hàng NĐ 69 954 186 49 373 207 17 580 979 3 000 000 69 954 186 49 373 207 17 580 979 3 000 000 6418 chi phí bằng tiền khác 64181 chi phí bằng tiền khác hàng XK 64182 chi phí bằng tiền khác hàng NK 64183 chi phí bằng tiền khác hàng KDNĐ 281 930 710 173 279 020 95 399 199 13 252 491 281 930 710 173 279 020 95 399 199 13 252 491 Biểu số 3 Sổ cái TK 641 Từ ngày 1/1/2000 -31/12/2000 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có Ngày Số 2/1 5/1 7/1 11/1 13/1 13/1 .. 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 1 3 5 8 9 9 6 15 15 7 12 5 Điện phí, telex TTQTế lô Malt Thu thủ tục phí TTQTế lô Malt Thu thủ tục phí TTQTế lô H.chất Thu thủ tục phí TTQTế lô rượu PNH TTNN Malt Phí TT lô thuốc trừ sâu . K/c CP NV hàng XK năm 2000 K/c CP NV hàng NK năm 2000 K/c CP NV hàng XK K/c CP VC hàng XK năm 2000 Thu cước vận chuyển hồ tiêu K/c phí HQ, KD, HT năm 2000 .. 1121 1121 1121 1121 1121 1122 9111 9112 91141 9111 331 9111 .. 2 056 817 12 637 214 680 443 943 1 009 225 739 388 199 885 000 340 096 000 8 419 683 331 631 969 850 000 22 539 390 . Cộng phát sinh . 1 985 002 712 1 985 002 712 2.2 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lí doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp thương mại nói chung, ở công ty AGREXPORT nói riêng ngoài chi phí bán hàng bao giờ cũng phát sinh chi phí chung cho công tác quản lý doanh nghiệp như chi phí về quản lí hành chính, khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lí, tiền lương nhân viên quản lí. Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp cũng cần được quản lí một cách tiết kiệm và có hiệu quả, nhất là trong nền kinh tế thị trường hiện nay vấn đề này cần phải được quan tâm chú trọng. Chi phí quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT bao gồm nội dung sau: - Chi phí nhân viên quản lí. - Chi phí đồ dùng văn phòng. - Chi phí vật liệu quản lí. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Thuế, phí, lệ phí. - Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác. Như vậy, nội dung chi phí quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT đã được xác định đúng theo qui định của Nhà nước. Để phản ánh chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, kế toán công ty đã sử dụng TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp”. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 như sau: Bên nợ: - Chi phí quản lí doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: - Các khoản giảm chi phí quản lí. - Kết chuyển số chi phí quản lí doanh nghiệp vào bên nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” hoặc vào bên nợ TK 142 “chi phí trả trước”. Cuối kỳ, TK 642 không có số dư. Để tập hợp chi phí quản lí doanh nghiệp theo khoản mục chi phí, kế toán công ty đã mở chi tiết các TK cấp II của Tk 642 như sau: - TK 6421 “chi phí nhân viên quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả cho nhân viên văn phòng, các phòng ban chức năng. - TK 6422 “chi phí vật liệu quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí như giấy, bút, mực - TK 6423 “chi phí đồ dùng văn phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản về giá trị các loại đồ dùng, công cụ