Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp xây lắp I – Công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp

, năm sau luôn đạt cao hơn năm trước, đóng góp đáng kể cho Ngân sách Nhà nước và tích luỹ lớn cho Xí nghiệp. Hiện nay Xí nghiệp đã và đang thi công xây dựng nhiều công trình có chất lượng được các đối tác đánh giá cao: Nhà máy sản xuất Granit – Công ty Hồng Hà Liên doanh thép Việt úc. Viện nghiên cứu nuôi trồng Thuỷ sản. Nhà máy giày da Phú Thuỵ – Gia Lâm ........ Lợi nhuận thu được luôn có phần dành cho tích luỹ để đầu tư cho trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện máy móc, áp dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp luôn hoàn thành vượt mức các chỉ số kế hoạch, cải thiện đời sống cho người lao động ... Điều đó được thể hiện thông qua một số chỉ tiêu tài chính sau: Năm Chỉ tiêu ĐVT 2001 2002 2003 KH TT KH TT KH TT Giá trị tổng sản lượng Trđ 40.000 49.000 55.000 56.617 60.000 62.314 Tổng doanh thu Trđ 36.000 48.165 48.000 49.520 51.000 53.540 Nộp ngân sách Trđ 1.700 2.320 2.400 2.878 2.500 3.112 Lợi nhuận Trđ 700 750 750 945 810 1024 Tổng quỹ lương Trđ 8.000 8.670 9.000 9.082 9.800 9.902 Thu nhập bình quân Ngđ/ tháng 800 850 900 950 950 980 Như vậy Doanh thu và giá trị tổng sản lượng năm 2002 đều tăng so với năm 2001, trong năm 2003 kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp như sau: -Về Tổng DT năm 2003 đạt 53.540 triệu đồng đạt 108,1% so với cùng kỳ năm 2002 (49.520 triêu đồng), Tổng DT dự kiến năm 2003 là khoảng 51 tỷ đồng - Về Tổng GTSL năm 2003 đạt 62.314 triệu đồng đạt 110,1% so với cùng kỳ năm 2002 (56.617 triệu đồng). -Thu nhập bình quân đầu người năm 2003 là 980.000 đồng so với năm 2002 tăng thêm 103,2% ( năm 2002 là 950.000 đ/ người), thu nhập đầu người tăng đã khuyến khích cán bộ công nhân thêm gắn bó cùng Xí nghiệp. 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và các loại hình KD của Xí nghiệp Xí nghiệp xây lắp I có hai ngành nghề kinh doanh chủ yếu sau: - Xây dựng: Chủ yếu tập trung vào xây dựng các công trình sau: Các công trình xây dựng công nghiệp: nhà máy, kho tàng, đường giao thông, đường điện cao, hạ thế, đường ống cấp thoát nước. Các công trình dân dụng: nhà ở, khách sạn, trường học ... - Sản xuất: Khung nhà Thép kiểu khung kho Tiệp 720 – 900 m2 các kiểu nhà thép không theo tiêu chuẩn. Các bộ phận lẻ của nhà thép theo đơn đặt hàng. Tôn tráng kẽm và tôn màu lợp mái. Đà giáo thép, cốt pha, cột chống thép. Như vậy sản phẩm của Xí nghiệp có đặc điểm của sản phẩm xây lắp, có quy mô, mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi nguồn vốn đầu tư lớn. Để đảm bảo sử dụng có hiệu quả vốn đằu tư Xí nghiệp phải dựa vào thiết kế dự toán xây lắp, giá trúng thầu ... để tiến hành hoạt động thi công. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động của Xí nghiệp. Xí nghiệp xây lắp I là một trong 7 xí nghiệp trực thuộc Công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp. Xí nghiệp có 15 đội trực tiếp sản xuất. Toàn xí nghiệp có 285 cán bộ công nhân viên, trong đó nhân viên quản lý là 41 người, còn lại là công nhân bao gồm: công nhân cơ khí, công nhân xây lắp. Ngoài ra còn có một số công nhân hợp đồng theo thời vụ, theo công việc khoảng 300 – 400 người. Do đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp và tính chất tổ chức sản xuất mang tính chuyên môn hoá nên mô hình tổ chức quản lý của Xí nghiệp là mô hình trực tuyến tham mưu theo chiều dọc. Sơ đồ bộ máy quản lý của Xí nghiệp xây lắp I. Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối sản phẩn cơ khí Phó giám đốc kiêm Bí thư Đảng uỷ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối sản phẩn xây lắp Phòng tài chính kế toán Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Khối trực tiếp sản xuất (15 đội) Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. * Ban giám đốc. Giám đốc là người đứng đầu Xí nghiệp, có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất, quyết định chỉ đạo xuống các phòng ban, là đại diện của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. Phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Xí nghiệp theo sự phân công của giám đốc, trực tiếp quản lý các đội, công trình, phòng ban thuộc trách nhiệm của mình. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối sản phẩm cơ khí: là đội trưởng trực tiếp chỉ huy một số xưởng cơ khí xây dựng, là người có quyền tuyển dụng lao động và có trách nhiệm báo cáo kết quả xây dựng với giám đốc. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối sản phẩm xây lắp đồng thời là đội trưởng trực tiếp chỉ đạo một đội xây lắp, phụ trách an toàn kỹ thuật xây lắp của toàn bộ xí nghiệp. Phó giám đốc kiêm bí thư đảng uỷ là đội trưởng của một đội xây lắp, phụ trách công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ nhân viên, điều hành hoạt động của Đảng bộ Xí nghiệp. * Các phòng chức năng gồm có: Phòng tổ chức hành chính. Có nhiệm vụ tổ chức, tuyển chọn lao động theo kế hoạch được giao, giải quyết thoả đáng và hài hoà chế độ chính sách cho người lao động theo đúng quy định của Nhà nước. Lập định mức lao động tiền lương, các chế độ bảo hộ lao động, kế hoạch đào tạo .... quản lý hồ sơ, nhận xét cán bộ... Ngoài ra còn đảm nhiệm các vấn đề về công tác đoàn, an ninh, trật tự ... Phòng kế hoạch kỹ thuật. Có nhiệm vụ đặt tiến độ thi công các công trình khảo sát thiết kế và giám sát về kỹ thuật trong thi công và nghiệm thu các công trình. Thanh quyết toán khối lượng xây lắp hoàn thành và lập kế hoạch điều động sản xuất, đấu thầu và chào thầu... Phòng tài chính kế toán. Có chức năng tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi xí nghiệp, giúp lãnh đạo thu thập thông tin kế toán cần thiết, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong đơn vị. Lập kế hoạch về tài chính hàng năm cho đầu tư chiều sâu trong quá trình sản xuất, hạch toán, quyết toán làm báo cáo theo chế độ kế toán của Nhà nước. Đội sản xuất. Có nhiệm vụ thực hiện công việc được giao: sản xuất, thi công xây lắp ... bảo đảm đúng tiến độ và thời gian quy định. Kết quả sản xuất, thi công quyết định sự tồn tại lâu dài của Xí nghiệp, vì vậy việc duy trì hoạt động và hoạt động có hiệu quả là yêu cầu quan trọng và là yêu cầu chung của tất cả các phòng ban trong Xí nghiệp. * Mối quan hệ giữa các phòng ban. Mặc dù mỗi phòng ban trong Xí nghiệp đảm nhận một lĩnh vực riêng nhưng trong quá trình làm việc giữa các phòng ban luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau. Sau khi trúng thầu, ký kết được hợp đồng, cán bộ Xí nghiệp xuống thực địa khảo sát, phân tích và lập báo cáo, xây dựng mô hình kiến trúc. Sau đó chuyển hồ sơ lên phòng kế hoạch kỹ thuật, cán bộ thiết kế sẽ thiết kế công trình và lập dự toán, sau đó trình lên giám đốc. Nếu được sự đồng ý của giám đốc, công trình sẽ giao cho các đội thi công trực tiếp dựa vào năng lực và tính chất công trình. Phòng tổ chức hành chính hoàn thành thủ tục, giấy tờ dự toán chuyển tới phòng tài chính kế toán lập luận chứng kinh tế. Trước khi các đội tiến hành thi công, Xí nghiệp sẽ lập hợp đồng giao khoán với sự tham gia của các phòng ban liên quan. Mức chi phí khoán với tỷ lệ 89 – 89,5% tổng giá trị hợp đồng, số còn lại Xí nghiệp chi cho các khoản khác như: nộp kinh phí quản lý cấp trên, nộp thuế, trích lập các quỹ ... Quá trình sản xuất của Xí nghiệp là quá trình thi công sử dụng các yếu tố vật liệu, nhân công và các yếu tố chi phí khác để tạo nên công trình, hạng mục công trình .... 2.1.4 Đặc điểm kế toán và bộ máy kế toán của đơn vị. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp hình thành và phát triển cùng với sự ra đời và lớn mạnh của Xí nghiệp xây lắp I. Để đảm nhiệm được chức năng, nhiệm vụ cuả mình, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, bộ máy kế toán của công ty gồm 06 người đều có trình độ đại học, được tổ chức như sau: Kế toán trưởng: Có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Xí nghiệp. Tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, phân công trách nhiệm cho từng nhân viên giúp ban giám đốc Xí nghiệp chấp hành các chế độ chính sách quản lý và sử dụng tài sản, kỷ luật và lao động tiền lương, tín dụng và tài chính ... Chịu trách nhiệm trước Giám đốc cấp trên và Nhà nước về các thông tin kế toán. Kế toán tổng hợp kiêm Phó phòng: Kế toán ngân hàng, kế toán Quỹ và thanh toán, công nợ nội bộ. Ghi sổ tổng hợp, lập các báo cáo chi tiết, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ... bảo quản, lưu trữ, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ do các đội gửi lên. Kế toán bán hàng: Theo dõi doanh thu tiêu thụ, tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành ... Kế toán đội công trình 2, đội công trình 6, đội công trình 7, đội công trình 10, xưởng cơ khí xây dựng. Kế toán thuế GTGT: Kế toán đôi công trình 3, đội công trình 4, đội công trình 8. Có nhiệm vụ theo dõi và ghi chép thực tế phát sinh căn cứ vào hoá đơn có thuế GTGT đảm bảo việc nộp thuế đầy đủ cho ngân sách Nhà nước. Sau mỗi công trình, lập bảng số thuế phải nộp cho kế toán tổng hợp. Kế toán vật tư, dụng cụ: Kế toán đội công trình 5, công trình 9, đội xây lắp điện số 1, 2, 3: Là người theo dõi nhập-xuất-tồn các loại vật liệu, công cụ, dụng cụ. Định kỳ ghi số liệu vào sổ chi tiết, tính giá thực tế lập bảng, ghi sổ chuyển cho kế toán tổng hợp. Thủ quỹ: Kế toán BHXH, BHYT ... quyết toán lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên Xí nghiệp, có trách nhiệm bảo vệ Quỹ tiền mặt được giao quản lý phục vụ sản xuất. Căn cứ vào phiếu Thu – Chi đã kiểm tra, thực hiện thu tiền, chi ra và lưu lại chứng từ. Thêm vào đó, mỗi đội công trình của Xí nghiệp có nhiệm vụ tập hợp chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về phòng kế toán để hạch toán. Sơ đồ bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng chi phí và giá thành Kế toán thuế GTGT Kế toán vật tư, dụng cụ Thủ quỹ -Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ nội dung công tác kế toán trong công ty do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức, quy mô sản xuất kinh doanh, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ và trình độ quản lý của các cán bộ, Xí nghiệp xây lắp I tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, đảm nhiệm công tác trong cả ba giai đoạn của quy trình kế toán: Ghi nhận thông tin qua hệ thống chứng từ, hệ thống hoá các nghiệp vụ theo trình tự thời gian và theo đối tượng kế toán, xử lý chọn lọc và thông tin kinh tế; Kế toán chi tiết và tổng hợp, lập các báo cáo tài chính theo định kỳ và theo yêu cầu; phân tích và đánh giá tình hình tài chính cung cấp thông tin cho quản lý. ở các bộ phận, xưởng trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ và định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán để hạch toán. Hiện nay phòng kế toán được trang bị 4 máy vi tính. Các chứng từ được đưa vào máy, sau đó xử lý trên phần mềm kế toán vì vậy công tác kế toán đã giảm đi rất nhiều, giúp cho việc đưa ra các bảng kê, báo cáo kế toán được nhanh chóng và chính xác, thuận tiện. 2.1.5 Đặc điểm hệ thống tổ chức sổ kế toán. Xí nghiệp xây lắp I mặc dù là đơn vị trực thuộc Công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp nhưng là doanh nghiệp Nhà nước thực hiện hạch toán kinh tế độc lập. Quá trình sản xuất kinh doanh tương đối phức tạp nên doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” theo chế độ hiện hành (Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán mới áp dụng cho các doanh nghiệp, Quyết định số 1864/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 áp dụng từ ngày 1/01/1999 về việc ban hành chế độ kế toán mới áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp.) Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Xí nghiệp xây lắp I Hệ thống sổ sách sử dụng chủ yếu: Sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ cái... Niên độ kế toán: Bắt đầu ngày 01/01/n kết thúc ngày 31/12/n. Kỳ kế toán: Quý Đơn vị tiền tệ trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam. Hệ thống tài khoản: áp dụng theo chế độ của Bộ tài chính. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ Về phương thức hạch toán: Công ty sử dụng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Trên cơ sở chứng từ gốc, kế toán cập nhật hàng ngày số liệu ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc và các sổ kế toán liên quan, chứng từ ghi sổ và sổ cái. Cuối kỳ kế toán ghi vào bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh để từ đó lập báo cáo tài chính. Sơ đồ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp CTG) Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày (hoặc định kỳ) Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Do nhu cầu ngày càng cao về việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, Xí nghiệp xây lắp I đã áp dụng kế toán trên máy vi tính Vì vậy phần nào đã đáp ứng được nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng và giảm đáng kể phần hành kế toán. Sơ đồ kế toán trên máy vi tính: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhập dữ liệu Lên sổ sách báo cáo Chứng từ ghi sổ Sổ cái, sổ chi tiết Bảng cân đối kế toán Báo cáo tài chính In các tài liệu và lưu trữ Khoá sổ chuyển kỳ sau 2.2. Kế toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp xây lắp I. 2.2.1- Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất. Việc xác định đối tượng chi phí sản xuất chính là khâu đầu tiên và cũng là khâu đặc biệt quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp. Xuất phát từ đặc điểm của ngành là sản xuất sản phẩm xây dựng cơ bản (XDCB), do đó đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là các công trình, hạng mục công trình. Mỗi công trình từ khi khởi công đến khi hoàn thành, bàn giao đều được mở riêng những sổ chi tiết để tập hợp chi phí sản xuất phát sinh cho công trình, hạng mục công trình. Chi phí sản xuất ở Xí nghiệp xây lắp I được tập hợp theo những khoản mục sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí sản xuất chung. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất là tập hợp chi phí trực tiếp với các chi phí phát sinh rõ ràng sử dụng cho công trình, HMCT, kết hợp với việc phân bổ các chi phí gián tiếp, phát sinh không phục vụ trực tiếp cho thi công công trình theo các tiêu thức như: định mức tiêu hao vật tư, định mức chi phí nhân công trực tiếp. Hàng tháng kế toán tập hợp các khoản mục chi phí vào các sổ chi tiết tài khoản 621, 622, 627 Hết mỗi quý, dựa trên các bảng phân bổ và bảng kê chi tiết, Kế toán ghi vào bảng kê liên quan đồng thời làm cơ sở cho việc tính giá thành trong Quý, từ đó lập các báo cáo chi phí sản xuất và giá thành mỗi quý. Cách quản lý về chi phí của Xí nghiệp là tuỳ theo giá trị dự toán của công trình và hạng mục công trình cùng với tiến độ thi công công việc. Khi có nhu cầu chi trả như: tiền lương, vật liệu thì đội trưởng viết “ Giấy đề nghị tạm ứng” lên phòng tài chính kế toán của Xí nghiệp. Giấy đề nghị tạm ứng Kính gửi: - Giám đốc Xí nghiệp xây lắp I - Phòng tài chính kế toán Tên tôi là: Lê Xuân Đình Bộ phận công tác: Đội công trình 15 Đề nghị được vay số tiền: 300.000.000đ Bằng chữ: Ba trăm triệu đồng chẵn Lý do sử dụng: Thanh toán tiền mua vật tư, chi khác Hà Nội ngày 20 tháng 12 năm 2003 Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký , họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký , họ tên) Người tạm ứng (Ký , họ tên) Trong giấy đề nghị tạm ứng phải có sự đồng ý phê duyệt của giám đốc Xí nghiệp và kế toán trưởng. Sau khi được duyệt kế toán viết “phiếu chi” Đơn vị: Xí nghiệp xây lắp I Địa chỉ: 72/150 Nguyễn Trãi Phiếu chi Quyển số:12 Số : 600 Mẫu số: 02 – TT QĐsố 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của BTC Ngày 20 tháng 12 năm 2003 Họ tên người nhận tiền: Lê Xuân Đình Địa chỉ: Đội công trình 15 Lý do chi: Tạm ứng cho công trình Nhà máy PS-PLEX Số tiền: 300.000.000đ (Bằng chữ): Ba trăm triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: Ba trăm triệu đồng chẵn Hà Nội ngày 20 tháng 12 năm 2003 Giám đốc (Ký, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký , họ tên) Người lập phiếu (Ký , họ tên) Thủ quỹ (Ký , họ tên) Người nhận tiền (Ký , họ tên) Phiếu chi được viết thành 03 liên: Liên 1:Lưu; Liên 2: Người xin tạm ứng; Liên 3: Thủ quỹ giữ, ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán tiền gửi và thanh toán. Kế toán mở sổ tạm ứng cho công trình, HMCT theo nguyên tắc số tiền tạm ứng không bao giờ vượt quá giá thành dự toán, phải căn cứ vào tiến độ thi công. Trong giới hạn chuyên đề tốt nghiệp này tôi xin đề cập đến công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp có số liệu minh hoạ cụ thể của công trình “Nhà máy PS-FLEX – Việt Trì” do đội công trình 15 thi công. 2.2.2 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Do đặc thù của ngành xây dựng nên chi phí nguyên vật liệu của Xí nghiệp chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất( khoảng 70 %-75%) hơn nữa số lượng và chủng loại vật tư của Xí nghiệp rất đa dạng và phong phú bao gồm hàng nghìn các loại vật tư khác nhau như: Nguyên vật liệu chính: Cát, đá, sắt, xi măng Nguyên vật liệu phụ: Sơn, phụ gia, dây điện, que hàn Nhiên liệu: Xăng, dầu Trang phục bảo hộ lao động Cấu kiện nửa thành phẩm Do vậy việc hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có ý nghĩa quan trọng đặc biệt trong việc xác định lượng tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành XDCB. Việc phân chia nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ là rất phức tạp và chỉ là tương đối, thường phải dựa vào vai trò và công dụng của vật liệu trong từng quy trình sản xuất mới xác định nội dung hạch toán. Xí nghiệp áp dụng phương thức khoán gọn các công trình cho các đội tự tổ chức cung ứng vật tư, xí nghiệp chỉ là người có tư cách pháp nhân, đứng ra ký kết các hợp đồng xây dựng, chịu trách nhiệm pháp lý và chất lượng tiến độ thi công. Theo phương thức này Xí nghiệp không còn kho chứa vật tư như trước. Ưu điểm này phù hợp với cơ chế thị trường, giúp xí nghiệp giảm bớt chi phí vận chuyển từ kho tới công trình, phát huy khả năng tiềm tàng của các đội sản xuất, mở rộng quyền tự chủ lựa chọn phương thức tổ chức lao động, thi công. Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau: - TK 152- nguyên vật liệu, được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: + TK 152.1: nguyên vật liệu chính ( không bao gồm bán thành phẩm) + TK 152.2 : nguyên vật liệu phụ + TK 152.3 : nhiên liệu TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Các tài khoản có liên quan Trình tự hạch toán: Dựa vào bảng dự toán khối lượng xây lắp và mức tiêu hao vật tư, đảm bảo sử dụng có hiệu qủa và tiết kiệm, đội trưởng lập kế hoạch mua nguyên vật liệu bằng chi phí đã được Xí nghiệp tạm ứng. Vật tư mua về được chuyển đến tận chân công trình, HMCT trên cơ sở “Hoá đơn mua hàng” theo giá thực tế gồm: Giá mua (giá trị hoá đơn) và chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ) và số lượng thực tế đã sử dụng: Biểu mẫu 01 Hoá đơn Mẫu số: 01GTKT-3LL Giá trị gia tăng GV/2003B Liên 2: Giao khách hàng 0012562 Ngày 20 tháng 12 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng vật tư Phủ Đức Địa chỉ: 126 Lò Đúc, Hà Nội Số tài khoản: 710A – 50025 Điện thoại: Mã số thuế: 0100280311-1 Họ tên người mua hàng: Bùi Quang Sỹ Ttên đơn vị: Xí nghiệp xây lắp I Địa chỉ: 72/150 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế: 0101058736-001 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thép f 8 Kg 7.578 7.809 59.176.602 2 Thép f 10 Kg 5.630 5.900 33.217.000 3 Thép f 12 Kg 4.200 5.900 24.780.000 4 Thép f 16 Kg 1.500 5.900 8.850.000 Cộng tiền hàng: 126.023.602 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 6.301.180 Tổng cộng tiền thanh toán: 132.324.782 Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Tất cả các vật liệu khi về nhập kho ở công trình, chủ nhiệm cùng thủ kho công trường cùng người giao vật tư kiểm tra số lượng, chất lượng vật liệu nhập kho để tiến hành định khoản ngay trên “Phiếu nhập kho” Phiếu nhập kho được chia thành 02 liên: Liên 1 do nhân viên kinh tế của đội giữ để theo dõi; Liên 2 gửi về phòng kế toán của Xí nghiệp làm cơ sở cho việc hạch toán nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tại phòng kế toán khi nhận được phiếu nhập kho của các công trình gửi về thì tiến hành đối chiếu, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và phân loại theo từng công trình, hạng mục công trình. Để quá trình sản xuất được tiến hành liên tục thì phải cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất tức là xuất kho nguyên vật liệu. Chứng từ xuất vật tư cho sản xuất là “Phiếu xuất kho” Biểu mẫu 02 Phiếu xuất kho Ngày 23 tháng 12 năm 2003 Số: 16 Nợ TK: 621 Có TK: 152 Họ tên người nhận hàng: Triệu Văn Bình: Lý do xuất kho: Công trình nhà máy PS – FLEX Xuất tại kho: Đội công trình 15 Đơn vị tính: Đồng TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép f 8 Kg 7.578 7.809 59.176.602 2 Thép f 10 Kg 5.630 5.900 33.217.000 3 Thép f 12 Kg 4.200 5.900 24.780.000 4 Thép f 16 Kg 1.500 5.900 8.850.000 Tổng cộng 126.023.602 Xuất ngày 23 tháng 12 năm 2003 Phụ trách cung tiêu (Ký, ghi rõ họ tên) Người nhận hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ gốc phát sinh trong toàn quý, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ, cụ thể là “Bảng kê chứng từ” cho từng đội sản xuất, từng công trình cụ thể. Biểu mẫu 03 Đơn vị: XNXL I Đội CT: 15 bảng kê chứng từ Tháng 12 năm 2003 Công trình: Nhà máy PS – FLEX Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Số tiền TK Nợ TK Có SH NT 56200 2/12 Công ty xây lắp điện Hà Tây 14.592.000 621 152 43560 5/12 Công ty cơ khí xây dựng Gia Sàng 56.700.000 621 152 26500 10/12 Công ty TNHH Globan 15.690.000 621 331 12562 20/12 Cửa hàng vật tư Phủ Đức 126.023.602 621 152 86094 25/12 Công ty vật liệu Điện 180.000.000 621 152 Tổng cộng 1.560.432.000 Dựa vào bảng kê chứng từ và các chứng từ gốc, kế toán lập “chứng từ ghi sổ”. Các chứng từ ghi sổ được đánh số ký hiệu theo thứ tự và được ghim vào từng tập, được tập hợp theo từng đội, từng công trình và có các chứng từ gốc đi kèm. Có 02 chứng từ ghi sổ cần lập Chứng từ ghi sổ cho hàng xuất. Biểu mẫu 04 Đơn vị: XNXL I Đội CT: 15 chứng từ ghi sổ Số: 01 Công trình: Nhà máy PS – FLEX Ngày 25 tháng 12 năm 2003 Đơn vị: Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có Nợ Có 16 23/12 Xuất thép f 8 621 152 59.176.602 59.176.602 16 23/12 Xuất Thép f 10 621 152 33.217.000 33.217.000 16 23/12 Xuất Thép f 12 621 152 24.780.000 24.780.000 16 23/12 Xuất Thép f 16 621 152 8.850.000 8.850.000 Cộng 1.126.023.602 1.126.023.602 Kèm theo: 03chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Biểu mẫu 05 Đơn vị: XNXL I Đội CT: CT 15 chứng từ ghi sổ Số: 02 Công trình: Nhà máy PS – FLEX Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Đơn vị: Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có Nợ Có 02 3112 Kết chuyển CPNVLTT vào CPSXKDD 154 621 1.126.023.602 1.126.023.602 Cộng 1.126.023.602 1.126.023.602 Kèm theo: 01 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Trên cơ sở chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành ghi “Sổ chi tiết tài khoản 621” Sổ được mở cho từng công trình và từng đội sản xuất để theo dõi toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của từng công trình. Biểu mẫu 06 Sổ chi tiết TK 621 Tháng 12 năm 2003 Công trình: Nhà máy PS – FLEX Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền SH NT Nợ Có 16 2312 Xuất thép f 8 152 59.176.602 16 2312 Xuất Thép f 10 152 33.217.000 16 2312 Xuất Thép f 12 152 24.780.000 16 2312 Xuất Thép f 16 152 8.850.000 02 31/12 Kết chuyển CPNVLTT vào CPSXKDD 154 1.126.023.602 Cộng tháng 12/2003 1.126.023.602 1.126.023.602 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Giám đốc (Ký, họ tên) Đồng thời số liệu trên chứng từ ghi sổ còn được làm cơ sở để kế toán vào sổ cái tài khoản 621 Biểu mẫu 07 Sổ cái TK 621 Quý IV năm 2003 Công trình: Nhà máy PS – FLEX Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền SH NT Nợ Có 01 25/12 Xuất nguyên vật liệu cho thi công công trình 152 1.126.023.602 02 31/12 K/C chi phí NVLTT vào CPSXKDD 154 4.162.540.000 Cộng Quý IV/2003 4.162.540.000 4.162.540.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Giám đốc (Ký, họ tên) Số liệu phản ánh trên sổ chi tiết TK 621 là căn cứ để kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang tài khoản 154 để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. Cuối mỗi Quý, số liệu trên sổ cái tài khoản 621 phải được đối chiếu, so với các chứng từ có liên quan. 2.2.3 Kế toán nhân công trực tiếp (NCTT) Chi phí NCTT trong các đơn vị xây lắp chiếm tỷ trọng khá lớn, đứng thứ hai sau CPNVLTT. Do vậy việc hạch toán đủ chi phí nhân công trực tiếp có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin hữu hiệ